VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1(5) Rakennusvalvonta, Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Kuntatekniikan keskus ja Tilasto ja tutkimus

Transkriptio

1 VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1(5) Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Laatimispvm: Rekisterin nimi Kuntarekisterin rakennus- ja rakennusvalvontaosat. 2. Rekisterin pitäjä osan osalta: ja Rakennusosan osalta: Taloussuunnittelu Tietopalveluyksikkö Asematie 7 Puhelinvaihteen numero on Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Yhteyshenkilö rakennusvalvonnan rekisteriasioissa on rakennusvalvonnan suunnittelija, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia rekisterin asianmukaisesta ylläpidosta ja - käytöstä. Suunnittelijan tehtäviin kuuluu mm, - tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa, - huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta niin, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja käyttäjille annetaan riittävä koulutus. Lisäksi rakennuskantaosan vastuuhenkilönä toimii myös Taloussuunnittelun tietopalveluyksikön suunnittelija. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterijärjestelmän tarkoituksena on toimia työvälineenä maankäyttö- ja rakennuslainsäädännön mukaisten rakennusvalvontatehtävien hoitamiselle, kuten lupahakemusten käsittelylle, rakennustyön aikaiselle valvonnalle ja jatkuvalle valvonnalle sekä tapauskohtaisille erillisselvityksille. Rekisteriin rekisteröidään tässä tarkoituksessa ympäristövalvonnan, rakennusvalvonnan ja kuntatekniikan keskuksen viranhaltijoiden päätettäväksi kuuluvat asiat rakennusasioissa. (Rekisterin pito perustuu Henkilötietolain 8 :n mukaisiin yleisiin edellytyksiin.)

2 VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 2(5) 5. Rekisterin tietosisältö Järjestelmässä tieto on määrämuotoisessa muodossa: henkilön nimi- ja yhteystiedot, ammatti yms. käsiteltävän asian vaatimat yksilöivät ja kuvaavat tiedot, käsiteltävän asian kuvaus sekä asian käsittelytiedot ja päätökset. Henkilötunnuksia järjestelmään tallennetaan kohteiden työnjohtajista ja rakennusten omistajista. Näistä omistajien henkilötunnuksia luovutetaan kuukausittain rakennushankeilmoitusten mukana Väestörekisterikeskukseen, mutta muuten tietoja ei luovuteta. Järjestelmässä on vireillä olevat asiat, ympäristölautakunnan esityslistat ja pöytäkirjat sekä rakennusvalvonnan ja kuntatekniikan keskuksen viranhaltijoiden päätöksiä ja lausuntoja sekä eräitä päätöksiin liittyviä liiteasiakirjoja. Järjestelmässä tiedot tallennetaan joko julkisina tai salassa pidettävinä. Tietojen käyttöoikeus määritellään käyttäjäkohtaisesti. 6. Säännönmukaiset tietolähteet 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisteriä päivitetään asianosaisilta, esimerkiksi luvanhakijalta, lausunnon antajalta tai asian käsittelijältä, saaduilla käsittelyvaiheen tiedoilla. Kaupungin mittausosastolla ja tilasto- ja tutkimuksella on rajoitettu päivitysoikeus rekisteriin. Rekisterijärjestelmästä välitetään väestötietolain edellyttämät rakennushanketiedot Väestörekisterikeskukseen kerran kuukaudessa. Rekisteristä tehdään tilastoja ja luovutetaan tietoja viranomaisille EU:n alueella. Lisäksi rekisteristä luovutetaan muita kuin henkilötietoja asiasta kiinnostuneille rakennusvalvonnalle tehdyn yksilöidyn pyynnön perusteella EU:n alueella

3 VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 3(5) 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Lähtökohtana on, että tiedot ovat julkisia ellei tietoa ole erikseen säädetty salassa pidettäväksi. Rekisteri on tarkoitettu kaupunginhallinnon sisäiseen viranomaiskäyttöön. Mikäli tieto on säädetty salassa pidettäväksi, siitä tulee merkintä rekisteriin ja asiakirjaan. Erityisesti otetaan huomioon turvakiellon tai asianosaisen oman perustellun pyynnön vuoksi salassa pidettävät osoitetiedot. Manuaalinen aineisto Manuaalista, paperimuotoista aineistoa säilytetään toimistossa työntekijöiden valvonnassa olevissa asiakaspalvelutiloissa ja lukittavissa arkistotiloissa. ATK:lle talletetut tiedot Rekisteriä käytetään verkkoympäristössä. Palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Mikrotietokoneet, joilla rekisteriä käytetään, sijaitsevat lukittavissa olevissa huoneissa. Käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä kirjallista sitoumusta vastaan. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Rekisteristä otetaan vähintään kerran vuorokaudessa varmuuskopio, jota säilytetään suojatussa paikassa erikseen palvelinlaitteista

4 VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 4(5) 9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. a ) -asioissa: Tarkastuspyyntö osoitetaan: johtaja b) Kuntatekniikan keskuksen antamissa lausunnoissa: Tarkastuspyyntö osoitetaan: Katupäällikkö

5 VANTAAN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 5(5) 10. Tietojen korjaaminen Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. a ) -asioissa: Oikaisupyyntö osoitetaan: johtaja b) Kuntatekniikan keskuksen antamissa lausunnoissa: Oikaisupyyntö osoitetaan: Katupäällikkö