Sonera Laskuta palvelun käyttöohje. Rekisteröitynyt

Transkriptio

1 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 1/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

2 Sisällysluettelo 1 Etusivu Kielivalinta Sonera Laskuta palvelun käyttäjäksi rekisteröityminen Kirjaudu Omat tiedot Yritykseni Asetukseni Käyttäjätilin tiedot Maksutapa Tuotteet Lisää uusi tuote Näytä tuotteet Tuoteryhmät... 6 Luo tuoteryhmä... 6 Tuoteryhmien hallinta Asiakkaat Lisää uusi asiakas Näytä asiakkaat Asiakasryhmät... 7 Luo asiakasryhmä... 7 Hallinnoi asiakasryhmiä Laskut Luo uusi lasku Luonnokset Prosessoinnissa Avoimet Suljetut Asiakastuki Vikatilanteet Käyttöopastus /10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

3 Suositeltavat selaimet Suosittelemme käytettäväksi Firefox, Safari, Chrome ja Opera selaimia. Palvelu tukee Internet Explorerin versioita 7 ja 8. 1 Etusivu Painamalla logoa pääset palvelun etusivulle. 2 Kielivalinta Voit valita kieleksi joko suomen, ruotsin tai englannin. 3 Sonera Laskuta palvelun käyttäjäksi rekisteröityminen Halutessasi rekisteröityä palvelun käyttäjäksi, tee rekisteröityminen alla olevien ohjeiden mukaan. 1. Mene Etusivulle 2. Paina linkkiä Hanki palvelu käyttöösi nyt. 3. Kirjaa yrityksen nimi. 4. Kirjaa yhteishenkilön tiedot. 5. Kirjaa sähköpostiosoite, se toimii myöhemmin käyttäjätunnuksenasi. 6. Valitse salasana, jolla kirjaudut myöhemmin palveluun. Salasanan on oltava vähintään 10 merkkiä pitkä. Toista salasana seuraavassa ruudussa. 7. Lue palvelun käyttöehdot ennen hyväksymistä. 8. Hyväksyt ehdot laittamalla rastin ruutuun. 9. Paina Rekisteröidy. Saat sähköpostiisi linkin, jota klikkaamalla käyttäjätunnuksesi aktivoituu ja pääset valitsemaan haluamasi laskutustavan. 4 Kirjaudu Voit kirjautua sisään palvelun etusivulla. Paina Kirjaudu: käyttäjätunnuksena on rekisteröimäsi sähköpostiosoite. Mikäli unohdit valitsemasi salasanan paina Unohditko salasanasi? -linkkiä ja kirjoita sivulla olevaan kenttään sähköpostiosoitteesi, jolla rekisteröidyit palveluun. Toiminto lähettää sähköpostiisi linkin, jota painamalla pääset luomaan uuden salasanan. 5 Omat tiedot 5.1 Yritykseni - Nimi: Yrityksesi nimi - Nimitäydenne: Voit halutessasi lisätä yrityksen nimellesi tarkenteen, joka sijoittuu yrityksen nimen perään esim. osasto. - Osoitetiedot, puhelinnumero ja faksinumero: Kirjaa yrityksesi viralliset yhteystiedot, jotka näkyvät laskulla. - Sähköpostiosoite: Tämä näkyy myös laskulla yrityksesi tiedoissa ja sähköpostilaskussa laskun lähettäjänä. Tämä kenttä on täytettävä mikäli lähetät verkkolaskuja. - Kotisivu: Kirjaa yrityksesi mahdollinen kotisivuosoite joka näkyy laskulla - Verkkolaskuosoite: Kirjaa mahdollinen OVT tai e-laskutunniste. - Seuraavan laskun numero: Oletusarvona on 1, voit muokata laskunnumeroa kunnes olet lähettänyt ensimmäisen laskun. Laskunnumerointi on juokseva valitsemastasi numerosta lähtien. 3/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

4 - Vapaa teksti kentän kehys: Klikkaa yläreunassa aktiiviseksi haluamasi vaihtoehto jolle värin muutat. Voit valita värin ja sen sävyn klikkaamalla ja vetämällä kohdistuspisteitä yllä olevassa kuviossa. - Kehys paperilaskulla: tästä näet millaisena kehykset ja täyttöväri näkyvät paperilaskulla, joka tulostuu mustavalkoisena. Yrityksen logo: Lisätäksesi logon, täytä Nimi-kenttä ja valitse kuvatiedosto tietokoneeltasi painamalla selaa/browse. Paina tämän jälkeen Tallenna. Logon voi poistaa sen vieressä sijaitsevasta Poista -napista. Voit liittää.gif,.png,.jpg ja.tiff tiedostoja. Ladattavan kuvan suositeltava koko on 1024 x 273 pikseliä ja logon maksimikoko on 1Mb. Pankkitilit Lisää pankkiyhteystietosi täyttämällä vaaditut kentät: 1) Tilinumero: Lisää tilinumero, johon maksu tulee suorittaa. 2) IBAN: Tämä on pankkitilinumerosi IBAN muodossa. Löydät sen helpoiten tiliotteestasi. Voit myös käydä tarkistamassa sen oman pankkisi verkkosivuilta. Verkkolaskuissa ja e-laskuissa IBAN-koodin käyttö tulee pakolliseksi alkaen. 3) SWIFT (BIC): on pankin yksilöivä tunniste. Suomalaisten pankkien SWIFT - koodit: NDEAFIHH Nordea Pankki HELSFIHH Aktia OKOYFIHH OKO Pankki Oyj AABAFI22 Ålandsbanken DABAFIHH Sampo Pankki HANDFIHH Handelsbanken ESSEFIHX Skandinaviska Enskilda Banken DABAFIHX Danske Bank DNBAFIHX DnB NOR Bank TAPIFI22 Tapiola Pankki SWEDFIHH Swedbank SBANFIHH S-Pankki Voit palata myös myöhemmin muokkaamaan yrityksesi tietoja. 5.2 Asetukseni Voit vaihtaa salasanasi kirjoittamalla ensin tämän hetkisen salasanasi Nykyinen salasana -kenttään ja tämän jälkeen kirjoittamalla uuden salasanan molempiin Uusi salasana - kenttiin. 5.3 Käyttäjätilin tiedot Täältä näet käyttäjätilillesi ladatut ja tililtä veloitetut maksut. Tilin erääntymispäivä: Tästä näet tämänhetkisen käyttöaikasi viimeisen päivän. Saldo: Tämä on summa, joka sinulla on käytettävissä laskujen lähetykseen tai maksaessasi tapahtumat laskulla näet tähän asti kertyneen laskutettavan summan. - Päiväys: Milloin tapahtuma on suoritettu. - Veloitus: Tapahtumaan käytetty summa - Tilillepano: Tilille ladattu summa - Viesti: Tarkenne veloituksen tai latauksen kohdistuksesta. - Tyyppi: Palvelumaksut ovat kuukausiperusteisia käyttäjätilimaksuja, käyttömaksut ovat laskujen lähetyksiin käytettäviä maksuja. - Kuitti: Voit halutessasi tulostaa itsellesi kuitin palvelu- tai käyttömaksun suorituksesta. 4/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

5 5.4 Maksutapa Maksa luottokortilla tai tekstiviestillä: Paina Osta palvelu- tai käyttömaksuja 1. Valitse maksupaketti Valitse ensin maksutavaksi joko luottokortti- tai tekstiviestimaksu. Tämän jälkeen valitse haluamastasi sektiosta haluamasi maksupaketti. Paina Jatka >> 2. Esikatselu Maksu tekstiviestillä: Palveluun tulee ohjeet tekstiviestin lähettämisestä. Lähetä viesti numeroon Tekstiviestillä maksettaessa on käytettävä oikeaa hakusanaa. Virheellisestä viestistä veloitetaan 0,50. Tarkistathan tekstiviestin oikeinkirjoituksen ennen lähettämistä. Maksu luottokortilla Lue käyttöehdot huolellisesti. Rastita Hyväksyn palvelun käyttöehdot ja paina Jatka >>. Tämän jälkeen palvelu siirtyy Luottokunnan sivuille, toimi ohjeiden mukaan. 3. Vahvistus Luottokorttimaksun onnistumisesta saat vahvistuksen palveluun palatessasi. Tekstiviestimaksun onnistumisesta saat vahvistusviestin puhelimeesi. Maksa laskulla: Voit valita/vaihtaa palvelun maksutavaksi laskulla laskuttamisen ennakkomaksujen latausten sijasta. Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen. Voit valita laskutustavaksi joko paperilaskun, sähköpostilaskun tai verkkolaskun. Jos haluat vaihtaa laskulla laskuttamisen esim. luottokortilla maksamiseen, ota yhteyttä asiakaspalveluun Asiakastuki-sivulta löytyvällä lomakkeella. 6 Tuotteet 6.1 Lisää uusi tuote Kun haluat lisätä uuden tuotteen, paina Lisää uusi tuote nappia. - Anna tuotteelle nimi. - Lisää halutessasi tuotenumero, joka näkyy laskulla. - Valitse yksikkö. - Anna veroton tai verollinen hinta. - Valitse arvolisäveroprosentti, niin palvelu täyttää puuttuvan hintakentän. - Voit lisätä tuotteelle kuvauksen, joka ei näy laskulla. - Voit halutessasi liittää tuotteen jo luotuun ryhmään. - Paina Tallenna; tuote siirtyy Näytä tuotteet välilehdelle. 5/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

6 6.2 Näytä tuotteet - Hae: Voit hakea tuotteita minkä tahansa kentän tiedoilla. - Näytä: valitse montako riviä sivulla näytetään. - Toiminnot -valikko: Voit poistaa rivejä valitsemalla ensin rivit, ja valitsemalla Poista valitut -toiminto. Suorita komento toteuttaa toiminnon. - Muokkaa: Voit muokata tuotteen tietoja. - Voit järjestää tuotteita nousevassa tai laskevassa järjestyksessä painamalla otsikoita Nimi, Tuotetunnus jne. 6.3 Tuoteryhmät Luo tuoteryhmä Kun haluat luoda uuden tuoteryhmän, paina Lisää uusi tuoteryhmä. - Anna ryhmälle nimi. - Voit tehdä ryhmästä alaryhmän toiselle ryhmälle valitsemalla sille emoryhmän jo luoduista ryhmistä. Tuoteryhmien hallinta Tuotteen lisääminen ryhmään: 1. Paina plus merkkiä tuoteryhmän vieressä 2. Rastita tuotelistauksesta haluamasi tuotteet 3. Paina Valitse. Tuotteen poistaminen ryhmästä: Paina tuotteen edessä olevaa rastia Pääset lisäämään uusia ryhmiä kohdasta Lisää uusi tuoteryhmä Voit poistaa ryhmän painamalla sen perässä olevaa rastia 7 Asiakkaat 7.1 Lisää uusi asiakas Kun haluat luoda uuden asiakkaan, paina nappia Lisää uusi asiakas. - Nimi: Asiakkaan nimi - Nimitäydenne: lisää halutessasi laskutettavalle asiakkaalle nimen perään tarkenne/lisäys, esim. osasto tai kustannuspaikka. - Asiakasnumero: Lisää halutessasi asiakasnumero helpottamaan asiakasrekisterin hallintaa. - Osoite, Postinumero, Postitoimipaikka, Maa: Lisää kenttiin asiakkaan laskutusosoite. - Voit lisäksi lisätä asiakkaan puhelinnumeron sekä faksinumeron. - Sähköpostiosoite: Jos lähetät asiakkaalle sähköpostilaskuja, ne lähetetään tähän osoitteeseen. - Y-tunnus: Kirjaa mahdollinen y-tunnus. - Verkkolaskuosoite: Mikäli haluat lähettää asiakkaalle verkkolaskuja, täytä ensin y- tunnus ja paina linkkiä Hae. Palvelu hakee automaattisesti y-tunnukselle kuuluvat verkkolaskuosoitteet, joista voit valita haluamasi osoitteen. Jos asiakkaasi käyttää verkkolaskujen välittämiseen verkkolaskuoperaattoria, on sinun mahdollista lähettää hänelle verkkolaskuja suoraan ilman erillistä sopimusta. Jos asiakkaasi käyttää verkkolaskujen välittämiseen pankkia, vaaditaan myös verkkolaskun lähettäjältä pankin kanssa erillinen sopimus. Tällaisessa tapauksessa sinun tulee ottaa yhteys ko. pankkiin (näkyy verkkolaskuosoitteen listauksessa operaattori-kohdassa) ja tehdä sopimus pankin kanssa. Sopimuksen tehtyäsi ilmoita siitä Laskuta-palvelun asiakaspalveluun asiakaspalaute-lomakkeella, niin palvelussa kytketään sinulle mahdollisuus lähettää verkkolaskuja myös ko. pankkia verkkolaskujen välittämiseen käyttäville asiakkaille - Ryhmä: Voit halutessasi liittää asiakkaan jo luotuun ryhmään. 6/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

7 - Oletuslaskutustapa: Valitse asiakkaallesi oletuslaskutustapa, niin voit lähettää luonnoksista laskuja suoraan oletuslaskutustavalla. - Paina Tallenna ; asiakas siirtyy Näytä asiakkaat välilehdelle. 7.2 Näytä asiakkaat - Hae: Voit hakea asiakkaita minkä tahansa kentän tiedoilla. - Näytä: valitse montako riviä sivulla näytetään. - Toiminnot -valikko: Voit poistaa rivejä valitsemalla ensin rivit, ja valitsemalla Poista valitut -toiminto. Suorita komento toteuttaa toiminnon. - Muokkaa: Voit muokata asiakkaan tietoja. - Voit järjestää tuotteita nousevassa tai laskevassa järjestyksessä painamalla otsikoita Nimi, Tuotetunnus jne. 7.3 Asiakasryhmät Luo asiakasryhmä Kun haluat luoda uuden asiakasryhmän, paina Lisää uusi ryhmä nappia. - Anna ryhmälle nimi. - Voit tehdä ryhmästä alaryhmän toiselle ryhmälle valitsemalla sille emoryhmän jo luoduista ryhmistä. Hallinnoi asiakasryhmiä - Asiakkaan lisääminen ryhmään: 4. Paina plus merkkiä asiakasryhmän vieressä 5. Rastita asiakaslistauksesta haluamasi asiakkaat 6. Paina Valitse. Asiakkaan poistaminen ryhmästä: Paina asiakkaan edessä olevaa rastia Pääset lisäämään uusia ryhmiä kohdasta Lisää uusi asiakasryhmä Voit poistaa ryhmän painamalla sen perässä olevaa rastia 8 Laskut 8.1 Luo uusi lasku Kun haluat luoda uuden laskun, paina Luo uusi lasku nappia. 1. Maksajan tiedot Valitse listasta asiakas, jolle lähetät laskun, tai täytä asiakkaan tiedot suoraan kenttiin. Mikäli haluat tallentaa luomasi asiakkaan, rastita Tallenna asiakasrekisteriin -kohta. Jo luotuja asiakkaita voit muokata Asiakkaat-välilehdellä. Paina Seuraava >> 2. Tuotteet Tilausviite: Kirjaa halutessasi laskulle tilausviite (max. 40 merkkiä). Voit kirjata tähän mm. tilausnumeron tai kustannuspaikan. Lisää tuotteita laskulle: - Valitse: Valitse jo luotu tuote, tuotteiden luominen ks. kohta 5.1 ja muokkaaminen 5.2, tai luo uusi tuote kirjaamalla sen tiedot ja tallenna se tuoterekisteriin rastimalla Tallenna ruutu. - Määrä: Kirjaa laskutettava kappalemäärä - Hinta: Voit muokata hintaa, jolloin se päivittyy vain tälle laskulle tai mikäli rastitat Tallenna -ruudun tallentuu tuote uutena tuotteena uudella hinnalla tuoterekisteriin. 7/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

8 - Lisää uusi tuoterivi painamalla Lisää rivi - Voit poistaa rivin painamalla Poista Paina Seuraava >> 3. Lähettäjän tiedot Tarkasta omat tietosi. Voit tehdä muutoksia tietoihin Omat tiedot Yritykseni välilehdellä. Valitse logo. Voit ladata uusia logoja Yritykseni välilehdellä. Paina Seuraava >> 4. Muut tiedot Muokkaa halutessasi: - Päiväys - Eräpäivä - Maksuehto (generoituu eräpäivän mukaan ja toisinpäin) - Viivästyskorko (oletuksena viivästyskorkolain mukainen korko) Valitse jo luotu tilinumero laskun maksutiedoiksi. Voit lisätä uusia tilinumeroita Omat tiedot välilehdellä. Viitenumero: Kirjoita tähän viitenumero ja laske automaattinen tarkistenumero painamalla kentän alla sijaitsevaa painiketta Lisää viitenumerolle automaattinen tarkistenumero klikkaamalla tätä. Pankkiyhdistyksen mukaan viitenumeron tulee olla minimissään kolme numeroa plus tarkistenumero. Vaihtoehtoisesti voit jättää viitenumerokentän tyhjäksi, jolloin sovellus automaattisesti laskun lähetyksen yhteydessä määrittää viitenumeron laskun numerosta lisäten siihen tarkistenumeron. Vapaa teksti (max. 400 merkkiä): Tähän voit kirjoittaa haluamasi tekstin, esimerkiksi tiedoitteen tai mainoksen asiakkaalle. Teksti sijoittuu tuoterivien alapuolelle. Vapaa teksti kentän kehys: Klikkaa yläreunassa aktiiviseksi haluamasi vaihtoehto jolle värin muutat. Voit valita värin ja sen sävyn klikkaamalla ja vetämällä kohdistuspisteitä yllä olevassa kuviossa. Kehys paperilaskulla: tästä näet millaisena kehykset ja täyttöväri näkyvät paperilaskulla, joka tulostuu mustavalkoisena. Liitä laskuun PDF-liite: Voit halutessasi lisätä laskulle pdf-muotoisen liitetiedoston. Liitteen maksimikoko on 1Mb ja maksimisivumäärä 4 sivua. Laskun kokonaispituus voi olla maksimissaan 6 sivua. Huom! Paperilaskuun lisätystä liitetiedostosta veloitetaan hinnaston mukainen lisäsivun hinta. Sähköisesti lähetettäessä liitetiedosto menee perille vain mikäli se lähetetään TEAPPS muodossa. Liite tulostuu paperilaskulle mustavalkoisena. Mikäli haluat tehdä hyvityslaskun, kirjaa joko summa tai kappalemäärä miinusmerkkiseksi. Tällöin laskun otsikkona on Hyvityslasku. Suosittelemme kirjoittamaan Vapaa teksti kenttään tarkemmat tiedot hyvityksestä. Paina Seuraava >> 5. Ulkoasu Voit valita joko tilisiirrollisen tai tilisiirrottoman laskupohjan. Paina Seuraava >> 8/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

9 6. Tarkista ja tallenna 1. Tarkista täyttämäsi laskun tiedot. Voit palata muokkaamaan haluamaasi kohtaa suoraan otsikon vieressä olevasta Muokkaa-linkistä. 2. Voit esikatsella valmiin laskun painamalla linkkiä Esikatselu (pdf). 3. Lähetä tai tallenna lasku. Voit tallentaa laskun luonnoksiin tai lähettää sen heti. 8.2 Luonnokset - Esikatsele: Paina linkistä avataksesi PDF-tiedosto. Esikatselussa näkyvä vesileima ei näy lähetetyssä laskussa. Voit vielä tehdä laskuun muutoksia sulkemalla esikatselu- PDF:n ja palaamalla tekemään muutokset laskunluontipohjaan Muokkaa linkin kautta. Tämän jälkeen voit avata uuden esikatselun, jossa tehdyt muutokset näkyvät. - Voit poistaa laskuja rastittamalla ensin rivin alussa olevan ruudun, valitsemalla tämän jälkeen Toiminnot valikosta Poista valitut ja painamalla Suorita -nappia. Voit poistaa useita laskuja kerralla. Laskun lähetys: 1. Valitse rivi laittamalla rasti rivin alussa olevaan ruutuun. 2. Valitse Toiminnot listasta jokin seuraavista: Lähetä sähköpostina Lähetä verkkolaskuna Lähetä paperikirjeenä Lähetä oletustavalla (lasku lähetetään asiakkaan tietoihin tallennetulla oletuslaskutustavalla) 3. Paina Suorita nappia. 4. Lasku siirtyy Prosessoinnissa kansioon tai suoraan Avoimet kansioon. Laskun kopioiminen: Mikäli haluat kopioida jo tehdyn laskun, rastita se ja valitse Toiminnot -valikosta Kopioi lasku luonnoksiin ja paina Suorita. 8.3 Prosessoinnissa - Tällä välilehdellä näkyy Odottaa-tilassa käyttäjän maksamat ja hyväksymät laskut. Täältä näet myös mikäli laskua ei ole voitu toimittaa perille. Vikatilanteissa ota yhteyttä meihin Asiakastuki välilehden kautta. - Paperilaskut siirtyvät Prosessoinnissa-välilehdeltä Avoimet-välilehdelle, kun laskut ovat tulostettu ja jakelukeskuksessa. Arkisin ennen klo 11 lähetetyksi merkityt laskut siirtyvät tulostukseen ja Itella Oyj:n (Suomen Postin) jakeluun. Laskut toimitetaan ensimmäisen luokan kirjeinä. Kirjeen kannosta kotimaassa vastaa Itella Oyj (Suomen posti) normaalien postituskäytäntöjen mukaisesti. Ensimmäisen luokan kirjeet jaetaan vastaanottajille pääsääntöisesti postitusta seuraavana työpäivänä. Laskun kopioiminen: Mikäli haluat kopioida jo tehdyn laskun, rastita se ja valitse Toiminnot -valikosta Kopioi lasku luonnoksiin ja paina Suorita. 8.4 Avoimet - Lisää maksusuoritus: Paina Lisää maksusuoritus. Kirjaa päiväys, maksettu summa sekä halutessasi viesti. Voit merkata myös negatiivisen summan. Merkittyäsi koko laskun maksetuksi se siirtyy Suljetut kansioon. 9/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011

10 - Maksusuoritukset: Täältä näet jo merkitsemäsi maksusuoritukset viesteineen. - Voit ladata lähetetyn laskun painamalla PDF linkkiä. Laskun kopioiminen: Mikäli haluat kopioida jo tehdyn laskun, rastita se ja valitse Toiminnot -valikosta Kopioi lasku luonnoksiin ja paina Suorita. 8.5 Suljetut - Tarkastele lähetettyjä laskuja. Voit ladata lähetetyn laskun painamalla PDF linkkiä. Maksusuorituksista näet jo merkitsemäsi maksusuoritukset viesteineen. Laskun kopioiminen: Mikäli haluat kopioida jo tehdyn laskun, rastita se ja valitse Toiminnot -valikosta Kopioi lasku luonnoksiin ja paina Suorita. 9 Asiakastuki Voit lähettää tätä kautta asiakaspalautteen, reklamaation, vikailmoituksen sekä muun pyynnön. 10 Vikatilanteet Mikäli havaitset palvelussa virheen, täytä vikailmoituslomake Asiakastuki linkin kautta tai ota yhteyttä Helpsoniin puhelinnumeroon (pvm/mpm) ma-pe 8-21 la Käyttöopastus Mikäli jotain palvelun käyttämiseen liittyvää jäi epäselväksi, voit ottaa yhteyttä Helpsonin käyttöopastukseen puhelinnumeroon hinta 1,99e/min + pvm/mpm. 10/10 Sonera Laskuta palvelun käyttöohje Rekisteröitynyt 05/2011