KA-menetelmistä käytännön KA-työhön IT-2011 Korkeakoulujen IT-päivät Helsinki Metropolia

Transkriptio

1 KA-menetelmistä käytännön KA-työhön IT-2011 Korkeakoulujen IT-päivät Helsinki Metropolia Jaakko Riihimaa Tietohallintopäällikkö Seinäjoen ammattikorkeakoulu

2 KA-menetelmistä käytännön KA-työhön KA-menetelmistä Kartturi-malli (menetelmäkuvaus) Tietohallintolaki (keppiä julkishallinnolle) KA-termistö (menetelmäjargoni) Käytännön KA-työhön Porkkanoita jokapäiväiseen aherrukseen Pohjana Seinäjoen AMK:n / koulutuskuntayhtymän tähänastiset kokemukset Omat näkemykset (= silmälaseina tietohallinnon arki) Ei tarjolla suuria viisastenkiviä, joita paiskoa lasikaapissa istuen mutta havaintoja ja ajatuksia joistakin näkökulmista

3 Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Osa Seinäjoen koulutuskuntayhtymää Seinäjoen ammattikorkeakoulu Koulutuskeskus Sedu (II aste) Sedu aikuiskoulutus, liikelaitos Yhteiset palvelut Tietohallinto on osa Yhteiset palvelut tulosyksikköä Seinäjoen koulutuskuntayhtymä kokonaisuutena Liikevaihto n. 100 Meur Henkilöstömäärä n Aktiivisia käyttäjätunnuksia Eri tavoin hallintoa tukevia tietojärjestelmäsovelluksia n. 130 Keskenään verkotettuja työasemia n Tietohallinnon työntekijöitä n. 32 htv

4 Jaakko Riihimaa Vuodesta 1998 Seinäjoen koulutuskuntayhtymän tietohallintopäällikkö Aiempaa kokemusta mm. Kaupunkiverkko Seinäjoen Tietoraitin toimitusjohtaja Tampereen yliopiston täydennyskoulutuskeskus, erikoistutkija-konsultti/kouluttaja Lyhyinä jaksoina ja OTO:na mm. HY erikoistutkija Metalliteollisuuden keskusliiton projektipäällikkö TaY sähköisen liiketoiminnan ma. professori CSC RAKETTI-hankkeen selvitysmies (yhdessä Ahti Planmanin kanssa) AAPA-verkoston puheenjohtaja Funet-käyttäjien työvaliokunnan pj OKM:n OpIT-ryhmän jäsen Etelä-Pohjanmaan kauppakamarin ICT-valiokunnan pj FT, Tampereen yliopisto 2004

5 Seinäjoen koulutuskuntayhtymän KA-kokemukset Seinäjoen KKY:n KA-koulu (SEKO), Osallistujien painopiste tietohallinnossa Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin n soveltaminen SeAMK:ssa / Nestori Syynimaan Pro Gradu (Vaasan yliopisto, 2009) KA-sisällytettiin KY:n Tietohallintostrategiaan (hyväksyttiin 5/2010) AMK:ien KA-pilotti /Raketti-KOKOA -osahanke SeAMK-painotteinen Laatutyön ja kokonaisarkkitehtuurin kytkeminen toisiinsa Kohdealueena TKI-toiminta VM:n kunnille suunnattu KURTTU-projekti 2011 Painopisteenä KY:n toinen aste (Sedu) => Sedu-KARKKI Tavoitteena Työelämäyhteistyön viitearkkitehtuuri

6 Esityksen rakenne Havaintoja ja ajatuksia neljästä näkökulmasta Tietohallinto Johtaminen Kehittämistoiminnot Käyttäjä

7 Taustaa 7

8 Toimintataso Tietotaso Järjestelmätaso Infrataso Opetuksen ydinprosessi Tutkimuksen ydinprosessi Johtamisen tukiprosessi Tietohallinnon tukiprosessi

9 Kokonaisarkkitehtuurikehys näitä kuvataan, kun suunnitellaan Periaatteellinen Taso - MIKSI MILLÄ EHDOILLA Rajaukset ja reunaehdot Arkkitehtuuria ohjaavat määritykset - sidosarkkitehtuurit Arkkitehtuuriperiaatteet Tietoturva- ja tietosuojaperiaatteet Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Käsitteellinen Taso - MITÄ Strategia Toiminnan haasteet, tarpeet & tavoitteet Palvelut Käsitteistö Roolit Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiavaatimukset Sidosryhmät Looginen Taso - MITEN Organisaatio Prosessilista/kartta Prosessikuvaukset Prosessit-tiedot Tietomallit Loogiset tietovarannot Looginen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys Tietovirrat Järjestelmät-tietovarannot Järjestelmät-prosessit Integraatiomalli Teknologiakomponentit Valvonta- ja hallintaarkkitehtuuri Fyysinen Taso - MILLÄ Rajapinnat ja liittymät Teknologiavalinnat Fyysiset tietovarannot Järjestelmäsalkku Verkkokaavio Koodistot Palvelutasotavoitteet 2011 Silver Planet Oy pp.kk.vvvv 9

10 Näkökulma A: tietohallinto Kokonaisarkkitehtuurin edistäminen/käyttöönotto on koettu (jostain syystä) tietohallinnon tehtäväksi KA kyllä korostaa tietohallinnon uudenlaista roolia

11 KA-kehyksen käyttö: toimijaroolien painopistealueet Periaatteellinen Taso MILLÄ EHDOILLA Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit (sis. lainsäädäntö) Rajaukset ja reunaehdot Tietoturvatarpeet ja -periaatteet Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Käsitteellinen Taso - MITÄ Strategia Toiminnan haasteet & tavoitteet Palvelut Sidosryhmät, roolit Käsitteistö Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiakartta Looginen Taso - MITEN Prosessilista/kartta Prosessikuvaukset Prosessit-tiedot Tietomallit Loogiset tietovarannot Looginen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys Tietovirrat Järjestelmät-tietovarannot Järjestelmät-prosessit Integraatioperiaatteet Teknologiakomponentit Valvonta- ja hallintaarkkitehtuuri Fyysinen Taso - MILLÄ Fyysiset tietovarannot Koodistot, sanastot Rajapinnat ja liittymät IT-palvelut Teknologialinjaukset Järjestelmäsalkku Verkkokaavio Palvelutasot 2011 Silver Planet Oy pp.kk.vvvv 11

12 KA-kehyksen käyttö: toimijaroolien painopistealueet Periaatteellinen Taso MILLÄ EHDOILLA Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit (sis. lainsäädäntö) Rajaukset ja reunaehdot Tietoturvatarpeet ja -periaatteet Käsitteellinen Taso - MITÄ Palvelut Sidosryhmät, roolit Tietoarkkitehtuuri Johto, toiminnan Käsitteistö kehittäjät, käyttäjät Strategia Toiminnan haasteet & tavoitteet Tietojärjestelmäpalvelut Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Teknologiakartta Looginen Taso - MITEN Prosessilista/kartta Prosessikuvaukset Prosessit-tiedot Tietomallit Loogiset tietovarannot Looginen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys Tietovirrat Järjestelmät-tietovarannot Järjestelmät-prosessit Integraatioperiaatteet Teknologiakomponentit Valvonta- ja hallintaarkkitehtuuri Fyysinen Taso - MILLÄ Fyysiset tietovarannot Koodistot, sanastot Rajapinnat ja liittymät Teknologialinjaukset Järjestelmäsalkku Verkkokaavio Palvelutasot 2011 Silver Planet Oy pp.kk.vvvv 12

13 KA-kehyksen käyttö: toimijaroolien painopistealueet Periaatteellinen Taso MILLÄ EHDOILLA Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit (sis. lainsäädäntö) Rajaukset ja reunaehdot Tietoturvatarpeet ja -periaatteet Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Käsitteellinen Taso - MITÄ Looginen Taso - MITEN Strategia Toiminnan haasteet & tavoitteet Palvelut Sidosryhmät, roolit Prosessilista/kartta Prosessikuvaukset Prosessit-tiedot Käsitteistö Tietomallit Loogiset tietovarannot Tietojärjestelmäpalvelut Tietohallinto Looginen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys Tietovirrat Järjestelmät-tietovarannot Järjestelmät-prosessit Integraatioperiaatteet Teknologiakartta Teknologiakomponentit Valvonta- ja hallintaarkkitehtuuri Fyysinen Taso - MILLÄ Fyysiset tietovarannot Koodistot, sanastot Rajapinnat ja liittymät Teknologialinjaukset Järjestelmäsalkku Verkkokaavio Palvelutasot 2011 Silver Planet Oy pp.kk.vvvv 13

14 Näkökulma A: tietohallinto Kokonaisarkkitehtuurin edistäminen/käyttöönotto on koettu (jostain syystä) tietohallinnon tehtäväksi KA kyllä korostaa tietohallinnon uudenlaista roolia, jossa toimintojen ja prosessien kehittäminen on etusijalla pelkän teknologisen toimijan sijaan mutta IT/tietohallintohenkilöstö EI ole lähtökohtaisesti erityisen innostunut kokonaisarkkitehtuurista vrt. dokumentointi ja manuaalien lukeminen Motivaatio löytyy tietohallinnon niskaan kaatuvasta hallitsemattomasta ja koordinoimattomasta järjestelmien hankinnasta, joka kasvattaa ylläpitoon tarvittavaa resurssimäärää Kustannustehokkuus edellyttää hyvää kaksisuuntaista kommunikaatiota korkeakoulun johdon ja tietohallinnon välillä

15 Näkökulma B: johtaminen Kokonaisarkkitehtuuri on kehittämistyötä täydentävä muutos

16 Kokonaisarkkitehtuuri - Tiivistelmä korkeakoulujen johdolle Korkeakoulut ja jatkuva muutos Rakenteet, kansainvälistyminen, tuottavuustavoitteet, pienentyvät ikäluokat edellyttävät johdolta tarkempaa ja herkempää toiminnan painopisteiden suuntaamista (strategiatyötä) tilannekuvan tuntemusta suhteessa muihin yhä reaaliaikaisempaa otetta toiminnan ohjaamiseen

17 Kokonaisarkkitehtuuri - Tiivistelmä korkeakoulujen johdolle Korkeakouluihin(kin) tuotuja muutoksen työkaluja Strategiatyö Laatutyö ja laatujärjestelmien arviointi Strategiset ja operatiiviset muutokset jalkautetaan toimintaprosesseja kehittävinä hankkeina, noudattaen laatutyön jatkuvan parantamisen periaatetta Näihin muutoksen tekemisen työkaluihin uusin täydennys on kokonaisarkkitehtuuri, KA

18 Näkökulma B: johtaminen Kokonaisarkkitehtuuri on kehittämistyötä täydentävä muutos Kielipelistä pitäisi päästä eroon Arkkitehtuuritermistö vaikuttaa helposti uudelta johtamisen ismiltä, joka ei kiinnity toiminnan arkeen Kyse on kuitenkin toiminnan kehittämisen työkaluista ja hyvästä hallintotavasta Tiedolla johtaminen saa uutta sisältöä ja konkretiaa Tieto on resurssi (vrt. taloushallinnon tilikartat) KA-mallin tietokerros eli tietojen mallintaminen tulee yhä tärkeämmäksi Johdolle tulevissa vaatimuksissa korostuvat täten KA-toiminnan roolitus ja hallintamalli mm. arkkitehtien nimeäminen, vastuut ja valta KA:n oltava osa organisaation jatkuvan kehittämisen toimintoja

19 Tyypillinen kokonaisarkkitehtuurimallin rakenne KA-kehys Erilaisia malleja on useita. Tätä rakennetta vastaavat mm. kuntasektorin ja korkeakoulusektorin (Kartturi) hallintamalli Esim. JHS-suosituksessa on kuvattu lähinnä KA-kehys jatkuva kehittäminen KA-hallintamalli KA-kypsyystasomalli pp.kk.vvvv

20 Näkökulma C: kehittämistoiminnot (laatutyö) Organisaation jatkuva kehittäminen (laatutyö) toiminnan ohjaaminen ja kokonaisarkkitehtuurityö ovat toisiaan täydentäviä Myös näiden eri vuosikellojen synkronointi syytä tehdä

21 Viesti KA on syytä liittää organisaation jatkuvan kehittämisen toimintoihin Mitä lähempänä Laatutyö/Toiminnanohjaus/KA ovat toisiaan, sen parempi 21

22 Näkökulma C: kehittämistoiminnot (laatutyö) Organisaation jatkuva kehittäminen (laatutyö) toiminnan ohjaaminen ja kokonaisarkkitehtuurityö ovat toisiaan täydentäviä Myös näiden eri vuosikellojen synkronointi syytä tehdä KA-työn ja laatutyön liitto: AMK-lain 9 ja yliopistolain 87 :n mukaan korkeakoulujen on osallistuttava laatujärjestelmiensä ulkoiseen arviointiin säännöllisesti. Vaikka tietohallintolaki ei koske yliopistoja ja ammattikorkeakouluja suoraan vain käyttäessä julkista valtaa, niin KA ei ole korkeakoululle yksiselitteisen pakollista, mutta laatujärjestelmätyö on. Jatkuvan kehittämisen sykli liittyy myös kokonaisarkkitehtuuriin

23 KA-toiminnan mittarit ja jatkuva kehittäminen KA-hallinnan liittäminen toiminnan johtamiseen ja kehittämiseen Projektien suunnitelmien ja tuotosten arviointi KA-näkökulmasta yhteentoimivuden varmistaminen KA-kehittämispolku (roadmap) Arkkitehtuurikuvausten laatiminen Arkkitehtuurilinjausten tekeminen KA-hallintaprosessit KA-työjärjestys ja vuosikello KA-hallinnan roolit ja organisointi Esim. KA-hallinta osana laatuympyrää

24 Näkökulma C: kehittämistoiminnot (laatutyö) Organisaation jatkuva kehittäminen (laatutyö) toiminnan ohjaaminen ja kokonaisarkkitehtuurityö ovat toisiaan täydentäviä Myös näiden eri vuosikellojen synkronointi syytä tehdä KA-työn ja laatutyön liitto: AMK-lain 9 ja yliopistolain 87 :n mukaan korkeakoulujen on osallistuttava laatujärjestelmiensä ulkoiseen arviointiin säännöllisesti. Vaikka tietohallintolaki ei koske yliopistoja ja ammattikorkeakouluja suoraan vain käyttäessä julkista valtaa, niin KA ei ole korkeakoululle yksiselitteisen pakollista, mutta laatujärjestelmätyö on. Jatkuvan kehittämisen sykli liittyy myös kokonaisarkkitehtuuriin Kehittämisprojektien projektisalkun hallinta korostuu Tässä KA-menetelmä ja KA-hallintamalli kohtaavat Automatisointeja ei voida tehdä ennen kehitettävän prosessin yhdenmukaistamista ja tietojen yhteensovittamista Vain kerran tehtävää asiaa ei kannata automatisoida Tekeminen usealla eri tavalla = monikertaiset kustannukset

25 Näkökulma D: käyttäjä/asiakas Tiedon tuottamisen eräs tavoite on raportointi ja toiminnan ohjaaminen Tiedon ravintoketjun päässä on käyttäjä(parka) Tieto tuotetaan siellä missä se syntyy Käyttäjä syöttää tiedon ja on sen alkulähde Näin poistuu aiempia kontrolleja, laadun heikennys riskinä Järjestelmien holtiton hankinta ja siitä johtuva moninaisuus alkaa muodostaa esteen työn tekemiselle

26

27 Näkökulma D: käyttäjä/asiakas Tiedon tuottamisen eräs tavoite on raportointi ja toiminnan ohjaaminen Tiedon ravintoketjun päässä on käyttäjä(parka) Tieto tuotetaan siellä missä se syntyy Käyttäjä syöttää tiedon ja on sen alkulähde Näin poistuu aiempia kontrolleja, laadun heikennys riskinä Järjestelmien holtiton hankinta ja siitä johtuva moninaisuus alkaa muodostaa esteen työn tekemiselle Käyttäjä ei välttämättä (=todennäköisesti) tiedä, mitä hänen kirjauksensa vaikuttavat KA:n hyödyntämällä ja kehittämistoimia kokonaisvaltaisemmin suunnittelemalla voidaan mm. eheyttää eri järjestelmien käyttökokemusta, vähentää monenkertaista tiedonkeruuta ja tehdä keruuketju käyttäjälle näkyväksi

28 KIITOS! GSM