Maa- ja vesirakentajat -kerho Hallituksen kokous 9/2011. Aika , klo Paikka: Leppävaara Alberganesplanadi 2 A Espoo

Transkriptio

1 Maa- ja vesirakentajat -kerho Hallituksen kokous 9/2011 Aika , klo Paikka: Leppävaara Alberganesplanadi 2 A Espoo Läsnäolijat: Hallitus: Eleonoora Väisänen, pj ja siht. Kaisa Mäkinen Samuli Laaksonen Suvi Soininen Taavi Dettenborn Manu Marttinen Muut: Ei muita läsnäolijoita PÖYTÄKIRJA 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Esityslistan hyväksyminen Kokous hyväksyi esityslistan. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisiä pöytäkirjoja ei ollut esillä. 5. Ilmoitusasiat Käytiin läpi kuulumiskierros. 6. Yleiset asiat Ei käsiteltäviä asioita. 7. Raha-asiat Päätös: Maksetaan Kaisa Mäkiselle kokouksen tarjoiluista. Päätös: Suvi Soinisella oikeudet maksaa kaikki vuosijuhliin budjetoidut menot sitä mukaan kun laskuja tulee.

2 Vuosijuhlien alustava budjetti on liitteenä. (LIITE 1) 8. Jäsenasiat Ei käsiteltäviä asioita. 9. Tapahtumat Vuosijuhlat Sovittiin, että hoidetaan sponssikyselyt yhteisvoimin Päätettiin, että illalliskortin hinnaksi tulee 45 /60. Sovittiin myös työnjako. Tarkempi erittely siitä kuka hoitaa mitäkin liitteessä. (LIITE 2) 10. Tiedotus Vuosijuhlia aletaan mainostaa syyskuussa. 11. Seuraava kokous Päätetään doodle menettelyllä. 12. M.E.T.A Ei ilmoitettavia asioita. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Espoossa Eleonoora Väisänen Puheenjohtaja & kokouksen sihteeri

3 LIITE 1 MENOT ravintolalasku / juhlija Osallistuvien 80 hlö oletettu määrä BUDJETTI hinta/yks yht Ravintola tilavuokra lisätunnit 1 8 vahtimestari menu tarjoilijat viinit jallu kossu alkumalja somistus Bändi 1000 bändi pääjuhlassa 1000 muut esiintyjät (kvartetit, yms.) bändi kokkareilla (saku,tuula,anne) Lahjat 1200 matit+postitus muut kulut (postitus?) Juhlien järjestelyt 200 sponssipostitukset 0 kutsujen postitus 0 muistoruusut 50 pöytäohjelma 200 laululäystäke 100 kokouspullaa/juomaa 200 kaato (toimikunnalle) 500 ilmaiset ruokailijat opiskelijat 2 0 ilmaiset ruokalijat firma 3 0 YHTEENSÄ

4 BUDJETTI MVR65 tulot mvtt 2000 sponssit 7000 illalliskortit 2000 menot JÄÄMÄ 0

5 LIITE 2 Päätettävää: Iltapuku vai cokctail asu? - kutsuun tumma puku Millaset plaseerauskortit? Joku paperinpala vai jotain hienompaa? -Plaseeraustaskumatit tai jotain muuta vastaavaa Yhteiset nakit: Sponssikirjeiden laatiminen, lähettäminen ja peräänsoittelu, jokaiselle n.5 firmaa KAIKKI SPONSSIT OLTAVA SELVILLÄ SYYSKUUN LOPPUUN MENNESSÄ! Yksittäiset nakit(alleviivaa varatut hommat): Jäsenlistan päivitys ja vanhojen jäsenten yhteystietojen jäljitys > Ellu laittaa Google Docsiin ja kaikki päivittää Kutsujen laatiminen ja lähettäminen, maililla ja facebookissa > Sovitaan myöhemmin > Kutsut ja ilmo liikkelle ASAP, ilmoaikaa 3.10 asti, jonka jälkeen tarjoilumäärät ilmoitettava Astoriaan Ruokatarjoiluista ja koristeluista sopiminen Astorian kanssa (sis. mahd. ruoan maistelua) > MANU Manu hoitaa myös ruokaa bändille Bussikuljetuksen järjestäminen > Smuli, Kaisa lähettää Smulille toimintapäivän bussikyselyjä Jatkojen järjestäminen (eli soitto baariin X ja järjestää porukan jonon ohi) > Manu Ohjelman ja aikataulun suunnittelu / (varmaan voidaan kattoa yhdessä) Ruusujen hankinta > Ei ruusuja! Taskumatit/muu plaseerauslahja > TAAVI > Otetaanko vai eikö oteta? Tähän ois hyvä saada yks iso sponssi esim, Ramboll?? Illalliskortin sekä läsyjen taittaminen ja painatus (saadaan Tuomakselta KTK:n viime vuoden pohjat) o kaisa voi taittaa ja tulostetaan jonkun duunissa ilmaseks Ilmomasiinan koodaus, ylläpito ja ilmottautuneiden tietojen toimittaminen Astorialle > Ellu voi hoitaa tän >Onko ok viimenen maksupäivä? Plaseeraus (tätä vois kattoa varmaan porukallakin) > Tätä varten pitää saada pöytäkartta Astorialta, kuka hoitaa sen? Sponsorien kiitoskorttien tekeminen ja lähetys (suvi hoitaa) Bändin biisilista googledocsiin ja kaikki käy kommentoimassa > Ehotuksia biiseiksi?

6 Pyydetään Auli lukkariksi Kysytään Latexia soittamaan saksofonia illalliskorttia vastaan Taskumatit tai muu lahja > Taavi selvittää mitä maksaa Sponsoreiden laskutus (Suvi hoitaa) KUTSU: Arvoisa ja kunnioitettava Maa- ja vesirakentajat -kerho on saavuttanut 65-vuoden iän ja tätä juhlistaaksemme kutsumme nyt Teidät viettämään ikimuistoista iltaa Astoria-saliin perjantaina 4. marraskuuta Juhla alkaa kaikille avoimella cocktail tilaisuudella klo 18.00, jonka jälkeen ja pääjuhla alkaa klo pääjuhlan noin klo Pyydämme vieraita ystävällisesti saapumaan paikalle viimeistään klo Illalliskortti kustantaa opiskelijoille 45 ja valmistuneille 60. Maksutiedot saat sähköpostilla kun olet vahvistanut ilmoittautumisesi. Ilmoittautuminen on auki osoitteessa: Ilmoittautumisaikaa on saakka ja juhlaan mahtuu mukaan 90 ensimmäiseksi ilmoittautunutta. Astoria-sali sijaitsee Punavuoressa osoitteessa Iso-Roobertinkatu 14. Dresscode: Tumma puku TERVETULOA! Terveisin MVR-kerhon hallitus