ihmisiin kohdistuvien vaikutusten arvioinnin toteutus voidaan jäsentää seitsemään vaiheeseen:

Transkriptio

1 IVA Ihmisiin Kohdistuvien Vaikutusten Arviointi ihmisiin kohdistuvien vaikutusten arvioinnin toteutus voidaan jäsentää seitsemään vaiheeseen: 1. Tarpeellisuus 2. Tiedonhaku 7. Seuranta 3. Vaikutusten tunnistaminen 6. Raportointi 5. Vaihtoehtojen Vaikutusten arviointi 4. Vaihtoehtojen muodostaminen 1 Tarpeellisuus o Tarvitaanko arviointia esim. haastattelut (asiantuntijat ja osalliset)

2 2 Tiedonhaku Tietoa kerätään koko arviointiprosessin ajan, mutta tiedonkeruu painottuu yleensä arvioinnin alkuun. Arvioinnin alussa voidaan kerätä tietoa vastaamalla esim. seuraavanlaisiin kysymyksiin: - Millaisia vaikutuksia päätös tai suunnitelma tuottaa - Millaisia vaihtoehtoisia ratkaisuja on olemassa - Millaisia vaikutuksia eri vaihtoehdot tuottavat Tiedonhankintamenetelmät Tiedonkeruussa ei ole tarpeellista kerätä kaikkea mahdollista tietoa mitä tutkittavasta kohteesta voidaan kerätä, vaan pyrkiä minimoimaan tiedon määrää; kerätä vain tarvittava määrä tietoa. Alussa kannattaa tutustua jo olemassa olevaan tietoon (sekundääriaineistoon) ja sen pohjalta miettiä tarvitaanko lisäselvityksiä ja millä menetelmillä tietoa parhaiten saadaan. Olemassa oleva tieto voi olla esim.: - aikaisemmin toteutetut tutkimukset - olemassa olevat asiakirjat (muistiot, suunnitelmat jne.) Tiedonkeruumenetelmät voidaan jakaa määrällisiin (kvantitatiivisiin) ja laadullisiin (kvalitatiivisiin) menetelmiin. Määrällisillä menetelmillä voidaan pyrkiä vastaamaan kysymyksiin kuten: - kuinka paljon - kuinka usein - kuinka vahvasti Laadullisilla menetelmillä voidaan hakea vastauksia kysymyksiin kuten: mitä, miksi ja miten Laadulliset tutkimusmenetelmät tuottavat hyvin tietoa myös asenteista ja mielipiteistä. Laaja ja suppea tiedonhakuprosessi / arviointi Arviointi voi olla suunnitelman laajuudesta tai resursseista riippuen joko laaja tai suppea. Lyhyt tiedonkeruu voidaan tehdä esimerkiksi: 1. Tiedonkeruu dokumentaation avulla - muistiot, aiempien suunnitelmien dokumentaatiot yms. 2. Dokumentaation täydentäminen - teemahaastattelut tiedon lisäämiseksi tai syventämiseksi (osallistujat, asiantuntijat) 3. Laajemmat haastattelut (jos tarpeen) - lomakekyselyt, haastattelut

3 3 Vaikutusten tunnistaminen Työympäristön ja työmenetelmien muuttuminen saattaa vaikuttaa ihmisiin jo ennen suunnitelman tai päätöksen toteuttamista. Vaikutusten tunnistamisessa pyritään tuomaan esille tulevan päätöksen tai suunnitelman hyötyjen ja haittojen suhde. Vaikutusten arvioinnissa voidaan tunnistaa esim. ryhmä- tai yksilökeskusteluiden avulla. Myös pienimuotoisemmat kahvi-keskustelut voivat antaa tietoa asioista, kunhan vaikutusten arviointi on kaikille asianomaisille ajatuksena tuttu. Vaikutusten tunnistamisessa voidaan käyttää apuna taulukointia: Päätöksen vaikutus Ryhmä 1 (iäkkäät) Ryhmä 2 (nuoret) Ryhmä 3 (sijaiset) Työyhteisöön (esim. motivaatio, asenteet) Uuden opettelu aiheuttaa stressiä Uuden opettelu tuo mielenkiintoa työhön Uuden opiskelulle ei riittävästi aikaa Palveluihin Yhteistyöhön Osaamiseen Nopeuttaa asiakaspalvelua (tieto nopeasti saatavilla ja ajan tasalla) Yhteistyö huononee - muut eivät ymmärrä toisten olevan hitaampia Tarvitaan paljon koulutusta - henkilökohtaista koulutusta Nopeuttaa asiakaspalvelua (tieto nopeasti saatavilla ja ajan tasalla) Yhteistyö muiden ryhmien kanssa paranee Tarvitaan vähän koulutusta ja ohjeistusta Nopeuttaa asiakaspalvelua (tieto nopeasti saatavilla ja ajan tasalla) Yhteistyö paranee - tieto muiden toiminnasta helposti saatavilla Tarvitaan koulutusta, riittääkö sijaisten koulutukseen aikaa / resursseja Taulukko täytetään miettimällä kuinka vaikutukset tulevat kohdistumaan eri toimijoihin (ikärakenne, sukupuoli, osaamistaso, työtehtävät, vaikutukset jne.). Taulukkoa voidaan täyttää yhdessä asianosaisten kanssa tai siihen voidaan koota yhteenveto kerätystä tiedosta. Arviointiin tulee valita vain pieni määrä vaikutuksia, joita tarkastellaan tarkemmin. Tunnistettujen vaikutusten listasta voidaan ottaa arviointiin selvästi merkittävimmät vaikutukset. Tärkeää on huomioida pitkäaikaiset merkittävät vaikutukset. Merkittävyyden rajaamisessa voidaan käyttää apuna taulukointia: Merkittävyyden rajaaminen Vaikutus A Vaikutus B Vaikutus C Ryhmä 1 pitää merkittävänä Ryhmä 2 pitää merkittävänä Ryhmä 3 pitää merkittävänä Vaikutusten merkittävyyttä ei välttämättä aina voida määrittää ryhmien lukumäärän perusteella, vaan arviointiin saatetaan tarvita myös asiantuntijoiden arviointia. Eri ryhmien merkittäviksi määrittelemät vaikutukset saattavat myös paljastaa pelkoja sekä ennakkoluuloja tulevaa päätöstä kohtaan, jotka on hyvä huomioida tulevassa osallistumisen suunnittelussa.

4 Merkittävyyttä voidaan myös tarkastella kielteisten ja myönteisten vaikutusten kannalta: Järjestelmä Kielteinen vaikutus ja sen lieventämiskeinot Myönteinen vaikutus ja sen vahvistamiskeinot Tuotannonohjausjärjestelmä Vaikea käyttää - aika opiskelulle - koulutusta (opas) - yhteisten käytäntöjen luonti Toisilla enemmän aikaa perehtyä uuteen ratkaisuun - eripuraa henkilöstöryhmissä Työprosessit selkiytyvät - tarvittava tieto nopeasti saatavilla (reaaliaikaista) 4 Vaihtoehtojen muodostaminen Arvioinnissa tulisi olla vaihtoehtoisia ratkaisumalleja, joita voidaan muodostaa kuvaamalla tulevaisuutta. Vaihtoehtoja voidaan muodostaa esimerkiksi hyödyntämällä muiden vastaavien suunnitelmien tai päätösten tietoja (esimerkiksi jossain muualla organisaatiossa toteutettujen päätösten hyödyntäminen). Eri vaihtoehtojen käsittely selventää eri osapuolten tavoitteita ja antaa suuntaa miten tavoitteisiin päästään. Arvioitavat vaihtoehdot voidaan muodostaa siten, että kukin vaihtoehto toteuttaa yhtä näkökulmaa tai tietyn ihmisryhmän vaatimuksia. Yhtenä vaihtoehtona voidaan myös kuvata ns. nollavaihtoehto, jossa asiat pysyisivät ennallaan. Tulevien muutosten tarpeellisuutta voidaan perustella nykytilan jatkumisen huonoilla seurauksilla, tai sillä että vaihtoehdoista jokin on selkeästi parempi kuin nykytila. Esimerkki vaihtoehtojen kuvaamisesta: Vaihtoehdot Vaihtoehto A Vaihtoehto B Vaihtoehto C Näkemykset Ylläpitoprosessit Työprosessit Uusi järjestelmä ulkoistettu ylläpito Poistuvat lähes kokonaan: vain seuranta Työmenetelmät muuttuvat, tarvitaan aikaa kouluttautumiseen ja uuden opiskeluun Uusi järjestelmä oma ylläpito IT-osaston kuormitus vähenee Työmenetelmät muuttuvat, tarvitaan aikaa kouluttautumiseen ja uuden opiskeluun Pysytään nykyjärjestelmässä Järjestelmän ylläpito kuormittaa ITosastoa Tutut työmenetelmät Palveluprosessit Sisäiset prosessit Kustannukset Tukipalvelut hankaloituu Uudet www-pohjaiset palvelut parantavat asiakaspalvelua ja vähentävät työkuormitusta Yhteistyö osastojen välillä helpottu ja lisääntyy Henkilöstön koulutus 5000 e Vuosittainen ylläpito Tutut tukipalvelut Uudet www-pohjaiset palvelut parantavat asiakaspalvelua ja vähentävät työkuormitusta Yhteistyö osastojen välillä helpottuu ja lisääntyy IT-hankinnat Henkilöstön koulutus 5000 Palveluprosessien (ulkoisten ja sisäisten) kehittäminen vaikeaa Yhteistyö ennallaan: Tiedonkulku osastojen välillä heikkoa Uutta henkilöstöä palkattava ylläpitoon / vuosi

5 5 Vaihtoehtojen vaikutusten arviointi Vaihtoehtojen vaikutusten arviointi voidaan tehdä yhteisarviointina, ryhmäarviointina tai asiantuntija-arviointina. Tärkeä osa arviointia on osallistuminen, jolla voidaan varmistaa kaikkien osallisten eri näkökulmien esiin tulo. Osallistujien tunnistamat merkittävät vaikutukset ja tavoitteet esitetään perusteluineen ja arvioinnissa on hyvä ottaa kantaa myös vaihtoehtoisiin vaikutuksiin sekä epävarmuuksiin joita mahdollisesti tulee esiin johtuen arvioijien erilaisista näkemyksistä ja lähtötiedoista. On tärkeää tuoda esiin eri näkökulmat ja pohtia syitä erilaisiin näkökulmiin. Tavoitteiden esittäminen antaa myös mahdollisuuden keskustella siitä, onko tavoitteena esimerkiksi nykytilan säilyttäminen, parantaminen vai huonontumisen estäminen/hidastaminen. Tavoitteiden toteutumisen lisäksi tulee myös kirjata mahdolliset ei-toivotut vaikutukset, jottei päätöksestä aiheutuvat haitat olisi hyötyjä suurempia. Vertailussa tulee lähteä siitä olettamuksesta, ettei ole yhtä oikeaa ja parasta vaihtoehtoja, vaan eri vaihtoehdoilla on omat hyvät ja huonot puolensa. Eri vaihtoehtojen paremmuus tai huonommuus voi riippua paljon olemassa olevista näkökulmista ja olettamuksista. Vaikutusten arvioinnissa voidaan myös pohtia kuinka kielteisiä vaikutuksia voitaisiin vähentää ja myönteisiä vaikutuksia vahvistaa. Vaihtoehtojen vaikutusten arvioinnissa voidaan huomioida sekä laadulliset että kustannusvaikutukset. Mitattavat (numeraaliset) ja mittaamattomat asiat tulisi kuitenkin käsitellä täysin toisistaan erossa. Vaihtoehtojen arviointia voidaan toteuttaa taulukoinnilla: Vaihtoehto A Vaihtoehto B Vaihtoehto C Vaikutus 1 Vaikutus 2 Vaikutus 3

6 Raportointi Vaikka varsinainen raportointi tehdään yleensä vasta vaikutusten arviointiprosessin lopussa, raportointia tapahtuu koko arviointiprosessin aikana tiedottamisen sekä tiedon jakamisen myötä (eri osapuolille raportointia ja tiedon jakamista). Kaikkien osapuolten tulee osallistua arviointiin, tasapuolisesti, jolloin kaikki eriävät näkökulmat saadaan esiin. Raportoinnin kohderyhmä (kenelle raportoidaan) tulisi myös miettiä tarkkaan, jotta arvioinnin sisältö ja käsitteistö saataisiin riittävän selkeäksi ja ymmärrettäväksi. Raportointivaiheessa ei tarvitse löytää sitä yhtä ja ainoaa oikeaa vastausta, vaan voidaan määritellä vaihtoehdot paremmuusjärjestykseen. Voidaan myös tehdä vertailuja eri vaihtoehtoista kuvaamalla vaihtoehtojen etuja ja haittoja, ja niiden kautta päätellä eri vaihtoehtojen hyödyt. Vaihtoehto A: Edut - Osastojen välinen yhteistyö tiivistyy uusien toimintamallien mukaisesti - työkuormitus pienenee järjestelmän käyttöönoton jälkeen jää enemmän aikaa suunnittelutyöhön / ei jää enää niin paljon rästiin tekemättömiä töitä Haitat - Korkeat hankinta- ja ylläpitokustannukset Vaihtoehto A on paras, jos pidetään tärkeänä o yhteistyön kehittämistä o työssä jaksamista Vaihtoehto B on paras, jos pidetään tärkeänä: o kustannussäästöjä Vaihtoehto C on paras, jos pidetään tärkeänä: o yhteistyön kehittämistä o järjestelmien integroitavuutta

7 7. Seuranta Seurannassa kerätään tietoa suunnitelman tai päätöksen ennalta arvioitujen vaikutusten toteutumista sekä myös ennakoimattomien vaikutusten toteutumista. Seurannan avulla saadaan selville olivatko vaikutukset sellaisia kuin arvioinnissa on oletettu ja onko onnistuttu lieventämään haitallisia vaikutuksia. Seuranta on myös mahdollisuus aloittaa uusi tietonkeruuprosessi. Seurantaa varten voidaan laatia seurantasuunnitelma, jossa voidaan määritellä esim. - seurannan kohde (mitä seurataan) - seuranta-aika (kuinka usein seurataan) - kuka vastaa seurannasta (kuka toteuttaa, kuka valvoo) Seurannan kohde Kertaluonteinen seuranta Jatkuva seuranta Asiakaspalvelun laatu haastattelut kyselyt Työprosessien parantuminen teemahaastattelu, ryhmätapaaminen palautekyselyt, havainnointi

8 LÄHTEET: Ihmisiin kohdistuvien vaikutusten arviointi käsikirja. Helsinki Tapani Kauppinen, Vilja Tähtinen. Innovoi Vaikuta Arvioi. Jyväskylä Leena Liimatainen, Katri Ryttyläinen (toim.) IVA-Käsikirja ( Teknologian vaikutusten arviointi vanhuspalveluiden työpaikoilla. Käsikirja. Helsinki Melkas, H., Raappana, A., Rauma, M. & Toikkanen, T.