Rotary Foundation (TRF) uuden rahoitusohjelman soveltaminen käytännössä.

Transkriptio

1 Rotary Foundation (TRF) uuden rahoitusohjelman soveltaminen käytännössä. Peter Flander Kun Rotarysäätiön Tulevaisuussuunnitelma astui voimaan , muuttuivat monet tähän asti totutut asiat ja menettelytavat. Tämän esityksen tarkoitus on valaista sitä tilannetta jossa nyt olemme, ja mikä on Rotaryklubien ja Rotarypiirien toimintaympäristö. Oletetaan että TRF n uuden rahoitussuunitelman yleiset tavoitteet ovat tunnettuja ja niitä ei nyt ole tarkoitus käsitellä, vaan tavoite on konkretisoida hankittujen varojen käyttömahdollisuuksia ja käyttöön liittyviä reunaehtoja ja niihin liittyviä menettelytapoja. 1. Varojen kerääminen 1.1. Kolme rahastoa; PolioPlus rahastoon kerätään rahaa nykyisillä päätöksillä vuoteen 2017, jolloin Rotarysäätiö täyttää 100 vuotta Pysyvä Rahasto (Permanent Fund), jonka tarkoitus on toimia Rotarysäätiön vakautusrahastona ja jonka pääomaa ei käytetä suoranaiseen operatiiviseen toimintaan Vuosirahasto (Annual Programs Fund) jonka varat sijoitetaan ja jaetaan SHARE- järjestelmän mukaan osittain takaisin piireille World Fund (Maailmanrahasto) Tämä onrahasto jonka TRF n hallitus hallinnoi, ja sillä rahoietaankorkean prioriteetin hankkeita, Glibal Grant matsaukset ja eräitä koulutusapurahoja. 1

2 2. Vuosirahaston tai oikeammin Vuotuisten Ohjelmien Rahasto (Annual Programs Fund) käyttö Jako SHARE-järjestelmän mukaan. Piirin klubien keräämien varojen suhteen menetellään niin, että varat sijoitetaan kolmeksi vuodeksi, jonka jälkeen ne palautetaan osittain niin, että piirille osoitetaan 50% kolmen vuoden takaisista lahjoituksista. Toinen puoli jää Rotarysäätiöön ns. World Fund-rahastoon. Tämä on sama menettely kun tähänkin asti. Pieni esimerkki; Piirin kaikki klubit ja yksittäiset rotarit ovat lahjoittaneet Vuosirahastoon vuonna yhteensä dollaria. Rotaryvuonna palautetaan dollaria, kirjaamalla se piirin Rotarysäätiössä olevalle kirjanpidolliselle tilille. Mitään rahaa ei siis liiku, vaan varat ovat edelleen Yhdysvalloissa. Näitä varoja nimitetään edelleen District Designated Fund, eli DDF- varoiksi. On syytä huomata, että järjetelmä edelyttää, että muutenkin SHARE järejetelmän mukaan jaettavat varat aina jyvitetään siten, että vähintään 50% summasta menee Global Grant puolelle." District Designated Fund varojen käyttö: District Grants- ja Global Grantsrahoituksessa Kaikkien hankkeiden tulee noudattaa Yhdysvaltojen ja vastaanottavan maan lakeja noudattaen Rotarysäätiön yleistä missiota joka on " Niissä tulee olla aktiivinen rotari-osanotto Hankkeesta ei saa aiheutua mitään vastuita Rotarysäätiölle tai Rotary Internationalille Mitään hankkeita ei saa toteuttaa ilman, että ne on etukäteen tarkastettu ja hyväksytty Rotarysäätiön toimesta, TRF Niiden piirien, jotka hakevat TRF:n rahoitusta, tulee olla TRF:n 2

3 hyväksymiä, qualified, ja klubien piirin Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan hyväksymiä.piirin hyväksyy eli kvalifioi TRF. Klubin kvalifikoinnin hyväksyy Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja Tämän lisäksi piiri 1420 edellyttää klubilta että se on lahjoittanut varoja TRF lle viimesen kolmen vuoden aikana ja että klubi on rekisteröitynyt yhdistys, mikäli hankkeen budjetti ylittää 2000 euroa. 3. District Grants, Piiriapurahat- ja Global Grants, Maailmanlaajuiset apurahat. Pääperiaate: Edellä olevan esimerkin mukaan piirille osoitetaan puolet, dollaria, kolmen vuoden takaisista klubien ja piirin tekemistä sijoituksista. Nämä ns. DDF-varat jakaantuvat edelleen kahtia: District Grants varoiksi osoitetaan enintään dollaria ja Global Grants varoiksi osoitetaan vähintään dollaria Rotarysäätiön World Fund rahastoon, jota hallinnoi Rotarysäätiön hallitus, siirretään dollaria. 4. District Grants varojen käyttö District Grants varat voidaan käyttää: Rahoittamaan paikallisia ja kansainvälisiä palveluprojekteja, stipendejä ja ammatillista koulutusta antavien tai saavien ryhmien matkoja ja ylläpitoa. Varoja voidaan käyttää sekä Rotary-maissa että siellä missä Rotary ei ole vielä toiminnassa, edellytyksellä, että maan lait sen sallivat ja muuten voidaan noudattaa Rotarysäätiön yleisiä toimintalinjoja District Grant,Vocational Training Teams-ohjelmalla, Ammatilliset koulutusryhmät voidaan Uudessa rahoituohjelmassa rahoittaa joko District- tai 3

4 Global Grants-puolelta, mutta vain Global puolelta niille saa World Fundin matching in District Grants varoja tulee piirin hakea erikseen ja hakemukseen on liitettävä käyttösuunnitelma, jonka Rotarysäätiö hyväksyy. District Grants-hankkeet haetaan keväällä, mielellään hyvissä ajoin maalishuhtikuussa, jotta TRF ehtii pyytää lisäselvitystä halutessaan. Hyväksyttyjen hankkeiden osalta District Grants varat siirretään rahana piirin tilille District Grants varoin käynnistettyjä hankkeita ja niihin osoitettuja piirin varoja tai klubien osoittamia varoja ei Rotarysäätiön puolelta millään tavalla lisärahoiteta. Tärkeätä on huomata, että District Grant varoja saadaan käyttää myös hankkeissa, jotka eivät kuulu Rotarysäätiön kuuteen painopistealueeseen Käyttämättä jääneet DDFvarat. Jos piiri ei käytä kaikkia sille mahdollisesti SHARE- järejestelmän kautta kuuluvia District Grant-varoja, käyttämättömät varat palautuvat piirin District Designated Fund (DDF) tilille ja kasvattavat sitä. Kuitenkin: siirtyneitä varoja ei huomioida kun seuraavan vuoden District Grant varoja lasketaan. Tämä merkitsee, että käyttämättömat ja siirtyvät District Grant varat käytännössä muuttuvat siten että niitä voidaan käyttää vain Global Grant hankkeiden rahoitukseen. Tämä järjestelmä siis kasvattaa siirtyvien District Grant varojen kautta piirin Global Grant varoja ja ohjaa näin piirejä käyttämään Global Grant varat yhä suurempiin ja vaativampiin hankkeisiin. 5. Global Grant varojen käyttö Maailmanlaajuisia apurahoja voidaan käyttä: Hankkeissa jotka tapahtuvat Rotary-maassa tai alueella ja edellytyksellä, että ne ovat mitattavissa ja kestäviä. Global Grants varoista rahoitettavia hankkeita Rotarysäätiö avustaa siten, että niihin osoitettuja piirin panoksiin lisätään 100% ja klubien tekemiin käteissuorituksiin 50%, eli samalla tavalla kuin entisissä Matching Grant hankkeissa. Tämän tyyppisissä hankkeissa Kansainvälisen sponsorin edellytetään osallistuvan rahoitukseen merkittävällä panoksella eli, vähintään 30% sponsorirahoituksesta, ja 4

5 vastaanottavan maan klubin tai piirin resurssiensa mukaan. Hankkeen rahoitusta ei voida muuttaa sen jälkeen kun hanke on hyväksytty. Osallistumalla käteisosuuksilla hankkeisiin klubit ja piirit voivat saada oikeuden lunastaa Paul Harris tunnustuksia kuten ennenkin, minimi dollaria. Sellaisille varoille, jotka ohjataan mahdollisesti suoraan hankkeen toteutukseen, ei PHF:ä voi saada. Uutta rahoitusta ei myönnetä, ennen kuin kaikki aikaisemmin myönnetyt varat on raportoitu Global Grants hankerahoitusta saa käyttää rahoittamaan hankkeita vain Rotarysäätiön kuudella painopistealueella. Rauhan ja konfliktien tutkimus, Sairauksien ehkäisy ja hoito. Vesihuolto ja puhtaanapito, Äitiyshuolto ja lasten terveydenhoito, Perusopetus ja luku- ja kirjoitustaito, Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittyminen, Rahoittamaan ja tukemaan humanitaarisia projekteja Rahoittamaan pitkäkestoisia opintoja tai tutkimusta ylemmällä (akateemisella) tasolla enintään neljän vuoden aikana Rahoittamaan ammatillista koulutusta ja harjaantumista tavoittelevia ryhmiä, jotka voivat kehittämällä omia taitojaan, opettaa niitä muille tai asiantuntia ryhmien lähettämistä esim. toteuttamaan vaikkapa puhdasvesihanketta Rahoitettavien projektien tai hankkeiden tulee vahvistaa klubien ja piirien verkostoja yli maatai maantieteellisten rajojen. Globaaleilla hankkeilla tulee olla vähintään yksi isäntäklubi vastaanottajamaassa (Host sponsor) ja yksi sponsoriklubi toisessa maassa ( Primary International Sponsor). Global Grants rahoitus Rotarysäätiöltä on minimi dollaria ja maksimi dollaria. 5

6 6. Osallistumisen edellytykset Piirien ja klubien tulee olla Rotarysäätiön määrämuotoisen koulutuksen läpikäyneitä siten, että Rotarysäätiö kouluttaa piirit ja piiri kouluttaa klubit. Tämän lisäksi pakollisten piiri- ja projektikomiteoiden jäsenten pitää olla velattomia ja nuhteettomia Rotarysäätiöön ja Rotary Internationaliin nähden. (Be of good standing). Kun piiri tai klubi osallistuu TRF uuteen rahoitusohjelmaan, sillä ei saa olla enempää kuin kymmenen avointa projektia millään hetkellä. Piissä 1420 edellytetään klubeilta mitä on mainittu kohdassa Pakolliset komiteat Piirin tulee perustaa District Grantia varten komitea jossa ovat vähintään Piirikuvernööri, piirin Rotarysäätiökomitean puheenjohtaja (DRFC) ja Humanitaariset Ohjelmat alakomitean (Grants Sub-Committee) puheenjohtaja Piirin tulee avata erillinen pankkitili (District Gants Account) tätä rahoitusta varten ja varat on pidettävä erillään piirin muista varoista Varojen käytön valvontaa varten tulee olla olemassa tilintarkastusryhmä, jossa on vähintään kolme tilintarkastukseen perehtynyttä jäsentä ja jotka edustavat piirin eri osia. Yhden jäsenen tulee olla PDG. Auktorisointia ei siis näytetä edellytettävän Maailmanlaajuisen apurahan (Global Grant) käyttöä ja hankkeita varten kummankin osapuolen klubin tai piirin tulee perustaa komitea, johon pitää kuulua vähintään kolme jäsentä. Jotta klubien käynnistämä ja sponsoroima hanke voidaan hyväksyä, tulee piirien vahvistaa, että klubit on saanut säädetyn koulutuksen ja että ne kykenevät hoitamaan hankkeen. 8. Rahoitettavat hankkeet ja kohteet Kohdassa 5 mainittujen yleisten ehtojen puitteissa voidaan sekä District Grants että 6

7 Global Grants varoja käyttää seuraavasti: 8.1.Käymälöiden ja viemäröintijärjestelmien, kulkuteiden, patojen, siltojen, varastojen, aitojen ja suojalaitteiden, vesi ja kastelujärjestelmien rakentamiseen sekä kasvihuoneiden toteuttamiseen Rakennusten korjaamiseen ja parantamiseen, mikä merkitsee mm. vesijohtojen, sähköjärjestelmien ja lämmitysjärjestelmien parannuksia ja korjauksia Ehkäisyvälineiden hankintaan, mikäli kyseessä on sairauksien leviämisen ehkäisy tai äiteihin suuntautuvat terveyshankkeet Ammatillisten opetus tai harjaantumisryhmien kansainvälinen matkailu ja hankkeista hyötyvien tahojen matkat ja edellä mainittujen ryhmien kotimaanmatkat Hankkeiden toteuttamiseen liittyvät suorat palkkiot ja palkat, apurahat. (Ei rotareille) Hankkeiden edellyttämien rokotusten toteuttamiseen, jos ne ovat WHO:n suosittamia (Meillä THL- suositus esim. matkoilla tropiikkiin ym.) Piirin hankerahoitusvaroilla (Distriict Grants) voidaan lisäksi rahoitta: Kansainvälisiä matkoja hankkeiden suunnittelemista varten, avustaa miinojen raivaamistoimintaa sillä poikkeuksella, että rotarit eivät itse saa osallistua raivaustyöhön. Lisäksi enintään kolme (3%) voidaan käyttää hallinnollisiin kuluihin Kielletty toiminta ja rahoitus: Rotarysäätiövaroilla ei saa perustaa rahastoja tai tehdä pitkäaikaisia korollisia tai spekulatiivisia sijoituksia Hankkia maata tai rakennuksia Rakentaa uusia rakennuksia, joissa ihmisiä asuu tai työskentelee, harjoittaa tuotantotoimintaa tai varastointia. 7

8 Kouluja tai sairaaloita ei saa rakentaa eikä saa pystyttää tilapäisiä suojia asumista varten tai hankkia asuntovaunuja Varoja ei saa käyttää varainhankintakampanjoissa eikä suhdetoimintakampanjoissa eikä minkään rotarytilaisuuden rahoittamiseen. (piirikonferenssit, RI konventiot ym.)8.2.6.matkoihin, kansallisiin Poliorokotus kampanjoihin Muiden organisaatioiden suorien operatiivisten kustannusten rahoittamiseen Muiden organisaatioiden tai vastaanottajien rahoittamiseen Lisäksi on noudatettava mahdollisia muita rajoituksia, joihin voi tutustua Rotarysäätiön sivuilla. 9. Hankkeiden suunnittelu ja aikataulut Piiriapurahojen (District Grants) varojen käyttö perustuu kaksivuotiseen jaksotukseen siten, että ensimmäisen vuoden aikana piirit suunnittelevat hankkeita ja laativat maksusuunnitelman hakemuksen rahoituksen saamiseksi ja toisen vuoden aikana hankkeet toteutetaan, jolloin rahoitus myös on käytettävä. Piiri saa yhtenä maksuna TRF'ltä kaikkien hyväksyttyjen henkkeiden varat. Suunnittelukauden aikana piiri 1420 pyytää hanke-ehdotuksia klubeilta. Hyväksytyistä haeuitsta koknaisavustuksista piiri maksaa 80% hakemuksien loppusummasta klubeille ja 20% loppuraportin hyväksymisen jälkeen Hakemuksen jättäminen Piirin District Grants komitean tulee jättää District Grants varojen käyttöä koskeva suunnitelma, mieluiten suunnitteluvuoden aikana. Hakemus tehdään sähköisesti Member Acess järjestelmän kautta. Suunnitelman lähettämisen yhteyteen tulee liittää allekirjoitettu valtuutus pyytää maksatusta sekä sitoumus valvoa mahdollisesti saatujen varojen käyttö. Varojen käyttösuunnitelma sille vuodelle jona varat on tarkoitus käyttää. 8

9 Vakuutus siitä, että kaikkia District Grant ohjeita ja ehtoja tullaan noudattamaan Piirit voivat tehdä vain yhden hakemuksen vuosittain, mutta hakemukseen voi sisältyä usean hankkeen rahoitus Kaikki mahdolliset lisäykset alkuperäiseen rahoitushakemukseen on tehtävä ennen kuin mikään osa alkuperäisestä, hyväksytystä rahoitushakemuksesta on maksettu Rotarysäätiöstä piirin tilille Rotarysäätiö ei ota käsittelyyn tai hyväksy mitään hakemuksia sen rotaryvuoden päättymisen jälkeen, jolle hakemus on alkujaan tehty Sellaiset District Grants varat, joille ei ole pyydetty käyttölupaa eli niitä ei ole osoitettu mihinkään hankkeeseen siirtyvät eteenpäin käytettäviksi seuraavana vuonna Maailmanlaajuiset apurahat eli Global Grants Hanke-ehdotukset ja hakemuksen jättäminen globaaleista hankerahoitusvaroista saadaan varoja käyttöön kaksiportaisen menettelyn kautta. Hankevarat maksetaan 100%sesti, katso kohta Ensin tehdään hanke-ehdotus, jonka Rotarysäätiö hyväksyy tai hylkää. Näitä hanke-ehdotuksia voidaan tehdä koko rotaryvuoden ajan Jos ehdotus hyväksytään, tehdään varsinainen hankerahoitusesitys Siinä tapauksessa, että hanke-ehdotus hyväksytään, on varsinainen rahoitusesitys tehtävä kuuden (6) kuukauden kuluessa uhalla, että hanke-ehdotus peruutetaan Rahoitushakemukset on saatettava loppuun ja hyväksytyksi kuuden (6) kuukauden kuluessa siitä kun ne jätettiin uhalla, että rahoitushakemus peruutetaan Maksatusmenettely on saatettava päätökseen kuuden(6) kuukauden kuluessa siitä kun rahoitushakemus on hyväksytty Hyväksytty ja rahoitettu hanke on käynnistettävä (implemented) 9

10 kahdentoista(12) kuukauden kuluessa siitä kun se on hyväksytty tai hanke perutetaan ja jo saatu rahoitus on palautettava Stipendit globaalin hankerahoituksen kautta. (Global Grants) Jos ehdotetaan opintostipendejä, on hakemukseen liitettävä todistus siitä, että opiskelija on hyväksytty yliopistoon jatko-opintoihin tai kutsu, jos kyseessä on tutkimustyö. Lisäksi on esitettävä todistus Rotarysäätiön hyväksymän kielikokeen hyväksytystä suorittamisesta, jos opinnot tai tutkimustyö on tarkoitus suorittaa laitoksessa, jossa opetuskieli on muu kuin hakijan äidinkieli/äidinkielet Jos ehdotetaan ammattiperusteista oppimis- tai harjaantumisryhmää, on esitettävä selvitys siitä, että ryhmään kuuluu vähintään kolme henkilöä, jotka eivät ole rotareita ja joilla tulee olla vähintään kahden vuoden työkokemus ryhmän opintojen tai harjaantumisen tai kouluttamistarkoituksen painopistealueelta, vrt. kohta Lisäksi tulee olla ryhmän johtaja, jolla on hyvä rotarytuntemus, kansainvälistä kokemusta ja ainakin perustietämys ryhmän painopistealueelta Jos kyseessä on yhdellä hakemuksella tehtävä ja vaihtoon tähtäävä hakemus tai useamman ryhmän lähettäminen, on kaikkien ryhmien suoritettava matka ja tehtävä saman vuoden aikana Nykymääräykset eivät näytä edellyttävän, että ryhmän toiminta liity Rotarysäätiön johonkin painopiostealueeseen Raportointi Hankerahoitusta vastaanottaneet tahot ovat vastuussa siitä, että hankkeet 10

11 raportoidaan eli annetaan määräaikaiset väliaikaraportit tai loppuraportit. Uusia hakemuksia tai ehdotuksia ei tutkita eikä oteta käsittelyyn, ennen kuin kaikki mahdolliset avoimet hankerahoitukset on hyväksyttävästi raportoitu. Mikäli saadusta hankerahoituksesta on jokin osa jäänyt käyttämättä, on ylijäämä välittömästi palauttava Rotarysäätiölle. Piirien on annettava tieto piirinsä klubeille varojen käytöstä hyväksymismenettelyn mukaisilla ehdoilla ja tavoilla District Grantit tulee raportoida kahdentoista (12) kuukauden kuluessa siitä, kun ne on maksettu Rotarysäätiöstä piirin District Grant tilille tai, sitä ennen, kahden (2) kuukauden kuluessa siitä, kun hankkeet on saatu päätökseen. Hankkeet on toteutettava kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden kuluessa siitä, kun hanke on saanut rahoituksen joko piiriltä klubille tai piirille Rotarysäätiöstä, jos kyseessä on piirihanke. Mahdollisesti käyttämättömät varat on palautettava välittömästi Rotarysäätiölle jossa ne liitetään takaisin piirin DDF-varoja kartuttamaan. Palautetut varat säilyvät siis piirin saatavana tulevia Global Grant hankkeita varten, katso kohta Global Grantien osalta raportointisäännöt ovat suunnilleen samat Hanketukea saaneiden klubien ja piirien on säilytettävä jäljennökset kaikista pankin tiliotteista ja kuluihin liittyvistä kuiteista paikallisten lakien puitteissa. Suomessa riittänee lähinnä verotuksellinen näkökulma eli verovuotta seuraavat kuusi vuotta, jona aikana valtion- ja kunnanasiamiehellä on oikeus vaatia verotuksen oikaisemista ja mahdollista jälkiverotusta Näyttäisi siltä, että tilintarkastus on järjestettävissä melko joustavasti ja ei edellytä auktorisoitujen tilintarkastajien käyttöä, mutta kylläkin perehtyneisyyttä tilintarkastukseen. Kuitenkin jokaisessa piirissä on HTM ja KHT tilintarkastajia, jotka voidaan valita tilintarkastajiksi, ja jotka asuvat piirin eri puolilla Tämän lisäksi on olemassa erityiset ohjeet mm. matkustamisesta ja hankkeisiin osallistuvien vakuutuksista sekä erilaisten hätätilojen varalta. 11

12 NÄIN YKSENKERTAISTA SE ON! Pyrkimys on yksinkertaistaa kaikkinaista byrokratiaa, kasvattaa rahoitusta ja kannustaa klubeja ja piirejä sekä yksittäisiä rotareita tukemaan Rotarysäätiötä ja toteuttamaan Rotarysäätiön ylevää mottoa Tehdä Hyvää Maailmassa To Do Good in The World Alkuperäiset Rotarysäätiön julkaisemat englanninkieliset ohjeet, määräykset, käsikirjojen tekstit ym. ovat ainoa oikeuslähde. Asia joka ei suoranaisesti kuulu tähän mutta josta haluan tiedoitta kaikille, on että jokainen maailman rotarypiiri saa esittää yhtä tai useaa opiskelijaa Peaceohjelmaan, jossa 2-vuotisen stipendin arvo on dollaria. Siihen ei kulu piirin eikä klubien rahaa senttiäkään, vaan sen rahoittaa kokonaan World Fund. Espoossa / Kari Tallberg Lappeenrannassa / Kaapo Pulkkinen Porvoossa Peter Flander 12