Global Grant apurahojen hakuprosessi Piirissä 1420

Transkriptio

1 1 Päivitetty Global Grant apurahojen hakuprosessi Piirissä 1420 Global Grant (GG) apurahoja voidaan hakea ympäri vuoden online RI:n Member Accessissa osoitteella Oikeus hakea Global Grants apurahoja edellyttää Piiriin 1420 kuuluvalta klubilta, että se on rekisteröity yhdistys ja kvalifioitu Memorandum of Understandingin (MoU) mukaisesti ja, että se on tehnyt rahalahjoituksen Rotarysäätiölle (TRF) vähintään kerran kolmen viime vuoden aikana. Global Grants (GG), Maailmanlaajuiset Apurahat, ovat suuria hankkeita, joille TRF asetta seuraavat vaatimukset: tyydyttävät saajayhteiskunnan tarpeita ovat kansainvälisiä ja vähintään kahden klubin järjestämiä budjetti on vähintään USD liittyvät ainakin yhteen Rotarysäätiön keskittämisalueeseen edellyttävät saajamaassa toimivan klubin ja saajayhteiskunnan aktiivista osallistumista ovat kestäviä (1 ja toimivia (2 tulokset ovat mitattavissa myös sen jälkeen, kun Rotary on saanut jo työnsä valmiiksi vahvistavat paikallista osaamista ja resursseja antavat pitkäkestoista hyötyä saajayhteiskunnalle 1) Kestävällä tarkoitetaan, että saajayhteisö pystyy omilla resursseillaan jatkamaan hankkeen tavoitteiden toteuttamista senkin jälkeen, kun rotarit ovat poistuneet kohteesta. 2) Toimivalla tarkoitetaan, että hanke vastaa siihen tarpeeseen, jota täyttämään se on suunniteltu ja, että ratkaisu toimii tarkoituksenmukaisesti asianomaisessa kulttuurissa.

2 2 GG- rahoitteiset hankkeet voivat olla: 1. Humanitaarisia hankkeita. jotka lähtevät saajayhteiskunnan tarpeista ja, jotka edellyttävät saajayhteiskunnassa toimivien rotareiden aktiivista osallistumista. 2. Erikoiskoulutusta saajayhteiskunnassa toimivalle ammatilliselle ryhmälle, jota koulute- taan ulkomailla ja, jonka työ tukee ainakin yhtä Rotarysäätiön keskittämisaluetta. 3. Apuraha ulkomailla tapahtuvaan yhteiskunta- tai taloustieteen akateemisen jatkokoulutukseen, joka liittyy ainakin yhteen Rotarysäätiön keskittämisalueeseen.

3 3 1. Humanitaarisen Global Grant- hankkeen hakuprosessin kaksi vaihetta Hankeidea syntyy yleensä saajamaassa esiin tulleesta tarpeesta, jota senyhteiskunta itse ei pysty täyttämään. Idean pohjalta aloitetaan keskustelut Suomessa ja kohdemaassa sijaitsevan rotaryklubin välillä. Näissä keskusteluissa kartoitetaan hankkeen luonne ja laajuus. Tarkistetaan miten hanke vastaa Rotarysäätiön GP- hankkeille asettamia vaatimuksia (ks. yllä). Hankkeen suunnittelun edetessä partnereiden tulee kommunikoida piirinsä Rotarysäätiökomitean GP- asiamiehen kanssa hankkeen toteuttamismahdollisuuksista. GG- hankkeen osapuolet ovat Host Sponsor Partner (HSP) kohdemaassa ja International Sponsor Partner (ISP) Suomessa. Hankkeeseen osallistuviin klubeihin perustetaan Global Grant- komiteat, joiden jäseninä on kolme uskottua rotaria. On varmistuttava siitä, että kenelläkään jäsenellä ei ole intressiristiriitoja hankkeen suhteen. Komitean puheenjohtajaa kutsutaan Primary Contact'iksi. Hän on ainoa henkilö, joka voi päättää hankkeen asioista komitean ulkopuolisten kanssa, ja hänen kauttaan kulkee kaikki kommunikaatio Host Sponsor Partnerin kanssa. Partnereiden GG- komiteat laativat yhdessä hankesuunnitelman, joka mahdollisimman tarkasti vastaa arvioitua todellisuutta, ja hyväksyttävät sen klubeissaan sekä Piirissä 1420 sen Rotarysäätiökomi- teassa, joka vie sen edelleen piirineuvoston hyväksyttäväksi. Suunnitelma sisältää hankekuvauksen, jonka perusteella voidaan päättää sen luonteesta: Missä se toteutetaan? Mitkä ovat Host Sponsor Partner ja International Sponsor Partner? Miten saajamaassa toimiva klubi (HSP) osallistuu aktiivisesti hankkeeseen, ja onko se kvalifioitu GG- hankkeisiin? Osallistujaklubien vastuuhenkilöt, ts. komiteoiden puheenjohtajat (Primary Contacts) ja komiteajäsenet. Miten hanke rahoitetaan? Miten hanketta johdetaan? Rahaliikenteen hallinta Aikataulu

4 4 Vaihe 1 Vaiheessa 1 varmistetaan, että suunniteltu hanke ja sen osapuolet täyttävät Global Grantille asetetut vaatimukset ja edellytykset ja, että osapuolilla on käytettävissään tiedot ja taidot täyden hakemuksen tekemiseen. Hakemus tehdään seuraavasti (TRF määrittelee Global Grantille ehdot ja keskittämisalueet): Hankkeelle annetaan nimi. Kun kirjaudut Member Accessissa Global Grantsien hakemusjärjestelmään, järjestelmä olettaa, että olet yksi hankkeen Primary Contact eista. Määrittele toimiiko klubisi/piirisi Primary Sponsorina ja ilmoita, toimiiko klubisi Host tai International Sponsor roolissa. Täytä nimesi kaavakkeeseen Primary Contact ina. Etsi valikosta komiteajäsenet ja missä roolissa he toimivat. Tämän jälkeen systeemi siirtää sinut täyttämään varsinaisen Vaiheen 1 hakemuslomakkeen, joka sisältää seuraavaa: Saat Rotarysäätiöltä hankenumeron. Määrittele hankkeelle asetetut tavoitteet. Määrittele, onko Global Grant- hakemuksessasi kysymys humanitaarisen, ammatillisen koulutusryhmän vai akateemisen koulutuksen apurahan hakemisesta. Määrittele keskittämisalue /- alueet, johon /joihin hanke liittyy. Luettele molempien osapuolten Primary Contactit ja GG- komiteoiden jäsenet. Määrittele hankkeen budjetti ja rahoitus (budjetin toteutus). World fundin maksimiosuus syntyy systeemissä automaattisesti. Budjetin ja rahoituksen on täsmättävä, jotta hakemus etenee. Klubit allekirjoittavat hanketta koskevan MoU:n tulevaa tarvetta varten. Kun seivaat hakemuksen, lähettää järjestelmä hakemuksen kaikille niille henkilöille, joiden valtuutusta hankkeen hyväksyminen vaatii. Piirin 1420 Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja yhdessä kuvernöörin kanssa auktorisoivat hakemuksen. International Sponsor Partner avaa erillisen pankkitilin GG- hankkeen rahaliikenteen hallintaa varten. Vaihe 2 Saatuaan hankenumeron TRF:ltä, sekä klubilta ja piiriltä luvan jatkaa hankkeen hakuprosessia, partnerit ryhtyvät täydentämään hakemuksen yksityiskohtia, päätyen faktaperusteiseen hankesuunnitelmaan, jonka perustana ovat asiantuntijalausuntoihin ja laskelmiin perustuvat toteuttamissuunnitelmat ja niihin liittyvät palvelu- /toimitustarjoukset sekä hankkeen

5 5 hallintorutiinit. Tässä vaiheessa Host Sponsor Partner avaa pankkitilin hankerahoituksen hallintaa varten. Edessä on mittava tieto- ja työmäärä, joten viimeistään tässä vaiheessa klubien on syytä sopia luotettavista kommunikointikäytännöistä ja arkistointijärjestelmistä, jotka tuottavat myös kirjal- lisia raportteja. Hyvä käytäntö on kirjata päiväkirjaan kaikki tehdyt päätökset ja raportoida niistä virallisesti partneriklubille tarvittaessa, tai enintään kuukauden välein. Hakemus on syytä tehdä huolella, ja on hyvä onnistua ensimmäisellä yrittämällä, sillä TRF palauttaa herkästi virheellisesti tehdyn tai puutteellisen hakemuksen. On hyvä käyttää saajamaan ja hankepaikkakunnan tuotteita ja palveluja mahdollisuuksien mukaan. Hakemus tehdään online- kaavakkeella action/apply- grants/ ja kohdasta Grant application tool. Hakemukseen kirjattavat asiat ovat samoja kuin Vaiheessa 1, mutta vielä yksityiskohtaisempia. Hakija vastaa kaavakkeessa oleviin kysymyksiin, jotka pääosiltaan ovat seuraavia: Hankkeen tavoitteet Hankkeen tulosten kestävyys Miten hanke tyydyttää saajayhteiskunnan tarpeita? Miten hanke vastaa saajayhteiskunnan eri osa- alueiden tarpeisiin? Miten paikalliset asukkaat osallistuvat hankkeen toteuttamiseen? Miten hankkeen edellyttämä koulutus järjestetään? Mihin Rotarysäätiön keskittämisalueeseen hanke liittyy ja miten? Miten on aikomus mitata hankkeen vaikuttavuus, ja miten ja kuka hankkii tiedot? Partnerit Primary Contacts - henkilöt hankkeessa mukana olevissa klubeissa GG- komiteajäsenet eri klubeissa Yhteistyöorganisaatiot Rotaryn ulkopuolelta

6 6 Vapaaehtoismatkustajat (henkilö, joka osallistuu hankkeen toteuttamiseen, mutta maksaa itse omat kustannuksensa). Rotarien osallistuminen Selvitys hankkeen kestävyydestä (ks. sivu 1) Hankkeen budjetti Hankkeen rahoitus Primary Contactien klubeiltaan saamat valtuutukset Piirin Rotarysäätiökomitean Global Grant valtuutus Hakemusprosessissa ei mainita riskianalyysia. Siitä huolimatta on parasta tehdä sellainen. Hyvänä lähtökohtana on ulkoministeriön riskilausunto saajayhteiskunnan tilanteesta. Valtuutuksen jälkeen voit lähettää hakemuksen eteenpäin TRF:lle hyväksyttäväksi. Aikaa myöten TRF:ltä tulee vastaus.

7 7 2. Ammatillisen koulutusryhmän apuraha Tämä apuraha on tarkoitettu ulkomailla tapahtuville koulutushankkeille, joiden tulokset ovat kestäviä ja mitattavia, ja liittyvät yhteen tai useampaan Rotarysäätiön keskittämisalueeseen tai saajayhteiskunnan tarpeen tyydyttämiseen. Hankkeen budjetin on oltava vähintään USD. Oikeus hakea Global Grant- apurahaa edellyttää Piiriin 1420 kuuluvalta klubilta, että se on rekisteröity yhdistys ja kvalifioitu MoU:n mukaisesti ja, että se on tehnyt rahalahjoituksen TRF:lle vähintään kerran kolmen viimeisen vuoden aikana. Hakuprosessi alkaa sillä, että ammatillinen koulutusryhmä osoittaa hakemuksensa paikalliselle rotaryklubille Suomessa eli International Sponsor Partnerille (ISP). Koulutusryhmän hakemus paikalliselle rotariklubille sisältää seuraavat asiat: Määrittele lyhyesti hankkeen tavoitteet Ketkä hyötyvät hankkeen tuloksista? Koulutusryhmän jäsenten nimet. Tuleeko ryhmä saamaan vai antamaan koulutusta? Missä koulutus tapahtuu ja matka- aikataulu. Mitä tarpeita koulutuksella tullaan täyttämään, mistä tarpeet ovat syntyneet ja miten ne tukevat mm. aikaisempia selvityksiä tai tutkimustuloksia. Yksilöi koulutukseen liittyvät tavoitteet, mukaan lukien tavoitteena olevat myönteiset muutokset kohderyhmän osaamisessa, kyvyissä ja/tai taidoissa. Miten paikalliset osallistuvat koulutuksen suunnitteluun? Liittyykö koulutus samanaikaisesti sekä kohderyhmän että paikallisten aloitteisiin? Miten toimitte, jotta kohderyhmä oppii uutta ja osaaminen säilyy ja pysyy ajan tasalla? Liitä mukaan koulutettavan ryhmän päivittäinen ohjelma sisältäen matkaohjelman. Hankkeen budjetti, jonka tulee olla vähintään USD. Tavoiteltu rahoituksen määrä. Mikäli ryhmä on saamassa ulkopuolista rahoitusta, siitä tulisi mainita tässä. Rotaryklubi (ISP) hyväksyttää hankkeen piirin Rotarysäätiökomitealla, joka hakee piirin valtuutusta jatkaa hakuprosessia. Saatuaan luvan jatkaa hakuprosessia, ulkomainen isäntärotaryklubi, Host Sponsor Partner (HSP) hakee edellä olevien tietojen perusteella TRF:lta Vocational Team Global Grant (GG- VT) apurahaa. Koulutusryhmän tehtävät liittyvät usein alueella toteutuvaan Global Grant hankkeeseen. ISP täyttää online- osoitteessa action/apply-

8 8 grants/global- grants koulutettavien nimet hakemuksen 1 vaiheessa kohtaan 7, ja jatkaa GG- hankkeen hakuprosessin loppuun auktorisointiin ja hakemuksen lähettämiseen asti. TRF:n myönteisen vastauksen myötä saadaan hankenumero ja International Sponsor Partner aloitta GG- VT hakuprosessin ja klubit allekirjoittavat hanketta koskevan MoU:n Hakujärjestelmä lähettää automaattisesti ryhmän jäsenille viestin, jossa pyydetään jäseniä täyttämään hakemuskaavakkeensa suoraan TRF:lle online- osoitteessa myrotary/en/take- action/apply- grants/global- grants. Heiltä pyydetään vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Henkilötiedot Yhteystiedot Yhteystiedot hätätilanteen varalta (omaiset ja läheiset) Vakuutusyhtiön nimi (henki-, tapaturma-, matkavakuutus) Vakuutuksen/vakuutusten numero/numerot Vakuutusyhtiöiden puhelinnumerot Kielitaito eli luettelo kielistä, joita puhut sisältäen äidinkielen Miten koulutuksesi ja ammattitaitosi liittyvät asianomaiseen keskittämisalueeseen? Mikä on roolisi tässä koulutustapahtumassa? Kuvaile millä tavalla osallistut. Lähetä tuorein CV:si pdf- muodossa. Hakuprosessin vaihe 2 voidaan aloittaa, kun TRF:lta on saatu myönteinen vastaus. Vaiheen 2 online- kaavakkeessa vastataan samoihin kysymyksiin kuin humanitaarisessa GG- hankkeessa (ks. edellä). Muista tehdä riskianalyysin vaikka se ei kuulukaan hakuprosessiin. Klubi saa aikanaan TRF:ltä tiedon koulutushankkeen hyväksymisestä.

9 9 3. Akateemisen jatkokoulutuksen apuraha / Global Grant Scholarship Application Tämä apuraha on tarkoitettu ensisijaisesti ulkomailla tapahtuvaan yhteiskunta- tai taloustieteen akateemiseen jatkokoulutukseen, joka liittyy Rotarysäätiön yhteen tai useampaan keskittämis- alueeseen. Haettavan apurahan tulee olla vähintään USD. Hakuprosessi alkaa siten, että hakija lähestyy jotakin kotimaista rotaryklubia, joka toimii mieluiten hakijan kotipaikkakunnalla, tiedustellakseen klubin halukkuutta toimia International Sponsor Partner (ISP) - klubina Suomessa. Piirissä 1420 Global Grant- apurahan hakeminen edellyttää, että klubi on rekisteröity yhdistys ja kvalifioitu MoU:n mukaisesti ja, että se on tehnyt rahalahjoituksen TRF:lle vähintään kerran kolmen viime vuoden aikana. International Sponsor Partneria hakiessa täytetään vapaamuotoinen hakemus, joka sisältää mm.: Täydelliset henkilö- ja yhteystiedot Kielitaitosi Jatkokoulutuksen tavoitteet Miten tulet käyttämään koulutuksesi yhteiskunnan tarpeiden tyydyttämiseen, ja mihin Rotarysäätiön keskittämisalueeseen koulutuksesi liittyy? Koulutuksesi, CV:si ja selostus siitä, miksi olet sopiva ehdokas apurahan saamiseen? Missä ja milloin jatkokoulutus tapahtuu? Matkaohjelmasi Budjetti yksilöitynä: matka-, asumis-, lukukausi- ja muut ylläpitokustannukset. Rotaryklubin neuvoteltua piirin Rotarysäätiökomitean kanssa ja saatuaan myönteisen vastauksen, hakuprosessi jatkuu etsimällä ulkomainen sponsoriklubi, Host Sponsor Partner (HSP) alueelta, jossa koulutuksen on määrä tapahtua. Molemmat sponsorit perustavat kolmen henkilön apuraha- komiteat. Yksi henkilö kummastakin klubista nimitetään Primary Contact- henkilöksi. Komiteoita perustettaessa on tarkistettava, että jäseniin ei liity intressiristiriitoja komitean sisällä. Koulutettavalle valitaan tukihenkilö /mentori ennen koulutusta ja koulutuksen ajaksi. Klubit allekirjoittavat hanketta koskevan MoU:n, ja Suomessa toimiva rotaryklubi, International Sponsor Partner, aloittaa Global Grant hakemuksen vaiheen 1.

10 10 Saatuaan luvan TRF:lta, International Sponsor Partner jatkaa hakuprosessia hakemalla edellä olevien tietojen perusteella TRF:lta Global Grant Scholarship - apurahaa. ISP täyttää koulutettavan henkilötiedot online- osoitteessa action/apply- grants/global- grants GG- hakemuksen 1 vaiheen kohtaan 7, ja jatkaa hakuvaiheen loppuun aina auktorisointiin ja hakemuksen lähettämiseen asti. Hakuprosessin vaihe 2 voidaan aloittaa, kun TRF:lta on saatu myönteinen vastaus.. Vaiheen 2 online- kaavakkeessa vastataan samoihin kysymyksiin kuin humanitaarisessa GG- hankkeessa (ks. edellä). Koulutettava saa kehotuksen täyttää hakemuksen online- tilassa, jossa TRF pyytää vastauksia seuraavaiin asioihin: Henkilötiedot Yhteystiedot Yhteystiedot hätätilanteen varalta (omaiset, läheiset) Vakuutustiedot, vakuutusten numerot ja vakuutusyhtiön puhelinnumero Koulutushistoria: oppilaitokset, yliopistot ja loppututkinnot ja tutkintojen pääasiallinen sisältö Kielitaito Täydelliset tiedot suunnittelemastasi koulutuksesta: oppilaitoksen nimi, maa ja kaupunki, millä kielellä koulutus tapahtuu, kurssit ja milloin ne suoritetaan? Miten koulutuksesi, ammatillinen tai vapaaehtoistyöntekijän kokemuksesi liittyvät Rotaryn tavoitteisiin valitsemillasi keskittämisalueilla? Mitä aiot tehdä heti koulutuksen päätyttyä? Miten pitkän tähtäimen ammatilliset tavoitteesi sopivat Rotaryn tavoitteisiin valitsemillasi kehittämisalueilla? Lähetä oppilaitoksen sinua koskeva hyväksymispäätös pdf- muodossa. Hakemus käsitellään TRF:ssa, ja vastauksen saat kotimaan rotaryklubilta.