- tarvittavien apuval ineiden kuten lomakkeiden ja asiakirjojen keh-i t-

Transkriptio

1 Kristiina Miettinen yli hoi taja, Kaks SAIMI HENKI LUSTUHALLINTO Henkilöstöhallinnon kehittamistyön tavoitteena on ollut vaikuttaa seuraaviin tehtavakokonai suuksi i n: 1. Henkilöstön hankintaan ja palvel ussuhteen al kamiseen 1 i i ttyvat teh tavat. 2. Virantoimituksen keskeytykset ja si jaisjarjestelyt. 3. Palvelussuhteen paattymiseen liittyvät tehtävät. 4. Raportointijarjestelman luominen hyödyntamaan suunnittelua ja paa töksentekoa. Koska nama osaalueet ovat paivi ttäi n toistuvia kuitenkin maaral taan merki ttavia ja ai kaavievia, on tavoitteena mainittujen tehtauaal ueiden sisal lön, työnjaon, työnku'l ku jen ja menettelytapojen järki peraistaminen tarvittavien apuval ineiden kuten lomakkeiden ja asiakirjojen kehi t tami nen eri oqani saati oi 11 e tarvittavien työvoima ti 1 annetta ja hen ki 1 östöa koskevien tietojen maari ttely tarvittavien tiedostojen jarkiperaistaminen ja kehittäminen ottaen huomioon ATK:n kaytön tarkoituksenmukaisuus ja mahdoll isuudet. Tilanne ennen Saimia Henkilöstöhallinnon toimistorutiinit hoidetaan Kaks:ssa hajautetusti useiden eri henkilöiden toimesta, myös monet esimiehet hoitavat ne itse. Jokainen arki stoi sama1 1 a paa tö ksel 1 a omaan kasiarki stoonsa. Kirjataan myös paatösmerkinnat henkilökortti in, virkakortti in, työvoiman kaytön suunnittelua varten, nimi kirjakortti in ja pal kkakorttiin. Toisin sanoen 01 laan tilanteessa, jossa tehdään runsaasti päallekkaista työtä ja sama asiakirja arkistoidaan useaan eri pai kkaan.

2 Raportointi jarjestelma on raskas ja työläs. Useirrimi ten tehdään vain se, mi ka on valttamatönta, lähinnä eri viranomaisten vaatimat tilastot. Kun rutiini tehtävät vievät paljon ai kaa, ni in raporttien hyödyntäminen jaa vahai seksi. Kun Saimi tuli kuvaan mukaan, tunkeutuivat ylihoitajat omine rutiineineen valiin ja niin saatiin alulle edellä esi tellyin tavoittein ohjelmien peruskartoi tus. Tavoitteena on myös ollut järjestelmän tosiaikaisuus, joustava työskentely tapa ja toimistorutiinien rationalisointi. Kun toimistoruti ineja keskitetään selviin tkhtava ja vastuukokonaisuuksiin, niin pystytään yksinkertaistama; ja nopeuttamaan työnkulkuja. Atkpaate on työval ine. Paatteet on sijoitettu henkilöstötoimistoon ja pa" katoimistoon. Yksi paate toimii työhönoton apuvalineena. Saimi joustava ja nopea työskentelytapa Saimi palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon yhtaaikainen kayttömahdollisuus 1 uo edellytykset joustava1 1 e yhteistyö1 1 e. Asian selvi ttaa seuraava esimerkki : Kun vi ranhal ti ja tulee työhön, ta1 1 ennetaan tapahtuma Atk jarjestelmaan ja tulosteena saadaan kaksiosainen maarayskirja, joista toinen kappale jaa paatöspöytakirjaksi ja toinen lähetetään ao. henkilölle. Tässä vaiheessa viran kayttöa koskevat tiedot rekisteröityvat virkatiedostoon, viranhaltijan henkilötiedosto on avattu ja henkilön uratapahtumiin on muodostunut ensimmäinen tiet, Heti kun maarays on syötetty jarjestelmaan, on tieto myös palkkatoimiston kaytettavi ssa. Pal kkatoimi sto käyttää samaa henki lötiedostoa ja täydentää si ta pal kanmaksuun 1 ii ttyvi lla tiedoilla. Tiedot ta11 ennetaan vain yhteen kert 7 ja tulosteena saadaan vi rkakortti, nimi kirjati edot ja paatöspöytakirja. Ti etotuotanto Raportoi nti jarjestelma on pyritty saamaan mahdol 1 i simmin joustavaksi. Ni i npa useimiiissa raporteissa on mahdoll isuus itse maäri ttaa raportointival i, ti las toi tavat tiedot ja tulostaso, esim. poissaolot voidaan tulostaa syykoodei ttain henkilö, vastuuyksikkö, vastuualue tai laitoskohtaisesti.

3 Työvoiman käytön suunnittelua ja seurantaa varten voidaan tulostaa vastuuyk sikkökohtaiset tiedot viroista ja viranhal ti joista seka kaikki halutul le raportointival i 11 e sattuvat tapahtumat kuten vuosi 1 omat, vi rkavapaudet, koulutusmatkat, vastuuyksi kön sijaiset jne. Tärkeänä osaal ueena on koulutuksen seuranta. Järjestelmä pi taa si sal laan koulutuskortin ja koulutusmaararahaseurannan kustannusarvioperiaatteella. Kun heriki 1 ö anoo koulutukseen, hanel ta vaaditaan anomukseen kustannusarvio, joka ta1 1 ennetaan poissaolon ta1 1 ennu ksen yhteydessä. Näin saadaan reaal i ai kainen seuranta. Uusitut lomakkeet henki 1 ökortti henki lötietokaavake vi rkavapausanomus ilmoitus erosta vi rkavapaiden keruu (työterveyshuol to all e 30 pv olevat sai rasl omat) maarayski rjalomake ( käyttävät ne esimiehet, jotka itse hankkivat sijaisia seka muutosilmoitus) Lopuksi Kun kehitetään henkilöstöhallinnon seuranta ja tietojarjestelmia, niin luodaan entista paremmat edellytykset henkilöstösuunni ttelun kehi ttamisel le ja toiminnan edellyttämän kokonaishenkilöstömaaran arvioimiselle kaikilla suunni ttel un tasoilla. Koska uudet virat ovat kuin lottovoitto, ei mielestäni ole muuta vaihtoehtoa kuin tehokas seurantajarjestelma, jonka avul 1 a vertaamal la esim. osastojen potilaiden hoitoisuutta ja kuormitusta henkilöstömaaraan voidaan järkevästi kayttaa olemassa 01 evia voimavaroja ja saada uusia ulottuvuuksia työvoiman uudell een jarjestamisel 1 e.

4

5 HENKILUSTUTOIMISTO PALKKATOIMISTO REKISTEREIDEN YLLAPITO TALLENNUS + L/ RAPORTIT LISTAT PALKANLASKENNAN APUVALINE TYUHUNOTON APUVALINE (KORVAA KORTISTOT) TULOSTAA MAARAYSKIRJAT T I E T O T U O T A N T O PALKKA HENKI LO ESIMIEHET TOIMISTO 1 TSE TOIMISTO VALTIOVALTA YM. TYON ALKU MAARAYSKIRJA TYOVOIMATILANNE TAPAHTUMAT LOMALISTA VARAHENKILOSTON POISSAOLOT SEURANTA JA MITOI TUS SIJAISUUKSIEN ENNAKOINTI VAPAAT SIJAISEl VAKANSSILISTA VAKANSSIKORTTI LOMALISTA NIMIKIRJATIEDOT PALVELUSUHTEET VARAHENKILOVA VIRKALUETTELO KSV:LLE KANSSIT VALTIONOSUUTEEN OI VAIHTUVUUS KEUTTAVAT VIRAT TILASTO LAAKINTOHALLITUKSEN VALTIONOSUUTEEN T 1 LASI0 OIKEUTTAVAl VIRAT KOULUTUSKORTTI MAARAYSKIRJO JEN YHDISTELMA