VERSIO KÄYTTÖOPAS 32-BITTINEN WINDOWS

Transkriptio

1 VERSIO KÄYTTÖOPAS 32-BITTINEN WINDOWS TM

2 Vastuuvapautuslauseke Novell Incorporated ei takaa, että tämän oppaan tiedot ja ohjeet ovat virheettömiä, ja torjuu nimenomaiset tai oletetut takuut tuotteen soveltuvuudesta kaupankäynnin kohteeksi tai sen sopivuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Lisäksi Novell Incorporated pidättää itsellään oikeuden tehdä julkaisuun sisältöä koskevia muutoksia milloin tahansa ilmoittamatta muutoksista kenellekään fyysiselle tai juridiselle henkilölle. Novell Incorporated ei takaa, että Novellin ohjelmistojen tiedot ja ohjeet ovat virheettömiä, ja torjuu nimenomaiset tai oletetut takuut tuotteen soveltuvuudesta kaupankäynnin kohteeksi tai sen soveltuvuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Lisäksi Novell Incorporated pidättää itsellään oikeuden tehdä Novellin ohjelmistoon sisältöä koskevia muutoksia milloin tahansa ilmoittamatta muutoksista kenellekään fyysiselle tai juridiselle henkilölle. Novell ja GroupWise ovat Novell Incorporatedin rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. C3PO, Client 32, Envoy ja GroupWise 5 ovat Novell Incorporatedin tavaramerkkejä. WordPerfect ja WordPerfect Office ovat Corel Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. QuickMenu on Corel Corporation Limitedin tavaramerkki. Franklin Day Planner on Franklin Quest Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Word Pro on Lotus Development Corporationin tavaramerkki. Windows on Microsoft Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Excel ja Windows 95 ovat Microsoft Corporationin tavaramerkkejä. Xerox on Xerox Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Versio Novell Incorporated Kaikki oikeudet pidätetään. Painettu Yhdysvalloissa Mitään tämän julkaisun osaa ei saa jäljentää, kopioida, tallentaa hakupalvelimelle, levittää tai kääntää millekään kielelle ilman julkaisijan kirjallista lupaa. Novell Incorporated 1555 N. Technology Way Orem, Utah USA Sisällys 1

3 Sisällys Aloittaminen Viestien käsitteleminen postilaatikossa Omien ajanvarausten ja ryhmäajanvarausten tekeminen Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi... 2 GroupWisen lyhyt esittely... 7 Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen Tiedostojen liittäminen Lähetettyjen viestien käsitteleminen Vastaanotettujen viestien käsitteleminen Ajanvarausten tekeminen Toistuvien ajanvarausten tekeminen Kalenterin käyttäminen Postilaatikon hallinta Puhelimen käyttäminen GroupWisessa Päiväkalenterin käyttäminen Hälytyksen asettaminen kalenteriviesteille Kansioluettelon käyttäminen Jaettujen kansioiden käyttäminen Notifyn käynnistäminen Postilaatikossa olevien viestien arkistoiminen Postilaatikon viestien tulostaminen Sääntöjen luominen Postilaatikon valtuuksien myöntäminen toiselle käyttäjälle Roskakorin avaaminen ja tyhjentäminen Viestien poistaminen postilaatikosta Postilaatikon viestien tallentaminen Resurssien omistaminen Soita lähettäjälle -toiminnon käyttäminen Puhelinneuvottelut-toiminnon käyttäminen GroupWisen etäkäyttö GroupWisen etäkäyttö: yleiskatsaus Etäkäytön valmisteleminen Viestien lähettäminen ja hakeminen etäkäytössä Etäyhteyksien määrittäminen Sisällys 2

4 Asiakirjojen luominen ja käsitteleminen GroupWisen mukauttaminen Viestien etsiminen postilaatikosta Ohjatun viestin lähettäminen ja vastaanottaminen Asiakirjojen hallinta GroupWisessa Asiakirjojen luominen Asiakirjojen tuominen GroupWisen kirjastoon GroupWisen yhteiskäyttö muiden sovellusten kanssa Asiakirjan useiden versioiden säilyttäminen Asiakirjojen jakaminen Asiakirjan tapahtumahistorian tarkasteleminen Asiakirjojen uloskuittaaminen Asiakirjojen kuittaaminen sisään Asiakirjojen poistaminen Asiakirjojen kopioiminen Asiakirjojen tallentaminen Asiakirjojen avaaminen GroupWisen määritysten asettaminen Postilaatikon salasanan määrittäminen Työkalurivin mukauttaminen Kirjastoasetusten mukauttaminen Käynnistysparametrien käyttäminen Viestien etsiminen Tekstin etsiminen viestistä Suodattaminen Ohjatun viestin käyttäminen: yleiskatsaus Osoitekirjan käyttäminen Osoitekirjan käyttäminen: yleiskatsaus Käyttäjien ja resurssien etsiminen Ryhmien käyttäminen viestien lähettämiseen Omien osoitekirjojen luominen Osoitteiden siirtäminen osoitekirjasta toiseen Tietojen näyttäminen osoitekirjassa Sanomien lähettäminen osoitekirjan avulla Usein käytettyjen osoitteiden käyttäminen Ryhmien, organisaatioiden tai resurssien tarkasteleminen osoitekirjassa Sisällys 3

5 GroupWise Imaging -sovelluksen käyttäminen Kirjautuminen GroupWiseen Imaging-sovelluksen käyttäminen: yleiskatsaus Merkintöjen käyttäminen Skannaaminen Aikaisemmin tallennetun kuvan avaaminen Kuvan lähettäminen sähköpostitse Kirjautuminen GroupWiseen Hakemisto Hakemisto Sisällys 4

6 Aloittaminen 1 Sisällys

7 - Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi GroupWise on ohjelmisto, joka on suunniteltu täyttämään kaikki käyttäjänsä sähköpostiviesteihin, ajanhallintaan, kalenteriin ja asiakirjanhallintaan liittyvät tarpeet. GroupWisen käynnistäminen Ennen kuin voit käyttää GroupWisea, sinun täytyy käynnistää GroupWisen asennusohjelma. Ohjattu asennustoiminto opastaa sinua vaihe vaiheelta GroupWisen asennuksessa. Asennusohjelman suorittaminen 1 Ota yhteys järjestelmäsi vastuuhenkilöön, jos et tiedä, missä GroupWisen asennusohjelman käynnistystiedosto SETUP.EXE sijaitsee. Tämän tiedoston sijainnin tulee olla tiedossasi, ennen kuin voit jatkaa. 2 Varmista, että olet kirjautunut omalla tunnuksellasi. 3 Valitse Käynnistä Î Suorita. 4 Kirjoita GroupWisen SETUP.EXE-tiedoston hakemistopolku ja valitse OK. 5 Noudata asennusohjelman antamia ohjeita. GroupWisen käynnistäminen 1 Kaksoisnapsauta työpöydälläsi. 2 GroupWisen pääikkuna tulee näkyviin. Lisätietoja pääikkunasta on jakson Aloittaminen kohdassa GroupWisen lyhyt esittely. Lisäavun hankkiminen Jos GroupWisen käytössä ilmenee ongelmia, voit etsiä apua useista lähteistä. Voit käyttää käytönaikaista ohjetoimintoa GroupWisen kaikista osista. Ohjetoiminnon lisäksi voit etsiä vastauksia kysymyksiisi Cool Solutions -verkkolehdestä. Käytönaikaisen ohjeen käyttäminen GroupWise Clientin käyttöoppaat ovat sähköisessä muodossa. Ohjetoimintoa voi käyttää monella tavalla, ja voit valita niistä kulloinkin tarpeisiisi sopivan tavan. Miten teen Näyttää ohjetoimintojen aiheiden luettelon aiheisiin liittyvien tehtävien mukaan ryhmiteltynä. Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi 2

8 1 Valitse Ohje Î Ohjeen aiheet Î Sisällys ja kaksoisnapsauta Miten teen. Hakemisto Auttaa etsimään tietoja avainsanojen avulla kirjan hakemiston tavoin. 1 Valitse Ohje Î Sisällys ja valitse Hakemisto-välilehti. Oppaat Opastavat tehtävissä, kun tutustut GroupWisen ominaisuuksiin. Voit myös vain lukea oppaissa olevan tekstin, jos et halua suorittaa tehtäviä. 3 Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi

9 1 Valitse Ohje Î Oppaat. Tilannekohtainen ohje Esittää lyhyen selityksen mistä tahansa valintaikkunan vaihtoehdosta. 1 Napsauta valintaikkunassa ja valitse haluamasi vaihtoehto. Etsi Voit kirjoittaa sanoja tai sanaryhmiä ja tuoda näyttöön niitä sisältävät ohjeiden aiheet. 1 Valitse Ohje Î Ohjeen aiheet Î Sisällys ja valitse Etsi-välilehti. Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi 4

10 Cool Solutions -verkkolehden käyttäminen Cool Solutions on sähköinen verkkolehti, josta voi olla hyötyä GroupWisen käytössä. Lehdestä löydät hyödyllisiä vihjeitä ja artikkeleita GroupWisen käyttämisestä. Lisäksi käytössäsi on lisäresursseja, joita voit kopioida käyttöösi, kuten QuickStart-pikaohjeita ja esittelyohjelmia, jotka auttavat sinua GroupWisen käytön aloittamisessa. Seuraavassa on esimerkki lehden sisällöstä. Valitse Basics, jos haluat perustietoja GroupWisesta. Valitse Vault, jos haluat lukea lehden edellisiä numeroita. Cool Solutions -lehden avaaminen 1 Kirjoita verkkoselaimeesi Valitse Notify Me, jos haluat, että sinulle ilmoitetaan uusista artikkeleista. Valitse Talk to Us, jos haluat lähettää palautetta GroupWisesta. Kysymyksien lähettäminen GroupWise-asiantuntijoille Ask the Experts -sivulla voit esittää GroupWisea koskevia kysymyksiä. Jos et tiedä, miten jokin GroupWisen toiminto, esimerkiksi kansioiden jakaminen tai kalenterin tulostaminen, suoritetaan, etkä löydä vastausta käyttöoppaasta, lähetä kysymyksesi asiantuntijoille. 1 Kirjoita verkkoselaimeesi 2 Valitse Ask the Experts Î Ask Us. 3 Napsauta Ask the Cool Solutions Experts. 5 Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi

11 Näyttösi koosta riippuen sinun täytyy ehkä vierittää ruutua löytääksesi Ask the Cool Solutions Experts -linkin. 4 Kirjoita yhteystietosi ja kysymyksesi. 5 Valitse Send. Resurssien kopioiminen Cool Solutionsista Downloadables-sivulla on monia resursseja, jotka voit kopioida ja joita voit käyttää yrityksessäsi. Voit kopioida itsellesi muun muassa esittelyohjelmia, jotka opastavat sinua GroupWisen käytössä, verkkolehden erikoisartikkeleita tai Quick Start -kortin. 1 Kirjoita verkkoselaimeesi 2 Napsauta Downloadables. 3 Valitse tuote, jonka haluat hakea, ja noudata sitten ohjeita. Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi 6

12 GroupWisen lyhyt esittely GroupWise täyttää kaikki viestintään, ajanhallintaan, kalenteriin ja asiakirjanhallintaan liittyvät tarpeesi samassa ohjelmassa. Pääikkuna Pitkät kehotteet otsikko-rivillä kuvaavat valikon vaihtoehdon toimintaa. Pääikkuna on "kotipesäsi" GroupWise-ohjelmassa. Pääikkunassa voit lukea viestejäsi, tehdä ajanvarauksia, tarkastella kalenteriasi, avata asiakirjoja ja paljon muuta. Työkalurivi Kansioluettelo Viestiluettelo Pikakatseluohjelman avulla voit lukea postilaatikon viestit ilman, että sinun pitää avata niitä erillisessä ikkunassa. Voit avata useita GroupWise-pääikkunoita. Tästä on hyötyä, jos käytät toisen käyttäjän antamia valtuuksia. Voit tarkastella sekä omaa pääikkunaasi että valtuudet antaneen käyttäjän pääikkunaa. Haluat ehkä lisäksi avata jonkin tietyn kansion toisessa ikkunassa ja tarkastella kalenteriasi toisessa. Voit avata niin monta pääikkunaa kuin tietokoneesi muisti sallii. Seuraavassa esitellään pääikkunan perusosat. Työkalurivi Työkalurivin avulla voit suorittaa tavallisia GroupWise-toimintoja nopeasti. Voit esimerkiksi avata osoitekirjan, lähettää postisanomia ja näyttää kalenterin. Kun siirrät hiiriosoittimen jonkin työkalurivin painikkeen päälle, näkyviin tulee selitysruutu, jossa on toiminnon nimi. Kansioluettelo Pääikkunan vasemmassa laidassa olevan kansioluettelon avulla voit järjestää lähettämäsi ja saamasi viestit. Voit myös luoda uusia kansioita, joissa voit säilyttää viestejäsi. Seuraavassa on kuvaus siitä, mitä oletuskansiot sisältävät: 7 GroupWisen lyhyt esittely

13 Käyttäjäkansiosi (merkitty omalla nimelläsi) vastaa GroupWise-tietokantaasi. Käyttäjäkansiosi sisältää myös muita kansioita sekä viestejä. Postilaatikkosi sisältää kaikki lähettämäsi ja vastaanottamasi viestit. Käytä työkalurivin painikkeita, jos haluat tarkastella vain lähetettyjä tai vain vastaanotettuja viestejä. Kaappi-kansiossa säilytetään kaikkia omia kansioitasi ja jaettuja kansioita. Keskeneräiset-kansio sisältää keskeneräiset viestit. Voit kirjoittaa viestiä ja lähettää sen myöhemmin. Tämä kansio sisältää myös viittauksia asiakirjoihin, jotka on avattu tai kuitattu ulos. Roskakori-kansio sisältää kaikki poistamasi viestit ja asiakirjat. Viestiluettelo Pääikkunan oikeassa laidassa olevassa viestiluettelossa näkyvät postisanomat, puhelinviestit, ajanvaraukset, muistiot, tehtäväpyynnöt ja asiakirjaviittaukset. Työkalurivin painikkeiden avulla voit näyttää saapuneet viestit, lähtevät viestit ja omat viestit. Pikakatselu Pikakatselu avautuu viestiluetteloruudun alapuolelle. Pikakatselussa voit katsella viestejä nopeasti ilman, että sinun tarvitsee avata niitä toisessa ikkunassa. Tietoja postilaatikostasi Kaikki lähettämäsi ja vastaanottamasi viestit varastoidaan verkossa olevaan GroupWise-postilaatikkoosi. Halutessasi voit näyttää ainoastaan saapuneet, lähtevät, omat tai keskeneräiset viestit. Postilaatikossa näkyvien viestien vaihtaminen toisiin käy nopeasti työkalurivin kuvakkeita napsauttamalla. Suodattimen avulla voit asettaa lisärajoituksia postilaatikossa näytettäville viesteille. Lisätietoja on jakson Viestien etsiminen postilaatikosta kohdassa Suodattaminen. Voit järjestää viestit siirtämällä ne Kaapin kansioihin. GroupWisen lyhyt esittely 8

14 Viestien vieressä postilaatikossa näkyvät kuvakkeet Jokaisen vastaanottamasi viestin vieressä on kuvake, jonka perusteella tiedät viestistä jotakin jo ennen kuin olet lukenut sitä. Näet kuvakkeesta esimerkiksi viestityypin (postisanoma, ajanvaraus ja niin edelleen) ja sen tärkeyden. Lisäksi näet, onko viestiin liitetty liitetiedosto tai onko viestin jakelu mahdollisesti epäonnistunut jonkun vastaanottajan kohdalla. Kuvake Kuvaus Näkyy lähettämäsi viestin vieressä. Kuvake merkitsee, että viestin jakelu on epäonnistunut vähintään yhden viestin vastaanottajan osalta. Näkyy lähettämäsi tehtävän tai ajanvarauksen vieressä. Jos kuvake on tehtävän vieressä, se merkitsee, että vähintään yksi vastaanottaja on poistanut tehtävän merkitsemättä sitä valmiiksi. Jos kuvake on ajanvarauksen vieressä, se merkitsee, että vähintään yksi vastaanottaja on hylännyt tai poistanut ajanvarauksen hyväksymättä sitä. Näkyy lähettämäsi viestin vieressä. Jos kuvake on ajanvarauksen vieressä, se merkitsee, että kaikki vastaanottajat eivät ole hyväksyneet ajanvarausta. Jos kuvake on tehtävän vieressä, se merkitsee, että kaikki vastaanottajat eivät ole merkinneet tehtävää valmiiksi. Toisten viestityyppien vieressä se osoittaa, että kaikki vastaanottajat eivät ole avanneet tai poistaneet viestiä. Avaamaton postisanoma, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avattu postisanoma, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. 9 GroupWisen lyhyt esittely

15 Avaamaton ajanvaraus, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avattu ajanvaraus, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avaamaton tehtävä, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avattu tehtävä, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avaamaton muistio, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avattu muistio, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avaamaton puhelinviesti, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avattu puhelinviesti, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avaamaton asiakirja, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Avattu asiakirja, jonka tärkeys on pieni, normaali tai suuri. Lähettäjä on pyytänyt viestiinsä vastausta. Viestin tärkeys voi olla pieni, normaali tai suuri. GroupWisen lyhyt esittely 10

16 Postilaatikon tarkasteluvaihtoehdot Voit tarkastella postilaatikossasi olevia viestejä kolmella tavalla sen mukaan, miten haluat järjestää tiedot. Yksityiskohdat-, Keskustelujen kulku- ja Kalenterinavaihtoehdot sijaitsevat kaikki Näytä-valikossa. Yksityiskohdat Yksityiskohdat-vaihtoehto tuo näyttöön luettelon viesteistäsi sekä viestien sarakkeiden (esimerkiksi Aihe, Päivämäärä, Tiedoksi, Tärkeys, Asiakirjatyyppi, Valmistumisajankohta, Koko ja Versio) sisältämät tiedot. Yksityiskohdat on oletusnäkymä, jos et ole muuttanut postilaatikkosi ominaisuuksia. 1 Voit tarkastella viestejä yksityiskohtien mukaan napsauttamalla työkalurivin painiketta. Keskustelujen kulku Keskustelujen kulku tuo näyttöön alkuperäiseen viestiin liittyvän sähköpostikeskustelun sekä kaikki vastaukset hierarkkisesti ryhmiteltyinä. 1 Voit tarkastella viestejä keskustelujen kulun mukaan napsauttamalla työkalurivin painiketta. 11 GroupWisen lyhyt esittely

17 Kalenterina Kalenterina-vaihtoehto tuo näyttöön kaikki tiettyyn kansioon tallennetut ajanvarausviestit. Tästä on hyötyä, jos järjestät kaikki tiettyyn projektiin liittyvät ajanvarauksesi ja muut viestit yhteen kansioon joko itse tai sääntöjen avulla. 1 Voit tarkastella viestejä kalenterina napsauttamalla työkalurivin painiketta. Postilaatikon sarakkeiden käyttäminen Pääikkunan viestiluettelo on jaettu sarakkeisiin. Jokaisessa sarakkeessa on tietoja luettelon viesteistä. Esimerkiksi viestien aiheella ja päivämäärällä on kummallakin oma sarakkeensa. Voit tehdä oman sarakenäkymän jokaiselle kansiolle pääikkunassa muuttamalla sarakkeiden leveyttä, lisäämällä tai poistamalla sarakkeita ja muuttamalla sarakkeiden järjestystä. Voit tarvittaessa määrittää jokaiselle kansioluettelon omalle kansiolle erilaisen sarakenäyttöasetuksen. Sarakkeiden lisääminen postilaatikkoon 1 Avaa pääikkunassa kansio, johon haluat lisätä sarakkeita. 2 Napsauta sarakkeen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta haluamasi sarakkeen otsikkoa luettelossa. TAI Napsauta sarakkeen otsikkoa ja valitse Lisää sarakkeita. Valitse sarake Käytettävät sarakkeet -luetteloruudusta ja valitse Lisää. Vihje Voit valita useita lisättäviä sarakkeita painamalla Ctrl-näppäintä samalla, kun valitset sarakkeita. GroupWisen lyhyt esittely 12

18 Sarakkeiden järjestyksen muuttaminen 1 Avaa pääikkunassa kansio, jonka sarakkeiden asetuksia haluat muuttaa. 2 Napsauta sarakkeen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Lisää sarakkeita. 3 Valitse sarakkeen nimi Valittavat sarakkeet -ruudusta. 4 Valitse Alas tai Ylös. 5 Valitse OK. Vihjeitä Voit myös vetää sarakkeita uusiin paikkoihin pääikkunassa. Voit määrittää eri sarakeasetukset postilaatikon jokaiselle sarakkeelle. Postilaatikon sarakkeiden leveyden muuttaminen 1 Valitse pääikkunasta kansio, jonka sarakkeiden leveyttä haluat muuttaa. 2 Siirrä hiiriosoitin sarakkeen otsikon päälle, kunnes kohdistin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi, ja muuta sarakkeen leveyttä vetämällä. Sarakkeen viestien lajitteleminen postilaatikossa 1 Valitse kansio, joka sisältää lajiteltavat viestit. 2 Valitse Näytä Î Lajittele. 3 Valitse lajitteluperuste luetteloruudusta. 4 Valitse Nouseva, jos haluat lajitella aakkosjärjestykseen. TAI Valitse Laskeva, jos haluat lajitella käänteiseen aakkosjärjestykseen. 5 Valitse OK. 13 GroupWisen lyhyt esittely

19 Sarakkeiden poistaminen postilaatikosta 1 Avaa pääikkunassa kansio, josta haluat poistaa sarakkeita. 2 Vedä sarakkeen otsikko pois sarakeriviltä. Työkalurivin käyttäminen Työkalurivien avulla saat käyttöösi monia GroupWisen toimintoja ja vaihtoehtoja. Joissakin toiminnoissa (esimerkiksi kalenterissa) on toiminnon oma työkalurivi, joka tulee näkyviin, kun käytät kyseistä toimintoa. Saat tietoja työkalurivin painikkeista viemällä hiiriosoittimen jonkin painikkeen kohdalle ja lukemalla näyttöön tulevan selityksen. Voit muokata työkalurivejä lisäämällä ja poistamalla painikkeita, valitsemalla painikkeiden järjestyksen ja sijoittamalla erotinviivoja painikkeiden väliin. Lisätietoja on jakson GroupWisen mukauttaminen kohdassa Työkalurivin mukauttaminen. Työkalurivinäytön muuttaminen 1 Jos työkalurivi ei ole näytössä, valitse Näytä Î Työkalurivi. 2 Napsauta työkaluriviä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet. 3 Valitse Näyttäminen-välilehti. 4 Valitse työkalurivin esitystapa ja valitse OK. GroupWisen lyhyt esittely 14

20 Viestien käsitteleminen postilaatikossa 15 GroupWisen lyhyt esittely

21 Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen Joka päivä olet yhteydessä toisiin ihmisiin monella tavalla. GroupWise vastaa kaikkiin viestien lähettämiseen liittyviin tarpeisiisi, sillä se tarjoaa käyttöösi useita viestityyppejä. Nämä viestityypit esitellään seuraavassa. Postisanoma Postisanoma on tarkoitettu perusviestintään. Sitä voi käyttää kaikissa muistion tai kirjeen kaltaisissa viesteissä. Puhelinviesti Puhelinviestin avulla voit kertoa jollekulle puhelusta tai vieraasta. Voit liittää mukaan tietoja esimerkiksi soittajasta, puhelinnumerosta, yrityksestä ja puhelun kiireellisyydestä. Ajanvaraus Ajanvarauksen avulla voit kutsua ihmisiä tapaamisiin tai tilaisuuksiin sekä varata resursseja niitä varten. Voit merkitä kalenteriisi tapaamista varten päivän, kellonajan ja paikan. Omilla ajanvarauksilla voit merkitä kalenteriisi omia menojasi, kuten lääkärissä käynnin tai muistutuksen soittaa jollekulle tiettyyn aikaan. Lisätietoja on jakson Omien ajanvarausten ja ryhmäajanvarausten tekeminen kohdassa Ajanvarausten tekeminen. Tehtävä Tehtävän avulla voit sijoittaa suoritettavan tehtävän omaan tehtäväluetteloosi tai jonkun muun tehtäväluetteloon. Voit asettaa tehtävälle määräpäivän, jolloin tehtävän tulee olla suoritettuna, ja määrittää tehtävän tärkeyden (esimerkiksi A1). Tehtävät, joita ei ole saatu valmiiksi, siirtyvät kalenterissa seuraavan päivän kohdalle. Muistio Muistio on muistutus, joka voidaan sijoittaa halutun päivän kohdalle joko omaan kalenteriin tai jonkun muun kalenteriin. Voit käyttää muistioita esimerkiksi muistuttamaan työn määräajasta, lomasta tai poissaolopäivistä. Omat muistiot ovat käteviä muistutuksia syntymäpäivistä, lomista, palkkapäivistä ja niin edelleen. Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen 16

22 Postisanomien lähettäminen Postisanoma on kuin sisäinen tiedote. Sillä on ensisijainen vastaanottaja, aihe ja päiväys, ja se voidaan lähettää muille käyttäjille tiedoksi tai peitetysti. Voit myös liittää siihen tiedostoja, ääniä ja liikkuvaa kuvaa. Tiedoksi Voit lähettää viestistä kopion sellaisille henkilöille, joille viestin tiedoista olisi hyötyä mutta jotka eivät varsinaisesti ole vastuussa tiedoista tai viestissä annettujen ohjeiden noudattamisesta. Kaikki viestin vastaanottajat näkevät, että viestistä on lähetetty kopio tiedoksi. Peitetysti Peitetysti-toiminnolla voit lähettää kopion viestistä jollekulle ilman, että muut vastaanottajat tietävät asiasta mitään. Ainoastaan lähettäjä ja viestin peitetysti saanut vastaanottaja tietävät, että viestistä on lähetetty kopio peitetysti. 1 Napsauta työkalurivin painiketta. 2 Kirjoita Jakelu-ruutuun käyttäjätunnus ja paina Enter. Jos vastaanottajia on useita, lisää muut samalla tavalla. Jos haluat valita käyttäjätunnukset luettelosta, valitse Osoite, kaksoisnapsauta kunkin vastaanottajan nimeä ja valitse OK. 3 Kirjoita viestin aihe. 4 Kirjoita viesti. 5 Valitse Lähetä. 17 Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen

23 Vihjeitä Oletusnäkymien asetusten valintaikkunassa voit määrittää posteille erilaisen oletusnäkymän. Lisätietoja on jakson GroupWisen mukauttaminen kohdassa GroupWisen määritysten asettaminen. Voit määrittää monia asetuksia. Voit esimerkiksi määrittää käsiteltävän viestin tärkeyden suureksi tai pyytää vastaanottajilta vastausta. Lisätietoja on jakson GroupWisen mukauttaminen kohdassa GroupWisen määritysten asettaminen. Puhelinviestien lähettäminen Puhelinviesti on tieto, jonka voit lähettää muille käyttäjille ilmoittaaksesi heille puheluista, jotka he ovat saaneet ollessaan poissa työpaikalta tai muuten tavoittamattomissa. Puhelinviestit tallentuvat vastaanottajan postilaatikkoon. Puhelinviesti on näkymä kuten tehtävä- ja postinäkymätkin. Puhelimeen ei voi vastata puhelinviestinäkymästä. Sen sijaan Puhelinneuvottelut-toiminnon avulla voit käyttää puhelintasi suoraan GroupWisen työpöydältä. Lisätietoja on jakson Puhelimen käyttäminen GroupWisessa kohdassa Puhelinneuvottelut. Voit muuttaa vastaanottamasi puhelinviestit tehtäviksi, muistioiksi tai muiksi omiksi viestinäkymiksi. Näin voit luoda päivätyn merkinnän keskustelusta (muistio) tai suoritettavan tehtävän myöhemmälle päivälle (tehtävä). Lisätietoja on jakson Vastaanotettujen viestien käsitteleminen kohdassa Viestityyppien muuttaminen. 1 Valitse Tiedosto Î Uusi Î Puhelinviesti. Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen 18

24 2 Kirjoita käyttäjän nimi Jakelu-tekstiruutuun. Kun kirjoitat nimen, Nimentäydennys-toiminto etsii nimeä järjestelmän osoitekirjasta. Kun nimi löytyy, se tulee Jakelu-ruutuun. 3 Kirjoita soittajan nimi, yritys ja puhelinnumero. 4 Valitse valintaruutujen avulla haluamasi puhelinviestiä koskevat määritykset. 5 Kirjoita viesti Sanoma-ruutuun. 6 Valitse Lähetä. Vihje Voit lisätä uuden puhelinviestin painikkeen työkaluriviin. Lisätietoja on jakson GroupWisen mukauttaminen kohdassa Työkalurivin mukauttaminen. Tehtävien lähettäminen Tehtävä on määräpäivään mennessä suoritettava viesti, jonka voit määrittää itsellesi, jollekin toiselle GroupWise-käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle. Jos olet esimerkiksi määrännyt jonkun kirjoittamaan raportin, jonka on oltava valmis seuraavalla viikolla, voit määrittää kyseisen raportin tehtäväksi tälle käyttäjälle. Käyttäjä voi hyväksyä tehtävän tai kieltäytyä siitä, mutta tehtävä näkyy joka päivä käyttäjän tehtäväluettelossa, kunnes tehtävästä on kieltäydytty tai kunnes se on suoritettu. Kun tehtävä on hyväksytty, se näkyy kalenterissa alkamispäivämääränsä kohdalla. Jos tehtävä on myöhässä, se näkyy kalenterissa punaisena. Kun merkitset tehtävän tilaksi Valmis, se ei enää siirry kalenterissa seuraavan päivän kohdalle. Kun olet suorittanut tehtävän, voit merkitä sen tilaksi Valmis. Lähettäessäsi tehtäväpyyntöä toiselle henkilölle voit määrittää, että GroupWise lähettää sinulle ilmoituksen, kun tämä henkilö merkitsee tehtävän valmiiksi (sinulla täytyy olla Notify käytössä, jotta voit saada ilmoituksia). Ominaisuudet-ikkunaan tulee merkintä tehtävän valmistumisesta sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin tehtävä on merkitty valmiiksi. Tehtävän määrittäminen toiselle käyttäjälle Kun lähetät tehtäväpyynnön toiselle käyttäjälle, tehtäväpyynnöstä jää kopio omaan postilaatikkoosi. Halutessasi voit määrittää tehtävän tärkeyden. Tärkeydet ovat kuitenkin valinnaisia. Niissä on kaksi tasoa: kirjaimet ja numerot. Mahdollisia tehtävän tärkeyksiä ovat esimerkiksi A, A1, A2, B, B1, 1, 2 ja niin edelleen. 19 Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen

25 Tärkeyden lisäksi voit määrittää lähetystärkeyden (suuri, normaali tai pieni) lähetysmääritysten Tehtävä-välilehdellä. Lähetystärkeys määrittää sen, millaisena tehtävä näkyy vastaanottajan postilaatikossa. Jos määrität tehtäväpyynnön tärkeäksi, vastaanottajan postilaatikkoon tulevan tehtäväpyynnön kuvake on punainen. 1 Napsauta työkalurivin painiketta. 2 Kirjoita sen henkilön nimi, jolle määrität tehtävän. 3 Kirjoita tehtävän alkamispäivämäärä. 4 Kirjoita päivämäärä, jolloin tehtävän pitäisi olla valmis. 5 Kirjoita tehtävän aihe. 6 Kirjoita tehtävän tärkeys. 7 Kirjoita tehtävän kuvaus. 8 Valitse Lähetä. Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen 20

26 Oman tehtävän määrittäminen 1 Napsauta työkalurivin -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Oma tehtävä. 2 Kirjoita viestin aihe. 3 Kirjoita tehtävän tärkeys. 4 Kirjoita aloituspäivä. 5 Kirjoita valmistumispäivämäärä. 6 Kirjoita viesti. 7 Valitse OK. Vihjeitä Voit määrittää aloituspäivämäärän ja toivotun valmistumispäivämäärän myös tekstiruutujen oikealla puolella olevilla painikkeilla. Omat tehtävät sijoitetaan omaan kalenteriisi. Ne eivät tule omaan postilaatikkoosi tai muiden käyttäjien postilaatikoihin. Tehtävien merkitseminen valmiiksi Kun olet saanut jonkin tehtävän hoidettua, voit merkitä sen valmiiksi. Valmiiksi merkityt tehtävät eivät siirry kalenterissa seuraavan päivän kohdalle. Valmiiden tehtävien kohdalla kalenterissa on valintamerkki. Myöhässä olevat tehtävät näkyvät punaisina. Jos merkitset tehtävän valmiiksi ja huomaatkin sitten, että jotakin jäi vielä tekemättä, voit poistaa merkin. Merkitsemättömät tehtävät näkyvät kalenterissa kuluvan päivän kohdalla. 21 Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen

27 Kun merkitset tehtävän valmiiksi, GroupWise lähettää tehtävän lähettäjälle ilmoituksen, jos tämä on valinnut ilmoituksen lähetysmäärityksistä. Tehtävän antajan Ominaisuudet-ikkunaan tulee merkintä siitä, että tehtävä on valmis, sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin tehtävä on merkitty valmiiksi. Tehtävän tilatietojen tarkistaminen 1 Napsauta työkalurivin painiketta. 2 Valitse tehtävä, jonka tilan haluat tarkistaa. 3 Valitse Tiedosto Î Ominaisuudet. Valmiin tehtävän merkinnän poistaminen 1 Valitse Ikkuna Î Kalenterinäkymä. 2 Poista tehtävän vieressä olevan valintaruudun valinta. Muistioiden lähettäminen Muistio on muistutus, joka sijoitetaan tietyn päivän kohdalle joko omaan kalenteriin tai jonkun muun kalenteriin. Voit käyttää muistioita, kun haluat muistutuksen esimerkiksi työn määräajasta, lomasta tai poissaolopäivistä. Omat muistiot ovat käteviä, kun haluat muistutuksen syntymäpäivistä, lomista, palkkapäivistä ja niin edelleen. Oman muistion kirjoittaminen 1 Valitse Tiedosto Î Uusi Î Muistio. 2 Jos haluat siirtyä omaan näkymään, valitse Muokkaa Î Vaihda Î Lisää, valitse Oma Muistio ja valitse OK. 3 Kirjoita Aloituspäivämäärä-ruutuun päivä, jolloin haluat viestin näkyvän kalenterissasi. 4 Kirjoita aihe (valinnainen) ja viesti. Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen 22

28 5 Valitse OK. Vihjeitä Voit käsitellä tietoja myöhemmin uudelleen avaamalla kalenterin ja valitsemalla sen päivän, jonka kohdalta tiedot löytyvät. Kaksoisnapsauta muistiota muistioluettelossa. Voit tehdä omasta muistionäkymästäsi muistioiden oletusnäkymän ryhmämuistioiden näkymän sijasta. Lisätietoja on jakson GroupWisen mukauttaminen kohdassa GroupWisen määritysten asettaminen. Muistion lähettäminen muille käyttäjille 1 Valitse Tiedosto Î Uusi Î Muistio. 2 Täytä osoiteruudut. Jos et tiedä käyttäjätunnusta, valitse Osoite. 3 Kirjoita Aloituspäivämäärä-ruutuun päivä, jolloin haluat viestin näkyvän vastaanottajien kalentereissa. 4 Kirjoita aihe (valinnainen) ja viesti. 5 Valitse Lähetä. 23 Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen

29 Lähettämäsi viestin oikolukeminen Oikoluku-toiminnon avulla voit tarkistaa, esiintyykö tekstissä väärin kirjoitettuja sanoja, sama sana kaksi kertaa peräkkäin tai virheitä isojen ja pienten kirjainten käytössä. Voit oikolukea vain valitun sanan (tai valitut sanat) tai koko viestin. Oikoluvussa voit valita seuraavista vaihtoehdoista: Korvaa Korvaa väärin kirjoitetun sanan oikolukuohjelman ehdottamalla sanalla. Korvaa väärin kirjoitettu sana kaksoisnapsauttamalla sanaa tai valitsemalla sana ja Korvaa. Jos haluat itse tehdä korjaukset, muokkaa sanaa Korvaava-tekstiruudussa ja valitse Korvaa. Ohita kerran Ohittaa sanan kerran. Oikolukuohjelma pysähtyy sanan kohdalle, kun se seuraavan kerran esiintyy tekstissä. Ohita aina Ohittaa sanan joka kerta, kun se esiintyy tekstissä. Oikolukuohjelma ottaa sanan huomioon vasta seuraavalla oikolukukerralla. Lisää Lisää sanan nykyiseen käyttäjäsanastoon, joka varastoi lisäsanoja niin, että Oikoluku pystyy tunnistamaan ne seuraavilla oikolukukerroilla. 1 Napsauta Aihe- tai Sanoma-ruutua. TAI Valitse oikoluettava teksti. 2 Valitse Työkalut Î Oikoluku. 3 Kun oikoluku on valmis, valitse Kyllä. Viestien vastaanottaminen ja lähettäminen 24

30 Tiedostojen liittäminen Voit liittää tiedostoja ja asiakirjaviittauksia postisanomiin, ajanvarauksiin, muistioihin, tehtäviin ja puhelinviesteihin. Liitä-toiminnon avulla voit lähettää yhden tai useamman tiedoston tai asiakirjaviittauksen muille käyttäjille. Saatat esimerkiksi haluta lähettää jollekulle selvityksen jonkin tapahtuman kustannuksista. Voit liittää työasemasi kiintolevyllä, levykkeellä tai verkkoasemassa olevan tiedoston. Vastaanottajat voivat avata liitetiedoston, tallentaa sen, tarkastella sitä tai tulostaa sen. Jos muutat liitetiedostoa sen jälkeen, kun olet lähettänyt viestin, vastaanottajat eivät näe muutoksia. Jos haluat liittää GroupWise-kirjastossa asiakirjana säilytetyn tiedoston, voit liittää asiakirjaviittauksen. Tämän viittauksen avulla vastaanottaja voi avata asiakirjan, tarkastella sitä, muokata sitä tai tulostaa sen valtuuksiensa mukaan. Lisätietoja valtuuksien jakamisesta on jakson Asiakirjojen luominen ja käsitteleminen kohdassa Asiakirjojen jakaminen. Jos yrität avata tai tarkastella salasanalla suojattua liitetiedostoa, sinun on kirjoitettava tiedoston salasana. Ellet tiedä salasanaa, et voi avata tai tarkastella liitetiedostoa. Tiedoston liittäminen viestiin 1 Napsauta työkalurivin painiketta. 2 Täytä Jakelu-, Aihe- ja Sanoma-ruutujen tiedot. 3 Valitse, jolloin Viestin liitteet -valintaikkuna avautuu. 25 Tiedostojen liittäminen 4 Valitse Valitse tiedosto. 5 Valitse tiedosto, jonka haluat lähettää ja valitse Avaa Î Sulje. Jos haluat liittää useita tiedostoja, paina Ctrl-näppäintä samalla, kun napsautat muita tiedostoja.

31 6 Valitse Lähetä. Vihjeitä Vastaanottaja näkee postilaatikossaan viestin vieressä pienen paperiliitinkuvakkeen, joka tarkoittaa sitä, että viestiin sisältyy liite. Levyllä tai verkossa olevan tiedoston siirtäminen tai poistaminen ei vaikuta viestiin lisättyyn ja eteenpäin lähetettyyn tiedostoon. Asiakirjaviittauksen liittäminen viestiin 1 Napsauta työkalurivin painiketta. 2 Täytä Jakelu-, Aihe- ja Sanoma-ruutujen tiedot. 3 Napsauta ja valitse Asiakirjaviittaus. 4 Määritä kirjasto, jossa asiakirja sijaitsee. 5 Kirjoita asiakirjan numero Asiakirja-tekstiruutuun. 6 Määritä, mihin versioon (nykyinen, virallinen tai tietty versio) haluat asiakirjaviittauksen viittaavan ja valitse OK. 7 Valitse Lähetä. Tiedostojen liittäminen 26

32 - - Liitetiedoston poistaminen viestistä 1 Napsauta poistettavaa liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista. Vihjeitä Jos liitettä merkitsevää kuvaketta ei näy näkymässäsi, napsauta, valitse poistettava liite ja valitse Poista Î Sulje. Kun poistat liitetiedoston, se ei poistu levyltä tai verkosta vaan ainoastaan liiteluettelosta. Lähettäjä voi poistaa liitetiedoston, mutta vastaanottaja ei voi tehdä sitä. Liitetiedostojen tarkasteleminen Jos haluat vain vilkaista liitettä pikaisesti, käytä Näytä-toimintoa viestin avaamisen sijaan. Liitettä ei tällöin avata erillisessä sovelluksessa, vaan se näkyy katseluohjelmassa. Yleensä tämä on nopeampaa kuin liitteen avaaminen. Liitteen muotoilu ei kuitenkaan aina näy oikeanlaisena. 1 Napsauta liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä liite. Vihjeitä Jos näkymässä ei ole liitteen kuvaketta, valitse Tiedosto Î Liitteet Î Näytä liite. Jos viesti, jota luet, sisältää useita liitteitä, niiden kuvakkeet näkyvät liitteen näyttöikkunan yläosassa. Voit tarkastella muita liitteitä valitsemalla ne. Liitetiedostojen avaaminen Kun avaat liitetiedoston, GroupWise määrittää, mikä on oikea sovellus tiedoston avaamiseen. Voit hyväksyä ehdotetun sovelluksen tai kirjoittaa toisen sovelluksen polun ja tiedostonimen. Jos haluat vain vilkaista liitteen sisältöä, voit käyttää Näytä-toimintoa liitteen avaamisen sijasta. Lisätietoja on edellä tämän jakson kohdassa Liitetiedostojen tarkasteleminen. 1 Avaa viesti, joka sisältää liitteen. 2 Napsauta liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa. 3 Jos haluat avata liitteen toisessa sovelluksessa, kirjoita polku ja tiedostonimi. Tämä ei ehkä ole tarpeen, jos sovellusta on jo käytetty. 4 Valitse OK. 27 Tiedostojen liittäminen

33 Vihje Jos näkymässä ei ole liitettä edustavaa kuvaketta, valitse Tiedosto Î Liitteet Î Avaa. Äänitiedoston liittäminen viestiin Lähetettyjen viestien käsitteleminen Voit lisätä ääntä tai digitaalisesti äänitettyjä äänitiedostoja viestiin. Voit esimerkiksi sanella kirjeen ja antaa vastaanottajan kuunnella sanelun ja kirjoittaa kirjeen puhtaaksi. Jotta voisit liittää viestiin ääntä, sinulla on kuitenkin oltava käytössä äänen käsittelyyn tarvittava laitteisto ja ohjelmisto. 1 Vedä viestinäkymässä kuvake tilariviltä näkymän mille tahansa muulle alueelle kuin tekstiruutuun. 2 Aloita äänen nauhoittaminen napsauttamalla ympyrää. 3 Pysäytä nauhoittaminen napsauttamalla neliötä. 4 Sulje Ääninauhurin valintaikkuna valitsemalla Tiedosto Î Lopeta ja palaa Groupwiseen. Voit tuoda aikaisemmin lähettämiäsi viestejä näkyviin postilaatikkoon. Seuraavassa luetellaan joitakin tapauksia, jolloin saatat haluta tuoda aikaisemmin lähettämiäsi viestejä näyttöön: Lukeminen Voit lukea lähettämäsi viestin uudelleen, jos haluat varmistaa, että viestin tiedot ovat oikein, tai jos haluat palauttaa mieleesi, mitä kirjoitit. Uudelleenlähettäminen Voit lähettää viestin uudelleen, esimerkiksi korjattuna tai sellaisille käyttäjille, jotka eivät saaneet viestiä ensimmäisellä kerralla. Tilan selvittäminen (Ominaisuudet) Näet muun muassa, ketkä ovat vastaanottaneet, ketkä avanneet ja ketkä poistaneet viestin. Peruuttaminen Jos viestin lähetettyäsi huomaat tehneesi virheen, voit peruuttaa viestin, jos vastaanottajat eivät ole vielä ehtineet lukea sitä. Lähetettyjen viestien käsitteleminen 28

34 - - Lähetettyjen viestien tuominen näyttöön 1 Jos työkalurivi ei ole näkyvissä, valitse Näytä Î Työkalurivi. 2 Napsauta. Vihje Jos haluat sekä saapuneiden että lähetettyjen viestien näkyvän näytössä, paina Ctrl-näppäintä ja napsauta tai sen mukaan, kumpi painikkeista ei ole valittuna. Viestien perillemenon varmistaminen GroupWisessa voit varmistaa usealla tavalla, että viesti on mennyt perille. Lähetetyn viestin seuraaminen Ominaisuudet-ikkunassa voit tarkistaa minkä tahansa lähettämäsi viestin tilan. Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet. Ominaisuudet-ikkuna näyttää muun muassa, milloin viesti on mennyt perille ja avattu. Ilmoituksen saaminen, kun viesti on avattu tai poistettu Voit määrittää, että sinulle tulee ilmoitus, kun vastaanottaja avaa tai poistaa viestin, hylkää ajanvarauksen tai merkitsee tehtävän valmiiksi. Kun luot viestiä, napsauta Tiedosto Î Ominaisuudet ja valitse haluamasi vaihtoehto Kun avattutai Kun poistettu -ponnahdusluettelosta ja valitse sitten, miten haluat saada palautteen. Vastauspyyntö Voit ilmoittaa viestin vastaanottajalle, että haluat saada vastauksen. GroupWise lisää viestiin lauseen, jossa sanotaan, että vastausta pyydetään, ja muuttaa viestin kuvakkeen kaksipäiseksi nuoleksi. Viestiä luodessasi valitse Tiedosto Î Ominaisuudet ja valitse Vastauspyyntö-ruudusta, kuinka pian haluat vastauksen. Viestien lähettäminen uudelleen Lähetä uudelleen -toiminnolla voit lähettää viestin uudelleen, esimerkiksi korjattuna. Lähetä uudelleen -toiminnon avulla voit lähettää viestin uudelleen niin, ettei sinun tarvitse kirjoittaa kaikkia tietoja toistamiseen. Kun lähetät viestin uudelleen, voit samalla peruuttaa alkuperäisen viestin. Postisanomia ja puhelinviestejä ei voi peruuttaa, jos ne on jo luettu. Ajanvaraukset, muistiot ja tehtäväpyynnöt voi peruuttaa milloin tahansa. 29 Lähetettyjen viestien käsitteleminen 1 Tuo lähettämäsi viestit näyttöön napsauttamalla työkalurivin painiketta.

35 - 2 Napsauta uudelleenlähetettävää viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä uudelleen. 3 Tee viestiin tarvittavat muutokset ja valitse Lähetä. 4 Peruuta alkuperäinen viesti valitsemalla Kyllä. TAI Säilytä alkuperäinen viesti valitsemalla Ei. Vihje Voit tarkistaa alkuperäisen viestin Ominaisuuksista, pystyikö GroupWise peruuttamaan sen. Jos Ominaisuuksissa ei näy Peruutettu-ilmoitusta, viesti oli jo avattu. Lähetettyjen viestien peruuttaminen Poista-toiminnon avulla voit peruuttaa lähettämäsi viestit. Jos esimerkiksi viestin lähetettyäsi huomaat tehneesi virheen, haluat ehkä poistaa viestin ennen kuin vastaanottajat ehtivät lukea sitä. 1 Valitse postilaatikosta viesti, jonka lähetyksen haluat peruuttaa. 2 Kun haluat tuoda lähetetyt viestit näkyviin postilaatikossasi, napsauta työkalurivin -painiketta. 3 Valitse Muokkaa Î Poista. 4 Valitse haluamasi vaihtoehto. 5 Valitse OK. Vihjeitä Voit peruuttaa postisanomia tai puhelinviestejä niiden vastaanottajien postilaatikoista, jotka eivät ole vielä avanneet viestiä. Voit peruuttaa ajanvarauksen, muistion tai tehtävän milloin tahansa. Kun haluat saada selville, ketkä vastaanottajat ovat avanneet viestisi, napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet. Viestien tilan tarkistaminen Ominaisuudet-toiminnolla voit tarkistaa minkä tahansa lähettämäsi viestin tilan. Voit esimerkiksi selvittää, milloin viesti on mennyt perille ja milloin vastaanottaja on avannut tai poistanut sen. Jos vastaanottaja on hyväksynyt tai hylännyt ajanvarauksen ja liittänyt viestiin kommentin, näet kommentin Ominaisuudetikkunassa. Näet myös, onko vastaanottaja merkinnyt tehtävän tilaksi Valmis. Lähetettyjen viestien käsitteleminen 30

36 Ominaisuudet-toiminto näyttää tietoja myös saamistasi viesteistä. Näet muun muassa muut viestin vastaanottajat (lukuun ottamatta niitä, jotka ovat saaneet kopion peitetysti) sekä liitetiedostojen koon ja luomispäivän. Saat tietoja asiakirjasta Ominaisuudet-valintaikkunan Käsittelylokin avulla. Lisätietoja on jakson Asiakirjojen luominen ja käsitteleminen kohdassa Asiakirjan tapahtumahistorian tarkasteleminen. 1 Valitse tai avaa viesti, jonka tilan haluat tarkistaa. 2 Valitse Tiedosto Î Ominaisuudet. Vihjeitä Voit myös napsauttaa viestiä postilaatikossa hiiren kakkospainikkeella ja tarkistaa sitten tilatiedot valitsemalla Ominaisuudet-vaihtoehdon. Myös viestin vieressä olevat kuvakkeet voivat antaa hyödyllistä tietoa. Lisätietoja on jakson Aloittaminen kohdassa GroupWisen lyhyt esittely. Vastaanotettujen viestien käsitteleminen GroupWise säilyttää muiden muassa kaikki vastaanottamasi viestit, postisanomat ja ajanvaraukset postilaatikossasi. Napsauttamalla tätä voit tuoda näyttöön saamasi viestit. Postilaatikossasi voit lukea viestejä, vastata niihin ja lähettää vastaanottamiasi viestejä edelleen muille käyttäjille. Voit myös delegoida tehtäviä ja ajanvarauksia muille käyttäjille. Voit myös muuttaa viestin, esimerkiksi postisanoman, muun tyyppiseksi viestiksi, esimerkiksi ajanvaraukseksi. Vastaanotettujen viestien lukeminen Voit lukea saapuneet viestit postilaatikossa tai kalenterissa. Postilaatikossa on luettelo kaikista viesteistä, jotka olet saanut muilta käyttäjiltä. Omat ajanvaraukset, muistiot ja tehtävät näkyvät kalenterissa mutta eivät postilaatikossa. 31 Vastaanotettujen viestien käsitteleminen

37 Postilaatikossa voit avata ja lukea kaikenlaisia uusia viestejä. Uudet ajanvaraukset, tehtäväpyynnöt ja muistiot kannattaa ehkä kuitenkin lukea kalenterista, jotta näet aikataulusi samalla, kun tarkastelet uusia viestejä. Puhelinviestit ja postisanomat pysyvät postilaatikossa, kunnes poistat ne. Ajanvaraukset, muistiot ja tehtäväpyynnöt pysyvät postilaatikossa, kunnes hyväksyt, hylkäät tai poistat ne. Kun hyväksyt ajanvarauksen, muistion tai tehtävän, se siirtyy kalenteriin. Kaikilla postilaatikossa olevilla viesteillä on oma kuvakkeensa. Seuraavassa taulukossa on kaikki postilaatikossa näkyvät kuvakkeet. Kuvake muuttuu, kun viesti avataan. Viestityyppi Avaamaton Avattu Postisanoma Puhelinviesti Tehtävä Ajanvaraus Muistio Viestien lukeminen postilaatikosta 1 Kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat lukea. Vihje Jos postilaatikko ei ole näkyvissä, valitse kansioluettelosta. Viestien lukeminen pikakatseluohjelmalla Voit tarkastella viestien sisältöä pikakatseluohjelmalla. Pikakatselu säästää aikaa, koska sinun ei tarvitse avata jokaista viestiä erikseen. Voit lukea viestin valitsemalla sen tai painamalla alanuolinäppäintä. Jos valitset asiakirjaviittauksen, asiakirja tuodaan näyttöön pikakatseluohjelmassa. Liitteet eivät kuitenkaan näy pikakatselussa. Kun luet viestin pikakatselussa, sen kuvake muuttuu avatun viestin kuvakkeeksi. Esimerkiksi postisanomaa kuvaava suljettu kirjekuori muuttuu avatuksi kirjekuoreksi. Vastaanotettujen viestien käsitteleminen 32

38 1 Napsauta työkalurivin painiketta. 2 Muuta pikakatseluikkunan kokoa vetämällä sen kulmaa tai vetämällä vaakasuoraa erotinta ylös- tai alaspäin. 3 Valitse postilaatikosta kaikki viestit, jotka haluat lukea. Vihjeitä Jos haluat sulkea pikakatseluohjelman, toista vaihe 1. Napsauttamalla pikakatseluikkunaa hiiren kakkospainikkeella voit valita muita vaihtoehtoja, kuten Tulosta-vaihtoehdon. Viestin merkitseminen lukemattomaksi Jos avaat viestin lukeaksesi sen, mutta päätätkin lukea sen vasta myöhemmin, voit merkitä sen lukemattomaksi. Viestin merkitseminen lukemattomaksi muuttaa viestin kuvakkeen avaamattoman viestin kuvakkeeksi. Tästä tiedät, että sinun tulee vielä lukea viesti. 1 Napsauta viestiluettelon viestiä pääikkunassa. 2 Valitse Käsittele Î Lue myöhemmin. Vihje Avatun viestin merkitseminen lukemattomaksi ei muuta viestin tilaa sen Ominaisuuksissa. Jos esimerkiksi olet avannut viestin ja merkinnyt sen lukemattomaksi, viestin lähettäjä näkee ominaisuusikkunasta, että viestin tila on avattu. 33 Vastaanotettujen viestien käsitteleminen

39 Vastaanotettuihin viesteihin vastaaminen Voit vastata viestiin Vastaa-toiminnolla. Voit vastata joko kaikille alkuperäisen viestin vastaanottajille tai ainoastaan viestin lähettäjälle. Kummassakaan tapauksessa sinun ei tarvitse luoda uutta viestiä eikä määrittää viestin vastaanottajia. Voit myös liittää vastaukseen alkuperäisen viestin kopion. Vastauksen aiheeseen tulee merkintä "Vs:" alkuperäisen aihetekstin eteen. Voit muokata aihetekstiä halutessasi. Viestiin vastaaminen 1 Avaa tai valitse viesti, johon haluat vastata. 2 Valitse Käsittele Î Vastaa. 3 Valitse Vastaa lähettäjälle. TAI Valitse Vastaa kaikille (lähettäjälle ja vastaanottajille). 4 Valitse OK. 5 Kirjoita viestisi ja valitse Lähetä. Vihje Jos vastaat viestin kaikille vastaanottajille ja alkuperäinen viesti oli osoitettu joillekin vastaajille peitetysti ja joillekin tiedoksi, vastauksesi osoitetaan viestin tiedoksi saaneille vastaanottajille, mutta ei viestin peitetysti saaneille vastaanottajille. Viestin tekstin liittäminen vastaukseen 1 Avaa viesti, johon haluat vastata. 2 Valitse Vastaa. 3 Valitse Lisää lähettäjän viesti Î OK. 4 Kirjoita viestisi ja valitse Lähetä. Vihje Voit halutessasi sijoittaa omia kommenttejasi liitettyyn tekstiin. Tämä saa aikaan keskustelunomaisen vaikutelman. Tässä tapauksessa sinun kannattaa Vastaanotettujen viestien käsitteleminen 34

40 lihavoida, alleviivata tai kursivoida oma tekstisi, jotta se erottuu alkuperäisestä. Jaetussa kansiossa olevaan viestiin vastaaminen Kun vastaat jaetussa kansiossa olevaan viestiin, sinulla on tavallisten vastausvaihtoehtojen lisäksi kaksi uutta vastausvaihtoehtoa. Jos olet lukemassa jonkun muun vastausta, voit vastata alkuperäiseen keskustelunaiheeseen sen viestin sijasta, jota parhaillaan luet. Voit myös vastata mihin tahansa viestiin, jota olet lukemassa, olipa se sitten alkuperäinen keskustelunaihe tai jonkun vastaus. Kummassakin tapauksessa vastaukset lähetetään jaettuun kansioon sen sijaan, että ne lähetettäisiin yksittäisille käyttäjille. 1 Avaa tai valitse jaetussa kansiossa oleva viesti. 2 Valitse Käsittele Î Vastaa. 3 Valitse vastaustapa ja valitse OK. Jos haluat kuvauksen jokaisesta vastausvaihtoehdosta, napsauta haluamasi vaihtoehto. 4 Kirjoita vastauksesi ja valitse OK. ja valitse Vihje Jos valitset vaihtoehdon Vastaa henkilökohtaisesti, viestisi lähetetään vastaanottajien omiin postilaatikkoihin. Muutoin vastauksesi lähetetään jaettuun kansioon. Viestin lähettäminen edelleen muille käyttäjille 35 Vastaanotettujen viestien käsitteleminen Kun saat postisanoman, ajanvarauksen tai tehtäväpyynnön, voit lähettää sen edelleen yhdelle tai useammalle käyttäjälle. Voit lähettää myös asiakirjaviittauksen. Jos esimerkiksi et enää ole komitean puheenjohtaja, mutta sinulle edelleen tulee komitean toimintaan liittyviä postisanomia, voit lähettää viestit edelleen uudelle puheenjohtajalle.

41 Kun lähetät viestin edelleen, viestistä tulee postisanoman liite. Postisanoma sisältää nimesi ja mahdollisesti tekemäsi lisähuomautukset. Jos saat ajanvarauksen, muistion tai tehtävän, jonka haluat siirtää jonkun toisen käyttäjän hoidettavaksi, käytä Delegoi-toimintoa. Kun delegoit viestin, viestin lähettäjä saa ilmoituksen, että vastuu viestistä on siirretty toiselle käyttäjälle. 1 Valitse postilaatikostasi viesti, jonka haluat lähettää edelleen. 2 Valitse Käsittele Î Lähetä edelleen. 3 Valitse Osoite ja haluamasi osoitekirjan välilehti. 4 Kaksoisnapsauta sitä käyttäjää tai ryhmää, jolle haluat lähettää viestin edelleen ja valitse OK. 5 Kirjoita oma viestisi Sanoma-ruutuun (valinnainen). 6 Valitse Lähetä. Vihje Jos ajanvaraus, tehtävä tai muistio ei sovi aikatauluusi, voit delegoida viestin sen edelleenlähettämisen sijaan. Delegoiminen määrittää lähettäjän Ominaisuudet-ikkunaan viestin tilaksi delegoitu. Näin lähettäjä tietää, että olet siirtänyt vastuun viestistä toiselle henkilölle. Viestityypin vaihtaminen Muuta-toiminnon avulla voit muuttaa postilaatikossa olevan viestin toisentyyppiseksi viestiksi. Voit esimerkiksi muuttaa postilaatikossa olevan postisanoman kalenterissa olevaksi ajanvaraukseksi. Uusi ajanvaraus sisältää kaikki postisanoman tiedot, joita voi käyttää ajanvarauksessa (kuten tiedot jakelusta ja siitä, keille viesti on lähetetty tiedoksi tai peitetysti, aiheen ja sanomatekstin). Oletusarvon mukaan kaikki Muuta-toiminnolla luodut uudet viestit ovat omia viestejä. Voit halutessasi kuitenkin muuttaa oman viestin ryhmäviestiksi. Kun muutat postisanoman tai puhelinviestin toisentyyppiseksi viestiksi (esimerkiksi ajanvaraukseksi tai tehtäväksi), alkuperäinen viesti poistetaan postilaatikosta ja uusi viesti sijoitetaan asiaankuuluvaan paikkaan, esimerkiksi kalenteriin. Kun muutat viestin tyypin, GroupWise näyttää ympäristömäärityksissä valitun oletusviestinäkymän. Postilaatikossa olevan viestin muuttaminen toisentyyppiseksi viestiksi 1 Valitse muutettava viesti postilaatikostasi. Vastaanotettujen viestien käsitteleminen 36

42 2 Valitse Muokkaa Î Vaihda. 3 Valitse viestityyppi. 4 Kirjoita tarvittavat tiedot. 5 Valitse Lähetä. Vihje Valitsemalla Muokkaa Î Vaihda Î Lisää voit muuttaa valitun viestin omasta viestistä ryhmäviestiksi tai päinvastoin. Kalenterissa olevan viestin muuttaminen toisentyyppiseksi viestiksi 1 Avaa kalenterisi valitsemalla Ikkuna Î Kalenterinäkymä. 2 Valitse muutettava viesti Ajanvaraukset-, Tehtävät- tai Muistiot-luettelosta. 3 Vedä viesti siihen luetteloon, jonka tyyppi vastaa haluamaasi uutta viestityyppiä. Voit esimerkiksi muuttaa tehtävän ajanvaraukseksi vetämällä sen Ajanvaraukset-luetteloon. 4 Määritä haluamasi lisätiedot viestinäkymässä ja valitse OK. Vihje Voit kopioida viestin pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun vedät viestin luetteloon. Oman viestin muuttaminen ryhmäviestiksi 1 Valitse kalenterista oma viestisi. 2 Valitse Muokkaa Î Vaihda Î Lisää. 37 Vastaanotettujen viestien käsitteleminen

43 3 Valitse Ryhmä Î OK. 4 Kirjoita mahdolliset lisätiedot ja valitse Lähetä. Viestien delegoiminen Voit käyttää Delegoi-toimintoa, kun sinulle tulee ajanvarauksia, tehtäväpyyntöjä tai muita viestejä, joita et voi hyväksyä. Sinulle saattaa esimerkiksi tulla ajanvaraus kokoukseen, joka liittyy johonkin sellaiseen asiaan, josta et enää vastaa. Sen sijaan, että hylkäisit ajanvarauksen, voit delegoida sen jollekulle muulle. Voit delegoida ajanvarauksia, tehtäviä ja muistioita. Lähettäjä näkee viestin ominaisuusikkunasta, kenelle olet delegoinut viestin. 1 Valitse tehtävä, muistio tai ajanvaraus pääikkunasta. 2 Valitse Käsittele Î Delegoi. 3 Kirjoita käyttäjätunnukset osoiteruutuihin. Jos et ole varma nimen oikeinkirjoituksesta, valitse Osoite. 4 Kirjoita mahdolliset vastaanottajalle tarkoitetut lisäkommentit. 5 Valitse Lähetä. 6 Valitse Kyllä, jos haluat viestin säilyvän kalenterissasi. TAI Valitse Ei, jos haluat poistaa viestin kalenterista. Vastaanotettujen viestien käsitteleminen 38