Varsinais-Suomen liiton tarkastussäännön 4 :n mukaan lautakunnan on:

Transkriptio

1 VARSINAIS-SUOMEN LIITTO 1(6) Maakuntavaltuustolle ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tehtävät Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kuntayhtymässä toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Varsinais-Suomen liiton tarkastussäännön 4 :n mukaan lautakunnan on: - seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, - huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä - tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamiseksi mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla Tarkastuslautakunnan kokoonpano Maakuntavaltuusto on valinnut tarkastuslautakuntaan vuosiksi seuraavat henkilöt: Marja Jalli, puheenjohtaja, Elisa Vuorinen, varapuheenjohtaja, Kimmo Laatta ja Markku Orell. Tarkastuslautakunta luovutti kokouksessaan maakuntavaltuustolle vuoden 2015 arviointikertomuksen ja JHTT-yhteisön tilintarkastuskertomuksen Tarkastuslautakunnan toiminta Tarkastuslautakunta kokoontui tilikauden 2016 aikana 5 kertaa. Lautakunta on tutustunut talousarvioon vuodelta 2016 ja talous- ja toimintasuunnitelmaan vuosille , vuodelta 2016 laadittuun tilinpäätökseen sekä maakuntavaltuuston ja -hallituksen pöytäkirjoihin. Tarkastuslautakunta seurasi tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista. Painopisteinä olivat vuonna 2016 sisäisen valvonnan ja sisäisten kontrollien toimivuus, matkalaskukäytännöt sekä liiton kontrollitoimenpiteet matkalaskuprosessiin liittyen. Lisäksi tarkastuksen kohteina olivat hallinnon tarkastus ja tilikauden havaintojen seurantatarkastus, joka liittyi liiton EU-hankkeiden kirjauskäytäntöön koskien arvonlisäveron käsittelyä sekä toisen tason valvonnassa tukikelvottomiksi katsottuja kuluja. Kokouksissa on kuultu maakuntajohtajaa j'a hallintojohtajaa sekä muita viranhaltijoita ja tutustuttu kuntayhtymän eri vastuualueiden toimintaan. Lautakunnan kokous pidettiin Paraisten kaupungintalolla, jossa talouspäällikkö Maija Elenius esitti Paraisten kaupungin ajankohtaiskatsauksen. Tarkastuslautakunta käsitteli ja merkitsi tiedoksi Varsinais-Suomen liiton laatiman alvoikaisuvaatimuksen ja Central Baltic Interreg tarkastajan vastauksen oikaisuvaatimukseen koskien Central Baltic Interreg tarkastajan (Audit Authorityn) tekemää päätöstä ( 5).

2 Kokouksessa kuultiin aluejohtaja Hannu Laurilan. BDO Audiator Oy, tarkastuslautakunnan pyytämä selvitys liiton arvonlisäveron vuosilta (alv) käsittelyprosessista ja ehdotukset jatkotoimenpiteiksi Central Baltic Interreg IV A-ohjelman tekninen tuki-hankkeessa. Maakuntavaltuusto merkitsi kokouksessaan asian tiedoksi. 2. Tilintarkastaja Kuntayhtymän tilintarkastusyhteisö on KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy, jonka nimeämänä vastuullisena tilintarkastajana on tilikaudella 2016 toiminut JHT, KHT Leif-Erik Forsberg. Tarkastukseen on lisäksi osallistunut KHT Fredrik Salonen. 3. Vuoden 2015 arviointikertomuksen käsittelyjä siitä johdetut toimenpiteet Maakuntavaltuusto on kokouksessaan käsitellyt tarkastuslautakunnan vuoden 2015 arviointikertomuksen. Maakuntavaltuusto velvoitti maakuntahallitusta ryhtymään toimiin arviointikertomuksessa esitettyjen huomioiden johdosta. Uuden kuntalain 121 :n nojalla kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Maakuntahallitus on antanut lausunnon koskien arviointikertomuksessa 2015 esitettyjä huomioita. Maakuntahallitus on vastannut, että alustavassa talousarviossa 2017 ja taloussuunnitelmaluonnoksessa on edelleen tiivistetty maakuntavaltuuston esittämien tavoitteiden ja maakuntahallituksen hyväksymien toimenpiteiden esitystapaa ja lisätty vaikuttavuusmittarien konkreettisuutta. Muutos toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen raportoinnissa (mh ) on nähtävissä puolivuotiskatsauksessa taulukoiden esitystavan yhdenmukaisuudessa ja luettavuudessa. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiotaan vuoden 2015 arviointikertomuksessa budjetoinnin oikeellisuuteen. Toimintamallia on tältä osin parannettu. Maakuntahallitus on hyväksynyt talousarvion muutosesityksen maakuntavaltuustolle, että se hyväksyy talousarvion 2016 tuloslaskelmassa tilikauden tulokseksi euron ylijäämän. Maakuntavaltuusto muutti talousarviota maakuntahallituksen ehdottamalla tavalla. Vuoden 2015 arviointikertomuksessa tarkastuslautakunta piti tärkeänä, että maakuntahallitus ja viranhaltijat jatkavat aktiivista vuoropuhelua Central Baltic -ohjelman valvovan viranomaisen kanssa, jotta Varsinais-Suomen liitolle löydetään myönteinen ratkaisu arvonlisäveron tukikelpoisuuden selvittämisessä. Maakuntahallitus kokouksessaan 1) totesi saatujen selvitysten perusteella, että Central Baltic ohjelman tekninen tuki hankkeessa arvonlisävero on ollut liitolle lopullinen kustannus, mikä olisi mahdollistanut sen sisällyttämisen hankkeen kustannuksiin, 2) päätti ottamalla huomioon saadut riskiarviot, että se varovaisuusperiaatteita noudattaen ei hankkeen tässä vaiheessa edellytä arvonlisäveron sisällyttämistä Central Baltic Interreg hankkeen kustannuksiin ja 3) päätti kumota maakuntahallituksen tekemän päätöksen ( 193) ja toteaa, että jatkossa hankebudjetteihin ja edelleen maksatushakemuksiin sisällytetään hankkeesta aiheutuva alv-osuus, Tarkastuslautakunta toteaa, että Central Baltic Interreg ohjelmaan liittyvät teknisen tuen ja an/onlisäveron käsittelyä koskevat asiat on liitossa loppuunkäsitelty. Tarkastuslautakunta toteaa, että saadut maakuntahallituksen selvitykset ja niistä johdetut toimenpiteet vastaavat vuoden 2015 arviointikertomuksessa esitettyihin kehittämis-ja parantamisehdotuksiin. 4. Muutokset kuntayhtymän tehtävissä, hallinnossa ja taloudessa Liiton toimintaan vaikuttaa suunnitteilla oleva maakuntauudistus. Sote- ja maakuntauudistuksen toimeenpanossa on käynnissä esivalmistelu saakka ja Varsinais-Suomen liitto on hakenut varoja valtiovarainministeriöstä odotettavien valmistelutöiden rahoitukseen. Sote-järjestämislain ja maakuntalain on tarkoitus tulla voimaan , jolloin väliaikainen valmisteluelin aloittaa toimintansa.

3 Liiton vastuualueilla maakuntauudistuksen valmistelu on tärkeä tehtävä, vaatii voimavaroja ja tehtävien priorisointia. Liiton hankkeiden Lounaispaikka, 6Aika, HAME ja MIP henkilöstö siirrettiin edunvalvonnan ja kuntapalvelujen vastuualueelle perustettuun tietopalveluryhmään alkaen. 5. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen vuonna Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen ja talousarvion sitovuus maakuntavaltuustoon nähden Maakuntavaltuusto on päättänyt, että talousarviossa tuloslaskelman tilikauden tulos on nettositova maakuntavaltuustoon nähden. Vuosien , 2012, tilinpäätökset ovat olleet ylijäämäisiä. Vuoden 2016 alussa ylijäämätilillä oli euroa. Maakuntavaltuusto on kokouksessaan 7, hyväksynyt talousarvion vuodelle 2016 ja taloussuunnitelman vuosille Vuoden 2016 budjetti hyväksyttiin alijäämäisenä ( euroa). Alijäämä suunniteltiin katettavaksi edellisten tilikausien ylijäämätililtä. Maakuntavaltuusto muutti maakuntahallituksen esityksestä talousarvion euroa ylijäämäiseksi, koska palvelujen ostot jäivät suunniteltua pienimmiksi. Tilikauden tulos on euroa, joka on euroa muutettua talousarviota parempi. Talousarvion 2016 investointiosaan varattiin euron määräraha käytettäväksi kalustehankintoihin tietojärjestelmien kehittämiseen. Maakuntavaltuusto poisti varauksen. Käyttötalouden kuntarahoitteisen toiminnan toimintakate/ylijäämä on euroa tarkistetussa talousarviossa suunniteltua parempi ja alkuperäistä talousarviota suurempi. Käyttötalouden toimintakate ja tilikauden tulos toteutuivat molemmat suunniteltua paremmin. Tarkastuslautakunta toteaa, että kuntien jäsenmaksuosuudet ovat säilyneet muuilumattomina budjetoidulla tasolla. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota hyvään taloussuunnitteluun ja riittävään ennakointiin. Tarkastuslautakunia pitää saavutettua taloudellista tulosta erittäin hyvänä. Ylijäämiä on kertynyt vajaat 0,8 milj. euroa ja rahat-ja pankkisaamiset ovat vajaat 1, 4 milj. euroa. Kertynyt ylijäämä tukee liittoa tarvittaessa tulevan maakuntauudistuksen suunnittelussa ja toteutuksessa sekä kasvavan hanketoiminnan turvaamisessa Toiminnalliset tavoitteet tehtäväalueittain Kuntayhtymän talousarvio perustuu maakuntaohjelman ja -suunnitelman strategisiin valintoihin j'a toiminnan linjauksiin. Lisäksi talousarviossa on esitetty tehtäväalueittain maakuntavaltuustoa sitovia toiminnallisia tavoitteita ja muuta perustelutekstiä tehtäväalueelta. Tarkastuslautakunta toteaa, että kuntayhtymän tehtävät ovat alueellisesti merkittäviä. Tarkastuslautakunta edellyttää huomion kiinnittämisen strategian tavoitteista johdettujen toiminnan painopisteiden priorisointiin, konkretisointiin ja vaikuttavuuden lisäämiseen. Tavoitteiden asettamisessa on konkreettisia mittareita vähän. Tavoitteet on asetettava niin, että ne ovat mitattavia. Lisäksi tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota toiminlakeriomuksen ja tilinpäätöksen taulukoiden esitystavan yhdenmukaisuuteen, johdonmukaisuuteen ja luettavuuteen Kuntarahoitteinen toiminta Kuntien rahoitusosuudet ovat toteutuneet talousarvion mukaan. Muut toimintatuotot ( euroa) ovat ylittäneet budjetin eurolla myyntituottojen pysyessä suurin piirtein budjetoidulla tasolla.

4 Toimintakulut ovat kokonaisuudessaan ylittäneet talousarvion eurolla (0, 4 %), joka merkitsee euron toimintakatteen syntymistä, kun muutetun talousarvion toimintakate oli euroa. Toiminnallisten tavoitteiden arvioinnissa käytäntöä on jatkettu vuodesta 2014 ja käytetty taulukkomuotoista esitystapaa, jossa tavoitteet, toiminnan painopisteet, toiminta sekä seuranta että mittarit on eriytetty toisistaan. Tarkastuslautakunta toteaa, että liiton omarahoitusosuus kuntarahoitteisesta hanketoiminnasta euroa. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi hanketoiminnan erittelyn. on Yhteiset toiminnot ja hallinto Liiton hallinto huolehtii viraston hallinto-ja henkilöstöpalveluista, taloudesta ja kirjanpidosta, atk-palveluista ja arkistotoimesta sekä hankinnoista. Tavoitteena on toteuttaa henkilöstösuunnitelmaa. Erityistä huomiota kiinnitetään henkilöstön terveydelliseen toimintakykyyn ja työhyvinvointiin. Kehityskeskusteluissa esiin tuotujen kehittämistarpeiden toteutusta seurataan ja keskeisiksi nähtävät seurantaindikaattorit raportoidaan henkilöstökertomuksessa Henkilöstökertomus on hyväksytty maakuntahallituksessa ja palkkausjärjestelmä on vahvistettu Helsinkilöstökertomuksen mukaan sairaspoissaolot putosivat vuonna 2015 merkittävästi alle 400 päivän. Vuonna 2016 sairaspoissaolot ovat säilyneet vuoden 2015 tasolla. Sairaspoissaolot ovat 6,9 päivää/hlö/vuosi, mikä on selkeästi alle valtakunnallisen kunta-alan keskiarvon. Henkilöstökertomuksen mukaan liiton ulkomaan matkapäivät ovat vuonna 2016 olleet 396 päivää (425 päivää vuonna 2015). Työterveyslaitoksen Parempi työyhteisö -kysely toteutettiin koko henkilöstölle syksyllä 2016 ja palaute käsiteltiin työyhteisöpäivällä. Tarkastuslautakunta on saanut Parempi työyhteisö -kyselyn tulokset ja kehittämisehdotuksetiedoksi. Tarkastuslaulakunlaa toteaa, että henkilöstön työten/eyden hyvinvoinnista on pidetty huolta ja sairaspoissaolot ovat säilyneet alhaisella tasolla Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Toimintakertomuksessa on selvitetty sisäisen valvonnan ja tarkastuksen sekä riskienhallinnan menettelytapoja ja kehittämistoimenpiteitä. Myös kuntayhtymän sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä on kerrottu toimintakertomuksessa. Tavoitteena on sisäisen valvonnan ja tarkastuksen sekä riskienhallinnan ja työsuojelun menettelytapojen kehittäminen. Mittareina ovat eri tarkastusryhmien raportit. Maakuntahallitus , hyväksyi Varsinais-Suomen liiton sisäinen valvonta ja riskienhallinta -asiakirjan ja valtuutti maakuntajohtajan päättämään siihen jatkossa tarvittavat päivitykset ja täydennykset. Asiakirjassa riskit j'a niihin varautuminen on kuvattu ja riskien painoarvo on arvioitu todennäköisyyden, vaikuttavuuden ja suumuden mukaisesti. Central Baltic-ohjelman tarkastusviranomainen on vuosittain suorittanut ohjelmia koskevia tarkastuksia. Toimintakertomuksessa todettiin, että tarkastusviranomainen ei hyväksynyt kaikkia kuluja tukikelpoisiksi kustannuksiksi. Työ- ja elinkeinoministeriön neuvotteleva virkamies on vahvistanut, että ylijäävää kansallista vastinrahaa ja sen korkotuottoja voidaan käyttää kattamaan Varsinais-Suomen liiton leikattuja tukiosuuksia ( , 73 euroa).

5 Maakuntajohtaja raportoi maakuntahallitukselle sisäisen valvonnan ja nskien hallinnan toteutumisesta vuositasolla toimintakertomuksen yhteydessä sekä puolivuosittain osavuosikatsauksessa. Maakuntahallitus päättää raportoinnista maakuntavaltuustolle. Tarkastuslautakunta toteaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta, että liiton säännöt ja ohjeet ovat ajan tasalla. Hallintosääntöön tulee kirjata tarvittavat lain edellyttämät muutokset riskienvalvonnan osalta. Maakuntajohtajan päättämiä päivityksiä tai täydennyksiä Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan - asiakirjaan ei ole ollut vuonna Käytännön riskienhallintatyötä tehdään ja dokumentoidaan viikottain mm. vastuualueiden kokouksissa. Tarkastuslautakunta on saanut tiedoksi Sisäisen tarkastuksen tarkastustoimessa tapahtuneen positiivisen kehityksen. -asiakirjan ja toteaa sisäisessä Aluekehittäminen Maankäyttöjä ympäristö Aluekehittämisellä edistetään maakunnan omatoimista ja tasapainoista kehitystä ja pyritään parantamaan alueen kilpailukykyä. Maakuntastrategiaa (maakuntasuunnitelma 2035+ja maakuntaohjelma ) on viety eteenpäin kumppanuusstrategiana. Alueen eri toimijoille kohdistetun kumppanuusbarometrin tulokset tukevat vahvasti maakunnan kehittämistoimenpiteitä. Se viestii voimakkaasti, että maakunnan kehittäminen tapahtuu kumppanuuden avulla. Barometrikyselyssä neljä viidestä vastaajasta kannatti Varsinais- Suomen kehittämistä yhteistyöllä ja kumppanuudella. Varsinais-Suomen liitto oli aloitteellinen Positiivinen rakennemuutos (PORE) -työryhmän/verkoston perustamisessa ja koollekutsumisessa. Keskeisesti mukana ovat mm. Valmet, Meyer ja Sandvik, Varsinais-Suomen kunnat ja oppilaitokset sekä sosiaalipartnerit kuten Kauppakamari ja Yrittäjät sekä viranomaistahot. "Kestävää kasvua ja työtä"-rakennerahasto-ohjelmakausi on käynnissä. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota siihen, että jäsenkuntia osallistetaan liiton kansalliseen ja kansainväliseen toimintaan. Tarkastuslautakunta toteaa, että Varsinais-Suomen liiton alueella tulee aktiivisesti panostaa tarpeenmukaisiin EU-hankerahoituksen hankehakuihin. Vuoden 2016 aikana ei ole tehty hanketarkistuksia. Suomessa valtion kansallista vastinrahaa myöntää Varsinais-Suomen liitto, joka edustaa kaikkia muita ohjelma-alueen maakuntaliittoja ja valtion alueviranomaisia (ELY) vasfinrahaasioissa. Liiton vastinrahapäätöksetekee maakuntajohtaja. Vuonna 2016 on tehty 23 päätöstä, 2, 7 milj. euroa. Tarkastuslautakunta toteaa aluekehittämisestä, että asetetut tavoitteet on pääosin saavutettu. Tarkastuslautakunta kehottaa, että kumppanuusbarometrissä esille tulleisiin kehittämiskohteisiin kiinnitetään erityistä huomiota. Maankäytön ja ympäristön vastuualueen tavoitteena on edistää maakuntastrategian toteutumista maakuntakaavoituksella ja liikennejarjestelmätyöllä. Varsinais-Suomen taajamien maankäytön, palveluiden ja liikenteen vaihemaakuntakaavaluonnoksen vastineet on käsitelty saadun palautteen pohjalta, Lausuntoja ja mielipiteitä saatiin yhteensä 68 kpl. Lisäksi on laadittu luonnonvarojen ja -arvojen vaihemaakuntakaavaa, osallistuttu Turun kaupunkiseudun MAL-sopimuksen ja MAL-hankeohjelman valmisteluun osana Turun kaupunkiseudun liikennejärjestelmätyötä. Rannikon maakuntien lakisääteiseksi tehtäväksi tulleen merialuesuunnittelun valmistelu alkoi. Varsinais- Suomen liitto valittiin yhteistyökoordinaatioliitoksi. Luonnonvarafoorumi laati alueellisen Kiertotalouden tiekartan.

6 Tarkastuslautakunta toteaa maankäytölle ja ympäristölle asetettujen tavoitteiden toteutuneen ja että toiminnalla on suuri vaikuttavuus jäsenkunnille Edunvalvonta ja kuntapalvelut Edunvalvonnan ja kuntapalvelujen tavoitteena on valvoa maakunnan etuja kansallisesti ja kansainvälisesti, toimia kuntien puolesta kuntayhteistyötä edistäen, olla maakunnallinen tiedonvälittäjä sekä nykyaikaisen maakuntahengen ja maakuntakulttuurin vaalija. Edunvalvonnassa keskeistä on olleet edunvalvontatavoitteiden ja -painopisteiden asettaminen, kansanedustajayhteistyö, sidosryhmätyöskentely, oikea-aikainen vaikuttaminen ja edunvalvontaprosessin kehittäminen. Kuntapalveluissa edistetään sidosryhmäyhteistyötä ja kehitetään edelleen liiton tarjoamia asiantuntijapalvelulta. Tavoitteena on myös maakuntastrategian (maakuntasuunnitelma ja maakuntaohjelma ) toimeenpanoja eri toimijatahojen sitouttaminen strategiassa asetettuihin tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Varsinais-Suomen kuntajohtoa tavattiin säännöllisesti ja lisäksi 15 kuntaan ulottuvassa kuntakierroksella. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että liitto onnistuu edunvalvonnassa ja on aktiivinen kuntayhteistyössä. 6. Arviointikertomuksen yhteenveto Tarkastuslautakunta toteaa, että lautakunnan suorittama tavoitteiden arviointi on ollut haastavaa. Tarkastuslautakunta toteaa, että tavoitteiden asettamista ja niiden arviointia on kehitetty edelleen vuonna Tosin mittarit eivät edelleenkään ole kovin konkreettisia sisällön ja määrän suhteen. Tarkastuslautakunnan mukaan tavoitteet, keinot ja tulokset eivät toimintakertomuksessa aina kohtaa toisiaan. Miftareita tulee edelleen kehittää ja konkretisoida. Tarkastuslautakunta toteaa, että toimintakertomuksen yhteenvedoissa esitetyt tiivistelmät toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta parantavat luettavuutta ja mahdollisuuksia arvioida Varsinais- Suomen liiton toiminnan toteutumista. Lautakunta kaipaa edelleen arviointia tavoitteiden toteutumisesta seka vaikuttavuudesta kuntatasolla. Tarkastuslautakunta katsoo, että maakuntavaltuuston vuoden 2016 talousarviossa aseuamat toiminnalliset tavoitteet on pääsääntöisesti saavutettu maakuntavaltuuston hyväksymällä tavalla. Taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet merkittävästi parempina kuin ne on budjetoitu. Tarkastuslautakunta toteaa, että liiton toiminta ja tavoitteiden toteutuminen on ollut tuloksellista ja tarkoituksenmukaista. Tarkastuslauiakunta toivoo edelleen kiinnitettävän huomiota vaikuhavuuden mittaamiseen ja kunnille tuotetun hyödyn esiintuomiseen. Turussa Marja Jalli' puheenjohtaja ^ dn 1(^ Elisa Vuorinen varapuheenjohtaja -^ Kimmo Laatta