JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 1(8) Kokonaisarkkitehtuurihanke

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 1(8) OHJAUSRYHMÄN VÄLIRAPORTTI Yleistä Kokonaisarkkitehtuuri on johtamisen ja yhteistyön väline, jonka avulla voidaan edistää organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista. Toimintaprosessien, tietojen, tietojärjestelmien ja teknologian sekä näiden keskinäisten riippuvuuksin systemaattisella tarkastelulla on mahdollista lisätä päätöksenteon laatua ja nopeutta, parantaa muutoksenhallintaa ja resurssien kohdentamista sekä kehittämishankkeiden ohjausta. Jyväskylän yliopiston kokonaisarkkitehtuurihankkeen lähtökohtana pidetään ydintoimintojen prosesseja ja arkkitehtuurityö 1 tulee osaksi yliopiston johtamista ja strategiaa. Hallintojohtaja on nimennyt kokonaisarkkitehtuurityölle ohjausryhmän. Sen tehtävänä on erityisesti huolehtia arkkitehtuuriperiaatteiden luomisesta, tehdä esitys yliopistoon tulevasta tietoarkkitehtuurista ja varmistaa, että tietohallintolain velvoitteet ja yhteistyö OKM:n kanssa tulevat riittävästi huomioiduksi. Ohjausryhmässä käsiteltäviä asioita valmistelee ja kokonaisarkkitehtuurityötä tekee vuodenvaihteesta alkaen kolmihenkinen arkkitehtitiimi. Hankkeessa luodaan perusta ja kehitetään valmiuksia kokonaisarkkitehtuurityön laajamittaiselle käyttöönotolle, pitkäjänteiselle soveltamiselle ja joustavalle sulauttamiselle osaksi johtamista, jatkuvaa kehittämistä ja jokapäiväistä toimintaa koko yliopistossa. Arkkitehtuurityön tavoitteena hankkeessa on luoda kokonaisarkkitehtuurista johtamisen väline sekä vahvistaa nykyaikaista teknologiaa hyödyntävien tietohallintopalveluiden kustannustehokasta käyttöä ja kehittämistä yliopiston toiminnan ja käyttäjien tarpeiden mukaisesti. Tavoitteena on myös strategisen johtamisen, laatutyön ja kokonaisarkkitehtuurityön yhdistäminen. Ohjausryhmä on kokoontunut syksyllä kolmen kuukauden aikana viisi kertaa. Aluksi on tutustuttu kokonaisarkkitehtuuriin Valtiovarainministeriön (VM/JulkICT 2 ) julkaisemien yleiskuvausten ja Raketti-hankkeen (OKM/Raketti 3 ) korkeakoulusektorille tuottamien kuvausten avulla. Yliopisto osallistuu Raketti-hankkeeseen. Toimeksiannon tulkinnan yhteydessä käsiteltiin hankkeen resurssitilanne, minkä jälkeen arkkitehtuurityöhön rekrytoitiin kaksi uutta henkilöä. 1 Arkkitehtuurityöllä tarkoitetaan tässä kontekstissa organisaation kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua, määrittelyä, kehittämistä, käyttöönottoa, ylläpitoa, soveltamista ja kuvaamista. Sanaa arkkitehtuurityö käytetään synonyyminä kokonaisarkkitehtuurityölle ja arkkitehtuurilla tarkoitetaan kokonaisarkkitehtuuria. 2 JulkICT on Valtiovarainministeriön Julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekninen toiminto, joka vastaa julkisen hallinnon tietohallinnon, sähköisen asioinnin ja tietovarantojen käytön yleisestä kehittämisestä, valtionhallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja yhteisten kehittämishankkeiden yhteensovittamisesta. JulkICT edistää valtion ja kuntien välistä tietohallintoyhteistyötä, kehittää yhteisiä toiminnallisia ja teknisiä ratkaisuja ja menetelmiä sekä vastaa julkisen hallinnon tietoturvallisuuden yleisestä kehittämisestä ja valtionhallinnon tietoturvallisuuden ohjauksesta. 3 RAKETTI (Rakenteellisen Kehittämisen Tukena Tietohallinto) on korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen hanke, jonka tavoitteena on korkeakoululaitoksen ohjauksessa ja vaikuttavuuden seuraamisessa sekä korkeakoulujen sisäisessä johtamisessa tarvittavan tiedon sekä käytössä olevien IT-ratkaisujen laadun, yhteentoimivuuden ja käytettävyyden edistäminen kansallisella tasolla.

2 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 2(8) Hankkeen välitavoitteista ja kokonaisarkkitehtuurityön aikaperspektiivistä keskusteltaessa todettiin yhteys laatutyöhön ja käynnissä oleviin kehittämishankkeisiin. Toimeksiannon mukaisesti keskityttiin aluksi arkkitehtuuriperiaatteiden luomiseen. Yliopiston kokonaisarkkitehtuurikuvaa laajennettiin tutustumalla yleisesti prosessikarttaan, hankesalkkuun ja ohjausmalliin. Hankkeen julkinen sivusto otettiin käyttöön. Ohjausryhmä on laatinut ensimmäisen version yliopiston arkkitehtuuriperiaatteista ja valmistellut hankkeen toimintasuunnitelman ensi vuodelle. 2. Nykytila Kokonaisarkkitehtuuriajattelua on toistaiseksi sovellettu hyvin vähän Jyväskylän yliopiston toimintaan. Arkkitehtuurityön käytännön kokemuksia on niukasti, lähinnä tietohallintotokeskuksen tietojärjestelmäarkkitehtuurien ja teknisen infrastruktuurin suunnittelussa ja kuvaamisessa. Sähköisen identiteetin ja pääsynhallinnan kehittämishankkeessa (IAM) kokonaisarkkitehtuurin näkökulmia sovellettiin määrittelyn ja suunnittelun alkuvaiheissa. Eniten kokonaisarkkitehtuurin käyttöönottoa yliopistossa on edistänyt viisi vuotta kestänyt laatutyö. Sen tuottama laatudokumentaatio, erityisesti toimintaarkkitehtuuriin kuuluvat prosessikuvaukset, toimii jatkossa erinomaisesti kokonaisarkkitehtuurityön tukena. Laatutyö liittyy läheisesti kokonaisarkkitehtuurityöhön, johon laatuvastaavien verkostoa voidaan nyt aktivoida. Kokonaisarkkitehtuurin tutkijana ja opettajana Jyväskylän yliopisto on ollut ensimmäisten joukossa Suomessa. Elektronisen liiketoiminnan opetussisältönä ja tutkimuskohteena kokonaisarkkitehtuuri tunnetaan yliopistossa lähes 10 vuoden ajalta. Aiheesta on väitelty Jyväskylässä tähän mennessä viisi kertaa ja ainakin kaksi uutta väitöstä on tulossa. Graduja aiheesta on kirjoitettu toistakymmentä. Tutkimuksen kannalta merkittävä hanke on ollut kahden ministeriön ja yritysten rahoituksella Jyväskylän yliopistossa toteutettu ja edelleen uusia hankkeita synnyttävä FEAR (Finnish Enterprise Architecture Research). Tämä valtionhallinnon tuottavuusohjelmaan ja VM:n ValtIT- ja yhteentoimivuusohjelmaan vuonna 2006 liittynyt tutkimushanke on tarjonnut ajankohtaisen tutkimuskohteen sekä näköalan julkishallinnon ja samalla yksityisen sektorin kokonaisarkkitehtuurityöhön. Hankkeesta kehkeytyi tutkijayhteistyötä ja elinvoimainen Tietotekniikan liiton kokonaisarkkitehtuurin osaamisyhteisö KAOS, jossa on yli 600 henkilöjäsentä. Osaamisyhteisö perustettiin FEARin johtoryhmän aloitteesta ja samoja henkilöitä oli mukana perustamassa myös OKM:n Raketti-hanketta, johon yliopisto edelleen osallistuu ja saa sieltä nyt hyvää tukea omaan kokonaisarkkitehtuurityöhönsä. Arkkitehtuuritutkimuksen rinnalle on syntynyt tarve kokonaisarkkitehtuurin laajaan käytännön hyödyntämiseen tähtäävästä yliopistojen välisestä yhteistyöstä. Tämä työ on käynnistetty Helsingin yliopiston ja Aalto-yliopiston kanssa sekä lisäksi yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen yhteisessä arkkitehtiryhmässä osana KAOS-yhteisöä.

3 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 3(8) 3. Arkkitehtuuriperiaatteet Kokonaisarkkitehtuurityön pysyvimmät ohjeet ja linjaukset kuvataan arkkitehtuuriperiaatteina. Nämä toimivat kehittämistyön perustana ja varmistavat kehittämisen strategiset tavoitteet. Arkkitehtuuriperiaatteet ohjaavat käytännön toimintaa ja kokonaisarkkitehtuurin näkökulmien ja käsitteellisten tasojen tavoitetilakuvausten linjauksia ja kohdistumista johtamisen tasoille. Korkeakoulujen Kartturi-mallin 4 ja VM:n Julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteiden pohjalta ja niitä arvioiden ohjausryhmä on määritellyt Jyväskylän yliopiston arkkitehtuuriperiaatteet (versio 0.7, liite 3). Periaatteet on ryhmitelty Kartturi-mallia täydentäen ensisijaisesti johtamisen kolmen tason mukaan: S T O Strategisen tason periaatteista vastaa yliopiston ylin johto (hallitus ja rehtori) ja ne koskevat yliopistokonsernia laajasti ja pitkäjänteisesti. Taktisen tason periaatteet ohjaavat erityisesti eri toimintojen ja yksiköiden johtoa ja vastuuhenkilöitä (dekaanit ja erillislaitosten johtajat sekä hallintojohtaja ja suurten palveluyksiköiden johtajat). Operatiivisen tason periaatteet ohjaavat erityisesti käytännön toimintojen, tietosisältöjen, järjestelmien ja infrastruktuurin kehittämistä, josta vastaavat paitsi tietohallinto, myös laitosjohtajat, suurten tutkimusryhmien johtajat ja muut esimiesasemassa olevat johtajat ja päälliköt. Johtamistasojen mukainen periaatteiden ryhmittely on käytännöllinen ja ohjaa tietyllä tasolla toimivia henkilöitä vastaamaan oman johtamistasonsa periaatteiden noudattamisesta. Tämä ryhmittelytapa korostaa periaatteiden merkitystä johtamisessa. Ohjausryhmä esittää, että arkkitehtuuriperiaatteet (erityisesti S-taso) esitettäisiin hallitukselle vahvistettavaksi tammi-helmikuussa. T- ja O-tason periaatteet esitetään rehtorin vahvistettavaksi myöhemmin. Johtamistasojen mukaista ryhmittelyä leikkaa toinen, kokonaisarkkitehtuurin näkökulmien mukainen periaatteiden ryhmittely. Kartturi-mallin näkökulmien mukaan arkkitehtuuriperiaatteet ryhmitellään seuraavasti: Y P T J I Tt Ig Yleisperiaatteet (eivät kohdistu selvästi alla oleville osa-alueille) Toiminta-arkkitehtuuria (prosessit ja palvelut) koskevat periaatteet Tietoarkkitehtuuriperiaatteet Järjestelmäarkkitehtuuriperiaatteet Teknologista infrastruktuuria koskevat periaatteet Tietoturvaperiaatteet Integraatioarkkitehtuuria koskevat periaatteet Ryhmän tunnuksen perään lisättävä numero kuvaa periaatteen tärkeysjärjestystä kyseisen näkökulman mukaisessa ryhmässä. Esim. Y 2 tarkoittaa toiseksi tärkeintä yleisperiaatetta. 4 Kartturi-malli on Raketti-hankkeessa laadittu korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurimalli, joka pohjautuu julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuria koskevaan JHS-suositukseen sekä tämän taustalla oleviin valtionhallinnon ja kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurimenetelmiin. Kartturi-malli koostuu KA-kehyksestä, KA-hallintamallista ja arkkitehtuurikyvykkyyden kypsyystasomallista.

4 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 4(8) Kahden eri ryhmittelyperiaatteen ristiintaulukointi osoittaa johtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin välisiä yhteyksiä. Kokonaisarkkitehtuurinäkökulma Johtamistaso Perusnäkökulmat (neljä osa-arkkitehtuuria) Toiminta Tieto Yleisperiaate Tietojärjestelmä J Teknologia I Tietoturva Tt Y P T Strateginen 1,2,3,4 1,2 1 Taktinen 5 3,4 1,2 2,3 1 Operatiivinen 6,7,8,9 5 4,5,6,7,8 2,3 1 Integraatio Ig Taulukon mukaan strategisen johtamistason seitsemästä arkkitehtuuriperiaatteesta neljä on yleisperiaatteita, kaksi toiminta-arkkitehtuuriperiaatteita ja yksi järjestelmäarkkitehtuuria koskeva periaate. Kaikkia arkkitehtuuriperiaatteita testataan, täydennetään ja priorisoidaan vuodenvaihteen jälkeen, erityisesti hallintamallin kehittämisen yhteydessä. Myöhemmin periaatteita arvioidaan säännöllisesti hallintamallin mukaisessa toiminnassa. Arkkitehtuuriperiaatteiden taulukossa (liite 3) periaatteet on esitetty ensisijaisesti johtamistasojen mukaan ja toissijaisesti kokonaisarkkitehtuurin näkökulmien mukaan. Jokaisesta periaatteesta on kuvattu näkökulma+prioriteetti, periaatteen kutsumanimi, periaatteen lyhyt määritelmä, johtamistaso (väri+kirjain), periaatteen selkokielinen kuvaus, periaatteen olemassaolon perustelu, mitä seurauksia periaatteen noudattamisella on, ja periaatteen alkuperäislähde. Kaikki arkkitehtuuriperiaatteet ovat tasoryhmittelystä ja kokonaisarkkitehtuurin näkökulmista riippumatta ohjenuorana koko henkilöstölle. 4. Toiminta-arkkitehtuuri Toiminta-arkkitehtuuri koostuu prosesseista ja palveluista. Ohjausryhmässä on kokeiltu yliopiston ydinprosessien havainnollistamista prosessikartan avulla Kartturi-mallin kuvauspohjalle, joka on sama kuin VM:n julkisen hallinnon suosituksessa JHS 152. Muihin toiminta-arkkitehtuurin ylimmän tason kuvauksiin (strategia, tavoitteet, sidosryhmät, roolit, prosessit, palvelut) ja niiden vaihtoehtoisiin kuvaustapoihin ei ole vielä perehdytty. Kuvauskohteiden valinnassa ja kuvaustapojen määrittelyssä tehdään vertailua yliopiston laatutyössä tuotettuihin prosessikartta- ja prosessikuvauksiin. Prosessikuvauksia tulee täydentää palvelukuvauksilla. Olemassa olevat strategiaa ja tavoitteita käsittelevät dokumentit etsitään ja katsotaan voidaanko niitä käyttää sellaisenaan kokonaisarkkitehtuurin kuvauksina. Kuvausten laatimiseen on valittava sopiva kuvausväline, jolla voidaan prosessikuvausten lisäksi tuottaa muut kokonaisarkkitehtuurin mukaiset kuvaukset ja esittää kuvausten väliset riippuvuudet.

5 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 5(8) 5. Tietoarkkitehtuuri Ohjausryhmä tulee tekemään esityksen yliopiston tulevasta tietoarkkitehtuurista. Ohjausryhmä on keskittynyt toistaiseksi arkkitehtuuriperiaatteiden luomiseen eikä ole vielä lähtenyt käsittelemään tietoarkkitehtuuria. Tietoarkkitehtuuriesityksen laatimisessa lähdetään yliopiston nykyisistä tietoarkkitehtuurin osakuvauksista ja Raketin XDWosahankkeen tuloksista. Tietoarkkitehtuurilla on keskeinen rooli yliopiston kokonaisarkkitehtuurissa. Yliopiston toiminta on riippuvaista tiedon systemaattisesta hallinnasta. Tieto on yleensä pysyvämpää kuin tietojärjestelmät, prosessit tai organisaatiorakenteet. Tietoarkkitehtuurinäkökulmasta tarkastellaan tiedon jäsentynyttä ja yhdenmukaista käsittelyä eri tietojärjestelmissä ja ratkaisuissa. Tietoarkkitehtuurikuvauksia ovat käsitemallit, tietomallit ja loogisten sekä fyysisten tietovarantojen kuvaukset. Tietoarkkitehtuuriin lasketaan kuuluvaksi myös organisaatiossa tai ratkaisussa käytettävät sanastot. Tietoarkkitehtuuriesityksen laatimisessa tehdään yliopiston toimintaan kuuluvan käsitteistön ontologiatyötä. Esitykseen sisällytetään Kartturi-mallin pohjalta ainakin yliopiston KA-sanasto, tietovarantojen kuvaus, ylimmän tason käsite- ja tietomallit. Tietoarkkitehtuuri kuvataan yhteistyössä tietohallintokeskuksen kanssa käyttäen Master Datan määrittelyperiaatteita. 6. Hallintamalli Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin avulla kuvataan, miten kokonaisarkkitehtuurin hallintatyö yliopistossa organisoidaan, mitä tehtäviä ja rooleja hallintaan kuuluu ja millä prosesseilla kokonaisarkkitehtuuritoiminta suunnitellaan ja miten sitä käytännössä hallitaan sekä miten kokonaisarkkitehtuuritoimintaa kehitetään jatkuvan kehittämisen periaatteella ja miten kehittäminen dokumentoidaan. Yhtenä hallintamallin suunnittelun lähtöaineistona on Kartturi-malliin sisältyvä KA-hallintamalli. Kartturi-malliin sisältyvään hallintamallin perusperiaatteita ovat: - prosessilähtöisyys - arkkitehtuurilinjausten hyödyntäminen - johtamisprosessien sijoittaminen vuosikelloon - arkkitehtuurilinjauksista tehtävien poikkeamien käsittely muutoksenhallintamenettelyn mukaan - arkkitehtuurityön tekeminen läpinäkyväksi - jatkuvan kehittämisen periaate Kartturi-hallintamallin yleiseen rakenteeseen sisältyy liittymä johtamiseen ja kehittämiseen, KA-hallinnan roolit ja organisointi, KA-hallintaprosessit ja -työjärjestys sekä vuosikello, KA-toiminnan mittarit ja jatkuva kehittäminen. Ohjausryhmä on tutustunut myös FEAR-hankkeessa kehitettyyn ohjausmalliin, joka on kehittämisprojektien kautta asteittain kehitettävän kokonaisarkkitehtuurin laajennettu hallintamalli. Hallintamallin perusmallia ei ole vielä ohjausryhmässä valittu eikä hallintamallin määrittelyä aloitettu. Hallintamalli suunnitellaan ja kuvataan vuoden 2012 aikana.

6 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 6(8) LIITTEET 1 Kokonaisarkkitehtuurin määritelmä 2 Kartturi-kokonaisarkkitehtuurikehyksen jäsentyminen ja osakuvaukset 3 Arkkitehtuuriperiaatteet (taulukon versio 0.7/ )

7 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 7(8) Liite 1: Kokonaisarkkitehtuurin määritelmä Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan toiminnan, tietotarpeiden, tietojärjestelmien ja teknologiaratkaisujen mallintamista, kuvaamista ja suunnittelemista yhtenäisen mallin mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuuri varmistaa eri osa-alueiden ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja ICT-ratkaisujen kehittämisessä. Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri koostuu jäsennyksestä, kuvauspohjista ja näiden avulla toteutetuista nyky- tai tavoitetilan arkkitehtuurilinjauksista. (OKM/Raketti) Kokonaisarkkitehtuuriin perustuva toiminnan kehittäminen lähtee johtamisprosessista. Organisaation johto asettaa kehittämisen vaatimukset strategiaprosessin mukaisesti ja se vastaa kehittämistyön johtamisesta ja hallinnoinnista. Kokonaisarkkitehtuurin suunnitteluprosessi saa syötteen strategiaprosessista ja vastaavasti arkkitehtuurin suunnittelun tulokset toteutetaan toiminnan ja talouden suunnittelun (TTS) kautta käynnistettävinä kehittämishankkeina. (VM/JulkICT) Visio ja strategia sekä toiminnan ja talouden suunnittelu ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä. Arkkitehtuurin avulla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan hankkeiden valintaa hankesalkkuun. Arkkitehtuurilla myös ohjataan yksittäisen hankkeen suunnittelua ja hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua. Toimintoprosessien ja tietojärjestelmien kehittämisen ja käyttöönoton kautta arkkitehtuurin tavoitetila muuttuu nykytilaksi. (VM/JulkICT)

8 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VÄLIRAPORTTI 8(8) Liite 2: Kartturi-kokonaisarkkitehtuurikehyksen jäsentyminen ja osakuvaukset Periaatteellinen Taso MILLÄ EHDOILLA Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit (sis. lainsäädäntö) Rajaukset ja reunaehdot Tietoturvatarpeet ja -periaatteet Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Käsitteellinen Taso - MITÄ Strategia Toiminnan haasteet & tavoitteet Palvelut Sidosryhmät, roolit Käsitteistö Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiakartta Looginen Taso - MITEN Prosessilista/kartta Tietomallit Looginen tietojärjestelmäpalveluiden Prosessikuvaukset Loogiset tietovarannot jäsennys Tietovirrat Järjestelmät-tietovarannot Prosessit-tiedot Järjestelmät-prosessit Integraatioperiaatteet Teknologiakomponentit Valvonta- ja hallintaarkkitehtuuri Fyysinen Taso - MILLÄ Fyysiset tietovarannot Koodistot, sanastot Rajapinnat ja liittymät Teknologialinjaukset Järjestelmäsalkku Verkkokaavio Palvelutasot Lähde: Kartturi - Korkeakoulusektorin kokonaisarkkitehtuurikehys (versio 2.0/ ) Laatinut: Raketti-hankkeen KA-pilottiprojektin projektiryhmä Koonnut: Mika Karjalainen