Laskut varaukselle tulostetaan varausohjelmasta varauskohtaisesti.

Transkriptio

1 5. LASKUTUS 5.1. PERIAATE Laskujen tyypit ja tilat Laskut varaukselle tulostetaan varausohjelmasta varauskohtaisesti. Laskun numero on juokseva numero. Uusi lasku saa aina seuraavan vapaan numeron. Jokaiselle laskulle lasketaan automaattisesti tarkistusluku. Laskun numero ja tarkistusluku muodostavat yhdessä viitepankkisiirron edellyttämän viitenumeron. Laskun tyyppi voi olla: - EL ennakkolasku - LL loppulasku - HL hyvityslasku Ennakkolasku on aina + -merkkinen. Loppulasku voi olla joko + tai - -merkkinen. Hyvityslasku on aina miinusmerkkinen. Laskun tilavaihtoehdot ovat: - EM ei maksettu - OS osittain maksettu - MA maksettu - HY hyvitetty Varauksella on joko yksi voimassa oleva ennakkolasku ja yksi voimassa oleva loppulasku tai vain loppulasku. Varausta muutettaessa tai peruutettaessa, järjestelmä hyvittää vanhat laskut sellaisenaan ja tekee uudet laskut. Hyvitetyille laskuille mahdollisesti tulleet suoritukset huomioidaan uusissa laskuissa. Jos suorituksia on enemmän kuin uusien laskujen loppusumma, tulostuu miinusmerkkinen loppulasku. Jos varaus peruutetaan ennen kuin siitä on tulostettu laskuja voidaan laskun tulostus ohittaa myös peruutettaessa. Peruutetulle varaukselle voidaan tulostaa nollalaskut vaikkei peruutuskuluja tulisikaan. Ominaisuutta tarvitaan silloin, kun jo peruutetulle varaukselle tuleekin suorituksia esim. pankista (so. asiakas ehti maksaa ennen kuin peruutti), jotka on hyvä kierrättää varauksen kautta. Winres-käyttäjän käsikirja Laskutus 1 (7)

2 Esimerkki Alkutilanne: Lasku Tyyppi Tila Laskutettu Maksettu Hyvittää EL MA 1000, LL EM Tilanne Varausta muutetaan siten, että varauksen loppusummaksi tulee Eur Laskutus hyvittää vanhat laskut, muodostaa uudet laskut ja käsittelee hyvityksen siten, että se on huomioitu uusissa laskuissa. Muutoksen jälkeen Lasku Tyyppi Tila Laskutettu Maksettu Hyvittää EL HY LL HY HL MA HL MA LL OS *) Tilanne *) varaukselle tulleet suoritukset huomioidaan voimassaolevien laskujen yhteydessä. Winres-käyttäjän käsikirja Laskutus 2 (7)

3 5.2. LASKUN TULOSTUS Toimenpiteet Laskut tulostetaan varausohjelmasta. Prosessi käynnistyy, kun varaus tallennetaan. Pääsääntö on, että laskut tulostetaan aina heti. Normaalitilanteessa jokaisesta laskua tulee kaksi kappaletta: yksi asiakkaalle, yksi kirjanpidon mappiin. Toinen kappale voidaan ohittaa, jos esim. muutoksesta ei tarvitse lähettää asiakkaalle uutta laskua. Kirjanpitäjän kappale on kuitenkin otettava aina. Ennakko- ja loppulasku tulevat omille papereilleen. Hyvityslaskut tulevat yhdelle paperille, vaikka hyvitettäviä laskuja olisikin kaksi. Laskujen käsittelyn ruutumalli on luvussa Varauksen tallennus Laskumallit Winres-käyttäjän käsikirja Laskutus 3 (7)

4 Winres-käyttäjän käsikirja Laskutus 4 (7)

5 Winres-käyttäjän käsikirja Laskutus 5 (7)

6 Winres-käyttäjän käsikirja Laskutus 6 (7)

7 5.3. KÄSITTELYSÄÄNNÖT Varausehdot Winres-ohjelmistoon on ohjelmoitu yleisten seuramatkaehtojen mukaiset maksuehdot: 1. Lähtöpäivään yli 48 päivää: - ennakko matkustajien lukumäärä * 100 Eur - ennakko erääntyy 7pv varauspäivästä - loppulasku erääntyy neljä viikkoa ennen lähtöpäivää Jos ennakosta em. säännöin tulee suurempi, kuin loppulaskusta, määrätään ennakoksi 30 % varauksen loppusummasta. 2. Lähtöpäivään alle 48 päivää, mutta yli 14 päivää - pelkkä loppulasku - erääntyy 7pv varauspäivästä 3. Lähtöpäivään alle 14 päivää - pelkkä loppulasku - erääntyy varauspäivänä Varauksella mahdollisesti jo olevat suoritukset tulkitaan ennakkomaksuksi, eikä silloin muodosteta erillistä ennakkolaskua, vaikka lähtöpäivä sitä edellyttäisikin Peruutusehdot Myös peruutusehdot ovat yleisten seuramatkaehtojen mukaiset. Järjestelmän generoima peruutuskulu on varauksen tuoterivi, ja sitä voi muuttaa normaalisti. Peruutusehdot: 1. Lähtöön aikaa 28 vrk tai enemmän. - Toimituskulut 2. Lähtöön vuorokautta - Varausmaksu (= ennakkomaksu) 3. Lähtöön 14 2 vuorokautta - 50 % matkan hinnasta. 4. Alle 2 vuorokautta (so. 48 tuntia) - Koko matkan hinta. Jos kokovarausta ei peruuteta (esim. asiakas vaihtaa kohdetta tai lähtöä niin, että kuluja aiheutuu), on peruutuskulut lisättävä käsin (kohde XXPER). Winres-käyttäjän käsikirja Laskutus 7 (7)