Yhteistyöalueen terveydenhuollon materiaalihankintojen- ja logistiikan selvitystyö

Transkriptio

1 Yhteistyöalueen terveydenhuollon materiaalihankintojen- ja logistiikan selvitystyö

2 Logistiikkaselvitys 2 SISÄLTÖ 1 SELVITYSTYÖN SISÄLTÖ Tausta Tavoitteet ORGANISAATIO Projektiorganisaatio Toteutussuunnitelma NYKYTILAN KUVAUS Pohjois-Savo Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus Pohjois-Karjala Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus Etelä-Savo Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus Keski-Suomi Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus Nykytilan yhteenveto TOIMINTAMALLIEHDOTUKSET Uudet toimintamalliehdotukset Toimintamalliehdotus Maakuntamalli Toimintamalliehdotus Yhteistyöaluemalli LOPUKSI LÄHTEET LIITTEET

3 Logistiikkaselvitys 3 1 SELVITYSTYÖN SISÄLTÖ 1.1 Tausta Tämän selvitystyön toimeksiantaja on Yhteistyöalueen sopimuksen valmistelutyön käynnistäminen -työryhmä. Useamman maakunnan muodostama yhteistyöalue sopii yhteisistä tehtävistä ja maakuntien rajat ylittävistä vaativammista palveluista. Esimerkiksi Valtioneuvoston valtakunnalliset sotetavoitteet ovat osa yhteistyöalueen palvelustrategiaa. (Valtioneuvosto a.) Yhteistyöalueen sopimuksen valmistelutyön käynnistäminen -työryhmän tavoitteena on Itä- ja Keski-Suomen maakuntien sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisen yhteistyösopimuksen laatiminen. Yhteistyöalueen sopimuksen valmistelutyön käynnistäminen -työryhmän jäsenet: Puheenjohtaja Markku Tervahauta, Kuopio Jäsenet Pohjois-Savo: Leila Pekkanen ja Raimo Tuomainen, Jorma Penttinen, Tarja Miettinen (sihteeri) Keski-Suomi: Kati Kallimo (vpj), Juha Kinnunen, Vesa Kataja ja Mikael Palola Etelä-Savo: Risto Kortelainen, Panu Peitsaro ja Seppo Lokka SiunSote: Ilkka Pirskanen ja Antti Turunen Sirpa Humaloja henkilökunnan edustaja, Kunta-alan koulutettu hoitohenkilöstö KoHo ry/ Sosiaali- ja terveysalan ammattijärjestö Tehy ry. Reetta Turtiainen henkilökunnan varaedustaja, Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO ry.

4 Logistiikkaselvitys Tavoitteet Selvitystyön kohteena ovat Pohjois-Savon, Pohjois-Karjalan, Keski-Suomen sekä Etelä-Savon alueiden terveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon materiaalihankinnat ja logistiikka. Tavoitteena on selvittää maakuntien terveydenhuollon tarvehankintojen, varastoinnin sekä sisä- ja ulkologistiikan nykytila. Tärkeänä osana selvitystä on tulevaisuuden toimintamalliehdotuksien suunnittelu koko yhteistyöalueelle. Nämä toimintamalliehdotukset palvelevat myös Sipilän hallitusohjelman 2025 tavoitteen sote-ja maakuntauudistuksessa ja sen tuomissa muutoksissa. (Valtioneuvosto b.)

5 Logistiikkaselvitys 5 2 ORGANISAATIO 2.1 Projektiorganisaatio Tämän selvitystyön toimeksiantaja on Yhteistyöalueen sopimuksen valmistelutyön käynnistäminen -työryhmä. Logistiikka -alatyöryhmän koolle kutsujana toimii IS-Hankinta Oy. Logistiikka ala -työryhmän tavoitteena on selvittää maakuntien terveydenhuollon tarvehankintojen, varastoinnin sekä sisä- ja ulkologistiikan nykytila. Alla oleva logistiikka - alatyöryhmä toimii selvitystyön ohjausryhmänä: Marko Tuomela Esa Miettinen Miia Paatola Elina Karppinen Timo Talo Teppo Yli-Karro Jarkko Mattila Juha Luukkonen Jukka Vesterinen Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymä, Servica Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Essote - Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Essote - Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä IS-Hankinta Oy IS-hankinta Oy Harjoittelija Turku AMK

6 Logistiikkaselvitys Toteutussuunnitelma Työn aloittaminen Projektisuunnitelman luominen Aikataulutuksen luominen Nykytilanteen kartoitus haastattelemalla eri toimipaikkojen logistiikan ja hankinnan asiantuntijoita Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymä, Servica Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Essote - Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Siun sote - Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Varkauden kaupunki Haastattelujen analysointi ja aineiston käsitteleminen Ensimmäisen vaiheen tuloksien läpi käyminen logistiikka-alatyöryhmässä Tilannekatsaus sekä olemassa olevien tulosten esittely Yhteistyöalueen sopimuksen valmistelutyön käynnistäminen -työryhmälle Materiaalin käsitteleminen ja kirjoittaminen selvitykseksi Kirjoitetun materiaalin lähettäminen tarkastettavaksi haastatelluille Vedoksen läpikäynti logistiikka-alatyöryhmässä Vedoksen päivitys ja tiedon lisääminen Selvitystyö valmis vuoden 2017 loppuun mennessä Lopullisen selvitystyön esittely logistiikka-alatyöryhmässä Lopullisen selvitystyön esittely Yhteistyöalueen sopimuksen valmistelutyön käynnistäminen -työryhmälle

7 Logistiikkaselvitys 7 3 NYKYTILAN KUVAUS Nykytilan kuvaukseen on haastateltu seuraavia logistiikan ja hankinnan päälliköitä ja johtajaa: Marko Tuomela Servica Esa Miettinen PSSHP Teppo Yli-Karro Essote Miia Paatola KSSHP Elina Karppinen Siun sote Anne-Mari Lappalainen Ylä-Savon sote Merja Viitanen Varkauden kaupunki Nykytilan kuvauksen sisältämät tiedot on koottu haastatteluista. Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä SOSTERI sekä Lapinlahden kunta eivät ole osallistuneet tähän selvitystyöhön. Selvitystyössä esitettyjä lukuja ei voida verrata keskenään maakuntien hankintalogististen toimintojen eroavaisuuksien vuoksi. 3.1 Pohjois-Savo Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri on 19 pohjoissavolaisen kunnan omistama kuntayhtymä, joka koordinoi Kuopion yliopistollisen sairaalan toimintaa. KYS vastaa pohjoissavolaisen erikoissairaanhoidosta ja lähes miljoonan itä- ja keskisuomalaisen erityistason erikoissairaanhoidosta. (Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 2013.) Pohjois-Savon sairaanhoitopiiriin kuuluu myös Kysteri-liikelaitos, joka vastaa perusterveydenhuollon ja vanhusten laitoshoidon järjestämisestä Leppävirran, Kaavin, Rautavaaran, Pielaveden, Keiteleen, Tervon ja Vesannon kuntien alueella. Ylä-Savon alueella toimii Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä, joka järjestää Iisalmen, Kiuruveden, Sonkajärven ja Vieremän alueen asukkaille terveys-, hyvinvointi-, hoito- ja hoivapalveluja sekä ympäristö-, terveysvalvonta- ja eläinlääkintäpalveluja. Lapinlahden kunta ei vastannut tämän selvityksen osalta haastattelupyyntöön.

8 Logistiikkaselvitys 8 Alla olevassa Pohjois-Savon osiossa keskitytään osittain KYSin toimintaan. Toimintojen rakenne, toimintaperiaatteet Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin hankinnat tuottavat KYSin hankintapalvelut sekä IS-Hankinta. Sisä- sekä ulkologistiset palvelut tuottaa Servica, Itä-Suomen huoltopalvelut liikelaitoskuntayhtymä. Hankinnat Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin organisaatiossa KYSin hankintapalvelut sijoittuvat hallintokeskuksen ja taloushallinnon toimintojen alle. Kysin omat hankintapalvelut käsittävät hankintapäällikön, kaksi hankintasihteeriä, sekä kaksi tukipalveluiden tilaajaa. Kysin hankintapalvelut kilpailuttavat alle kynnysarvon hankinnat, kynnysarvot ylittävät kilpailutukset tekee IS-Hankinta. Hankintapalveluilla on ohjaava sekä avustava rooli, jolloin yksiköt tekevät itse hankintapäätökset. IS-Hankinta on vuonna 2011 perustettu julkisomisteinen hankintayhtiö. IS-Hankinta on yleishyödyllinen, voittoa tavoittelematon osakeyhtiö. Yhtiön omistaa 78 julkisyhteisöä eri puolilta Suomea, jotka ovat myös yrityksen asiakkaita. Yrityksessä työskentelee 21 hankintaalan ammattilaista. Voimassa olevia hankintasopimuksia on yhteensä kpl, joista noin puolet on yhteishankintoja. Asiakkaat ostavat sopimuksilla vuosittain materiaaleja ja palveluita 300 miljoonalla eurolla. (IS-Hankinta Oy.) IS-Hankinta toteuttaa alueen erityisvastuualuetasoiset(erva) hankinnat, niiltä osin kuin niitä yhteistyössä tehdään. Suomessa on viisi erityisvastuualuetta. KYS erva-alue muodostuu Pohjois-Savon, Etelä-Savon, Itä-Savon, Keski- Suomen ja Pohjois-Karjalan sairaanhoitopiireistä (Kuntaliitto, 2016.) Logistiikka Servican logistiikkayksikkö tuottaa materiaali- ja kuljetuspalveluja liikelaitoskuntayhtymänä. Servica on perustettu vuonna Materiaalilogistiikan palvelut sisältävät keskusvarastopalvelua, varastohotellipalvelua muun muassa apuvälineiden osalta, sekä seudullisen terminaalin ja myös ulkoisen logistiikan suunnittelu ja sisälogistiikan palvelut kuten täyttöpalvelun KYSille. Keskusvarastosta on mahdollisuus tilata muun muassa hoitotarvikkeita, toimistotarvikkeita, siivous- ja puhdistusaineita. Keskusvarasto toimii logistiikkakeskusperiaatteella, jossa asiakkaan tarvitsemat materiaalivirrat yhdistetään

9 Logistiikkaselvitys 9 mahdollisimman kattavasti yhdeksi toimitukseksi. Tilaus-toimitusketjun hallinta on toteutettu erityisesti sairaalaympäristössä tuotteiden käyttöpisteeseen asti täyttöpalvelun muodossa. Materiaalilogistiikan osalta täyttöpalvelu vapauttaa asiakkaan lähes kokonaan omaan työhön, esimerkiksi hoitajat hoitotyöhön. Servican kuljetuspalvelut toimivat Puijon sairaalan sisäkuljetuspalveluiden tuottajana, sekä neljällä tavarankuljetusautolla tuotetaan myös ulkoisia autokuljetuspalveluja. Puijon sairaalassa sisäkuljetus hoitaa kaiken materiaalikuljetuksen kuten tekstiilihuollon, postin, tavaralogistiikan sekä jätekuljetukset. Sairaalan sisäiset potilaskuljetukset ovat myös kuljetuspalveluiden hoidossa. Materiaalivirtojen yhdistely maakunnassa Maakunnalliset kuljetusreitit on kilpailutettu keskitetysti. Reitit ovat kolmen ulkopuolisen kuljetusoperaattorin hoidossa. Reiteillä kuljetaan keskusvaraston kautta kulkevat tarvikkeet, laboratorionäytteet, sisäiset postit ja apuvälineet. Sakupe Oy kuljettaa tekstiilit omissa kuljetuksissaan. Sakupe Oy tuottaa tekstiilihuoltopalvelua yhteisö- ja yritysasiakkailleen Pirkanmaan, Pohjois-Savon, Pohjois-Karjalan, Keski-Suomen ja Itä-Savon maakuntien alueella (Sakupe Oy). Logistinen reititys maakunnassa Maakuntareititys on käytössä Pohjois-Savon alueella. Maakuntareittejä ajetaan päivittäin. Reititys on suunniteltu toimituspaikkojen, tarvittavien taajuuksien sekä vaadittavien aikataulujen mukaan. Aikataulutus on tärkeää esimerkiksi seudullisissa laboratorionäytteissä, joissa näytteet täytyy saada tutkittaviksi oikeaan aikaan. Seudullisella reitillä on noin 550 toimituspistettä. Seudulliset reitit on kilpailutettu ulkopuoliselle toimijalle. Servica hoitaa KYS:n ja keskusvaraston väliset kuljetukset, kuljetukset tapahtuvat lähes non-stop-kuljetuksina. Logistiikan seudulliset reitit: 1. Kuopion kaupunki -Siilinjärvi 2. pohjoinen reitti: Iisalmi-Sonkajärvi-Vieremä-Lapinlahti-Pielavesi-Keitele-Maaninka- Vesanto 3. eteläinen reitti: Varkaus-Pieksämäki-Suonenjoki-Leppävirta 4. koillinen reitti: Tuusniemi-Vehmersalmi-Kaavi-Riistavesi-Rautavaara-Nilsiä

10 Logistiikkaselvitys 10 Logistiikan toimitusvarmuus Toimitettuja rivejä verrataan jälkitoimitukseen jääneisiin riveihin. Toimitusvarmuus on yli 99 %. Varastointi Varastojen määrä maakunnassa ja niiden toimintamuoto Pohjois-Savossa varastoja on kolme. Alueella varastotoimintoja omana toimintanaan operoivat Lapinlahti, Varkaus sekä Ylä-Savon SOTEn yksiköt (Iisalmi, Kiuruvesi, Sonkajärvi, Vieremä), joista Iisalmessa sijaitsee pieni läpikulkuvarasto. Nimikkeistön määrä Servican logistiikkakeskuksessa on 2700 nimikettä. Varastoon ostojen määrä vuodessa Ostovolyymi on 65 miljoonaa, josta Servican varastoon ostojen osuus noin 10 miljonaa. Cross-docking-toimintamuodon käyttö Servica käyttää cross-docking-toimintamuotoa logistiikkakeskuksessaan. Crossdocking-toimintamuodon periaatteena on jakaa toimittajilta saapuvat kuormat pienemmiksi vastaanottajakohtaisiksi eriksi ja yhdistellä eri toimittajilta tulleet tavarat vastaanottajakohtaisiksi toimituksiksi (Logistiikan maailma). Cross-dockingin käyttöaste on pientä verrattuna keskusvarastosta lähteviin perinteisiin toimituksiin, ollen puolessa vuodessa noin 5-7 % kokonaisliikevaihdosta. Toimintamuotoa kehitetään laajenevaa toimintaa ajatellen, jolloin halutaan päästä eroon turhista suoratoimituksista. Tällöin käytössä olisi vain yksi toimintamalli ja toimituskanava. ABC-analyysin hyödyntäminen varaston toiminnan suunnittelussa ABC-analyysi sekä tuotesijoittelu on tehty nykyiseen logistiikkakeskukseen. Tuotesijoittelua päivitetään tarpeen mukaan. Hävikin seuranta ja määrä Hävikin kertymistä seurataan. Sairaanhoitopiirin kanssa on päätetty että, jos kilpailutus vaihtuu ja tuote muuttuu, niin vanha tuote käytetään ensin loppuun. Steriileissä tuotteissa pyritään välttämään hävikkiä. Varastopalvelujen tuotteistaminen Logistiikkakeskuksen tuotteistus on toteutettu aiheuttamisperiaatteen mukaan ja on oikeudenmukainen kaikille käyttäjille.

11 Logistiikkaselvitys 11 Materiaalitoimintojen toiminnanohjauksen ohjelmistot Organisaatiolla on käytössä SAP-pohjainen toiminnanohjausjärjestelmä, nimeltään Maisa. Maisa on otettu käyttöön vuonna Ohjelmasta on käytössä varastonhallintajärjestelmä ja täyttöpalvelun tilausohjelma. Ohjelma on koettu hyväksi myös varastonohjauksessa. Ohjelman tekninen pääkäyttäjyys on Istekki Oy:llä ja siihen käytetään 1 henkilötyövuosi. Käytön tuen järjestää IS-Hankinta Oy 1,5 henkilötyövuoden panoksella. Maisaa Käyttävät organisaatiot 23 kappaletta, joista Pohjois-Savon Sairaanhoitopiiri ja Servica ovat isoimpia käyttäjiä. Käyttäjien määrä noin kpl Tilausten määrä ostotilausta vuodessa Tilausrivien määrä? ostotilausriviä vuodessa Tilausten arvo noin 65 miljoonaa euroa vuodessa Materiaalijärjestelmän integrointi toisiin järjestelmiin Kuopion yliopistollinen sairaala on mukana Sailog pilottihankkeessa, jossa manuaalisena tehdyt tilaukset ja laskutukset siirtyvät yhteen automaattiseen sähköiseen tilauskanavaan. Sailab ry:n käynnistämä tilaus- ja laskunvälityspalvelu Sailog kokoaa yhteen terveydenhuollon toimittajat ja tilaajat, mikä helpottaa terveydenhuollon hankintoja ja vähentää virheitä. Tilaukset ja toimitusvahvistukset sekä laskut kulkevat sähköisessä kansallista palveluväylää hyödyntävässä ympäristössä, mikä vähentää virheitä sekä helpottaa eri toimijoiden välistä työtä.

12 Logistiikkaselvitys Pohjois-Karjala Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän, Siun soten muodostavat Ilomantsin, Joensuun, Kiteen, Lieksan, Nurmeksen ja Outokummun kaupungit sekä Heinäveden Juuan, Kontiolahden, Liperin, Polvijärven, Rääkkylän, Tohmajärven ja Valtimon kunnat. Soteuudistuksen myötä saman sote-kuntayhtymän toteutettavana on perusterveydenhuolto, erikoissairaanhoito, sosiaalipalvelut, ympäristöterveydenhuolto, pelastuslaitostoiminta sekä työterveyshuolto. Hankinnat Hankintojen toteuttamisessa Siun sote hyödyntää omaa sisäistä hankintatiimiään sekä Pohjois- Karjalan hankintatoimea. Siun Soten omassa hankintatiimissä työskentelee 5 hankintaasiantuntijaa. Tämä hankintatiimi toimii yhteistyössä Pohjois-Karjalan hankintatoimen ja tilaajien kesken. Hankintatiimi kilpailuttaa ICT-, tavara- ja laitehankintoja sekä sotepalveluhankintoja. Myös vaativimmat erikoissairaanhoidon tuotteet kuuluvat samalle hankintatiimille. Pohjois-Karjalan Hankintatoimessa on 12 työntekijää, joiden toimesta vuonna 2016 tehtiin 210 hankintaa. Myös IS-Hankinnan sekä KL-Kuntahankintojen kanssa tehdään yhteistyötä. Paikallista kilpailuttajaa pidetään etuna omalle organisaatiolle. Logistiikka Kuntayhtymän logistiset palvelut toimivat koko maakunnan laajuisesti. Ensimmäisen toimintavuoden aikana toiminta on hakenut toimintaperiaatteitaan. Logistiikkayksikössä on töissä noin 60 henkilöä, sisältäen sijaiset, toimihenkilöt sekä esimiehet. Logistiset palvelut hoitavat reittijakelun (näytteet, lääkkeet, apuvälineet, sisäisen postin, välinehuollon instrumentit, hoitotarvikkeet), apuvälineiden ja välinehuollon jakelua, keskusvarastopalvelut, sairaaloiden sisäkuljetukset, henkilökuljetuksia sekä kuntayhtymän postitoiminnan.

13 Logistiikkaselvitys 13 Materiaalivirtojen yhdistely Posti liikkuu omilla sekä kaupungin sisäisellä reitillä. Reittijakelun mukana kulkevat lääkkeet, näytteet ja sisäinen posti. Tavaravirtoja on yhdistelty jo ennen Siun sotea. Logistinen reititys maakunnassa Siun sote käyttää maakuntareititystä, joka on suunniteltu ennen Siun sotea. Reitit tullaan optimoimaan uudelleen vuonna Maakunnan reittiajossa jakeluauto käy arkipäivisin kaikissa toimipisteissä. Joensuun kaupungin alueella ajetaan 2 kertaa päivässä, kaupunkialueen näytteenottopisteellä 3 kertaa päivässä. Kuljetustoiminta on ulkoistettu. Organisaatiolla on kaksi omaa autoa, joilla ajetaan kaupunkialueella ja hoidetaan kriittisiä asioita, näillä autoilla on käytössään osittain vakioidut reitit. Logistiikan seudulliset reitit: 1. Kitee-Tohmajärvi 2. Ilomantsi 3. Heinävesi-Outokumpu-Liperi 4. Lieksa 5. Nurmes-Valtimo-Kontiolahti Haasteita reitityksen suunnittelulle luovat muun muassa pitkät välimatkat. Tulevan alueellisen logistiikkastrategian päivitystyö laittaa myös reitityksen uudelleen mietintään. Siun soten alueen kuntien kanssa tehdään vahvaa yhteistyötä myös reitityksen suhteen. Kunnissa on myös omaa logistista toimintaa, vaikka sote-logistiikka on yhdistetty. Kunnissa on myös sisäistä jakelua. Tavarantoimittajien suoratoimitukset toimivat erikseen. Logistiikan toimitusvarmuus Reiteillä ei seurata toimitusvarmuutta. Reittikuljetuksiin liittyviä reklamaatioita on vähän. Reittien kuljettajat ovat pääsääntöisesti samat sopimuskauden ajan, jolloin palvelut saadaan vakioitua.

14 Logistiikkaselvitys 14 Varastointi Varastojen määrä maakunnassa ja niiden toimintamuoto Siun sotella on tällä hetkellä 7 varastoa, joista keskusvarasto on keskussairaalalla Tikkamäellä. Varastojen määrää tullaan supistamaan yhteen keskusvarastoon vuosien aikana. Nimikkeistön määrä Tikkamäen keskusvarastolla kpl Varastoon ostojen määrä vuodessa Ostot Tikkamäen keskusvarastolle ovat alle 5 miljoonaa euroa vuodessa. Cross-docking-toimintamuodon käyttö Siun sotella on keskusvarasto, josta tavarat jaetaan myös eteenpäin muihin maakunnan varastoihin. Cross-docking on käytössä vähäisesti esimerkiksi Joensuun keskussairaalan keskusvaraston ja osastojen välillä. ABC-analyysin hyödyntäminen varaston toiminnan suunnittelussa ABC-analyysi on käytössä. Kulutustietojen perusteella katsotaan, mitä kannattaa pitää varastossa. Varaston toiminnan suunnittelussa tärkeää on myös poikkeustilanteiden huoltovarmuuden huomioiminen. Hoitologistiikkaan myös tehdään varastoanalyysiä. Hävikin seuranta ja määrä Hävikkiä seurataan, määrän ollen tälle vuodelle noin Tästä summasta suurin osa koostuu varmuusvarastoinnin kautta tulevasta hävikistä. Varastopalvelujen tuotteistaminen Siun sotella ei ole rivikustannuksia toimituksissaan. Laskutus tapahtuu sisäisen laskutuksen kautta. Ajatuksena on, että maakuntauudistuksen myötä siirrytään erilaiseen laskutusmalliin. Hoitotarvikelogistiikassa tuotteistamista on tehty hoitologistiikka-mallissa, jota laajennetaan varastojen lakkauttamisen yhteydessä maakunnan alueelle. Materiaalitoimintojen toiminnanohjauksen ohjelmistot Siun sotella on käytössä niin monta tapaa järjestää materiaalitoimintojen toiminnanohjaus kuin kuntia on toiminnassa mukana. Haasteena on yhteisen toiminnanohjausjärjestelmän puuttuminen. Käytettävien järjestelmien välillä ei ole integraatiota.

15 Logistiikkaselvitys 15 Käytettävät ohjelmistot Sonet kolmessa paikassa, joissa eri versioita, ohjelmien välillä ei ole integraatiota Pegasos/ tk-matha kolmessa paikassa Rääkkylässä sekä Tohmajärvellä, joissa perusterveydenhuollon hoitaa Attendo, on käytössä Attendon oma järjestelmä. TcVaTi on oma sisäinen tilausjärjestelmä keskussairaalassa. Osaan materiaaliohjelmistoon liittyvistä kysymyksistä ei ole vastauksia, johtuen ohjelmistojen määrästä ja niiden hajanaisuudesta. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on aloitettu ja meneillään on tarvemäärittely. Esille tulleita näkökulmia Haastattelussa tuli ilmi että ilman Siun soteakin maakunnan logistista alueselvitystä, sekä uudistuksia olisi alettu tekemään. Tahtotilana on, että maakunnan jo toimivaa sisäistä yhteistyötä halutaan parantaa, johon myös Siun soten logistiikkastrategian päivittämisessä pyritään. Hyvänä koetaan, että logistiikkayksikön perustamisen jälkeen vuonna 2015 logistiikan henkilöstöresurssit on saatu vakiinnutettua. Tällöin saatiin vakituiset toimihenkilöt ja palveluesimiehet, jonka kautta saatiin siirrettyä työntekijöitä toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

16 Logistiikkaselvitys Etelä-Savo Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus alkaen Etelä-Savon sairaanhoitopiiri muuttui Essoteksi, Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymäksi. Essoteen kuuluvat Etelä-Savon maakunnan länsiosan kunnat Hirvensalmi, Joroinen, Juva, Kangasniemi, Mikkeli, Mäntyharju, Pertunmaa, Pieksämäki ja Puumala. Etelä-Savon alueella toimii myös Sosteri, joka tuottaa sosiaali- ja terveyspalveluita Itä-Savossa. Sosteri ei ole osallistunut selvitystyöhön. Essoten aloittaessa toimintansa myös organisaatiorakenne muuttui, jolloin logistiikka sekä hankintapalvelut irtautuivat omiksi yksiköikseen. Hankinnat Essoten hankintapalvelut tuottaa materiaalipuolen kilpailuttamisen kuntayhtymän toimintaalueelle. Hankintapuolella työskentelee hankintapäällikön lisäksi yksi apulainen sekä yksi hanketyöntekijä, joka myös tekee hankintatyötä. IS-Hankinnan kautta on kilpailutettu esimerkiksi haavanhoitoon liittyviä tarvikkeita. Essote käyttää osittain IS-Hankinnan ja KL- Kuntahankintojen hankintasopimuksia. Logistiikka Logistiikkapalvelut hoitaa varastoinnin, kuljetuspalvelut sekä täyttöpalvelun Mikkelin keskussairaalassa. Varaston toimintaan kuuluu tavaran vastaanottaminen ja tilaaminen Osti-järjestelmällä. Alueen ulkoinen logistiikka on hoidettu yksityisten kuljetusliikkeiden palveluilla. Kuljetusliike toimittaa tarvikkeet Mikkelin keskussairaalalla sijaitsevalta keskusvarastolta sivukuntiin ja edelleen siitä Posti hoitaa kunnan sisällä tapahtuvan jakelun. Essoten alueella on yhteensä 120 toimituspistettä. Mikkelin alueella on reilut 20 toimituspaikkaa, joissa on sosiaali- ja terveysalan toimintaa. Samojen kuljetuksien mukana kulkee terveydenhuollon perustarvikkeiden lisäksi lääkkeitä ja laboratorionäytteitä. Yksityinen kuljetusliike on suunnitellut logistisen reitityksen koko Etelä-Savon alueelle, suunnitelma on ollut käytössä

17 Logistiikkaselvitys 17 noin puoli vuotta. Kuljetuksien aikataulutukset toimivat lähinnä laboratorioiden näytteiden vaatimien aikataulujen mukaan. Mikkelin Pesula Oy hoitaa tekstiilihuollon koko Essoten alueelle. Hyllytyspalvelu on käytössä Mikkelin keskussairaalassa hoitotarvikkeissa sekä siivoustarvikkeissa. Sairaalan osastojen kanssa on sovittu, että osastoilla sijaitsevissa varastoissa nimikkeistöä on noin kpl. Varastot tarkastetaan ja täydennetään päivittäin oman logistiikkatyöntekijän toimesta. Hoitotarvikkeiden hyllytyspalvelu on ollut käytössä kolme vuotta. Palvelun tärkeys tulee siitä, että varastojen tarkastaminen siirtyy pois hoitohenkilökunnalta, jolloin he pystyvät keskittymään omaan työhönsä. Tuottavuutta esimerkiksi hyllytyspalvelun osalta ei pystytä mittaamaan, mutta esimerkiksi työvuorosuunnittelua on pystytty muuttamaan ja siirtämään niin sanotun hyllyttäjän työtehtävät normaaliin hoitotyön tehtäviin. Staples täydentää Mikkelin keskussairaalan toimistotarvikkeet. Muut Etelä-Savon kunnat tilaavat tuotteet katalogista ja tavarantoimittaja toimittaa tuotteet suoraan tilaajille. Varastojen määrä maakunnassa ja niiden toimintamuoto Varastoja on yksi. Toimituspisteitä on noin 120. Keskusvarasto sijaitsee tällä hetkellä Mikkelin keskussairaalalla. Vanhat tilat ovat käymässä ahtaiksi, joten varasto siirtyy loppuvuodesta 2017 uusiin vuokrattuihin tiloihin. Uusista tiloista tulee myös logistiikka- ja jakelukeskus. Keskusvarastossa pidetään lähinnä terveydenhuollon perusmateriaaleja. Nimikkeistön määrä Keskusvarastolla on hoitotarvikevarasto, jossa on noin nimikettä. Varastoon ostojen määrä vuodessa Vuoden 2017 ostot tammikuulta elokuulle ovat olleet ABC-analyysin hyödyntäminen varaston toiminnan suunnittelussa Vanhan keskusvaraston toiminnassa ja nimikkeiden sijoittelussa on hyödynnetty ABCanalyysiä, jota tullaan käyttämään myös uudessa varastossa. Hävikin seuranta ja määrä Hävikkiä ei kerry paljon, hyllytyspalvelun johdosta hävikin määrä on pienentynyt entisestään.

18 Logistiikkaselvitys 18 Materiaalitoimintojen toiminnanohjauksen ohjelmistot Essoten käyttämä toiminnanohjausjärjestelmä on Affecton toimittama WebMarela. Ohjelmiston tarjoama varastonhallinta on yksi osa isompaa järjestelmää, joka sisältää myös muun muassa taloushallinnon toiminnot. Yksiköt tilaavat hoitotarvikkeet OSTi-tilausjärjestelmän kautta. Sairaanhoitopiirin käytössä oli aikaisemmin SAP-pohjainen ohjelmisto, mutta tämä todettiin liian raskaaksi ja hankalaksi ohjelmaksi. Käyttävät organisaatiot Essoten toiminta-alue Käyttäjien määrä OSTi-tilausjärjestelmällä on noin 400 käyttäjää. Tunnuksien määrää on rajattu 3-5 henkilöön/osasto. Tilausten määrä kpl tammikuu - elokuu 2017 Tilausrivien määrä Tilausrivejä kpl tammikuu elokuu 2017 Tilausten arvo / vuosi ,53 tammikuu elokuu 2017 Materiaalijärjestelmän integrointi toisiin järjestelmiin Materiaalijärjestelmää ei ole integroitu toisiin järjestelmiin. Muita näkökulmia Tulevaisuuden näkymiä ajatellessa mielellään kuunnellaan isompia toimijoita ensin ja sitä kautta lähdetään hakemaan muutoksia, ei olla eturivissä hakemassa muutoksia.

19 Logistiikkaselvitys Keski-Suomi Nykytilan yksityiskohtaisempi kuvaus Toimintojen rakenne, toimintaperiaatteet Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän omistaa 21 keskisuomalaista kuntaa. Hallinnollisesti sairaanhoitopiiri jakautuu kuuteen toimialueeseen, jotka jakautuvat edelleen 25 vastuualueeseen. Näiden lisäksi liikelaitoksena toimii Keski-Suomen seututerveyskeskus, joka tuottaa kahdeksan kunnan perusterveydenhuollon palvelut (Keuruu, Multia, Petäjävesi, Konnevesi, Laukaa, Toivakka, Luhanka ja Joutsa). Sairaanhoitopiirin materiaalitoimen vastuualue kuuluu tukipalvelujen toimialueelle ja jakautuu hankintaan sekä logistiikkaan. Tukipalvelutoimintona materiaalitoimen vastuualue tuottaa hankinta-, kuljetus- ja materiaalipalvelut erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon tarpeisiin. Materiaalitoimen yksiköt ovat hankintatoimisto, sisälogistiikka (keskusvarasto, sisäinen materiaalikuljetus, postitus, monistuskeskus) ja ulkoinen kuljetus (potilaiden siirtokuljetukset jatkohoitoon, sekä ostopalveluna tuotettu keskitetty maakunnallinen tavarakuljetus). Hankinnat Hankintatoimi hoitaa kilpailutuksien valmistelun, hankinnat sekä sopimuksien teon ja valvonnan: lääkinnälliset laitteet, hoito- ja käyttötaloustarvikehankinnat, muut laitteet, tarvikkeet sekä sote-palvelut ja muut palvelut. Hankintatoimi vastaa myös sopimusten valmistelusta ja sopimusseurannasta sekä hankintaan liittyvistä lakiasioista. Hankintayksikössä työskentelee 3 hankinta-asiantuntijaa, hankintapäällikkö, sekä hankintalakimies. Materiaalitoimen johtaja osallistuu myös hankintojen valmisteluun. Hoitotarvikehankinnat suoritetaan maakunnallisesti ja ovat keskitettyjä. Maakunnallisesti yhteishankintoina tehdään myös sote-palveluiden ja lääkinnällisten laitteiden hankintoja. Silloin kun kunnat eivät ole mukana sairaanhoitopiirin tuottamissa sopimuksissa, kilpailuttavat ne palveluitaan itse, esimerkkinä materiaalikuljetus-, sosiaali- ja terveyspalvelut. Logistiikka Organisaation sisällä logistiikka jakautuu materiaalilogistiikkaan, logistiikkapalveluihin ja potilaslogistiikkaan. Näiden alla erillisinä osa-alueina materiaalilogistiikassa toimii keskussairaalan sisäinen materiaalin kuljetustoiminta, osastopalvelut ja

20 Logistiikkaselvitys 20 hoitologistikkotoiminta, sekä varasto ja terminaalitoiminta. Logistiikkapalveluihin kuuluu tilaustoimitusketjun hallinta, valikoimahallinta sekä monistuskeskuspalvelut, laskujen käsittely ja tukitoiminta. Potilaslogistiikka tarkoittaa sisäistä potilaskuljetusta keskussairaalassa sekä suunniteltuja potilassiirtoja muihin hoitolaitoksiin koko maakunnan alueelta. Sisälogistiikan tehtäviä hoitaa 23 työntekijää. Keskusvarastosta toimitetaan hoito- ja käyttötaloustarvikkeita sairaanhoitopiirin yksiköiden lisäksi seututerveyskeskukselle sekä ulkoisille asiakkaille. Keskusvarastossa/logistiikkakeskuksessa vastaanotetaan kaikki asiakkaille ja keskussairaalaan tulevat lähetykset pois lukien lääkkeet, kirjepostin ja osan suorista laboratoriolähetyksistä. Vastaanotettavien tavaroiden laatu, oikeellisuus ja määrä tarkastetaan sekä kirjataan materiaalihallintajärjestelmään. Keskusvarastossa käytetään myös Crossdockingia asiakkaiden toimituksissa. Asiakasyksiköiden toimitukset toimitetaan erillisaikataulujen mukaisesti yksiköiden tarpeiden mukaisesti. Tällä hetkellä vuodeosastoille toimitukset tehdään kerran viikossa, akuuteille osastoille 2-3 kertaa viikossa ja toimenpideyksiköille päivittäin. Osastopalvelu eli logistiikan hyllytyspalvelu kattaa hoito- ja käyttötaloustavaroiden sekä potilas- ja liinavaatteiden tilaamisen, hyllyttämisen ja varasto- /valikoimahallinnan eri yksiköissä. Osastopalvelussa logistiikan työntekijät hoitavat ja ylläpitävät kunkin yksikön materiaalinhallintaprosessit. Osastopalvelu toteutetaan yksiköissä erikseen sovitun aikataulun mukaisesti. Hoitologistikkotoiminta eli logistiikan hyllytyspalvelun kokonaisvaltainen toiminta kattaa leikkaus- ja toimenpideyksiköissä materiaalihallintaprosessin lisäksi välinehuollon tarvikkeiden hyllytyspalvelun sekä toimenpidekohtaisten materiaalien keräilyn. Monistuskeskus tuottaa lomakkeita, esitys- ja ohjelehtiä yksiköille sekä hoitaa myös erilaisten painotuotteiden tilaukset kuten käyntikorttien tilaukset. Sisäiset materiaalikuljetukset hoitavat keskussairaalan yksiköiden hoito- ja käyttötaloustarvikkeiden, tekstiilihuollon, välinehuollon, lääkkeiden ynnä muiden materiaalierien toimittamisen keskistetysti yksiköihin. Sisäinen kuljetus hoitaa myös yksiköistä palautuvia materiaaleja lähetyspisteisiin. Postitus käsittelee sairaanhoitopiirin yksiköiden sekä seututerveyskeskuksen sisäiset ja ulkoiset kirjelähetykset sekä maakunnan alueen sisäisen kirjepostin. Sisälogistiikka toimii maanantaista sunnuntaihin. Sairaanhoitopiirin materiaalitoimen hankinnat ja logistiikka toteutetaan omana toimintana, joita ei ole ulkoistettu.

21 Logistiikkaselvitys 21 Sairaanhoitopiiri pyrkii minimoimaan materiaalivirran käsittelykertoja koko logistisessa ketjussa. Hankintakokonaisuuksilla pyritään keskittämään aiemmin hajautunutta, rivikohtaista hankintaa optimoiduiksi tarvikekokonaisuuksiksi. Logistisesti toimitukset pystytään optimoimaan osastokohtaisesti käsittelykertoja vähentämällä. Tilaus- ja toimitusketjunhallinnassa saavutetaan hyötyjä muun muassa toimittajien hallinnassa, seurannassa ja käsittelykustannuksissa. Tavarantoimittajien määrää pyritään myös minimoimaan sekä lisäämään toimittajien yhteistyötä omalla kentällään. Tilauksissa tavoitteena on että, kun sairaanhoitopiiriltä lähtee yksi ns. koontitilaus yhdelle sopimustoimittajalle, niin sopimustoimittaja tilaa ja kerää tuotteet muilta toimittajilta keskitetysti sekä lähettää ne eteenpäin tilaavalle taholle jokaiseen toimituspisteeseen, mahdollisesti jopa suoraan hyllyyn saakka. Tällä toimintaperiaatteella minimoidaan välikäsien määrää vanhaan tilaus-toimitusmalliin verrattuna. Toimintamuodossa hallinnoidaan tilauksia ja suoratoimituksia sekä jätetään pois välitoimintoja kuten varastointi ja terminaalikäsittely. Tätä toimintaperiaatetta noudatetaan jo nyt. Materiaalivirtojen yhdistely Maakunnan kuljetukset on yhdistetty ja keskitetty tarpeiden mukaisesti. Maakunnan alueen kuljetuksiin on yhdistelty lääkkeet, osa laboratorionäytteistä (silloin kun ei ole Fimlabin kuljetuksia), osa Sakupen tekstiilitoimituksista, tarvikkeet, postit, välinehuollon tarvikkeet ja apuvälineet. Pääsääntöisesti tekstiilitoimitukset toimitetaan suoratoimituksina Sakupen toimesta. Organisaatiolla on yksi oma auto, jolla ajetaan pääsääntöisesti Jyväskylän alueen kuljetuksia. Logistinen reititys maakunnassa Kuljetukset operoidaan maanantaista perjantaihin yhdellätoista erillisellä autolla ja reitillä. Nämä kuljetuspalvelut ovat täysin ulkoistettuja. Toimituspaikkojen käyntimäärät vaihtelevat, joissain paikoissa käydään kerran viikossa, kun taas joissain toimipisteissä päivittäin tai useamman kerran päivässä. Maakunnan alueella reitit on optimoitu. Logistiikan toimitusvarmuus Toimitusvarmuus on hyvä maakunnan toimituksissa.

22 Logistiikkaselvitys 22 Varastointi Varastojen määrä maakunnassa ja niiden toimintamuoto Nykyinen keskusvarasto sijaitsee Keski-Suomen keskussairaalalla. Keskusvaraston jakelun piiriin kuuluu 9 kuntaa kattaen terveyspalvelut sekä kuntien sosiaalipalvelut. Keski-Suomen seututerveyskeskus kuuluu suoraan KSSHP:n piiriin. Seuraavilla kunnilla on vielä omat keskusvarastot, vaikka ne ovat mukana KSSHP:n hankintasopimuksissa ja myös tilaavat keskusvarastolta joitakin erikoissairaanhoidon tarvikkeita: o Jyväskylä (JYTE) o Äänekoski o Saarijärvi (Saarikka) o Viitasaari o Pihtipudas Yllä olevien toimijoiden kanssa keskustellaan varastojen tulevaisuudesta ja niiden tarvittavuudesta. Uuteen sairaalaan tulee sijoittumaan keskusvarasto tai terminaali. Pääpaino tulee olemaan terminaalitoiminnalla sekä suoraan ohjatulla logistiikalla tai suoratoimituksilla, jolloin tarvikkeet tulevat suoraan toimittajilta yksikkökohtaisesti. ABC-analyysin hyödyntäminen varaston toiminnan suunnittelussa ABC-analyysi on käytössä. Tuotteet varastoidaan luokittelun mukaan. Varaston pohjakartta vaikuttaa tuotteiden varastosijoitteluun. Hävikin seuranta ja määrä Hävikkiä ei kerry, kierto on hyvä. Hyllytyspalvelu on tuonut etua hävikin muodostumisen estoon, myöskään palautuvia hoitotarvikkeitta hyllytyspalveluyksiköistä ei juuri muodostu. Varastopalvelujen tuotteistaminen Varasto ei laskuta kustannuksia sisäisiltä yksiköiltä.

23 Logistiikkaselvitys 23 Materiaalitoimintojen toiminnanohjauksen ohjelmistot Keski-Suomen sairaanhoitopiiri käyttää Marela-toiminnanohjausjärjestelmää. Marelaa uusitaan uuden sairaalan valmistumisen johdosta. Uuden sairaalan toiminta-ajatuksen mukaan toiminta on prosessiohjattua potilaan hoitopolun mukaan. Materiaalijärjestelmä yhdistyy silloin kokonaistoiminnanohjausjärjestelmään. Käyttävät organisaatiot? Marela on käytössä asiakkailla, joille toimitetaan tavaraa. Jyväskylän kaupungilla on käytössä erillinen SAP-pohjainen ohjelmisto. Viitasaari ja Pihtipudas tilaavat Marelan kautta, vaikka operoivat omia varastojaan. Materiaalijärjestelmän integrointi toisiin järjestelmiin Järjestelmä on integroitu leikkaustoimintaan Materiaalijärjestelmän integrointi toisiin järjestelmiin Tilaushintoihin ei lisätä kategoriamaksuja tilaajille Haastattelun muita näkökulmia Tuotannollisissa tukipalveluissa on selvitystyö käynnissä ja tällä hetkellä ne tuotetaan vahvasti maakunnan alueella. Hankinnoissa ja logistiikassa pyritään maakunnalliseen perus- ja erikoissairaanhoidon toimintamalleja tukevaan palvelutuotantomalliin, joka lähtee potilaan tarpeista.

24 Logistiikkaselvitys Nykytilan yhteenveto Maakuntien jokaisella toimijalla on oma hankintaorganisaatio, jota hyödynnetään sisäisesti, Etelä-Savossa niitä on kaksi. Sairaanhoitopiirien rajojen yli tapahtuvaa yhteistyötä tehdään yhteishankinnoissa, mutta pienemmässä mittakaavassa. Vuonna 2016 IS-Hankinnan sairaanhoitopiireille toteuttamien materiaalihankintoja oli yhteensä 75 kappaletta (Liite 1 ERVA Hankinnat). Näistä yhteishankintoja, joissa oli mukana vähintään kaksi maakuntaa (tai sairaanhoitopiiriä) oli 54 kappaletta. Edellä mainittujen hankintojen ostomäärä oli vuonna ,4 miljoonaa euroa, josta lääkehankinnan osuus oli 56,5 miljoonaa euroa. Jäljelle jäävästä 36,9 miljoonasta eurosta Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin osuus oli 21,6 miljoonaa euroa, jolloin muiden maakuntien ja sairaanhoitopiirien yhteenlasketuksi osuudeksi muodostui 15,3 miljoonaa euroa. Arviolta Yhteistyöalueen yhteisten materiaalihankintojen potentiaalinen hankintavolyymi vuodessa voisi olla miljoonaa euroa, josta lääkkeiden yhteishankinnan osuus on noin 60 miljoonaa euroa. Lisäksi osa maakuntien alueista tekee yhteistyötä KL-Kuntahankintojen kanssa ja Siun sote vastaavasti Pohjois-Karjalan Hankintatoimen kanssa. Kilpailutettavat terveydenhuollon tarvikkeet ovat pitkälti samoja, vaikka pieniä tarve-eroja kategorioissa löytyy sairaaloiden toiminnoista johtuen. Yhteistyöalueella myös tehdään tarpeettomasti samojen tuotteiden hankintaprosesseja päällekkäin, erityisesti terveydenhuollon perusmateriaaleissa. Hankintojen jakautuminen: PSSHP Siun sote Essote KSSHP KYS hankintatiimi, IS-Hankinta Siun soten oma hankintatiimi, Pohjois-Karjalan Hankintatoimi, KL-Kuntahankinnat, IS-Hankinta Oma hankintatiimi, IS-Hankinta, KL-Kuntahankinnat Oma hankintatiimi, KL-Kuntahankinnat, IS-Hankinta. Materiaalivirtojen ja logistiikan toiminnanohjauksessa käytetään hyvin laajaa kirjoa erilaisia ohjelmistoja ja nämä ohjelmistot vaihtelevat myös maakuntien ja organisaatioiden sisällä; osalla organisaatioista ei ole olemassa sisäistä samaa ohjelmistopohjaa materiaalivirtojen ohjaamiselle. Laskettaessa ohjelmistojen kokonaismäärää tässä selvitystyössä, on ilmennyt kuusi erilaista ohjelmistopohjaa. Erillisten ohjelmistojen johdosta jokaisella maakunnalla on

25 Logistiikkaselvitys 25 muun muassa oman ohjelmiston pääkäyttäjät sekä nimikkeistöt. Nämä kaikki toimenpiteet tehdään jokaisessa maakunnassa erikseen. Ohjelmistot maakunnissa: PSSHP Siun sote Essote KSSHP SAP / Maisa Sonet, TK-Matha, TcVati, 2 kuntaa missä ei järjestelmää WebMarela Marela. Tämän selvitystyön perusteella yhteistyöalueen keskeisten varastojen nimikkeistön lukumäärä on noin kpl jakautuen seuraavasti: PSSHP Siun sote Essote KSSHP Servican Keskusvarasto nimikettä Joensuun Tikkamäen keskusvarasto nimikettä Mikkelin sairaalan keskusvarasto jossa on nimikettä. Keskussairaalan keskusvarasto jossa on 720 nimikettä Varastojen kokonaismäärä yhteistyöalueella on 18 kappaletta. Jokaisella maakunnalla on oma keskusvarasto tai logistiikkakeskus, mistä toimintaa ohjataan ja tavarat jakautuvat eteenpäin tilaajille. Maakunnissa on myös pienempiä varastoja. Maakuntien isoissa keskusvarastoissa toiminta vaikuttaa organisoidulle. PSSHP Siun sote Essote KSSHP Logistiikkakeskus Kuopiossa sekä 3 varastoa maakunnassa Keskusvarasto Joensuussa sekä 7 varastoa maakunnassa Keskusvarasto Mikkelissä Keskusvarasto Jyväskylässä sekä 5 varastoa maakunnassa. Tämän selvitystyön keskeinen havainto on, että yhteistyöalueen maakunnissa tehdään pitkälti samoja asioita, mikä tarkoittaa paljon päällekkäisiä työtehtäviä ja kustannuksia.

26 Logistiikkaselvitys 26 4 TOIMINTAMALLIEHDOTUKSET 4.1 Uudet toimintamalliehdotukset Selvityksen lopputuloksena on kuvattu kaksi toisistaan eroavaa hankintalogistista toimintamallia. Toimintamallit on kuvattu sillä tarkkuudella, että lukija saa selkeän kuvan siitä, miltä kohdin toimintamallivaihtoehdot eroavat toisistaan. Toimintamallien suunnittelussa on hyödynnetty haastatteluista saatua materiaalia sekä omaa pohdintaa. Suunnittelun lähtökohtana on ollut neutraali ajattelutapa, johon eivät ole vaikuttanut maakuntien tai organisaatioiden mielipiteet. Suunnittelussa on pyritty huomioimaan kokonaistaloudellisuus, innovatiivisuus ja ennakkoluulottomatkin ideat. Tulevaisuuden toimintamalleja suunniteltaessa on myös tutustuttu Aalto-yliopiston Kauppakorkeakoulun tekemään hankintaselvitykseen. Työryhmän jäsenten näkemykset voidaan karkeasti jakaa kahteen erilaisen ajattelutavan mukaiseen ryhmään: niin sanottua keskitettyä toimintamallia kannattavat, yhteistyöhön valmiit organisaatiot sekä itsenäisen toimintamallin omaavat, oman maakunnan kehittämisen kannalla olevat ja toimittajien hankintalogistista verkostoa hyödyntävät organisaatiot.

27 Logistiikkaselvitys Toimintamalliehdotus Maakuntamalli Ensimmäisessä vaihtoehdossa jokainen yhteistyöalueen maakunta toimii itsenäisesti, järjestäen itse alueen hankinta- sekä logistiikkatoiminnot. Toiminnassaan alueet käyttävät omia materiaalihallinnan toiminnanohjausjärjestelmiään, nämä ohjelmistot ovat alueittain itsenäiset. Hankintatoimessa on mahdollisuus tehdä nykyisen toimintatavan mukaisesti yhteishankintoja osassa kategorioita, mutta pääsääntöisesti organisaatiot kilpailuttavat tarvittavat terveydenhuollon tarvikkeet itse. Varastointi tuotetaan itsenäisesti omana toimintanaan. Jokaisella maakunnalla on oma keskusvarasto, mutta jokainen päättää varaston nimikkeistön laajuuden. Tavarantoimittajat toimittavat tilatut tuotteet eritellysti tarvittavaan pudotuspaikkaan tai keskusvarastolle. Maakuntien sisällä käytetään maakuntareititystä, ja tavaravirtoja on yhdistelty mahdollisuuksien mukaan muuhun tavaravirtaan, joita voivat olla lääkkeet, koulutarvikkeet tai sisäinen posti. Maakuntamallit eivät ole identtisiä, vaan kukin maakunta painottaa tärkeäksi kokemiaan piirteitä hankinta- ja logistiikkatoimintaa kehittäessään. PLUSSAT/MIINUKSET + Itsenäinen toiminta + Oma päätäntävalta, joka pysyy omalla alueella + Joustava, oman maakunnan tarpeet huomioon ottava kehitystyö - Jokaisella maakunnalla on oma materiaalijärjestelmä, nimikkeistö sekä pääkäyttäjyyteen liittyvät tehtävät - Vastaanottavassa toimituspisteessä tavarantoimituksien vastaanottomäärät lisääntyvät, sekä esimerkiksi ostolaskujen määrä kasvaa. - Tietojärjestelmien yhteenlasketut ylläpitokulut suuremmat - Päällekkäiset hankintaprosessit toisten maakuntien kanssa - Hankintojen pienemmät volyymit - Päällekkäiset tehtävänkuvat

28 Logistiikkaselvitys Toimintamalliehdotus Yhteistyöaluemalli Yhteistyöaluemallissa terveydenhuollon materiaalihankinnat toteutetaan Yhteistyöalueen yhteishankintoina. Toimintaperiaate on mahdollista toteuttaa hoitotarvikkeiden samanlaisuuden ansiosta, vaikka pieniä tarve-eroja kategorioissa löytyy sairaaloiden toimintojen eroavaisuuksista johtuen. Yhteistyöalueella yhteistyössä suunnitellut hankinnat purkavat päällekkäistä suunnittelutyötä. Oikein aikataulutettuina yhteistyöalueen laajuudella toteutetut hankinnat eivät myöskään tapa kilpailua, eivätkä heikennä tavarantoimittajien kokonaisvaltaista toimintaa. Hankintakategorioita ja niiden laajuuksia selvitetään lisäksi valtakunnallisessa kategoria- ja kilpailutusyhteistyössä. Valtakunnallisen kategoria- ja kilpailutusyhteistyön tarkoituksena on synkronoida hankintakategoriat kaikkien erva-alueiden kesken. Tämän prosessin tehtävänä on ylläpitää markkinat kilpailtuna ja ostajien asema suhteessa toimittajiin vahvana. Yhteistyöaluemallissa logistiikan toiminta on suunniteltua, läpinäkyvää sekä monipuolista. Logistiikka toteutetaan yhden logistiikkakeskuksen ja maakuntakohtaisten terminaalien kautta, jolloin vain logistiikkakeskuksessa varastoidaan tavaraa. Mallissa käytetään suoratoimituksia silloin, kuin sille on peruste. Mallissa hankitaan keskitetysti maakuntien välille runkolinjat, joilla kuljetetaan varastoitavat tarvikkeet ja yhdistellään mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan myös muita materiaalivirtoja. Hankinnan määrittelyvaiheessa otetaan kantaa siihen, ovatko tuotteet suoratoimitustuotteita, varastoitavia vai terminaalien kautta kulkevia cross-docking-tuotteita. Varastoitavien volyymituotteiden valintaperusteissa ylläpidetään tiukkaa hintakilpailua. Päärunkolinja tuo varastoitavat volyymituotteet logistiikkakeskukseen, josta ne jaetaan eteenpäin maakuntaterminaaleihin tai seudullisien kuljetusreittien kautta loppukäyttökohteisiin. Crossdocking-tuotteet toimitetaan kunkin maakunnan terminaaleihin, joissa nämä yhdistellään logistiikkakeskuksesta tulevien materiaalien kanssa yhteiseksi jatkolähetykseksi yhdessä muiden seutureiteille yhdisteltäviin materiaalien kanssa. Yhteistyöaluemallissa on tärkeää ymmärtää, että kunkin maakunnan oma logistiikkatoimija suunnittelee ja vastaa maakunnan alueen ulkologistiikasta sekä tuottaa sisälogistiikan palvelut jokaisessa maakunnassa itsenäisesti sovitulla tavalla. Jakelureitit optimoidaan ja kilpailutetaan alueellisesti maakunnan sisällä. Tällä toimintamallilla hyödynnetään alueellista osaamista ja tuntemusta, taaten toimiva paikallinen logistinen reititys. Maakuntakuljetuksiin on mahdollisuuksien mukaan keskitetty muita materiaalivirtoja, kuten esimerkiksi lääkkeet,

29 Logistiikkaselvitys 29 koulutarvikkeet tai sisäinen posti. Kuntien tarpeita ei saa eikä kannata unohtaa suunniteltaessa alueellisia kuljetuksia. Yhteistyöalueen logistiikkakeskus toimii kahdella päätoimintaperiaatteella, Yhteistyöalueella varastoitavien tuotteiden keskusvarastona sekä niiden eteenpäin lähettäjänä ja maakuntansa cross-docking tuotteiden välittäjänä. Yhteistyöaluemallissa käytetään yhtä materiaalijärjestelmää ja nimikkeistöä koko yhteistyöalueella. Materiaalijärjestelmän yhdistymisen kautta saadaan aikaan tietojärjestelmään liittyvien taloudellisten etujen lisäksi muita etuja, joita ovat mm. yhtenäinen nimikkeistö, yhtenäiset kulutustiedot hankintoja varten sekä yhteinen tekninen alusta ja yhteiset pääkäyttäjätoiminnot. Yhteistyöaluemallissa palvelun tuottaja tarjoaa asiakkailleen tarvittavat tietovälineet tavaroiden tilaamiseen. Loppuasiakkaat eivät maksa erikseen materiaalijärjestelmän käytöstä, vaan ostettavan tuotteen hinta sisältää järjestelmäkustannuksen. Palvelun tuottaja on sekä lisenssien omistaja että hallinnoija ja järjestelmän käyttöoikeuksia jaetaan sen asiakastarpeen mukaan. Tällä toimintatavalla taataan järjestelmän skaalautuvuus kaikissa tilanteissa ja vältetään päätöksenteon hajanaisuus esimerkiksi lisenssien hankinnassa. PLUSSAT / MIINUKSET + Leikkaustoiminnan toiminnanohjausjärjestelmien ja potilastietojärjestelmien integroiminen + Joidenkin maakuntien välillä jo nyt runkoliikennetoimintaa (Sakupe Oy), jolloin taloudellisten hyötyjen löytyminen on mahdollista. Tulevaisuudessa runkoreititys voi palvella myös muita tukipalveluja + Erva-alueittain toteutetut hankinnat lisäävät hankintojen volyymia sekä pienentävät hankintahintaa + Lisää yhteistyötä yhteistyötasolla + Logistisen toiminnan tehostuminen yhtenäisten tavaranvirtausmallien johdosta + Yhden materiaalijärjestelmän tuomat edut ja säästöt + Innovaatioiden laajempi hyöty yhdellä kertaa + Yhteistyöaluetasoisesti toteutetaan ne asiat, joissa saavutetaan keskittämisen etuja ja maakuntakohtaisesti toteutetaan alueellista osaamista vaativat toiminnot - Yksittäisen maakunnan vaikutusmahdollisuudet hankintojen suunnitteluun vähäisemmät - Iso toiminta-alue ja sen tuomat haasteet - Kunkin maakunnan erityistoiveiden huomioiminen on haasteellisempaa

30 Logistiikkaselvitys 30 5 LOPUKSI Keskeistä on maakuntauudistuksen yhteydessä tunnistaa ne toiminnot ja palvelut, joita on järkevää tuottaa Yhteistyöalue tasoisesti. Päätöksentekijöiden mietittäväksi jää, onko hankinta- ja logistiikka terveydenhuollon materiaaleissa sellainen toiminto. Siihen pohdintaan tämä työ antaa ajatuksia. Laajaan yhteistyöhön liittyviä esteitä ei tässä työssä ole havaittu, joten pitkälti asia ratkeaa sen perusteella, onko maakunnilla tahtoa rakentaa Yhteistyöalueen tasoisia ratkaisuja.

31 Logistiikkaselvitys 31 LÄHTEET IS-Hankinta. Yritys. Viitattu Logistiikan maailma. Varastointi. Viitattu Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri Viitattu sportal1 Sakupe Oy. Etusivu. Viitattu Valtioneuvosto a. Yhteistyöalueen asiat. Viitattu Valtioneuvosto b. Hyvinvointi ja terveys. Viitattu

32 Logistiikkaselvitys 32 LIITTEET Liite 1 ERVA hankinnat HANKINNAT JA TILAAJAT Määrä / ASIAKAS Hengityksen hoidon tarvikkeet Aikuisten apuvälineet Monikäyttöiset erikois- ja endoskooppiset instrumentit Kuopion yliopistollisen sairaalan 3 (KYS) ja Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän leikkausyksiköiden erikoisaloille Toimenpidekardiologian tarvikkeet 4 Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä 1 Keski-Suomen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Laboratoriotarvikkeet Vaipat: lasten ja terveyssiteet Nesteen ja verensiirron tarvikkeet Lasten apuvälineet Terveydenhuollon kertakäyttöiset potilaan peittelyliinat, yleispakkaukset ja laitteiden ja 2 ympäristön suojaus Asiakasräätälöidyt leikkauksien peittelypakkaukset Huuhtelulaitteet ja kaatoaltaat Vaipat 2

33 Logistiikkaselvitys Sytostaattiturvajärjestelmä (PSSHP ja ISSHP) 2 Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Oikomishoidon tuotteet ja instrumentit Hammashoidon tarvikkeet ja tarveaineet Kuulonmittauslaitteet Tekomykiöt ja muut silmätautien tarvikkeet Nostamisen ja siirtämisen apuvälineet Gynekologiset tarvikkeet Ammattikäyttöön tarkoitetut verensokerimittarit ja niissä käytettävät testit 5 Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä CRP ja HbA1C vierianalytiikan laitteet, testireagenssit ja kontrollit Puudutus- ja kivunhoitotarvikkeet Anestesiaventilaattorit Kertakäyttöpullot äidinmaidolle 2

34 Logistiikkaselvitys Urologiset tarvikkeet Haavanhoito, sidonta ja lastoitus Lääkevalmisteet ja niihin rinnastettavat valmisteet 5 Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä 1 Keski-Suomen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Tahdistingeneraattorit ja -johdot 5 Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä 1 Keski-Suomen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Sterilointitarvikkeet Peruslangat Sydän- ja verisuonileikkaustarvike Gastroenterologiset tarvikkeet Neurokirurgian tarvikkeet Käsihuuhteet Katetrin avulla asennettavat aorttaläppäproteesit (TAVI-läpät) Haavanhoito ja sidonta 3