Sote-palvelusopimusten luokittelu

Transkriptio

1 Sote-palvelusopimusten luokittelu Työkaluja sopimusjohtamisen tehostamiseen Eeva Kiviniemi Kesäkuu 2019

2 Mikä on sote-palvelusopimus? Sote-palvelusopimukset ovat kunnan asukkaalle tai muulle sote-palvelun potilaalle tai asiakkaalle tuotettavia palveluja koskevia sopimuksia Tämä esitys ei koske esimerkiksi sote-toimialan materiaali-, ICT-, vuokra- tai konsultointisopimuksia, tai muita palveluja, esim. hallinnon tai kiinteistöjen huollon tukipalvelusopimuksia Sote-palvelusopimusten luokittelu ja tunnusmerkit kannattaa tunnistaa omaksi kokonaisuudekseen, erilleen kunnan ja sotetoimialan muiden sopimusten hallinnasta ja johtamista. Sote-palveluostoja yksityiseltä yht. 575 milj. Uudellamaalla vuonna 2017 Tässä ei mukana ostoja HUS:lta tai kuntayhtymiltä Muiden toimialojen sopimukset Kunnan kaikki sopimukset Muut soten sopimukset (ICT-, vuokra, laitehankinta) Sote-toimialan sopimukset Muut palvelusopimukset Sote-toimialan palvelusopimukset Kunnan asukkaille järjestettävien sote-palvelujen sopimukset

3 Miksi luokitella sote-palvelusopimukset? Luokittelu on osa sopimusten johtamista - eli sote-palvelujen johtamista Luokittelu tehostaa ajankäyttöä ja resurssien kohdentamista: Sopimusten valvonta, eli luvatusta laadusta kiinni pitäminen Varmistetaan potilaiden ja asiakkaiden saaman palvelun laatu Palvelun vaikuttavuuden mittarointi ja seuranta, mahdolliset kannustimet Saadaanko riittävästi oikeanlaista tietoa, mitä tiedolla tehdään Palvelun kehittäminen Miten tehdään yhteistyötä palveluntuottajan kanssa, esim. kehittämiskokoukset, kokeilut, asiakastyöpajat

4 Miksi luokitellaan sopimukset, eikä palveluntuottajia? Yhdellä palveluntuottajalla saattaa olla kunnan kanssa useita keskenään erilaisia sopimuksia, esim. kallis, laaja ja riskialtis sopimus palveluasumisesta (kumppanuussopimus), ja yksittäisiä kauppakassipalvelun asiakkaita puitesopimuksen kautta (perussopimus). Sopimuksia on syytä valvoa nimenomaan sopimusten piirteiden perusteella

5 Miten sopimuksia luokitellaan? Kumppanuussopimukset Yhteistyösopimukset Kumppanuussopimukset Perussopimukset Perussopimukset Kolme luokkaa, jotka perustuvat palvelun kriittisyyteen Sopimukset voi jakaa myös kahteen luokkaan, jos niiden määrä on pieni esimerkiksi pienessä kunnassa

6 Mihin sopimusten luokittelu johtaa? Eri sopimusluokissa on erilaiset sopimusehdot ja toimintamallit Luokittain valmistellut ehdot ja toimintatavat tukevat kunnan palvelukokonaisuuden vakautta ja kehittämistä Olennaisimpia ehtoja ja toimintamalleja: Sopimuksen valvontaa koskevat ehdot Kannusteet ja sanktiot Raportointi- ja seurantatavat Oletus: Kumppanuussopimuksissa tihein, työllistävin ja manuaalisin valvonta, perussopimuksissa automatisoitua Oletus: Kumppanuussopimuksessa merkittäviä euromääräisiä kannusteita ja edistynyttä mittarointia, perussopimuksissa mahdollisimman automatisoidut käytännöt / ei kannusteita Oletus: Kumppanuussopimuksissa kattavaa raportointia, tiivistä seurantaa, perussopimuksissa automatisaatio Sopimusosapuolten yhteistyön muodot Oletus: Kumppanuussopimuksissa tilaaja tapaa palveluntuottajaa usein: Käydään suuria linjoja läpi, sopimuksen sisältö ja kattavuus voi muuttua Perussopimuksissa vähemmän tuottajakohtaista yhteistyötä, sen sijaan esim. yhteiset infotilaisuudet Luokittelun perusteella uusiin sopimuksiin voidaan laatia ja valita parhaiten soveltuvat sopimusehdot ja toimintamallit olemassaolevien sopimusten toimintamallit kartoitetaan ja niitä tehostetaan

7 Esimerkkejä sopimusluokista Kumppanuussopimus Ulkoistetut terveyskeskukset tai muut ulkoistetut laajat yksiköt Ennalta ehkäisevät päihdeja mielenterveyspalvelut Laajat yhteistoimintasopimukset tai ostot muilta kunnilta ja kuntayhtymiltä Yhteistyösopimus Kotihoito Kotisairaanhoito Asumispalvelut Työ- ja päivätoiminta Työhönvalmennus, työllistymisen tuki Työterveyshuolto Perussopimus Kotipalvelu Kauppakassipalvelu Sosiaalinen kuntoutus Suun terveydenhuollon toimenpiteet Yksittäisten toimenpiteiden ostopalvelut, esim. seulonnat

8 Luokkien tunnusmerkkejä Kumppanuussopimus Sisällön kehittäminen tai innovointi esim. SIB-, allianssi-, /innovaatiohankkeet Korkein kehittämistarve Kriittisyys asiakastarpeiden kannalta tarkoittaa kerrannaisvaikutuksia = esim. ennalta-ehkäisevät palvelut Yhteistyösopimus Toiminnalle keskeisten palveluiden tuottajat Merkittävä palvelukokonaisuus Merkittävä määrä palvelua: / kpl Vakioitu laatutaso Perussopimus Yksittäiset palvelut Standardoidut toimenpiteet IT-työkalujen hyödyntäminen Palvelukohtaiset tuottajien yhteiset seurantaryhmät Keskitetty hankintatoimi seuraa ja hallinnoi Kriittisyys palveluketjun toimivuuden kannalta

9 Sopimusluokkien tunnistamisen apukysymykset Apukysymykset on tarkoitettu sotepalvelusopimuksen luokan suuntaa-antavaksi tunnistamiseksi Vastaa kysymyksiin. Vastausvaihtoehtoja on kolme: A - Kumppanuussopimus B - Yhteistyösopimus C - Perussopimus Jos suurin osa vastauksistasi osuu A-luokkaan, sopimus kannattaa luokitella kumppanuussopimukseksi Muista kuitenkin tilannekohtainen harkinta! Kun olet tunnistanut sopimuksen luokan (=segmentin), voit valita sopimukseen sopimusjohtamisen kannalta tehokkaat ohjausja valvontaehdot ja yhteistyömuodot Sopimusten luokittelu / segmentointi ei ole sama asia kuin sosiaali- ja terveyspalvelujen luokittelu palvelun vaativuuden perusteella perustasoon, vaativaan tasoon ja erityistasoon. Huom! esim. perustason palvelua koskeva sopimus voi tunnusmerkkiensä vuoksi kuulua kumppanuussopimuksen luokkaan, tai vaativan erityistason palvelua koskeva sopimus voi olla tyypiltään perussopimus, esim. kun palveluntuottajia on paljon, ja valvonta voidaan osittain automatisoida

10 Apukysymykset, 1/3 Palvelun kriittisyys, riippuvuus palveluntuottajasta Kysymys Vastausvaihtoehdot (A) Vastausvaihtoehdot (B) Vastausvaihtoehdot (C) Kuinka kriittinen palvelu tai palveluntuottaja on yksittäisen asiakkaan tai potilaan terveyden, toimintakyvyn tai hyvinvoinnin kannalta? Elintärkeä / käytännössä välttämätön / erittäin vaikeasti korvattavissa toisella palvelumuodolla tai toisella palveluntuottajalla. Erittäin olennainen terveyden, hyvinvoinnin tai toimintakyvyn kannalta / epätarkoituksenmukaista tai vaikeaa korvata toisella palvelumuodolla tai -tuottajalla. Toimintakykyä tai elämänlaatua parantava tukipalvelu / Mahdollista korvata toisenlaisella palvelumuodolla tai toisella palveluntuottajalla. Kuinka kriittinen palvelu on koko potilas- tai asiakaskuntansa kannalta? Jos palvelu lakkaisi, millaiset kerrannaisvaikutukset sillä olisi muiden palvelujen käyttöön? Erittäin kriittinen hyvin lyhyellä tähtäimellä, esim. ennaltaehkäisevän merkityksensä vuoksi. Palvelun puute johtaa nopeasti mittavaan muiden tai raskaampien palvelujen tarpeeseen. Melko kriittinen. Palvelun puute johtaa muiden tai raskaampien palvelujen tarpeeseen vain viiveellä. Ei kriittinen ainakaan lyhyellä tähtäimellä. Palvelun puute ei välttämättä johda raskaampien palvelujen tarpeeseen. Millainen on tai millaiseksi arvioit oman tuotannon osuuden kokonaistuotannosta? Erittäin pieni (alle 20%). Ollaan käytännössä kokonaan sopimustuottajan/tuottajien varassa. Omaa tuotantoa on jonkin verran. Ulkoisen tuotannon osuus/merkitys on suuri. Omaakin tuotantoa on reilusti (yli 50%). Kuinka tärkeä yksittäinen palveluntuottaja on tämän palvelumuodon kannalta? Erittäin tärkeä, mahdollisesti ainoa tuottaja tässä palvelussa (esim. terveysaseman /toiminnon kokonaisulkoistus). Melko tärkeä, mutta muitakin tuottajia on esim. palvelun keskeytymisen varalle. Ei strategisen tärkeä. Ei olla riippuvaisia yksittäisestä tuottajasta.

11 Apukysymykset, 2/3 Palvelun mittaaminen, seuranta ja valvonta Kysymys Vastausvaihtoehdot (A) Vastausvaihtoehdot (B) Vastausvaihtoehdot (C) Millaiset ovat sopimuksen kokonaiskustannukset, / v / kaikki asiakkaat yhteensä? Kokonaiskustannukset vuositasolla ovat erittäin merkittävät tai erittäin vaikeasti ennustettavat Kokonaiskustannukset vuositasolla ovat korkeat tai melko vaikeasti ennustettavat Kokonaiskustannukset ovat suhteellisen matalat tai melko hyvin ennustettavissa Millaista on palvelun vaikuttavuuden / tuloksellisuuden mittaaminen? Haastavaa, koska vaikuttavuuden mittareita ei ole tunnistettu / verrokkidataa vaikea saada / tulos ylipäätään epäselvä Melko helppoa, esim. mittarit tunnistettu, mutta datan saatavuus haastavaa, tai tavoitteen saavuttamisen seuraus, esim. palkitseminen, vielä epäselvä Helposti; mittarit on tunnistettu, niiden vaatima data saatavilla ja tavoitteen saavuttamisen seurantatapa on selvä (esim. bonus-sanktio-malli) Jos tuottajia on useita, kuinka paljon palvelun laatu ja vaikuttavuus vaihtelee eri palveluntuottajien välillä? Erittäin paljon vaihtelua. Tiivis yhteistyö ja tuottajakohtaisesti räätälöity seuranta ja valvonta on tarpeen. Jonkin verran vaihtelua. Yhteistyö, seuranta ja valvonta on kuitenkin kaikille tuottajille osittain yhteistä ja samanlaista. Vaihtelua on vain vähän. Yhteistyötä tuottajien kanssa voidaan tehdä kaikkien tai useiden tuottajien yhteistilaisuuksissa tai automatisoidusti esim. raportointijärjestelmällä. Miten tiheää seurantaa palvelu edellyttää? Päivittäin tai viikoittain. Kuukausittain tai useita kertoja vuodessa. Yhteistapaaminen kaikkien tuottajien kanssa vuosittain tai harvemmin riittää. Miten täsmällisiä raportteja palvelusta voi saada? Voiko raportit saada/seurata automaattisesti, esim. numeerinen mittari? Numeeristakin seurantaa on, mutta tapaamiset kasvotusten, esim. kehitystyöpajat tai seuranta- ja valvontapalaverit ovat välttämättömiä. Automaattisten/numeeristen mittarien lisäksi riittää raportointi ja esim. s- postit, puhelut, ei juuri tapaamisia ilman erityistä syytä. Pitkälti vain numeeristen mittarien seurantaa, esim. tietojärjestelmän avulla. Tapaamiset pidetään vain yhdessä kaikkien tuottajien kanssa, ellei yksittäisiä erityisongelmia ilmene.

12 Apukysymykset 3/3 Palvelun kehittäminen ja innovointi Kysymys Vastausvaihtoehdot (A) Vastausvaihtoehdot (B) Vastausvaihtoehdot (C) Millaiset mahdollisuudet on palvelun tuotteistamiselle, esim. kuntien yhteisin palvelukuvauksin? Erittäin haastavaa, koska kokonaisuus on laaja / ainutlaatuinen. Kohtuulliset. Hyvät mahdollisuudet. Tehtävät, suoritteet ja lopputulokset on määritelty/määriteltävissä. Onko kyse täysin uudenlaisesta hankinnasta, esim. oma tuotanto siirtyy ulkoiseksi? Kyllä, joten palveluntuotantoa on etenkin alkuvaiheessa seurattava korostetun tiiviisti ja kehitettävä yhdessä. Kyllä, mutta ei vaadi erityistoimenpiteitä / Ei, mutta tuottaja on uusi alalla / vaihtuu. Ei, vastaavaa palvelua on ostettu aiemminkin, ja toiminta on tuottajillekin suhteellisen tuttua. Millainen innovointitarve tai kehittämisen tarve palvelun sisältöön tai toteutustapaan (esim. rahoitus) liittyy? Suuri innovointitarve (esim. SIBrahoitus, allianssisopimus, pilottihankkeet). Kohtalainen innovointitarve sopimuskauden aikana, esim. palvelun sisällön kehittäminen. Ei merkittävää innovointitarvetta, tai innovointi on kohdistunut ainoastaan kilpailutukseen, mutta ei enää sopimuskauden aikaiseen toimintaan. Alustava arvio Eniten A-vastauksia? Eniten B-vastauksia? Eniten C-vastauksia? Sopimuksessa on kumppanuussopimuksen piirteitä. Sopimuksessa on yhteistyösopimuksen piirteitä. Sopimuksessa on perussopimuksen piirteitä.

13 Kuka luokittelee kunnan sopimukset? 1) Kunnan sote-johto vahvistaa kunnan sote-sopimusluokkien määrän (2-3) ja tunnusmerkit Johto voi nostaa luokkien tunnusmerkkeihin itselleen tärkeitä asioita, esim. strategiansa kärkihankkeita, jotka tekevät tietystä palvelusta tai palvelumuodosta ja niitä koskevista sopimuksista kriittisiä Sopimusluokkien määrä ja tunnusmerkit ovat samat koko kunnalla, kaikissa sote-palveluissa Jos useampi kunta tekee yhteistyötä, kannattaa sopimusluokat määritellä yhdessä 2) Kun luokkien määrä ja kriteerit on vahvistettu, palvelulinjan johto ( sopimuksen omistaja ) vahvistaa olemassaolevien sopimusten jaottelun eli sijoittumisen eri luokkiin Luokitteluun saatava tukea kunnan hallinnon (hankinta ja valvonta), talouden, juridiikan ammattilaisilta Päätöksentekijänä kuitenkin palveluista ja sopimuksista vastaavat tahot Sote-johdon on myös määriteltävä, miten sopimusten mittarointi, seuranta, valvonta, kehittäminen ja yhteistyö toimivat missäkin sopimusluokassa Prosessit selkeiksi: Kuka tekee, mitä tekee, miten tehdään? Ks. Maakuntavalmistelussa laadittu rooli- ja vastuutaulukko

14 Tiivistelmä: Sopimusten luokittelu Sadoista tai tuhansista palveluntuottajista koostuvan palvelutuotannon kokonaisuuden ohjaaminen vaatii: 1. Sopimusten luokittelua, jotta sopimusten valvontaan käytettäviä resursseja voidaan ohjata ja resurssien käyttöä suunnitella tehokkaasti - jaottelu, esim.: perus-, yhteistyö- ja kumppanuussopimus 2. Systemaattisia sopimusluokkakohtaisia toimintamalleja ja sopimusehtoja - erityisesti valvonta- ja seurantaehdot ja -toimintamallit, - kannusteet ja sanktiot, - sopimusosapuolten yhteistyön muodot, esim. tapaamiset, kehittämistyö 3. Yhteistä tietojärjestelmää sopimusvastaaville, palvelutuotannosta vastaaville sekä tuotannon valvonnasta vastaaville.