TEKIJÄNOIKEUSSOPIMUSTILANNE YLIOPISTOISSA 5/2006

Transkriptio

1 TEKIJÄNOIKEUSSOPIMUSTILANNE YLIOPISTOISSA 5/2006 AOR2-selvityksiä 1/2006 Osaraportin tiivistelmä julkaisusta: JULKAISEMAAN! SVY:n verkko-oppimateriaalien tuotannon ja hallinnan kehittämishankkeiston dokumentit vuosina Toim. Totti Tuhkanen Suomen virtuaaliyliopiston julkaisuja 17 ISBN ISSN X ESPOO 2010 Toim. Totti Tuhkanen Suomen virtuaaliyliopiston palveluyksikkö

2 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 1/16 1. SAATTEEKSI (tiivistelmä) Kysely lähetettiin jokaiseen yliopistoon kolmelle taholle: hallintojohtajalle, lakimiehelle (tai lakimiehen tehtäväalueesta vastaavalle taholle) sekä SVY-yhdyshenkilölle. Kysymyksenasettelua ohjasivat seuraavat esiselvityksiin pohjautuvat tilannetiedot ja alkuoletukset: 1. Verkkoaineistojen yhteiskäyttöön liittyy esteitä teknisellä, sopimuksellisella ja yliopistojen toimintakonventioihin liittyvällä tasolla. 2. Sopimusten teon ohjaus ja sopimusten toimeenpanon valvonta on vastuutettu yliopistoissa vaihtelevin tavoin. 3. Kaikesta teoskynnyksen ylittävästä verkkoaineistosta ei ole tehty tekijänoikeuksia ja aineistojen käyttöä koskevia sopimuksia. 4. Yliopistojen hallinnolla ei ole ajantasaista tietoa henkilöstön tuottamia verkkoaineistoja koskevista sopimuksista ja niihin liittyvistä vastuista. 5. Verkkoaineiston myöhempää käyttöä ohjaavia sopimuksia solmitaan yleensä tuotantohankkeita käynnistettäessä, ja sopimusehtoja ei juuri myöhemmin muuteta; sopimusten sisällön ja ylläpidon kysymykset ovat siis ensimmäinen kriittinen lenkki siinä ketjussa joka säätelee aineistojen myöhemmän yhteiskäytön edellytyksiä. Yliopistojen antamat vastaukset tukivat esiselvitystietojen luomaa tilannekuvaa. Tutkimuspohjaisen oppimateriaalin tuottaminen liittyy kiinteästi yliopistojen perustehtävään, ja materiaalituotannon kehittäminen edellyttäisi strategista suunnittelua. Tähän suunnitteluun tulisi liittyä osana sellaisten tekijän- ja käyttöoikeussopimusmallien luominen, joiden tuella työnantajan, työntekijän ja asiakkaan yhteinen etu oppimateriaalin laaja hyödynnettävyys sen elinkaaren eri vaiheissa voisi laajamittaisesti toteutua. Tavoitteeseen pääseminen edellyttää yliopistoissa oppimateriaalituotantoon liittyvän sopimusneuvonnan ja sopimusten ylläpidon nykyistä selkeämpää vastuuttamista. Yliopistokohtaisesti olisi myös pohdittava, miten voidaan varmistaa sopimusdokumentaation varma löydettävyys ja ajantasaisuus. Kevään 2006 aikana kartoitetun tilannekuvan keskeiset ongelmat tiivistyvät kahteen aspektiin: 1. Useimmissa yliopistoissa ei ole saatavilla kattavaa tietoa työntekijöitä koskevista tekijänoikeussopimuksista. Näin ollen yliopistoilta puuttuu tieto myös sopimuksen alaisiin aineistoihin liittyvistä oikeuksista ja vastuista. Projektimuotoiset kehittämishankkeet ja yhteistyöverkostot suosivat joustavia ja keveitä hallinnon ratkaisuja. Tämä dynaaminen toimintatapa ei kuitenkaan saisi tuottaa harmaata taloutta, jossa oikeuksiin ja vastuisiin liittyvä dokumentaatio on hajallaan ja vaikeasti tavoitettavissa. Tietoverkkoon tuotettavien aineistojen sopimushallinnassa tulisi soveltaa samoja peruskäytäntöjä kuin muidenkin yliopistoa ja sen henkilöstöä koskevien sopimusten hallinnassa. Kaikki sopimukset tai vähintään viitetieto allekirjoitetuista sopimuksista tulisi saattaa yliopistossa yhteen tietojärjestelmään. Perinteisesti tällaisen tietojärjestelmän ylläpidosta yliopistossa vastaa kirjaamo.

3 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 2/16 2. Verkko-oppimateriaalin (ja videomateriaalin) käyttöä koskevat sopimukset tehdään ennen aineiston julkaisemista. Tällöin ei materiaalin elinkaaren pituutta ja aineiston kaikkia käyttöyhteyksiä vielä osata ennakoida. Kun aineistoa halutaan soveltaa ja käyttää uudelleen, on tieto sitä koskevista tekijän- ja käyttöoikeuksista lähtökohtana jatkotoimenpiteille. Sopimustiedon hallinta olisi liitettävä sisällön tuotannon ja ylläpidon koko prosessiin. Joustavimmin tämä olisi toteutettavissa sähköisen oikeuksienhallintajärjestelmän tuella. * * * Tilanneraportin pohjalta esitettävät toimintatapasuositukset luovat edellytyksiä sopimushallinnan laadun kehittämiselle ja sopimusten kohteena olevan verkkomateriaalin laajalle hyödyntämiselle yliopistojen opetuksessa ja tutkimuksessa. Monet sopimushallintaa kehittävät toimenpiteet liittyvät työprosessin good practice -toteutustapaan eivätkä edellytä uusia investointeja. Määräajassa kyselyyn vastasi 16 yliopistoa. Kyselyä käsiteltiin monipuolisesti yliopistojen eri organisaatiotasoilla. Koonnin tarkistuslukukierroksella siihen annettuja tietoja vielä täydennettiin. Raporttiin sisältyvät toimenpide- ja toimintatapasuositukset tuotettiin Teknillisessä korkeakoulussa Espoossa kokoontuneessa Tekijänoikeussopimusten ja lisenssien hallinta yliopistoissa -työpajassa. Työpajatyötä ja valmistelutyötä fasilitoivat prof. Niklas Bruun, prof. Jukka Kemppinen, tekijänoikeuslakimies Tommi Saarikivi ja yliassistentti Jukka Tuomela. Toimittaja

4 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 3/16 2. VASTAUSTEN YHTEENVEDOT JA TOIMENPIDESUOSITUKSET 1. Mitä ohjeita yliopistossanne on annettu tekijänoikeussopimusten solmimisesta verkkomateriaaleja tuotettaessa ja julkaistaessa? Miten sopimuksen piiriin saatettava aineisto on määritelty? Yleisiä, koko yliopistoa koskevia ohjeita tekijänoikeussopimusten solmimisesta ja sopimiskäytännön tavoitteista on tarjolla noin joka toisessa yliopistoissa. Pienissä yliopistoissa toteutetaan kiinteämpää ja keskitetympää sopimushallintaa kuin suurissa ja monialaisissa yliopistoissa. Yliopiston sisäisiä sopimuskäytäntöjä yhtenäistävällä ohjeistuksella saavutetaan monia etuja, vaikka ohjeistus olisi suppeakin. Yliopistoissa tulisi miettiä positiivisia kannustimia, joilla henkilöstö saataisiin perehtymään näihin ohjaaviin materiaaleihin. Ohjeiden ymmärrettävyyteen, käsitteiden selittämiseen sekä kriittisten kysymysten esiin nostamiseen olisi kiinnitettävä huomiota. Yliopistojen tulisi nykyistä selkeämmin perustella tekijänoikeussopimuksista koituvat hyödyt sopijaosapuolille sekä kuvata kriteerit niille aineistoille, jotka työnantajan ja työntekijän intressien mukaisesti kuuluvat kirjallisena ylläpidettävien sopimusten piiriin. TY: Tekijänoikeusasioita on käsitelty säännöllisesti yliopiston henkilöstökoulutuksissa omana teemanaan ja muiden teemojen ohessa (ks. kohta 2). Yliopistossa ei ole annettu verkkomateriaalien tuottamisesta erillisiä kirjallisia ohjeita.

5 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 4/16 2. Kenen vastuulla sopimusten teon neuvonta, ohjaaminen ja tiedottaminen yliopistossanne on? Kuvaa myös, miten tuen saatavuus on turvattu ja onko kyseessä jatkuva palvelu? Tyypillisesti vastuu sopimusneuvonnasta on hajautettu tai muodostunut monelle taholle yliopiston organisaatiossa. Jos neuvontaa tarjotaan usean toimintapisteen kautta, tulee varmistaa, että työnjako on eri osapuolten tiedossa, ja että vastuista, tavoitteista, menettelytavoista ja toiminnan jatkuvuudesta on yhteisesti sovittu. Sopimusneuvontavastuun muutokset ja karttuneen kokemustiedon niukkuus ovat todellisia ongelmia yliopistoissa. Lakimiehet eivät työnkuvallisesti ehdi riittävästi paneutumaan tekijänoikeushallinnan erityiskysymyksiin. Kokemukset yliopistojen yhteisesti organisoimista neuvontapalveluista ovat olleet hyviä: tästä mainittakoon esimerkkinä pääkaupunkiseudun kuuden yliopiston yhteisesti palkkaama tekijänoikeuslakimies, jonka tehtävänä on palvella paitsi yliopistojen hallintoa, myös opiskelijoita. Tämä palvelu on löydetty erittäin hyvin. Korkeakoulujen alueellinen yhteistyö on suositeltava ratkaisumalli sopimusneuvonnan laatua ja resursointia kehitettäessä. TY: Neuvontaa ei ole vastuutettu yhdelle taholle, vaan sitä ovat antaneet opetusteknologiayksikkö ja täydennyskoulutuskeskus (jotka antavat opetusteknologiaan liittyvää henkilöstökoulutusta) ja yliopiston virtuaaliyliopistoyhdyshenkilö. Usein neuvonnassa on viitattu Suomen virtuaaliyliopiston portaalissa oleviin tekijänoikeuksia käsitteleviin aineistoihin. Toisinaan neuvoja lienee kysytyn myös yliopiston tutkimuspalveluista, joka keskittyy kuitenkin tutkimussopimuksiin. Verkostojen vertaistuki ja -neuvonta on ollut tärkeä neuvonnan muoto. Yliopiston yksiköille on tarjolla maksutonta immateriaalioikeuksia käsittelevää koulutusta, jonka järjestävät yhteistyössä yliopiston henkilöstökoulutus, tutkimuspalvelut ja oikeustieteellinen tiedekunta. Koulutus voi tarpeen mukaan keskittyä verkko-opetuksen tekijänoikeuksiin. Koulutuksen sisällöistä ja järjestämisperiaatteista on kerrottu osoitteessa Räätälöity tekijänoikeuskoulutus.

6 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 5/16 3a. Yliopistossanne sopimukset tarkastaa: Yleinen käytäntö on, että yliopiston hallintojohtaja tai lakimies / tutkimusasiamies tarkastaa sopimukset ennen niiden vahvistamista. Monissa yliopistoissa on kuitenkin pidetty tarkoituksenmukaisena, että sopimisprosessin vastuut on hajautettu yliopiston eri yksiköihin. Mikäli sopimusneuvonnassa on puutteita, kasautuu sopimusten sisällön ja validiteetin valvonnan vastuu sopimusten tarkastajalle. Tällöin on keskitetyn tarkastusmenettelyn etuna asiantuntemuksen ja kumuloituvan kokemustiedon kasvu. Suurissa yliopistoissa voi keskitetty tarkastusmenettely edellyttää nykyistä geneerisempien sopimusmallien kehittämistä ja sopimusten valmisteluprosessin yhtenäistämistä (ja siihen liittyen mahdollista sähköistä sopimusten hallintaa) suurten sopimusvolyymien hallitsemiseksi. Tärkeää on, että sopimusdokumentaatio ylläpidetään yhteisessä tietojärjestelmässä. TY: Sopimuksia ei tarkisteta keskitetysti. 3b. Yliopistossanne sopimukset allekirjoittaa: Yleensä yliopistoa sitovat sopimukset allekirjoittaa rehtori. Sopimusasian laajuudesta ja luonteesta riippuen allekirjoitusoikeus voidaan delegoida myös laitostason toimijoille. Tieto vahvistetuista sopimuksista pitäisi olla löydettävissä yhdestä osoitteesta (kuten kirjaamosta) riippumatta siitä, mikä itse sopimusdokumentaation säilytysmenettely on. TY: Tästä ei ole keskitettyjä ohjeita. Käytännössä allekirjoittaja yliopiston osalta on paikallinen koulutuksen järjestäjä (esim. laitoksen tai verkoston edustaja).

7 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 6/16 4. Mitä tekijänoikeussopimusmalleja yksikössänne/tiedekunnassanne/yliopistossanne on sovellettu? 4.1 Opinnäytteet Opinnäytteitä koskevia sopimuskäytäntöjä ja -ohjeita on yliopistoilla käytössä vähän, vaikka opinnäytteiden sähköinen julkaiseminen on nopeasti yleistynyt. Tarve selvittää ja yhtenäistää eri yliopistojen ohjeita ja käytäntöjä opinnäytteisiin liittyvissä tekijänoikeuskysymyksissä on ilmeinen. Olisi hyödyllistä koota yliopistoissa muotoutuneiden sopimuskäytäntöjen vertailutietoa esim. kysymyksestä, milloin kirjallisen sopimuksen kynnys katsotaan ylittyväksi opinnäytetöiden yhteydessä. TY: OPM:n mallisopimuspohjat. 4.2 Verkkokurssit Opetusministeriön julkaisemia mallisopimuspohjia sovelletaan laajasti, mutta niiden toimivuuteen ja ajantasaisuuteen liittyy myös kritiikkiä. (kyselyyn annetut vastaukset eivät kuvanne kattavasti verkkokurssien sopimustilannetta yliopistoissa (vrt. tiedot taulukoissa 4.5 ja 4.6. Opetusministeriön mallisopimuspohjavaihtoehtoja sekä niiden käyttöön liittyvää ohjeistusta tulisi ajantasaistaa ja täydentää kommentoiduilla sovellusesimerkeillä. Yleistä tietoisuutta ja täsmällistä tietoa Creative Commons -lisenssimallin käytöstä tulisi lisätä (tätä suosittaa mm. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportti hallitukselle 2006). SVY:n portaalin tekijänoikeusneuvontasivuille tuotetaan uuden tekijänoikeuslain pohjalta laaditut mallisopimukset (kieliversioineen) sekä linkkihakemisto yliopistojen neuvonta-aineistoista. Valtakunnallisessa Julkaisukanava-hankkeessa tuotetaan laajaan yhteiskäyttöön tarkoitetun oppimateriaalin mallisopimuspohjamallit. TY: OPM:n mallisopimuspohjat.

8 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 7/ Artikkelit Artikkeleista (vaikka niitä voi sisältyä verkkoaineistoihin laajastikin) ei näyttäisi olevan sopimuksia. Tätä kyselyn tulosta voi selittää osaltaan se, että artikkeli-käsite liitetään vahvasti sisältöihin, joilla on kotiorganisaation ulkopuolinen tilaaja ja kustantaja, jolloin sopimukset eivät ole työnantajan tiedossa. Yliopistoille tulisi luoda sopimuksellinen mahdollisuus julkaista henkilöstön työajalla tuotetuista artikkeleista yliopiston kotisivuilla rinnakkaisversio, vaikka artikkeleiden meritoiva julkaiseminen tapahtuisi kansainvälisissä tiedejulkaisusarjoissa. Tällä menettelyllä vältettäisiin asetelma, jossa virka-ajalla tuotettu materiaali joudutaan ostamaan/lisensioimaan kansainvälisiltä julkaisijoita takaisin FinELib-jakeluun tai kotiorganisaation käyttöön. TY: OPM:n mallisopimuspohjat. 4.4 Muut oppimateriaalit (Vrt. kohta 4.2 Verkkokurssit) TY: OPM:n mallisopimuspohjat.

9 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 8/16 5. Onko käytettävissänne seurantatietoa sopimusten piirissä olevan julkaistun verkkooppimateriaalin määrästä suhteessa aineistojen kokonaistuotantoon? Esitä oma arviosi kokonaistilanteesta. Suurimmaksi osaksi yliopistot eivät tiedä itseään ja työntekijöitään sitovista tekijänoikeussopimuksista. Täsmällistä tai suuntaa-antavaa seurantatietoa joltakin osa-alueelta on joka kolmannella yliopistolla. Sopimusten rekisteröinti ja säilyttäminen keskitetysti esim. kirjaamossa luo toimivat edellytykset sopimustilanteen seuraamiselle ja suunnitelmalliselle sopimuspolitiikalle sekä hyvien sopimuskäytäntöjen jakamiselle. Yliopistojen tulisi kiinnittää huomiota oikeuksien hallintaan ja varmistaa, että sopimustieto löytyy jostakin sähköisestä järjestelmästä. Tämä tarve koskee myös aineistojen hankintaa, akateemisia lisenssejä jne. TY: Seurantatietoa sopimusten piirissä olevasta aineistomäärästä ei ole. Arviota on erittäin vaikea esittää. Yliopiston koordinoimien valtakunnallisten verkostojen osalta tekijänoikeuskysymyksistä on sovittu varsin tarkkaan. Yksittäisten opettajien kurssien osalta aineiston tuotanto on laajaa, mutta tällöin opettajat vastaavat aineistostaan itse eivätkä tekijänoikeuskysymykset nouse voimakkaasti esille.

10 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 9/16 6. Minkä seikkojen määrittely ja turvaaminen on teillä käytössä olevissa sopimuksissa ensisijaista? (lähinnä työnantajan näkökulmasta). Yliopiston keskeisiä intressejä on turvata aineiston pitkä käyttöoikeus, selkeät ylläpidon edellytykset sekä aineistoon liittyvien vastuiden ja hyötyjen mielekäs suhde. Aineistojen tuottamisohjeissa olisi korostettava materiaalin potentiaalisten käyttötarpeiden/yhteyksien kuvailun välttämättömyyttä, jotta nämä tarpeet voidaan myös sopimuksellisesti turvata. Aineistojen ylläpidon kannalta olisi sopimusten kattavuutta ja yliopistojen keskushallinnon tietoa sopimustilanteesta hyödyllistä kehittää. On selkiytettävä vastuiden kuvausta kolmannen osapuolen oikeuksien osalta; henkilökuntaan kuuluvan sisällöntuottajan vastuu on potentiaalisesti suuri (hyvitykset, vahingonkorvaukset, oikeudenkäyntikulut). TY: Aineistojen pitkäaikainen käytettävyys pyritään turvaamaan, jotta verkko-opetuksen järjestäminen (ml. kustannukset) voi olla ennustettavaa Akateemisen henkilöstölle selvitetään heidän oikeutensa. Tämä on tosin nykyisessä tilanteessa hankalaa, sillä tulkinnanvaraisuudelle jää paljon tilaa. Luonnollisesti aineiston mahdollisen päivityksen yhteydessä on tultava esiin aineiston historia, jotta aineiston alkuperäisten tuottajien panos pysyy esillä.

11 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 10/16 7. Minkälaisia käyttötapauksia sopimuksille on syntynyt? Eli missä/minkä tyyppisissä asioissa on syntynyt tilanteita joissa on vedottu sopimukseen ja sen mukaiseen toimintatapaan? Sopimusehtoja tarkastellaan tyypillisesti silloin, kun sopimuksen alaista aineistoa halutaan hyödyntää uudessa toimintaympäristössä yleensä aineiston tuottaneen opettajan uuteen työtehtävään liittyen. Nämä käyttötapaukset tulisi ottaa ennakoivasti huomioon (vrt. kohta 6) jo sopimuksia laadittaessa. TY: Tästä ei ole keskitetysti tietoa. Erityisesti valtakunnalliset verkostot pystynevät kertomaan tästä yksityiskohtaisesti.

12 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 11/16 8. Mikä taho säilyttää sopimusasiakirjat? Useimmissa tapauksissa yliopiston kirjaamo. Keskitetty arkistointi on suositeltava menettelytapa. TY: Laitos, verkosto tms. Näitä ei kerätä keskitetysti toistaiseksi. Yliopiston kirjaamon käyttöön hankittu uusin versio Dynasty SQL digitaalisesta hallintajärjestelmästä, jonne jatkossa voidaan mahdollisesti siirtää tekijänoikeus- ja koulutussopimukset muiden sopimusten ohella. 9. Onko käytössänne digitaalinen sopimustenhallintajärjestelmä? Sähköinen sopimushallinta on yliopistoissa vielä harvinaista. Sen käyttöönotto liittyy usein hallinnon tietojärjestelmien kokonaisratkaisujen kehittämiseen. Sähköisen sopimushallinnan käyttöönotto tuottaa keskitetyn arkistoinnin, yhtenäisen sopimuspolitiikan ja ajantasaisen seurannan edut. TY: Ei verkko-opetuksen osalta. Kirjaamossa on Dynasty for SQL sopimusten hallintajärjestelmä.

13 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 12/ Onko yliopistossanne joku taho, joka huolehtii sopimusten noudattamisesta, päivittämisestä/uusimisesta? Sopimusten valvonta on yliopistoissa puutteellisesti hoidettu. Usein vastuu valvonnasta on sopimusosapuolista aineiston tuottajalla. Sopimusten kattava seurantavastuu tulee keskittää jollekin hallinnon taholle, koska aineiston tuottajan on yksityishenkilönä käytännössä vaikea valvoa sitä, että sopimustilan umpeuduttua ja mahdollisesti myös työnantajan vaihduttua ei sopimuksetonta aineistoa jää yliopistojen palvelimille. TY: Ei koulutussopimusten osalta.

14 Kysely tekijänoikeussopimustilanteen ja -käytäntöjen kartoittamiseksi yliopistoissa 13/ Millä toimenpiteillä sopimusten tuottamista ja ajantasaisena ylläpitämistä voitaisiin tehostaa? Sopimusten neuvontaan ja ylläpitoon liittyvä toiminta pitää nykyistä selkeämmin vastuuttaa. Sopimisprosessi tulisi vakioida, jolloin myös erilaisissa verkostoissa toimiminen tulisi sopimuksellisesti selkeämmäksi. Sähköinen sopimustenhallintapalvelu on tehokas toimintaprosessin yhtenäistäjä ja nopeuttaja. Tehokas ja laadukas sopimusprosessi syntyy kokonaisuuden hyvän hallinnan kautta. Sopimustenhallintaa tulee tarkastella koko yliopiston kattavana kysymyksenä, ei tiedekunta-, laitos- tai osastokohtaisena kysymyksenä. Tekijän- ja käyttöoikeussopimusten hallintaan voidaan tarjota yliopistojen yhteisiä tukipalveluja sen jälkeen kun yliopistot ovat sisäisesti yhtenäistäneet ja vakiinnuttaneet menettelytapojaan. TY: Nostamalla asia esiin. Jo tämä kysely toimii hyvänä mini-interventiona. Koulutussopimusten ml. opetuksen tekijänoikeudet hoitaminen/hoitamatta jättäminen on hajautunut yliopistossa useille tahoille.

15 14/ Mitkä ovat vaikeimpia sovittavia asioita? Rinnakkaisiin käyttöoikeuksiin, muunteluoikeuksiin, päivitysoikeuksiin ja tulojen jakamiseen liittyvät tavoitteet, käytännöt ja hyödyt tulisi kyetä selkeästi perustelemaan sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta. Toisaalta resurssien puuttuessa ei neuvotteluasetelmaakaan muodostu. Kirjallisen sopimisen piiriin kuuluvan aineiston kriteerit olisi yliopistokohtaisesti tai kansallisella tasolla määriteltävä. TY: Keskushallinnon tasolle nämä yksityiskohdat eivät kantaudu. Kouluttajilla ja verkostojen toimijoilla on yksityiskohtaista tietoa sovittavista asioista. Yliopiston kannalta haastavinta on kerätä organisaatiossa oleva tätä tematiikkaa koskeva tieto halukkaiden käyttöön. Nykytilanteessa näin ei vielä ole. Näiden toimenpidesuositusten lisäksi kokoontunut, yliopistojen TVT-asiantuntijoista ja yliopistojen lakimiehistä koostunut Tekijänoikeussopimusten ja lisenssien hallinta yliopistoissa -työpaja esittää seuraavan aloitteen: Tuotetaan yliopistojen yhteinen toimenpideohjelma tekijänoikeussopimustilanteen ja sopimusten hallinnan kehittämiseksi. Ohjelma olisi keskeisimpiin kehittämistavoitteisiin rajautuva, vuosille ajoittuva, ja sitovuudeltaan se olisi suositus. Ehdotetaan, että yliopistojen hallintojohtajat nimeävät keskuudestaan vetäjän sopimushallintaa kehittävän toimenpideohjelman valmistelulle. Ehdotetaan, että yliopistojen hallintojohtajat sopivat, mitkä tekijän- ja käyttöoikeussopimushallinnon asiat ja palvelut voisivat kuulua yliopistojen yhteisen valmistelutyön piiriin. Toimenpideohjelman sisällöllinen valmistelutyö tarjotaan toteutettavaksi SVY:n Asianomistajaryhmä 2:n organisoimana virkatyönä syyslukukaudella 2006.

16 JULKAISUKANAVAPALVELU 14/16 Dr.M-sopimustenhallintajärjestelmän palvelukuvaus Dr.Elma OY:n ohjelmistotuote Dr.M on tietokantapohjainen palvelinsovellus, joka on tarkoitettu sopimusten sähköiseen tuottamiseen, käsittelyyn ja hallintaan. Ohjelmisto on lisensioitu vuosiksi SVY:n Julkaisukanava-hankkeen testauskäyttöön, ja edelleen vuosiksi yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen vapaasti asennettavaksi tai SVY:n palvelimelta käytettäväksi ilman korvausta. Ohjelmistokoodi on SVY:n palveluyksikön hallussa. Dr.M.-sopimustenhallintaohjelmistoon sisältyy palvelimelle asennettava, www-selaimella käytettävä ohjelmisto sekä Windows-ympäristöön, MS Word-ohjelmaan asennettavan lisäke (AddIn). Lisäkkeen avulla tapahtuu sopimusmallien luominen, muokkaaminen ja tallentaminen järjestelmään. WWW-käyttöliittymän avulla suoritetaan sopimusten ja mallien ylläpitoon liittyvät toimenpiteet. Sopimustenhallintajärjestelmä mahdollistaa geneeristen sopimusmallien tallentamisen järjestelmään ja sopimusten laatimisen mallien pohjalta. Ohjelmiston avulla sopimuksesta tallennetaan tietovarastoon sopimusta kuvailevat metatiedot, loppukäyttäjän käyttöön tarkoitettu sopimusteksti sekä sopimuksen sisältö kuvattuna rakenteisessa, tietojärjestelmien ymmärtämässä muodossa XML-kieliin kuuluvalla ODRL-kielellä. Sopimustiedon tallentaminen rakenteisessa muodossa mahdollistaa sopimuksen käsittelyn automatisoimisen. Sopimuksesta tallennettavaan kuvaukseen voidaan liittää käsittelyä edellyttäviä tietoja (esim. hälytyksiä), joita järjestelmä osaa automaattisesti käsitellä. ODRLkielen avulla voidaan kuvata sopimuksen sisältö rakenneosina ja niiden välisinä suhteina. Tällöin voidaan ohjelmistojen ymmärtämällä tavalla kuvata vaikkapa mikä sopimuksessa kuvattu oikeus liittyy mihinkin sopijaosapuoleen. Tämä mahdollistaa mm. sopimusten rakenneosasten automaattisen käsittelyn sekä monipuoliset tiedonhakuominaisuudet. SVY:n Julkaisukanavahankkeessa (07-08) on toteutettu sopimustenhallintajärjestelmän ja julkaisuarkiston välinen integraatio. Se mahdollistaa osan sopimuksiin liittyvistä toiminnoista suorittamisen julkaisujärjestelmän kautta. Julkaisusopimuksen tekeminen on integroitu osaksi arkiston käyttöliittymän avulla tapahtuvaa aineiston julkaisuprosessia. Integrointi mahdollistaa myös joitakin sopimusten hallintaan liittyviä toimenpiteitä, kuten käsittelyn vaihetta kuvaavan tilan muuttamisen. Kuva: Sopimustenhallintajärjestelmä osana julkaisuarkistopalvelua. Järjestelmä voidaan asentaa ja integroida myös muihin toiminta- konteksteihin. Lisätietoja: Totti Tuhkanen Kehittämispäällikkö SVY:n palveluyksikkö GSM: