ROVANIEMEN KEHITYS OY PYYTÄÄ TARJOUSTA LOVING LAPLAND - ROVANIEMI INTERNATIONAL DESIGN SHOWS KOKONAISUUDEN SUUNNITTELUSTA JA MANAGEROINNISTA

Transkriptio

1 ROVANIEMEN KEHITYS OY PYYTÄÄ TARJOUSTA LOVING LAPLAND - ROVANIEMI INTERNATIONAL DESIGN SHOWS KOKONAISUUDEN SUUNNITTELUSTA JA MANAGEROINNISTA 1. Taustaa Rovaniemen kaupunki on solminut World Design Capital Helsinki hankkeesta vastaavan Kansainvälisen designsäätiön kanssa yhteistyösopimuksen, jonka mukaan Rovaniemen kaupunki osallistuu World Design Capital Helsinki 2012 vuoden sisältöjen ja ohjelman tuottamiseen. Rovaniemen Kehitys Oy:n ja Lapin yliopiston yhteistyönä on käynnistetty WDC2012 Helsinki-Rovaniemi hanke, jonka avulla vahvistetaan yhteistyötä pk-yritysten, koulutuksen ja julkisen sektorin välillä ja tuodaan näkyville pohjoisen muotoilun osaaminen. Lisätietoja WDC2012 Helsinki-Rovaniemi hankkeesta: _Rovaniemi.iw3 Rovaniemen Kehitys Oy järjestää osana WDC2012 Helsinki-Rovaniemi hanketta Lapin luovien alojen yrittäjien ja Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan opiskelijoiden näkyvyyden, verkostoitumisen ja kansainvälistymisen vahvistamiseksi sekä alueen ja osallistujien imagon kirkastamiseksi Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows kokonaisuuden. Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows on alueellisten ja kansainvälisten muotoiluproduktioiden kokonaisuus, johon kutsutaan mukaan Lapin luovien alojen yritykset, Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan opiskelijat ja siellä opiskelleet kansainväliset vaihto-opiskelijat. Muotoiluproduktioita toteutetaan eri puolilla maailmaa 7o kappaletta (à ), esimerkiksi pop-up näyttelyinä. Mahdollisina alustoina toimivat mm. suomalaiset design viikot (Rovaniemi Design Week ja Helsinki Design Week), muut muotoilutapahtumat ja kansainväliset muotoiluviikot. Kohdekaupunkeina Rovaniemen ja muotoilupääkaupunki Helsinki kaupunkien lisäksi kansainväliset muotoilukaupungit ja Lapin yliopistossa opiskelleiden vaihto-opiskelijoiden nykyiset kotikaupungit. 2. Tarjouspyyntö: Rovaniemen Kehitys Oy / WDC2012 Helsinki-Rovaniemi -hanke pyytää tarjoustanne Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows kokonaisuuden suunnittelusta ja manageroinnista. Tarjouksen tulee sisältää: 1) Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows kokonaisuuden suunnittelu a. Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows konseptin kehittäminen ja toteutustavan määrittely tilaajan antamien reunaehtojen mukaan, sisältäen aikataulutuksen b. Produktioiden kriteeristön ja osallistujien ohjeistuksen, sekä produktioihin liitettävien visuaalisten elementtien ja materiaalien luominen yhdessä tilaajan kanssa c. Tarvittavien verkkopohjaisten sovellusten ratkaisujen käyttöönotto (mm. lomakkeet hakuun, galleria dokumentointiin) sekä muotoiluproduktioiden dokumentointitavan määritteleminen d. Valmiiden esiintymisalustojen, sisältäen mm. yhteisesiintymiset messuilla / muissa muotoilutapahtumissa (2-3 tapahtumaa) kartoittaminen 2) Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows kokonaisuuden managerointi a. Kokonaisvaltainen toiminnan läpivieminen, sisältäen hakuprosessin kaikkine vaiheineen b. Osallistujien (yritysten ja opiskelijoiden) hakeminen ja aktivoiminen, sekä tarvittava yhteydenpito heidän kanssaan c. Osallistujat valitsevan juryn sihteerinä toimiminen d. Valmiiden esiintymisalustojen, eli yhteisesiintymisten messuilla / muissa muotoilutapahtumissa (2-3 tapahtumaa) järjestäminen e. Muotoiluproduktioiden dokumentoinnin toteutuksen valvonta f. Tulosten raportointi tilaajalle

2 Tuottaja osallistuu kokonaisuuden markkinointiin ja tiedottamiseen vastaten sen näkyvyydestä yhdessä tilaajan kanssa. Lopputuloksena tulee syntyä: Lopputuloksena tulee syntyä toteutussuunnitelma Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows kokonaisuuden konseptista ja manageroinnista sekä kokonaisuuden kokonaisvaltainen läpivieminen suunnitelman ja tilaajan antamien reunaehtojen mukaisesti. Suunnittelu- ja toteutusaikataulu: Tarjous pitää sisällään suunnittelu- ja toteutusvaiheen. Suunnittelu ja valmistelutyö aloitetaan heti kun tarjous on hyväksytty ja toteutetaan niin, että lopullinen toteutussuunnitelma esitellään tilaajalle viimeistään mennessä. Toteutusvaiheessa tuottaja manageroi hakuprosessin suunnitellun aikataulun mukaan, koordinoi tuotannot, jotka toteutetaan pääsääntöisesti vuoden 2012 aikana, kuitenkin viimeistään mennessä (pääasiallinen toteutusvastuu muotoiluproduktioiden toteuttajilla), valvoo produktioiden dokumentoinnin ja vastaa osaltaan niiden esille tuomisesta ja näkyvyydestä sekä vastaa kokonaisuuden dokumentoinnista tilaajalle. Tuottaja toimittaa lopullisen dokumentoinnin produktiokokonaisuudesta tilaajalle produktioiden toteuduttua, kuitenkin viimeistään Toteutusvaiheessa tuottajan tehtävät jakaantuvat vuoden 2012 (viimeistään ) kuluessa useammalle jaksolle toteutussuunnitelman mukaan. Liitteet: Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot/liitteet: Työsuunnitelma, joka vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä tavoitteita ja vaatimuksia Tarjouksen hinta eriteltynä kohtiin 1 ja 2 (alv 0%). Maksupostitaulukko Referenssit: Tarjoukseen tulee liittää luettelo viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana toteutetuista vähintään kahdesta tässä tarjouspyynnössä tarkoitetuista vastaavista palveluista arvoineen, ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen sekä mahdollisesta muusta tapahtumasuunnitteluun ja -tuotantoon pätevöittävästä asiantuntemuksesta. 3. Ilmoitus ja hankintamenettely Hankinta on ns. pienhankinta ja se alittaa kansallisen hankinnan kynnysarvon ( ) rajan. Hankinta tapahtuu tarjouskilpailun perusteella. Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin esitettyjen valintakriteerien mukaisesti. Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kilpailuun osallistuneille kirjallisesti, sähköpostilla. Tarjouksen pyytäjä pidättää itselleen oikeuden jakaa hankinnan eri toimittajien kesken. Luontevan hankintakokonaisuuden vuoksi tarjouksen pyytäjä pidättää myös oikeuden hankkia vain osan tarjotusta työstä, mikäli tietyn osan hankinta johtaa tässä tarjouspyynnössä tarkoitettuun kokonaistaloudellisesti edullisimpaan hankintaan. 4. Alihankinta ja hankinnan jakaminen Tarjouksessa on ilmoitettava toimittajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin palvelun tuottajaa. Osatarjouksia ei oteta huomioon ja hankintaa ei jaeta.

3 5. Toimitusaika Suunnittelutyö voidaan käynnistää heti, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Suunnittelutyön tulee olla valmis viimeistään Väliraportoinnit hakuprosessin sovitun aikataulun mukaan. Tuottajan tulee toimittaa tilaajalle lopullinen dokumentointi kokonaisuudesta kun muotoiluproduktiot on toteutettu, kuitenkin viimeistään Työsuunnitelma Tarjouksen oheen on liitettävä työsuunnitelma, jonka tulee vastata tarjouspyynnössä esitettyjä tavoitteita ja vaatimuksia. 7. Hinnoittelu Tarjoajan tulee ilmoittaa kokonaishinta työn menestykselliseen suorittamiseen (alv 0 %) suunnitteluvaiheen ja toteutusvaiheen osalta. Kokonaishintaan tulee sisällyttää arvio kaikista erityisistä korvauksista ja kuluista (KSE 1995) mukaan lukien mahdolliset matka- ja majoituskulut. Kokonaishintaa ei saa ylittää ilman tilaajan suostumusta. Kaikki hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. 8. Tarjoukseen liitettävät selvitykset/todistukset Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen seuraavat selvitykset/todistukset: Tarjouksen hintatiedot Projektisuunnitelma ja toteutusehdotus Referenssiluettelo viimeksi kuluneen kahden vuoden aikana toteutetuista vähintään kahdesta tässä tarjouspyynnössä tarkoitetuista vastaavista palveluista arvoineen, ajankohtineen ja vastaanottajatietoineen sekä mahdollisesta muusta tapahtumasuunnitteluun ja -tuotantoon pätevöittävästä asiantuntemuksesta. Verovelkatodistus Ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus Nämä tiedot on tulostettavissa www sivulta: Tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Pyydetyt todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia. 9. Oikeudet Rovaniemen Kehitys Oy pidättää kaikki oikeudet tarjouspyynnön perusteella toteutettavaan suunnittelutyöhön ja sen tuloksiin, aineistoon sekä materiaaliin (pitäen sisällään, mutta ei rajoittuen mm. lähtödokumentteihin, projektissa syntyvän dokumentaation, lopullisiin suunnitelmiin yms.). Tekijänoikeus sekä oikeus muunnella tuotetta jäävät Rovaniemen Kehitys Oy:lle. Oikeuksista sovitaan tarkemmin erillisessä hankintasopimuksessa. Tilaajalla on oikeus niin halutessaan ja haluamillaan ehdoilla siirtää sopimuksen mukaiset oikeutensa kolmannelle osapuolelle ketään muuta kuulematta. 10. Tarjousten valintakriteerit Hankintapäätös perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Hankintaan sovelletaan seuraavia valintakriteereitä:

4 Hankinnan hinta painoarvo 40 pistettä Vertailuun mukaan otetuista tarjouksista maksimipistemäärän (40 pist.) saa laatimiskustannuksiltaan edullisin tarjous. Muiden vertailussa olevien tarjousten suunnitelman laatimiskustannukset pisteytetään seuraavasti: halvin hinta / vertailuhinta x max. pistemäärä = pisteet hankinnan hinnasta Laatu ja resurssit painoarvo 60 pistettä Tarjouksen vastaavuus tilaajan asettamiin tavoitteisiin, vaatimuksiin ja kriteereihin nähden osuuden painoarvo 30 pistettä Tarjoajan asiantuntemus ja kokemus asiantuntijuus tapahtumatuottamisesta kokemus ja näyttö laajuudeltaan ja sisällöltään vastaavien tuotantojen/tapahtumien organisoinnista ja toteuttamisesta viimeisen kahden vuoden ajalta, tarjouksen liitteenä olevien referenssien laatu osuuden painoarvo 30 pistettä Rovaniemen Kehitys Oy pidättää itsellään oikeuden olla toteuttamatta hankintaa, mikäli tarjoukset eivät vastaa vaatimus- ja kustannustasoa. 11. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä ja merkinnällä luottamuksellinen. Tilaajat harkitsevat, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen kokonaishinta ei ole liikesalaisuus. 12. Maksuehto ja viivästyskorko Tarjoajan tulee tehdä esitys maksupostitaulukosta. Maksupostitaulukosta sovitaan tarkemmin sopimuksen teon yhteydessä. Maksuerät sidotaan tulosten hyväksymiseen. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. 13. Tarjouksen hylkäämisperusteet Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä saamansa tarjoukset, tai hyväksyä vain osa tarjouksesta. Tarjous voidaan hylätä jos se on jätetty puutteellisena ja tai myöhässä. Tarjous voidaan myös hylätä jos käy ilmi, että vero, eläke tms. velvoitteita ei ole täytetty. Tarjous voidaan myös hylätä jos tarjouksenpyytäjä katsoo, että tarjous on liian alhainen vaadittavaan työmäärään nähden tai se ei vastaa esitettyä tarjouspyyntöä.

5 14. Muut ehdot Tarjoaja voi tehdä alihankintoja ja yhteistyösopimuksia. Tarjouksen ja kaikkien asiakirjojen tulee olla suomenkielisiä. 15. Optio lisähankintaan Palvelun hankkijalla on mahdollisuus tilata toimittajalta tämän hankinnan lisäksi suorahankinnalla palveluita, jotka liittyvät hankintaan, mikäli hankintasopimuksen osapuolet sen yhteisesti hyväksyvät. 16. Sopimukset Hankinnasta tehdään erikseen kirjallinen sopimus Rovaniemen Kehitys Oy:n ja valitun toimittajan kesken. Osapuolten välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä sen jälkeen, kun hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman. 17. Sopimusehdot Sopimus tehdään olemassa olevien asiakirjojen perusteella ja niiden ensisijaisuusjärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. Tarjous 18. Tarjouksen voimassaolo ja vastaanotto Sitovien tarjousten tulee olla voimassa saakka. Tarjoukset tulee jättää sähköpostitse klo mennessä osoitteeseen Otsikkokenttään merkintä: Loving Lapland - Rovaniemi International Design Shows Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 19. Lisätiedot ja tiedusteluihin vastaaminen Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen pia.lillberg@rovaniemi.fi Vastaukset toimitetaan kaikille tarjoajille sähköpostitse klo mennessä. 20. Liitteet Liite 1. WDC2012 Helsinki-Rovaniemi hankkeen toimenpidekokonaisuus Loving Lapland Rovaniemi International Design Shows Rovaniemellä Juha Seppälä Toimitusjohtaja, Rovaniemen Kehitys Oy