Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri

Transkriptio

1 Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmä Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Versio 1.0 Viitearkkitehtuuri Helsinki 2014 ISBN

2 Sisältö 1 Johdanto Taustaa Henkilöstöhallinto Viitearkkitehtuuriprojekti Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat Viitearkkitehtuurin muutosten hallinta Viitearkkitehtuurin hyödyt ja soveltaminen Viitearkkitehtuuriin liittyvät kuvaukset, sidosryhmät ja muu ohjeisto Kuntasektorin henkilöstöhallintoa koskeva lainsäädäntö Arkkitehtuurin yleiskuvaus Henkilöstöhallinnon arkkitehtuurikuvaus Prosessikuvausten värien lukuohje Toiminta-arkkitehtuuri Henkilöstöhallinnon sidosryhmät Henkilöstöhallinnon prosessikartta Henkilöstöhallinnon prosessi-integraatiomalli Henkilöstöhallinnon roolit Organisaatiotietojen hallinta Henkilön perustietojen hallinta Henkilöstösuunnittelu Rekrytointi Palvelussuhteen hallinta Työajanhallinta Osaamisen hallinta Palkkaus ja palkitseminen Palkanlaskenta Matkahallinta Työhyvinvoinnin hallinta Tietoarkkitehtuuri Henkilöstöhallinnon käsitemalli Organisaatiotiedot Henkilöstösuunnittelu Rekrytointi Työntekijä Palvelussuhde Työaika Osaamisen hallinta

3 8.3.9 Palkkaus ja palkitseminen Palkka Työmatka Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Loogiset tietojärjestelmäpalvelut Tietovirrat Henkilöstöhallinnon ja ulkoisten järjestelmien rajapinnat Liitteet Viitteet

4 1 Johdanto Viitearkkitehtuurin määritelmä JHS 179 suosituksen mukaan: Viitearkkitehtuuri on rajatun arkkitehtuurikokonaisuuden abstrakti toimittaja- ja toteutusneutraali rakenne. Se on esitys arkkitehtuurikokonaisuuden loogisista osista ja niiden välisistä suhteista. Viitearkkitehtuurilla ohjataan arkkitehtuurisuunnittelua halutunlaiseen toteutusrakenteeseen. Viitearkkitehtuuri voi olla organisaation sisäinen, toimialaan liittyvä tai yleinen looginen rakennemalli. Tämä viitearkkitehtuuri on tarkoitettu käytettäväksi ohjeena kunnan henkilöstöhallinnon toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisessä. Sen tavoitteena on henkilöstöhallinnon prosessien ja käsitteiden yhdenmukaisuus ja toteutusratkaisujen yhteentoimivuus. Viitearkkitehtuurissa on kuvattu, miten henkilöstöhallinnon yleistetyt toimintaprosessit, sidosryhmät, roolit, päätiedot ja tietojärjestelmäpalvelut toimivat kokonaisuutena. Viitearkkitehtuuri on toimittajaneutraali ja tuoteriippumaton yleistasoinen kuvaus henkilöstöhallinnon tavoitetilasta. Henkilöstöhallinnon toiminnan kehittäminen, tietojen hallinta ja tietojärjestelmät tulee toteuttaa viitearkkitehtuurin antamien puitteiden sisällä. Viitearkkitehtuuri ei ole kunnan henkilöstöhallinnon arkkitehtuurikuvaus, vaan sitä käytetään pohjana ratkaisuarkkitehtuurin kuvauksille ja toteutukselle. Viitearkkitehtuurin ensisijainen kohderyhmä on henkilöstöhallinnosta vastaavat avainhenkilöt, toiminnan ja toimintaprosessien kehittäjät, tietohallinnosta ja tietoteknisistä ratkaisuista vastaavat henkilöt, kokonaisarkkitehtuurista vastaavat asiantuntijat sekä IT-projektien suunnittelijat ja tekniset asiantuntijat. Viitearkkitehtuurin kohderyhmään kuuluvat myös henkilöstöhallinnon asiantuntijapalveluita ja tietojärjestelmiä tarjoavat palveluntuottajat. 3

5 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri 2 Taustaa 2.1 Henkilöstöhallinto Henkilöstöjohtamiseen katsotaan kuuluvan henkilöstövoimavarojen johtaminen, työelämäsuhteiden hoitaminen ja johtajuus. Henkilöstövoimavarojen johtaminen on tehtäväkokonaisuus, jossa huolehditaan henkilöstön riittävyydestä, osaamisesta ja hyvinvoinnista. Tässä viitearkkitehtuurissa tästä kokonaisuudesta käytetään nimitystä henkilöstöhallinto. 2.2 Viitearkkitehtuuriprojekti Henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri on yksi Kuntasektorin yhteinen kokonaisarkkitehtuuri hankkeen viitearkkitehtuureista. Tämän dokumentin tuottaneen projektin lähtökohtana on Kuntaliiton, JulkICT:n (aikaisemmin KuntaIT) ja kuntien arkkitehtuuriryhmän kesäkuussa 2011 pitämä Kurttu-seminaari ja sen työryhmien tuotokset sekä maaliskuussa 2012 pidetty Kurttu-seminaari ja sen työpajojen tuotokset. Kurttu-seminaareissa tunnistetut kuntasektorin yhteiset viitearkkitehtuurit on kuvattu seuraavaan kuvaan. Kuva 1. Kuntasektorin yhteisestä kokonaisarkkitehtuurista tässä kuvattava kokonaisuus: Henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Talous- ja henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuurit on laadittu projektityönä yhteistyössä Kuntaliiton, Valtiovarainministeriön ja kuntien kanssa. Projektin omistaja on Kuntaliitto, rahoittaja Valtiovarainministeriö ja projektiryhmän jäseninä 16 talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijaa eri kunnista ja kuntatoimijoista. Projektissa laaditut taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuurit julkaistaan erillisinä arkkitehtuureina. 4

6 Henkilöstöhallinnon asiantuntijaryhmä on kokoontunut 13 kertaa määrittelemään arkkitehtuuria, ja työskentelyyn osallistui lisäksi useita kuntien asiantuntijoita projektiryhmän ulkopuolelta. Kuva 2. Talous- ja henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuriprojektin organisaatio Viitearkkitehtuurin kuvaus on osa kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityötä ja sitä hallinnoidaan ja ylläpidetään Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin prosessien mukaisesti. Kuvauksen vastuullinen omistaja ja hallinnoija on Kuntaliitto. 5

7 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri 3 Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Organisaatiolla on strategiset tavoitteensa, joiden saavuttamiseksi suunnitellaan toiminnot ja prosessit. Toiminnoissa tarvitaan ja käsitellään tietoja, jotka on jäsennettävä käyttökelpoisiin loogisiin kokonaisuuksiin. Toimintaprosesseja ja tiedon hallintaa tukemaan tarvitaan tietojärjestelmäpalveluita. Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat ovat toiminta, tiedot, tietojärjestelmät ja teknologia. Jokaiseen näistä näkökulmista sisältyy tietoturva- ja integraatioratkaisuja. (Lähde: VM, JulkICT-toiminto: Kokonaisarkkitehtuuri-esite) Kuva 3. Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat Henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuurissa pääpaino on tietojen ja toiminnan näkökulmissa. Tietojärjestelmänäkökulma kuvataan vain ylätasolla. Huomioitavat kokonaisarkkitehtuurinäkökulmat ovat: Toiminnan näkökulma Kuvataan henkilöstöhallinnon toimintamallit prosessikuvauksina. Kuvataan prosessien väliset riippuvuudet prosessi-integraatiomallina. Tietojen näkökulma Kuvataan henkilöstöhallinnon pääprosesseihin liittyvät käsitteet ja käsitteiden väliset suhteet sekä kohdealueen sanasto, joka on erillisessä liitteessä. Tietojärjestelmänäkökulma Kuvataan henkilöstöhallintoon liittyvät tietojärjestelmäpalvelut ja tärkeimmät liittymät ja rajapinnat niiden välillä. Teknologianäkökulma Tässä viitearkkitehtuurissa ei kuvata henkilöstöhallinnon teknologioita. 6

8 4 Viitearkkitehtuurin muutosten hallinta Viitearkkitehtuurin hyväksymisen jälkeen arkkitehtuuriin tulevat muutokset ja lisäykset tai tarkennukset hallitaan Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti. Päivitykset viedään viitearkkitehtuuriin hallintamallissa kuvatun muutoshallintaprosessin käsittely- ja päätösvaiheiden ja aikataulun mukaan. Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on julkaistu Kuntaliiton verkkosivuilla ja Yhteentoimivuus-portaalissa. 5 Viitearkkitehtuurin hyödyt ja soveltaminen Viitearkkitehtuurista saadaan tavoiteltua hyötyä, kun toimintaa tai järjestelmiä kehitetään arkkitehtuurin mukaisesti. Käytännössä kehittäminen tarkoittaa yhtenäisiä toimintatapoja ja toiminnan muutosta yhtenäistä käsitteistöä ja tietoja sekä tietojen yhteiskäyttöä ja yhteistä viitekehystä ja mallia kehittämistyöhön. Viitearkkitehtuuria kannattaa käyttää esimerkiksi kuntien yhdistymiseen liittyvässä uudistamistyössä ohjeena. Toiminnan ja prosessien kehittäminen tehdään suunnittelemalla toimintaprosessit ja niiden rajapinnat sekä toiminnan muutokset viitearkkitehtuurin mukaisesti. Käytettävät käsitteet ja tiedot yhtenäistetään viitearkkitehtuurin mukaan. Toimintojen ja roolien tarkennukset ja muut tarvittavat kohdekohtaiset muutokset tehdään viitearkkitehtuurin puitteissa. Tuloksena saadaan yhtenäiset toimintatavat, toiminnan muutokset, käsitteistö ja tiedot sekä niiden yhteiskäyttö. Tietojärjestelmiä kehitettäessä ratkaisuarkkitehtuurit suunnitellaan ja toteutetaan viitearkkitehtuurin antamissa puitteissa hyödyntäjän omien tarpeiden mukaisesti. Samoin tehdään hyödyntäjän omaan ympäristöön sopivat tuote-, teknologia- ja toimittajavalinnat. Tuloksena ovat yhteentoimivat järjestelmät. Toiminnan, tietojen ja järjestelmien muutoksen avulla henkilöstöhallinnolle saavutettavia hyötyjä voidaan tarkastella kuntalaisen, kunnan työntekijän, kunnan, seudun tai kansallisesta näkökulmasta. 7

9 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Kuntalaisen näkökulmasta Palvelu asiakkaille paranee hallinnon työn tehostuessa Työntekijän näkökulmasta Yhtenäinen toimintatapa ja toiminnan muutos parantaa työn tuottavuutta ja mielekkyyttä Tietojen yhtenäistäminen ja yhteiskäyttö vähentävät päällekkäisen tiedon hallintaa Yksittäisen kunnan tai palveluntuottajan näkökulmasta Toiminnan kehittäminen tehostuu yhteisen mallin avulla Valmiin viitekehyksen hyödyntäminen nopeuttaa ja tehostaa palvelujen kehittämistä ja toteuttamista Käsitteistö yhtenäistyy ja tehokas tiedolla johtaminen kunnassa helpottuu Seudun tai kuntayhtymän näkökulmasta Kuntien välinen yhteistyö helpottuu prosessien ja tietojen yhtenäistyessä Seudullinen raportointi helpottuu Yhteisten järjestelmien kehitys ja käyttöönotto helpottuu Kansallisesta näkökulmasta Kuntien välinen vertailu mahdollistuu, tilastointi ja raportointi tulee luotettavammaksi Toimintamallien yhtenäistymisen myötä kuntakentän yhteistyö ja työvoiman liikkuvuus helpottuu Yhtenäisemmät paikalliset ja alueelliset ratkaisut helpottavat kansallisten palveluiden kehittämistä Kuva 4. Projektin tavoitteet ja viitearkkitehtuurin hyödyt 8

10 6 Viitearkkitehtuuriin liittyvät kuvaukset, sidosryhmät ja muu ohjeisto Tämän viitearkkitehtuurityön pohjalla ovat seuraavat sidosarkkitehtuurikuvaukset, sidosryhmät ja sidosprojektit, jotka liittyvät kohdealueeseen: Ohje/sidosryhmä/projekti Linkki Miten huomioidaan Kuntasektorin master datan hallinnan viitearkkitehtuuri i/view/asset/asset.singleview.xhtml?id=60202 Master datan hallinnan vaatimukset henkilöstöhallinnolle huomioidaan. Kuntasektorin käyttövaltuushallinnan viitearkkitehtuuri Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuurin luonnosversiot Kuntien henkilöstöhallinnon kehittämistyö Kuntatieto-ohjelma JHS 179 ja sen liitteet JHS 152 ja sen liitteet TotIT-hanke JHS-hanke: Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien eams-malli i/view/asset/asset.singleview.xhtml?id= atieto ndations/179 arkkitehtuurimenetelmän ndations/152 lkisen-hallinnon-yhteineneams Käyttövaltuushallinnan vaatimukset henkilöstöhallinnolle huomioidaan. Asianhallinnan vaatimukset henkilöstöhallinnolle huomioidaan. Kunnissa tehdyn kehittämistyön tuloksia hyödynnetään. Kuntatieto-ohjelman asettamat tavoitteet huomioidaan ja tuotoksia hyödynnetään. Yhdenmukaisuus kokonais- kanssa. Yhdenmukaisuus prosessien kuvaamisen suosituksen kanssa. Kuntasektorin henkilöstöhallinnon sanastoa hyödynnetään. Huomioidaan suosituksen asettamat vaatimukset. JHS-hanke: Kuntien tililuet- Huomioidaan suosituksen 9

11 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri telo Kansallinen tulorekisteri hanke, kansallinen palveluväylä Taloushallinnon viitearkkitehtuuri suositukset.fi/web/guest/projects/kunti en-tililuettelo asettamat vaatimukset. Viitearkkitehtuurin jatkokehityksessä huomioidaan tulorekisterin ja palveluväylän vaikutukset. Huomioidaan ja varmistetaan henkilöstö- ja taloushallinnon riippuvuudet. 6.1 Kuntasektorin henkilöstöhallintoa koskeva lainsäädäntö Seuraavat lait ohjaavat kuntien henkilöstöhallinnon toimintaa ja viitearkkitehtuuria laadittaessa nämä lait on otettu huomioon. Laki Kuntalaki (365/1995) Kunnallinen virkaehtosopimuslaki (669/1970) Laki kunnallisista työehtosopimuksista (670/1970) Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003) Työsopimuslaki (55/2001) Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa (449/2007) Kunnallinen eläkelaki (549/2003) Työaikalaki (605/1996) Henkilötietolaki (523/1999) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) Laki naisten ja miesten välisestä tasaarvosta (609/1986) Tapaturmavakuutuslaki (608/1948) Linkki / selite

12 Työturvallisuuslaki (738/2002) Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006) Sairausvakuutuslaki (1224/2004) Työterveyshuoltolaki (1383/2001) Vuosilomalaki (162/2005) Laki työtuomioistuimesta (646/1974) Laki työriitojen sovittelusta (420/1962) Laki nuorista työntekijöistä (998/1993) Laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä (1136/2013) Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) Kuntarakennelaki (1698/2009) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (Valmistelu menossa) #L6P29 11

13 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri 7 Arkkitehtuurin yleiskuvaus Henkilöstöhallinnon kyvykkyys muodostuu toimintaprosesseista, tiedoista ja tietojärjestelmäpalveluista. Viitearkkitehtuuri kuvaa henkilöstöhallinnon prosessit ja niiden keskinäiset riippuvuudet, sekä riippuvuudet muihin kunnan prosesseihin. Riippuvuudet on kuvattu prosessien välisinä tietovirtoina. Prosessien tuottamat tiedot eli tuotokset ovat siis toisten prosessien syötteitä. Nämä prosesseissa käsitellyt päätiedot ja niiden väliset suhteet on kuvattu ylätasolla käsitemalleissa. Keskeisimpien käsitteiden ja tietojen määritelmät on koottu yhteiseen henkilöstöhallinnon sanastoon. Kunkin prosessin tueksi tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut on tunnistettu ja niiden väliset tiedonsiirtotarpeet on määritelty liittyminä ja rajapintoina. Seuraavassa kuvassa on tiivistettynä tämän viitearkkitehtuurin rakenne: kuvaukset 1) henkilöstöhallinnon prosesseista, tiedoista ja järjestelmäpalveluista, 2) näiden keskinäisistä suhteista ja 3) liittymisestä muualle kuntaan ja ulkoisiin toimijoihin. Kuva 5. Talous- ja henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuurien rakenne 12

14 8 Henkilöstöhallinnon arkkitehtuurikuvaus 8.1 Prosessikuvausten värien lukuohje Prosessikuvauksissa henkilöiden ja muiden toimijoiden toiminta on kuvattu keltaisella pohjalla, ja tietojärjestelmät sinisellä pohjalla. Esimerkki: 13

15 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri 8.2 Toiminta-arkkitehtuuri Henkilöstöhallinnon sidosryhmät Henkilöstöhallintoon liittyy useita sidosryhmiä tietojen tarvitsijoina, tietojen tuottajina ja palveluiden tuottamisen osapuolina. Sidosryhmät voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin: kunnan henkilöstöryhmät, palveluntuottajat, valtionhallinto, työmarkkinatoimijat, eläke- ja vakuutustoimijat ja muut yhteistyökumppanit. Kuva 6. Henkilöstöhallinnon sidosryhmät Sidosryhmien rooli henkilöstöhallinnossa ja niiden tarvitsemat ja tuottamat tiedot: Sidosryhmä Sidosryhmän rooli henkilöstöhallinnolle Sidosryhmän tuottama ja tarvitsema tieto Palveluntuottajat ja muut yhteistyökumppanit Palveluntoimittaja Palvelun tuottaja Palvelu Järjestelmätoimittaja Palvelun tuottaja Tietojärjestelmä E-kirjeoperaattori Palvelun tuottaja Operaattoripalvelu Verkkopalkkaoperaattori Palvelun tuottaja Operaattoripalvelu Tyvi-operaattori Palvelun tuottaja Operaattoripalvelu Vuokratyöyritys Palvelun tuottaja Vuokratyövoima Oppilaitos Yhteistyökumppani Työharjoittelijat Valtionhallinto Verohallinto Tiedon tuottaja Palkka- ja ennakonpidätystiedot Tiedon tarvitsija Kela Tiedon tuottaja Tiedon tarvitsija Etuus- ja palkkatiedot 14

16 TE-toimisto Tiedon tuottaja Palkkatukeen liittyvät tiedot Tiedon tarvitsija Tilastokeskus Tiedon tuottaja Tilastoitavat tiedot Tiedon tarvitsija Ulosotto Tiedon tuottaja Ulosottotiedot Tiedon tarvitsija Työmarkkinatoimijat Työttömyysvakuutusrahasto Tiedon tarvitsija Työttömyysvakuutusmaksut ja palkkatiedot Henkilöstöjärjestö Tiedon tuottaja Tiedon tarvitsija Jäsenmaksuperintätiedot ja palkkatiedot KT Kuntatyönantajat Tiedon tuottaja Tilastoitavat tiedot Tiedon tarvitsija Eläke- ja vakuutustoimijat Eläkelaitos Tiedon tuottaja Tiedon tarvitsija Palvelussuhteen alkamis- ja päättymistiedot, palkkatiedot Vakuutusyhtiö Tiedon tuottaja Tiedon tarvitsija Työtapaturma- ja palkkatiedot, vakuutuskorvausten tiedot Kunta Kunnan johto Palvelun saaja Toimialan tai yksikön johto Palvelun saaja Esimies Palvelun saaja Työntekijä Palvelun saaja Henkilöstön edustaja Palvelun saaja Luottamushenkilö Palvelun saaja Sidosryhmien asettamat vaatimukset ja tavoitteet henkilöstöhallinnon kyvykkyydelle ovat Tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus Työtä tukevat työvälineet Tieto tallennetaan vain kerran Yhtenäiset ja tehokkaat toimintatavat Tieto helposti saatavilla Hallittu palvelussuhteen elinkaari Henkilöstötiedon hyödyntäminen. Sidosryhmien vaatimukset ja tavoitteet ovat ohjanneet viitearkkitehtuurin määrittelyä. 15

17 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Henkilöstöhallinnon prosessikartta Henkilöstöhallinnon prosessi sisältää 11 aliprosessia. Kukin aliprosessi on kuvattu omana kokonaisuutena ja tarvittaessa avattu tarkemmiksi vaiheiksi Henkilöstöhallinnon prosessi-integraatiomalli Prosessi-integraatiomalli kuvaa henkilöstöhallinnon prosessien väliset riippuvuudet ja henkilöstöhallinnon ja muiden prosessien väliset riippuvuudet päätasolla. Tarkennetut riippuvuudet on kuvattu kunkin aliprosessin kuvauksen yhteydessä. 16

18 8.2.4 Henkilöstöhallinnon roolit Henkilöstöhallinnon prosesseissa toimijoina ovat seuraavassa kuvatut roolit. Rooli Työntekijä Matkustaja Yksikön henkilöstö Työnhakija Päättävä toimielin tai viranhaltija Toimeenpaneva taho Toimialan päällikkö Esimies Henkilöstöasiantuntija Palkanlaskija Talousasiantuntija Pääkäyttäjä Työterveyshuolto Kuvaus Kuntaorganisaatiolle työtä tekevä henkilö. Työntekijä voi olla sisäistä työvoimaa tai ulkopuolista työvoimaa. Sisäiseen työvoimaan kuuluvat kaikki työntekijät, joilla on palvelussuhde kuntaan. Ulkopuoliseen työvoimaan kuuluvat työntekijät, joilla ei ole palvelussuhdetta kuntaan. Ulkopuoliseen työvoimaan kuuluvien osalta prosessi on toisenlainen. Työhön liittyvän matkan tekevä työntekijä. Työyksikön työntekijät yhdessä. Tehtävää tai virkaa hakenut henkilö. Organisaation määrittelemä toimivalta henkilöstöön liittyvissä asioissa. Henkilö, joka vastaa päätösten täytäntöönpanosta. Kunnan toimialan johtaja. Henkilö, jolla on oikeus käyttää työnjohto-oikeutta. Henkilö, joka koordinoi tai suorittaa henkilöstöhallinnon tehtäviä. Palkanlaskennan asiantuntija. Henkilö, joka koordinoi tai suorittaa taloushallinnon tehtäviä. Henkilö, jolla on tietojärjestelmän ylläpito-oikeudet. Työterveyshuollon palveluntoimittaja. 17

19 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotietojen hallinnan prosessi-integraatiomalli Prosessin tarkoitus Syötteet Prosessin vaiheet Tuotokset Mittaaminen Raportointi Ylläpitää ajantasaiset tiedot organisaation rakenteesta henkilöstöhallinnon käyttöön. Organisaation perustaminen Organisaatiomuutos Organisaatiotietojen luominen Organisaatiotietojen muuttaminen Organisaation lakkauttaminen Organisaatiotiedot henkilöstöhallinnon käyttöön, käyttövaltuushallinnalle ja ulkoisille toimijoille. Tietojen oikeellisuus määräajassa Tietojen oikeellisuus 18

20 Prosessikuvaus: organisaatiotietojen hallinta Päättävä toimielin tai viranhaltija Päättää organisaatioyksikön perustamisesta Päättää organisaation muutoksesta Päättää organisaatioyksikön lopettamisesta Päätös Päätös Päätös Toimeenpaneva taho Luo organisaatioyksikön Yhdistää kustannuspaikat organisaatioon Muuttaa organisaation tietoja Lakkauttaa organisaatioyksikön Organisaatiotiedot Muutos Lakkauttaminen Pääkäyttäjä Toteuttaa muutoksen järjestelmään Toteuttaa muutoksen järjestelmään Toteuttaa muutoksen järjestelmään Taloushallinto Organisaatiotietojen hallinta Toiminto / prosessin vaihe Päättää organisaatioyksikön perustamisesta Luo organisaatioyksikön Toteuttaa muutoksen järjestelmään Päättää organisaation muutoksesta Muuttaa organisaation tietoja Toteuttaa muutoksen järjestelmään Päättää organisaatioyksikön lopettamisesta Lakkauttaa organisaatioyksikön Toteuttaa muutoksen järjestelmään Toimija Tehtävät Tuotokset Päättävä toimielin Osana toiminnan kehit- Organisaatioykranhaltija tai vitämistä tehdään päätös sikön perusta- organisaatioyksikön perustamisestamispäätös Toimeenpaneva Organisaatioyksikkö perustetaan, Organisaatiotie- taho muodostetaan dot sille henkilöorganisaation esimies-alaisrakenne, talousarviorakenne, toimipaikkarakenne ja palvelurakenne. Pääkäyttäjä Pääkäyttäjä syöttää organisaatiotiedot Organisaatiotiejestelmääsä tietojärdot järjestelmäs- Päättävä toimielin Toiminnan kehittämisestä Päätös muutokranhaltijtioon tai vi- tulee muutos organisaasesta Toimeenpaneva Organisaation tiedot Organisaation taho muutetaan tiedot muutettu Pääkäyttäjä Tiedot muutetaan järjestelmässä Muutos tehty järjestelmään Päättävä toimielin Toiminnan kehittämises- Päätös lopettaranhaltijyksikön tai visä päätös organisaatiomisesta lopettamisesta Toimeenpaneva Organisaatioyksikkö lakkautetaasikkö Organisaatioyk- taho lakkautettu Pääkäyttäjä Tiedot muutetaan järjestelmässä Lakkautus tehty järjestelmässä 19

21 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Henkilön perustietojen hallinta Henkilön perustietojen hallinnan prosessi-integraatiomalli Prosessin tarkoitus Syötteet Prosessin vaiheet Tuotokset Mittaaminen Raportointi Työntekijöiden perustietojen luonti ja ylläpito Henkilön tiedot Organisaatiotiedot Henkilön perustietojen luonti Henkilön perustietojen muutos Henkilön perustiedot Tietojen oikeellisuus Prosessikuvaus: Henkilön perustietojen luonti Työntekijä Antaa puuttuvat tiedot Puuttuvia tietoja Esimies Hakee ja täyttää henkilön perustiedot Lisää puuttuvat tiedot Hyväksyy henkilön perustiedot Rekrytointi Työntekijätietojen hallinta Toiminto / prosessin vaihe Hakee ja täyttää henkilön perustiedot Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Esimies hakee henkilön Henkilön perustiedot tiedot rekrytointi- haettu tai työntekijätietojen 20

22 hallintajärjestelmästä. Puuttuvat tiedot kysytään työntekijältä. Lisää puuttuvat tiedot Esimies Lisätään henkilön tiedot järjestelmään Hyväksyy henkilön Esimies Järjestelmään syötetyt perustiedot tiedot hyväksytään Henkilön perustiedot lisätty Henkilön perustiedot hyväksytty Prosessikuvaus: Henkilön perustietojen muutos Työntekijä Hakee omat tiedot Muuttaa omia tietoja Esimies Tarkistaa ja hyväksyy muutoksen Työntekijätietojen hallinta Toiminto / Toimija Tehtävät Tuotokset prosessin vaihe Hakee omat tiedot Työntekijä Kun työntekijän perustiedoissa tapahtuu Omat tiedot haettu järjestelmästä muutos, hän hakee järjestelmästä omat tietonsa esille Muuttaa omia tietoja Työntekijä Työntekijä tekee muutoksen omiin perustietoihinsa. Muutos tehty järjestelmään Tarkistaa ja hyväksyy muutokset Esimies Esimies saa tiedon työntekijän tekemistä muutoksista ja hyväksyy ne järjestelmään. Muutos hyväksytty 21

23 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelun prosessi-integraatiomalli Prosessin tarkoitus Syötteet Prosessin vaiheet Tuotokset Mittaaminen Raportointi Kunnan tarvitseman henkilöstön määrän, rakenteen ja kustannusten ennakointi ja suunnittelu Strategia (sisältää palvelustrategian ja henkilöstöstrategian) Talous- ja toimintasuunnitelma Tiedot nykyisestä henkilöstöstä Toimintaympäristön muutos Palvelutarpeen ennuste Työhyvinvointikyselyn tulokset Henkilöstötarpeen ennakointi - Määrällinen tarve: henkilöstön lukumäärä, henkilötyövuodet - Laadullinen tarve: osaaminen, koulutus, työkokemus, ammattiryhmä, vaihtuvuus Henkilöstön poistuman ennakointi Henkilöstösuunnitelman laatiminen - Henkilöstökustannusten ennakointi taloussuunnittelua varten, henkilöstön kehittämisen suunnittelu ja rekrytointitarpeen suunnittelu Henkilöstösuunnitelma Henkilöstön määrä ja osaaminen vastaa tarvetta Palvelun saatavuus Prosessien toimivuus (esim. ylitöiden määrä) Henkilöstösuunnitelman toteutumisen seuranta 22

24 Prosessikuvaus: Henkilöstötarpeen ennakointi Strateginen johtaminen Talous- ja toimintasuunnittelu Toimialojen prosessit Esimies Analysoi strategian, suunnitelmat ja toimintaympäristön muutokset Ennakoi osaamistarpeen ja työvoiman määrällisen tarpeen Henkilöstöasiantuntija Antaa ohjeistuksen ja tukee henkilöstösuunnittelussa Johdon tietojärjestelmä Henkilöstösuunnittelu Toiminto / prosessin vaihe Antaa ohjeistuksen ja tukee henkilöstösuunnittelussa Analysoi strategian, suunnitelmat ja toimintaympäristön muutokset Ennakoi osaamistarpeen ja työvoiman määrällisen tarpeen Toimija Tehtävät Tuotokset Henkilöstöasiantuntija Henkilöstöhallinto Ohjeistus ja tuki antaa ohjeet henki- löstötarpeen ennakoimiselle ja tukee esimiehiä tarvittaessa Esimies Analysoidaan ennusteen Lähtötiedot analysoitu lähtötiedot stra- tegia, talous- ja toimintasuunnitelma, toimintaympäristön muutokset ja palvelutarpeen ennuste. Esimies Lähtötietojen ja nykyisen Henkilöstötarpeen henkilöstötie- ennuste don perusteella ennustetaan osaamisen tarve ja työvoiman määrä. 23

25 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Henkilöstön poistuman ennakointi Esimies Ennakoi vanhuuseläkkeelle siirtymiset Ennakoi muun eläköitymisen ja työpaikan vaihdokset Henkilöstöhallinto Tilastot Henkilöstösuunnittelu Toiminto / prosessin vaihe Ennakoi vanhuuseläkkeelle siirtymiset Ennakoi muun eläköitymisen ja työpaikan vaihdokset Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Henkilöstön ikärakenteen Vanhuuseläkkeelle perusteella enna- siirtymisen ennuste koidaan vanhuuseläkkeelle siirtymiset. Esimies Lähteneiden työntekijöiden Henkilöstön poistuman lähtösyiden ennuste kartoituksen perusteella ja tilastotietojen avulla ennakoidaan tapahtuva eläköityminen ja työpaikkaa vaihtavien määrä. 24

26 Henkilöstösuunnitelman laatiminen Esimies Suunnittelee henkilöstön muutosmäärän Suunnittelee henkilöstön kehittämistarpeen Arvioi henkilöstökustannukset Henkilöstöasiantuntija Henkilöstön kehittämissuunnitelma Henkilöstömäärän muutossuunnitelma Henkilöstökustannusten ennuste Kokoaa ja laatii toimialan ja kunnan henkilöstösuunnitelman Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelu Toiminto / prosessin vaihe Suunnittelee henkilöstön muutosmäärän Suunnittelee henkilöstön kehittämistarpeen Arvioi henkilöstökustannukset Kokoaa ja laatii toimialan ja kunnan henkilöstösuunnitelman Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Henkilöstötarpeen ja Henkilöstömäärän poistuman ennusteen muutossuunnitelma mukaan arvioidaan muutosmäärä. Esimies Osaamistarpeen mukaan Henkilöstön kehittätämistarpeet. arvioidaan kehitmissuunnitelma Esimies Henkilöstömäärien ja - Henkilöstökustannusten rakenteen avulla arvioidaan ennuste henkilöstökustannukset. Henkilös- Toimialoille ja koko Henkilöstösuunnitelma tö- kunnalle kootaan henkilöstösuunnitelmatasiantuntija jotka sisältävät henkilöstömäärän, henkilöstörakenteen sekä osaamisvaatimusten ja osaamisen kehittämistarpeiden muutokset ja henkilöstökustannusten ennusteen. 25

27 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Rekrytointi Rekrytoinnin prosessi-integraatiomalli Prosessin tarkoitus Syötteet Prosessin vaiheet Tuotokset Mittaaminen Raportointi Organisaation toiminnassa tarvittavan ja tulevan tarpeen edellyttämän henkilöstön hankinta. Henkilöstösuunnitelma Organisaatiotiedot Rekrytointitarve Kelpoisuusehdot Työpaikkahakemus Rekrytoinnin suunnittelu Hakeminen ja valinta Henkilötiedot Perehdytyssuunnitelma Rekrytointikustannukset Henkilöstön vaihtuvuus ja lähtösyiden kartoittaminen Hakijoiden määrä Työnantajakuva Rekrytointikustannukset Vaihtuvuus Henkilöstökertomuksen sanallinen kuvaus rekrytoinnista 26

28 Prosessikuvaus: Rekrytoinnin suunnittelu Henkilöstöasiantuntija Tunnistaa sopivat uudelleensijoitettavat Laatii työpaikkailmoituksen Julkaisee työpaikkailmoituksen Kyllä Päättävä toimielin tai viranhaltija Ei Lupa myönnetty? Valitsee ulkoisen tai sisäisen rekrytointitavan Valintapäätös Kyllä Haastattelee uudelleensijoitettavat Uudelleensijoitus? Ei Esimies Määrittelee tehtävän ja hakijan vaatimukset Rekrytointitarve Hakee täyttölupaa ja esittää rekrytointitapaa Suunnittelee rekrytoinnin aikataulun Tarkistaa ja hyväksyy työpaikkailmoituksen Valitsee rekrytointikanavat Lainsäädäntö Rekrytointi Toiminto / Toimija Tehtävät Tuotokset prosessin vaihe Määrittelee tehtävän ja hakijan vaatimukset Esimies Haettavan tehtävän kelpoisuusehtojen Tehtävän ja hakijan vaatimukset mukaan määritellään tehtävälle ja haettavalle henkilölle vaatimukset. Hakee täyttölupaa ja esittää rekrytointitapakoista Esimies Haetaan rekrytoinnille lupaa, esitetään ul- Esitys ja täyttöluvan hakeminen tai sisäistä rekrytointitapaa. Lupa myönnetty? Päättävä toimielin tai viranhaltija Täyttöluvan myöntäminen. Jos lupaa ei Täyttölupa myönnetty tai ei myönnetä, prosessi päättyy. Tunnistaa sopivat uudelleensijoitettavat Henkilöstöasiantuntija Uudelleensijoitettavien henkilöiden pankista tunnistetaan Tehtävään sopivat uudelleensijoitettavat haettavaan tehtävään sopivat henkilöt Haastattelee uudelleensijoitettavat Esimies Haastattelut Haastattelut suoritettu Uudelleensijoitus? Esimies Jos löytyy sopiva uudelleensijoitettava, esimieheltä valintaesitys päättäjälle. Jos ei uudelleensijoitusta, prosessi jatkuu. Valintaesitys 27

29 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Valitsee ulkoisen tai sisäisen rekrytointitavan Suunnittelee rekrytoinnin aikataulun Laatii työpaikkailmoituksen Tarkistaa ja hyväksyy työpaikkailmoituksen Valitsee rekrytointikanavat Julkaisee työpaikkailmoituksen Päättäjä valitsee kumpaa rekrytointitapaa käytetään. Prosessin seuraavat vaiheet ovat samanlaiset molemmissa tavoissa. Rekrytoiva esimies aikatauluttaa hakuprosessin. Henkilöstöhallinnon asiantuntija laatii ilmoituksen. Tarkistaa ja hyväksyy työpaikkailmoituksen Valitsee kanavat, joissa työpaikkailmoitus julkaistaan. Ilmoitus julkaistaan valituissa rekrytointikanavissa. Päättävä toimielin tai viranhaltija Esimies Henkilöstöasiantuntija Esimies Esimies Henkilöstöasiantuntija Rekrytointitapa Aikataulu Työpaikkailmoitus Hyväksytty työpaikkailmoitus Kanavat valittu Ilmoitus julkaistu Prosessikuvaus: Hakeminen ja valinta Työnhakija Jättää hakemuksen Osallistuu haastatteluun Osallistuu henkilöarviointiin Toimittaa tarvittaessa rikosrekisteriotteen ja lääkärinlausunnon Jos hakija ei vastaanota työpaikkaa Vastaanottaa tiedon valintapäätöksestä Tarvittaessa henkilöarviointiin Esimies Lukee hakemukset ja valitsee haastateltavat Haastattelee hakijat Tekee valintaesityksen Ilmoittaa päätöksestä työnhakijoille Laatii perehdytyssuunnitelman Päättävä toimielin tai viranhaltija Tekee valintapäätöksen Rekrytointi Rekrytointi Työntekijätietojen hallinta Osaamisen hallinta Toiminto / Toimija Tehtävät Tuotokset prosessin vaihe Jättää hakemuksen Työnhakija Työnhakija jättää työpaikkahakemuksen ja Työpaikkahakemus liitteineen toimittaa vaadittavat liitteet mukana. Lukee hakemukset ja valitsee haastatelta- Esimies Rekrytoiva esimies tutustuu hakijoihin ja Haastateltavat valittu 28

30 vat valitsee parhaat hakijat työpaikkahaastatteluun. Haastattelee hakijat Esimies Haastattelut Haastattelut suoritettu Osallistuu henkilöarviointiin Työnhakija Tarvittaessa työnhakijalle suoritetaan henkilöarviointi. Henkilöarviointi suoritettu Toimittaa tarvittaessa rikosrekisteriotteen ja Työnhakija Jos työpaikkaan tarvitaan. Rikosrekisteriote ja lääkärinlausunto lääkärinlausunnon Tekee valintaesityksen Esimies Esimies esittää kuka Valintaesitys työnhakijoista vali- taan. Tekee valintapäätöksen Päättävä Päätös valittavasta Valintapäätös toimielin tai viranhaltija työntekijästä. Ilmoittaa päätöksestä työnhakijoille Esimies Valinnasta ilmoitetaan sekä valitulle että Valintapäätös ilmoitettu muille työnhakijoille. Vastaanottaa tiedon valintapäätöksestä Työnhakija Työnhakijat vastaanottavat tiedon valinnasta. Valittu henkilö ilmoittaa ottaako vastaan työpaikkaa. Jos Tieto valinnasta vastaanotettu, Valittu henkilö ilmoittanut työpaikan vastaanottamisesta valittu ei ota paikkaa vastaan, esimies tekee uuden valintaesityksen. Laatii perehdytyssuunnitelman Esimies Uudelle työntekijälle tehdään perehdytyssuunnitelma. Perehdytyssuunnitelma 29

31 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen hallinnan prosessi-integraatiomalli Prosessin tarkoitus Syötteet Prosessin vaiheet Tuotokset Mittaaminen Raportointi Palvelussuhteen elinkaaren hallinta Henkilötiedot Organisaatiotiedot Tehtävätiedot Virka- ja työehtosopimukset Organisaation ohjeet Aloitusaika Palvelussuhteen aloitus Palvelussuhteen muutos Palvelussuhteen keskeytys Palvelussuhteen päätös Palvelussuhdetiedot Poissaolotieto Vuosilomatieto Palvelussuhteen päättymistieto Palvelussuhteen keskeytykset Alkaneet ja päättyneet palvelussuhteet Palvelussuhteiden luonne ja laji Tilastointiin tarvittavat raportit Palvelussuhteen päättymissyyt 30

32 Prosessikuvaus: Palvelussuhteen aloitus Esimies Hakee työntekijän tiedot ja tehtävän tiedot Tietoja ei järjestelmässä Syöttää palvelussuhteen tiedot Palvelussuhteen muoto Työsuhde Virkasuhde Allekirjoittaa työsopimuksen / viranhoitomääräyksen Luo henkilön perustiedot Työntekijä Allekirjoittaa työsopimuksen Työntekijätietojen hallinta Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhdetiedot Palvelussuhdetiedot Ulkoiset tietovarannot Organisaatiotietojen hallinta Käyttövaltuushallinta Palkanlaskenta Toiminto / prosessin vaihe Hakee työntekijän tiedot ja tehtävän tiedot Luo henkilön perustiedot Syöttää palvelussuhteen tiedot Allekirjoittaa työsopimuksen Allekirjoittaa työsopimuksen / virkamääräyksen Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Haetaan tehtävän tiedot. Tehtävän tiedot ja Tarkistetaan onko työntekijän tiedot työntekijän tiedot jo tarkistettu järjestelmässä. Esimies Jos työntekijän tietoja Henkilön perustiedot ei ole järjestelmässä, luotu luodaan henkilön perustiedot. Esimies Esimies syöttää palvelussuhteen Palvelussuhdetiedot tiedot jär- jestelmään. Palvelussuhdetiedot siirtyvät käyttövaltuushallintaan ja palkanlaskentaan. Työntekijä Työsuhteen solmiva työntekijä allekirjoittaa työsopimuksen Työntekijä allekirjoittanut työsopimuksen Esimies Esimies allekirjoittaa Työnantaja allekirjoittanut työsopimuksen tai työsopimuksen virkamääräyksen tai virkamääräyksen 31

33 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Palvelussuhteen muutos Päättävä toimielin tai viranhaltija Ei Kyllä Tekee päätöksen palvelussuhteen muutoksesta Päätös palvelussuhteen muutoksesta Esimies Valitsee henkilön palvelussuhteen ja tekee muutoksen Tallentaa palvelussuhteen muutoksen Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhdetiedot Palvelussuhdetiedot Muutos vaati viranomaispäätöksen Käyttövaltuushallinta Palkanlaskenta Toiminto / prosessin vaihe Tekee päätöksen palvelussuhteen muutoksesta Valitsee henkilön palvelussuhteen ja tekee muutoksen Toimija Tehtävät Tuotokset Päättävä Jos palvelussuhteen Päätös toimielin muutos vaati viranomaispäätöksen, tai viranhaltijdään teh- päätös muutoksesta. Esimies Tehdään palvelussuhdetietoihin Muutos tehty järjes- muutos. telmään Tiedot päivittyvät käyttövaltuushallintaan ja palkanlaskentaan. 32

34 Prosessikuvaus: Palvelussuhteen keskeytys Työntekijä Poissaolon syy Täyttää poissaolohakemuksen Sairauspoissaolo? Kyllä Ei Toimittaa tarvittaessa lääkärintodistuksen esimiehelle Vastaanottaa tiedon päätöksestä Palautettu Esimies Tarkistaa lääkärintodistuksen Tarkistaa poissaolohakemuksen ja tekee päätöksen Hyväksytty Päätös Hylätty Hyväksyy poissaolon Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen hallinta Poissaolotieto Poissaolotieto Käyttövaltuushallinta Palkanlaskenta Toiminto / Toimija Tehtävät Tuotokset prosessin vaihe Täyttää poissaolohakemuksen Työntekijä Täyttää hakemuksen Poissaolohakemus Toimittaa tarvittaessa lääkärintodistuksen Työntekijä Jos poissaolo on sairauspoissaolo, toimitetaan Lääkärintodistus esimiehellä esimiehelle lääkärintodistus. Tarkistaa lääkärintodistuksen Esimies Tarkistaa todistuksen Lääkärintodistus tarkistettu Tarkistaa poissaolohakemuksen Esimies Esimies päättää poissaolosta. Päätös ja tekee päätöksen Tietojärjes- telmä lähettää työntekijälle tiedon päätöksestä. Päätös Esimies Jos esimies ei hyväksy Päätös poissaoloa, prosessi päättyy. Jos tarvitaan lisätietoa, palautuu hakemus työntekijälle. Hyväksyy poissaolon Esimies Hyväksytyn poissaolon tieto siirtyy käyttövaltuushallintaan ja palkanlaskentaan. Poissaolotieto 33

35 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Palvelussuhteen päättäminen, työntekijä irtisanoutuu Työntekijä Irtisanoutuminen tai eläköityminen Tekee irtisanoutumisilmoituksen Vastaanottaa tiedon päätöksestä Päättävä toimielin tai viranhaltija Vastaanottaa irtisanoutumisilmoituksen ja päättää palvelussuhteen Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen päättymisen tiedot Käyttövaltuushallinta Palkanlaskenta Toiminto / prosessin vaihe Tekee irtisanoutumisilmoituksen Vastaanottaa irtisanoutumisilmoituksen ja päättää palvelussuhteen Toimija Tehtävät Tuotokset Työntekijä Irtisanoutuessaan tai Irtisanoutumisilmoitus jäädessään eläkkeelle työntekijä tekee irtisanoutumisilmoituksen tietojärjestelmässä. Päättävä Merkitsee irtisanoutumisen Tieto irtisanoutumi- toimielin tiedoksi ja tallensesta tallennettu tai viranhaltijmään. taa tiedon järjestel- järjestelmään. Järjestelmä lätaa hettää työntekijälle Palvelussuhteen tiedon irtisanoutumisesta. päättyminen 34

36 Prosessikuvaus: Palvelussuhteen päättäminen, irtisanominen tai palvelussuhteen purkaminen Esimies Päättävä toimielin tai viranhaltija Irtisanomisen tai purkamisen peruste Irtisanomis- tai purkamismenettely Tekee irtisanomispäätöksen tai purkamispäätöksen Päättää palvelussuhteen Työntekijä Vastaanottaa tiedon irtisanomisesta tai purkamisesta Asianhallinta Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen päättymisen tiedot Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Esimies käynnistää Irtisanomis- tai purkamismenettely säädetyn irtisanomistai suori- purkamismenettelyntettu Päättävä Päätös irtisanomisesta Päätös toimielin tai purkamisesta. Tieto tai viranhaltijtetaan päätöksestä ilmoi- työntekijälle / viranhaltijalle. Esimies Palvelussuhde päätetään. Palvelussuhteen päättyminen Käyttövaltuushallinta Palkanlaskenta Toiminto / prosessin vaihe Irtisanomis- tai purkamismenettely Tekee irtisanomispäätöksen tai purkamispäätöksen Päättää palvelussuhteen 35

37 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Työajanhallinta Työajanhallinnan prosessi-integraatiomalli Prosessin tarkoitus Syötteet Prosessin vaiheet Tuotokset Mittaaminen Raportointi Työtehtävien mukaisen työaikajärjestelmän valinta, työvuorojen suunnittelu tarpeen mukaisesti ja työntekijöiden työajan käytön seuranta. Henkilötiedot Palvelussuhde Tehtävä Poissaolotiedot Resurssitarve Virka- ja työehtosopimukset Työaikalaki Työaikamuodon valinta Työajan tasoittumisjärjestelmän valinta Työvuorosuunnittelu Työajan seuranta Työaikamuoto Työajan tasoittumisjärjestelmä Työvuoroluettelo Toteutunut työaika Työajan käyttö (palkanlaskentaan, kustannuslaskentaan, laskutukseen, toiminnan kehittämiseen) Työajan käytön tehokkuus Työvuoroluettelo Tehty työaika 36

38 Prosessikuvaus: Työaikamuodon valinta Päättävä toimielin tai viranhaltija Valitsee työaikamuodon Työntekijätietojen hallinta Palvelussuhteen hallinta Ulkoiset tietovarannot Työajanhallinta Toiminto / prosessin vaihe Valitsee työaikamuodon Toimija Tehtävät Tuotokset Päättävä Työntekijälle valitaan käytettävä Työaikamuoto toimielin työaikamuoto tehtä- tai viranhaltijvän, sopimusten ja lakien mukaan. Prosessikuvaus: Työajan tasoittumisjärjestelmän valinta Päättävä toimielin tai viranhaltija Valitsee työajan tasoittumisjärjestelmän Palvelussuhteen hallinta Ulkoiset tietovarannot Työajanhallinta Toiminto / prosessin vaihe Valitsee työajan tasoittumisjärjestelmän Toimija Tehtävät Tuotokset Päättävä Työntekijälle valitaan Työajan tasoittumisjärjestelmä toimielin työajan tasoittumisjärjestelmä tai viranhaltija tehtävän, työaikamuodon, sopimusten ja lakien mukaan. 37

39 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Työvuorosuunnittelu Työntekijä Antaa vuorotoiveet Vuorotoive Esimies Kerää resurssitarpeet Tarkistaa ja hyväksyy työvuorot Työajanhallinta Työajanhallinta Työntekijätietojen hallinta Palvelussuhteen hallinta Toiminto / Toimija Tehtävät Tuotokset prosessin vaihe Antaa vuorotoiveet Työntekijä Työntekijä antaa toiveensa Työvuorotoive työvuoroista Kerää resurssitarpeet Esimies Esimies kerää työvoimatarpeet. Resurssitarve Tarkistaa ja hyväksyy työvuorot Esimies Resurssitarpeiden ja työvuorotoiveiden mukaan sekä työaikamuodon, työajan tasoittumisjärjestelmän, palvelussuhdetietojen ja poissaolojen ohjaamana muodostetaan työvuorosuunnitelma. Työvuoroluettelo 38

40 Prosessikuvaus: Autonominen työvuorosuunnittelu Työntekijä Pelisäännöt Resurssitarpeet Valitsee työvuorot Työvuoroluettelo [Ehdotus] Esimies Ohjaa työaikasuunnittelun toimintatapojen ja periaatteiden luomista Kerää resurssitarpeet Tarkistaa ja hyväksyy työvuorot Ulkoiset tietovarannot Työajanhallinta Työntekijätietojen hallinta Työajanhallinta Palvelussuhteen hallinta Toiminto / Toimija Tehtävät Tuotokset prosessin vaihe Ohjaa työaikasuunnittelun toimintatapojen Esimies Pelisäännöt työvuorosuunnittelua varten Toimintatavat ja periaatteet ja periaatteiden luomista luodaan. Kerää resurssitarpeet Esimies Kerää työvoimatarpeet Resurssitarpeet Valitsee työvuorot Työntekijä Työntekijä valitsee Työvuoroluetteloehdotus työvuorolistasta haluamansa vuorot Tarkistaa ja hyväksyy työvuorot Esimies Esimies tarkistaa onko ehdotettu työvuoroluettelo sääntöjen mukainen. Työvuoroluettelo 39

41 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Työajan seuranta Työntekijä Kirjaa työajan Esimies Hyväksyy työaikakirjauksen Työajanhallinta Työaikatieto Palkanlaskenta Toiminto / Toimija Tehtävät Tuotokset prosessin vaihe Kirjaa työajan Työntekijä Tekee työaikakirjaukset Työaikakirjaus toteutuman mu- kaan. Hyväksyy työaikakirjauksen Esimies Tarkistaa työaikakirjauksen ja hyväksyy Työaikakirjauksen hyväksyntä 40

42 Osaamisen hallinta Osaamisen hallinnan prosessi-integraatiomalli Prosessin tarkoitus Syötteet Prosessin vaiheet Tuotokset Mittaaminen Raportointi Organisaation tavoitteiden edellyttämän osaamisen turvaaminen nyt ja tulevaisuudessa. Henkilöstösuunnitelma Perehdytyssuunnitelma Tehtävän vaatimusten määrittely Osaamisen arviointi Kehityskeskustelut - Työsuorituksen arviointi - Kehittymistarpeen arviointi Kehittämis- ja koulutussuunnitelman laatiminen Osaamisen kehittäminen - Perehdytys - Koulutuksen hallinta - Muu osaamisen kehittäminen Osaaminen Työsuoritustiedot Kehittämis- ja koulutussuunnitelma Kehityskeskustelujen käynti-% Kehityskeskustelujen laatu Perehdyttämisen onnistuminen (lähtevät, poistuvat) Osaamisen taso asiakastyytyväisyyskyselyssä Osaamiskartta, osaamisprofiili Työhyvinvointikyselyissä kehityskeskustelujen käynti-% ja laatu Koulutuspäivät Henkilöstöraportissa koulutus ja muu osaamisen kehittäminen 41

43 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Tehtävän vaatimusten määrittely Työntekijä Osallistuu osaamisvaatimusten määrittelyyn Esimies Määrittelee työyksikön osaamisvaatimukset Määrittelee tehtävän osaamisvaatimukset Henkilöstösuunnittelu Osaamisen hallinta Toiminto / prosessin vaihe Määrittelee työyksikön osaamisvaatimukset Määrittelee tehtävän osaamisvaatimukset Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Esimies määrittelee Työyksikön osaamisvaatimukset työyksikkönsä tehtävien osaamisvaatimukset Esimies Esimies ja työntekijä Tehtävän osaamisvaatimukset Työntekijä yhdessä määrittelevät tehtävän osaamisvaatimukset ja kirjaavat ne järjestelmään 42

44 Prosessikuvaus: Osaamiskartoitus / Henkilö Työntekijä Arvioi oman osaamisen Muuttaa tai lisää omia osaamisia Esimies Palautus Tarkistaa ja hyväksyy muutokset Osaamisen hallinta Toiminto / prosessin vaihe Arvioi oman osaamisen Muuttaa tai lisää omia osaamisia Tarkistaa ja hyväksyy muutokset Toimija Tehtävät Tuotokset Työntekijä Työntekijä näkee tehtävän Osaamisarvio vaatimukset ja omat osaamisensa järjestelmässä ja arvioi nykyisen osaamisensa suhteessa vaatimuksiin. Työntekijä Tekee muutoksia omiin Osaamisarvio osaamisiin järjestelmässä järjestelmässä päivitetty Esimies Esimies tarkistaa muutokset Hyväksyntä osaamisissa, tarvittaessa palauttaa työntekijälle, ja hyväksyy muutokset. 43

45 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Osaamiskartoitus / Työyksikkö Henkilöstöasiantuntija Arvioi yksikön osaamiset Esimies Arvioi yksikön osaamiset nykyisen ja tulevan tarpeen mukaan Tallentaa osaamisen järjestelmään Yksikön henkilöstö Arvioi yksikön osaamiset Osaamisen hallinta Toiminto / prosessin vaihe Arvioi yksikön osaamiset nykyisen ja tulevan tarpeen mukaan Tallentaa osaamisen järjestelmään Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Työyksikön osaamiskartoitus Osaamiskartta Yksikön henkilöstö tehdään esi- Henkilöstöasiantuntija miehen, yksikön henkilöstön ja henkilöstöasiantuntijan yhteistyönä. Esimies Tallentaa osaamiskartan Osaamiskartta järjestelmään. 44

46 Prosessikuvaus: Kehityskeskustelu Esimies Arvioi työsuorituksen ja tavoitteiden saavuttamisen Arvioi yhdessä työsuorituksen ja tavoitteiden saavuttamisen Sopii tavoitteet tulevalle kaudelle ja vaadittavat osaamiset Laatii yhdessä kehittymissuunnitelman Hyväksyy tulokset, tavoitteet ja kehittymissuunnitelman Työntekijä Arvioi työsuorituksen ja tavoitteiden saavuttamisen Arvioi yhdessä työsuorituksen ja tavoitteiden saavuttamisen Sopii tavoitteista ja osaamisvaatimuksista Laatii yhdessä kehittymissuunnitelman Hyväksyy tulokset, tavoitteet ja kehittymissuunnitelman Osaamisen hallinta Toiminto / prosessin vaihe Arvioi työsuorituksen ja tavoitteiden saavuttamisen Arvioi yhdessä työsuorituksen ja tavoitteiden saavuttamisen Sopii tavoitteet tulevalle kaudelle ja vaadittavat osaamiset Toimija Tehtävät Tuotokset Työntekijä Ennen kehityskeskustelua Arviointi Esimies työntekijä ja esi- mies erikseen arvioivat työntekijän työsuorituksen ja sen, kuinka tavoitteet on saavutettu. Työntekijä Kehityskeskustelussa Työsuoritustiedot Esimies arviointi tehdään yhdessä. Esimies Tavoitteet ja osaamisvaatimukset Tavoitteet Työntekijä sovitaan Osaamisvaatimuk- esimiehen ja alaisen set kesken. Laatii yhdessä kehitty- Esimies Osaamisarvion ja Kehittymissuunni- missuunnitelman Työntekijä osaamisvaatimusten telma perusteella laaditaan työntekijälle kehittymissuunnitelma. Hyväksyy tulokset, Esimies Kehityskeskustelun Hyväksyntä tavoitteet ja kehitty- Työntekijä tulokset hyväksytään missuunnitelman 45

47 Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Prosessikuvaus: Kunnan kehittämis- ja koulutussuunnittelu Henkilöstöasiantuntija Laatii kunnan kehittämis- ja koulutussuunnitelman Hyväksyttää suunnitelman yhteistoimintamenettelyssä Toimialan päällikkö Laatii toimialan kehittämis- ja koulutussuunnitelman Esimies Laatii yksikön kehittämis- ja koulutussuunnitelman Osaamisen hallinta Toiminto / prosessin vaihe Laatii yksikön kehittämis- ja koulutussuunnitelman Laatii toimialan kehittämis- ja koulutussuunnitelman Laatii kunnan kehittämis- ja koulutussuunnitelman Hyväksyttää suunnitelman yhteistoimintamenettelyssä Toimija Tehtävät Tuotokset Esimies Osaamiskartan ja Yksikön kehittämis- kehityskeskustelujen ja koulutus- tulosten mukaan suunnitelm laaditaan kesuunnitelmhittämis- ja koulutussuunnitelma. Toimialan päällikkö Toimialalle kootaan Toimialan kehitlutussuunnitelmtussuunnitelma kehittämis- ja koutämis- ja koulu- yksiköiden suunnitelmista. Henkilöstöasiantuntija Kunnan kehittämis- Kunnan kehittätelma ja koulutussuunnimis- ja koulutus- kootaan toimialojen suunnitelm suunnisuunnitelmtelmista. Henkilöstöasiantuntija Hyväksyntä kunnan Hyväksytty kehitlutussuunnitelmalletussuunnitelma kehittämis- ja koutämis- ja koulu- 46

48 Prosessikuvaus: Osaamisen kehittäminen Työssä oppiminen Koulutuksen hallinta Perehdytys Osaamisen hallinta Osaamisen kehittämistä voidaan tehdä monilla eri tavoilla. Tässä osaamisen kehittäminen on jaettu työssä oppimiseen, koulutukseen ja perehdytykseen. Työssä oppimisen menetelmiä ovat esimerkiksi valmentaminen, mentorointi, itseopiskelu ja työkierto. Koulutuksia ja perehdytystä kuvataan kahdessa seuraavassa prosessikuvauksessa. 47