Helsingin kaupungin hankintakeskus. Tarjouspyyntö H013-14/HEL Päiväys

Transkriptio

1 1/6 TARJOUSPYYNTÖ H013-14/HEL Toimeentulotukiasiakkaiden hautauspalvelut 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Maritta Jääskeläinen Suomi puh. fax Tarjoukset lähetettävä: Tarjous tai osallistumishakemus lähetettävä Tarjouspalvelu.fi:n kautta Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi: Toimeentulotukiasiakkaiden hautauspalvelut Hankinnan tunniste- tai viitenumero: H013-14/HEL Hankinnan kuvaus: Hankittava palvelu sisältää toimeentulotukeen oikeutetun helsinkiläisen hautauksen ja kuljetuksen pääkaupunkiseudulla ja pienen kukkalaitteen arkulle sekä toimeentulotukiasiakkaan omaisen palvelun hautaustoimistossa hautauksen järjestelyjen sopimista varten sekä tarvittavan yhteistyön seurakuntayhtymän tai vastaavan kanssa hautauksesta. Palvelu alkaa vainajan luovutuksesta laitoksesta, sairaalasta, terveyskeskuksesta tai oikeuslääketieteen laitoksesta ja päättyy hautaukseen. Arkut vaatetuksineen ja uurnat valmistaa sosiaali- ja terveysviraston Pakilan työkeskus, ja hautaustoimisto hakee nämä työkeskuksesta. Tarvittaessa tilataan lisäksi kantaja- ja apumiespalvelua, kts. tarkemmin sopimusluonnos, liite 3. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset on kuvattu tarkemmin liitteenä 1 olevassa palvelukuvauksessa. Toimeentulotukiasiakkaiden hautaustoimeksiantoja tehdään vuosittain noin 600. Päätös- ja toimeenpanoprosessi on kuvattu liitteenä 2 olevassa kaaviossa. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon

2 2/6 Päänimikkeistö: (Sosiaalityö ja siihen liittyvät palvelut) Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka: K091 (Helsinki) Hankinnan voimassaoloaika: Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Kyllä Lisähankintamahdollisuuksien kuvaus: Varsinaisen sopimuskauden jälkeen on mahdollisuus enintään kahden vuoden optiokauteen. 3. Hankintalaji ja -menettely Hankintalaji: Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut (Hankintalain liite B, ryhmä 25) Hankintamenettely: Avoin menettely Osatarjoukset hyväksytään: Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Käytetään kahden kuoren menettelyä: Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kohderiveittäin Tarjouksen valintaperuste: Halvin hinta Sähköistä huutokauppaa käytetään: 4. Hankinnan kohteen kriteerit

3 3/6 Peruspalvelu: hautauksen järjestely, kuljetus pääkaupunkiseudulla sisältäen vainajan pukemisen ja arkkuun laiton, pieni kukkalaite arkulle ja omaisen asiakaspalvelu / perus palvel u Kohderivin yhteishinnan pienin annettu arvo maksimipisteet * maksimipisteet tarjottu arvo Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa Kohderivin pisteet yhteensä 5. Hinta ja kaupalliset ehdot Hinta on x euroa/peruspalvelu. Tarvittaessa tilattavista kantajista/apumiehistä maksetaan 60 euroa/ hlö/hautaustoimeksianto. Hintoihin lisätään voimassa olevan lain mukainen arvonlisävero. 6. Laskutus ja maksuehto Kts. liitteenä oleva sopimusluonnos. 7. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa ei ole merkitty kaupparekisteriin (hankintalain 57 ) Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Verot ja sosiaaliturvamaksut maksettu Eläkevakuutusmaksut maksettu Minimivaatimus Maksimivaatimus Lisätietoa Tarjoajan on toimitettava pyynnöstä itsestään ja ilmoittamistaan alihankkijoista veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Tarjoajan on toimitettava pyynnöstä itsestään ja ilmoittamistaan alihankkijoista työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty.

4 4/6 Tarjoajan on merkitty kaupparekisteriin. Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin, työantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Alihankinnasta ilmoittaminen ja alihankinnan kuvaaminen Alihankkija on merkitty ennakkoperintärekisteriin, työantajarekisteriin sekä arvonlisäverorekisteriin. Tarjoajalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tarjoajalla on voimassaoleva, hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävä vastuuvakuutus, joka korvaa palvelun tuottamisessa kolmannelle taholle aiheutuneet vahingot. Tarjoaja on huolehtinut vastuuvakuutuksen vakuutusmaksujen maksamisesta. Ammatilliseen pätevyyteen ja tekniseen suorituskykyyn liittyvät vaatimukset Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä kaupparekisteriote itsestään. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella, joka on käännetty suomen kielelle. Hankintayksikkö tarkistaa rekisteröitymisen yritys-ja yhteisötietojärjestelmästä. Siltä osin kuin tarjoajaa ei ole merkitty mainittuihin rekistereihin, on hänen tarjouksen liitteenä selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu.jos ulkomainen tarjoaja ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on hänen toimitettava edellä kerrotut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä kuvattava alihankkijan em. osuus yksityiskohtaisesti ja nimettävä ehdotetut alihankkijat. Tarjoajan edellä mainittu alihankkija on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.hankintayksikkö tarkistaa rekisteröitymisen yritys-ja yhteisötietojärjestelmästä. Siltä osin kuin alihankkijaa ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, on tarjoajan selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu.jos ulkomainen alihankkija ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on tarjoajan toimitettava edellä kerrotut tiedot alihankkijan sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä. Tarjoajan taloudellisia edellytyksiä hankinnan suorittamiseen arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella.tarjoajan on pyynnöstä toimitettava tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta.mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla.lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarkistaa tarjoajan luottotiedot näitä tietoja ylläpitäviltä yrityksiltä. Tarjoajan on toimitettava pyynnöstä vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja sisällöstä sekä vakuutusmaksujen maksamisesta.

5 5/6 Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavista palvelutoimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kolmen vuoden kokemusta itsenäisenä palveluntuottajana tai toisen palveluntuottajana palveluksessa palvelusta vastaavana johtajana. Tarjoajalla on oltava riittävä määrä asiantuntevaa ja asiakaspalveluun soveltuvaa henkilökuntaa tarjottavan palvelun tuottamiseen sekä tarvittaessa kantaja- ja apumiestyövoimaa saatavana. Tarjoajalla on oltava Helsingissä vähintään yksi asiakaspalvelupiste, joka on avoinna vähintään ma-pe klo 9-16 ja ainakin yhtenä iltana viikossa on pidennetty aukioloaika tai puhelinpäivystys. Asiakaspalvelutilan tulee mahdollistaa omaisen tarve hiljentymiseen ja luottamukselliseen keskusteluun. Tarjoajalla on palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävä määrä hautauskuljetuksiin sopivia tummanvärisiä autoja. Tarjoukseen on liitettävä lyhyt selvitys tarjoajan tai palvelusta vastaavan henkilön kokemuksesta tarjottavan palvelun tuottamisesta viimeksi kuluneelta viideltä vuodelta. Tarjoukseen on liitettävä lyhyt selvitys palvelun tuottamiseen varatun henkilökunnan määrästä ja ammattitaidosta sekä kantaja- ja apumiestyövoiman saatavuudesta Tarjoukseen on liitettävä selvitys asiakaspalvelupisteen sijainnista, aukioloajoista ja luottamukselliselle asiakaspalvelulle varatusta tilasta.hankintayksikön edustajalla tulee olla mahdollisuus tutustua tiloihin ennen päätöksen tekoa. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen selvitys palvelussa käytettävistä autoista. Selvityksestä on käytävä ilmi autojen määrä, väri, merkki, malli, valmistumisvuosi. 8. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka. 9. Sopimusmenettely Sopimusehdot on määritelty sopimusluonnoksessa (liite xxx). Suunniteltu sopimuskausi on Sopimuskauden jälkeen on mahdollisuus enintään kahden vuoden optiokauteen. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. 10. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajan on merkittävä liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouksen tiedot. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 11. Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä klo 23:30 mennessä.

6 6/6 Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset mennessä. 12. Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava viimeistään: klo 12:00 Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteessa Allekirjoittajat Jorma Lamminmäki, hankintajohtaja Hannamaija Haiminen, hankintapäällikkö 14. Liitteet ja linkit Hautauspalvelujen hankintasopimusluonnos.doc Hautauspalveluprosessi aq.xlsx Palvelukuvaus.docx