Creamailerin. opas. yrityksille

Transkriptio

1 Creamailerin opas yrityksille

2 2 Creamailerin opas yrityksille

3 3 Sisällysluettelo Miksi sähköpostiviestintää?... 5 Yrityksen sähköpostiviestintä Tilaajien kerääminen Tervetuloa-viesti Viestisisältö Aikataulun laatiminen Lähetystiheys Analytiikan seuraaminen Aktivointikampanja Laki ja hyvät käytänteet...14 Esimerkki viestipohjasta... 15

4 4 Creamailerin opas yrityksille

5 Miksi sähköpostiviestintää? 5 Kappale 1 Miksi sähköpostiviestintää? Enää ei tarvitse arvailla mikä asiakkaita kiinostaa, sillä sähköpostimarkkinoinnin avulla kyseinen tieto on saatavilla reaaliajassa. Sähköpostimarkkinointi on yksi tehokkaimmista, nopeimmista ja kustannusystävällisimmistä markkinointikeinoista sopien kaiken kokoisille yrityksille. Sähköpostiviestintä on: Helppoa. Keskitytte vain sisällön suunnitteluun, sillä viestin luominen ja lähettäminen on helppoa. Mitattavissa. Kampanjan tulokset ovat nähtävissä analytiikasta reaaliajassa. Raporteista näette mm. ketkä viestin avasivat, klikkasivat linkkejä ja jakoivat viestin eteenpäin. Tehokasta. Välitätte viestit asiakkaillenne sekä prospekteillenne nopeasti ja kustannustehokkaasti. Tarjoukset, tiedotteet, kampanjat - kaikki hoituvat käden käänteessä! Viestit voidaan myös personoida syvemmän asiakassuhteen saavuttamiseksi sekä ajastaa lähtemään juuri haluttuna aikana. Välitöntä. Kampanjat pystytään luomaan ja lähettämään ilman välikäsiä. Asiakkaiden reaktiot lähetettyyn kampanjaan ovat heti nähtävissä.

6 6 Creamailerin opas yrityksille Edullinen. Sähköpostimarkkinointi ekologinen markkinointimuoto, joka ei vaadi erillisiä painatus-, postitus-, käsittely- ja mainoskuluja. Creamailer-sähköpostiohjelmistoa voi hyödyntää mm.: asiakasviestintään markkinointiin asiakkaiden hankintaan tuotejulkistuksiin kyselyihin sisäiseen tiedotukseen kutsuihin sidosryhmäviestintään tapahtumamarkkinointiin kausiluontoiseen viestintään kiitos-viesteihin

7 Yrityksen sähköpostiviestintä 7 Kappale 2 Yrityksen sähköpostiviestintä Yritykset voivat käyttää sähköpostiviestintää moniin eri tarkoituksiin. Tämä opas antaa vinkkejä ja neuvoja tehokkaaseen sekä selkeään viestintään. Opas on jaoteltu kahdeksaan selkeään osioon, joissa käydään lyhyesti läpi sähköpostiviestinnän prosessi. 1. Tilaajien kerääminen Tilaajia voi kerätä sekä verkossa että osana jokapäiväistä toimintaa. Lukijoiden luottamus ansaitaan kertomalla uutiskirjeiden lähettämis- ja toimintaperiaate: kuinka usein uutiskirje lähetetään, millainen sen sisältö on ja kuinka sen voi perua. Voitte myös laittaa malliksi aikaisemmin ilmestyneen uutiskirjeen. Tilauslomake Creamailerissa on valmiita tilauslomakkeita, jotka on helppo lisätä tai linkittää esim. kotisivuille, sosiaaliseen mediaan sekä uutiskirjeisiin. Tilauslomakkeet ovat täysin muokattavissa tarpeittenne mukaisiksi. Kerro kaverille Creamalerin Kerro kaverille -toiminnon avulla lukijat voivat jakaa viestejä helposti eteenpäin.

8 8 Creamailerin opas yrityksille Sähköposti Uutiskirjeen tilauslinkin voi lisätä myös sähköisiin allekirjoituksiin. Sähköinen materiaali Jos teillä on ladattavissa materiaaleja kotisivuillanne, laittakaa latauksen yhteyteen mahdollisuus uutiskirjeen tilaamiseen. Muu materiaali Uutiskirjeen tilausmahdollisuudesta voi kertoa kaikissa materiaaleissa. Jos julkaisette painettua materiaalia tai jaatte lentolehtisiä, käyttäkää niitä hyväksenne. Yrityksen käyntikorteissa voi myös mainita tilausmahdollisuudesta. Toimitilat Odotusaulaan voi laittaa esimerkiksi lappuja, jonka täyttämällä voi tilata uutiskirjeen. Aulassa oleva astia, johon uutiskirjeen haluavat jättävät käyntikorttinsa, toimii myös mainiosti. Ilmoittautumiset Uutiskirjeen tilausmahdollisuuden voi laittaa myös tapahtumailmoittautumisten yhteyteen. Tapahtumat Messut ja erilaiset tapahtumat ovat oiva tapa kerätä uusia tilaajia. Sähköpostiosoitteita voi kerätä myös suoraan sähköiseen listaan. Kilpailut Kilpailujen järjestäminen sekä kotisivuilla että erilaisissa tapahtumissa on tehokas tapa kartuttaa tilaajamäärää. Mainitkaa kilpailun yhteydessä, että osoitetta voidaan käyttää sähköpostiviestintään ja antakaa osallistujalle myös mahdollisuus kieltäytyä viestinnästä.

9 Yrityksen sähköpostiviestintä 9 Osana toimintaa Esimerkiksi puhelujen yhteydessä voi pyytää luvan uutiskirjeen lähettämiseen. Luvan voi pyytää myös asiakastapaamisten yhteydessä. Sähköpostia kannattaa käyttää kaikessa viestinnässä, jolloin siitä tulee luonnollinen tapa kommunikoida asiakkaan kanssa. Tiedotteet, tervehdykset, tapahtumakutsut, lahjoituspyynnöt, laskut jne. voidaan kaikki lähettää sähköisesti. Kannattaa myös mahdollistaa asiakkaiden ylläpitää tietonsa itse. Creamailerilla on valmis muokattavissa oleva lomake tietojen päivittämiseen. Tiedot päivittyvät listaan automaattisesti tilaajan poistuessa listalta tai hänen muuttaessa yhteystietonsa. 2. Tervetuloa-viesti Uusille uutiskirjeen tilaajille kannattaa lähettää Tervetuloa-viesti. Viestin ulkoasuun ja sisältöön tulee kiinnittää huomiota, sillä sen avulla luotte ensivaikutelman uuteen asiakkaaseenne. Tervetuloaviestin on hyvä olla lyhyt, ytimekäs ja personoitu. Sen tulisi tuoda brändiä esille ja olla yrityksen näköinen. Siinä on myös hyvä olla toimintakehotuksia.

10 10 Creamailerin opas yrityksille 3. Viestisisältö Hyvällä uutiskirjeellä on kolme ominaisuutta: 1. Nopeasti luettavissa Viestit kannattaa pitää lyhyinä ja informatiivisina, jotta lukija saa nopeasti selville mistä on kyse. Uutiskirjeisiin kannattaa kirjoittaa johdantoteksti ja laittaa loppuun linkki, mistä pääsee kokonaiseen tekstiin. 2. Kiinnostava Lukijat ovat tilanneet uutiskirjeen, koska ovat kiinnostuneita yrityksestä ja sen toiminnasta. Viestejä kirjoittaessa tulee miettiä mitä lukija viestistä hyötyy ja miksi se häntä kiinnostaa. Uutiskirjeen tilaajille voi antaa etuja, joita saavat vain uutiskirjeen tilaajat. 3. Henkilökohtainen Uutiskirjeet voidaan personoida läheisemmän asiakassuhteen saavuttamiseksi esimerkiksi käyttäen yksikön toista persoonaa sinä ja yrityksestä puhuttaessa muotoa me : Hei Hanna! Oletko huomannut, että olemme lisänneet kotisivuillemme Viestissä on hyvä olla: Otsikko, joka kertoo viestisisällöstä ja herättää vastaanottajan huomion. Luotettava lähettäjä, josta ilmenee keneltä viesti on peräisin esim.

11 Yrityksen sähköpostiviestintä 11 Yhteystiedot: www-osoite, katuosoite, sähköposti ja puhelinnumero. Toimintakäsky, jolla kehotetaan lukijaa tekemään jotain: lue lisää, ilmoittaudu, lahjoita, tykkää facebookissa, kerro kaverille jne. Toimintakäskyn tulee olla selkeästi esillä. Kuvia. Yksi kuva kertoo tuhat sanaa. Kuvat luovat viestiin myös ilmettä ja syventävät viestisisältöä. Perumismahdollisuus. Halutessaan vastaanottajan tulee voida poistua postituslistalta helposti. 4. Aikataulun laatiminen Uutiskirjeiden laatiminen ja lähettäminen rutinoituvat nopeasti muiden työtehtävien joukkoon. Creamailerilla uutiskirjeitä voidaan luoda valmiiksi ja ajastaa lähtemään haluttuna aikana. Esimerkki uutiskirjeen laatimisaikataulusta: 1. vaihe Uutiskirjeen aiheiden ja kuvaideoiden miettiminen. 2. vaihe Tekstisisällön kirjoittaminen sekä sopivien kuvien etsiminen. 3. vaihe Uutiskirjeen luominen, tarkastus ja testaus. 4. vaihe Uutiskirjeen lähettäminen vastaanottajille.

12 12 Creamailerin opas yrityksille 5. Lähetystiheys Kuinka usein lukijat haluavat uutiskirjeen ja kuinka usein on tähdellistä kerrottavaa? Jos joskus ei ole yksinkertaisesti mitään sanottavaa, ei viestiä kannata lähettää vain lähettämisen takia. Viestejä tulisi lähettää niin harvoin, etteivät lukijat kyllästy niihin, mutta kuitenkin niin usein etteivät asiakkaat pääse unohtamaan yrityksen olemassaoloa. Uutiskirjeiden lähetystiheys kannattaa ilmoittaa uutiskirjeen tilauslomakkeen yhteydessä. 6. Analytiikan seuraaminen Yksi sähköpostiviestinnän tärkeimpiä ja hyödyllisimpiä ominaisuuksia on mahdollisuus seurata mitä tapahtuu uutiskirjeen lähettämisen jälkeen. Analytiikan avulla selviää mikä vastaanottajia on kiinnostanut eniten. Saadulla tiedolla viestinnästä voidaan suunnitella tehokkaampaa ja vastaanottajia kiinnostavampaa. Creamailerin analytiikka kertoo: avattujen viestien määrän ja ketkä viestin avasivat klikattujen linkkien määrän ja ketkä linkkejä klikkasivat viestin eteenpäin jakaneet tilauksen peruneet roskapostiksi merkanneet virheellisten osoitteiden määrän onnistuneesti perille toimitetut Online Barometri -kyselyn tulokset Creamailerin analytiikka päivittyy reaaliaikaisesti ja kaikki raportit ovat ladattavissa Excel ja CVS -muodoissa.

13 Yrityksen sähköpostiviestintä Aktivointikampanja Ajan kuluessa osa uutiskirjeiden tilaajista saattaa muuttua passiivisiksi: he eivät enää aukaise uutiskirjeitä, klikkaa linkkejä tai reagoi muullakaan tavalla. Tällaisille asiakkaille kannattaa lähettää aktivoiva uutiskirje huomiota herättävällä otsikolla ja personoiden, esim. Hei Maija! Olemme kaivanneet sinua!. On myös hyvä tiedustella haluaako asiakas edelleen uutiskirjeen vai mahdollisesti perua tilauksen. 8. Laki ja hyvät käytänteet Suomessa rekisterin ylläpitoa ja suoramarkkinointia säätelevät Henkilötietolaki ja Sähköisen viestinnän tietosuojalaki. Myös Asiakkuusmarkkinointiliitto sekä Kuluttajavirasto ovat laatineet ohjeistuksia hyvistä käytänteistä. Säännösten noudattamista ohjaa ja valvoo Tietosuojavaltuutetun toimisto. Viestintä luonnolliselle henkilölle on sallittua, jos siihen on saatu henkilöltä suostumus. Omilta asiakkailta saatuja yhteystietoja voi käyttää viestintään niin kauan kuin asiakkuus jatkuu. Asiakkaalle on annettava mahdollisuus kieltää yhteystietojen käyttö. Viestintää ei saa myöskään harjoittaa, jos henkilö on tämän nimenomaisesti kieltänyt.

14 14 Creamailerin opas yrityksille

15 Esimerkki viestipohjasta 15 Kappale 3 Esimerkki viestipohjasta Viestipohjasta kannattaa tehdä selkeä ja yrityksen näköinen. Alla oleva esimerkki antaa vinkkejä viestipohjan suunnitteluun linkki viestin web-versioon 2. viestin aihe ja päiväys 3. palstojen määrä 3

16 16 Creamailerin opas yrityksille 4 4. linkit sosiaalisiin medioihin 5. yhteystiedot 6. kyselyt 7. tilaajatietojen päivityslomake 8. poistu postituslistalta -lomake 9. osoitelähde 10. ilmoittautumiset

17 Esimerkki viestipohjasta 17 Creamailer palvelee Jos teillä on kysyttävää oppaaseen liittyen tai haluatte kuulla lisää sähköpostiviestinnän mahdollisuuksista, ottakaa yhteyttä! Autamme mielellämme kaikissa sähköpostiviestintään liittyvissä asioissa. Creamailer Oy Olli Uuksulainen puh Ilmainen kokeiluversio Tilaa käyttöösi ilmainen kokeiluversio ja tutustu palveluun ajan kanssa. Creamailer uutiskirje Haluatko pysyä ajan tasalla? Uutiskirjeemme käsittelevät asiakasviestintää, sähköpostimarkkinointia sekä lainsäädäntöä. Lähetämme keskimäärin 12 viestiä vuodessa. Copyright Creamailer Oy Päivitetty