VERSIO 5.1/5.2 PIKAOHJE 32-BITTINEN WINDOWS

Transkriptio

1 VERSIO 5.1/5.2 PIKAOHJE 32-BITTINEN WINDOWS TM

2 GROUPWISE 5.1/5.2 PIKAOHJE GroupWise on ohjelmisto, joka on suunniteltu täyttämään kaikki viestintä-, ajastus-, kalenteri- ja asiakirjanhallintatarpeesi. Seuraavassa on lyhyt ohje siitä, mihin GroupWisea voi käyttää. Lähetä viestejä ja ajasta ajanvarauksia GroupWisen viestipalvelun avulla säästyt vaivalta, joka koituu muistion kirjoittamisesta, kopioimisesta ja jakamisesta sekä siitä, että joudut miettimään, saivatko haluamasi vastaanottajat muistiosi. GroupWisella voit lähettää viestin usealle vastaanottajalle nopeasti. Voit pitää kirjaa siitä, kuka on avannut viestisi, poistanut sen ja niin edelleen. Ajastuksen avulla voit selvittää helposti, milloin haluamasi osallistujat, tilat ja muut resurssit ovat käytettävissä samaan aikaan. Etsi ja lajittele osoitteita Kun lähetät viestin useille vastaanottajille, et varmaankaan halua kirjoittaa vastaanottajien nimiä Jakelu-ruutuun yksitellen. Osoitekirjan avulla voit valita viestille nopeasti useita vastaanottajia. Voit lajitella osoitekirjan tiedot usealla eri tavalla. Kun luot omia osoitteita, sinun ei tarvitse aina etsiä haluamaasi osoitetta koko osoitekirjasta. Hallitse asiakirjojasi Jos sinulla on vaikeuksia löytää asiakirjoja ja pysyä ajan tasalla eri asiakirjaversioista, anna GroupWisen kirjaston huolehtia asiakirjojen hallinnasta puolestasi. GroupWisen kirjastolla on monipuoliset ja turvalliset asiakirjojen käyttö- ja jako-ominaisuudet. Voit tallentaa asiakirjoista eri versioita, määrittää, kuka voi tarkastella ja muokata asiakirjoja, sekä kuitata asiakirjoja sisään ja ulos. Yhdistä ja hallitse puheluita GroupWisen Puhelinneuvotteluiden avulla voit hallita puhelintasi työpöydältäsi nostamatta edes kuuloketta. Voit vastata puhelimeen, asettaa soittajia pitoon, yhdistää soittajien puheluita, pitää kirjaa puheluista sekä etsiä puhelinnumeroita ja soittaa niihin. Muita hyödyllisiä ominaisuuksia Voit tehostaa GroupWisen toimintaa entisestään seuraavien valinnaisten osien avulla: GroupWise WorkFlow automatisoi päätöksentekoa ja palautteita käsittävien työprosessien jakoa. Voit ohjata lomakkeita ja asiakirjoja elektronisesti kaikille vastaanottajille samanaikaisesti tai määrittämässäsi järjestyksessä, jolloin yhteistyö ja tietojen jakaminen tehostuu. Voit tarkkailla projektien edistymistä ja lukea vastaanottajien kommentteja nousematta työpöytäsi äärestä. Imaging mahdollistaa skannattujen kuvien ja asiakirjojen laadun parantamisen kiertämällä niitä, muuttamalla niiden tarkkuutta ja mittakaavaa, lisäämällä niihin merkintöjä ja niin edelleen. Voit sitten lähettää asiakirjat muille käyttäjille GroupWise 5:n avulla muokkaamista ja merkintöjä varten.

3 Pääikkunan toiminta Pääikkuna toimii GroupWise 5:n "tukikohtana". Tästä ikkunasta voit lukea viestejäsi, ajastaa ajanvarauksia, tarkastella kalenteriasi, avata asiakirjoja ja niin edelleen. Otsikkoriville tulevat pitkät kehotteet kuvaavat valikkojen vaihtoehtoja. Työkalurivi Kansioluettelo Postilaatikko Lisää sarakeotsikko hiiren kakkospainikkeella. Poista otsikko vetämällä. Pikakatseluohjelmalla voit lukea postilaatikossasi olevia viestejä avaamatta niitä erillisessä ikkunassa. Valtuuksien käytön painike Tilarivi Ota suodatus käyttöön tai tyhjennä suodatin napsauttamalla suodatus-kuvaketta hiiren kakkospainikkeella. Kansiotyypit Käyttäjän kansiosi (jonka tunnuksena on oma nimesi) toimii GroupWise-tietokantana. Käyttäjän kansio sisältää muita kansioita ja viestejä. Postilaatikossa on kaikki lähetetyt ja saapuneet viestit. Työkalurivin painikkeiden avulla voit määrittää näytettävät viestit. Kalenterissa näkyvät kaikki ajanvaraukset, muistiot ja tehtävät joko kalenterimuodossa tai luettelona. Kaappi on säilö, jossa kaikki omat ja jaetut kansiosi sijaitsevat. Keskeneräiset sisältää viestit, joita ei ole tehty valmiiksi. Voit muokata viestiä ja lähettää sen silloin, kun haluat. Tämä kansio sisältää myös viittauksia asiakirjoihin, jotka on avattu tai uloskuitattu. Roskakori sisältää kaikki poistamasi viestit ja asiakirjat. Roskakori kannattaa tyhjentää säännöllisesti, jotta se ei veisi turhaa levytilaa. Pääikkunan yksityiskohtia Voit tutustua pääikkunan osiin esittelyohjelman avulla. Valitse Ohje > Oppaat > Perusasioiden oppiminen > GroupWise 5:n uudet ominaisuudet? Selitysruuduissa kuvataan työkalurivin painikkeiden toimintaa. Selitysruutu tulee näkyviin, kun osoitin on työkalurivin painikkeen päällä. Ohjeen aiheiden avulla saat tietoja siitä, mitä viestien vieressä olevat kuvakkeet tarkoittavat. Valitse Ohje > Ohjeen aiheet > Hakemisto, kirjoita "viestit" ja kaksoisnapsauta "viereiset kuvakkeet". Oppaan avulla voit opetella luomaan säännön, joka sijoittaa saapuneet viestit tiettyihin kansioihin automaattisesti. Valitse Ohje > Oppaat > Tehtävien automatisointi > Itsepäivittävän kansion luominen. Ohjeen aiheiden avulla saat tietoja siitä, miten voit näyttää tai piilottaa postilaatikon viestejä siirtämättä tai poistamatta niitä. Valitse Ohje > Ohjeen aiheet > Sisällys ja kaksoisnapsauta Miten teen > Postilaatikon hallinta > Suodattimet > Tietoja suodattimista.

4 Tutustuminen osoitekirjaan Osoitekirja on GroupWisen "puhelinluettelo". Siinä on nimiä, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita ja paljon muuta. Osoitekirjan jokainen välilehti vastaa eri osoitekirjaa. Novell GroupWise Osoitekirja -välilehti sisältää jokaisen GroupWisejärjestelmäsi käyttäjän osoitteen. Usein käytetyt osoitteet -välilehti sisältää useimmin käyttämäsi osoitteet. Aina kun lähetät tai vastaanotat viestin, GroupWise lisää sen osoitteen Usein käytetyt osoitteet -välilehdelle. Lisäksi GroupWise tuo näyttöön yhden välilehden kutakin luomaasi omaa osoitekirjaa kohti. Lisätietoja osoitekirjasta Esittelyohjelman avulla voit tarkastella osoitekirjan eri osia. Valitse Ohje > Oppaat > Osoitekirjan käyttäminen > Osoitekirjan esittely. Oppaan avulla saat vaiheittaiset ohjeet osoiteryhmän luomisesta. Valitse Ohje > Oppaat > Osoitekirjan käyttäminen > Osoiteryhmän luonti. Yleisiä tehtäviä Postisanoman lähettäminen 1. Napsauta työkalurivin -kuvaketta. 2. Kirjoita yksi tai usea nimi Jakelu-ruutuun. 3. Kirjoita aihe. 4. Kirjoita sanoma. 5. Valitse Lähetä. Saapuneen viestin lukeminen 1. Kaksoisnapsauta luettavaa viestiä postilaatikossa. TAI Napsauta mitä tahansa viestiä, jolloin se tulee näkyviin pikakatseluohjelmassa. Kalenterin tuominen näyttöön 1. Valitse Ikkuna > Kalenterinäkymä. Jos haluat tuoda kalenterin näyttöön postilaatikossasi sen sijaan, että se näytettäisiin erikseen avattavassa kalenteri-ikkunassa, napsauta kalenterikansiota. Voit tuoda kuluvan päivän aikataulun näyttöön kalenterimuodossa valtisemalla Näytä > Kalenterina. Kalenterinäkymän lisääminen työkaluriville 1. Napsauta työkaluriviä hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse Ominaisuudet > Mukauta. 3. Valitse Luokat-luetteloruudusta Ikkuna. 4. Napsauta Ohjaukset-ryhmäruudussa Kalenterinäkymä-painiketta. 5. Valitse Lisää painike > OK. Vapaiden aikojen etsiminen kokoukselle 1. Napsauta työkalurivin -kuvaketta. 2. Kirjoita henkilöiden ja resurssien nimet Jakelu-ruutuun. Jos et tiedä tarkkoja nimiä, valitse Osoite ja kaksoisnapsauta haluamiesi käyttäjien ja resurssien nimiä. Valitse lopuksi OK. 3. Määritä ensimmäinen mahdollinen kokouspäivä Aloituspvm-ruutuun. 4. Määritä kokouksen kesto. 5. Valitse Vapaana?-vaihtoehto. 6. Valitse ensimmäinen mahdollinen aika valitsemalla Autom. valinta > OK. 7. Tee ajanvaraus loppuun ja valitse Lähetä.

5 Käytönaikaisten ohjeiden käyttäminen Kaikki GroupWise clientin ohjeet ovat saatavana käytönaikaisina. Voit käyttää käytönaikaisia ohjeita usealla tavalla, joten voit valita tarpeisiisi sopivan käyttötavan. Seuraavassa kuvataan kaksi käyttötapaa. Hakemisto tuo näyttöön avainsanoja, joiden avulla voit etsiä aiheita kirjan hakemiston tapaan. 1. Valitse Ohje > Ohjeen aiheet > Hakemisto. Oppaat opettavat sinulle GroupWisen ominaisuuksia tehtäväsarjojen avulla. Jos et halua suorittaa itse tehtäviä, voit myös vain lukea oppaiden ohjeet. 1. Valitse Ohje > Oppaat. Cool Solutions -lehti on saatavana Internetissä. Se sisältää pikaohjeita ja artikkeleita GroupWisesta. Lisäksi voit lähettää kysymyksiä GroupWise-asiantuntijoille. Löydät lehden osoitteesta Käteviä ominaisuuksia Ominaisuus Kansioiden jakaminen Keskeneräisten viestien tallentaminen Viestien siirtäminen kansioihin Toisen käyttäjän valtuuksien käyttäminen Puheluiden hallinta Puhelinneuvotteluiden avulla Viestin tyypin muuttaminen (esimerkiksi postisanoman muuttaminen tehtäväksi) Lisätietoja Valitse Ohje > Oppaat > Työn jakaminen > Kansion jakaminen. Valitse Ohje > Ohjeen aiheet > Hakemisto, kirjoita "keskeneräinen" ja kaksoisnapsauta Tallentaminen > Keskeneräisen viestin tallentaminen. Valitse Ohje > Ohjeen aiheet > Sisällys, kaksoisnapsauta Miten teen > Postilaatikon hallinta > Kansiot > Viestien siirtäminen kansioihin. Valitse Ohje > Luotsit > Työn jakaminen > Toisen käyttäjän postilaatikon käyttäminen. Valitse Ohje > Ohjeen aiheet > Sisällys, kaksoisnapsauta Miten teen > Puhelimen käyttäminen > Puhelinneuvotteluiden käyttäminen. Valitse Ohje > Ohjeen aiheet > Hakemisto, kirjoita "muuttaminen" ja kaksoisnapsauta Viestityypit > Kalenterissa olevan viestin muuttaminen toisentyyppiseksi viestiksi.

6 GroupWisen työpöydän mukauttaminen Voit lisätä tai poistaa työkalurivin painikkeita, muuttaa oletusasetuksia Määrityksissä ja niin edelleen. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä määritysten mukautamisesta: Voit ottaa asiakirjanhallinnan käyttöön tai poistaa sen käytöstä: 1. Valitse Työkalut > Määritykset, kaksoisnapsauta Asiakirjat ja valitse Käytä yhteiskäyttöä. Voit määrittää, avautuuko viesti vai tulevatko sen ominaisuudet näyttöön kaksoisnapsautettaessa: 1. Valitse Työkalut > Määritykset, kaksoisnapsauta Käyttöympäristö ja valitse Avaa viesti tai Näytä ominaisuudet. Voit määrittää, tarkastellaanko liitteitä katseluohjelmassa vai avataanko ne sovelluksessa. 1. Valitse Työkalut > Määritykset, kaksoisnapsauta Käyttöympäristö ja valitse Näytä liite tai Avaa liite. Löydät tämän Pikaohjeen ja lisätietoja GroupWisesta GroupWise Cool Solutions -kotisivulta osoitteesta Patentti haettu Valmistettu Yhdysvalloissa A PDF