Suunnittelun ja raportoinnin uudistaminen kokemuksia Business Planning järjestelmästä FPMjärjestelmään. Leena Louhikytö Helsingin sosiaalivirasto

Transkriptio

1 Suunnittelun ja raportoinnin uudistaminen kokemuksia Business Planning järjestelmästä FPMjärjestelmään siirtymisestä Helsingin sosiaalivirasto

2 Sisällys Sosiaaliviraston esittely Taloussuunnittelu Helsingin kaupungissa Baswaren tuotteet sosiaalivirastossa Business Planning projekti ja BP:n käyttö FPM projekti ja FPM:n käyttö, Ennustaminen ja budjetointi Muutokset, plussat ja miinukset Kustannukset ja tekniikka Ratkaistavia asioita ja jatko

3 Helsingin sosiaalivirasto Sosiaalisesti eheä ja moniarvoinen Helsinki Sosiaalivirasto huolehtii helsinkiläisten sosiaalipalveluista. Viraston viisi vastuualuetta tarjoaa kaupunkilaisille koko elämänkaaren kattavat sosiaalipalvelut. Toiminnan lähtökohtana on aina asiakkaan elämänvaihe.

4 Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen yhdistyminen Sosiaali- ja terveysvirasto , n henkilöä Varhaiskasvatusvirasto , n henkilöä

5 Baswaren tuotteet sosiaalivirastossa Basware Business Planning (BP) -Basware Analyzer -Basware Hoover Basware Invoice Processing (IP, meillä BIP) Basware Purchace Management (PM, meillä Kosti) Basware Financial Performance Management (FPM) - Basware Analyzer 530 syöttö-, 200 raportointi- ja 5 pääkäyttäjälisenssiä

6 Business Planning - projekti Aloitettiin yhdessä terveyskeskuksen kanssa vuonna 2008 Projekteilla yhteinen ohjausryhmä, vaikka muuten virastoilla omat projektit Virastoilla omanlaisensa BP Tehtiin osissa: budjetointi, ennustaminen, suoritteet, henkilöstö, Analyzer Valmistui lopullisesti vuoden 2011 alussa

7 Sosiaaliviraston BP Ennustaminen: 28 syöttöpohjaa Budjetointi: 9 syöttöpohjaa Raportointi: 44 raportointipohjaa Ulottuvuuksia 4 : organisaatio, sektori+kumppani, toiminnot, hankkeet Tietotyyppejä 10 : tot, tub, tae, henkilöstö, muu, eny, ent, env, Analyzerin hierarkia 1 ja 2

8 Sosiaaliviraston BP, jatkuu Hoover: 14 liittymäajoa 5 sisäistä ajoa (tietojen siirtoa BP:ssä) yhteensä 19 ajoa Analyzer: toteumat 5 välilehteä ennusteet 1 välilehti suoritteet 2 välilehteä henkilöstö 3 välilehteä vakanssit 2 välilehteä yhteensä 13 välilehteä

9 Miksi FPM? LASKE eli uusi Helsingin kaupungin kirjapitojärjestelmä - uudet laskentatunnisteet->suuret muutokset, pelkkä päivitys ei riitä - BP:n ulottuvuudet eivät riitä - kaupungin yhteinen päätös Basware lopettanut BP:n kehittämisen ja käyttöönoton

10 FPM - projekti Aloitettiin yhdessä terveyskeskuksen kanssa kesällä Budjetointi valmistui marraskuussa Ennustaminen valmistui maaliskuussa Suoritteiden ennustaminen maaliskuussa - Laske-liittymät toukokuussa Henkilöstö kesällä 2012, kesken - Analyzer kesällä 2012, kesken - Porautuminen laskulle kesken

11 Sosiaaliviraston FPM Ennustaminen: 14 syöttöpohjaa Budjetointi: 16 syöttöpohjaa Raportointi: 21 raportointipohjaa (tähän mennessä) Ulottuvuuksia 6: organisaatio, rahasto, projekti, toimintoalue, kumppani, suoriteorganisaatio Tietotyyppejä 9: toteuma, toteuma henkilöstö, toteuma suoritteet, tulosbudjetti, talousarvioehdotus, raami, ennuste yksikkö, ennuste toimisto, ennuste vastuualue

12

13 Ennustamisprosessi Ennustaminen: 14 syöttöpohjaa toteuma, henkilöstö, suoritteet ja investoinnit vuoden lopussa johtamistoimenpiteet Prosessi yksikön ennuste -> toimiston sopeutus -> vastuualueen sopeutus Fpm:ssä lisäksi ennusteen kopiointi seuraavalle kuukaudelle, kauden avaus ja lukitus

14 BP / FPM:n käyttö SAP/ Laske kirjanpitojärjestelmä Hijat / kaupungin henkilöstötietojärjestelmä DW /Sosiaaliviraston tietovarasto Raportointi Kaupungin HETAtietovarasto Sosiaaliviraston BP / FPM Ennustaminen Budjetointi

15 Muutokset Ulkonäkö ja käyttöliittymä - kaikki koulutettava uudelleen Liittymien hallinta - ei erillistä Hoover ohjelmaa Client-ohjelmisto asennettava kaikille Analyzeriin ei muutoksia

16 Kustannukset Lisenssit - hinta 30 % edellisestä Konsultointityö - hinta 75 % edellisestä Ylläpito ei vielä sovittu

17 Tekniikka Client asennettava kaikille - tuottanut hankaluuksia eikä ole asentunut kaikkiin työasemiin Ohjelma on hitaampi käynnistymään kuin BP - alussa esiintyi jumiutumista AD:sta tunnukset, ei erillistä kirjautumista

18 Plussat - nykyaikaisempi - helppokäyttöisempi - omat suosikit helpottaa käyttöä - ei erillistä kirjautumista - ei erillistä ohjelmaa liittymille

19 Miinukset - uusi ohjelma, opettelu - kuin uuden ohjelman tekeminen - kallis investointi - hidas projekti - vaatii clientin - Baswaren resursseista pula, uudet konsultit joka projektissa

20 Vielä ratkaisematta - ylläpito - lisenssien siirto - uudet projektit ja lisenssit niissä - rinnakkaisten järjestelmien ylläpito ja kustannukset

21 Jatko Uudet projektit - sosiaali- ja terveysviraston FPM - varhaiskasvatusviraston FPM - aloitettu määrittely..

22 KIITOS!