Ketterä prosessijohtaminen

Transkriptio

1 Ketterä prosessijohtaminen Jyrki Kontio, Ph.D. R & D-Ware Oy Copyright Jyrki Kontio, 2010 Information about the use and licensing of this material: Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/2010 1

2 R & D-Ware Oy:n arvolupaus Tunnistamme liiketoiminnan kannalta keskeiset ohjelmistokyvykkyydet ja kehitämme niistä pitkäkestoisia kilpailuetuja asiakkaillemme. Osaamisemme perustuu vahvaan käytännön kokemukseen, syvälliseen ohjelmistoteknologian ja ohjelmistoliiketoiminnan tuntemukseen sekä maailmanlaajuiseen yhteistyöverkostoon. Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/2010 3

3 FOUNDATIONS Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/2010 8

4 What is Process Management Process management is a continuous activity... that monitors the status of the process, plans and implements improvements in it, and maintains and develops the infrastructure for its management. Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/2010 9

5 Quality Assurance vs. Process Management Quality Assurance Makes sure process is followed Validates the data about the process Identifies near-term problems and issues Identifies root causes Process Management Defines processes Analyzes process performance Helps process performers Identifies long-term issues and root causes Improves processes Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

6 "Process stuff is tough" Practitioners focus on action, less in long-term process development The Q&P community has a history of wrong type of process development Communication and understanding are critical Process is an abstract phenomenon The term "process" is often used ambiguously Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

7 What is Process? The word process can refer to a wide variety of things: A class of similar flows of events A single occurrence of events (i.e., a project) A technology or a way of doing things (e.g., a methodology) The set of activities, people, and artifacts needed to produce a result Useful to differentiate: Process instance: actual set of activities that are enacted. Process class: a set of processes that have similar characteristics. Process model: (normally,) a representation of a process class Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

8 Process Models and Process Instances Representation is different from conceptualization... Representational level Conceptual level Process class There are several levels of abstractions for conceptualizations Process model Process model Process model Real world project (process instance) Process class project (process instance) Process class project (process instance) project (process instance) Enactment level is different from conceptualization level Process model as with instance and its representation project (process instance) project (process instance) Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

9 From Process Definitions to Practice Process owners define the process to achieve the desired business results Process managers operate the process in practice, i.e., execute an instance of the process instantiation Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

10 Roles and Responsibilities Process Owner Business Owner Process Manager Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

11 Process Owner Responsibilities Ref# Function Source 1 Ensure process effectiveness (Hammer, 1996; Harrington, 1991; Kontio, 1997) 2 Define process boundaries and interfaces (Harrington, 1991) 3 Model and document the process (Hammer, 1996; Riihinen, 1997; Kontio, 1997) 4 Plan and manage process improvement projects (Hammer, 1996; 1998; Kontio, 1997) 5 Allocate subprocess ownerships (Harrington, 1991) (Riihinen, 1997; Harrington, 1991; Kontio, 1997) 6 Define and implement experience capture and continuous improvement for the process 7 Enforce process fidelity (Kontio, 1997) 8 Support process performers (Hammer, 1996; Kontio, 1997) 9 Obtain resources for process instances (Hammer, 1996) 10 Plan and define the training for the process (Hammer, 1996; Riihinen, 1997) 11 Plan, decide and maintain the tools and methods for the process (Hammer, 1996) Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

12 Process Owner An individual responsible for definition, effectiveness, efficiency and fidelity of the process. Definition = process is documented appropriately Effectiveness = the process supports the objectives of the organization. Efficiency = The process is "running smoothly", bottlenecks removed, problems corrected, inefficiencies removed. Fidelity = conformance of enactment to the process definition. Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

13 Process for Making a Presentation 1 Plan - define audience - define purpose - Prepare - establish positive mindset - cool opening - illustrate key points - memorable close Practice Present Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

14 Process for Making a Presentation 2 Turn on PC Type ABC Run Spell checker Send to organizer Generate PDF file Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

15 Process Development Phases Plan Create Deploy Use Collect requirements Prioritize requirements Schedule process releases with targeted functionalities Define process changes Model the new process, applications and organizational changes First piloting Deal with change management Train users and participants Set up application and use phase support Transfer responsibilities to use phase Operate the process for business benefits Collect input and feedback for further improvement Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

16 Yin and Yang of Process Management Traditional view of process management Bureaucracy Chaos Modern view of process management Quality and predictability Flexibility and innovation Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

17 Kokonaisuus on enemmän kuin osien summa Organisaatio Hiljainen tieto Teknologia Ohjelmistokyvykkyys Henkilöstö Prosessit Työkalut SW assets Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

18 Questions? Further information: Jyrki Kontio, R & D-Ware Oy 03/11/

19 Keskustelua 1 Voiko yritys siirtyä prosessiorganisaatioon, jos prosessien omistajuus annetaan Process Managerille? Kyllä voi Prosessin omistaja ei kuitenkaan voi toimia projektipäällikkönä, niin houkuttelevalta kuin se tuntuukin. Kommentti: Patruunavetoisessa savupiipputeollisuudessa on mahdotonta, että Process Manager omistaisi prosessin. CxO Mentor Oy 2010

20 Keskustelua 2 Kauanko prosessimuutokseen liittyvä Change Management kestää Muutos suunnitellaan, pilotoidaan, sitten otetaan käyttöön isossa osassa yritystä ehkä yksikkö kerrallaan niin kaikkine tehtävineen palaa paljon aikaa Prosessimuutoksen luonti 3 kk + pilotointi 3 kk + iso porukka 3 kk: helposti vuosi ja ylikin. Usein ajatellaan prosessimuutosten menevän läpi helposti ja nopeasti. Olennaista on, että prosessin suunnittelussa tehdään oikeita asioita, se helpottaa jatkoa. CxO Mentor Oy 2010

21 Keskustelua 3 Kommentti: prosessijohtaminen mielletään laatikkoleikkien tekemiseksi PowerPointilla Totta, prosessijohtaminen on menettänyt arvostustaan Menestyvät yritykset kuitenkin johtavat prosessejaan aktiivisesti Olennaista on prosessin käyttöönotto ja erityisesti johdon vakuuttuneeksi saaminen muutoksen välttämättömyydestä. CxO Mentor Oy 2010

22 Keskustelua 4 Jos 80 % prosessimuutoksesta on käyttöönottoa; onko kokemusta ketteryyden lisäämisestä esimerkiksi SCRUMin avulla? SCRUMin periaatteet käy ja se tuo dynaamisen otteen Silti Master Plan tarvitaan! Esimerkiksi: jengi jalkautuu yksiköihin, pidetään briefing ja jäädään viikoksi tukemaan ja seuraamaan muutoksen onnistumista. CxO Mentor Oy 2010

23 Keskustelua 5 On huomattu, että samassakin yrityksessä termeillä tarkoitetaan eri asioita. Itsestäänselvyyksiä on vähän. Ihmiset myöntää keskusteluissa nopeasti, että prosessien terminologia-asiat ovat levällään. Ei voi toimia, jos ei ymmärretä edes perusasioita. Kommentti: joskus vaikuttaa siltä, että ainoa asia, josta on yhteisymmärrys., on ruokalan sijainti ;-) CxO Mentor Oy 2010

24 Keskustelua 6 Onnistuuko, jos Process Owner on samalla Business Owner? Onnistuu. Nokialla koko prosessin omistajaksi laitettiin LT-johtaja. Johtoryhmän pitää delegoida tärkeä prosessimuutosasia jollekin, roolista riippumatta Koneella prosessi-, kehitys- ja linjavastuut on jaettu viiden johtoryhmän jäsenen kesken niin, että 2:lla on linja + prosessi ja 2:lla prosessi + linjavastuu, CxO Mentor Oy 2010

25 Keskustelua 7 Jyrki: vaikka olisi kuinka paha kriisi, on satsattava tulevaisuuteen. Onneksi johtoryhmät yleensä ymmärtävät tämän. CxO Mentor Oy 2010