Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 1 (26)

Transkriptio

1 14. OSTORESKONTRA SISÄLTÖ JOHDANTO Periaate Liittymät muihin järjestelmän osiin Käyttöönotto Käyttörytmi PERUSKÄYTTÖ Uusi lasku Uusi lasku Laskun muutos Laskun poisto Maksujen käsittely Lähtötilanne Uusi maksu / muutos Pankkitiedosto Kyselyt ja raportit Laskukysely kohteelle Laskukysely tallennuspäivälle Laskukysely tuottajalle Laskukysely tallennusnumerolle Maksuluettelo maksupäivävälille Avoimet laskut eräpäivään mennessä Raportit kirjanpitoon Ostoraportti Ennakkoraportti Ennakoiden ostovelat Ostovelat Toteutuneet ostovelat Laskuluettelo tallennuspäivälle Maksuluettelo maksupäivävälille Laskuluettelon kausitarkistus Ostojen täsmäytys ja vienti kirjanpitoon Tarvittavat raportit ja täsmäytys Vienti kirjanpitoon ERITYISOHJEITA Hyvityslaskut ja provisiot OSTORESKONTRA PERUSTIEDOISSA Parametrit Kohteet ja tuotteet Myyntiin liittyvät ostot Myyntipalkkiot Muut ostot Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 1 (26)

2 14.5. TUOTTAJAN TIEDOT KATELASKELMAT Katelaskelma varaukselle Katelaskelma asiakkaalle Katelaskelma liikeasiakkaalle Katelaskelma agentille Katelaskelma virkailijalle Katelaskelma kohteelle Katelaskelma päivämäärävälille kohdetyypeittäin ja kohteittain Katelaskelma lähdölle Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 2 (26)

3 14.1. JOHDANTO PERIAATE Järjestelmän palveluita ovat: - laskujen tallennus ja muutokset - laskujen maksu (SEPA- ja ulkomaanmaksut, suoraveloitusten käsittely) - maksuaineistojen muodostaminen ja lähetys pankkiin - katelaskelmat - raportit kirjanpitoon - suuri joukko erilaisia kyselyitä ja raportteja Ostolasku voidaan / pitää tallentaa niin monena rivinä (osalaskuna) kuin tarpeen (so. laskulla on eri verokantoja tai tiliöinnissä tarvitaan tilejä tai se kohdistuu eri varauksiin). Osalaskut käsitellään maksatuksessa erikseen. Pankkiin menevään maksuaineistoon osalaskut summataan yhdeksi vienniksi. Ostolasku liittyy aina johonkin kohteeseen ja tuotteeseen (so. kirjanpidon tiliin). Tämän lisäksi ostolasku voi liittyä varaukseen. Jokaiselle laskuriville annetaan päivämäärä "Alkupvm (varauksiin liittyvissä laskuissa lähtöpäivä), jonka perusteella sen kuukausi määräytyy kirjanpitoraporteilla ja katelaskelmissa. Myös kustannuspaikkakäsittely on toteutettu. Maksuja hallitaan tositesarjoilla. Maksuja voi siten lähettää niin moneen pankkiin, kuin on tarvetta. SEPA- ja ulkomaanmaksut vaativat omat tositesarjansa. Maksut kassasta on myös oma sarjansa LIITTYMÄT MUIHIN JÄRJESTELMÄN OSIIN Tuottajatiedot (nimet, osoitteet, pankkiyhteydet) saadaan perustiedoista. Tuottajia voidaan lisätä ja tuottajien tietoja muuttaa myös ostoreskontrassa. Tilinumerot ja alv-käsittely saadaan laskuun liitetyn tuotteen tiedoista. Jos lasku liittyy varaukseen, poimitaan sitä vastaava tuoterivi varauskannasta ja kytketään ostolasku siihen. Ostolaskun tiedot esitäytetään vastaavasta myyntilaskusta. Ostojen kirjanpitoraportit ajetaan myös ostoreskontrasta. Ostoiksi kirjataan kaikki kohdekuukauden aikana "toteutuneet" laskut. Avoimet laskut ovat ostovelkoja. osto- ja myyntiraporttien pohjalta saadaan määriteltyä kuukauden alv-tilitys. Maksuun menevät laskut ajetaan tiedostoon, ja se lähetetään edelleen pankkiin käytössä olevalla pankkiohjelmalla. Jokainen tositesarja on oma lähetyksensä. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 3 (26)

4 KÄYTTÖÖNOTTO KÄYTTÖRYTMI Järjestelmään lisätään Ostoreskontra-ohjelma ja sen tarvitsemat tietokannat. Tuottajarekisteriin lisätään kaikki ne tahot (tuottajat), joiden laskuja maksetaan. Lisäyksiä voi tehdä myös siinä tahdissa, kuin laskuja tulee. Tuotetietoihin lisätään ostojen tilinumerot ja verokäsittelyt. Muita, kuin matkoihin liittyviä laskuja (puhelut, sähköt, vuokrat, jne.) varten lisätään kohde tai kohteita ja sille / niille niin monta tuotetta, kuin käytössä eri ostotilejä. Jokaiselle tilikartan tiliryhmälle kannattaa antaa oma kohteensa, ja sen alle tarvittava määrä tuotteita (tilejä). Winresin kohderakenne vastaa siten tilikartan rakennetta, ja on helpompi käyttää. Maksujen käsittelyssä tarvittavat tositesarjat pitää perustaa. Järjestelmän parametrointi pitää tehdä. Esimerkkejä ostoreskontra edellyttämistä perustiedoista on luvussa 4. Laskuja ja maksuja voi käsitellä päivittäin niin monelta työasemalta, kuin on tarpeen. Laskut tallennetaan siinä tahdissa kuin niitä tulee. Näin tiedetään aina ostovelkojen määrä, ja mitä laskuja milloinkin pitää maksaa. Maksuun menevän aineiston kokoaminen pankkitiedostoksi tehdään samalla työasemalla, kuin itse lähetyskin tapahtuu. Laskujen maksu ja pankkitiedoston muodostaminen etenee siten, että ensin poimitaan käsiteltävälle tositesarjalle maksuun laitettavat laskut. Kullekin laskulle kerrotaan maksettava summa. Oletuksena on, että lasku maksetaan kokonaan. Tämä jälkeen poimitaan maksuun laitetut pankkiaineistoa varten. Muodostetaan aineisto ja lähetetään se pankkiin. Maksuaineistoja voi muodostaa ja lähettää niin usein kuin on tarpeen. Kuukausittain ajetaan raportit kirjanpitoon: ostot, ostovelat, ennakot, maksu- ja laskuluettelot. Maksettua, ostoennakkoraportilla näytettyä tai kirjanpitoon vietyä laskua ei enää voi muuttaa tai hyvittää, vaan tilanne pitää hoitaa uudella ostolaskulla. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 4 (26)

5 14.2. PERUSKÄYTTÖ LASKUJEN KÄSITTELY Uusi Lasku Tuottajalta tullut lasku tallennetaan niin monena rivinä (osalaskuna), kuin on tarpeen (so. laskulla on erillisiä ostotilejä tai verokantoja tai kohdistuu eri varauksiin). Jokaisella laskulla on yhteinen osa (tuottaja, laskun laskunumero, viite jne.) Se tallennetaan ensin. Sen jälkeen tallennetaan laskun rivit. Laskun tallennus alkaa siitä, että poimitaan laskulle tuottaja. Jos kyseessä on uusi tuottaja, lisätään se ensin järjestelmään (ks. kohta 4.5.) Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 5 (26)

6 Laskun yhteiset tiedot: Tuottaja Laskun lähettäjä. Tuottaja etsitään perustiedoissa nimellä tai numerolla. Tässä yhteydessä voidaan tuottajan tietoja muuttaa. Tarvittaessa lisätään uusi tuottaja. Kun tuottaja on valittu, siirrytään laskun yhteisiin tietoihin. Pankki Tilinumero IBAN/ulk.tili BIC Viitenumero Esitäytetään tuottajan tiedoista. (Ei käytössä enää SEPA-aikana) Esitäytetään tuottajan tiedoista. Tässä kohtaa on mahdollista vaihtaa tilin numeroa. Muutos koskee vain käsiteltävää laskua, eikä se tallennu tuottajan tietoihin. (Ei käytössä enää SEPA-aikana) Täytetään tuottajan tiedoista. Täytetään tuottajan tiedoista Ostolaskun viite, jos sellainen on. Syötetyn viitteen oikeellisuus tarkistetaan. Laskun numero Ostolaskun numero. Kannattaa täyttää myös vaikka viite on annettu (mahdollista hakea ostolaskua). Päivämäärä Laskun päivämäärä. As.numeromme Asiakasnumeromme tuottajalla; esitäytetään tuottajan tiedoista. Kun yhteiset tiedot on tallennettu, siirrytään rivitietoihin. Varaus Kohde Tuote Jos lasku liittyy johonkin varaukseen, poimitaan tähän varaus ja tuoterivi. Tuoterivin myötä tulee poimittua myös kohde ja tuote, johon lasku liittyy. Jos ostolasku on liitetty varaukseen, on tämä kohta jo täytetty. Jos ei ole, poimitaan tähän kohde ja tuote. Ks. edellä. Kohde ja tuote ovat pakollisia tietoja, sillä niiden perusteella määräytyy esim. kirjanpidon tili, verokäsittely ja laskun paikka kateraportilla. Alkupäivä Päivämäärä, jona rivi kirjataan ostoksi. Jos rivi liittyy varaukseen, kenttä esitäytetään varauksen alkupäivällä, muulloin kenttä esitäytetään laskun eräpäivällä. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 6 (26)

7 Selite Eräpäivä Kpl Valuutta Hinta Tuoterivin nimitieto (omaan käyttöön, ei välity eteenpäin. Näytetään usealla raportilla.). Jos rivi liittyy varaukseen, kenttä esitäytetään valitun tuoterivin nimellä. Laskun eräpäivä. Montako kappaletta. Laskun valuutta, oletuksena on oma valuutta. Järjestelmä laskee laskun arvon omalle valuutalle. Jos valuuttoja käytetään, pitää kurssit muistaa tarkistaa Perustiedoissa aina silloin tällöin (Ylläpito -> Parametrit -> CR,Valuutat). A-hinta valuutassa. Vero sis. hintaan " ", jos alv sisältyy hintaan. Kenttä esitäytetään perustiedoista. Jos vero ei sisälly, ja kyseessä on verollinen rivi, lisää järjestelmä veron automaattisesti annettuun hintaan. Alv% Alv-prosentti. Kenttä täytetään kohteen ja tuotteen tiedoista. HUOM. matkoihin liittyvät laskut kirjataan ostohinnan osalta verottomina. Verot maksetaan myyntipalkkiosta, jos kyseessä on ollut verollinen matka. Kirjanpitäjä saattaa kuitenkin (käyttämänsä kirjausmenettelyn takia) haluta verot, jolloin edellä annettu ohje ei päde. Yhteensä Järjestelmä laskee tuoterivin verollisen hinnan omassa valuutassa. Kustannuspaikka Kustannuspaikka, jolle lasku kohdistetaan (kysytään, jos järjestelmä on käytössä useassa toimipisteessä). Tositesarja Tositesarja (pankki, tms.), josta lasku aiotaan maksaa. Jokainen tuoterivi tallennetaan erikseen ikkunan oikeassa laidassa olevalla [Tallenna] napilla. Tähän mennessä tallennettujen rivien yhteensä-summa näkyy laskun yläosan Yhteensä -kentässä. Kun kaikki tuoterivit on tehty, tallennetaan koko lasku ikkunan alalaidassa olevalla [Tallenna] napilla. Näytön vasempaan ylälaitaan ilmestyy laskun tallennusnumero. Numero kirjoitetaan laskuun, ja ostolaskut mapitetaan tallennusnumerojärjestyksessä. Ostolaskuja ei siis saa ryhmitellä tuottajittain, eräpäivä-, laskupäivä tms. järjestykseen. Kullekin laskulle annetaan automaattisesti järjestelmän sisäinen, juokseva numero ja rivinumero. Uuden laskun tyypiksi tulee "OL" ja tilaksi "EM" (ei maksettu). Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 7 (26)

8 Laskun muutos Kaikki itse laskulla olevat tiedot ovat muutettavissa. Jos rivi on liitetty varaukseen, ja tämä kytkentä halutaan purkaa, klikataan [Tyhjennä varausnumero] -ikonia. Laskun yksittäinen rivi voidaan myös poistaa. Laskua ei voi muuttaa, jos: - se on maksettu osittain tai kokonaan, - se on siirretty kirjanpitoon - se on esiintynyt jollain kirjanpitoraportilla Jos laskua ei voi muuttaa, pitää muutos tehdä erillisellä hyvitys- tai lisälaskulla, tai uudella rivillä samaan tallennukseen. Lasku poimitaan muutettavaksi joko tallennusnumerolla, ostolaskun numerolla, varauksen mukaan, tuottajan mukaan, kohteen mukaan tai päivämäärien mukaan. Päivämäärä voi olla matkan alkupäivä, laskun päivä tai tallennuspäivä. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 8 (26)

9 Laskun poisto Laskua ei voi poistaa, jos se on maksettu tai yksikin laskun rivi on kirjanpidossa tai rivi on esiintynyt ostoennakkoraportilla. Silloin laskulle tehdään hyvityslasku. Yksittäinen laskun rivi poistetaan muutoksessa. Poistettua tai muutettua laskua ei poisteta mapista, jossa se on omalla, tallennusnumeron osoittamalla paikallaan. Jos koko lasku on poistettu, vedetään paperikopion päälle henskelit, ja kirjoitetaan, miksi se on poistettu. Jos laskua on muutettu, naitetaan muutosdokumentit alkuperäiseen, ja kirjoitetaan, mitä on muutettu ja miksi. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 9 (26)

10 MAKSUJEN KÄSITTELY Lähtötilanne [Maksut] ikonin klikkauksen jälkeen järjestelmä tuo näytölle kaikki maksamattomat laskut. Maksamatta -sarake on erisuuri kuin Yhteensä - sarake, jos laskusta on osa maksettu. Tosite -sarakkeessa on tositesarja (pankki), josta maksu on aiottu maksaa. Laskut ovat eräpäiväjärjestyksessä, vanhin ensin Uusi maksu/muutos Pankkitiedosto Alun perin suunniteltua tositesarjaa voidaan muuttaa kirjoittamalla sen päälle uusi sarja. Halutun rivin Maksuun kenttää kaksoisklikataan, jolloin Maksamatta summa kopioituu siihen. Tämän jälkeen maksettavaa summaa voidaan muuttaa. Kaksoisklikkaamalla Numero-kentän tallennusnumeroa, kaikki kyseiseen tallenteeseen kuuluvat rivit samalle eräpäivälle tulevat valituiksi. Kaikki avoimet laskut voidaan merkitä maksetuksi klikkaamalla [Merkitse kaikki maksuun]. Valinta perutaan klikkaamalla [Poista kaikki maksettavista]. Yhden tallenteen [Numero] kaikki samana päivänä erääntyvät rivit voidaan valita maksuun kaksoisklikkaamalla tallennusnumeroa pienimmän rivinumeron kohdalta. Kun kaikki maksuun haluttavat rivit on käsitelty, klikataan [Seuraava]. Aineisto muodostetaan yhdelle tositesarjalle (pankille, pankin ulkomaanmaksuille, suoraveloitustositesarjalle) kerrallaan. Aineisto poiminta kysyy tositesarjan ja eräpäivän. Jos jonkun jo maksuun merkityn laskun eräpäivä on annetun päivän jälkeen, ei maksua oteta mukaan. Jos maksuja halutaan maksaa etukäteen, pitää Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 10 (26)

11 Eräpäivä kenttään poimia niin myöhäinen päivä, että kaikki tulevat mukaan. Mikäli aineiston maksupäiväksi tullaan määrittämään tuleva päivä, tulee se myös huomioida tässä poiminnassa. Kun listalla ovat halutut laskut, klikataan [Seuraava]. Järjestelmä kysyy: Maksupäiväksi ohjelma ehdottaa kuluvaa päivää. Ko päivä määritetään koko lähetettävän aineiston maksupäiväksi. Valitsemalla tulevaisuudessa oleva päivä, pankki tekee maksatuksen vasta valittuna päivänä. Taannehtivaa päivää ei huomioida. Huom! Eräajopohjaisissa pankkiohjelmissa tulee huomioida viimeinen lähetysaika, jolloin maksut lähtevät vielä saman päivän ajoon. Jos aineiston muodostaminen ja lähetys pankkiin tehdään tämän kellonajan jälkeen, pitää valita maksupäiväksi seuraava arkipäivä. Muuten pankki saattaa hylätä aineiston menneen maksupäivän takia. Jos vastastaan Kyllä, järjestelmä tarkastaa, että aineisto on kunnollinen, ja muodostaa aineiston. Jos aineistossa on vikaa, esim. siinä on miinusmerkkinen suoritus, järjestelmä ilmoitta, että aineisto voidaan muodostaa, mutta sitä ei voida lähettää pankkiin. Kun aineisto on valmis, tulee näytölle maksuyhteenvetoraportti. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 11 (26)

12 Samaa laskua voidaan maksaa useammassa erässä, osamaksuina. Samassa aineistossa olevat ostolaskun rivit yhdistetään yhdeksi pankkiaineiston riviksi. Aineistossa voi olla miinusmerkkisiä rivejä, mutta jos jollekin pankkitilille menossa oleva summa jää miinusmerkkiseksi, ei aineistoa muodosteta. Tilanne pitää korjata, ja käynnistää sitten aineiston muodostus uudestaan. Myös suoraveloitusmaksut ajetaan tiedostoon, vaikkei niitä lähetetäkään eteenpäin. Kassasta maksuja ei laiteta ostoreskontraan, vaan niihin liittyvät kulukuitit liitetään kassaraporttiin, ja kirjanpitäjä kirjaa ne siitä. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 12 (26)

13 KYSELYT JA RAPORTIT Järjestelmästä saadaan seuraavat raportit: Laskukysely kohteelle Ohjelma kysyy ensin kohteen ja sitten aikavälin. Aikaväli ei tarkoita laskupäivää, eräpäivää tai maksupäivää, vaan tuoteriville annettua tapahtuma-aikaa (esim. lähtöpäivä, ks. laskujen tallennus) Laskukysely tallennuspäivävälille Ohjelma kysyy aikavälin, jona tallennetut laskut halutaan poimia. Raportilla näytetään myös kirjanpitotili, mille laskurivi on kohdennettu (päiväkirja) Laskukysely tuottajalle Ohjelma kysyy ensin tuottajaa, jonka laskut halutaan. Kun se on valittu, kysytään aikaväliä, jonka laskut halutaan. Aikaväli ei tarkoita laskupäivää, eräpäivää tai maksupäivää, vaan tuoteriville annettua tapahtuma-aikaa (esim. lähtöpäivä, ks. laskujen tallennus) Laskukysely tallennusnumerolle Ohjelma kysyy halutun laskun tallennusnumeron. Listataan kaikki kyseiseen tallenteeseen kuuluvat ostolaskurivit. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 13 (26)

14 Laskukysely varausnumerolle Ohjelma kysyy halutun laskun varausnumeron. Listataan kaikki ostolaskut, jotka on liitetty ko varaukseen Maksuluettelo maksupäivävälille Ohjelma kysyy päivämäärävälin, jona maksetut suoritukset halutaan. Raportti voidaan haluttaessa ryhmitellä tositesarjoittain. Tositesarja kertoo, miten on maksettu: pankista, kassasta, suoraveloitusmaksutavalle jne Avoimet laskut eräpäivään mennessä Järjestelmä kysyy päivämäärään, mihin mennessä erääntyneet, vielä avoimet laskut halutaan. Esimerkki laskukyselystä tallennuspäivävälille: Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 14 (26)

15 RAPORTIT KIRJANPITOON Ostoraportti Ennakkoraportti Järjestelmään tallennettu ostolasku on joko viety kirjanpitoon ostoksi, tai se odottaa vientiä ennakkolaskuna. Raportit kirjanpitoon ajetaan kuukausittain. Raportti kysyy ajettavan kuukauden viimeisen päivän (esim. 31.7). Tämän jälkeen se poimii ostolaskut, joita ei vielä ole merkitty kirjanpitoon, ja joiden tapahtumapäivä (laskuriville tallennettu (Alku)pvm, ks. laskujen tallennus) on ennen annettua päivää. Laskun tallennuspäivästä ei välitetä, vaan mukaan tulevat myös ostolaskut, jotka on tallennettu kohdekuukauden jälkeen, mutta jotka kohdistuvat kohdekuukaudelle. Kun raportti on valmis, ja se näyttää kunnolliselta (raportin alussa ei ole 0-tilejä tms.), merkitään se lopulliseksi. Raportti on lajiteltu tileittäin ja kausittain. Raportin lopussa on kirjanpidon tositteeksi tarkoitettu erillinen summaraportti. Raportti kysyy ajettavan kuukauden viimeisen päivän (esim ). Raportille poimitaan kaikki järjestelmään ennen annettua päivää tallennetut laskut, joita ei ole merkitty ostoiksi kirjanpitoon. Ennakkoraportti voidaan ajaa, kun vastaava ostoraportti ajettu ja merkitty lopulliseksi Ennakoiden ostovelat Ostovelat Ennakoiden ostovelat kertoo ennen annettua päivää tallennettujen laskujen summan, joita ei ole maksettu eikä merkitty kirjanpitoon ennen annettua päivää. Ennakoiden ostovelat saadaan ennakkoraportilta vähentämällä laskujen loppusummasta maksujen loppusumma. Raportti kysyy ajettavan kuukauden viimeisen päivän (esim ). Mukaan otetaan kaikki järjestelmään ennen annettua päivää tallennetut laskut, joita ei ole kokonaan maksettu ennen annettua päivää (esim. jos ajetaan 31.7., mukaan tulevat kaikki ennen tallennetut laskut, joita ei ollut maksettu ennen 31.7., alku- tai laskupäivistä ei välitetä). Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 15 (26)

16 Toteutuneet ostovelat Raportti ajetaan, kun tarvitaan toteutuneiden ostovelkojen määrä. Jos tieto tarvitaan joka kuukausi, ajetaan raportti kuukausittain muiden raporttien yhteydessä. Jos raportti tarvitaan vain tilikauden päätteeksi, niin se ajetaan tilikauden viimeisen kirjanpitoajon yhteydessä. Toteutuneet ostovelat ovat ostolaskuja, jotka on tallennettu ja merkitty kirjanpitoon ennen annettua päivää, mutta joita ei ollut maksettu ennen annettua päivää. (Esim. jos ajetaan 31.7., mukaan otetaan kaikki laskut, jotka on tallennettu ennen 31.7., jotka on merkitty kirjanpitoon tai aikaisemmin, ja joita ei oltu maksettu ennen 31.7.) Laskuluettelo tallennuspäivävälille Raportti ajetaan kauden alku- ja loppupäivävälille, ja sille tulevat aikavälillä järjestelmään tallennetut ostolaskut. (Esim. jos ajetaan heinäkuuta, ajetaan raportti välille ) Maksuluettelo maksupäivävälille Raportti ajetaan kauden alku- ja loppupäivävälille, ja sille tulevat aikavälillä maksetut maksut. (Esim. jos ajetaan heinäkuuta, ajetaan raportti välille ) Laskuluettelon kausitarkistus Ostoraportille ja ostovelkaraporteille otetaan kaikki ostolaskut, joiden alkupäivä osuu päätettävälle kaudelle. Jäljempänä esitetty ostoreskontran täsmäytys vertaa ostoja ja ennakoita annetun kauden aikana tallennettujen laskujen summaan. Tästä syystä tarvitaan luettelo, joka kertoo sekä annetun kuukauden aikana tallennetut laskut, jotka on merkitty ostoiksi jo aikaisemmin, ja toisaalta annetun kauden jälkeen tallennetut laskut, jotka merkittiin ostoiksi annetulle kaudelle. Raportti kysyy kuukauden viimeisen päivän. Raportille tulevat edellä kuvatut ehdot täyttävät laskut. Esim. jos ajetaan heinäkuuta, raportin päivämääräksi annetaan Raportille tulevat (miinusmerkkisinä) laskut, jotka on tallennettu heinäkuussa, mutta jotka on merkitty kirjanpitoon tai aikaisemmin ja (plusmerkkisinä) laskut, jotka on merkitty kirjanpitoon 31.7., mutta jotka on tallennettu sen jälkeen. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 16 (26)

17 OSTOJEN TÄSMÄYTYS JA VIENTI KIRJANPITOON Tarvittavat raportit ja täsmäytys Osto-, ennakko- ja ostovelkaraportit esittävät luvut varauksittain. Täsmäyttämisellä tarkoitetaan näiden raporttien suhteuttamista tallennettuihin ja maksettuihin laskuihin. Ostot ja ostovelat täsmäytetään erikseen. Ostojen ja ostovelkojen täsmäytys ei mene läpi suoraan, sillä ostoraportille otetaan mm. päätettävän kauden jälkeen tallennttujan laskuja, joiden alkupäivä osuu annetulla kaudelle. Täsmäytystä korjataan Laskujen kausitarkistusraportin loppusummalla. Ostojen täsmäyttäminen, esimerkki: kohdekuukauden ostoraportti (laskutettu) kohdekuukauden ennakkoraportti (laskutettu) edellisen kuukauden ennakot (laskutettu) kohdekuukautena tallennetut laskut laskuluettelon kausitarkistus Ostovelkojen täsmäyttäminen, esimerkki Edellisen kuukauden ostovelat Kohdekuukautena tallennetut laskut Kohdekuukautena maksetut laskut Kohdekuukauden ostovelat laskuluettelon kausitarkistus Ostovelkojen jakaminen toteutuneisiin ja ennakoiden ostovelkoihin, esimerkki Toteutuneet ostovelat Ennakoiden ostovelat Kohdekuukauden ostovelat Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 17 (26)

18 KUUKAUSIRAPORTTIEN TÄSMÄYTYS Kuukausi/vuosi: / Ostojen täsmäytys: Kohdekuukauden ostoraportti (Ostolaskut/ostot, laskutettu-summa). Kohdekuukauden ennakkoraportti (Ostolaskut/ennakot, laskutettu-summa) +. Edellisen kuukauden ennakkoraportti (Ostolaskut/ennakot, laskutettu-summa, ed. täsmäytyksestä) -. =. Kohdekuukautena tallennetut laskut (Ostolaskuluettelo, laskutettu-summa) -. Yhteensä (voi olla # 0 ) =. Laskuluettelon kausitarkistus (Kausitarkistus, Ostolaskuluettelo, laskutettu-summa) +/-. Yhteensä (pitää olla = 0 ) =. Ostovelkojen täsmäytys: Edellisen kuukauden ostovelat (Ostovelat, velka-summa, ed. täsmäytyksestä). Kohdekuukautena tallennetut laskut (Ostolaskuluettelo, laskutettu-summa) +. Kohdekuukautena maksetut laskut (Ostolaskut/maksuluettelo, maksettu-summa) -. =. Kohdekuukauden ostovelat (Ostovelat, velka-summa) -. Yhteensä (voi olla # 0 ) =. Laskuluettelon kausitarkistus (Kausitarkistus, Ostolaskuluettelo, laskutettu-summa) +/-. Yhteensä (pitää olla = 0 ) =. Ostovelkojen jakaminen ennakoiden ja toteutuneisiin ostovelkoihin: Toteutuneet ostovelat (Toteutuneet ostovelat, velka-summa). Ennakoiden ostovelat (Ennakkoraportilta, laskutettu - maksettu) +. =. Ostovelat (Ostovelat, velka-summa). Yhteensä (po. 0 ) =. Allekirjoitus: / / Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 18 (26)

19 Vienti kirjanpitoon Ostoja kirjattaessa tarvitaan ostoraportti, ennakkoraportti sekä maksuyhteenveto. Kirjaaminen tapahtuu seuraavasti: 1. Koko ostoraportin loppusumma viedään ostovelkojen kreditiin. 2. Ostot viedään tileittäin ostojen debetiin. 3. Edellisen kuukauden ennakkoraportin loppusumma kirjataan ennakkolaskutuksen kreditiin (nollataan edellisen kuun ennakoiden kirjaus). 4. Uuden ennakkoraportin loppusumma kirjataan em. tilin debetiin. 5. Ennakkoraporttien erotus kirjataan ostovelkoihin (jos lisääntynyt kreditiin, jos vähentynyt debetiin). 6. Maksut kirjataan po. suoritustileille kreditiin. 7. Koko maksuraportin loppusumma kirjataan ostovelkojen debetiin Tiliöintiesimerkissä on käytetty em. täsmäytyksen lukuja. Osto- ja maksutilejä (pankkitili) on (selkeyden takia) oletettu olevan käytössä vain yksi kumpiakin. Kunkin viennin vaihe on merkitty numerolla tiliristikoiden vasemmalle puolelle. Ostovelat Ostot (1) (2) (5) Ennakot Suoritukset (3) (6) (4) Jos toteutuneet ostovelat ja ennakoiden ostovelat halutaan kirjata erikseen, tehdään vielä seuraava kirjaukset (Oletetaan, että ennakoiden ostovelat ovat ja toteutuneet ostovelat ovat ). Ostovelat Enn. ostovelat (8) (9) Toteutuneet ostovelat (10) Toteutuneet ostovelat saadaan omata raportiltaan. Ennakoiden ostovelat saadaan vähentämällä ennakkoraportin maksujen loppusumma saman raportin laskujen loppusummasta. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 19 (26)

20 14.3. ERITYISOHJEITA HYVITYSLASKUT JA PROVISIOT Hyvityslaskujen salliminen mahdollistaa provisioiden käsittelyn ostoreskontrassa esim. seuraavasti: - Tuottajalta tullut lasku tallennetaan brutto-summaisena, - provisio tallennetaan omana rivinään miinus-merkkisenä (huom. tilinumerot ja verokannat), - Kaikki laskun rivit ovat mukana maksuaineistoa muodostettaessa: järjestelmä yhdistää rivit, ja tuottajalle menee vain nettosumma. Esimerkki: oletetaan aurinkomatkojen verollinen matka, jonka hinta on ollut 2.000, ja siitä saatu komissio 180 (alv 0) ja siihen lisätyt verot 39,60. Aurinkomatkoille maksettava summa on siten 1.780,40. Ostolasku ja sen tallennus tapahtuu kahdella rivillä esim. seuraavasti VAM LA ,00 (0 %) VAM YP23-219,60 (-39,60 23%) Kierrättämällä provisiot ostoreskontran kautta saadaan myyntipalkkioiden verot tarkemmin kuin myyntiraportilta. Jos provisiot käsitellään ostojen kautta, pitää vastaavat määrittelyt poistaa myynnin puolelta. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 20 (26)

21 14.4. OSTORESKONTRA PERUSTIEDOISSA PARAMETRIT Ostolaskuille määritellään juokseva tallennusnumero. Maksuja varten määritellään tositesarjat. Nämä määrittelyt tehdään Comgaten toimesta järjestelmää käyttöönotettaessa KOHTEET JA TUOTTEET Myyntiin liittyvät ostot Jokaiseen tuotteeseen, jolle tulee ostolaskuja, lisätään ostojen tilinumero ja verokanta, ja tieto, sisältyykö vero hintaan Myyntipalkkiot Välitysmyynnin myyntipalkkioita varten perustetaan jokaisen kohteen alle YP00 ja YP24 tuotteet. (jälkimmäistä ei tarvita, jos kaikki po. kohteen myynnistä tulevat palkkiot ovat verottomia). Tuotteet ovat kohdekohtaisia, jotta kohdekohtaiset katelaskelmat ovat mahdollisia. Kirjanpidossa palkkioiden ei tarvitse olla kohteittain, vaan ne voidaan ohjata minimissään kahdelle tilille: verottomat ja verolliset. Oman tuotannon myyntipalkkioita varten ei tarvita mitään erillisiä tuotteita, vaan tulos muodostuu osto ja myyntihintojen erotuksesta. Omassa tuotannossa kaikki ostot tallennetaan verottomina. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 21 (26)

22 Muut ostot Muita ostoja varten perustetaan kohteita ja tuotteita niin monta, kuin on käytössä ostojen tilinumeroita. Tilinumero tulee tuotteeseen. Tuotteet kannattaa ryhmitellä kohteiden alle samalla lailla, kuin ne on ryhmitelty tilikartalla, esim: Mainonta ja markkinointi, Edustus, Toimistokulut. Kohteen ja tuotteen tiedoista täydennetään vain pakolliset: ei esim. myyntitilejä, hinnastoja tai kapasiteetteja. Tuotteen tunnuksena voi käyttää suoraan tilin numeroa, tilikartta on pysyvä. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 22 (26)

23 TUOTTAJAN TIEDOT Ostoreskontra tarvitsee seuraavat kohdat tuottajan tiedoista: yritys, osoite, postiosoite, maa, maksutyyppi ja pankkitiedot. Maksutyypit ovat: - SEPA SEPA-maksu. Saajan tili EU- tai ETA-maassa, ja maksun valuuttana on euro. SEPA-alueeseen kuuluvat 27 EU-maata: Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Eesti, Espanja, Irlanti, Iso-Britannia, Italia, Itävalta, Kreikka, Kypros, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Suomi, Tanska, Tšekki ja Unkari; ETA-maat: Islanti, Lichtenstein ja Norja ja näiden lisäksi Sveitsi (tilanne ). IBAN-numeron rakenteellinen oikeellisuus tarkistetaan syötettäessä. Kotimaisissa tileissä BIC täytetään automaattisesti IBAN:in mukaan. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 23 (26)

24 - Ulkomainen Kaikki muut ulkomaan maksut. IBAN-kenttään syötetään saajan tilinumero, ja tarvittaessa SWIFT/BIC. Tuottajan Maa-kentän tulee olla myös maksun kohdemaa. Jos SWIFT/BIC:iä ei ole, ko rivin perässä olevalla Tuottajan pankkitiedot ei EU-maksussa painikkeella syötetään tarvittavat saajan pankin tarkemmat tiedot (kuva alla). Näitä ei välitetä, mikäli SWIFT/BIC on annettu. Syötettyihin tietoihin ei tehdä tarkistuksia. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 24 (26)

25 14.5. KATELASKELMAT Katelaskelmat voidaan ajaa seuraaville valinnoille: Katelaskelma varaukselle Ohjelma kysyy varausnumeron, raportti näyttää kyseisen varauksen asiakkaan nimen, myynnit kohteittain sekä niihin kohdistetut ostot, katteet euro- ja prosenttimääräisinä Katelaskelma asiakkaalle Ohjelma kysyy asiakkaan nimen ja haettavan aikavälin (matkojen alkupäiväväli). Raportilla näytetään katteet varauksittain Katelaskelma liikeasiakkaalle Ohjelma kysyy liikeasiakkaan nimen ja haettavan aikavälin (matkojen alkupäiväväli). Raportilla näytetään katteet varauksittain Katelaskelma agentille Ohjelma kysyy agentin nimen ja haettavan aikavälin (matkojen alkupäiväväli). Raportilla näytetään katteet varauksittain. Tällä raportilla voidaan tarkastella myös esim. oman toimiston katteet varauksittain valitsemalla agentiksi oman toimiston. Ko raporttia voidaan myös käyttää apuna tarkastellessa mahdollisia puuttuvia ostolaskuja. Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 25 (26)

26 Katelaskelma virkailijalle Vastaava kuin edellä, hakukriteerinä agentin yksi virkailija Katelaskelma kohteelle Ohjelma kysyy kohdetta ja päivämääräväliä; oletuksena matkan alkupäiväväli. Vaihtoehtoisesti voidaan valita kirjanpitopäiväväli; tällä raportilla voidaan etsiä selitystä mahdollisiin eroihin kateraportin ja kirjanpitoraportin välillä (myynnit saattaneet siirtyä seuraavalle kuukaudelle lähtökuukauden jälkeisen laskutuksen takia). Raportilla näytetään katteet varauksittain tuoteriveittäin Katelaskelma päivämäärävälille kohdetyypeittäin ja kohteittain Ohjelma kysyy päivämääräväliä; oletuksena matkan alkupäiväväli, vaihtoehtona kirjanpitopäiväväli. Raportti näyttää kaikkien kohteiden katteet valitulle aikavälille kohdetyypeittäin ryhmiteltynä Katelaskelma lähdölle Ohjelma pyytää hakemaan kohteen ja lähdön. Raportilla näytetään kyseisen lähdön kaikki varaukset asiakkaiden nimineen ja katteineen. Esimerkissä kateraportti kohteelle on ajettu OK-Matkojen myynnille aikavälille Winres-käyttäjän käsikirja Ostoreskontra 26 (26)