3. VARAUS 3.1. ESIMERKKI. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 1 (36)

Transkriptio

1 3. VARAUS 3.1. ESIMERKKI Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 1 (36)

2 3.2. VARAUKSEN TOIMINNOT JA RAKENNE Varausohjelman käynnistyttyä on tarjolla neljä valintaa: Uusi Aloitetaan uusi varaus. Avaa Otetaan aiemmin tehty varaus käsittelyyn (muutos, peruutus, kopiointi, kassasuoritus, katselu, voucher jne). Siirto Käynnistetään varauksen siirto. Samalla aloitetaan uusi varaus. Historia Selataan sisäänkirjautuneen käyttäjän historiatietoja, joista voidaan avata ko varaus. Varausta käsiteltäessä näytön vasemmassa laidassa näkyy varaukseen kohdistettavien toimintojen valikko: vaihdetaan varaus agenttivaraukseksi (agentti ja virkailija) lisätään asiakas tai muutetaan asiakkaan tietoja lisätään henkilömäärä (ja matkustajat) lisätään, muutetaan tai poistetaan tuoterivejä siirretään varaus muusta järjestelmästä käsittelyssä olevaan Winres-varaukseen tuoterivien jälkeen laskulle tulostuvan huomautuksen lisäys/muutos varauksen historiatietojen katsominen varauksen laskutus- ja maksutietojen tarkastelu varauksen viestin lisäys/muutos laskun valuutan muutos/valuuttakurssien tarkastelu varauksen oheisdokumentin liittäminen/poistaminen (asiakashallinta) varauksen viitetiedon lisäys/muutos Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 2 (36)

3 Koko varaukseen kohdistettavat toimenpiteet valitaan ruudun ylälaidasta. Tallenna Keskeytä Käyttäjä Tietoja Tallentaa varauksen. Tallennuksen yhteydessä voidaan tulostaa laskut ja tehdä suorituksia kassaan. Keskeyttää varauksen käsittelyn, uudesta varauksesta ei jää mitään jäljelle. Muutoksen tai peruutuksen keskeytys jättää varauksen ennalleen. Vaihdetaan käyttäjää. Valinta toimii, kun ollaan lähtötilanteessa, eikä uutta varausta ole aloitettu, eikä mikään vanha varaus ole käsittelyssä. Matkatoimistojärjestelmän tiedot Sulje Koko ohjelman sulkeminen (sama kuin ) Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 3 (36)

4 3.3. UUSI VARAUS Käsittelijä / Agentti Valinnan jälkeen saadaan näytölle oman toimiston tiedot, ja käsittelijänä olevan virkailijan tiedot. Jos kyseessä on agenttivaraus, vaihdetaan tässä kohdassa omien tietojen tilalle agentin ja virkailijan tiedot. Tämä kohta käsitellään luvussa 4 kohdassa Agenttivaraus Asiakas Asiakkaan tiedot Klikkaamalla valintaa, saadaan näkyville asiakastietolomake. Jos varaukselle jo on asiakas, näkyvät tiedot lomakkeella. Tietoja voidaan tarvittaessa muuttaa saman tien. Muuttaminen tapahtuu kirjoittamalla uusi tieto vanhan päälle. Asiakkaan haetaan klikkaamalla Uuden asiakkaan lisäämistä ei koskaan saa aloittaa suoraan ilman, että ensin varmistetaan, ettei asiakas jo ole kannasta (luku Asiakkaan hakeminen). Asiakkaan tiedot kysytään alla olevalla lomakkeella. Jos lomake on tyhjä, aloitetaan lomakkeen täyttö. Jos halutaan vaihtaa asiakasta, tyhjennetään lomake -ikonilla Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 4 (36)

5 Asiakasnumerointi on automaattinen. Osoitetiedot täytetään normaalisti. Pää- ja alaryhmäkohtiin lisätään asiakkaan luokittelu. Sallitut ryhmät on määritelty parametreissa. Asiakkaan kieli määrää varauksen kielen. Valuutta-kohta määrää suoraan asiakkaan laskun valuutan. Muuta kuin omaa valuuttaa on syytä välttää. Huomautukseen voidaan kirjoittaa vain omaan käyttöön tarkoitettuja asiakasta koskevia tietoja. Näitä ovat esim. asiakkaan vakiotoivomukset ja muut kaupantekoon vaikuttavat asiat. Usein matkustavalta risteilyasiakkaalta kannattaa tallentaa esim. syntymäaika. Jos matkustaja tekee matkoja, joihin tarvitaan passin tiedot, kannattaa tähän kirjoittaa passin numero ja päättymispäivä. Asiakaskohtainen maksuehto toimii seuraavasti. - Jos maksuehto on määritelty, tulostuu aina vain loppulasku. - Asiakaskohtaiset maksuehdot ohittavat yleiset maksuehdot - Jos maksuehdoilla saada kuluvaa päivää pienempi päivä, tulee eräpäiväksi kuluva päivä. - V+7 (tai R+7) tarkoittaa, että loppulaskun eräpäivän on seitsemän päivää varauspäivästä - L+7 (tai D+7) tarkoittaa, että loppulaskun eräpäivän on seitsemän päivää lähtöpäivästä - L-7 (tai D-7) tarkoittaa, että loppulaskun eräpäivän on seitsemän päivää ennen lähtöpäivää. - X+7 (tai I+7) tarkoittaa, että loppulaskun eräpäivän on seitsemän päivää laskutuspäivästä. Yritys liitetään asiakkaaseen klikkaamalla Yritys / yritysnro: -rivin päässä olevaa punaista painiketta: Ohjelma pyytää ensiksi hakemaan löytyykö haluttu yritys jo tietokannasta. Mikäli tämä löytyy, valitaan se ja klikataan [Valitse]. Jos yritystä ei löydy, klikataan [Sulje] ja syötetään yrityksen tiedot seuraavaan lomakkeeseen. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 5 (36)

6 Tiedot syötettyäsi klikkaa [Tallenna]. Mikäli asiakas kuuluu vielä ko yrityksen johonkin osastoon, se kerrotaan alemmassa lokerossa. Jos yritys on perustettu tietokantaa jo aiemmin, Osasto-pudotusvalikosta voi löytyä tarvittava osasto. Mikäli näin ei ole, valinnalla [Uusi osasto] tehdään se. Jos osaston osoite on sama kuin yrityksellä, klikataan [Kopioi osoite yritykseltä], muuten ne täytetään. Lopuksi klikataan [Valitse] ja tullaan takaisin Asiakkaan tiedot lomakkeelle. Lopuksi tiedot tallennetaan :lla Laskutusasiakas Mikäli lasku halutaan lähettää eri taholle kuin varauksen asiakkaalle, voidaan käyttää Laskutusasiakas-toimintoa. Tällöin laskulomakkeen asiakastietoihin tulostuu laskutusasiakkaan tiedot, ja varsinainen asiakas näytetään lomakkeen yläosan oikealla palstalla Viite-tiedossa. Myynti kirjautuu asiakkaalle, laskutusasiakas on käytännössä vain postitusosoite. Varaus tehdään normaalisti, ja varaukselle syötetään uuden tai haetaan (kts. seuraava luku) järjestelmässä olevan varsinaisen asiakkaan tiedot. Sen jälkeen klikataan Asiakas-valinnan mustaa nuolta, ja valitaan Laskutusasiakas. Laskutusasiakkaan tietoja voidaan hakea kuten tavallisen asiakkaan (luku ) tai syöttää uudet tiedot. Laskutusasiakas erottuu siten, että asiakaslomakkeella näytetään valinta [Laskutusasiakas käytössä]. Jos tietyn asiakkaan laskut postitetaan aina samaan laskutusosoitteeseen, voidaan tämä tieto sitoa kyseiseen asiakkaaseen. Asiakkaan tiedot lomakkeella Hae-painikkeella lisätään haluttu laskutusasiakkaan tieto, lomakkeella näytetään sen jälkeen ko asiakasnumero. Viemällä hiiri numerokentän päälle, vihjetekstinä näytetään laskutusasiakkaan nimi. Asiakkaalle, johon on sidottu laskutusasiakastieto, voidaan tarvittaessa lähettää lasku suoraan omaan osoitteeseen. Tällöin valitaan Asiakas -> Laskutusasiakas (kuten yllä), ja poistetaan ruksi kohdasta [Laskutusasiakas käytössä]. Valinta vaikuttaa vain juuri tehtävään varaukseen. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 6 (36)

7 Asiakkaan hakeminen Hakukriteerinä voi olla sukunimi, etunimi, yritys, sähköpostiosoite tai asiakasnumero. Oletuksena tarjotaan hakua millä tahansa edellämainituista. Pudotusvalikosta voidaan erikseen valita tarkemmin mitä kriteeriä halutaan käytettävän. Winresille ilmoitetaan hakukriteeri ja hakuavain. Asiakasta yritetään aina hakea ensin. Uusi asiakas lisätään vasta, kun on varmistettu, ettei häntä jo löydy rekisteristä. Hakukriteeri voidaan kirjoittaa lyhennettynä, esim. muutama kirjain sukunimen tai yrityksen nimen alusta. %-merkkiä voidaan käyttää hakukriteerin alussa, jolloin tulokseen tulee kaikki tietueet, joista löytyy annettu merkkijono. Hakukriteerit täyttävät asiakkaat tulevat taulukkoon. Ruudun alalaidassa kerrotaan löydettyjen asiakastietueiden määrä. Taulukkoa voidaan vierittää vaakasuunnassa, jolloin näkyville saadaan myös asiakkaan osoite, jolloin on helppo erottaa samannimiset toisistaan. Asiakas valitaan joko klikkaamalla kaksi kertaa asiakkaan kohdalla, tai klikkaamalla kerran ja sitten Jos asiakasta ei löydy, klikataan voidaan aloittaa uuden asiakkaan lisääminen., ja palataan asiakastietolomakkeelle ja Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 7 (36)

8 Henkilömäärä Tilastointia varten pitää jokaiselle varaukselle antaa henkilömäärä. Jos käytössä on oma tuotanto, ilmoitetaan tässä kohdassa myös matkustajien nimet ja muut tarvittavat tiedot. Halutessa voidaan sallia järjestelmäkohtaisesti tallennus myös 0-henkilömäärällä Tuoterivit Tuoterivien käsittelyn valinnat: Tuoterivin muutos Aloittaa tuoterivin lisäämisen Tuoterivin poisto tuoterivin poiminnan poistettavaksi Keskeyttää tuoterivin muokkaamisen tai uuden rivin tallennuksen Tuoterivin muutos voidaan käynnistää myös kaksoisklikkaamalla haluttua riviä varattujen rivien listasta. Tuoterivin varaaminen (laskutustuote, välitysmyynti) etenee siten, että ensin haetaan haluttu kohde (nimen tai tunnuksen perusteella), annetaan varausaika, valitaan haluttu tuote ja lopuksi täytetään näytölle tulostunut lomake. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 8 (36)

9 Valitaan kohde, jonka jälkeen saadaan näkyville kohteen tuotteet. Jos kohdetta pitää vaihtaa, klikataan [Valitse Kohde] välilehteä. Kun tuote on valittu, siirrytään tuotteen tiedot lomakkeelle. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 9 (36)

10 Keskeytetään tuoterivin käsittely Tallennetaan tuoterivi Tuoterivien järjestystä muutetaan ottamalla kiinni siirrettävän rivin edessä olevasta laatikosta, ja vetämällä se haluttuun paikkaan. Poistutaan tuoterivien käsittelystä. Tuoterivin lomakkeelle täytettäviä kenttiä ovat: Tuotenimi Kpl á - hinta Ostohinta Selite Varausviite IATA Aikaväli Verokentät tai selostus laskutettavien yksiköiden määrä (ei aina henkilömäärä, esim. 1 x h2) kappalemäärällä kerrottava hinta kun kyseessä on marginaaliverollinen tuote. vapaata tilaa kertoa enemmän ja tarkentaa tuotteen nimeä (siirroissa tähän kenttään tulee tarkka erittely ostoksista) (Siirroissa) ulkopuolisen varausjärjestelmän antama numero (jonka alkuun on voi olla lisätty kaksimerkkinen tuottajan tunniste) Matkakohdetilastointia varten Varauksen aikaväliä voi muuttaa tarvittaessa myös tässä. Katso kohdasta Arvonlisävero Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 10 (36)

11 Tuoteriville annetun aikavälin merkitys, eli miksi sen pitää olla oikein: - aika näkyy laskulla: väärä aika johtaa asiakasta harhaan - varaukset voivat kirjautua myynniksi alkuajan mukaan (kirjauslaji 0): väärä aika vie tuoterivin kirjanpitoon väärälle kuukaudelle ja mahdollisesti eri kuukaudelle kuin tuottajan ostolasku - kirjanpitoon siirrettyä varausta ei voi muuttaa: liian aikaisin kirjanpitoon mennyt varaus aiheuttaa lisätöitä. Tuoteriviä tallennettaessa järjestelmä varoittaa: - jos tuoterivin päivämääräksi on jäänyt kuluva päivä (paitsi jos kyseessä on peruutettu varaus, jonka päivämäärä on oletuksena kuluva, peruutuspäivä). - jos, marginaaliverollisella tuoterivillä, annettujen osto- ja myyntihintojen erotus ei ole parametreissa annettujen rajojen puitteissa. Jos varoitus ovat aiheellinen, korjataan tuoteriviä, jos aiheeton, klikataan se vain pois Huomautus laskulle Laskulle voi kirjoittaa halutun mittaisen, vapaamuotoisen huomautuksen. Teksti tulostuu tuoterivien jälkeen viimeiseksi. Huomautusta kannattaa käyttää koko varausta koskevissa asioissa. Tuoterivikohtaiset asiat kirjoitetaan rivin selitteelle Siirrot Varaukseen voidaan siirtää varauksia toisista järjestelmistä. Tuloksena on yksi tai kaksi tuoteriviä (verokäsittelystä riippuen). Tällä valinnalla käynnistetyt siirrot koskevat avoinna olevaa Winresvarausta, eli lisätään rivejä vanhaan varaukseen. Siirtoja on käsitelty tarkemmin omassa luvussaan. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 11 (36)

12 3.3.7 Historia Varauksen historiatietoihin tulee merkintä jokaisesta varauksen tallennuksesta. Tietoja ei voi jälkikäteen muuttaa, niitä voi vain katsella. Kustakin tapahtumasta tallentuu ajankohta, tekijä, varauksen ensimmäinen kohde ja lähtöpäivä, yhteensä-summa, toimenpide, mahdollisen voucherin numero ja sähköpostin lähetystieto Viesti -painikkeella saa näkyviin asiakkaalle lähetetyn sähköpostiviestin tekstisisällön. Varaukseen voi liittää viestin. Se on tarkoitettu sisäiseen käyttöön, eikä tulostu laskulle. Järjestelmä ilmoittaa viestistä, kun varausta otetaan käsittelyyn. Tästä syystä viesti pitää tyhjentää, kun se ei enää ole ajankohtainen. Usein viestiin kirjoitetaan myös varausta koskevien ostolaskujen tiedot (laskun numero, päivämäärä, lähettäjä, summa) samalla, kun laskun oikeellisuus tarkastetaan. Laskuun puolestaan kirjoitetaan varauksen numero. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 12 (36)

13 Valuutat Valinta näyttää järjestelmään tallennetut muuntokurssit, eli kuinka monella yksiköllä kutakin valuuttaa saa yhden euron. Yläosa näyttää, onko valittu valuutta oma valuutta, laskun valuutta tai asiakkaan valuutta. Omaa valuuttaa ei voi muuttaa, asiakkaan ja laskun valuutan voi. Valuutoissa laskun tulostaminen edellyttää, että kurssit pidetään ajan tasalla (Perustiedot -> Ylläpito -> Parametrit -> CR, Valuutat). Valuutan käyttö laskulla ei ole suositeltavaa myöskään kurssiriskin takia! Valuutan vaihto tapahtuu siten, että ensin valitaan valuutta, ja sitten klikataan rasti kohtaan [Laskun valuutta]. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 13 (36)

14 Varauksen tallennus -painikkeella käynnistetään varauksen tallennus. Järjestelmä kysyy: Jos laskut muodostetaan, saadaan ruudulle järjestelmän laskemat ennakko- ja loppulaskut ja niiden eräpäivät. Ennakon määrää, ennakkolaskujen lukumäärää (0-4 kpl) ja eräpäiviä voi muuttaa. Summa- ja päivämäärämuutosten lisäksi voidaan tarvittaessa lisätä tai poistaa ennakkolasku/t. Järjestelmä pitää huolen siitä, että laskujen yhteensä summa on sama kuin koko varauksen loppusumma. Varauksen muutoksessa aiemmat suoritukset huomioidaan automaattisesi, ja sisällä oleva summa näytetään Varausta maksettu yhteensä kohdassa. Tarpeen mukaan uusia ennakkolaskuja voidaan muodostaa lisää milloin vain. Jos tässä vaiheessa klikkaa [Keskeytä] näppäintä, keskeytetään laskujen muodostaminen. Varaus tallennetaan, mutta laskuja ei tulostu. Kun laskut on hyväksytty, kysyy järjestelmä suorituksia. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 14 (36)

15 Jos vastataan myönteisesti, järjestelmä kysyy suoritukset. Kassatoimintoja on käsitelty toisaalla tässä ohjeessa Tulostaminen Kun suoritukset on tallennettu, ilmoittaa järjestelmä varausnumeron. Kun se on kuitattu, saadaan näytölle tulostuksen määrittelyruutu. Oletuksena on, että kaikkia laskuja (ennakkolasku, loppulasku ja hyvityslasku) tulostetaan 2 kpl ja kuittia 1 kpl. Määriä voidaan muuttaa lukumäärän oikealla puolella olevalla valitsimella. Laskuja on aina tulostettava vähintään yksi, muuten kirjanpitäjäkin jää ilman omaa laskuaan, ja laskunumerosarjaan jää aukko. Tulostus käynnistetään painikkeella. Kun tulostus on suoritettu, voidaan tulosteita selata näytön alalaidan välilehtiä klikkaamalla. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 15 (36)

16 Tarvittaessa voidaan tulostus käynnistää uudelleen ruudun yläreunassa olevalla painikkeella. Tätä kautta päästään lähettämään myös sähköposti. Varaus jää näytölle, ja se voidaan ottaa uudestaan käsittelyyn millä tahansa katselutilan valinnalla (katso seuraava luku). Kun varauksen käsittely halutaan lopettaa, ja aloittaa uusi varaus, muutos tai peruutus, klikataan Varauksen keskeytys Varauksen keskeytys tapahtuu [Keskeytä]-painikkeella. Kyseessä on keskeytys, kun varausta ei ole vielä tallennettu. Jos varaus on uusi, ei siitä jää jäljelle muuta kuin prosessin aikana mahdollisesti tallennetun uuden asiakkaan tiedot. Muutoksen ja peruutuksen keskeyttäminen jättää varauksen alkuperäiseen muotoonsa mahdollisesti jo tehdyt toimenpiteet mitätöityvät Varausten ja laskujen numerointi. Varauksella voi olla tarvittava määrä laskuja. Uudelle varaukselle tulostuu joko 1-4 ennakkolaskua ja loppulasku tai pelkkä loppulasku, maksuehdoista riippuen. Kun varausta muutetaan, ja loppusumma muuttuu, pitää tulostaa uudet laskut. Vanhat laskut merkitään hyvitetyiksi, niille muodostetaan hyvityslaskut, ja sitten tulevat vielä uudet laskut. Varaukseen kohdistuvien laskujen määrällä ei ole ylärajaa. Laskut numeroidaan juoksevasti. Laskun numerolla ei ole mitään tekemistä varausnumeron kanssa. Se määräytyy pelkästään tulostusajankohdan mukaan. Varausnumero on muotoa vkkppnnn, jossa v on vuoden viimeinen numero, kk on kuukausi, pp on päivä ja nnn varausten juokseva numero. Esimerkiksi varausnumerosta nähdään, että varaus on tehty, , ja että kyseessä on päivän kolmas varaus. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 16 (36)

17 3.4. VARAUKSEN HAKU Varauksen haku Winresistä etenee seuraavasti: - Määritellään hakukriteeri ja käynnistetään haku. - Poimitaan varaus löytyneiden listalta. - Valitaan haluttu toiminto (muutos, peruutus, kassatapahtuman tallennus, vahvistuksen tulostus) Esimerkissä on haettu Matti Matkaajan tekemiä varauksia, jotka on tehty Tuloksena on neljä varausta, joista käsittelyyn otetaan viimeisin Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 17 (36)

18 Valittu varaus ilmestyy näytölle, ja sen yläpuolelle joukko ikoneita, joista valitaan varaukseen kohdistettavat toimenpiteet. Muutos Peruutus Varauksen kopiointi Kassasuoritus (maksutilanteen tarkistus) Laskun kopiot Voucher Varauksen tiedot Matkustajat Varauksen viesti Sähköpostin lähetys Tulostus Selauksen keskeytys Kaikki haut etenevät samalla tavalla. Jos hakutuloksessa on vain yksi varaus, avautuu se suoraan näytölle. Tietyn päivän varaukset voidaan hakea joko varauspäivän mukaan tai käyttämällä lyhennettyä varausnumeroa. Esimerkiksi varausnumerohaulla saadaan kaikki tehdyt varaukset. Usein myös toimistolla, virkailijalla tai kohteella tehtyjä varauksia kannattaa rajata päivämäärillä. Esimerkiksi jos haluaa itse tekemänsä varauksen jollekin ajalle, valitaan ensin nimi [Virkailija] kohdasta, sitten [Haku varauspäivän mukaan] ja sitten päivämääräväli. Näytölle saadaan varoitus, jos varaus on parhaillaan käsittelyssä toisella virkailijalla. Tällöin varausta ei kannata lähteä käsittelemään, vaan pyytää ko virkailijaa sulkemaan varaus. Kirjanpitoon siirrettyä varausta ei voi enää muuttaa tai peruuttaa. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 18 (36)

19 3.5. MUUTOS Varauksen muutoksessa toimivat samat ominaisuudet kuin uudessakin varauksessa. Tallennuksen jälkeen tulostettavat laskut sisältävät myös hyvityslaskut, jos varaus oli laskutettu jo aiemmin. Jos varaukselle oli suorituksia, on ne huomioitu loppulaskussa. Varauksen muutoksessa voi tarvittaessa vaihtaa koko sisällön. Jos asiakas muuttaakin mielensä, ja ottaa lopulta aivan muuta, kuin ensin ajatteli, poistetaan varaukselta kaikki tuoterivit, ja tehdään uudet. Tärkeätä on muistaa, että varaus on asiakkaan kannalta yksi kauppa. Samaan varaukseen laitetaan kaikki ko. matkaan liittyvät tuotteet. Varausta voidaan huoletta muuttaa niin monta kertaa, kuin asiakas muuttaa mieltään. Muutoksen keskeytys jättää alkuperäisen varauksen voimaan sellaisenaan. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 19 (36)

20 3.6. PERUUTUS Peruutuksessa lasketaan varaukselle peruutuskulut yleisten peruutusehtojen mukaisesti. Peruutuskulut ovat oma tuoterivinsä. Riviä voidaan muuttaa, kuten mitä tahansa riviä. Jos peruutuskuluja ei haluta, nollataan rivin summa. Itse riviä ei voi poistaa. Peruutuksen tallennus hyvittää vanhat laskut ja tuottaa peruutuslaskun. Huom! Ennen peruutusta kannatta käydä vilkaisemassa :ssa, onko varauksella suorituksia, jotta tiedetään, kannattaako peruutuskuluja yleensäkään määrätä. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 20 (36)

21 3.7. MUUT TOIMENPITEET Varauksen kopiointi Varauksen kopiointi etenee siten, että ensiksi haetaan kopioitavaksi haluttu varaus esiin katseluun (kts. Varauksen haku 3.4). Sen jälkeen klikataan, jonka jälkeen ohjelma kysyy 1) Valmismatkatuotteen kohdalla Haluatko kopioida varauksen uudeksi varaukseksi? ja jos tähän vastataan [Kyllä], niin saadaan identtinen kopio alkuperäisestä varauksesta, myös kapasiteettien varaamisen osalta. 2) Laskutus- ja päiväkapasiteettiuotteen kohdalla aukeaa Varaus - kopiointi ikkuna, jossa voidaan valita käytetäänkö kopiotavassa varauksessa samaa/samoja alkupäiviä kuin alkuperäisessa varauksessa, vai onko uusi varaus muuten identtinen, mutta matka totetutuu esim. viikkoa myöhemmin. Tällöin kaikkien tuoterivien päivämäärät siirtyvät samassa suhteessa. Molemmissa vaihtoedoissa voidaan valita kopioidaanko asiakas- ja matkustajatiedot. Laske hinnat uudelleen valinta päivittää kopioitavaan varaukseen Perustietoihin syötetyt hinnat, mikäli alkuperäiseen varaukseen hintoja on käsin muutettu. Mikäli Kopioi varauksen laskuhuomautus valintaa ei ole ruksittu, koko huomautus tyhjennetään kopioitaessa Kassasuoritus Varauksen muu käsittely on sama kuin uudessa/muutetussa varauksessa. Kassasuoritus käynnistetään :lla. Varauksen katselun sijoitettu kassa on tarkoitettu tilanteisiin, joissa asiakas tulee maksamaan aiemmin tekemäänsä varausta toimistoon, tai kun asiakas ilmaisee maksuaikeensa vasta, kun varaus on jo päätetty ja laskut tulostettu. Itse kassatoiminto on identtinen varauksen tallennuksen yhteydessä olevan toiminnon kanssa. Kassatoimintojen ohje on toisaalla tässä manuaalissa. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 21 (36)

22 Laskun kopio Voucher Laskun kopiot saadaan tulostettua klikkaamalla. Kopiot muodostetaan varauksen voimassaolevista laskuista. Hyvitetyistä tai hyvityslaskuista ei kopiota saa. Kopio muodostaa joko pelkän loppulaskun tai ennakko- ja loppulaskun, sen mukaan mitä laskuja varauksella on. Laskut muodostetaan näytölle. Kirjoittimelle ne saadaan klikkaamalla. Voucher tulostetaan jollekin varauksen tuoteriville. Klikkaamalla :tä valitaan tehdäänkö uusi voucher vai avataanko aiemmin tehty voucher uudelleentulostusta tai muutosta varten. - valinta avaa Voucherin tietojen syöttölomakkeen. Tuotetidot-ruutuun valitaan minkä tuoterivin tuotteelle voucher halutaan. Winres esitäyttää lomakkeen varauksen ja tuoterivin tiedoilla. Jos tuotteelle on määritetty tuottajatieto, haetaan se automaattisesti Tuottaja-ruutuun. Tämän jälkeen käyttäjä täyttää loput. Voucher voidaan tehdä suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Oletuskieli on parametroitavissa. - valinta avaa ikkunan, josta pystyy kopioimaan (leikkaa/liimaa) mahdollisesti tarvittavia lisätietoja, kuten puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen voucherille. -nappi tuo selitteeseen varaukselle syötetyt matkustajat. Hae tuottajan tiedot Hae agentin tiedot Yleisimmin käytettyjen hotellien, autovuokraamoiden jne. tuottajien tiedot kannattaa perustaa valmiiksi järjestelmään, samoin useimmin käytettyjen agenttien tiedot. Jos palvelu on varattu suoraan omasta toimistosta, jätetään ne lomakkeelle. Kun Voucher on valmis klikataan. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 22 (36)

23 Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 23 (36)

24 Mikäli esikatselussa huomataan, että jotain täytyy vielä muuttaa, klikataan, jolla päästään takaisin määrittelylomakkeelle. Sinne tehdään tarvittavat muutokset ja valitaan uudestaan [Esikatselu]. Kun kaikki on kunnossa, klikataan, jolloin voucherille tulee seuraava vapaa numero sekä tulostuspäivä. Samalla näytölle ilmestyy tulostuslomake, josta valitaan kuinka monta kappaletta halutaan tulostaa. Jos voucher halutaan lähettää sähköpostilla, klikataan. Mikäli halutaan selata, uudelleen tulostaa tai muuttaa varaukseen tallennettua voucheria, tehdään se hakemalla ko varaus esille, ja klikataan jota halutaan tarkastella.. Valitaan Avaa, ja se voucher-numero, Valittu voucher aukeaa ruudulle, ja se voidaan tulostaa tai lähettää sähköpostilla, tai kopioida uuden pohjaksi. Jos voucher ei ollut oikea, tallennetuista vouchereista. Avaa voucher -valinnalla saadaan lista muista ko varaukseen -valinnalla päästään takaisin kyseisen varauksen esikatseluun. Voucherin tallennukset ja lähetykset sähköpostilla tallentuvat myös varauksen historiatietoihin. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 24 (36)

25 Varauksen tiedot :llä päästään selaamaan varauksen tietoja ilman, että varausta varsinaisesti otetaan käsittelyyn. Selattavia tietoja ovat historia, laskut ja suoritukset sekä tuoterivit. Katsottava tietoryhmä valitaan välilehdillä. Ko painkeen alta löytyy myös pääsy asiakastietojen katseluun: Varauksen viesti :lla pääse katsomaan ja muuttamaan varauksen viestiä. Tämä on ainoa paikka, missä pääsee käsiksi kirjanpitoon siirretyn varauksen viestiin Sähköpostin lähettäminen Tulostaminen käynnistää sähköpostin lähettämisen näytöllä olevalle tulosteelle. Eli jos halutaan lähettää laskun kopiot, on ne ensin muodostettava, jos halutaan lähettää Voucher, on se ensin muodostettava. Jos halutaan lähettää varauksen kopio (ilman laskutietoja!), voidaan aloittaa lähetys heti, kun varaus on saatu näytölle. tulostaa näytöllä olevan dokumentin. Logiikka on sama, kuin sähköpostissakin. Jos halutaan laskun kopio(t), muodostetaan kopio(t) ensin, ja vasta sitten tulostetaan. Jos halutaan Voucher, on se ensin muodostettava, vasta sitten tulostetaan. Jos halutaan vain laskun kopio, voidaan tulostaa heti, kun varaus on saatu näytölle. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 25 (36)

26 3.8. TULOSTEET Yleistä Varausohjelman sisällä voidaan vaikuttaa laskun ulkomuotoon, voidaan määritellä Fax-saate ja käsitellä erillistä varauserittelyä. Varauserittely muodostuu automaattisesti, jos varattujen tuotteiden erittely ei mahdu sille varattuun tilaan laskulomakkeelle. Toiminnot käynnistyvät joko -valinnalla, kun ollaan käsittelemässä varausta joko uutena varauksena, muutoksessa tai peruutuksessa, tai klikkaamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä, jos olla varauksen katselussa, tai edetty jo laskujen tulostukseen. Huom! Laskua voi muotoilla vielä sen jälkeen, kun se on tulostettu ilman, että täytyy ottaa varaus muutoksella käsittelyyn ja tulostaa uudet laskut. Tämä tapahtuu aktivoimalla toiminnot tulostuksen jälkeen ennen käsittelyn lopettamista tai laskun kopion päällä. Muotoilu ei tietenkään tarkoita varauksen tai laskun loppusummaan vaikuttamista, vain ulkoasuun Laskun muokkaus Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 26 (36)

27 Laskun muokkaus tapahtuu lisäämällä ja poistamalla V, laskulomakkeen määrittelystä. Valinnaisia osia ovat: - Näytä tuoterivien selitteet (oletuksena päällä). - Näytä tuoterivien summat (oletuksena päällä). Ominaisuutta saatetaan tarvita esim. ryhmälaskussa, joka on eritelty kirjanpidon takia tarkemmin, kuin on syytä asiakkaalle näyttää. - Näytä yhteensä /hlö (oletuksena pois päältä). - Näytä pankkisiirto (oletuksena pois tai päällä, parametroinnista riippuen). Ulkomaille (englanniksi tai saksaksi)lähetettävistä laskuista kannattaa pankkisiirto määritellä pois ja ottaa tilalle pankkisiirtotiivistelmä. Pankkisiirto on pankkiyhdistyksen määrittelemä standardi, ja siinä voi olla vain suomea ja ruotsia. - Pankkisiirtotiivistelmä: katso edellä. - Näytä viitenumero (laskun yläosassa) (oletuksena pois päältä). - Näytä maksuehto (oletuksen pois päältä). Ei yleensä tarvita, koska laskuissa eräpäivä. - Näytä tiivistelmä (oletuksen pois päältä). Näyttää vain matkakulut / henkilö ja laskun yhteensäsumman, ei tuoterivejä eikä niiden summia. - Näytä verolaskelma (oletuksena päällä). Saattaa olla tarpeen, jos ulkomaalaisilla asiakkailla on taipumuksena vähentää verot ennen suoritusta. - Näytä yritystiedot (oletuksena päällä tai pois parametroinnista riippuen). Jos käytetään esipainettua lomaketta tai logoa, jossa on yhteystiedot, voi ne määritellä pois - Näytä henkilömäärä (oletuksena päällä). - Näytä varausnumero (oletuksena päällä). Huom! Määritysten muutokset jäävät päälle kunnes ne palautetaan, tai käydään pois ohjelmasta. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 27 (36)

28 Fax-saate Fax-saate toiminnon tarkoitus on muodostaa saate laskulle, kun tiedetään, että se aiotaan faksata asiakkaalle. Saate esitäytetään asiakkaan ja varauksen tiedoilla. Käyttäjä täydentää sen ja tulostaa muiden tulosteiden mukana: Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 28 (36)

29 Varauserittely, selaus ja zoomaus Klikkaamalla varauserittely päälle, saa varauksesta tuote-erittelyn ilman laskun, vastaanottajan tai lähettäjän tietoja. Osa edellä kuvatuista laskun muokkausvalinnoista (selitteet pois, tuoterivien summat pois) toimii myös laskuerittelylle. Jos varauserittely on yli sivun mittainen, siirrytään sivulta toiselle: Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 29 (36)

30 Varauksen / laskun / erittelyn zoomaus näytöllä tarkoitta samaa, kuin klikkaaminen kuvan päällä: dokumentin koko vaihtuu joka klikkauksella, katsottavissa on neljä eri kokovaihtoehtoa. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 30 (36)

31 3.9. AGENTTIVARAUS Agentin tiedot Agentti perustetaan ja agentin tietoja ylläpidetään varausohjelmassa varauksen teon yhteydessä. Perustietoja kannattaa käyttää, jos tallennetaan kerralla suurempi määrä tietoja, esim. Suomen kaikki matkatoimistot. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 31 (36)

32 Agentin tietoihin päästään varausohjelmassa valinnasta [Käsittelijä/ Agentti]. Kaikkia toimiston tietoja voi muuttaa suoraan ruudulla. Toimintaa ohjataan seuraavilla ikoneilla: - ikonilla aloitetaan toimiston haku tietokannasta. Haku tapahtuu toimiston nimellä. Virkailija valitaan toimiston tietoihin aikaisemmin tallennetuista. - ikonilla aloitetaan uuden toimiston tai virkailija lisääminen. - hyväksytään haetut tai muutetut tiedot - keskeytetään käsittely. Agenttitietojen rakenne on kaksitasoinen: toimisto ja sen alla tarvittava määrä virkailijoita. Virkailijoita pitää olla vähintään yksi, että agentin voi poimia varaukselle. Jos nimeä ei ole tiedossa, pitää perustaa tyhjä virkailija (pelkkä numero). Jos virkailija on jäänyt perustamatta, pitää se käydä lisäämässä perustiedoissa. Jos uudelle toimistolle ei anneta numeroa, numeroidaan se automaattisesti. Toimiston yhteystiedot täytetään normaalisti. Kieli ja valuutta ohjaavat laskun kieltä ja valuuttaa. Luokittelu on perustettu parametreissa. Maksuehto toimii kuten asiakkaalla. (katso luku 3.3.2). [Toimiston muut tiedot] välilehdellä määritellään toimitusmaksu, provisiotaso ja muita ominaisuuksia. Huomautus on omaan käyttöön tarkoitettua kommenttitilaa. [EK-ryhmä] on aina AG. Toimitusmaksu Provisioprosentit Luottokelpoinen Varausoikeus Koontilaskutus Suoraveloitus Agentin toimitusmaksu määritellään agentin tiedoissa. Jos kenttä on 0, ei agentin varaukselle tule automaattisesti toimitusmaksua. Tuotteiden perustiedoissa oleva provisiotaso kenttä määrää, mitä provisiokenttää käytetään. Jos taso on esim. 2, lasketaan provisio toisessa provisiokentässä olevalla kertoimella. Informaatiota, rastin puuttuminen ei automaattisesti estä varausta. Informaatiota, rastin puuttuminen ei automaattisesti estä varausta. Agentille ei automaattisesti tulostu laskua, vaan laskutus tapahtuu erillisellä koontilaskutusohjelmalla. Koontilaskulle tulevat toteutuneet, voimassa olevat varaukset, joita ei ajopäivään mennessä oltu laskutettu. Ei käytössä tällä hetkellä. Agentin varauksesta menee lasku asiakkaalle. Agentille tilitetään provisiot jälkikäteen toteutuneista varuksista. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 32 (36)

33 Virkailijan tiedot Virkailijalle annetaan numero käsin. Numerointi on toimistokohtainen. Nimi ja yhteystiedot täytetään normaalisti. Luokittelu voi olla esim. TJ, TP, VI (Toimitusjohtaja, toimistopäällikkö, virkailija). Kieli vaikuttaa suoraan laskun kieleen. Kustannuspaikka täytetään, jos varauksen kustannuspaikka määräytyy virkailijan mukaan Agenttivaraus Varaus tehdään muuten normaalisti, mutta agentiksi vaihdetaan oman toimiston tilalle varaava matkatoimisto. Varaaminen voidaan aloittaa vapaasti mistä kohdasta vaan, esim. tuoteriveistä. Varaukseen on laitettava myös asiakkaan tiedot. Jos kyseessä on suoraveloitusagentti, pitää asiakkaasta saada myös yhteystiedot. Normaalitapauksessa kirjoitetaan asiakkaasta niin paljon tietoja kuin saadaan. Myös agenttivarauksen asiakasta yritetään ensin hakea tietokannasta. Normaalistapauksessa agentin tiedot ovat laskun saajan paikalla, ja asiakkaan nimitiedot laskun oikeassa laidassa viitteenä. Suoraveloitusagentin tapauksessa ovat tiedot toisinpäin: laskun saaja on asiakas, agentti on viite. Normaalitapauksessa ilmestyvät provisiorivit miinusmerkkisinä varaukselle. Rivejä on yksi tai kaksi. Jos varauksella on pelkästään verollisia tai verottomia tuotteita, on provisiorivejä vain yksi, verollinen tai veroton. Jos varaukselle on sekä verollisia että verottomia rivejä, on provisiorivejäkin kaksi. Automaattisesti laskettua provisiota voi muuttaa käsin. Mikäli varaus muutetaan takaisin oman toimisto varaukseksi ja sitten taas agenttivaraukseksi, provisio lasketaan uudestaan. Samoin jos varauksen summia muutetaan, ohjelma kysyy halutaanko provisiot laskea uudestaan. Muuten muutos säilyy. Provisioriviä ei voi poistaa. Mikäli agenttia halutaan laskuttaa nettolaskulla, provisiorivi nollataan. Tällöin kyseinen rivi piilotetaan laskulomakkeelta. Suoraveloitustapauksessa ei laskulle tule provisiorivejä, vaan lasku on bruttosummainen. Provisiot ovat kuitenkin tietokannassa, ja niitä voidaan käsitellä erillisellä ohjelmalla ennen provisioiden tilitystä. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 33 (36)

34 Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 34 (36)

35 3.10. HÄLYTYS Toiminnon avulla asetetaan tuoteriveille hälytyksiä, jotka hälyttävät valittuna päivänä. Hälytys aktivoidaan joko tuoteriviltä: tai Varaus-ohjelman Asetukset-valikosta, Hälytyspaneeli-valinnasta: Hälytys voidaan asettaa toimiston kaikille virkailijoille, ohjelmaan kirjautuneelle (itselle) tai erikseen määriteltävälle virkailijalle. Hälytyspäivämääräksi valitaan päivä, jolloin hälytys aktivoituu. Viestiin voidaan kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä, joka näytetään hälytyksiä luettaessa. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 35 (36)

36 Varaus-ohjelman yläpalkissa näytetään kuittaamattomien, voimassa olevien hälytysten lukumäärät. Klikkaamalla sinistä tekstiä, hälytysnäkymä avautuu. Rivi valitsemalla tuodaan annettu viesti ikkunan alalaitaan. Mikäli hälytys on kytketty varauksen tuoteriviin, päästään ko varaukseen Avaa varaus painikkeella. Kun tarvittavat toimenpiteet on tehty ja hälytys on aiheeton, kuitataan se Poista hälytys painikkeella. Winres-käyttäjän käsikirja Varaus 36 (36)