Hankkeen projektisihteerinä toimii ajalla Elisa Bruk, puh

Transkriptio

1 Tiedote (7) Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille Hanketyöntekijöille Kehittämisosion taloudesta vastaavat MAKSATUSHAKEMUKSEN TOIMITTAMINEN JA RAPORTOINTI 1. AIKATAULU JA PROJEKTISIHTEERIN YHTEYSTIEDOT Yhteisvoimin kotona hankkeen toteuttamisaika on Hankkeen viimeinen maksatushakemus ajalta liitteineen toimitetaan hallinnoijalle mennessä. Viimeiseen maksatushakemukseen on sisällytettävä kaikki kehittämisosion toteutuvat, valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset. Hankkeen projektisihteerinä toimii ajalla Elisa Bruk, puh Projektisihteeri Kirsi Harjula paikalla , (puh ) Hankkeen maksatusaikataulut: 1) maksatushakemus , lokakuu ) maksatushakemus , lokakuu ) maksatushakemus , lokakuu 2016 (Viimeinen maksatushakemus) 2. KOLMAS/VIIMEINEN MAKSATUSHAKEMUS Viimeisessä maksatushakemuksessa raportoidaan kehittämisosion kustannukset ajalta sekä mahdolliset 1. ja 2. maksatushakemuksessa raportoimatta jääneet valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset ajalta Maksatushakemukseen sisältyvät raportit, jotka on ilmoitettu tässä ohjeessa, toimitetaan mennessä sekä sähköpostilla että kirjepostilla hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille, projektisihteeri Elisa Brukille, Postitse lähetetään alkuperäiset ja allekirjoitetut lomakkeet ja raportit. Hallinnoijalle toimitettavat maksatushakemukseen sisältyvät raportit: selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten lomake ja kustannusliite (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus) Em. lomakkeen kustannusliitteen -liite ( pääkirjan avain )

2 Tiedote (7) tuloslaskelma ja pääkirja, joissa tulotilit näkyvissä (kirjanpidosta vastaavan allekirjoitus) henkilöstömenot lomake (kehittämisosion toiminnasta vastaavan allekirjoitus) tarvittaessa selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon ( e alviton) ylittävistä suorahankinnoista ja tarvittaessa selvitys kirjallisuushankinnoista. Selvityksestä tulee ilmetä kirjan nimi, kpl määrä, hankintahinta (alviton), käyttötarkoitus ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toimintaan. tarvittaessa selvitys talousarvion ylittämisestä/alittamisesta. Jos kustannukset eivät ole toteutuneet alkuperäisen hankesuunnitelman/talousarvion mukaisesti, toimitetaan kirjallinen selvitys kustannusten ylittymisen/alittumisen syistä Kustannukset voidaan hyväksyä vain, jos ne ovat todennettavissa kehittämisosion omasta kirjanpidosta. Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille koko hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75 %) osuuden. Valtionavustuksen maksun jälkeen Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaavalle kunnalle kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta). Mikäli myöhemmässä vaiheessa selviää, että Satakunnan tai Varsinais-Suomen kehittämisosioiden kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttavina kustannuksina, Satakunnan sairaanhoitopiiri perii toteuttajalta valtionavustusta ko. oikeudettoman osuuden osalta kokonaisuudessaan takaisin. Ko. valtionavustukseen oikeuttamaton osuus jää kehittämisosion omaksi kustannukseksi Maksatushakemuksen yhteydessä kehittämisosioiden väliraportointi toteutetaan Kehittämisosion seurantaraportti Webropol-kyselynä, joka palautetaan sähköisesti Webropolraportointiohjelman kautta. Jokainen kehittämisosio täyttää vain yhden seurantaraportin. Linkki seurantaraporttiin lähetetään sähköpostitse. Kehittämisosion seurantaraportti on tallennettu word-muodossa hankkeen kotisivuille, jotta raporttiin voi tutustua ennen varsinaista täyttämistä. Pyydämme teitä toimittamaan 3.10 mennessä alla ilmoitetut lomakkeet sekä huomioimaan ohjeet maksatushakemuksen toimittamisessa: a) Selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten lomake ja kustannusliite (liite 1) sekä kustannusliitteen liite pääkirjan avain (liite 2), jolla ilmoitetaan mihin kustannuslajiin kustannusliitteessä sisältyy pääkirjasta tili/kustannus. Kustannukset on laskutettava 100 %:sti ja arvonlisäverottomina. Laskutuksessa huomioidaan vain toteutuneet, kirjanpidossa näkyvät kustannukset aikavälillä ja mahdolliset 1. ja 2. maksatushakemuksessa laskuttamatta jääneet valtionavustuksen oikeuttavat kustannukset ajalta , jotka raportoidaan myös kustannusliitteessä. Jos raportoidaan kustannuksia ajalta , toimittakaa tältä ajalta myös kirjanpidosta tuloslaskelma ja ote pääkirjasta, johon on selkeästi merkitty, mitä kustannuksia on sisällytetty ajalta maksatushakemukseen.

3 Tiedote (7) Kustannusliitteessä raportoidaan kustannukset seuraavasti: kehittämisosion alkuperäinen talousarvio koko hankeajalta (lomakkeen vasemmanpuoleinen sarake) toteutuneet kustannukset koko hankeajalta (lomakkeen keskimmäinen sarake) toteutuneet kustannukset ajalta (lomakkeen oikeanpuoleinen sarake). Tähän sarakkeeseen sisällytetään myös mahdolliset raportoimatta jääneet kustannukset ajalta Kustannusten raportointia koskeva ohje on liitteenä 3. b) Pääkirjanotteet: Tuloslaskelma ja pääkirja hankkeen menoista Tuloslaskelmassa ja pääkirjassa tulee näkyä tulotilit, menotilit, raportointiajanjakso, päiväysmerkintä ja hankkeen kirjanpidosta vastaavan henkilön allekirjoitus. Pääkirjassa tulee olla selkeästi merkitty valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset, jotka eivät sisälly kehittämisosion raportoitaviin kustannuksiin. c) Maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavat muut raportit Henkilöstömenot lomake (liite 4) Henkilöstömenot lomakkeesta on selvittävä seuraavat tiedot: palkansaajan nimi, asema hankkeessa ajanjakso, jolta palkka on maksettu lyhyt kuvaus hankkeeseen tehtävästä työstä (Huom. pelkkä hanketyö ei riitä) hankkeeseen käytetyn työajan prosentuaalinen osuus henkilön kokonaistyöajasta maksetun palkan määrä (eriteltynä omiin sarakkeisiin palkka + sivukulut = yhteensä) euroina Huom. Asiantuntijapalkkioita ei raportoida henkilöstömenot lomakkeella vaan ostopalveluina! Tarvittaessa on toimitettava selvitys Hankintalain mukaisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista ja selvitys kirjallisuushankinnoista. Suorahankinnan selvityksestä tulee selvitä suorahankintojen oikeudelliset perusteet. Kirjallisuushankinnan selvityksestä tulee ilmetä kirjan nimi, hankittu kpl määrä, käyttötarkoitus, kokonaishankinta-arvo (ilman alv) ja selvitys miten kirjahankinta liittyy kehittämisosion toteutukseen ja toimintaan. Alkuperäiset allekirjoitetut versiot kaikista em. dokumenteista toimitetaan postitse osoitteella: Satakunnan sairaanhoitopiirin ky Projektisihteeri Elisa Bruk Tilaelementti, 2 krs Sairaalantie Pori

4 Tiedote (7) Kehittämisosion seurantaraportti (väliraportti) toteutetaan Webropol-kyselynä ja palautetaan sähköisesti. Kyselyyn tulee vastata mennessä. 3. OMARAHOITUSOSUUS Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa omarahoitusosuudet kehittämisosiota toteuttavilta kunnilta/kuntayhtymiltä mennessä. Satakunnan sairaanhoitopiirin laskuttamia omarahoitusosuuksia ei saa raportoida hankkeen toteutuneina kustannuksina hankkeen viimeisessä maksatushakemuksessa. Satakunnan alueen kehittämisosiot Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista (raportoitavista) kokonaiskustannuksista ajalta Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75 %) osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden (75 %) valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustuksen valtiolle). Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille organisaation nimi ja osoite, tilinumero ja viite/viitenumero tai muu tarkenne. Toimittakaa valtionavustuksen välittämistä varten em. tiedot mennessä projektisihteeri Elisa Brukille, Varsinais-Suomen alueen kehittämisosiot Kunnan/kuntayhtymän kehittämisosion omarahoitusosuus on 25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta Sosiaali- ja terveysministeriö maksaa hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille koko hankkeen toteuttamisesta toteutuneiden kustannusten mukaan valtionavustuksen (75 %) osuuden. Valtionavustuksen maksun saavuttua hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiiri välittää kehittämisosion toteutuksesta vastaaviin kuntiin kehittämisosion osuuden valtionavustuksesta tuloeränä (Tuet ja avustukset valtiolta). Yleisen osuuden omarahoitusosuuden laskentakaava: Kehittämisosion toteutuneet kustannukset/ kaikkien kehittämisosioiden kokonaiskustannukset = suhdeluku, jolla kerrotaan yleisen osuuden kustannusten omarahoitusosuus. Kunnan/kuntayhtymän tulee toimittaa valtionavustuksen välittämistä varten hallinnoijalle, Satakunnan sairaanhoitopiirille organisaation nimi ja osoite, tilinumero ja viite/viitenumero tai muu tarkenne.

5 Tiedote (7) Toimittakaa valtionavustuksen välittämistä varten em. tiedot mennessä projektisihteeri Elisa Brukille, 4. VALTIONAVUSTUSSELVITYS Hankkeen hallinnoijan (Satakunnan sairaanhoitopiiri) vastuulla on toimittaa Lounais- Suomen aluehallintovirastolle valtionavustusselvitys viimeistään kuuden kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä. Valtionavustusselvitys sisältää tiedot hankkeen etenemisestä, toteuttamisesta ja kustannuksista (hankkeen kustannukset ja avustuksen käyttö) eli selvitys koko hankkeen toteutuneisuudesta. Sosiaali- ja terveysministeriö tekee selvityksen perusteella valtionavustuspäätöksen, jossa ratkaistaan lopullisesti maksatushakemuksella toimitettujen valtionavustukseen oikeuttavien kustannusten hyväksyttävyys. Valtionavustusselvitykseen liitetään koko hankkeen (hankkeen hallinnoijan) ja kehittämisosioiden toiminnasta vastaavien kuntien tai kuntayhtymien tilintarkastajien lausunnot sekä kehittämisosioiden loppuraportit. Sosiaali- ja terveysministeriö esittää suosituksena (STM kirje pvm ), että osahankkeiden tilintarkastuslausunnossa koskien osahankkeen toteuttamista lausutaan ainakin seuraavaa: Toteutuneet arvonlisäverottomat kokonaiskustannukset ajalta x.x.xxxx x.x.xxxx olivat toteuttajan kirjanpidossa yhteensä xxxx,xx euroa ja valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset yhteensä xxxx,xx euroa. Meille esitetyn aineiston perusteella toteamme, että: - kuluerittelyssä mainitut menoerät on maksettu ja ne perustuvat hyväksyttäviin tositteisiin toteuttajan kirjanpidossa - maksatushakemus on laadittu STM:n päätösehtojen mukaisesti eikä haettavaan rahoitusosuuteen ole saatu rahoitusta muualta - kuluerittelyyn sisältyy ainoastaan menoeriä, jotka ovat valtionavustushankkeessa tukikelpoisia kustannuksia, hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia sekä hankkeelle kuuluvia - hankkeen tulot ja toteuttajan kustannusten muu rahoitus (osallistumismaksut ja muu rahoitus, julkinen ja yksityinen) on kirjattu toteuttajan kirjanpitoon ja on ilmoitettu maksatushakemuksessa Edellä esitetty tilintarkastuskertomuksen muoto on käyttökelpoinen vain siinä tapauksessa, että tilintarkastajan näkemyksen mukaan hakemusten mukaisiin kuluihin sisältyy vain avustukseen oikeuttavia kustannuksia ja kuluerittely on muutoinkin asianmukainen Kehittämisosioiden tulee toimittaa alkuperäinen tilintarkastajan lausunto mennessä Satakunnan sairaanhoitopiirille valtionavustusselvityksen tekemistä ja hallinnoijan tilintarkastusta varten. Tilintarkastuslausunnot toimitetaan projektisihteeri Elisa Brukille. Hallinnoijan tilintarkastus alkaa marraskuussa Hallinnoijalla on oltava tällöin käytettävissä kehittämisosioiden tilintarkastuslausunnot.

6 Tiedote (7) 5. HANKKEEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI Kehittämisosiota toteuttavan tahon (kunta, kuntayhtymä) vastuulla on mm. huolehtia kehittämisosiota koskevan asiakirja-aineiston säilyttämisestä rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään 10 vuoden ajan avustuksen viimeisen valtionavustuserän maksamispäivämäärästä. Kehittämisosiota koskevaa asiakirja-aineistoa ovat mm. - kehittämisosion kirjanpidon materiaali (pääkirjat ja tuloslaskelmat meno ja tulotilit näkyvissä) - kehittämisosion maksatushakemusaineisto sis. loppuraportti (Hallinnoijan ohjeet ja projektisihteerin diat kehittämispäivä ) - laskut, joita täydennetään tarvittaessa sisältömerkinnöillä ja liitteillä. (Ostolaskuista tulee ilmetä mitä on hankittu ja miten hankinta/meno liittyy hankkeen toimintaan). - tositteet, joita täydennetään tarvittaessa sisältömerkinnöillä ja liitteillä. - matkalaskut, joissa yksilöinti (matkustajan nimi, matkan aihe/tarkoitus ja kohde, sekä liitteinä kuitit ja ohjelmat) - hankinta-asiakirjat (hankintaan liittyvät s-postit (esim. markkinoiden kartoittamiseksi tai tarjouksen tarkentamiseksi), tarjouspyynnöt, tarjoukset, hankintapäätökset ja sopimukset) - kehittämisosion tukiryhmän kokousten asialistat ja muistiot liitteineen - kehittämisosiossa järjestettyjen koulutusten ohjelmat ja osallistujalistat (myös hanketyöntekijän omien koulutusten ohjelmat) - hanketyöntekijän työajanseurantalomake ja hankepäiväkirja (esimiehen allekirjoittamat) - hanke-, koulutus-, viestintä ja arviointisuunnitelmat sekä kehittämisosiossa laaditut muut raportit ja edellä mainittuihin liittyvät liitteet. Projektissa työskenteleviä henkilöitä on jo aiemmin ohjeistettu työaikaseurannan ja hankepäiväkirjan täyttämisestä hankkeelle tehtävästä työstä (Hallinnoijan ohje kohta 4). Hallinnoijalle toimitetaan lisäksi arkistoitavaksi kopiot seuraavista hankeasiakirjoista: - hankinta-asiakirjat (s-postit (markkinoiden kartoittamiseksi), tarjouspyynnöt, tarjoukset, hankintapäätökset) - kehittämisosiossa järjestettyjen koulutusten ohjelmat ja osallistujalistat - koulutusten ohjelmat, joihin hanketyöntekijä on osallistunut Muuta STM on ohjeistanut päivätyllä kirjeellä seuraavasti: Valtionavustuslain (688/2001) 29 mukaan velvollisuus palauttaa valtionavustus tai sen osa raukeaa, kun 10 vuotta on kulunut avustuksen viimeisen erän maksamisesta. Siten hankkeeseen voidaan tehdä avustuksen käyttöä koskeva tarkastus sosiaali- ja terveysministeriön tai valtiontalouden tarkastusviraston toimesta 10 vuoden kuluessa. Mikäli avustuksen käyttöä koskevaa aineistoa ei mahdollisessa, hankkeen päättymisen jälkeen tehtävässä tarkastuksessa löydy, voidaan valtionavustus joutua perimään takaisin selvittämättä jääneeltä osin, jos avustuksen käytöstä ei ole saatavissa muuta luotettavaa selvitystä.

7 Tiedote (7) LOPUKSI Hankehenkilöstö (ensisijaisesti projektisihteeri) vastaa mielellään maksatusta koskeviin kysymyksiin. Projektipäällikkö Minna Nevalainen p Projektisihteeri Elisa Bruk Sairaalantie Pori p elisa.bruk@satshp.fi Ystävällisin yhteistyöterveisin, Minna Nevalainen Projektipäällikkö Eliisa Bruk ja Kirsi Harjula Projektisihteeri LIITTEET Liite 1 selvitys Kaste-ohjelmaa toteuttavan kehittämishankkeen valtionavustuksen maksatusta varten lomake ja kustannusliite Liite 2 Em. lomakkeen kustannusliitteen liite ( pääkirjan avain ) Liite 3 Kustannusten raportointiohje (päivitetty ) Liite 4 Henkilöstömenot lomake (päivitetty )