Vuorovaikutus ja esiintyminen

Transkriptio

1 Vuorovaikutus ja esiintyminen Viestintä ja projektinhallinta (71A00300) Mia Leppälä

2 Aikataulu Kick-off luento Johdanto Projektin suunnittelu Aihe Ongelma Yritys Käyttäjät/asiakkaat Projektin suunnittelusta ja vaiheista tiedottaminen Viestintäsuunnitelma 1.2. Projektin suunnittelu jatkuu korvaa luennon 7.2 Kirjallinen viestintä Tekstilajit Puheviestintä ja esiintyminen Tiimiesitykset

3 Päivän agenda Kokoustaidot Harjoitus ja sen purku Puheviestintä ja vuorovaikutus Esiintyminen ja vaikuttaminen Tulevien tehvävien ohjeistus 3

4 Kokoukset 4

5 Kokous Määrämuotoinen ja sääntöihin perustuva vuorovaikutustapahtuma Tavoitteena rakentava päätöksenteko Muodollisuutta määrittävät Laki (mm. osakeyhtiölaki) Säännöt (mm. yhdistyksen säännöt) Kokoustapa ja -käytännöt (mm. puheenjohtajan ja sihteerin valitseminen) 5

6 6

7 Esimerkki kokouksen kulusta Avaaminen Laillisuus & päätösvaltaisuus Järjestäytyminen (virkailijoiden valinta) Esityslistan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus Kokoustekniikka 1. Ilmoitusasiat 2. Päätösasiat 3. Muut asiat 4. Lopetus 7

8 Hyvät kokouskäytännöt Ole valmistautunut Perehdy oheismateriaaleihin ja hanki lisätietoja Kuuntele ja osoita muiden puheenvuorovojen kuuntelu Puhu, ota huomioon, osallista Esitä asiasi tehokkaasti: 20sek sääntö 8

9 Mitä vuorovaikutuksesta voidaan tulkita? Dominanssi (kuka puhuu, kuka määrittelee aiheita, jne.) Määrällinen ja/tai laadullinen dominanssi Mihin / keneen suuntaudutaan Puhujien läheisyys etäisyys Nonverbaali viestintä: liikkeet, eleet, ilmeet suhtautuminen asiaan ja osallistujiin 9

10 Vuorovaikutusta edistävät dialogin muodot Nonverbaalit osoitukset kuuntelusta ja kiinnostuksesta (katse; keho; eleet) Suorat kiinnostuksen osoitukset Toisen sanomisten reflektointi ja tiivistäminen Ehdotusten tunnistaminen ja hyväksyntä Toisen esittämän arvioinnin vahvistaminen Toista tukeva ja ymmärrystä osoittava reagointi Positiivisten tunteiden osoitukset 10

11 Vuorovaikutusta haittaavat dialogin muodot Nonverbaali välinpitämättömyys Verbaali hiljaisuus Muihin aktiviteetteihin keskittyminen Lavan varastaminen (stage hogging) Keskeyttäminen ja täydentäminen Epäolennainen reagointi Uuteen aiheeseen siirtyminen käsittelyn ollessa vielä kesken 11

12 Kokousvuorovaikutuksen ilmiöitä Liittoutumisilmiö: ketä tuetaan, ketkä kannattavat toisiaan, kenen puheeseen ei reagoida Käytetään kokoustaktisesti yhteisten päämäärien edistämiseen Valta: Kuka ottaa vallan, kenellä oikeus puhua, kuka ohjaa keskustelua, ketkä uskaltavat osoittaa erimielisyyttä, ketä marginalisoidaan Vuorovaikutustapojen vaikutus lopputulokseen 12

13 Harjoitus Kokousvuorovaikutuksen analyysi Kukin tiimi perehtyy toisen tiimin taltiointiin Tiimi 1 -> tiimi 2 Tiimi 2 -> tiimi 3 Tiimi 5 -> tiimi 1 Millaisia vuorovaikutusta edistäviä tai haittaavia tekijöitä näette? Mitä muuta huomaatte? Muista rakentava kommentointi! 13

14 Puheviestintä ja vuorovaikutus 14

15 Puheviestintä Keskittyy ihmisten välisen vuorovaikutuksen tarkastelemiseen Työparit, tiimit, ryhmät, organisaatiot, jne. Osa suunniteltua ja suunnittelematonta viestintää esim. projektissa Kokoukset, palaverit, työpajat, jne. 15

16 Puheviestintä on osa opiskelu- ja työelämätaitoja Luennot ja seminaarit Ohjaustilanteet Ryhmäprojektit Esitelmät ja alustukset Palautteen antaminen ja saaminen Kokoukset, workshopit ja palaverit Neuvottelut Haastattelut Opetus-, koulutus- ja myyntitilanteet 16

17 Puheviestintä on vuorovaikutusta Osallistujat tuottavat, jakavat ja tulkitsevat merkityksiä yhdessä Ketä tämä ongelma koskee? Miksi tämä ratkaisu on toimivin? Se mitä sanot ja miten toinen sen ymmärtää, riippuu ainakin Aiemmista tulkinnoista Äänensävystä, katseesta, ilmeistä ja kehonkielestä Tilanteesta, osallisten suhteesta, kulttuurista 17

18 (Sitra, 2016) 18

19 Verbaali ja non-verbaali viestintä Verbaalinen 1. Merkitysten antamista ja muokkaamista 2. Nojaa kielen käyttöön 3. Tavallisesti tiedostettua, tarkoituksellista Non-verbaalinen 1. Kinestiikka: ilmeet, katseet, eleet, liikkeet 2. Proksemiikka: välimatka, tilankäyttö 3. Äänen ominaisuudet: painotukset, voimakkuus 4. Kosketukset: kättely, halaaminen 19

20 Vuorovaikutus osana tiimin kehitystä Tiimin kehitysvaiheet 1. Muotoutuminen (forming) Tunnustelu, muodollisuus, epävarmuus 2. Kuohunta (storming) Roolien etsintä, konfliktit 3. Normien muotoutuminen (norming) Toimintamallien selkiytyminen, kiinteyes 4. Tehokas toiminta (performing) Vapautuneisuus, tehtävän suorittaminen (5. Adjourning tiimin purkaminen, jäähyväiset) Tuckman, B. W., & Jensen, M. A. C. (1977). Stages of small-group development revisited. Group & Organization Management, 2(4),

21 (mtv.fi)

22 Kuunteleminen Keskeinen vuorovaikutustaito puheen ohella Esim. tiimissä jäsenten välinen ymmärrys riippuu kuuntelemisesta ja kuultuun reagoimisesta 1. Taito ymmärtää kuultua Ohjeiden seuraaminen, synteesien tekeminen 2. Taito arvioida kuultua Fakta mielipide, perustelujen punnitseminen, valta Kontekstin ja yleisön vaikutus, nonverbaali viestintä 3. Taito hyödyntää kuultua Viittaukset aiemmin sanottuu, ideoiden kehittely 22

23 Tilat ja materiaalit osana vuorovaikutusta 23

24 24

25 Esiintyminen ja vaikuttaminen 25

26 Esiintymistaito = tarkoituksenmukaista viestintää tietyssä tilanteessa Työhaastattelu, tiimiesitys, pitch, jne. Tiedot Sisältö; tavoite; muoto; perustelut; havainnollistaminen Taidot Vuorovaikutustaidot, esim. reagoiminen tunnelmaan Sisältöön liittyvät taidot, esim. rajaaminen tietylle yleisölle Esittämiseen liittyvät taidot; esim. verbaali ja nonverbaali viestintä, kontaktin ottaminen, havainnollistaminen 26

27 Puheella vaikuttamisen keinoja Eetos Luonteenpiirteiden kokonaisuus, jollaisena esiintyjä näyttää itsensä yleisölle Uskottavuus Paatos Vetoaminen tunteisiin Vastaanottavaisuuteen vaikuttaminen Logos Asia-argumentaatio Riippumaton puhuja-kuulija -suhteesta 27

28 Ensi viikolla Tiimiesitykset 28

29 Tiimiesitys 1) Sisällöllisesti ja visuaalisesti toimivaa viestintää, joka osoittaa aiheen hallintaa sekä omaa asiantuntemusta ja yleisön kunnioittamista (valmistautumisen näkyminen esityksessä) 2) Esityksen juoni : ei kysymyksiin vastaamisen logiikkaa vaan analyyttinen ja pohdiskeleva ote 3) Ennen tehtävän ratkaisun esittelyä yritysviestinnän teema esitellään lähteiden avulla (ns. kehystäminen): Mistä asiasta on kyse? Miksi se on tärkeä ja kiinnostava? 29

30 Tavoite 1) Visuaalisuus, tiiviys, selkeys 2) Asiantuntemus ja ystävällisyys 3) Valmius esitellä sisältö ja vastata kysymyksiin 4) Kiinnostuksen herättäminen 30

31 Aloitus (PowerPoint/Prezi) 1) Esityksen aiheen ja näkökulman esittäminen (näkyvät myös dia-setin kannessa otsikkona) 2) Tiimin jäsenten esittäytyminen 3) Agendan esittely (agenda-diaan voi palata myös esityksen siirtymissä joko verbaalisesti tai visuaalisesti) 4) Esityksen tavoitteen, fokuksen ja rajausten esittely

32 Lopetus 1) Keskeisten pointtien kertaus 2) Mahdollinen tavoitteen kertaus 3) Mitä yleisön pitäisi muistaa esityksestä ja miksi? 32

33 Metatekstin käyttö Eteenpäin viittaava: Seuraavaksi kerromme Taaksepäin viittaava: Edellä mainitut asiat Jaksottava: Ensimmäiseksi toiseksi kolmanneksi, yhtäältä toisaalta Tulkintaa ohjaava: On tärkeää huomata, pyrimme osoittamaan, että, haluamme osoittaa teille, että Kommentoiva: Kyseinen esimerkki osoittaa hyvin 33

34 Esitystilanteessa 1 (2) Vuorovaikutus yleisön kanssa Huumorin käyttö Läsnäolo, innostuneisuus ja energisyys Liikkuminen Kohdistetut ja retoriset kysymykset Tehtävät Oletteko kuulleet, käsi ylös Kiinnittäkää seuraavassa videoklipissä erityisesti huomiota siihen, miten Kuunnelkaa tarkkaan, kysymme teiltä kohta/lopuksi, miten 34

35 Esitystilanteessa 2 (2) 1) Teknologian hallinta 2) PowerPointin, Prezin, lehtiötaulun ja mahdollisen muun materiaalin käyttö 3) Vivahteikas ja vaihteleva äänenkäyttö 4) Tarkoituksenmukainen muu nonverbaalinen viestintä 5) Yleinen olemus 35

36 Muu toteutus 1) Esityksessä (PowerPoint, Prezi) Kansi, agenda, lopussa lähteet Varsinaiset sisältö-diat, joissa viitetiedot Muu visuaalistus ja videoklipit 2) Esityksen pituus 15 minuuttia 3) Tallennus Tiimiesitykset-kansioon PDF-muodossa esityspäivänä 36

37 Esityksen ulkoasu 1/2 1) Tarkoituksena kiinnittää katselijan huomio ja jäädä katselijan mieleen 2) Sisältää riittävästi tietoa, mutta samalla herättää katselijassa halun tietää enemmän 3) On luettavissa 1,5 2 metrin päästä ja noin 1 minuutissa 4) On selkeä; ei liikaa tekstiä, minimoitu kerronta, tarpeeksi suuret kirjaimet 37

38 Esityksen ulkoasu 2/2 1) Fonttikoko vähintään 28 tekstissä ja 54 otsikossa (ei ole hyvä käyttää pelkästään isoja kirjaimia tai lihavoitua tekstiä) 2) Numerointi tai listojen käyttö tehokas tapa tuoda esille tärkeät ja keskeiset kohdat 3) Värityksessä selkeät värit ja väriopilliset keinot vaikuttavuus (esim. valkoiset kirjaimet mustalla pohjalla; yksi pääväri ja yksi tai kaksi väriä korostuksiin) 4) Kuviot riittävän isoja ja kaukaakin selkeitä (kuviossa tai taulukossa myös otsikko ja selitteet) 5) Tarkat valokuvat 38