HUKKAHAAVI Case: Lapin sairaanhoitopiiri

Transkriptio

1 Sairaala apteekkareiden ja proviisorien neuvottelupäivät HUKKAHAAVI Case: Lapin sairaanhoitopiiri Heli Niskala Lapin sairaanhoitopiiri

2 Sisältö: Taustaa Hukkahaavi Hukkahaavikoulutus ja Hukkahaavityökalut käytännössä Kaizen Case Lapin sairaanhoitopiiri

3 Lapin sairaanhoitopiiri lähti kehittämään systemaattisesti Inhimillisesti tehokasta sairaalaa vuonna 2009

4 Inhimillisesti tehokkaaseen sairaalaan pyritään: - jalostamalla tietoa työyhteisötoiminnan tueksi - hallitsemalla organisaation kannalta hyödyllistä työyhteisötietoa ja tietovirtoja - organisoimalla työ mielekkäällä tavalla - karsimalla päällekkäisyyksiä työtehtävissä. -> tavoitteena on sairaala, joka on inhimillinen henkilöstön ja potilaiden kannalta, tehokas ja tuottava henkilöstön osaamisen, näkemysten ja osallistumisen avulla. Inhimillisesti tehokas sairaala mahdollistaa yksinkertaisesti työn tekemisen fiksummin hyvässä työilmapiirissä. heli.niskala@lshp.fi

5 Inhimillisesti tehokkaan johtamisen avulla tavoitellaan aidosti viihtyisämpiä, ihmistä arvostavia ja työyhteisöjä tukevia johtamiskäytänteitä. Moniammatillisissa, toiminnallisesti ja kulttuurisesti haastavissa terveydenhuollon organisaatioissa inhimillisten tekijöiden huomiointi ja tuntemus on erityisen tärkeää.

6 Matka Iso-Britannian terveydenhuoltopalveluihin

7

8 HUKKAHAAVI Hukkahaavi tähtää toiminnan jatkuvaan kehittämiseen niin, että toiminnan tavoitteena ovat laadun parantaminen, potilasturvallisuuden lisääminen, toiminnan tehostuminen, kustannussäästöt ja henkilöstön työtyytyväisyyden parantaminen. Hukkahaavissa annetaan mahdollisuus sekä työkalut toimintaa parantavien uudistusten suunnitteluun ja toteuttamiseen

9 Laadun parantamiseen johtavalla tiellä ajamiseen tarvitaan neljä asiaa Toimintaympäristö: Tehokas muutosmoottori Ajattelutavat ja kyvykkyydet: Motivoituneet, osaavat ihmiset Houkutteleva päämäärä Johtamisjärjestelmä: Erinomainen johtaminen, informaatio ja järjestelmät HUKKAHAAVI

10 Hukan muodot 1. Ylituotanto Standardi kokeiden tekeminen jokaiselle potilaalle tosiasiallisesta tarpeesta riippumatta 2. Kuljetus Potilaiden siirtely ympäri sairaalaa 8. Ymmärryksen puute Tiimin kokemusten ja tiedon vajaakäyttö 3. Varastot Turhan suuret lääkevarastot tai tarvikkeet kliinisen työn alueilla 7. Turha edestakainen liikkuminen Kulkeminen ympäri osastoa tarvikkeita hakemassa tai etsimässä 4. Odottelu Hoitohenkilökunnan saapuminen myöhässä leikkaussaliin 6. Korjailu Samojen tietojen dokumentointi useaan eri paikkaan uuden potilaan tullessa 5. Yliprosessointi Sellaisten dokumenttien täytteleminen, joita kukaan ei tule lukemaan

11 What is the question you want to answer, or problem you want to solve? The more specific the statement the better, provided it is not so narrow that parts of the problem are missed. The question should be SMART: specific, measurable, action-oriented, relevant, and time-bound 1. Context Sets out the situation and complication e.g., government policy, SHA and local health economy situtation, organisational changes and imperatives for change especially why now? 2. Criteria for success Defines success for the project. Must be shared by project sponsor and team and must include relevant qualitative and quantitative measures e.g., impact and impact timing, visibility of improvement, staff mindset shifts 3. Scope of solution space Indicates what the project will and will not include e.g., which sites or staff groups, research and development activities, includes cost-benefit analysis 4. Constraints within solution space Defines the limits of the set of solutions to consider e.g., must be cost neutral, must not negatively impact patient experience 5. Stakeholders identifies who makes the decisions and who else could support (or derail) the study e.g., chief executive, patient group(s), finance director 6. Main sources of insight Identifies where best-practice expertise, knowledge, and project approaches exist (internal and external) e.g., staff who have led similar projects before, literature review, internal or national databases, NHS Institute 4 51 Introduction: Typically project context information from the Problem Statement Worksheet. Engagement situation and complication Key line: Key ideas supporting the governing thought. Typically 3-5. Governing thoughts of major sections of the document/ presentation Support: Lower-level ideas and evidence making the case for the key line ideas Governing thought of the document/presentation. Answer to the question Key line: Key ideas supporting the governing thought. Typically 3-5. Governing thoughts of major sections of the document/ presentation Support: Lower-level ideas and evidence making the case for the key line ideas 1 Include timing, frequency and who will take the lead Question: For a final project report, the basic question defined on the Problem Statement Worksheet. For interim documents/presentations, interim questions Conclusion: Close to the story. Typically repetition of governing thought and key line ideas or next steps of effort 51 Key line: Key ideas supporting the governing thought. Typically 3-5. Governing thoughts of major sections of the document/ presentation Support: Lower-level ideas and evidence making the case for the key line ideas Total time 22 patient 17 At board Source: Team observations and analysis 9 Moving around 8 Examining Discussing with 8 Writing notes 7 blood 30% of time is waste 6 colleagues Drawing Searching for stuff 4 Administering Changing sheets 4 drugs 15 All other MAJORS Patient-facing time 50 Seitsenvaiheisen ongelmanratkaisuprosessin työkalut Ongelman kuvaus PROBLEM STATEMENT WORKSHEET - DEFINITION Sidosryhmäanalyysi Ongelmapuu Priorisointi esim. helppous vs. vaikuttavuus Basic Question Stakeholder analysis and planning template Stakeholders Where are they? Where do we want them to be? What do they need from us? Ongelmapuu Ongelma Määrittele ongelma Jäsennä ongelma Työsuunnitelma Mieti tärkeysjärjestys analyysiä varten Develop work Tee työ- plan suun- nitelma Ratkaisu Laadi suositukset ja esitä ne Esityksen selkeä rakenne & kaaviot Storyline template explanation Hypoteesipuu Hypoteesipuu Muodosta tutkimustuloksista kokonaiskuva Väite 1 Väite 2 Väite 3 Tee analyysi Kysyntä vs. kapasiteetti, ajankäyttö yms. C AT LEAST 30% OF NURSE TIME IN MAJORS ADDS NO VALUE TO PATIENTS % time, 100% = 377 minutes

12 Niken pyyheongelma - tai äidin pyyheongelma

13 Alkutilanne/ Ongelma: Niken huoneesta siivouksen yhteydessä löytyi 24 pyyhettä

14 Johtamis-järjestelmä Toiminta-ympäristö Ajattelutavat, kyvykkyydet ja käyttäytyminen

15 Hukan muodot 8. Ymmärryksen puute, osaamisen vajaakäyttö -- oikeat ihmiset ei tee oikeita asioita 7. Turha edestakainen liikkuminen 4. Odottelu 6. Korjailu Korjailu, kun asioita ei ole tehty kunnolla aiemmin.

16 Ongelman määrittely ja Hukkahaaviprojektin työsuunnitelma Lähtökysymys SMART- täsmällinen (Specific), mitattavissa oleva (Measurable), toimintasuuntautunut (Action-orientated), merkityksellinen (Relevant) ja aikarajattu (Time-bound)) Miten saadaan loppumaan pyyhkeiden kasaantuminen Niken huoneeseen äitienpäivään mennessä ja samalla lisättyä vastuulliseksi aikuiseksi kasvamisen prosessia? Lähtötilanne/ Alkutilanne Kohderyhmä/ Sidosryhmät Budjetti ja aikataulu Tietolähteet Ratkaisuvaihtoehtoja rajaavat tekijät Tavoite, onnistumisen kriteerit/ Mittarit Nikke varastoi talon kaikki pyyhkeet huoneensa lattialle eikä osoita osaavansa toimia vastuullisesti Kaikki perheenjäsenet ja muutama enemmän ja vähemmän vieraileva tähti Ei kustannuksia Äitienpäivään mennessä - Nikke ja Katja - Vanhat ja viisaat kasvattajat (esim, Mummi, muut pyykkiongelmi en kanssa tuskailevat perheet) Äidin hermot Aikarajoite Nikke ymmärtää olevansa yksi osa perhettä ja kantaa vastuunsa, motivoituu huolehtimaan asioista Vastuullinen ja yhteiskuntakelpoinen lapsi Pyyheongelma poistunut, pyyhkeet eivät kasaudu Niken huoneeseen Mittarina pyyhkeiden määrä kaapissa ja pyykkikori Hukkahaavitiimi:

17 Ongelmapuu Miten muilla on mahdollisuus käyttää pyyhkeitä? Miten pyykkihuolto on suunniteltu? Onko pyyhkeet helppo viedä oikealle paikalle? Ongelmanratkaisutyökalu, joka pilkkoo ongelman hallittaviksi palasiksi Kuinka saamme pyyhkeiden kasaantumisen Niken huoneeseen loppumaan? Kenen vastuulla pyykit on? Miksi äiti kiljuu? Ketkä osaavat huolehtia pyykeistä? Ketä kiljuminen häiritsee? Osaisiko Nikke? Osaako Nikke viedä pyyhkeet muualle kuin lattialleen? Mitä Nikke tarvii osatakseen pitää huoneensa siistinä? Voisko uhkailla? Auttako kiristys?

18 Sidosryhmäanalyysi ja viestintäsuunnitelma Sidosryhmä Sidosryhmän merkitys ja painoarvo prosessissa Viestinnän keinot Viestintäaikataulu Viestinnän vastuuhenkilö(t) Nikke Katja Joku meillä hengaileva mies Kössi paljon käyvät vieraat (esim. Mummi, lasten enot ja serkut) Tärkeä Jokseenkin tärkeä Ei kovinkaan hyödyllinen Ei kovinkaan hyödyllinen Ei kovinkaan merkittävä Tapaamiset, kasvokkain keskustelut Ilmoitus ja posteri riittää Posteri asiasta ok Ilmoitus/ posteri riittää Jakuvasti projektin edetessä Projektin lopussa Äiti ja Nikke itse Katja Hengailijatyyppi vähän käyvät vieraat Ei lainkaan merkittävä Ilmoitus/ posteri riittää

19 Ajattelutapa Ei osaa, mutta haluaa haluaa kössi - - Kyvykkyys katja nikke + Osaa, muttei halua osaa

20 Hypoteesipuun muodostaminen MIKSI? MIKSI? MIKSI? MIKSI? MIKSI? Nikke olisi tulevaisuudessa vastuullinen ja omasta kodistaan huolehtiva nuori mies jos nyt ottaisi vastuulleen koko perheen pyykkihuollon Kiristetään autolla Saattaa vaatia lahjontaa Järkevä tehtävä Bensarahoilla kiristäminen Ei taida rahat riittää Nikke tuntee olevansa aikuinen Äiti on iloinen ja ylpeä En raski kuitenkaa Niken vastuullisuus kasvaa Nikke huomaa omat hyödyt Äiti ei huuda Ennenkin ollut tehotonta Voi toimia yhden kerran teho lyhytkestoista Vaikutus mitätön Nikke osaa pyykätä myös tulevaisuudessa omassa kodissaan ja vastata perheen/ kodin asioista ja pyyhkeiden kasaantuminen Niken huoneeseen loppuu

21 Toteuttamisen helppous Priorisoinnin muuttujat Helpohko toteuttaa, vaikutus olisi pieni Helpohko toteuttaa, vaikutus olisi suuri Asia Parannusehdotus 1 2 Nikke vastaa perheen pyykeistä Lahjotaan esim. uudella autolla Kiristetään bensarahoilla Vaikea toteuttaa, vaikutus tosi pieni Vaikuttavuus (2 vuoden aikavälillä)

22 Nikke menee Nikke menee suihkuun suihkuun Ottaa pyyhkeen kaapista tai naulakosta Ottaa pyyhkeen Kävelee kaapista tai huoneeseensa naulakosta Kuivaa Kuivaa itsensä itsensä Aiti Kaapissa kerää on pyyhkeet puhtaita Niken pyyhkeitä huoneen ja huone lattialta on siisti Pyyhkeitä Pesee ei ole pyykin ja huolehtii ne Aiti huutaa muille oikeille paikoille Laittaa pyyhkeen takaisin Tiputtaa naulakkoon tai pyyhkeen lattialle tarvittaessa likäpyykkiin Nikke on vastuullinen ja Aiti yhteiskuntakelpoinen pesee pyykit nuori mies Kaapissa on puhtaita pyyhkeitä

23 parannetun prosessin havainnollistaminen kuvakäsikirjoituksella

24 YKSINKERTAINEN MITTARI/ TUKKIMIEHEN KIRJANPITO MITTARI MA TI KE TO PE LA SU PYYKKIKORI TÄYNNÄ HUONEEN LATTIALLA PYYHKEITÄ ÄITI HUUTANUT PYYHKEISTÄ

25 POSTERI - Visuaalinen johtaminen Muista pyykit ja Siistit vaatekaapit

26 Tiedonsiirto Naistenklinikan kirjaamiskäytäntö Osastokokoukset Oys nuorisopsykiatrialla Kotiutus Jäsenkuntien yhteystiedot Intrassa Kotiutuspapereiden teko vuodeosastolla 4B Tuloprosessi Siirto päivystyksestä vuodeosastolle Siirto toisesta yksiköstä KAIZEN: Päivystyksen triage- ja sihteerityön prosessit Lääkäreiden osastotyöskentelyprosessi Välinehuollon sterilisoitujen tuotteiden luovutus

27 Lääkehoidon turvallinen siirtyminen yksiköstä toiseen - ALKUTILANNE Lääkärin päätös siirrosta toiseen yksikköön Lääkäri tekee lähetteen Hoitaja tekee hoitotyönyhteenvedon Toimenpiteet siirtoa varten, mm. potilaan valmistaminen siirtoon, soitto omaiselle, ambulanssin tilaus, raportti ambulanssihenkilökunnalle Matkan aikainen hoito - kipulääkkeen tarve matkan aikana Puuttuva lääkelista Potilas odottaa kipulääkettä Hoitaja ilmoittaa kipulääkemääräyk sen ambulanssihenkil ökunnalle Hoitaja kysyy lääkäriltä kipulääkemääräykse n Lääkelista puutteellinen Lähettävän yksikön hoitaja etsii ajantasalla olevan lääkelistan Ambulanssihenkilökunta soittaa lähettävään yksikköön Potilas saa kipulääkkeen Saapuminen vastaanottavaan yksikköön Ambulanssihenkil ö-kunta antaa raportin vastaanottavan yksikön hoitajalle Lääkelista puuttuu tai ei ole ajantasainen Potilas odottaa oikeanlaista hoitoa Potilaan turvallinen lääkehoito onnistuu vastaanottavassa yksikössä Lähettävän yksikön hoitaja soittaa vastaanottavaan yksikköön ja ilmoittaa ajantasalla oleva lääkelistan Hoitava lääkäri ilmoittaa lähettävän yksikön hoitajalle ajantasaisen lääkelistan Lääkelista ei ole ajantasainen -> soitto hooitavalle lääkärille Vastaanottavan yksikön hoitaja soittaa lähettävän yksikön hoitajalle heli.niskala@lshp.fi

28 Lääkehoidon turvallinen siirtyminen, Hukkahaavityökaluilla parannettu prosessi Lääkärin päätös siirrosta toiseen yksikköön Lääkäri tekee lähetteen, tarkistaa ja tulostaa lääkelistan. Lääkäri allekirjoittaa ajan tasalla olevan lääkelistan. Hoitaja tekee hoitotyön yhteenvedon ja liittää lääkärin allekirjoittaman lääkelistan potilaan siirtopapereihin Saapuminen vastaanottavaan yksikköön Ambulanssihenkilökunta antaa raportin vastaanottavan yksikön hoitajalle - Mukana ajantasainen, lääkärin allekirjoittama lääkelista heli.niskala@lshp.fi Matkan aikainen hoito - kipulääkkeen tarve matkan aikana Ajantasainen, lääkärin allekirjoittama lääkelista potilaan paperissa -> potilas saa kipulääkkeen Potilaan turvallinen lääkehoito onnistuu vastaanottavassa yksikössä Toimenpiteet siirtoa varten, mm. potilaan valmistaminen siirtoon, soitto omaiselle, ambulanssin tilaus. Ambulanssihenkilökunta varmistaa raportin yhteydessä, että potilaan papereissa on mukana ajantasainen lääkelista.

29

30 PAKOLLINEN ARVO HUKKA

31

32 Kokonaisuuden näkeminen Vastuun ottaminen omasta toiminnasta

33 CASE Lapin sairaanhoitopiiri Lapin sairaanhoitopiiri on tässä vaiheessa poistanut hukkaahukkahaavilla n euroa (lääkärit, hoitajat, sihteerit) Työn jaolla ja uuden teknologian käyttöönotoilla vapautettu tai uudelleen allokoitu työpanosta euroa (n. 4,8 htv) Systemaattisen kehittämisen (LEAN, prosessien kehittäminen jne.) muut kustannussäästöt huomattavia (varastot, standardisointi) Johtamisjärjestelmän ja johtajuuden muutoksien arviointi kesken

34 CASE Lapin sairaanhoitopiiri Hukan poistaminen on kuitenkin lisännyt (ainakin joidenkin) esimiesten ahdistusta Prosessien kehittäminen on vähentänyt työntekijöiden itsenäisyyttä ja asiantuntijuutta Toiminnan ja prosessien kehittäminen on tuonut arjen toiminnan näkyväksi todellisuus ahdistaa! Mittaaminen on tuonut toiminnan näkyväksi ja asettanut työntekijät toisiaan vastaan Johto on saatettu vaikeaan asemaan, koska muutos on ollut kokonaisvaltaista

35 CASE Lapin sairaanhoitopiiri Laskennalliset säästöt ja toiminnan järkeistäminen on tehty lähinnä hukkaa poistamalla Hukan poistamisella on mahdollistettu työajan vapautuminen vaativampaan potilastyöhön Hukan poistamisella potilaan ja henkilökunnan odotusajat lyhentyneet Hukan poistamisella ja turhan vähentämisellä työn mielekkyys on kasvanut Hukan poistaminen ei ole vielä vähentänyt henkilökunnan määrää

36 CASE Lapin sairaanhoitopiiri Hukkahaavion tunnustettu muutoksen hallintamalli Tällä hetkellä Lapin sairaanhoitopiiriin on koulutettu Hukkahaavi menetelmiin n. 100 työntekijää työ vasta alkamassa! Työntekijöiden ja toimintayksiköiden rohkaiseminen jatkuvaan kehittämistyöhön keskushallinnon tuki! Kaizen-toimintamalli otettu osaksi Hukkahaavikokonaisuutta Kaizen-toimintamallialaajennetaan yksiköihin systemaattisesti Hukkahaavi ajattelu viety osaksi johtamisen kehittämistä Hukkahaavi tuoteperheen jatkuva laajentaminen

37 Miksi meidän pitää tehdä geneerisiä prosesseja? Viuhka? Seinä? Elefantti? Keihäs? Köysi? Puu? Käärme?

38 Heli Niskala Projektisuunnittelija Hukkahaavi Keskushallinto, Kehittämisyksikkö Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymä PL 8041, Rovaniemi Käynti: Porokatu 39 D, 2 kerros heli.niskala@lshp.fi KIITOS heli.niskala@lshp.fi