KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SUOMUSSALMEN KUNNAN SOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ

Transkriptio

1 Liite 17/ 36 maakuntahallitus KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SUOMUSSALMEN KUNNAN SOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ Tämä sopimus on Kainuun kuntien (Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vuolijoki) ja Kainuun maakunta -kuntayhtymän kesken laaditussa yhteistyösopimuksessa (myöhemmin pääsopimus ) tarkoitettu alasopimus, johon sovelletaan yhteistyösopimuksen eh toja. 1 SOPIJAPUOLET: Kunta: Palveluntuottaja: Suomussalmen kunta (myöhemmin kunta ) Kainuun maakunta -kuntayhtymä (myöhemmin maakunta ) 2 YHTEYSHENKILÖT: Taloushallinnon palvelut: Kunta: talousjohtaja Maakunta: talousjohtaja Palkkahallinnon palvelut: Kunta: henkilöstöpäällikkö Maakunta: henkilöstöjohtaja Tietohallinnon palvelut: Kunta: Maakunta: talousjohtaja tietohallintopäällikkö Tämän sopimuksen toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista yhteyshenkilöt voivat neuvotella ja sopia keskenään, jos ne eivät aiheuta oleellisia tai periaatteellisia muutoksia tähän sopimukseen. 3 SOPIMUKSEN KOHDE 1. Ohjelmistot ja järjestelmät: Sopimuksen kohteena olevien ohjelmistojen, liittymien ja järjestelmien ylläpi to (käyttäjätuki, puhelintuki, työasematuki, järjestelmätuki/sovellustuki/ym.) on maakunnalla. Kunnan omien ohjelmistojen ja laitteiden maksut kuuluvat kunnalle. Tässä sopimuksessa sovitaan kunnan ja maakunnan kesken seuraavien palvelujen tuottamisesta yhteisesti:

2 2 1. Taloushallinnon palvelut: 1. Kirjanpito tilikartan ja laskentatunnisteiden ylläpito ulkoinen laskenta, tilinpäätös (myös konserni) ja viralliset raportit sisäinen laskenta taloustilasto (kunta itse toimintatilastot) 2. Käyttöomaisuuskirjanpito 3. Ostoreskontra ostolaskujen kierrätysjärjestelmän Rondon ylläpito, mukaan luettuna toimittajarekistereiden ylläpito ostolaskujen maksu kunnan antamien ohjeiden mukaan 4. Myyntireskontra yleislaskutus kunnan laskutusjärjestelmistä tulevien aineistojen laskuttaminen siirto kunnan laskutusjärjestelmistä myyntireskontraan asiakasrekistereiden ylläpito perintäpalveluiden järjestäminen 5. Lainojen hallinta ottolaina, antolaina ja aravalaina -ohjelmiston ylläpito ja hoitaminen 6. Raportointi viranomaisten vaatimat raportit EU -projektien tilityksiin liittyvät raportit kuukausiraportit pyydettäessä kuntien erikseen tarvitsemat raportit 7. Kassapalvelut Maakunnan yhteisen kassajärjestelmän hoitaminen Kunnan käteiskassojen koordinointi ja ohjeistus, tilitettävien käteisvarojen laskenta ja toimitus pankkiin maakunnan maksuliikenteessä sovittujen periaatteiden mukaisesti 8. Maksuliikenne ja maksuvalmiuden suunnittelu päivittäinen maksuliikenne kunnan antamien ohjeiden mukaan maksuvalmiussuunnitelmien tekeminen 1. Palkkahallinnon palvelut: 1. Henkilötietojen ja rekistereiden ylläpito Vakanssirekisteri Henkilörekisteri Palkkarekisteri

3 3 2. Palkanlaskenta ja liittymät WEB-toimintojen ylläpito ja käytönopastus päivittäinen opastus tietojärjestelmien käytössä 3. Palkkojen- ja palkkioiden laskenta ja maksatus ateriaetujen laskeminen yleiskorotusten rekisteröinti palkkojen kirjaaminen ja palkasta perittävien maksujen ylläpito (esim. työnantajasuoritukset ja jäsenmaksut) maksatukset pankkiin palkkalaskelmien toimittaminen verkkopalkkana tai e-kirjeenä laskennan tekeminen palveluajoista johtuvaa päätöksentekoa varten 4. Tilastot ja raportit viranomaisraportointi tilitykset vuosi-ilmoitukset hakemusten toimittaminen KELAlle (hakijan vastuu, että toimitettu täytettynä, ajoissa ja allekirjoitettuna palkanlaskentaan) palkka- ja palveluaikatodistusten toimittaminen sähköisesti kuntayksikköön, jossa ne voidaan tulostaa ja allekirjoittaa sovittavalla tavalla KT:n suosituksen mukaiset tai yhteisesti sovittavat henkilöstöraportit ja tilastot talousarvion palkkaliitteen perustietojen toimittaminen sähköisesti vuosilomaoikeuksien laskenta ja toimittaminen sähköisesti työyksiköi hin. 5. Eläkeneuvonta neuvonta ja avustaminen hakemusten täyttämisessä 6. Matkojenhallintajärjestelmä, matkalaskujen käsittely ja maksatus. 2. Tietohallinnon palvelut: Kuntien palomuurit ja ns. kuntakohtaiset alueverkon reitittimet ja kytkimet siirtyvät maakuntahallinnon omistukseen. Muut verkon aktiivilaitteet jäävät kuntien omistukseen ja vastuulle. Atk-verkot kuuluvat kiinteistöihin ja ne veloitetaan osana kiinteistöjen vuokraa. Tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämisestä maakuntahallinnolle ja kunnille: 1. Perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen 2. Tietojärjestelmien ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen 3. Tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat

4 4. Teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseen 4 5. Tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen 6. Muut mahdolliset erikseen sovittavat tietohallintotehtävät 4 VELOITUSPERUSTEET Kustannusten määritelmä: Tässä yhteistyösopimuksessa mainittujen maakunnan kunnalle tuottamien palveluiden kustannuksiin lasketaan mukaan vain tässä sopimuksessa sovi tuista tehtävistä aiheutuvat palkkakustannukset sosiaalikustannuksineen, näi den tehtävien hoidossa tarvittavien ostopalveluiden, tavaroiden ja tarvikkeiden ja muiden välttämättömien hankintojen kustannukset sekä maakunnan hankki mien, näitä toimintoja palvelevien koneiden ja laitteiden poistot. Maakunnan yhteisten palveluiden talousarvio seuraavalle vuodelle on valmis edellisvuoden elokuun loppuun mennessä. Talousarvio käsitellään kunnan ja maakunnan vä lisessä neuvottelussa, jossa hyväksytään käyttösuunnitelma seuraavalle vuo delle. Yhteisesti hyväksytyn käyttösuunnitelman perusteella kunta suorittaa palveluista ennakkomaksun maakunnalle kaksi kertaa kuukaudessa pääsopi muksen 5 :n mukaisesti. Ennakkomaksuosuudet suoritetaan kunkin kuukau den 12. ja 30. päivä. Lopullisen maksun suuruus tarkistetaan pääsopimuksen 5 :n mukaisesti. Jos maakunnan vastuulla olevat palvelut ja/tai maakunnan hoidossa olevat järjestelmät eivät ole olleet maakunnan aiheuttamien toimenpiteiden vuoksi palvelujen laatukriteereissä määrätyllä tavalla kunnan käytettävissä ja siitä on aiheutunut vahinkoa kolmannelle osapuolelle tai kolmas osapuoli on vaatinut siitä korkoa tai muuta vastaavaa korvausta, on maakunta velvollinen korvaa maan kunnalle näin syntyneet välittömät vahingot. Maakunta ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut kunnan omasta toiminnasta. Maakunnan ja kunnan välisestä yhteistoiminnasta aiheutuva tehokkuuden li säys ja sen mahdollistamat tuottavuushyödyt on huomioitava vuosittain kun tien maksuosuuksia pienentävästi. Kustannusten jakaminen: Maakunnan ja kuntien maksuosuudet tämän sopimuksen mukaisten palvelu jen tuottamiseen määritellään seuraavasti: Taloushallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikaisia kirjanpidon tositteita. Henkilöstöhallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikana lähetettyjen palkkalaskelmien

5 määrää. 5 5 RAPORTOINTI Tietohallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) lokakuun tilastolaskennan mukaista henkilöstön mää rää. Henkilömäärään ei lasketa mukaan maatalouslomittajia, pelastustoimen ns. sopimuspalomiehiä eikä palkattomalla virkavapaalla olevia henkilöitä. Kunnilta ei veloiteta niitä kustannuksia, jotka aiheutuvat pelkästään maakun nan toiminnasta. Maakunta raportoi kunnalle tämän sopimuksen mukaisten palveluiden laatukriteereiden toteutumisesta ja syntyneistä kustannuksista neljän kuukauden välein. Raporttiin sisällytetään myös havaittujen poikkeamien kehittämis- ja korjaussuunnitelma. Vuosittaisen toimintasuunnitelman valmistelun yhteydes sä kunnalle varataan tilaisuus osallistua tämän sopimuksen mukaisten yhteis ten palvelujen kehittämiseen. 6 SIIRTYVÄT VIRAT JA TYÖSUHTEET Tämän sopimuksen perusteella maakuntahallinnon palveluksen lu kien siirtyvät henkilöt: Taloushallinnon palvelut: Pirjo Heikkinen kirjanpitäjä Helena Sirviö kirjanpitäjä Helena Piiroinen pääkirjanpitäjä Henkilöstöhallinnon palvelut: Hilja Helenius, palkkasihteeri (siirtyy lain perusteella sote), Eija Haverinen, palkkasihteeri Aira Juntunen, palkkasihteeri Sari Juntunen, palkkasihteeri Hilkka Junttila, palkkasihteeri Vuokko Moilanen, palkkasihteeri Tietohallinnon palvelut: Riitta Sarsila, tietohallintopäällikkö Jari Rautiainen atk- tukihenkilö Eija-Riitta Juntunen, atk- tukihenkilö 7 PALVELUIDEN LAATUKRITEERIT: Taloushallinnon palvelut: Lakisääteiset ilmoitukset ja raportit toimitetaan määräaikojen mukaisesti Talousyksiköiden tilinpäätösaineisto valmistuu mennessä. Vuoden 2004 tilinpäätöksen aikataulusta sovitaan erikseen.

6 Kuukausittaiset raportit toimitetaan seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä Palvelujen suorittamiseksi tarvittavan aineiston tulee olla maakunnan käytettävissä kohde kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä kuitenkin 5 arkipäivää ennen muuta mahdollista raportoinnin määräaikaa Ostolaskut skannataan kiertoon vähintään 7 päivää ennen laskujen eräpäivää. Ostolaskut maksetaan eräpäivinä. Myyntilaskut toimitetaan 5 päivän sisällä laskutusaineiston saapumisesta. Perintä hoidetaan kunnan antamien erillisohjeiden mukaan. 6 Palkkahallinnon palvelut: Palkat ja palkkiot maksetaan oikein ja ajallaan. Palkanmaksupäivät ovat kuukauden 15. ja viimeinen päivä. Tuntipalkkojen maksu tapahtuu työehtosopimuksissa määritellyllä tavalla. Matkalaskujen maksatus tapahtuu palkanmaksun yhteydessä. Luottamushenkilöiden palkkiot maksetaan kunnan palkkiosäännön mukaan. Kunnat ja maakuntahallinnon yksiköt tuottavat palkanlaskennassa käsitel tävät tiedot sähköisillä lomakkeilla yhteisesti sovittavien aikataulujen mu kaan. Tavoitteena on, että koko materiaali siirtyy sähköisesti mennessä. Vuosi-ilmoituksissa, viranomaisraportoinnissa, tilityksissä, raportoinnissa sekä todistusten ja hakemusten toimittamisessa noudatetaan määräaikoja. Tietohallinnon palvelut: Toimintoihin katsotaan kuuluvaksi sekä ohjelmistot että niiden käyttöön tarvittavat palvelimet, työasemat ja oheislaitteet Ruuhkatilanteissa korjausprioriteetti kriittisyysjärjestyksessä Seuraavassa luetteloidaan korjausaikojen rajat arvioidusta tehtävän aloituksesta sen valmistumiseen tai ilmoitukseen viipymisen syistä, jolloin neuvotellaan, mitä tehdään (*:llä merkityt Kainuun maakunta kunta-yhty män toimintoja, mutta vaikuttavat prioriteetteihin) : KRIITTISET TOIMINNOT (toiminta 24/7/365) Korjausaikatavoite 10 min 2 h verkko/*terveydenhuollon ulkopuoliset yhteydet kirjautumispalvelu palomuuri (osittain) *päivystyshelpdesk *terveydenhuollon isot järjestelmät asiakkaiden palvelusta päivystysaikana huolehtivat työasemat kiinteistöautomaatiojärjestelmät turvapuhelintoiminnot palo- ja pelastustoiminnan järjestelmät

7 *sairaankuljetukseen liittyvät järjestelmät virustorjunta/tietosuoja (valvonta ja ongelmien selvitys) videoneuvotteluyhteydet (osittain) tilapäisesti kriittiset järjestelmät (muista luokista) 7 KIIREELLISET TOIMINNOT (toiminta päivisin, käyttäjiä yli 20, asiakaspalvelu) Korjausaikatavoite 2 h 1 vrk helpdesk *sosiaalitoimen järjestelmät *terveydenhuollon pienet järjestelmät järjestelmien väliset liittymät sähköposti kuntien järjestelmät taloushallinto/materiaalihallinto henkilöstöhallinto asiakirjahallinto toimistojärjestelmät intranet/extranet ylläpito työasemien ylläpito yleensä sähköinen asiointi (tarkennettava toimintakohtaisesti) palomuuri (osittain) virustorjunta (osittain) videoneuvotteluyhteydet (osittain) EI-KIIREELLISET TOIMINNOT (muut yksittäiset järjestelmät) Korjausaikatavoite 2-5 vrk yksittäisten henkilöiden käytössä olevat järjestelmät internet-sivujen hallinta kaikki muut kuin edellä mainitut 8 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Sopimuksen muutoksista sovitaan kunnan ja maakunnan kesken kirjallisesti. Sopimuksen muuttamisessa on otettava huomioon myös pääsopimuksessa sovitut asiat. 9 ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Oulun hallinto-oikeudessa. 10 VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS Vahingonkorvausvelvollisuudessa noudatetaan vahingonkorvauslakia. Vahingonkorvausvelvollisuutta rajoitetaan siten, että sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun tai muun sen kaltaisen

8 8 YHTEISTOIMINTASOPIMUS sopijapuolesta riippumattoman syyn takia. Se sopijapuoli, jota ylivoimainen es te koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä ja sen arvioidusta kestosta heti toisille osapuolille. Mikäli ylivoimainen este jatkuu vähintään kaksi kuukautta, oikeuttaa se sopimuksen purkamiseen. 11 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLOAIKA JA IRTISANOMINEN Tämä yhteistyösopimus tulee voimaan ja sen voimassaolosta ja irtisanomisesta noudatetaan pääsopimuksen 11 :n ehtoja. 12 ALLEKIRJOITUKSET Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Kajaanissa / 2005 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ SUOMUSSALMEN KUNTA Timo Säkkinen