ESPER hankkeen toteuttamisorganisaatio ja hallinnointi

Transkriptio

1 ESPER hankkeen toteuttamisorganisaatio ja hallinnointi Hallitus

2 ESPERtoteutusvaiheen organisaatio ESSHP hallitus ja valtuusto Mikkelin kaupunki ja muut kunnat OHJAUSRYHMÄ RAKENNUSTOIMIKUNTA ESPER-toimintamallit ja ICT HANKEJOHTAJA hankekoordinaattori projektipäälliköt SAIRAANHOITOPIIRIN JOHTAJA ESPER-projektitoimisto Hankintaryhmä hankintapäällikkö ESPER-rakentaminen PROJEKTIJOHTAJA (RAKENNUTTAJAKONSULTTI) rakennusmestari Ydintyöryhmä Toimintamallityöpajat ICT-työryhmä ESSO- ja ESPER-yhteistyöryhmä Rakennussuunnittelukokoukset Työmaakokoukset Työmaapalaverit ESPER-hanke tekee kiinteää yhteistyötä operatiivisen johdon kanssa, jolla on päätösvalta

3 TEHTÄVÄNJAKO: valtuusto, hallitus, rakennustoimikunta ja ohjausryhmä Etelä-Savon sairaanhoitopiirin valtuusto ja hallitus Valtuusto toimii hankesuunnitelman sekä investointipäätöksen hyväksyjänä. Valtuusto tekee neljän eri vaiheen rakentamispäätökset, joita koskevat urakkapäätökset hallitus hyväksyy. Hallitus delegoi muilta osin päätösvaltansa rakennustoimikunnalle. Rakennustoimikunta Hyväksyy hallituksen delegointipäätöksen rajoissa ESPER-projektijohtajan (rakennuttajakonsultin) suunnittelua ja rakennuttamista koskevat esitykset. Rakennustoimikunta tekee tarvittaessa esityksiä suuremmista linjauksista hallitukselle ja valtuustolle. Rakennustoimikunnan esittelijänä toimii sairaanhoitopiirin johtaja tai hänen sijaisensa. Valmistelijana ja sihteerinä toimii projektijohtaja (rakennuttajakonsultti). Omistajakunnat ovat nimenneet edustajansa valtuustokaudelle rakennustoimikuntaan. Virkansa puolesta kokouksiin osallistuvat toimialajohtajat, johtajaylilääkäri ja hallintoylihoitaja. Informoi hankkeen etenemisestä Mikkelin kaupunkia ja muita omistajakuntia esim. ESPER-ohjausryhmän kokouksissa. Hankkeen tilanteesta raportoidaan 3 kk välein kirjallisesti. Ohjausryhmä Hallituksen nimeämä ohjausryhmä käsittelee isot periaatteelliset toiminnalliset linjaukset. Hallitus päättää isoista toiminnallisista linjauksista. Hankejohtaja toimii ohjausryhmän esittelijänä ja hankekoordinaattori sihteerinä

4 HANKKEEN JOHTAMINEN Etelä-Savon sairaanhoitopiirin johtaja - vastaa hankkeen johtamisesta sekä toimintamallityön ja rakentamisen yhteensovittamisesta, hanketta koskevat laskut hyväksyvät kehitysjohtaja ja tukipalvelujohtaja ESPER-hankejohtaja - vastaa hankesuunnitelman toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta yhteistyössä johtajaylilääkärin, hallintoylihoitajan ja sairaalajohtajan kanssa - vastaa osaltaan projektitoimiston johtamisesta ESPER-rakentamisen projektijohtaja (rakennuttajakonsultti) - vastaa ESPER-hankevaiheiden johtamisesta ja rakennuttamisesta yhteistyössä hankejohtajan kanssa - valmistelee rakennustoimikunnan päätettäväksi menevät asiat ja toimii rakennustoimikunnan sihteerinä - vastaa osaltaan projektitoimiston johtamisesta

5 PROJEKTITOIMISTON RESURSOINTI Projektitoimistossa on hankejohtajan ja projektijohtajan (rakennuttajakonsultin) lisäksi seuraavat hanketyöntekijäresurssit: - rakentamisvaiheiden projektipäälliköt - prosessien ja ict-projektipäälliköt - rakennusmestari - hankekoordinaattori ja tekninen sihteeri. - hankintapäällikkö Oman työnsä ohella hankkeen toteutukseen osallistuvat turvallisuuspäällikkö Jukka Aho, tukipalvelujohtaja Veli-Matti Thure, LVI-päällikkö Teppo Yli-Karro, huoltomestari Petri Jyräs ja kehitysjohtaja Vesa Vestala. Ostopalveluna projektitoimistoon hankitaan seuraavat resurssit: kilpailutetut suunnittelijat, toimistoinsinööri ja valvojat (rakentaminen ulkoisella valvojalla),( LVI, sähkö omilla valvojilla), kilpailutettavat suunnittelijat. Hankekoordinaattorin, rakennusmestarin ja teknisen sihteerin työpanos kohdentuu sekä rakentamisen että toimintamallien suunnitteluun

6 TOIMINTAMALLITYÖHÖN LIITTYVÄT TYÖRYHMÄT Työryhmät ovat valmistelevia asiantuntijaryhmiä, joilla ei ole itsenäistä päätösvaltaa. Johtajaylilääkäri, hallintoylihoitaja, sairaalajohtaja ja perusterveydenhuollon ylilääkäri sekä sairaanhoitopiirin johtaja ovat virkansa puolesta kaikkien jäljempänä mainittujen työryhmien jäseniä ja tekevät toiminnallisia linjauksia vastuualueellaan. Ydintyöryhmä Ydintyöryhmään kuuluvat toimintamallityöstä vastaavat projektipäälliköt, rakentamisen projektijohtaja (rakennuttajakonsultti), rakennusmestari ja hankekoordinaattori sekä Mikkelin kaupungin asiantuntijat. Ydintyöryhmän työtä johtaa hankejohtaja. Toimintamallityöryhmät Rakennusvaiheiden mukaisesti nimettyjen toimintamallityöryhmien vetovastuu on projektipäälliköillä. ESPER-hankejohtaja johtaa ja koordinoi työryhmien työtä niin, että toiminnallisen suunnittelun tavoitteet saavutetaan annetussa aikataulussa. Yhteistyö ESSO-hankkeen kanssa ESPER-hanke osallistuu perusterveydenhuollon yksikön ylilääkärin johtaman ESSO-hankkeen projektipalavereihin. Hankejohtaja on ESSO-hankkeen ohjausryhmässä. Etelä-Savon SOTE-palvelutuotantoalueen perustamishanke Sairaanhoitopiirin johtaja koordinoi valmistelutyötä sairaanhoitopiirissä

7 RAKENTAMISEEN LIITTYVÄT TYÖRYHMÄT Urakoitsijapalaverit - tekniikan tulosalue, urakoitsijat, laitetoimittajat, valvojat Suunnittelupalaverit - tekniikan tulosalue, urakoitsijat, laitetoimittajat, suunnittelijat, valvojat Työmaakokoukset - tekniikan tulosalue, suunnittelijat, urakoitsijat, laitetoimittajat, valvojat, turvallisuus

8 ESPER HANKKEEN HALLINNOINTI alkaen Hankehallinto on yhtymähallinnossa, jossa tehdään hanketta koskevat hallinto- ja henkilöstöpäätökset sekä palvelujen ostopäätökset. Hankejohtaja valmistelee päätökset ja kehitysjohtaja hyväksyy päätökset. Hankkeen resursoinnissa tulee olla mukana ao. toimialajohtaja, johtajaylilääkäri ja hallintoylihoitaja sekä Mikkelin kaupungin edustaja. Hankkeessa noudatetaan kaikkia sairaanhoitopiirin sääntöjä ja ohjeita. Henkilöstöasiat Hanketyöntekijöiden esimies on kehitysjohtaja. Kun hankkeessa käytetään ajoittain omaa henkilöstöä, toimitaan hallintosäännön mukaisesti: toimialajohtaja tekee aina päätöksen oman alueensa henkilöstön tilapäisestä siirrosta ja tarvittavista järjestelyistä. Lääkäreiden osalta asiasta tulee tiedottaa johtajaylilääkärin ja hoitohenkilöstön osalta hallintoylihoitajan kanssa. Siirto ei aiheuta muutoksia palkkaukseen. Hankkeessa noudatetaan toimistotyöaikaa nykyisten sopimusten osalta (organisaation sis. siirroissa alkuperäistä työaikaa ja sopimusta) sekä joustavaa työaikaa koskevaa paikallista sopimusta, jossa tasoittumisjakso on yksi vuosi ja päättyy loka-marraskuun vaihteessa, jolloin työaikasaldon pitää olla mahdollisimman lähellä 0 tuntia. Jos saldo on lähellä +40 tuntia, tulee esimiehen kanssa käydä neuvottelu tuntien tasaamisesta. Vain kirjallisella ylityömääräyksellä olevia tunteja voidaan korvata. Muilta osin noudatetaan SHP:n henkilöstöhallinnon ohjeita

9 ESPER HANKKEEN HALLINNOINTI alkaen, jatkuu Kirjanpito Kirjanpidossa eriytetään yleishallinto ja rakentamisen suunnittelu/rakentaminen. Palkkakulujen eriyttäminen tapahtuu hanketyöntekijöiden työajanseurannan avulla. Rakentamisen suunnittelun/rakentamisen kustannukset yksilöidään vaiheittain investointinumeroiden avulla. Korot aktivoidaan investointikuluksi. Toimintakulut laskutetaan kunnilta nykyisen projektikäytännön mukaisesti. Laskujen hyväksyminen Toimintamallien osalta laskut asiatarkistaa hankejohtaja ja hyväksyy kehitysjohtaja. Rakentamisen osalta laskut asiatarkistaa projektijohtaja (rakennuttajakonsultti) ja hyväksyy tukipalvelujohtaja. Väistötilojen osalta laskut asiatarkistaa LVI-päällikkö ja hyväksyy tukipalvelujohtaja. Asiahallinta Hanketta koskevat päätökset ja pöytäkirjat liitetään osaksi sairaanhoitopiirin asiahallintoa ja tältä osin toimitaan käytetyn toimivaltaohjeistuksen mukaisesti, mikä päätetään vuosittain talousarvion yhteydessä. SOKOPRO-alustaa käytetään projektin hallinnoinnissa sekä toiminnallisen suunnittelun että rakentamisen osalta. Hankkeen loputtua SOKOPRO:n sisältö viedään sairaanhoitopiirin asianhallintajärjestelmään

10 ESPER HANKKEEN HALLINNOINTI alkaen, jatkuu Rahoitus Hankkeen rahoituksesta päätetään erikseen. Rahoittajasta riippuen hankkeelle tulee erityisehtoja, joiden noudattamisesta vastaa hallitus ja rakennustoimikunta. Mikkelin käyttöön tulevien tilojen rakentamiskustannukset eritellään oikean vuokratason määrittämiseksi (pääomavuokra ja ylläpitovuokra). Hankinnat Hankinnoissa tulee noudattaa sairaanhoitopiirin voimassa olevaa hankintaohjetta. Hankintapäätöksissä noudatetaan hallituksen päätöksen mukaisia euromääräisiä hankintarajoja. Yli euron hintaisista hankinnoista tulee aina tehdä kirjallinen päätös. Pienemmistä hankinnoista tulee olla kirjallinen päätös (esim. sähköpostiviesti). Hankinnasta mahdollisesti tehtävän sopimuksen allekirjoittaa se, joka päättää hankinnasta. Riskienhallinta Hankejohtaja ja projektijohtaja (rakennuttajakonsultti) laativat selvityksen riskienhallinnasta yhdessä eri työryhmien kanssa rakennustoimikunnalle ja päivittävät sitä raportointikäytännön mukaisesti