LIITE 1: PROSESSIKUVAUS

Transkriptio

1 Liite 1 1(9) LIITE 1: PROSESSIKUVAUS Sähköinen itsepalvelujärjestelmä Seuraavissa esimerkeissä on kuvattu asiakkaan kulkua ja opastusta Kontinkankaan uudessa hyvinvointikeskuksessa ja peilattu sitä myös tuleviin hyvinvointikeskuksiin, sekä muihin Oulun kaupungin hyvinvointipalveluiden yksiköihin. Esimerkeissä on mukana kaikki Kontinkankaalla ideoidut itseilmoittautumisen ominaisuudet karkeasti hahmoteltuna. 1) Sisääntulo 1) Asiakas saapuu sisään. Kontinkankaalla tämä tapahtuu pohjakerroksen, ensimmäisen kerroksen tai lastenkuntoutusyksikön ovesta. 2) Asiakas näkee perinteisen opasteen, joka opastaa itseilmoittautumispisteelle. 3) Aulassa asiakkaan etenemissuunnassa tulee vastaan itseilmoittautumispisteet, joita Kontinkankaalla on ajateltu pohjakerrokseen kaksi, ensimmäiseen kerrokseen neljä ja lastenkuntoutusyksikköön yksi. Lisäksi pyörätuoliasiakkaille on hissin vieressä madallettu ilmoittautumispiste. Aulaemäntä opastaa tarvittaessa asiakkaita ilmoittautumaan. 2) Ensimmäinen ilmoittautuminen 1) Ensimmäinen ilmoittautuminen tapahtuu Kontinkankaalla yleensä pohjakerroksen, ensimmäisen kerroksen tai lastenkuntoutusyksikön aulassa, mutta voidaan tehdä myös suoraan odotusaulassa, mikäli asiakas osaa sinne kulkea. 2) Laitteen näytöllä on perustilassa neljä vaihtoehtoa ja ohjeteksti, jossa kehotetaan ottamaan epäselvissä tilanteissa yhteyttä henkilökuntaan. Olen tulossa terveyspalveluihin 1. aika varattuna 2. ilman varattua aikaa Olen tulossa sosiaalipalveluihin 3. aika varattuna 4. ilman varattua aikaa 3) Järjestelmässä tulee olla valmius lisätä myös viides ja kuudes vaihtoehto, joissa annetaan perinteinen vuoronumero esim. info-, opastus- tai rokotuspisteesen. Toimii vastaanottajan kannalta kuin perinteinen vuoronumerojärjestelmä 4) Mikäli asiakas syöttää viivakoodin ennen valintaa (aika/ei aikaa), luetaan viivakoodi valmiiksi (ilmoitus näytölle koodin lukemisesta, mutta kysytään kysymys kuitenkin). Mikäli asiakas tekee ensin valinnan, kehottaa laite tämän jälkeen syöttämään viivakoodin lukijaan Kelakortin, ajokortin tai näppäilemään henkilötunnuksen (tämä vaihe ohitetaan, jos viivakoodi luettiin ennen valintaa). OPTIO MYÖHEMMIN: Viivakoodi voidaan lukea myös lähetteestä. Lähetteessä on muutakin henkilötietoa, joten siinä viivakoodin sisältämä henkilötunnus ei muuta tai lisää lähetteen yksilöivää vaikutusta. Kuitti tulostetaan normaaliin tapaan tässäkin tapauksessa. 5) Asiakaspäätteet tulee suojata (esim. näytön näkösuojalla) siten, että sivullisten mahdollisuus lukea näytöllä olevat tai siihen kirjoitettavat tiedot minimoidaan.

2 Liite 1 2(9) 6) Terveystoimi aika varattuna: Järjestelmä hakee terveys Efficasta tarvittavat ajanvaraustiedot, jotta järjestelmä voi päätellä milloin ja mihin asiakas on menossa. Järjestelmä ohjaa tämän perusteella asiakkaan oikeaan odotusaulaan. Oulun kaupungin terveydenhuollon Efficassa on useampi tietokanta, mutta alkuvaiheessa hakuja tehdään vain yhdestä tietokannasta. Tulevaisuudessa voi olla tarpeen tehdä hakuja useammasta tietokannasta. Tietojen haku tapahtuu Efficasta, Tiedon Integraatiopalvelu Ajanvaraustiedot rajapintaa hyödyntäen. 7) Terveystoimi ilman varattua aikaa. Järjestelmään on syötetty esimiehen tai vastaanottajan toimesta tieto missä huoneessa kukakin vastaanottaja on ja onko kyseessä päivystyskäyntien vastaanottaja, jotta järjestelmä osaa ohjata asiakkaan oikeaan odotusaulaan. Järjestelmä ohjaa ilman aikaa tulevan asiakkaan vuoron perään päivystysvuorossa oleville tai mikäli pääkäyttäjä taustoissa määrittelee, niin sille päivystäjälle, jolla on vähiten jonossa olevia asiakkaita. OPTIO MYÖHEMMIN: Asiakkaalle tehdään alustava hoitotarpeen arviointi. Sisältö määritellään myöhemmin. 8) Mikäli valittu terveystoimi, kysytään liittyykö käynti työ- tai liikennetapaturmaan. Mikäli vastattu myönteisesti, näkyy tämä valinta vastaanottajan selainnäkymällä. Tietoa ei viedä tässä vaiheessa Efficaan, vaan ainoastaan välitetään vastaanottajalle. Kysymyksen sisältö määritellään taustatiedoissa pääkäyttäjän toimesta. 9) Sosiaalitoimi aika varattuna. Järjestelmä kysyy mihin palveluun asiakas on tulossa ja osaa ohjata asiakkaan oikeaan odotusaulaan. Järjestelmän taustatiedoissa määritellään palveluiden oletusvastaanottoaula, kuvattu tarkemmin kohdassa ) Sosiaalitoimi ilman varattua aikaa. Järjestelmä kysyy mihin palveluun asiakas on tulossa. Järjestelmään on syötetty esimiehen tai vastaanottajan toimesta tieto missä huoneessa kukakin vastaanottaja on ja onko kyseessä päivystyskäyntien vastaanottaja, jotta järjestelmä osaa ohjata asiakkaan oikeaan odotusaulaan. Järjestelmä ohjaa ilman aikaa tulevan asiakkaan vuoron perään päivystysvuorossa oleville tai mikäli pääkäyttäjä taustoissa määrittelee, niin sille päivystäjälle, jolla on vähiten jonossa olevia asiakkaita. 11) Sosialitoimen palveluita voi olla yhdestä kahteenkymmeneen. 12) Pääkäyttäjä määrittelee järjestelmän taustatiedoissa huoneille, vastaanottajille ja palveluille oletusvastaanottoaulan, johon järjestelmä asiakkaan ohjaa ajanvaraustiedon, vastaanottajan tai palvelun perusteella. Oletuksena aula määräytyy vastaanottajan huonetiedon perusteella, mutta taustoissa pitää pystyä määrittelemään myös vastaanottajalle oletusaula. Vastaanottajan oletusaulan määrityksissä on valinta, onko tämä asetus määräävämpi kuin huonevalinta. Sosiaalitoimessa käytetään ajanvarauksella alkuun palveluun liitettyä odotustilaa, eli palveluille määritellään oletusaula. OPTIO MYÖHEMMIN: Sosiaalitoimen prosessi muutetaan lähemmäksi terveystoimen prosessia. 13) (vaatimus poistettu) 14) Ruudulla näytetään asiakkaan valitsemista ajoista ensimmäisenä vuorossa olevan ajanvarauksen kohdalta samat ajanvaraustiedot kuin kuitillekin sen osalta tulostuu (LIITE A). Järjestelmä merkitsee asiakkaan taloon saapuneeksi. 15) Järjestelmä generoi päiväkohtaisen käyntinumeron, jonka pituus on neljä merkkiä Merkit ovat satunnainen numerosarja väliltä ja järjestelmän tulee muistaa mitkä numerot on käytetty ja osaa näin ollen käyttää koko numeroavaruuden hyväkseen,

3 Liite 1 3(9) ennen kuin aloittaa lukujen muodostamisen alusta. Kyseessä on käyntinumero, joten numerot eivät saa olla peräkkäisiä, jottei asiakas ajattele kyseessä olevan vuoronumeron. Mikäli esim. vikatilanteessa pääkäyttäjän tai järjestelmän pitää nollata käyntinumeroiden generointi, tulee järjestelmän siinäkin tapauksessa muistaa vähintään ko. päivälle jo annetut numerot. OPTIO MYÖHEMMIN: Lisätään eteen kirjain, jolla erotetaan tulevaisuudessa eri hyvinvointikeskukset tai muut yksiköt, jottei samaa järjestelmää käyttävien yksiköiden kuitit ole keskenään sekoitettavissa ja jotta järjestelmä voisi ohjata asiakkaan myös väärästä yksiköstä oikeaan. Pääkäyttäjä määrittelee talotunnuksen ja haluttaessa yhden varatunnuksen. 16) Järjestelmä tulostaa kuitin (LIITE A). Mikäli asiakkaalla ei ollut aikaa, jää ajanvaraustiedot kuitista pois. Kuittiin tulostuu viivakoodi, jonka avulla asiakas voi ilmoittautua uudelleen toiselle tai halutessa samallekin päätteelle. Kuitin viivakoodissa ei saa olla asiakasta yksilöivää tietoa, esim. henkilötunnusta. Viivakoodi sisältää esimerkiksi päivämäärän ja käyntinumeron, jolloin järjestelmä osaa ilmoittaa kuitin vanhentuneen, mikäli niitä lukijaan yritetään syöttää vääränä päivänä. Kuittinauhan leveys on vähintään 70mm. Kerrosnumero on 1-2 numeroa pitkä. Pituus on pääkäyttäjän määriteltävissä taustoissa Käytävätieto on 1-2 merkkiä (kirjain ja/tai numero) pitkä. Numeroiden ja/tai kirjaimien käyttö sekä niiden lukumäärä ovat pääkäyttäjän määriteltävissä taustoissa. Aulatieto on 1-2 merkkiä (kirjain ja/tai numero) pitkä. Numeroiden ja/tai kirjaimien käyttö sekä niiden lukumäärä ovat pääkäyttäjän määriteltävissä taustoissa. Kaikkien kuittiin tulostettavien tietojen fonttikoko, lihavointi tai kursivointi pitää olla pääkäyttäjien määriteltävissä taustoissa tietosisällöittäin. Esimerkiksi aulatiedon tai vastaanottajan voi lihavoida tai vaihtaa suurempaan fonttiin, ilman vaikutusta kuitin muihin fonttiasetuksiin. Fonttina Verdana tai muu pääteviivaton kirjasin, mielellään useampi vaihtoehto. 17) Järjestelmä pyytää ottamaan kuitin ja ilmoittautumaan uudestaan odotusaulassa, jonka jälkeen järjestelmä palaa takaisin perustilaan. 18) Mikäli ilmoittautuminen ei onnistu, esim. aikaa tai muuta tarvittavaa taustatietoa ei löydy, saa asiakas selkeästi ilmaistun virheilmoituksen, miksi ilmoittautuminen ei onnistunut. Virhe kirjataan järjestelmän virhelokiin, josta pääkäyttäjä voi sen lukea. Asiakasta pyydetään ottamaan yhteyttä henkilökuntaan. 19) OPTIO MYÖHEMMIN: Mikäli asiakas ilmoittautuu väärässä rakennuksessa, näytölle ja kuitille tulostuu ohje oikeaan rakennukseen siirtymisestä, sekä ohjeistus ottaa yhteyttä henkilökuntaan, mikäli on kysyttävää. Määritellään myöhemmin. 20) Asiakasnäytöillä täytyy pystyä palaamaan mistä tahansa tilasta takaisin aloitusnäyttöön ja aloittamaan homman alusta. 21) Jokaisessa asiakaspäätteessä on painike, jolla voidaan ilmoittaa asiakaspäätteen toimimattomuudesta. Vialliset päätelaitteet näkyvät aulaemännän ja pääkäyttäjän näytöillä, jotta voivat reagoida siihen. OPTIO MYÖHEMMIN: Kutsu painike on erillään järjestelmästä, esim. bluetooth tms. tekniikkaa hyödyntävä järjestelmä. Määritellään myöhemmin. 22) Mikäli asiakas tulee virhetilanteen vuoksi aulaemännän luokse, tarkistaa tämä löytyykö ajanvaraustiedot Efficasta (käyttöoikeus sosiaali- ja terveys Efficaan). Jos ajanvaraus löytyy, lisää aulaemäntä ajan manuaalisesti itsepalvelujärjestelmään oman käyttöliittymän kautta, suorittaa ensimmäisen ilmoittautumisen (asiakas merkitään

4 Liite 1 4(9) taloon saapuneeksi, generoidaan numero jne.) ja tulostaa asiakkaalle vastaavan kuitin, kuin asiakaspäätekin olisi tulostanut. Aulaemännän käyttöliittymän kautta voidaan tulostaa aina uusi kuitti, jolloin siinä on sama käyntinumero kuin alkuperäisessäkin. 3) Kulku odotusaulaan ja ilmoittautuminen aulassa 1) Asiakas kulkee oikeaan kerrokseen, valitsee oikean käytävän ja pysähtyy oikeaan odotusaulaan. Asiakkaan apuna ovat perinteiset opasteet (kerros- ja aulatiedot) ja kuitin tiedot. 2) Asiakas ilmoittautuu oikeassa odotusaulassa uudelleen järjestelmän aiemmin antamalla kuitilla tai vaihtoehtoisesti Kela-kortilla, ajokortilla tai näppäilemällä henkilötunnuksensa. Asiakas merkitään ilmoittauneeksi odotusaulaan ja järjestelmä kertoo asiakkaalle, että hän voi istua odottamaan, kunnes hänet kutsutaan sisään käyntinumerolla, joka ilmestyy odotustilan näytöille. OPTIO MYÖHEMMIN: Odotusaulassa voi ilmoittautua myös lähetteellä. 3) Asiakas voi tulla aulaan myös suoraan, ilmoittautumatta pohjakerroksen, ensimmäisen kerroksen tai lastenkuntoutusyksikön päätteillä. Tällöin toimitaan, kuten ensimmäisen ilmoittautumisen osalta on alussa todettu, mutta alla olevat poikkeukset huomioiden. a. Jos asiakas ei ole oikeassa aulassa, opastetaan hänet oikeaan aulaan, samoin kuin ensimmäisellä ilmoittautumisella muutenkin tehtäisiin. Tulostetaan kuitti, merkitään saapuneeksi jne. normaaliin tapaan. b. Jos asiakas on jo oikeassa aulassa, merkitsee järjestelmä hänet saapuneeksi taloon ja ilmoittautuneeksi odotusaulaan. Järjestelmä kertoo asiakkaalle, että hän voi istua odottamaan, kunnes hänet kutsutaan sisään käyntinumerolla, joka ilmestyy odotustilan näytöille. Järjestelmä tulostaa asiakkaalle kuitin, jotta tämä muistaisi käyntinumeronsa. OPTIO MYÖHEMMIN: Odotusaulassa voi ilmoittautua myös lähetteellä. 4) Mikäli ensimmäinen ilmoittautuminen ei onnistu, toimitaan, kuten ensimmäisen ilmoittautumisen osalta on alussa todettu. Ensimmäinen ilmoittautuminen on kyseessä silloin, kun asiakas ei ole onnistuneesti kirjautunut järjestelmään ko. viikonpäivän aikana. 5) Mikäli uudelleen ilmoittautuminen ei onnistu millä tahansa päätteellä, saa asiakas selkeästi ilmaistun virheilmoituksen, miksi ilmoittautuminen ei onnistunut. Virhe kirjataan järjestelmän virhelokiin, josta pääkäyttäjä voi sen lukea. Asiakasta pyydetään ottamaan yhteyttä henkilökuntaan. Uudelleen ilmoittautuminen on kyseessä silloin, kun asiakas on jo kertaalleen onnistuneesti kirjautunut järjestelmään ko. viikonpäivän aikana. 6) Mikäli asiakas tekee uudelleen ilmoittautumisen väärässä aulassa, asiakas saa virheilmoituksen, että hän on joko väärässä kerroksessa, väärällä käytävällä tai väärässä aulassa. Toiminto on sama, mikäli asiakas yrittää ilmoittautua uudelleen pohjakerroksen, ensimmäisen kerroksen tai lastenkuntoutusyksikön aulassa. 7) (tämä vaatimus poistettu) 8) OPTIO MYÖHEMMIN: Jos käytävän ovi on lukittu, asiakas avaa oven avauskoodilla, mikä on tulostettuna kuittiin ja ovi aukeaa automaattisesti. Asiakas voi myös soittaa ovessa olevaa soittokelloa. 9) OPTIO MYÖHEMMIN: Infonäytöllä näkyy, montako päivystykseen jonottavaa asiakasta kyseisessä aulassa on ja mikä on heidän järjestyksensä, esim. info-näytön rullaavassa tekstissä. Pitää miettiä miten erotellaan vastaanottajittain, onko hoitaja EL: 3253, 6332, lääkäri MJ: 2432 jne.

5 Liite 1 5(9) 10) OPTIO MYÖHEMMIN: Toisen kerran ilmoittautuessa annetaan informointi asiakasrekisteristä tai mahdollisesti muita informointeja. Järjestelmä muistaa tai tarkistaa Efficasta, onko ko. informointeja annettu. Tämän toiminnon yhteydessä pitää miettiä asiakasvirtojen sujuvuus tilanteissa, joissa toinen ilmoittautuminen tehdäänkin pohjakerroksen, ensimmäisen kerroksen tai lastenkuntoutusyksikön päätteellä. 11) OPTIO MYÖHEMMIN: Asiakastietojen päivitys Efficaan, Tiedon Integraatiopalvelu Potilaan perustiedot rajapintaa hyödyntäen. 4) Asiakkaan sisään kutsuminen 1) Vastaanottaja ei kirjaannu järjestelmään erikseen, vaan järjestelmä hyödyntää ADtunnuksen oikeuksia. Terveydenhuollon vastaanottaja näkee oletuksena ajanvarauslistalta itselleen ajanvarauksella ilmoittautuneet asiakkaat koko päivältä, sekä heidän läsnäolotilansa reaaliaikaisesti (ilman erillistä näytön päivitystä vastaanottajan toimesta). Ne asiakkaat, jotka eivät ole ilmoittautuneet, näkyy tässä vaiheessa vain Efficalla. Mikäli terveydenhuollon vastaanottaja on päivystysvuorossa, näkee hän oletuksena yksikköönsä (asiakkaan kannalta palvelu) tulossa olevat ilman varattua aikaa olevat asiakkaat sekä itselleen tulossa olevat ilman varattua aikaa olevat asiakkaat. Oma jono näkyy korostettuna ja muut jonossa olevat voi halutessaan piilottaa näkyvistä. Terveydenhuollon vastaanottaja voi siirtyä edellä olevien näkymien välillä vapaasti. Sosiaalitoimen vastaanottaja näkee ajanvarauksella ilmoittautuneiden jonon, sekä päivystysjonon, palveluittain. a) Mikäli vastaanottaja on päivystysvuorossa, korostaa järjestelmä itsellä jonossa olevat henkilöt. b) OPTIO MYÖHEMMIN: Vastaanottaja voi syöttää järjestelmään päiväkohtaisesti seurattavat henkilötunnukset, jolloin järjestelmä osaa korostaa myös ajanvarauksella tulleiden kohdalta hänelle tulossa olevat asiakkaat. Vastaanottaja näkee millä automaatilla asiakas on viimeksi ilmoittautunut, jolloin hän voi päätellä missä aulassa, käytävällä tai kerroksessa asiakas on. Vastaanottajan listalle lisätään automaattisesti toisen vastaanottajan hänelle siirtämät asiakkaat. Sosiaali- ja terveystoimen asiakkaat eivät saa näkyä ristiin, eli se on vähimmäisvaatimus ajanvarauslistojen/asiakkaiden näkyvyyteen, mutta voi tulevaisuudessa poistua, eli pitää olla mahdollisuus kaikkien tietojen näkyvyyteen. Näytöllä näkyy järjestelmän aika (asiakkaat toimivat sen mukaan, koska näkyy myös info-näytöllä). Näytöllä näkyy onko kyseessä tapaturmakäynti. Käytettävyyden merkitys suuri, ei turhia hiiren klikkauksia ja valikoita. Vastaanottajan ja pääkäyttäjän on pystyttävä asettamaan järjestelmä antamaan äänimerkki tai tekstiviesti vastaanottajalle, kun vastaanottajalle tulossa oleva asiakas ilmoittautuu aulaan. OPTIO MYÖHEMMIN: Vastaanottaja näkee asiakkaan riskitiedot, Tiedon Integraatiopalvelu Riskitiedot rajapintaa hyödyntäen. 2) Vastaanottaja kutsuu asiakkaan sisään Vastaanottaja tekee sisään kutsun järjestelmän kautta, jolloin asiakkaan käyntinumero, vastaanottohuoneen numero ja opastusnuoli ilmestyvät info-näytöille. a) Kutsu näkyy sen odotustilan näytöillä, jossa asiakkaan tulisi olla, riippumatta siitä muistiko hän ilmoittautua oikeassa aulassa. Pääkäyttäjä määrittelee taustoissa mihin aulaan mikäkin info-näyttö kuuluu.

6 Liite 1 6(9) b) Vastaanottaja voi halutessaan laajentaa kutsun koko kerroksen näyttöihin. c) Vastaanottaja voi halutessaan laajentaa kutsun koko talon näyttöihin. Pohjaväri on eri kuin normaalissa kutsussa. Info-näytöllä nuolen tilalle (tai rullaavan tekstin paikalle) kerros, käytävä ja aula. Info-näyttö antaa äänimerkin sisäänkutsun yhteydessä. Info-näyttö voi myös kuuluttaa asiakkaan sisään esim. potilas 0240 huoneeseen 12, kiitos. OPTIO MYÖHEMMIN: Asiakas ohjataan siihen huoneeseen, miltä työasemalta kutsunappia painetaan, eli järjestelmä on tietoinen missä huoneessa mikäkin työasema sijaitsee ja huonekutsu tapahtuu sen perusteella. Tämä helpottaa työpäivän aikana tapahtuvia muutoksia, jolloin järjestelmä tietäisi aina missä vastaanottaja oikeasti on. OPTIO MYÖHEMMIN: Mikäli kutsu tapahtuu eri huoneesta, missä vastaanottaja taustatietojen perusteella on, pitää kutsun näkyä myös siinä aulassa, jossa asiakas on. Mikäli vastaanottaja ja asiakas ovat tällä perusteella eri kerroksissa, vaihtuu myös tässä tapauksessa kutsun pohjaväri. Info-näytöllä nuolen tilalle (tai rullaavan tekstin paikalle) kerros, käytävä ja aula. 3) Asiakas saapuu huoneeseen. 4) Mikäli asiakasta ei tavoiteta, voidaan tehty kutsu merkitä perutuksi kutsuksi. Peruttu kutsu näkyy eri merkinnällä, jotta asiakasta muistetaan kutsua myöhemmin uudestaan, mutta järjestelmä palaa muuten samaan tilaan kuin ennen kutsua. 5) (vaatimus poistettu) 5) Kulunohjaus ja seuranta 1) Vastaanottaja voi lähettää asiakkaan käymään uudella vastaanottajalla, varaamalla ajan Efficaan. Jos uusi vastaanottohuone on saman odotusaulan läheisyydessä, asiakkaan ei tarvitse ilmoittautua uudelleen, vaan edellinen vastaanottaja merkitsee asiakkaan järjestelmään paikalla olevaksi. Jos uusi vastaanottohuone on eri odotusaulassa, asiakas ilmoittautuu uudelleen ja järjestelmä hakee Efficaan tehdyn uuden ajanvarauksen tiedot. Järjestelmä opastaa asiakasta itsepalvelupäätteillä kuten aiemmin on kuvattu, jotta hän löytää oikeaan paikkaan. 3) Asiakas kutsutaan käyntinumerolla sisään, kuten aiemmin on kuvattu, myös vastaanottaja toimii kuten aiemmin kuvattu. 4) Uusi vastaanottaja ohjaa asiakkaan palaamaan lähettäneen työntekijän odotusaulaan ja merkitsee paikalla olevaksi tai pyytää asiakasta ilmoittautumaan uudestaan. 5) Lähettänyt työntekijä näkee, että asiakas on palannut odotusaulaan. 6) Lähettänyt työntekijä kutsuu asiakkaan sisään kuten aiemmin. Asiakkaan läsnäolotiedot ja järjestelmässä käytettävät lyhenteet (oltava pääkäyttäjän määriteltävissä): S = saapunut, eli asiakas on talossa I = ilmoittautunut, eli asiakas odottaa aulassa tai käytävällä A = vastaanotto alkaa, eli asiakas kutsuttu huoneeseen (vaihtuu kun painetaan kutsua) P = paikalla, eli asiakas on siirtynyt toiselta vastaanottajalta odottamaan aulaan tai käytävään

7 Liite 1 7(9) U = kutsu peruttu tai asiakasta ei tavoitettu, eli asiakas oli ilmoittautunut, mutta ei saapunut kutsusta tai ei ollut odotusaulassa L = vastaanotto on loppunut, eli asiakas poistunut E = ei saapunut, eli asiakas ei ole saapunut tai ilmoittautunut (milloin tila vaihtuu tai vaihtaako vastaanottaja?) OPTIO MYÖHEMMIN: Tilatietoja voidaan myöhemmin lisätä. 6) Esimiesnäkymä Esimies ei kirjaannu järjestelmään erikseen, vaan järjestelmä hyödyntää AD-tunnuksen oikeuksia. Esimies ylläpitää järjestelmässä reaaliaikaista tietoa vastaanottajista ja tiloista, eli tekee työhuonesuunnittelun. Työhuonesuunnittelu on aulaemännän, pääkäyttäjän ja esimiehen tulostettavissa päiväkohtaisesti, esim. seuraavalta päivältä. Mikäli vastaanottajan huone vaihtuu, täytyy esimiehen merkitä muutos välittömästi järjestelmään, muuten asiakasvirta ohjautuu väärään paikkaan. Tämä voidaan ennaltaehkäistä aiemmin mainitulla optiolla, jossa järjestelmä tunnistaa vastaanottajan tietokoneen ja osaa korjata sillä perusteella virheellisen huonetiedon. Mikäli siirretyllä resurssilla on talossa odottajia, pitää järjestelmän pystyä ilmoittamaan info-näytöillä heille uusi aulatieto. Esimiesnäkymässä täytyy näkyä, jos joku henkilö ottaa vastaan henkilöitä eri huoneessa, mitä järjestelmän mukaan pitäisi, jotta potilasvirtojen ohjautuvuutta voidaan seurata. Esimies näkee oman yksikkönsä (asiakkaan kannalta palvelu) ilmoittautuneet ja käyneet asiakkaat koko päivältä, sekä heidän läsnäolotilansa reaaliaikaisesti (ilman erillistä näytön päivitystä omasta toimesta). Esimies näkee asiakkaan kulkuprosessin, esim. millä automaatilla asiakas on päivän aikana ilmoittautunut, jotta potilasvirtojen sujuvuutta voidaan seurata. Sosiaali- ja terveystoimen asiakkaat eivät saa näkyä ristiin, eli se on vähimmäisvaatimus ajanvarauslistojen/asiakkaiden näkyvyyteen, mutta voi tulevaisuudessa poistua, eli pitää olla mahdollisuus kaikkien tietojen näkyvyyteen. Näytöllä näkyy järjestelmän aika (asiakkaat toimivat sen mukaan, koska näkyy myös info-näytöllä). Näytöllä näkyy onko kyseessä tapaturmakäynti. 7) Seuranta Järjestelmä kerää käyttölokia Järjestelmä antaa tilastot ilmoittautuneiden määrästä ja siitä ajasta, mikä heillä kuluu ennen kuin he pääsevät vastaanotolle sekä vastaanottotapahtumaan kuluneesta ajasta. Nämä lasketaan vastaanottotapahtumien eri vaiheista, eli tiedot tulee kerääntyä automaattisesti ilman erillistä tilastokirjausta. Jokaisen asiakaspäätteen käyttö lokitetaan, esim. automaatin yksilöivä tunnus, käyntinumero, asiakkaan henkilötunnus (-> tehtävä rekisteriseloste), aika sekunnin tarkkuudella ja toiminnot mitä on tehty. Jokaisen vastaanottajan toiminta lokitetaan, esim. suorituspaikka, vastaanottaja, asiakkaan käyntinumero, asiakkaan hetu (-> tehtävä rekisteriseloste), toiminnot mitä on tehty. Tiedot talletetaan relaatiotietokantaan, josta ne ovat luettavissa ETL-välineellä Oulun kaupungin DW-tietovarastoon. Mikäli järjestelmä ohjaa tai antaa herätteitä ulkoisille järjestelmille, esim. sähköoville, pitää myös näistä tapahtumista kertyä tapahtumalokia. Myös info-näytöille välitetty tieto pitää näkyä lokissa, jotta jälkikäteen voidaan tarkistaa mille näytöille tieto on välitetty.

8 Liite 1 8(9) 8) Infonäytöt Info-näytöt näyttävät itsepalvelujärjestelmästä saamansa kellonajan. Info-näyttöjen ruutujako on neljä ruutua Varsinainen info-osa Kaksi edellistä kutsua Juokseva tekstiosa Kutsun tullessa, tulee kutsu koko ruudulle ja kutsu näkyy ruudulla pääkäyttäjän taustoissa määrittelemän ajan. Mikäli useampi kutsu tulee samaan aikaan, näytetään kutsut peräkkäin. Ilmoittautumisjärjestelmä muistaa vähintään kaksi edellistä kutsua ja tämä tieto täytyy muistaa näyttökohtaisesti, koska eri näytöille menee eri kutsut ja joka näyttö näyttää jatkuvasti kaksi edellistä kutsua. Info-näyttöjärjestelmässä on oma kanava henkilökunnan tiedottamiselle ja oma kanava kuntalaisille. OPTIO MYÖHEMMIN: Info-järjestelmän kautta tv-kuvan välittäminen. 9) Yleistä Henkilökunnan käyttöliittymät toimivat selainpohjaisesti ja käytössä on korostusvärejä, esim. tilatietoihin. Kaikki järjestelmän näyttämät ohje- ja opastetekstit, niiden värit, fonttikoko, lihavointi ja kursivointi pitää olla pääkäyttäjän määriteltävissä, eli ei kovakoodattuna. Rakennuksilla voi olla käytössä kerroskohtaiset värikoodit, jotka pitää pystyä näyttämään tarvittaessa myös järjestelmän näytöillä. Asiakas voi nähdä kaikki saman päivän aikansa olevat ajat samalla kertaa, riippumatta siitä onko ajat sosiaali- vai terveydenhuoltoon. Näkyvyyden rajaus koskee vain henkilökuntaa (nykyisen lain mukaan). Henkilökunnan tulee pystyä määrittelemään järjestelmän antamat ilmoitukset esim. häiriöistä, omaan sähköpostiinsa tai pääkäyttäjän määrittelemänä tekstiviestinä käyttäjän puhelimeen. 10) Tulevaisuuden tarpeita Järjestelmää tulee pystyä kehittämään tulevaisuudessa, tulevia tarpeita varten. RFID-tulosteet tai muut asiakkaan paikannuskeinot Mobiilitekniikan hyödyntäminen, sekä kuntalaisten, että työntekijöiden kannalta. Käytettävyyttä pitää pystyä kehittämään, saadun palautteen perusteella

9 Liite 1 9(9) Yksikön ruuhkatiedon välittäminen esim. intranettiin tai internettiin, esim. päivystysjonon tilanne ja historiatietoon perustuva arvio keskimääräisestä jonotusajasta 11) Häiriötilanteet Verkkoyhteysongelma, häiriö järjestelmän palvelimella jne. Asiakaspäätteet tunnistavat yhteysongelmat ja reagoivat siihen automaattisesti, näyttämällä ilmoituksen, ettei ko. pääte ole käytössä. Lisäksi näytetään pääkäyttäjän määrittelemä ohjeteksti siitä miten tilanteessa toimitaan. Asiakaspääte tunnistaa myös muut ongelmat, esim. viivakoodin lukemisessa tai tulostuksessa. Pääkäyttäjä, sekä muu henkilökunta näkee käytöstä pois olevat laitteet tai muut häiriöt järjestelmässä omilla näytöillään, eli myös järjestelmä on tietoinen siitä onko asiakaspäätteet tai info-näytöt aktiivisia.