VERSIO 5.1/5.2 PIKAOHJE 16-BITTINEN WINDOWS

Transkriptio

1 VERSIO 5.1/5.2 PIKAOHJE 16-BITTINEN WINDOWS TM

2 GROUPWISE 5.2 PIKAOHJE GroupWise on ohjelmisto, joka on suunniteltu täyttämään kaikki viestintä-, ajanhallinta- ja kalenteritarpeesi. Seuraavassa kerrotaan lyhyesti, mihin GroupWisea voi käyttää. Lähetä viestejä ja ajasta tapaamisia GroupWisen viestipalvelun avulla säästyt vaivalta, joka koituu muistion kirjoittamisesta, kopioimisesta ja jakamisesta sekä siitä, että joudut miettimään, saivatko haluamasi vastaanottajat muistiosi. GroupWisella voit lähettää viestin usealle vastaanottajalle nopeasti. Voit pitää kirjaa siitä, kuka on avannut viestisi, poistanut sen ja niin edelleen. Ajastuksen avulla voit selvittää helposti, milloin haluamasi osallistujat, tilat ja muut resurssit ovat käytettävissä samaan aikaan. Etsi ja lajittele osoitteita Kun lähetät viestin useille vastaanottajille, et varmaankaan halua kirjoittaa vastaanottajien nimiä Jakelu-ruutuun yksitellen. Osoitekirjan avulla voit valita viestille nopeasti useita vastaanottajia. Voit lajitella osoitekirjan tiedot usealla tavalla. Kun luot omia osoitteita, sinun ei tarvitse aina etsiä haluamaasi osoitetta koko osoitekirjasta. Oman kalenterin käyttäminen GroupWisella voit järjestää aikataulusi pitämällä kirjaa päivittäisistä ajanvarauksista, tehtävistä ja muistioista. Kalenterin eri näkymien avulla voit tarkastella aikatauluasi niin, että näet kerrallaan vain yhden päivän, viikon tai vuoden. Voit myös tuoda näyttöön ainoastaan tehtävät. Voit myös ajastaa ja uudelleenajastaa ajanvarauksia kalenterin avulla. Tilatietojen tarkasteleminen Sen sijaan, että pohtisit, onko vastaanottaja saanut tai avannut viestisi, voit tarkistaa lähtevien viestien tilan Tiedot-ikkunan avulla. Tiedot-ikkunassa näkyy päivämäärä ja kellonaika, jolloin vastaanottajat saivat, avasivat, hyväksyivät tai poistivat viestisi. Jos kyseessä on saapunut viesti, Tiedot-ikkunassa näkyy viestin muiden vastaanottajien nimet. Muita hyödyllisiä ominaisuuksia GroupWise nopeuttaa ja tehostaa työskentelyäsi. Hyllyn avulla voit avata suodatetun Saapuneet- tai Lähetetyt-kansion, usein käyttämäsi postinäkymän tai sovelluksen ja niin edelleen. Hyllylle asettamasi kuvakkeet toimivat pikakuvakkeina, joita voit käyttää aina, kun GroupWise on käynnissä. Notify hälyttää, kun uusi viesti on saapunut, kun joku on avannut lähettämäsi viestin tai kun sinun pitää lähteä johonkin tapaamiseen. Voit asettaa hälytyksiä muistuttamaan myös puheluista, sovellusten käynnistämisestä ja niin edelleen. Kiertävä viesti lähettää postisanoman tai tehtävän ryhmän jäseneltä toiselle niin, että jokainen voi lisätä omia kommenttejaan ennen viestin lähettämistä edelleen seuraavalla vastaanottajalle. Voit määrittää, missä järjestyksessä vastaanottajat saavat viestin, ja sijoittaa itsesi kiertävän viestin viimeiseksi vastaanottajaksi, jolloin viesti palaa sinulle vastaanottajien kommenteilla varustettuna.

3 Pääikkunan toiminta Pääikkuna toimii GroupWise 5:n "tukikohtana". Tästä ikkunasta voit avata Saapuneet- tai Lähetetytkansiosi, tehdä ajanvarauksia, tarkastella kalenteriasi ja niin edelleen. Kaksoisnapsauttaminen tuo näyttöön luettelon lähetetyistä viesteistä. Hyllyn avulla voit helposti avata usein käyttämiäsi näkymiä, makroja tai sovelluksia. Kaksoisnapsauttaminen tuo näyttöön luettelon saapuneista viesteistä. Kaksoisnapsauttaminen tuo näyttöön luettelon poistetuista viesteistä. Kaksoisnapsauttaminen tuo näyttöön kalenterin. Kaksoisnapsauttamalla voit lähettää postisanoman. Kaksoisnapsauttamalla voit ajastaa tapaamisen. Kaksoisnapsauttamalla voit määrittää tehtävän. Kaksoisnapsauttamalla voit kirjoittaa muistion. Kaksoisnapsauttamalla voit lähettää puhelinviestin. Saapuneet- ja Lähetetyt-kansiot Käyttäjän kansiosi (jonka tunnuksena on oma nimesi) toimii GroupWise-tietokantana. Käyttäjän kansio sisältää muita kansioita ja viestejä. Saapuneet-kansiossa oleva postilaatikkokansio sisältää kaikki saapuneet viestit. Lähetetyt viestit ovat Lähetetyt-kansiossa. Kalenteri sisältää kaikki ajanvaraukset, muistiot ja tehtävät luettelomuodossa. Kaappi on säilö, joka sisältää kaikki omat kansiosi. Painikerivi Valitsemalla missä tahansa näkymässä tai ikkunassa Näytä > Painikerivi voit tuoda näyttöön painikerivin, jossa on pikakuvakkeita usein suoritettavia tehtäviä varten. Voit muokata riviä niin, että se sisältää tarvitsemasi tehtävät, kuvakkeen sovelluksen tai makron käynnistämistä varten ja niin edelleen. Pääikkunan yksityiskohtia Ohjeen aiheen avulla saat tietoja Saapuneetkansion kuvakkeista. Valitse Ohje > Etsi ohje aiheesta, kirjoita "kuvakkeet" ja kaksoisnapsauta aihetta "kuvakkeet (Saapuneet-kansio)". Luotsin avulla voit oppia suodattamaan Saapuneet-, Lähetetyt- tai Roskakori-kansiosi niin, että siinä näkyvät vain haluamasi viestit määrittämäsi suodatusperusteen mukaan. Valitse Ohje > Luotsi > Näytä vain tietyt viestit > OK. Ohjeen aiheiden avulla saat ohjeita Hyllyn käyttämisestä. Valitse Ohje > Etsi ohje aiheesta, kirjoita "Hylly" ja valitse Näytä aiheet > Näytä aiheet. Miten teen -kirjan avulla voit valita jonkin useasta Postilaatikon järjestämiseen liittyvistä aiheista. Valitse Ohje > Miten teen > Järjestä ja siisti postilaatikko > Järjestä Saapuneet- ja Lähetetyt-kansiot. Valitse sitten haluamasi aihe. Ohjeen aiheiden avulla saat tietoja siitä, miten voit hallita aikatauluasi Kalenterin avulla. Valitse Ohje > Etsi ohje aiheesta, kirjoita "Kalenteri" ja valitse Näytä aiheet. Kaksoisnapsauta sitten aihetta Kalenteri.

4 Tutustuminen Osoitekirjaan osoitekirjaan Osoitekirja on GroupWisen "puhelinluettelo". Siinä on nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja paljon muuta. Voit helpottaa nimien etsimistä lajittelemalla luettelon nimet etunimen, sukunimen tai käyttäjätunnuksen mukaan. Omaan osoitekirjaasi voit tallentaa sisäiset nimet, ulkoiset osoitteet ja ryhmät, joille lähetät usein viestejä. Voit päivittää oman osoitekirjan tietoja aina, kun esimerkiksi nimi-, osoite-, puhelinnumero- tai organisaatiotiedot muuttuvat. Yleisiä tehtäviä Postisanoman lähettäminen 1. Valitse Lähetä > Uusi postisanoma. 2. Kirjoita vähintään yksi käyttäjätunnus Jakeluruutuun. 3. Kirjoita aihe. 4. Kirjoita sanoma. 5. Valitse Lähetä. Saapuneen viestin lukeminen 1. Kaksoisnapsauta pääikkunan Saapuneetkansiota. 2. Kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat lukea. Kalenterin tuominen näyttöön 1. Valitse Ikkuna > Kalenteri. Jos haluat tarkastella jotakin muuta kalenterinäkymää, napsauta pääikkunan Kalenteriponnahdusluetteloa ja valitse sitten haluamasi näkymä. Kalenterinäkymän lisääminen painikeriville 1. Tuo painikerivi näyttöön tarvittaessa valitsemalla pääikkunassa Näytä > Painikerivi. 2. Napsauta painikeriviä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa. 3. Valitse avattavasta Toimintaryhmät-luettelosta Ikkuna. 4. Valitse Ominaisuudet-luetteloruudusta Kalenteri. 5. Valitse Lisää painike > OK. Vapaiden aikojen etsiminen kokoukselle 1. Valitse Lähetä > Uusi ajanvaraus. 2. Kirjoita käyttäjätunnukset ja resurssien nimet Jakelu-ruutuun. Jos et tiedä tarkkoja nimiä, valitse Osoite ja kaksoisnapsauta haluamiesi käyttäjien ja resurssien nimiä. Valitse lopuksi OK. 3. Määritä ensimmäinen mahdollinen kokouspäivä Aloituspvm-ruutuun. 4. Määritä kokouksen kesto. 5. Valitse Vapaana? > OK. 6. Vedä ääriviivaruutua, kunnes löydät vapaana olevan ajanjakson (näkyy varjostamattomana) ylimmältä riviltä ja valitse OK. 7. Tee ajanvaraus loppuun ja valitse Lähetä.

5 Käytönaikaisten ohjeiden käyttäminen Kaikki GroupWise clientin ohjeet ovat saatavana käytönaikaisina. Voit käyttää käytönaikaisia ohjeita usealla tavalla, joten voit valita tarpeisiisi sopivan käyttötavan. Etsi-toiminnolla voit etsiä haluamasi aiheet avainsanojen avulla kirjan hakemiston tapaan. 1. Valitse Ohje > Etsi ohje aiheesta. Miten teen -toiminto järjestää Ohjeen aiheet yleisten tehtävien mukaan, joten löydät helposti haluamasi ohjeen. 1. Valitse Ohje > Miten teen. Käteviä ominaisuuksia, joita kannattaa kokeilla Ominaisuus Hälytysten asettaminen Viestin peruuttaminen Toisen käyttäjän valtuuksien käyttäminen Tilatietojen saaminen Oman kalenterin käyttäminen Muiden käyttäjien aikataulujen päällekkäisyyksien tarkistaminen ennen kokouksen ajastamista Lisätietoja Valitse Ohje > Luotsi ja kaksoisnapsauta Ajanvaraus - Aseta Hälytys. Valitse Ohje > Miten teen > Virheiden korjaaminen > Viestin peruuttaminen. Valitse Ohje > Etsi ohje aiheesta, kirjoita "valtuudet", valitse Näytä aiheet ja kaksoisnapsauta "valtuudet". Valitse Ohje > Miten teen > Viestin lähettäminen > Viestien jakelu > Jakelun onnistumisen varmistaminen. Valitse Ohje > Etsi ohje aiheesta, kirjoita "oma päivyri", valitse Näytä aiheet ja kaksoisnapsauta Kalenteri. Valitse Ohje > Luotsi ja kaksoisnapsauta Ajanvaraukset - Tarkista päällekkäisyydet.

6 Automaattisten toimintojen käyttäminen GroupWise Enhancement Pack sisältää automaattisia lisätoimintoja, kuten allekirjoituksen lisäämisen lähettämiisi viesteihin, viestien oikoluvun, kalenterinäkymän avaamisen ajanvarauksen avaamisen yhteydessä, samankaltaisten viestien lajittelemisen keskustelun kulun mukaan, nimesi lisäämisen tekemiisi ajanvarauksiin, viestien uudelleenlähettämisen jakelun epäonnistuessa ja paljon muuta. GroupWise Enhancement Pack asennetaan erikseen. Jos haluat asentaa Enhancement Packin, käynnistä client-asennuksen asennushakemiston alihakemistossa UTILS\GEP sijaitseva SETUP.EXE. Samojen näkymien avaaminen aina GroupWisen käynnistyksen yhteydessä Jos avaat samat näkymät aina, kun avaat GroupWisen, voit säästää aikaa sijoittamalla kyseiset näkymät Hyllyn käynnistyskuvakkeeseen. Näin saat GroupWisen avaamaan esimerkiksi päiväkalenterin ja suodatetun Saapuneet-kansion. 1. Avaa mitkä tahansa kaksi ikkunaa tai näkymää. 2. Muotoile ikkunoiden ulkoasut sellaisiksi, jollaisina haluat niiden avautuvan. 3. Pienennä näkymät niin, että ne näkyvät kuvakkeina työpöydälläsi. 4. Vedä toinen näkymäkuvake Hyllylle. 5. Vedä nyt toinen näkymäkuvake Hyllyllä olevaan jo kuvakkeeseen. 6. Sulje työpöytäsi näkymäkuvakkeet. Kun kaksoisnapsautat hyllykuvaketta ensimmäistä kertaa, näkymät tulevat näyttöön pienennettyinä kuvakkeina. Kaksoisnapsauta kutakin pienennettyä kuvaketta ja sulje avoimet näkymät. Jos nyt kaksoisnapsautat hyllykuvaketta, molemmat näkymät avautuvat. Löydät tämän Pikaohjeen ja lisätietoja GroupWisesta GroupWise Cool Solutions -kotisivulta osoitteesta Jos sinulla on postilaatikkoosi liittyviä kysymyksiä, ota yhteys paikalliseen tietojärjestelmistä ja tekniikasta vastaavaan tukihenkilöön. Patentti haettu Valmistettu Yhdysvalloissa A PDF