Opiskelijaksi-ilmoittuatumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun projektointi

Transkriptio

1 RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke, jota CSC koordinoi Opiskelijaksi-ilmoittuatumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun projektointi Ossi Raatikainen, CSC

2 Sisältö Toimeksianto ja tavoite Opiskelijaksi-imoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu lyhyesti Esiselvitys ja tärkeimmät tulokset Nykyprosessien hyvät puolet Nykyprosessien ongelmat Palvelun toteutusvaihtoehdot Valtakunnallisen palvelun toteutus Palvelun toteuttamisen kriteerit Palvelun toteuttamisen riskit Toteutuksen onnistumisen edellytykset Toteutuksessa huomiotavaa Aikataulu Kustannukset Jatkotoimenpiteet

3 Toimeksianto ja tarkoitus Korkeakouluhallinnon kehittäminen muistion toimenpide T2.3 RAKETTI-hankkeen ohjausryhmä antanut toimeksiannon esiselvityksestä RAKETTI-OPI osahankkeelle Tarkoituksena oli kartoittaa toteutusmahdollisuudet korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosiilmoittautumispalvelulle Selvityksessä arvioitiin myös esiinnousseet toteutusvaihtoehdot Tarkoituksena oli myös selvittää se, millainen palvelu olisi tulevaisuutta ajatellen kestävin vaihtoehto

4 Ilmoittautumispalvelu lyhyesti Palvelun tarkoituksena on, että oppija voi uuden opiskelupaikan vastaanotettuaan ilmoittautua sähköisesti ja saumattomasti opiskelijaksi korkeakouluun Opiskelijan tiedot siirtyisivät valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä ilmoittautumispalvelun käyttöön Opiskelijan ilmoittauduttua tarvittavat tiedot siirtyisivät korkeakoulun omiin opiskelijatietojärjestelmiin Palvelu tulisi sisältämään myös maksupalvelut, jolloin oppija voisi ilmoittautumisen yhteydessä maksaa korkeakouluun pakolliset ja vapaaehtoiset maksut

5 Esiselvityksen toteutus Esiselvityskysely toteutettiin kevään 2013 aikana Selvityksellä kartoitettiin korkeakoulujen ilmoittautumisprosessien nykytila ja kehityskohteet Kysely sisälsi 20 kysymystä Kysymys-vastaus pareja saatiin 550 kpl Kyselyyn vastasi 28/39 korkeakoulua

6 Esiselvityskyselyn tulokset 1/8 Korkeakouluilla on käytössä yhteensä 12 erilaista opiskelijarekisterijärjestelmää Uusien opiskelijoiden tietojen haku valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä Yhteishaun päättymisen jälkeen Valintapäätösten jälkeen Paikan vastaanoton jälkeen Korkeakoulut hakevat tiedot myös eri aikaan Useassa erässä, eri yhteishaut kerrallaan Kaikki kerralla, valinta-ajojen suorituksen jälkeen Kaikki kerralla, kun opiskelupaikan vastaanottamisen määräaika on umpeutunut

7 Esiselvityskyselyn tulokset 2/8 Uusien opiskelijoiden tiedoille tehtävät toimenpiteet Prosessi pääpiirteissään sama kaikilla korkeakouluilla Tiedot haetaan valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä Opiskelijat sijoitetaan oikeaan saapumisryhmään Opiskelijoiden tiedot tarkastetaan Opiskelijat siirretään oppijoiksi opiskelijarekisteriin Prosessi suuressa osassa korkeakouluja täysin manuaalinen Koska prosessi on kaikilla sama, puoltaa tämä valtakunnallisen palvelun toteutusta Automatisointi parantaisi kustannustehokkuutta

8 Esiselvityskyselyn tulokset 3/8 Opiskelijan identiteetin syntyminen Opiskelijan identiteetti syntyy korkeakoulujen omissa järjestelmissä, joten tällä ei ole olennaisia riippuvuuksia ilmoittautumispalveluun Ei estä valtakunnallisen palvelun toteutusta millään lailla Uuden opiskelijan ensimmäinen ilmoittautuminen Vain paperilomakkeella ilmoittautuminen: 21 korkeakoulua Sähköinen ilmoittautuminen paperisen lisäksi: 5 korkeakoulua Sähköinen ilmoittautuminen: aikuiskoulutus ja YAMK-tutkinnot: 10 korkeakoulua Sähköinen ilmoittautuminen harvinaista Paljon manuaalista työtä, jonka voisi automatisoida

9 Esiselvityskyselyn tulokset 4/8 14 korkeakoulussa on mahdollista opiskelijan olla läsnä jatkotutkinto-opiskeluoikeudessa ja samanaikaisesti poissaolevana perustutkinto-opiskeluoikeudessa Ilmoittautumispalvelun on tuettava tätä toimintatapaa Poissaolevaksi ilmoittautuminen ensimmäiselle lukukaudele Suurimmassa osassa korkeakouluja mahdollista Palvelun tuettava myös sitä, ettei ensimmäiselle lukukaudelle voi ilmoittautua poissaolevaksi

10 Esiselvityskyselyn tulokset 5/8 Ilmoittautumisprosessin yhteydessä opiskelijalta kysyttävät tiedot Osassa korkeakouluja kysytään ilmoittautumisen yhteydessä tietoja, jotka eivät suoraan liity ilmoittautumiseen, esim. Lähiomaisen tiedot Aiemmat taideopinnot Pohjakoulutuksen tiedot Ilmoittautumispalvelu on toteutettava siten, että korkeakoulut voivat ilmoittautumisen yhteydessä vapaasti määritellä kysymykset, jotka opiskelijalta kysytään ilmoittautumisen yhteydessä

11 Esiselvityskyselyn tulokset 6/8 Opiskeluoikeuksien ensisijaisuuden määräytyminen Osassa korkeakouluja on käytössä ensisijaisuusmäärittely Määräytyy viimeisimpään opiskeluoikeuteen TAI Opiskelijan oman ilmoituksen mukaan Palvelun täytyy mahdollistaa ensisijaisuustiedon siirtäminen korkeakoulun järjestelmään Ilmoittautumisen yhteydessä olevat maksut Yliopistoilla pakollinen ylioppilaskunnan jäsenmaksu Myös kaksi amk:ta ilmoitti perivänsä maksuja ilmoittautumisen yhteydessä Lisäksi YTHS-pilotti amk-puolella menossa Maksukombinaatioita ilmoittautumisen yhteydessä useita

12 Esiselvityskyselyn tulokset 7/8 Maksaminen uusien opiskelijoiden näkökulmasta Osassa korkeakouluja laskulla Osassa sähköinen maksaminen Maksutapoja neljä Hyväksymiskirjeen mukana maksuohjeet: tilisiirto Maksu sähköisesti korkeakoulun järjestelmää käyttäen Maksu käteisellä opiskelijapalveluihin KV-maisteriohjelmassa maksutiedot ja ohjeet vasta pohjakoulutustodistuksen tarkastamisen jälkeen Verkkomaksaminen mahdollistettava ilmoittautumispalvelussa Hyötyinä manuaalisen työn vähentäminen, kustannussäästöt sekä virheiden väheneminen

13 Esiselvityskyselyn tulokset 8/8 Uusien vs. vanhojen opiskelijoiden lukukausiilmoittautuminen Sähköinen ilmoittautuminen Paperilomakkeella ilmoittautuminen Paikan päällä ilmoittautuminen Kaikkien edellisten yhdistelmä 15 korkeakoulussa mahdollista vain paperilomakkeella (tai paikan päällä) ilmoittautuminen Sähköistämisellä kustannustehokkuutta, mahdollista yhtenäistää ilmoittautumiskäytäntöjä Opiskelijat näkevät paperisen ilmoittautumisen hankalana ja kankeana

14 Nykyprosessien hyvät puolet Järjestelmät toimivat pääsääntöisesti hyvin tai vähintään kohtuullisesti Vanhojen opiskelijoiden osalta prosessi toimii hyvin

15 Nykyprosessien ongelmakohdat 1/2 Paperilomakkeella ilmoittautuminen nousi ylivoimaisesti eniten esille Koettiin vanhanaikaiseksi, tehottomaksi ja työlääksi Puuttuvien liitteiden täydennyspyynnöt kuormittavat Paljon postitettavaa aineistoa Opiskelijat kokevat paperi-ilmoittautumisen raskaaksi toimintatavaksi Paperien edestakaisin lähettämisestä tulisi luopua Myös riskinä, että kirjeposti katoaa, jolloin pahimmassa tapauksessa opiskelija voi menettää opiskelupaikkansa Viive maksujen maksamisesta siihen, kun tieto on opiskelijarekisterissä ja tunnukset käytössä, on liian pitkä Nykyisillä työkaluilla ja järjestelmillä on vaikea tehdä prosessista käyttäjäystävällinen

16 Nykyprosessien ongelmakohdat 2/2 Kyselyt ja varmistelut ilmoittautumisen perille saapumisesta vievät aikaa ja aiheuttavat kuluja Osan korkeakoulujen nykyisessä sähköisessä ilmoittautumisjärjestelmässä on käytössä vain neljän pankkiryhmittymän palvelut, mikä eriarvoistaa opiskelijoita

17 Nykyprosessin kehityskohteet Kaikille opiskelijoille (myös uusille) mahdollisuus tehdä lukukausi-ilmoittautuminen sähköisesti Sähköisiä palveluita tarvitaan korkeakoulujen prosessien tueksi enemmän Vanhojen (jatkavien) opiskelijoiden sähköisen ilmoittautumisen laajentaminen Sähköisen ilmoittautumisen yhteyteen mahdollisuus maksaa kaikki pakolliset ja vapaaehtoiset maksut Korkeakouluilla on selkeä tarve kehittää sähköisiä palveluita ja saada manuaalista ja mekaanista työtä vähennettyä. Kehityskohteet puoltavat erittäin selkeästi ilmoittautumispalvelun toteuttamista.

18 Palvelun toteutusvaihtoehdot 1/2 Esiselvityksessä esiin nousi neljä erilaista palvelun toteutusvaihtoehtoa: 1. Yksi yhteinen palvelu, jota käyttävät sekä amk- että yliopistosektori (valtakunnallinen palvelu) 2. Kaksi palvelua: yliopistosektorille ja amk-sektorille omansa 3. Jokaiselle opintorekisterijärjestelmälle räätälöity toteutus 4. Jokaiselle korkeakoululle oma ratkaisu Paras ja tulevaisuutta ajatellen kestävin vaihtoehto tulosten ja vastausten analyysin perusteella on vaihtoehto 1, valtakunnallinen ilmoittautumispalvelu

19 Palvelun toteutusvaihtoehdot 2/2 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Yhteinen palvelu Sektorikohtaiset palvelut Järjestelmäkohtainen palvelu Korkeakoulukohtaiset palvelut

20 Valtakunnallisen palvelun toteutus 1/6 Palvelun yleiskuva

21 Valtakunnallisen palvelun toteutus 2/6 Integraatiot niin korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA), KSHJ:hin (Opintopolku) kuin korkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin (tai vaihtoehtoisesti muuhun vastaavaan relevanttiin korkeakoulun järjestelmään). Lisäksi opiskelijaksi-ilmoittaumis- ja lukuvuosiilmoittautumispalvelusta on integraatiot suomalaisten pankkien verkkomaksujärjestelmiin.

22 Valtakunnallisen palvelun toteutus 3/6 Prosessi Opiskelija ottaa paikan vastaan Opintopolku.fi palvelussa (KSHJ) Opiskelijan perustiedot siirtyvät opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosiilmoittautumispalveluun POIKKEUS: mikäli opiskelijaa ei ole yksilöitävissä tai vaaditaan todistusten tarkastaminen ennen ilmoittautumista, prosessi keskeytyy ja opiskelija siirretään kyseessä olevan korkeakoulun www-sivulle, jossa on ohjeet jatkotoimenpiteistä. Ilmoittautumispalvelussa tarkastetaan opiskelijan mahdolliset muut opiskeluoikeudet VIRTAjärjestelmästä Tarkastus tapahtuu OID:n ja henkilötunnuksen perusteella

23 Valtakunnallisen palvelun toteutus 4/6 VIRTA palauttaa ilmoittautumispalveluun haun tulokset Mikäli muita opiskeluoikeuksia löytyy, VIRTA palauttaa OID:n sekä kyseiseen OID:hen liittyvät opiskeluoikeudet, YTHS-maksutiedon sekä ilmoittautumistiedon Mikäli muita opiskeluoikeuksia ei löydy, VIRTA palauttaa tiedon, ettei muita opiskeluoikeuksia kyseiselle opiskelijalle löytynyt Opiskelija ilmoittautuu ilmoittautumispalvelussa olemassa oleviin opinto-oikeuksiinsa Maksaminen Mikäli opiskeluoikeuksiin liittyy pakollisia ja/tai vapaaehtoisia maksuja, opiskelija voi suorittaa maksut suoraan ilmoittautumispalvelussa, josta opiskelija ohjataan hänen valitsemansa pankin verkkomaksupalveluun Mikäli opiskeluoikeuksiin ei liity mitään maksuja, tätä prosessin vaihetta ei suoriteta

24 Valtakunnallisen palvelun toteutus 5/6 Tietojen välitys takaisin KSHJ:lle: ilmoittautumisen ja mahdollisen maksamisen jälkeen KSHJ:lle siirretään ilmoittautumistiedot mm. varasijamenettelyjä varten Tietojen siirto korkeakouluihin: ilmoittautumisen ja mahdollisen maksamisen jälkeen opiskelijan läsnäolotiedot siirretään korkeakoulujen järjestelmiin Korkeakoulu vastaanottaa tiedot ja tietojen jatkokäsittelyyn liittyvät prosessit jatkuvat korkeakoulussa Korkeakoulu kuittaa takaisin ilmoittautumispalvelulle tietojen vastaanoton statuksen Prosessi päättyy

25 Valtakunnallisen palvelun toteutus 6/6 Toteutusvaihtoehdon hyvä puoli on ehdottomasti se, että yksi ja sama palvelu toteuttaa kaikkien korkeakoulujen tarpeet Palvelun ylläpitokustannukset kokonaisuudessaan ovat huomattavasti pienemmät kuin siinä tapauksessa, että jokainen korkeakoulu joutuisi itse järjestämään vastaavan palvelun ylläpidon Se, että AMK-sektorilla ei ole käytössä tällä hetkellä pakollisia maksuja, ei vaikuta merkittävästi toteutukseen eikä kustannuksiin. Palvelun täytyy olla sellainen, että se mahdollistaa tarvittaessa maksujen käyttöönoton helposti myös amk-sektorille.

26 Palvelun toteuttamisen kriteerit 1/3 Vahvan yhteentoimivuuden saavuttaminen Palvelukeskeinen arkkitehtuuri (SOA) Prosessien tehostaminen ja automatisointi Manuaalisen työn vähentäminen korkeakouluissa Palvelunlaadun parantaminen Kustannustehokkuus toteutuksessa Yhteiset määrittelyt Yhteinen toteutus

27 Palvelun toteuttamisen kriteerit 2/3 Kustannustehokkuus ylläpidossa Ylläpitokustannusten jakaminen Yhteinen jatkokehitys Resurssien tehokkaampi kohdentaminen Palveluiden sähköistäminen Korkeakoulujen resurssien vapautuminen muihin keskeisiin tehtäviin Palvelun elinkaari Palvelun elinkaaren turvaaminen Palvelun jatkuva kehittäminen korkeakoulujen tarpeiden mukaan Korkeakoulujenvälisen yhteistyön kehittäminen

28 Palvelun toteuttamisen kriteerit 3/3 Toteutuksen tulisi perustua moderniin palvelukeskeiseen ajatteluun tulisi toteuttaa aidosti palvelukeskeisen arkkitehtuurin (SOA) periaatteiden mukaisesti Palvelusta saataisiin helpommin integroitava eri järjestelmiin ja palvelua pystyttäisiin kehittämään ja jakelemaan tehokkaasti Palvelukeskeisyyden ansiosta ilmoittautumispalvelun elinkaaren jatkuvuus pystyttäisiin varmistamaan pitkälle tulevaisuuteen Teknologiariippumaton suunnittelu- ja arkkitehtuurimalli soveltuu korkeakoulujen toimintaympäristöön

29 Palvelun toteuttamisen riskit Yhteisen tahtotilan puute Resurssit Kustannukset Organisoituminen, ohjaus ja omistajuus Palvelun toteutuksen laajuuden muuttuminen Epärealistinen aikataulu Tavoitteiden asettaminen Kommunikaatio

30 Toteutuksen onnistumisen edellytykset 1/2 Päätösvalta Päätösvaltaa ei saa hajauttaa liika Hanke on hyvin määritelty Määriteltävä mitä hankkeen valmistuminen tarkoittaa Definition of done Hankkeen tavoitteet määritelty Kaikille osapuolille tavoitteet selviksi Myö niille, jotka tulevat mahdollisesti kesken mukaan Johdon sitoutuminen hankkeeseen Johdon täytyy nähdä hankkeen hyödyt

31 Toteutuksen onnistumisen edellytykset 2/2 Hankkeeseen osallistuva henkilöstö sitoutunutta Jos projektiryhmä ei ole sitoutunut, tulostakaan ei tule Resurssit ja tarvittava osaaminen saatavilla Sitoutunut johto osoittaa riittävät resurssit ja osaamisen hankkeen käyttöön Asiakas on osa ratkaisua Hankkeet ja projektit tehdään tietystä syystä, tiettyä tarkoitusta varten, tietylle taholle Loppuasiakkaan on oltava vahvasti mukana hanketyössä

32 Toteutuksessa huomioitavaa 1/5 Korkeakouluissa ilmoittautumisprosessin omistavat eri yksiköt tai muut tahot Ei estä valtakunnallisen palvelun toteutusta Korkeakouluissa on käytössä huomattava määrä erilaisia järjestelmiä Suunnitteluvaiheessa otettava huomioon järjestelmien määrä ja laatu Rajapinnat yhteisesti sovittuja, standardeja Opiskelijan tietojen jatkokäsittelyprosessissa on korkeakoulujen välillä eroja Sisäiset prosessit eivät esteenä Automatisointi tehostaa korkeakouluissa resurssien käyttöä Automatisoinnilla saavutetaan kustannustehokkuutta

33 Toteutuksessa huomioitavaa 2/5 Opiskelijaksi-ilmoittautumisen prosessi korkeakouluun eroaa jossain määrin korkeakoulujen kesken Suurimmalla osalla korkeakouluja on käytössään vielä paperinen ilmoittautuminen tai vain pieni osa ilmoittautumisista on sähköisiä puoltaa sähköisen palvelun toteutusta erittäin vahvasti Ilmoittautumisen kohde vaihtelee korkeakouluittain Sähköisen palvelun avulla täytyy mahdollistaa ilmoittautuminen sekä yksittäiseen opiskeluoikeuteen että kerralla kaikkiin opiskeluoikeuksiin Korkeakouluissa on eroja siinä, onko mahdollista olla yhtä aikaa läsnä jatkotutkinto-opiskeluoikeudessa ja poissaolevana perustutkinto-opiskeluoikeudessa Palvelun täytyy toteuttaa molemmat vaihtoehdot

34 Toteutuksessa huomioitavaa 3/5 Korkeakouluissa opiskelijan opinto-oikeuden tilaa passiivinen käsitellään eri tavoin Palvelussa täytyy olla mahdollista tarkastaa opiskeluoikeuden tila ilmoittautumista ei voida sallia niihin korkeakouluihin, joihin opiskelijan tarvitsee anoa erikseen opiskeluoikeuden palautusta Osassa korkeakouluja (ja koulutuksia) ei voi ilmoittautua poissaolevaksi ensimmäiselle lukukaudelle Palvelun täytyy tukea vaihtoehtoa, jossa ensimmäiselle lukukaudelle ei voi ilmoittautua poissaolevaksi Osassa korkeakouluja poissaoloon vaaditaan sen syyn ilmoittaminen Tiettyjen koulutusten osalta ilmoittautumispalvelussa täytyy olla mahdollisuus kysyä poissaolon syyt.

35 Toteutuksessa huomioitavaa 4/5 Ilmoittautumisen yhteydessä kysyttävät opiskelijan tiedot eroavat korkeakouluittain Kysymykset täytyy olla räätälöitävissä korkeakouluittain ja opiskeluoikeuksittain. Opiskeluoikeuden ensisijaisuus määräytyy korkeakouluissa hieman eri tavoin opiskeluoikeuden ensisijaisuustiedon siirtäminen korkeakoulun järjestelmään oltava mahdollista. Korkeakouluissa on ilmoittautumisen yhteydessä käytössä erilaisia korkeakoulukohtaisia maksuja Maksaminen toteutettava Oltava määriteltävissä korkeakoulukohtaisesti eri maksujen osalta

36 Toteutuksessa huomioitavaa 5/5 Uusien ja vanhojen opiskelijoiden ilmoittautumisessa on eroja korkeakoulujen välillä. Uudet opiskelijat eivät tällä hetkellä voi pääsääntöisesti ilmoittautua sähköisesti Palvelu tuo korkeakoulut lähemmäs nykypäivää ja sähköisten palveluiden maailmaa Haku- ja valintaprosessi on jo sähköinen siinä vaiheessa, kun KSHJ valmistuu. Sähköinen ilmoittautuminen vähentää huomattavasti korkeakoulujen manuaalista työtä sekä virheitä Palvelu tehostaa ilmoittautumisprosessia huomattavasti Palvelun avulla on mahdollista yhtenäistää korkeakoulujen käytäntöjä ilmoittautumisen osalta, mikäli siihen on halua ja tarvetta

37 Aikataulu

38 Kustannukset Euromääräistä loppusummaa ei esiselvityksen perusteella voida vielä arvioida riittävän tarkasti Tietopyyntö toimittajille, jolloin saadaan arvio toteutuksen kustannuksista Kustannukset täytyy jakaa korkeakouluittain oikeudenmukaisesti Kustannukset suhteessa korkeakoulun kokoon Esim opiskelijaa = 5,4% opiskelijaa = 3,6% opiskelijaa = 1,8%

39 Jatkotoimenpiteet 1. Ilmoittautumispalvelun projektointisuunnitelman jakelu ja esittely tarvittaville tahoille 2. Selvitys siitä, mitkä tahot voivat päättää hankkeen toteuttamisesta 3. Tietopyynnön lähettäminen puitesopimustoimittajille 4. Aiesopimuksen allekirjoittaminen 5. Päätös hankkeen toteuttamisesta 6. Hankkeen kustannusten, aikataulun ja resurssitarpeen tarkentaminen 7. Toteutuksen kilpailutus 8. Hankkeen ohjelmistotuotantoprosessin valinta 9. Hankesopimus 10. Hankeorganisaation perustaminen 11. Hankkeen aloitus

40 Kiitos. Kysymyksiä ja keskustelua