Hanko. Vaiheistusmallit

Transkriptio

1 Hanko

2 SISÄLLYSLUETTELO TOIMEKSIANTO KYSELY JA HAASTATTELUT LOPPUTULOSTEN ESITTELY JA DOKUMENTOINTI VERKKOKYSELY MIKÄ ON TÄRKEIN TOIMINNALLINEN MUUTOS MIKÄ OHJAA ORGANISAATIONNE KEHITYKSEN SUUNTAA MILLAISILLA PALVELUILLA MAHDOLLISTETAAN ASIAKASLÄHTÖISTEN TOIMINTAPROSESSIN MUODOSTAMINEN? MISSÄ JÄRJESTYKSESSÄ SEURAAVAT KRITEERIT OHJAAVAT TEIDÄN ORGANISAATION TAVOITTEITA UNA YHTEISTYÖSSÄ: 1.UUDISTETTAVIEN RATKAISUJEN KÄYTTÖÖNOTON AIKATAULU, 2.KOHTEIDEN VASTAAVUUS ORGANISAATIONNE TOIMINNALLISIIN TARPEISIIN, 3.RATKAISUIHIN KÄYTETTÄVISSÄ OLEVA BUDJETTI, 4.JOKIN MUU(MIKÄ)? ONKO JOTAIN REUNAEHTOJA UNA-YHTEISTYÖHÖN (HANKINTOJEN SISÄLTÖ, AIKATAULUT, YHTEINEN HALLINTAMALLI) LIITTYEN? MIKÄLI JOTAIN KEHITYSTÄ LÄHDETÄÄN TEKEMÄÄN KONSORTIOKOHTAISESTI, NIIN MIKÄ ON MIELESTÄNNE LUONTEVA TAPA MUODOSTAA KONSORTIO(SAMA AIKATAULU, SAMA NYKYINEN JÄRJESTELMÄ, SAMA INHOUSE-YHTIÖ, ERVA/YHTEISTOIMINTA-ALUE)? MITEN RATKAISUJEN UUDISTAMINEN (HANKINNAN JA NIIDEN KÄYTTÖÖNOTTO) PITÄISI VAIHEISTAA OSALLISTUJIEN KESKEN (ESIM. PILOTOINNIT/YHTÄAIKAINEN TEKEMINEN)? MITÄ TOIMINNALLISUUKSIA PITÄISI SISÄLLYTTÄÄ ENSIMMÄISEN VAIHEEN KILPAILUTUKSEEN, PYSTYTTEKÖ PRIORISOIMAAN TARPEET? UNA-HANKKEESSA ON KESKEISEKSI UUDISTAMISEN KOHTEEKSI LINJATTU ASIAKKUUDENHALLINTA, MIKÄ ON UUDISTAMISEN MINIMILAAJUUS, JOLLA ASIAKKUUDENHALLINNAN SISÄLTÖÄ TULISI UUDISTAA? MITKÄ OVAT MIELESTÄNNE UUDISTAMISEN TÄRKEIMMÄT TOIMINNALLISUUDET ASIAKKAIDEN/POTILAIDEN NÄKÖKULMASTA? KUINKA TÄRKEÄÄ ON PÄÄSTÄ HYÖDYNTÄMÄÄN ASIAKKAIDEN ITSE TUOTTAMIA MITTAUS- YM. TULOKSIA? MILLAINEN VOISI OLLA ETENEMISPOLKUNNE NYKYTILANTEESTA KOHTI UNA-ARKKITEHTUURIN MUKAISTA MODULAARISTA KOKONAISUUTTA? TARKENTAVAT HAASTATTELUT JOHTOPÄÄTÖKSET VAIHEISTUSMALLI ENSIMMÄISEN VAIHEEN KOKONAISUUS VAIHEEN 2 YHTEISESTI KEHITETTÄVIÄ TOIMINNALLISUUKSIA

3 5.3 KONSORTIOKOHTAISESTI KEHITETTÄVÄT

4 TOIMEKSIANTO Toimeksiannon tarkoitus on konkretisoida UNA:n modulaarisen järjestelmäkokonaisuuden ensimmäisen vaiheen toteutuksen sisältöä keskittyen toiminnallisiin osakokonaisuuksiin. Toimeksiannon pohjana hyödynnettiin UNA-modulaarinen järjestelmäarkkitehtuuri loppuraporttia. Tuotos on verkkokyselyn ja haastatteluiden perusteella laadittu selvitys, jossa on kuvattu eri organisaatioiden tahtotilaa ja priorisointia ensimmäisessä vaiheessa toteutettavien toiminnallisuuksien osalta siten, että niistä selkeästi ilmenee eri vaihtoehtojen priorisointi eri organisaatioiden näkökulmasta. 1.1 KYSELY JA HAASTATTELUT Vaiheessa 1 laadittujen vaihtoehtoisten toteutuksen vaiheistusmallien pohjalta laaditaan verkkokysely, jonka tarkoituksena on selvittää eri organisaatioiden tahtotila ja prioriteetit ensimmäisen vaiheen toteutuksen osalta. Kyselyn kohderyhmänä ovat UNA-hankkeessa mukana olevat sote-organisaatiot. Kyselyn tuloksia syvennetään valittujen organisaatioiden haastatteluilla, joissa hyödynnetään jo saatuja kyselyn vastauksia. Haastatteluja tehtiin 6kpl ja ne toteutettiin Lync:lla. Haastateltavat valittiin siten, että ne olivat erilaisissa lähtötilanteissa olevia organisaatioita. Haastattelujen perusteella kuvataan organisaatioiden näkemykset ensimmäisen hankinnan kohteesta sekä seuraavien kehityskohteiden suositusjärjestys. 1.2 LOPPUTULOSTEN ESITTELY JA DOKUMENTOINTI Projektin tuotos on kyselyn ja haastattelujen perusteella laadittu selvitys, jossa on kuvattu eri organisaatioiden tahtotilaa ja priorisointia ytimen sisällön ja ensimmäisessä vaiheessa toteutettavien toiminnallisuuksien osalta. Tulokset käydään läpi ja tarkennetaan Hanko-projektiryhmässä (laajennettuna muilla työhön osallistuneilla avainhenkilöillä) noin Toteutuksen vaiheistus dokumentoidaan ja esitellään Hanko-joryn kokouksessa

5 2 VERKKOKYSELY Vastauksia verkkokyselyyn tuli yhteensä 17. Alla on lyhyet yhteenvedot kysymysten vastauksista. 2.1 MIKÄ ON TÄRKEIN TOIMINNALLINEN MUUTOS MIKÄ OHJAA ORGANISAATIONNE KEHITYKSEN SUUNTAA Merkittävimmäksi kehityksen suuntaa ohjaavaksi tekijäksi nousi tuleva sote-muutos (9kpl). Seuraavina tulivat kokonaisvaltainen asiakkuuden hoitaminen (6kpl), työnjaon kehittäminen sote toimijoiden kesken (5kpl) sekä sähköisen asioinnin kehittäminen (4kpl). Lisäksi toiminnanohjauksen kehittäminen ja maakunnan IT:n yhtenäistäminen mainittiin 3 kertaa. 2.2 MILLAISILLA PALVELUILLA MAHDOLLISTETAAN ASIAKASLÄHTÖISTEN TOIMINTAPROSESSIN MUODOSTAMINEN? Asiakaslähtöisten toimintaprosessien mahdollistavina palveluina keskeisimpinä nähtiin palvelu-, ja hoitoketjujen parempi ohjaaminen sisältäen toiminnanohjauksen yli organisaatiorajojen (13kpl), sähköisen asioinnin palvelut (10kpl), asiakkuustietojen saattaminen sekä ammatilaisen, että potilaan käytettäviksi (8kpl) sekä asiakkaan osallistavat prosessit (5kpl). 2.3 MISSÄ JÄRJESTYKSESSÄ SEURAAVAT KRITEERIT OHJAAVAT TEIDÄN ORGANISAATION TAVOITTEITA UNA YHTEISTYÖSSÄ: 1.UUDISTETTAVIEN RATKAISUJEN KÄYTTÖÖNOTON AIKATAULU, 2.KOHTEIDEN VASTAAVUUS ORGANISAATIONNE TOIMINNALLISIIN TARPEISIIN, 3.RATKAISUIHIN KÄYTETTÄVISSÄ OLEVA BUDJETTI, 4.JOKIN MUU (MIKÄ)? Kysymyksen vaihtoehdot olivat mahdollisesti vastaajia liikaa ohjaavia, koska annetut vaihtoehdot pääsääntöisesti rajaavat vastaukset esitettyihin vaihtoehtoihin. Toisaalta, mikäli vaihtoehto 4 (jokin muu, mikä) olisi saanut merkittävästi pisteitä, olisi se tarkoittanut, ettei annetut vaihtoehdot olleet relevantteja. Pisteytys tehtiin siten, että ensin mainittu kriteeri sai 3 pistettä ja viimeinen kriteeri 0 pistettä. Joissakin vastauksissa 2 erillistä kohtaa olivat samalla prioriteetilla, jolloin molemmat saivat saman korkeamman pistemäärän. Pisteet jakautuivat seuraavasti: 1.Uudistettavien ratkaisujen käyttöönoton aikataulu 2.Kohteiden vastaavuus organisaationne toiminnallisiin tarpeisiin 3.Ratkaisuihin käytettävissä oleva budjetti 4.jokin muu (mikä) 23 pistettä 45 pistettä 22 pistettä 7 pistettä Vaihtoehtoon 4. jokin muu (mikä) saimme neljä erillistä vastausta, joista kaksi koski organisaation nykyjärjestelmien uusimista ja elinkaaren päättymistä ja kaksi alueellista yhteistyötä. 5

6 2.4 ONKO JOTAIN REUNAEHTOJA UNA-YHTEISTYÖHÖN (HANKINTOJEN SISÄLTÖ, AIKATAULUT, YHTEINEN HALLINTAMALLI) LIITTYEN? Reunaehdoista tärkeimpänä nähtiin riittävän konkreettisen suunnitelman muodostaminen UNA:n etenemisestä ja kustannuksista (11kpl). Osittain kustannuksiin viitattiin myös riittävän massan saamisesta hankintaan mukaan (6kpl) ja tämän toteutumiseksi yhteistä ymmärrystä hankinnan kohteesta. Kaksi organisaatiota ei asettanut mitään reunaehtoja, toinen näistä tosin oli inhouse -yhtiö. Kolmella organisaatiolla reunaehdot liittyivät sote -tietojärjestelmien uudistamisiin, lähinnä aikataulun kriittisyyden (kiireellisyyden) osalta ja teknisestä näkökulmasta nykyjärjestelmien soveltumattomuudesta modulaariseen kehittämiseen. Yhteinen hankinta-, ja hallintamalli sekä riittävän asiantuntemuksen takaaminen olivat reunaehtoina kahdella organisaatiolla. Yksittäisiä reunaehtoja organisaatioilla oli mahdollisuus modulaariseen etenemiseen, sote -muutoksen aiheuttamien vaikutusten arviointi hankkijatahoon (kuka on hankkija), päätöksentekokyvyn varmistaminen, alueellisten ratkaisuiden yhdenmukaistaminen, rajapintojen määrittely ja hankinnan vastaavuus organisaation tarpeisiin. 2.5 MIKÄLI JOTAIN KEHITYSTÄ LÄHDETÄÄN TEKEMÄÄN KONSORTIOKOHTAISESTI, NIIN MIKÄ ON MIELESTÄNNE LUONTEVA TAPA MUODOSTAA KONSORTIO (SAMA AIKATAULU, SAMA NYKYINEN JÄRJESTELMÄ, SAMA INHOUSE-YHTIÖ, ERVA/YHTEISTOIMINTA- ALUE)? Luontevin tapa konsortion perustamiselle oli vastaajien enemmistön mielestä sama nykyinen järjestelmä (7kpl). Erva -tasoista konsortiota kannatti viisi vastaajaa, joista yksi oli inhouse -yhtiön edustaja. Kolmanneksi eniten kannatusta saivat sama aikataulu (3kpl) ja inhouse -yhtiöt (3kpl). Jälkimmäisestä vastauksesta kaksi oli inhouse -yhtiöiden edustajien vastauksia. Samanlaisen toimintaympäristön näki hyväksi konsortion pohjaksi kaksi (2kpl) vastaajaa. Yksittäisiä ehdotuksia konsortion muodostamiseksi tuli uusi sote -alue, KL -Kuntahankinnat tai mahdollisesti perustettava valtakunnallinen toimija. 2.6 MITEN RATKAISUJEN UUDISTAMINEN (HANKINNAN JA NIIDEN KÄYTTÖÖNOTTO) PITÄISI VAIHEISTAA OSALLISTUJIEN KESKEN (ESIM. PILOTOINNIT/YHTÄAIKAINEN TEKEMINEN)? Ratkaisuiden uudistamiseen ja vaiheistamiseen tuli hyvin moninaisia vastauksia. Vaiheistuksesta eniten kannatusta sai rinnakkainen vaiheistus (3kpl) ja konsortiokohtaisesti tehtävä vaiheistus (3kpl). Koko hankkeen aikainen kiinteä projektiryhmä oli ehdotuksena kahdella (2kpl) organisaatiolla, jolloin osaamista ei tarvitsisi olla kaikilla osallistujatahoilla yhtä paljon vaan voitaisiin hyödyntää jo syntynyttä osaamista. Yhtäaikaisia pilotteja kannatti kaksi (2kpl) organisaatiota perusteluina organisaation oppiminen, toiminnan erilaisuus sekä ongelmien havaitseminen. Ensivaiheessa ytimen implementointia ja vasta käyttöönoton jälkeen muiden moduulien käyttöönottoa kannatti kaksi (2kpl) organisaatiota. Yksittäisiä ehdotuksia tuli yhteisestä koordinaatiosta, yhteisistä aikatauluista, toimivasta migraatiopolusta, keskitetystä tietovarastosta joka mahdollistaa modulaarisen etenemisen organisaation omalla aikataululla, resurssien tasapuolinen jakaminen, yhdenmukaiset sopimukset, sama tarve sekä selkeät pilotit. 6

7 2.7 MITÄ TOIMINNALLISUUKSIA PITÄISI SISÄLLYTTÄÄ ENSIMMÄISEN VAIHEEN KILPAILUTUKSEEN, PYSTYTTEKÖ PRIORISOIMAAN TARPEET? Ensimmäisen vaiheen kilpailutuksen kaksi selkeästi tärkeintä olivat asiakkuudenhallinta (12kpl) sekä toiminnan-, tuotannonohjaus (9kpl) sisältäen vähintään nykyisen potilashallinnon osuuden. Seuraavaksi tärkeimpänä nähtiin tiedolla johtamisen ratkaisut (4kpl), Kanta -yhteydet (3kpl) sekä sote -järjestelmän kilpailutus samassa yhteydessä (3kpl). Loput toiminnallisuuksista olivat selkeästi teknisluonteisia; määritellyt rajapinnat, masterdatan hallinta, tunnistaminen, mobiiliratkaisuja, asiakasrajapinnan ratkaisuja, kokonaissuunnitelmat, yhtenäiset käyttöliittymät sekä integraatio kansallisiin kansalaisten asiointipalveluihin. 2.8 UNA -HANKKEESSA ON KESKEISEKSI UUDISTAMISEN KOHTEEKSI LINJATTU ASIAKKUUDENHALLINTA, MIKÄ ON UUDISTAMISEN MINIMILAAJUUS, JOLLA ASIAKKUUDENHALLINNAN SISÄLTÖÄ TULISI UUDISTAA? Asiakkuudenhallinnan uudistamisen minimilaajuutena yleisimmin nähtiin yhtenäisen kokonaisnäkymän muodostaminen asiakkuuteen, joka sisältää myös asiakkaan kokonaissuunnitelmat ja suoritetut ja suunnitellut palvelut (13kpl). Tämän lisäksi toivottiin palveluohjauksen tukea (4kpl) ja toiminnanohjauksen liittämistä asiakkuudenhallintaan (4kpl). Population healt -tyyppisiä ominaisuuksia toivoi kolme (3kpl) vastaajaa samoin kuin minimissään nykyisten järjestelmien toimintojen korvaamista (3kpl). Omahoito-, ja etähoitoratkaisuiden (2kpl), sekä sähköisten palveluiden (2kpl) tarvitsemat tiedot ja integraation mahdollistaminen asiakkuudenhallinnan kautta. Kanta -integraation mainitsi myös kaksi (2kpl) vastaajaa. Yksittäisiä mainintoja tuli masterdatan hallinnasta, kustannuksien linkityksestä palveluihin, järjestäjän ja tuottajan erottaminen, asiakasryhmien hallinta ja terveysvalmennus. 2.9 MITKÄ OVAT MIELESTÄNNE UUDISTAMISEN TÄRKEIMMÄT TOIMINNALLISUUDET ASIAKKAIDEN/POTILAIDEN NÄKÖKULMASTA? Potilaiden näkökulmasta tärkeimmiksi toiminnallisuuksiksi nähtiin sähköinen asiointi/digitalisointi (9kpl), palveluohjaus/palveluketjunohjaus (6kpl), asiakkuuden kokonaishallinta (4kpl), kokonaisnäkymä omiin tietoihin ja omien tietojen hallinnointi (4kpl). Paremman tiedonkulun ja sote -integraation mainitsi kolme (3kpl) organisaatiota. Kanta integraation, palveluiden helppokäyttöisyyden ja yhteiset suunnitelmat mainitsi kaksi (2kpl) organisaatiota. Lisäksi valinnanvapauden tukeminen, saumaton kertomus, paremmin kohdennetut palvelut ja palvelutuottajien palveluiden näkyville saattaminen saivat yhden (1kpl) maininnan kukin KUINKA TÄRKEÄÄ ON PÄÄSTÄ HYÖDYNTÄMÄÄN ASIAKKAIDEN ITSE TUOTTAMIA MITTAUS- YM. TULOKSIA? Kaikki vastaajat pitivät asiakkaiden itse tuottaminen mittaus- ym. tulosten hyödyntämistä tärkeänä. Erittäin tärkeää tai tärkeää 14 Tärkeää tietojohtamisen näkökulmasta 1 Joissakin ryhmissä tärkeää 1 Melko tärkeää 1 7

8 2.11 MILLAINEN VOISI OLLA ETENEMISPOLKUNNE NYKYTILANTEESTA KOHTI UNA-ARKKITEHTUURIN MUKAISTA MODULAARISTA KOKONAISUUTTA? Etenemispolku kysymyksestä suorien vastausten lisäksi pyrin löytämään organisaatioiden näkemyksen siihen, suosivatko he evolutionääristä kehittämistä vaiko käytännön tai muun syyn vuoksi ensivaiheessa kertauudistamisen mallia. Mikäli vastauksesta ei ollut mallia johdettavissa, ei sitä laskettu tilastoon mukaan. Evolutionääristä kehittämistä kannatti kahdeksan (8kpl) ja kertauudistamisen mallia kolme (3kpl) organisaatiota. 3 TARKENTAVAT HAASTATTELUT Takentavia haastatteluita tehtiin limittäin verkkokyselyn aikana. Haastattelu ehdittiin lopulta tekemään Espoon, VSSHP:n, PPSHP:n, Eksoten ja kaksi kertaa KSSHP:n edustajien kanssa. Lisäksi yksi organisaatio toimitti kirjallisena näkemyksensä Salivirran käyttöön. Haastattelurunko muuttui hieman matkan varrella ja kysymyksiä tarkennettiin mm. nykytilan analyysiä varten. Osaan kysymyksistä on vastattu verkkokyselyssä. Haastatteluiden muistioita ei liitetty tähän dokumenttiin. Alkuperäiset kysymykset olivat: UNA MOD -dokumentissa on esitetty kaksi vaihtoehtoista toteutustapaa. Suppea ydin, jonka keskiössä on Asiakkuudenhallinta Laaja ydin, joka sisältää Asiakkuudenhallinnan lisäksi toiminnan/tuotannonohjauksen 1. Kumpaa vaihtoehtoa te suosittelisitte ja miksi? 2. Kumpi vaihtoehdoista on teidän mielestänne realistisesti toteutettavissa? 3. Mitkä ovat keskeisimpiä/tärkeimpiä toiminnallisuuksia (ensimmäisessä vaiheessa), mitä pitäisi ensimmäisenä korvata vai pitäisikö keskittyä sellaiseen mitä ei vielä kenelläkään ole? 4. Pystyttekö tarkemmin määrittelemään toiminnallisuuksien "vähimmäissisällön", esim. Prosessien ja sääntöjen mallinnuksen ja ohjauksen täytyy sisältää hoitotemplatet? 5. Mitä toiminnallisuuksia (moduuleita) pitäisi sisällyttää ensimmäisen vaiheen kilpailutukseen, pystyttekö tekemään priorisointia? 6. Mitkä kriteerit ohjaavat teidän organisaation valintaa ja tekemistä (aika, toiminnallisuus, kustannukset )? 7. Mikäli kehitystä lähdetään tekemään konsortiokohtaisesti, niin mikä on mielestänne luonteva tapa muodostaa konsortio (alue, PTJ, yhteiset intressit, joku muu)? 8. Mikä on konsortiokohtainen ydin, voiko olla sama tuote eri laajuisena, eri tuote? 9. Millä reunaehdoilla lähdette kehittämiseen/hankintaan mukaan (ja millä ette ainakaan lähde)? 10. Mitkä ovat mielestänne suurimpia käytännön haasteita toteutukselle/hankinnalle? 4 JOHTOPÄÄTÖKSET Sote -uudistus tulee keskeisesti vaikuttamaan organisaatioiden toimintaympäristöön ja yhteistyön malliin erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon välillä. Kokonaisvaltainen näkemys asiakkuuteen ja asiakkuuden hoitamiseen nousee toiminnan keskiöön. Uudet toimintatavat ja uudenlainen asiakkaan kohtaaminen vaativat myös uudenlaisia sähköisiä palveluita, niin asiakkaiden asiointiin, kuin ammattilaisten käyttöön. Palveluohjaus, palveluketjujen hallinta ja näiden linkittäminen palvelutuotantoon on lähitulevaisuudessa yksi keskeisimmistä kehityskohteista. Palvelu-, ja hoitoketjujen ohjaus osana toiminnanohjausta yhdessä kokonaisvaltaisen asiakkuudenhallinnan kanssa nähdään vahvasti olevan tulevaisuuden toiminnan kovinta ydintä, josta joko suoraan tai välillisesti 8

9 hyötyvät myös asiakkaat palveluiden parempana laatuna ja kokonaisuuden hallintana. Sähköisten palveluiden sekä asiakkaan osallistavien palveluiden merkitys on myös korostunut verrattuna nykytilanteeseen. Sähköisistä palveluista mainitaan nykyaikaiset kommunikointitavat, asiointipalvelut, kotiin vietävät ja/tai tuotettavat palvelut (etähoito, omahoito) ja edellä mainittujen saumaton integraatio prosesseihin. Selkeästi merkittävin UNA -yhteistyötä ohjaava kriteeri organisaatioille on kohteiden vastaavuus omiin toiminnallisiin tarpeisiin. Ratkaisuiden aikataulu ja käytettävissä oleva budjetti olivat tasaveroisina seuraavana. Hankinnan kohteiden vastaavuus organisaatioiden tarpeisiin voi aiheuttaa ongelmia sen suhteen, että tarpeet ja niiden laajuus on hyvin erilainen eri organisaatioilla. Tämä osaltaan suuntaisi ensimmäisen vaiheen hankintaa asiakkuudenhallinnan ytimeen ja muiden toiminnallisuuksien pitämistä vaihtoehtoisina optioina tai rinnakkaisina hankintoina, joita voi ottaa käyttöön organisaation tarpeen, käytettävissä olevan budjetin ja itse määritellyn aikataulun puitteissa. Tällaisella mallilla vaikuttaisi olevan selkeästi paras mahdollisuus edetä laajalla joukolla kilpailutukseen asti. Reunaehdoista merkittävimmät liittyivät oletetusti päätöksenteon kannalta keskeisimpiin asioihin eli kokonaiskustannuksiin, johon oleellisesti liittyy hankintaan osallistuvien organisaatioiden määrä, ja konkreettisen suunnitelman muodostamiseen. Sekä verkkokyselyn, että haastatteluiden johtopäätöksenä Salivirralla oli, että vastuita pitää täsmentää. Osittain Hanko -projektiryhmä odottaa vastauksia ja konkreettisia tarpeita osallistuvilta organisaatioilta, mukaan lukien tämä dokumentti, ja osittain osallistuvat organisaatiot odottavat konkreettisia esityksiä projektiryhmältä. Konkretiaa pyritään tuomaan esiin tämän dokumentin vaiheistusmallissa. Jotta riittävä massa saadaan mukaan hankintaan, Salivirran näkemyksen mukaan uuden hoidon ja palveluiden dokumentoinnin geneerisen kirjausalustan kilpailutus pitäisi ottaa mukaan hankintaan joko optiona tai rinnakkaisena hankintana. Dokumentoinnin kirjausalusta tulisi korvaamaan vähimmillään nykyisen hoitokertomuksen laajuuden. Tämä mahdollistaisi vastaamisen niiden tarpeisiin, joilla potilastietojärjestelmien uudistamisella on kiire tai se on muutoin osana pidempää suunnitelmaa, mutta ei siltikään pakottaisi kaikkia hankintaan samalla kertaa tai välttämättä lainkaan. Tällä menettelyllä voitaisiin myös paremmin varmistaa tulevan ratkaisun yhdenmukaisuus UNA -arkkitehtuurin kanssa. Konsortion perustamista saman järjestelmän ympärille, tässä tapauksessa vastaajat puhuivat lähinnä potilastietojärjestelmistä, perusteltiin integraatio-, ja migraatiohaasteiden ratkaisusta yhdenmukaisesti sekä yhteisistä toiminnallisista tarpeista. Erva -tasoinen kehittäminen sai toiseksi eniten kannatusta konsortion muodostamisen pohjaksi, mutta tämä vaihtoehto tarkoittaisi joidenkin organisaatioiden osalta sitoutumista Apotin hankintoihin. Verkkokyselyn vastausten tai tarkentavien haastatteluiden perusteella ei ole mahdollista esittää yhtä ainoaa oikeaa konsortion muodostamisen tapaa. Pikemminkin variaatioita ja yhteistyönmalleja pitäisi olla useita erilaisia eri tarpeisiin. Ratkaisuiden uudistamisen vaiheistukseen ei löytynyt selkeitä yhteisiä linjoja. Yhteisten näkemysten puute pikemminkin vahvistaa ajatusta, että hankinnat pitäisi jakaa optioihin tai rinnakkaisiin hankintoihin ja sallia konsortiokohtaista varianssia aikataulun ja tarpeen mukaan. Ensimmäisen vaiheen kilpailutukseen tulisi vastaajien mielestä sisältää kokonaisvaltainen asiakkuudenhallinta, toiminnan-, ja tuotannonohjaus (osa toiminnanohjauksesta mahdollisesti ytimessä, tuotannonohjaus vyöhykkeillä), masterdata/tiedolla johtamisen ratkaisuja, Kanta -yhteydet, määritellyt rajapinnat ytimen tietojen käyttöön ja dokumentoinnin ratkaisun (hoitokertomus) erillisenä 9

10 kokonaisuutena. Salivirran näkemyksen mukaan ensivaiheen kilpailutukseen pitäisi sisältyä teknisenä komponenttina myös kontekstinhallinnan ratkaisu. Asiakkuudenhallinnan uudistamisen minimilaajuus on selkeän enemmistön mielestä hyvin kattava kokonaisnäkymä asiakkuuteen kokonaissuunnitelmineen ja suoritteineen. Kokonaisnäkymän tulisi sisältää tietoja yhteenvedonomaisesti, mutta mahdollistaa myös porautuminen yksittäiseen tietoon. Asiakkuudenhallinnan kautta voisi tarvittaessa myös käynnistää uusia prosesseja. Tämän lisäksi esiin nousi jälleen toiminnanohjauksen ja palveluohjauksen linkittäminen asiakkuudenhallintaan, koska pelkästä asiakkuudenhallinnasta ei nähdä saatavan merkittäviä hyötyjä. Population health -ominaisuuksien tarve nousi ehkä hieman yllättäenkin esiin tässä vaiheessa kolmelta eri organisaatiolta. Sähköisten palveluiden (omahoito, etähoito, asiointi) huomioiminen asiakkuudenhallinnan näkökulmasta on syytä ottaa tarkasteluun mukaan jo ensivaiheessa sekä asiakkuudenhallinnan ja sähköisten palveluiden suhde kansallisiin palveluihin. Sähköisen asioinnin ja palveluiden digitalisoinnin kohteiksi soveltuu vastaajien mielestä asiakaspalvelun toiminnot (ajanvaraus, yhteydenpito), valinnanvapauden mahdollistamiseen liittyvät palvelut, oma-, ja etähoitopalvelut, erilaiset lomakkeet, yhteiset hoito-, ja palvelusuunnitelmat sekä selkeä näkymä omiin tietoihin ja omien tietojen hallinnointi. Toisena merkittävänä uudistamisen tärkeimmistä toiminnallisuuksista asiakkaiden näkökulmasta pidetään sote -toimijoiden oman toiminnan tehostumista. Koska kaikki vastaajat pitivät asiakkaiden itse tuottamia tietoja tärkeinä, voidaan olettaa, että ensimmäisten vaiheiden hankintojen tulisi sisältää toiminnallisuuksia, mitkä tukevat PHR -tyyppisten tietojen käyttöä siitäkin huolimatta, ettei kukaan vastaajista suoraan tällaista tarvetta ilmaissut. Oleellista tietojen hyödyntämisen näkökulmasta ja ytimen/vyöhykkeiden toiminnallisuuksien kannalta on miettiä miten ammattilaiset tietoja käyttävät päivittäisessä työssään, sekä ytimen tuki PHR -tyyppiselle tiedon tallennukselle. Tietoja voidaan käyttää käyttöliittymän kautta, vyöhykkeille rakennettavan osakomponentin kautta, joka esimerkiksi voisi koostaa ytimen, kansallisen PHR:n ja perinteisten potilastietojen tietoja tarpeen mukaan tai suoraan kansallisesta PHR:stä siihen tarjottavalla ammattilaisen käyttöliittymällä. Lisäksi on huomioitava, että ammattilaisen hoitopäätöksen perustuessa kokonaan tai osittain asiakkaan itse tuottamaan tietoon, täytyy nämä tiedot tallentaa pysyvästi jonnekin muualle kuin kansalliseen PHR:n, koska oletusarvoisesti asiakas voi kokonaan poistaa tai kieltää tietojen näkymisen jälkeenpäin. Vastaukset etenemispolkuun eivät sisältäneet juurikaan yksityiskohtia, vaan liittyivät suurimmalta osin ylätason asioihin. Etenemispolku kysymyksen kaksi yleisintä vastausta olivat odotetusti asiakkuudenhallinnan (7kpl) ja toiminnanohjauksen uudistaminen ja kehittäminen joko kertahankinnalla tai modulaarisesti (6kpl). Arkkitehtuurin täsmentämistä vaati kolme (3kpl) vastaajaa. Yksittäisiä mainintoja saivat potilashallinnon uudistaminen, potilas-, ja asiakaskertomukset, sote -järjestelmän hankinta ja hallintamallista sopiminen. 5 VAIHEISTUSMALLI Verkkokyselyn ja tarkentavien haastatteluiden pohjalta pystyttiin kohtuullisen hyvin tunnistamaan keskeisimmät toiminnallisuudet sekä asiakkuudenhallinnan, toiminnanohjauksen, että erillisten osakokonaisuuksien osalta. Tämän lisäksi tunnistettiin toiminnallisuuksia, jotka ovat tarpeellisia tietyssä tilanteessa oleville organisaatioille ja näiden kehittäminen ja hankinta suositellaan jätettäväksi myöhemmin esimerkiksi konsortiokohtaisesti tarpeen mukaan. Oleellinen kysymys on ensimmäisen vaiheen hankinnan laajuus ja ennen kaikkea hankintamalli. Mikäli halutaan varmistaa mahdollisimman laaja osallistujajoukko 10

11 hankintaan, pitää tarjota eri lähtötilanteissa oleville organisaatioille heidän tarpeitaan palvelevat toiminnallisuudet. Suurin osa organisaatioista on ilmaissut tarpeen sekä kokonaisvaltaiselle asiakkuudenhallinnalle, että toiminnanohjaukselle. Tämän lisäksi merkittävä osa on lähiaikoina kilpailuttamassa tai harkitsevat kilpailuttavansa omien sanojensa mukaan sotetietojärjestelmäkokonaisuuden. Näistä lähtökohdista johtuen suosittelemme, että asiakkuudenhallinnan ja toiminnanohjauksen rinnalla kilpailutetaan erikseen myös hoidon dokumentoinnin ratkaisu ja painotetaan, että muut nykyisten PTJ/ATJ järjestelmien toiminnallisuudet voidaan hankkia erikseen, joissa UNAarkkitehtuurinmukaisuus voidaan huomioida. Lisäksi toiminnanohjauksen kokonaisuus pitäisi olla optiona, jolloin organisaatiot voisivat tehdä päätöksen hankinnasta omien aikataulujen ja resurssien puitteissa. Alla esitetään yksi suositeltu vaiheistusmalli, joka perustuu UNA-yhteistyössä mukana olevien organisaatioiden näkemyksiin sekä Salivirran omaan asiantuntemukseen. Vaiheistusmallissa pyritään tuomaan esiin konkretiaa minkä puutetta monessa vastauksessa arvosteltiin. Vaiheistusmallin saa ja pitääkin alistaa kriittiselle tarkastelulle. 5.1 ENSIMMÄISEN VAIHEEN KOKONAISUUS Asiakkuudenhallinta (ydin): Kokonaisvaltaiset ja rakenteiset hoito-, ja palvelusuunnitelmatiedot sekä ammattilaiselle, että asiakkaille - Suunnitelmien rakenteisuus pitää olla vähintään sillä tasolla, että se tukee suunnitelmista johdettavaa tuotannonohjausta. Suunnitelmat voivat tämän lisäksi sisältää tarkentavaa vapaamuotoista tekstiä. Väestö-, ja asiakkaiden perustiedot + segmentointi - Asiakkuudenhallinnan ydin sisältää perustiedot väestöstä ja asiakkaista sekä työkalut erilaisiin asiakasryhmittelyihin. Suoritteiden tiedot (tehdyt ja suunnitellut) - Suoritteiden toteumatiedot ja suunniteltujen suoritteiden tiedot sekä rajapinnat suoritetietojen käsittelyyn. Keskeiset hoitotiedot - Keskeisillä hoitotiedoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä Kanta -palveluissa määriteltyä kokonaisuutta. Keskeisten hoitotietojen tulee olla synkronissa keskenään. Vanhoista järjestelmistä keskeiset hoitotiedot voidaan migroida UNA:ssa määriteltyyn tietorakenteeseen. Lakisääteisesti kerättävät tiedot - Asiakkuudenhallinnan tulee sisältää lakisääteisesti kerättävien tilastojen tiedot niiden vaatimien tietosisältöjen osalta. Kanta/Kansa -yhteydet - Tällä tarkoitetaan sekä tietoliikenneyhteyksiä, että sertifioitua järjestelmää, jolla mahdollistetaan kansallisten palveluiden tietojen tuottaminen ja käyttö. Tiedonhallinnan tarjoamat avoimet rajapintapalvelut Masterdatan hallinta Toiminnanohjaus Toiminnan- ja tuotannonojauksen osalta ei pystytty haastatteluiden ja verkkokyselyn pohjalta tarkemmin määrittelemään kuinka laajaa toiminnallisuutta toteuttavista osakomponenteista kokonaisuus koostuu. Ylemmällä tasolla on tunnistettu tarve hallita alueellista palvelutuotantoa sekä hoitoketjuja, jossa 11

12 palvelutuottajina voi toimia sekä julkisia, että yksityisiä ja kolmannen sektorin toimijoita. Tämän lisäksi tarvitaan materiaalien ja resurssienhallintaa oman organisaation sisällä sekä mahdollisesti erikoisala tai tuotantoyksikkökohtaisia ratkaisuja. Alueellinen toiminnan-, ja tuotannonohjaus - Palvelu-, ja hoitoketjun ohjaus - Prosessien ja sääntöjen mallinnus Tuotantoyksiköiden toiminnanohjaus - Tuotannonohjaus (resurssien ja tilaustenhallinta) Osakomponentit: Erilaisten näkymien muodostamiseen käyttöliittymätasolla on tunnistettu selkeä tarve. Tarve voi vaihdella organisaatio tai roolikohtaisesti. Näkymien muodostamista varten tarvitaan erillinen osakomponentti, mikä pystyy muodostamaan mashup -tyyppisesti näkymiä eri tietolähteistä. Alla on esitetty kaksi esiin noussutta näkymätarvetta. Asiakkuuden yhteenvetonäkymät - Asiakkuuden yhteenvetonäkymillä tarkoitetaan kokonaisnäkymiä asiakkaiden tilanteeseen. Näkymiä voi olla useita erilaisia riippuen tilanteesta ja näkökulmasta mistä asiakkuutta halutaan tarkastella. PHR ja hoitotietojen yhteisnäkymät - Asiakkaiden itsetuottamien tietojen yhdistäminen ja/tai näyttäminen rinnakkain hoitotietojen kanssa. PHR:n osalta on huomioitava, että toteutetaan vain sellaisia toimintoja, joita ei tehdä muissa kansallisissa kehityshankkeissa. Ammattilaisen päätöksenteontuki - Erilaiset ammattilaisen päätöksenteon tukemiseen liittyvät komponentit, joita ei tuoteta kansallisissa hankkeissa. Esimerkiksi sosiaalihuollon palvelutarpeen arviointiin ja palveluiden vaikuttavuuden ennustamiseen tarkoitetut komponentit. Kansalaisen asiointipalvelut; ajanvaraus, lomakkeet ja turvallinen viestintä - Asiointipalvelut kattavat ajanvaraukset ja tietoturvallisen viestinnän niiltä osin, joita ei tuoteta kansallisissa hankkeissa. Lomakkeilla tarkoitetaan tässä yhteydessä esitietojen lisäksi erilaisia lomakkeita ilmoituksiin, hakemuksiin, selvityksiin ja arviointeihin. Kontekstinhallinta - Kontekstinhallinta vastaa esimerkiksi hoitotietojen ja PHR tietojen yhdistelmänäkymien muodostamisessa siitä, että haetaan oikean asiakkaan tiedot näkyville. Kontekstinhallinta voidaan toteuttaa joko osakomponenttina tai hankkia osana ytimen toiminnallisuutta. Suunnitelmien muodostaminen - Hoito-, ja palvelusuunnitelmien muodostaminen voidaan toteuttaa omana osakomponenttinaan, jolloin sen ei tarvitse olla välttämättä ytimen toiminnallisuutta. 5.2 VAIHEEN 2 YHTEISESTI KEHITETTÄVIÄ TOIMINNALLISUUKSIA Toiminnallisuudet on pyritty alla olevassa listassa laittamaan tärkeysjärjestykseen. Tiedolla johtamisen ratkaisut yhteisten määrittelyiden pohjalta, jolloin mahdollistetaan keskeisten mittareiden osalta vertailtavuus (osakomponentti) 12

13 Yhteydet kansalliseen palveluväylään (asiakkuudenhallinta) - Yhteydet kansalliseen palveluväylään mahdollistaa muiden julkishallinnon tietovarantojen käytön ja tietojen tietoturvallisen vaihdon organisaatioiden välillä. Yhteydet Kelan etuustietoihin (asiakkuudenhallinta) Population health/hyvinvointitieto (asiakkuudenhallinta) PHR tiedot niiltä osin kuin tarvitsee tallentaa ammattilaisen päätöksentekoon (mikäli ei kansallisesti ole ehditty ratkaista). 5.3 KONSORTIOKOHTAISESTI KEHITETTÄVÄT Hinnastojenhallinta (toiminnanohjaus) Hoidon ja palveluiden dokumentoinnin ratkaisut, ns. hoitokertomus (osakomponentti) - Geneerinen hoidon ja palveluiden dokumentoinnin ratkaisu ja dokumentoinnin käsittelyyn liittyvät säännöt, tarvittavien koodistojen hallinta sekä integraatiot UNA -ytimeen. Asiakasprosessien osakomponentit - Asiakasprosessikohtaisilla osakomponenteilla tarkoitetaan esimerkiksi laboratorio, kuvantamis jne. prosessien tukea, joihin ei voida määrittää yhtenäistä komponenttia johtuen erilaisista tuottamis-, ja järjestämistavoista (omana toimintana, ostopalveluna jne). Kuva 1 - Vaiheistusmalli 13