BASWARE KÄYTTÄJÄPÄIVÄT Kohti tehostetumpaa suunnittelua ja raportointia

Transkriptio

1 BASWARE KÄYTTÄJÄPÄIVÄT Kohti tehostetumpaa suunnittelua ja raportointia Taulukkolaskennan maailmasta tietokantapohjaisuuteen FPM-ohjelmiston käyttöönotto ja tulevaisuuden odotukset 1

2 Tampereen ammattikorkeakoulu Visio TAMK antaa menestymisen avaimet luomalla uutta ja kansainvälistä osaamista. Toiminta-ajatus Tampereen ammattikorkeakoulu tuottaa ajanmukaista osaamista koulutuksella sekä siihen liittyvällä käyttäjälähtöisellä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnalla. Työelämäkorkeakouluna TAMK vahvistaa toiminta-alueidensa menestystä ja uudistumista monialaisuuttaan hyödyntämällä. 2

3 Yksi suurimmista Suomen 2. suurin ammattikorkeakoulu yli opiskelijaa 2500 aloittavaa tutkinto-opiskelijaa vuosittain 7 koulutusalaa 45 koulutusohjelmaa, joista 8 englanninkielisiä ammatillinen opettajakorkeakoulu monimuotoista täydennyskoulutusta henkilöstöä vierailevaa luennoitsijaa vuodessa vuosibudjetti 75 milj. euroa 3

4 Pääkampus uudistuu vuosina toimipistettä 4

5 Vetovoimaisin Suomen suosituin kevään 2011 yhteishaussa Nuorten koulutus - yli hakijaa ensisijaista hakijaa - 5,6 ensisijaista hakijaa per aloituspaikka Aikuisten koulutus ensisijaista hakijaa - 6 ensisijaista hakijaa per aloituspaikka 5

6 Monimuotoista koulutusta ammattikorkeakoulututkinto (210/240/270 op) ylempi ammattikorkeakoulututkinto (60/90 op) ammatilliset erikoistumisopinnot (30 60 op) ammatillinen opettajan- ja erityisopettajankoulutus, TAOKK (60 op) avoin ammattikorkeakoulu lisä- ja täydennyskoulutus tilattava henkilöstökoulutus 6

7 Opiskelijat koulutusaloittain Tutkintoon johtava koulutus 9933 Liiketoimintaosaaminen 1556 Kulttuuri ja viestintä 979 Tietojenkäsittely 602 Metsätalous 151 Matkailu- ja toimitilapalvelut 648 Insinöörikoulutus: rakentaminen, tekniikka ja tuotanto 3646 Hyvinvointi, terveys ja hoitotyö, sosiaalityö 2351 Tilasto

8 Kansainvälinen 350 yhteistyökorkeakoulua 48 maassa Vaihto-ohjelmia Leonardo LLP/Erasmus Nordplus Tempus First kahdenvälinen yhteistyö kv-teemaviikot, intensiivikurssit liikkuvuus Suomen kärkitasoa lähtevät 1068, saapuvat 708 (2010) 8

9 Aktiivinen kehittäjä Yhdessä työelämän kanssa harjoittelua, harjoitustöitä, opinnäytetöitä opetuksen toteutusta verkostoitumista Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeet monialaisia, ulkopuolisella rahoituksella toteutettuja toimivat opiskelijoiden oppimisympäristöinä 9

10 10

11 TAMKia ylläpitää Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Oy Osakkaat Tampereen kaupunki 87 % Pirkanmaan koulutuskonserni-kuntayhtymä 6 % Länsi-Pirkanmaan koulutuskuntayhtymä 3 % Sastamalan koulutuskuntayhtymä 3 % Tampereen Musiikkiopiston Säätiö 0,5 % Tampereen Talouskouluyhdistys ry 0,5 % Rehtori, toimitusjohtaja Markku Lahtinen 11

12 Taustaa budjetointi- ja raportointijärjestelmän hankinnalle Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Oy ja Tampereen ammattikorkeakoulu yhdistyivät vuoden 2010 alusta. Samalla siirryttiin molempien koulujen osalta osakeyhtiömuotoiseen toimintaan. Kirjanpidon järjestelmänä käytössä Tampereen kaupungin omistama SAP. Kirjanpito hoidetaan yhteistyössä Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen kanssa. Yhtiöllä oma tietohallinto/it ja oma henkilökunta- sekä opiskelijaverkko. Yhtiön edellytetään raportoivan taloudestaan usealle taholle: sisäisesti johto ja päälliköt, hallitus, omistajat, rahoittaja/opetusministeriö, Tilastokeskus, tilintarkastajat jne. 12

13 Taustaa budjetointi- ja raportointijärjestelmän hankinnalle Aiemmin raportointia tuotettiin ex-piramkin osalta excel-raportteina ja ex-tamkin osalta SAP BW/excel-raportteina. Budjettitietojen keräyksessä käytettiin exceliä/edit gridiä. SAPiin rakennettu raportointi ei enää palvellut yhtiömuotoista toimintaa (esim. kunnallinen tilikartta eri muotoinen kuin yhtiön) ja raportoinnin kehittäminen Tre kaupungin toiminnan/organisaation rinnalla haasteellista. Organisaation kasvettua myöskin budjettitietojen keräys excelpohjilla on työlästä ja virhealtista. Raporttien ja budjettimateriaalien jakelukanavina käytettiin jaettuja hakemistoja, edit gridiä ja wikiä, joiden ylläpito työlästä. Vuoden 2010 syksyllä päätettiin lähteä kilpailutuksen kautta hakemaan valmisohjelmaa, jossa toiminnallisuuksia sekä budjetointiin että raportointiin 2011 tammikuussa allekirjoitettiin sopimus Baswaren kanssa 13

14 Tavoiteltavat hyödyt Manuaalisen työn vähentäminen enemmän aikaa tietojen analysointiin Ajantasainen tieto tiedonsiirto kirjanpitojärjestelmästä kerran vuorokaudessa Pääsy tiedon lähteille porautuminen tositetason tietoon ja palkkatoteutumiin henkilötasolla Osataan itse tehdä uusia raportteja konsulttien opastus,jonka jälkeen tietämystä jaetaan oman henkilöstön kesken Graafinen raportointi/visuaalisuus Analyzer-raportointi 14

15 Tavoiteltavat hyödyt Budjetoinnin manuaalisen työn ja virhemahdollisuuksien vähentäminen palkkabudjetointi ja talousbudjetointityökalut Johtajien ja päälliköiden sitouttaminen budjetointiin budjetointityökalujen käyttö riittävän helppoa ja budjetointimateriaalin jakaminen/dokumentointi yhden kanavan kautta Talousraporteilla yksi kanava budjetointidokumentointi ja talousseuranta samassa ohjelmassa Raportoinnin käyttäjäystävällisyys loppukäyttäjälle näkyy vain hänen tarvitsemansa tieto, raporttien löytäminen ja käyttö helppoa (ei liikaa klikkauksia ) Organisaatiomuutosten hallinta vuosikohtaiset laskentatunnisteet, tiedon konvertointimahdollisuus 15

16 Vaihe 1, 1-9/ vaihe, projektisuunnitelmaan (1-9/2011) sisällytettiin: Toteumaraportointi Ensimmäiset raportit johtajille ja päälliköille toukokuun lopussa: budjettiseuranta-, projekti- ja investointiraportti Talousbudjetointi Talousbudjetointipohja käyttöön vuoden 2012 budjetointiin, syöttö keskitetysti taloushallinnossa Palkkabudjetointi Palkkabudjetointipohja käyttöön vuoden 2012 budjetointiin 16

17 Kokemuksia projektin etenemisestä Toimittajan konsultit asiantuntevia ja ymmärtäneet nopeasti toimintamme luonnetta. Raportoinnin pystyttäminen ja talouden kokonaisbudjetoinnin syöttöpohjien toteutus sujuivat nopeasti. Palkkabudjetoinnin toteutus ollut haasteellisempaa. Jatkossa osaamme paremmin varautua siihen, että raportointiominaisuuksien käyttöönotto ja itsenäinen kehitystyö on helpompaa kuin tietojenkeräys/syöttöpohjien luonti, joiden kehittämistyössä tarvitaan enemmän konsulttiapua. Liittymien rakentaminen on haasteellista, tosin meidän tapauksessa hankaluuksia myös luovuttavassa päässä. 17

18 Kokemuksia projektin etenemisestä Konsulttipäiviä sovittu riittävästi ennalta ja niissä edetty ripeästi Tietomäärä ja uuden opettelu vaativaa tietojen sulattamiselle ja toimintojen omatoimiselle kokeilulle varattava aikaa Asiakkaalla oltava hyvä kokonaiskäsitys ohjelman eri raporteista ja syöttöpohjista Järjestelmän käytön omaksumista ja suunnittelutyötä helpottaa: Ymmärrys tietokannoista ja tietokentistä Excel osaaminen erityisesti pivot-ominaisuudet Vanhat raporttipohjat Yhteistyö oman tietohallinnon it-osaajien kanssa Jaettu pääkäyttäjyys vaatii hyvää kommunikointia Jaettu pääkäyttäjyys talouden ja henkilöstöhallinnon välillä Mahdollisesti ensi vuonna kolmantena pääkäyttäjätahona kehittämisyksikkö, joka käyttäisi ohjelmaa tavoite- ja vuosisuunnittelun tietojen keräykseen 18

19 Kokemuksia projektin etenemisestä Kevään aikana 2011 toteutettiin paljon konkreettista: Perustiedot: tilikartta, kustannuspaikkahierarkia + muut Laskentatunnisteet Neljä toteumaraporttia: Budjettiseurantaraportti, Investointiraportti, Projektiraportti ja Kustannuspaikat rinnakkain raportti Talousbudjetointipohja Muutamia konversiopohjia ja budjetin apupohjia pääkäyttäjille Johtajat ja päälliköt koulutettu ohjelman käyttöön Elo- ja syyskuu vielä rakennettu palkkabudjetointipohjia Kokonaisuuden hahmottamisessa ilmennyt kommunikaatiokatkoksia (miten tiedot etenevät eri pohjilta seuraaville) Lisähaastetta toteutukseen tuonut budjetointiprosessin kehittäminen samanaikaisesti teknisen työvälineen käyttöönoton rinnalla 19

20 Kokemuksia projektin etenemisestä Loppukäyttäjät Ensimmäisille raporteille jätettiin hyvin vähän valintavaihtoehtoja loppukäyttäjille Loppukäyttäjät osaavat valita haluamansa kustannuspaikan tai tilausnumeron ja ovat tehneet itselleen suosikkeja. Koulutuksissa johtajat/päälliköt kommentoivat, että ohjelma on helppo omaksua, koska se muistuttaa exceliä. Loppukäyttäjille ohjelman löytäminen on helppoa (ikonina työpöydällä) ja se on kertakirjautumisen piirissä. Myös etäkäyttömahdollisuutta selvitetään, koska loppukäyttäjät toivoneet sitä. Loppukäyttäjät kokeneet helpoksi raporttien tulostuksen paperille tai tallennuksen tiedostona. Loppukäyttäjillä roolikohtaisia sekä muutamia henkilötason personoituja raporttihakemistokäyttöliittymiä Loppukäyttäjiä helpottanut ohjelman omaksuminen, kun raportteja on vain muutamia ja heidän valintalistoillaan vain omat kustannuspaikat. 20

21 Jatkokehitys ja tulevaisuuden odotukset Palkkaraportit Syksyn 2011 aikana toteutetaan muutamia palkkaraportteja, joiden myötä johtajat ja päälliköt saavat itse katsottua ohjelmasta henkilöstökulujen osalta tarkempaa toteumatietoa. Vähentää selvittelytyötä taloudessa ja henkilöstöpalveluissa ja mahdollistaa entistä oikeellisemman kustannusten kohdistuksen. Vuoden 2012 aikana jatkokehitetään palkkaraportointia omalla työllä. Matkakulujen raportointi Vuoden 2012 toteutetaan muutamia matkakuluraportteja. Graafinen raportointi Vuoden 2012 aikana otetaan käyttöön graafisen analysoinnin moduuli. 21

22 Jatkokehitys ja tulevaisuuden odotukset Vyörytykset Selvitetään FPMn vyörytyslaskennan mahdollisuuksia, joita voitaisiin hyödyntää esim. maksullisen palvelutoiminnan hinnoittelussa sekä opetusministeriölle tehtävässä kustannuslaskennassa. Uusia talousraportteja Vuoden 2011 ja 2012 aikana kehitetään ja julkaistaan loppukäyttäjille muutamia uusia talousraportteja esim. kuukausivaihtelut, virallinen tuloslaskelma ja tase, englanninkieliset raportit, vuosivertailuraportit Tiedonsiirrot muihin raportointikanaviin Kirjanpito-, palkka- ja matkaohjelmien liittymien myötä FPMstä voidaan siirtää tietoa muihin raportointivälineisiin esim. Projektienhallintaohjelma, opetusministeriön tietovarasto Mahdollistaa tiedon ajantasaisen siirron useaan paikkaan 22

23 Jatkokehitys ja tulevaisuuden odotukset Työkalu tavoite- ja vuosisuunniteluun (TASO) Vuoden 2012 aikana toteutetaan TASOn tiedonkeräyspohjat laadullisten ja mittaritavoitteiden osalta. Vuoden 2013 aikana toteutetaan TASOn henkilötyövuosien tiedonkeräyspohjat sekä investointien tiedonkeräyspohja 23

24 Jatkokehitys ja tulevaisuuden odotukset Odotukset toimittajan suuntaan Ohjelman tarjoamien mahdollisuuksien esittely Toteutusvaihtoehtojen esittely ja parhaan vaihtoehdon seulonta Eri syöttöpohjien ja raporttipohjien kokonaisuuden hallinta Tietokannan hallinta Nopea reagointi avunpyyntöihin Kanava kehitystarpeiden esittämiseen ja tietoa tulevien versioiden kehityskohteista 24

25 KIITOS 25