Novell GroupWise Pikaohje

Transkriptio

1 1(12) Novell GroupWise Pikaohje Pääikkuna GroupWise ohjelma avautuu aina ensin Pääikkunaan. Tässä ikkunassa voit avata kaikki viesti- ja asiakirjakansiot kuten Postilaatikko, Lähetetyt viestit, Kalenteri, Asiakirjat, Tehtäväluettelo, Keskeneräiset, Kaappi ja Roskakori sekä omat henkilökohtaiset ja jaetut kansiot. Pääikkunasta löytyvät työkalut myös Postisanomien, Ajanvarausten, Tehtävien, Muistutusten ja Puhelinviestien laatimiseen ja lähettämiseen. Kirjekuori-kuvake: Kansiossa on avaamattomia viestejä. Postilaatikko: Sisältää kaikki saapuneet viestit. Valikkorivi: Kaikki GroupWise -toiminnot löytyvät valikoista. Työkalurivi: Sisältää useimmin käytetyt toiminnot. Tarkempi kuvaus alla. Lähetetyt viestit: Näyttää kaikki lähetetyt viestit. Kalenteri: Päivä-, Viikko-, Kuukausi- ja Usea käyttäjänäkymät. Asiakirjat: Sisältää kaikki tekemäsi asiakirjat. Tehtäväluettelo: Sisältää kaikki toisille ja itse osoitetut tehtävät. Keskeneräiset: Sisältää kaikki keskeneräiset viestit. Valtuudet: Pääsy jonkun toisen GroupWise-tilille (ko. henkilön pitää ensin antaa sinulle oikeudet). Kaappi: Viestien järjestämiseksi voit luoda Kaapille alikansioita: Henkilökohtaisia, Jaettuja ja Etsinnän tulokset kansioita. Viestiluettelo: Esittää valitun kansion sisältämät viestit. Pääikkunan työkalurivi A B C D E F G H I J K L M A. Tila: Voit valita Online-, Välimuisti- tai Etäkäyttötilan ottaessasi yhteyden Postilaatikkoon. B. Näyttö: Käytä Näyttö -alasvetovalikkoa rajataksesi viestiluettelossa näkyvät viestit. C. Osoitekirja: Avaa GroupWise osoitekirjan. D. Ominaisuudet: Näyttää valitun viestin ominaisuudet (Alt + Enter). E. Tulosta kalenteri: Napsauta tulostaaksesi kalenterin. F. Etsi-toiminto: Etsii haluamasi viestin tai asiakirjan. (Ctrl + F). G. Luo uusi postisanoma: Avaa uuden ikkunan postisanoman lähettämistä varten (Ctrl + M). H. Luo uusi ajanvaraus: Avaa uuden ikkunan ajanvarauksen tekemistä varten (Ctrl + Shift + A). I. Luo uusi tehtävä: Avaa uuden ikkunan tehtävän asettamista varten (Ctrl + Shift + T). J. Luo uusi asiakirja: Valitse luodaksesi uuden asiakirjan (Ctrl + D). K. Valitse viestiluettelon näkymä: Voit valita Näytä tiedot, Näytä keskustelujen kulku tai Näytä kalenterina. L. Pikakatselu: Avaa pikakatselu-ikkunan Pääikkunan alaosaan. M. Näytä kalenteri: Avaa erillisen kalenteri-ikkunan. Muokannut englanninkielisestä ohjeesta Leena Jokela, atk-keskus, Jyväskylän yliopisto. - Alkuperäinen ohje löytyy osoitteesta:

2 Postisanoman lähettäminen 1. Napsauta hiirellä Luo uusi postisanoma painiketta Pääikkunan työkalurivillä. 2. Kirjoita Jakelu: -kenttään vastaanottajan nimi, käyttäjätunnus tai sisäinen sähköposti-osoite, mikäli vastaanottaja kuuluu GroupWisejärjestelmään tai ulkoinen internet-osoite GroupWise -järjestelmään kuulumattomalle. HUOM! Jos haluat lähettää viestin useammalle vastaanottajalle, kirjoita pilkku (,) nimien väliin tai paina Enter näppäintä. TAI Napsauta hiirellä Osoitekirja-painiketta Postisanoma-ikkunassa ja valitse avautuvasta osoitekirjasta haluamasi välilehti. Valitse vastaanottaja kaksoisnapsauttamalla nimeä.. Napsauta Postisanomaksi painiketta. (Osoitekirjasta tarkemmin katso s. 8). 3. Paina TAB-näppäintä siirtyäksesi Aihe ja Sanoma kenttiin ja täydennä ne. 2(12) 4. Napsauta Lähetä-painiketta. Liitetiedoston liittäminen viestiin 1. Napsauta Luo uusi postisanoma, ajanvaraus tai tehtävä painiketta. 2. Napsauta hiirellä Liitä painiketta. 3. Etsi tiedosto Windowsin Liitä tiedosto ikkunan kautta. 4. Napsauta liitettävää tiedostoa hiirellä ja paina OK. 5. Toista kohdat 2-4 kunnes olet liittänyt kaikki haluamasi tiedostot. Postisanoman ja Puhelinviestin ominaisuudet 1. Avaa Ominaisuudet -ikkuna napsauttamalla Ominaisuudet -kuvaketta Postisanoma -ikkunan työkalurivillä. Voit antaa viestille luokituksen kuten luottamuksellinen, huippusalainen jne. Suuri tärkeys ilmenee viestin punaisena ikonina sekä vastaanottajan Postilaatikossa että lähettäjän Lähetetyt viestit -kansiossa. Muutetaan lähetetyn viestin tilan seurannan tasoa Lähetetyt viestit kansiossa. Viestiä ei lähetetä ennen valittua päivää. Vastaanottajaa pyydetään vastaamaan, kun sopii tai tiettynä aikana. 2. Tee asetuksiin haluamasi muutokset ja paina OK. 3. Jatka viestin laatimista kuten yllä ja valitse Lähetä.

3 Lähetetyt viestit 3 (12) 1. Napsauta hiirellä Lähetyt viestit kansiota Pääikkunan kansioluettelossa. Vastaanottaja(t) Viestin aihe Lähetyspäivä Kuinka moni on vastaanottanut, avannut, poistanut, hyväksynyt, merkinnyt valmiiksi, vastannut lähetettyyn viestiin. 2. Napsauta viestin kuvaketta hiiren oikealla painikkeella ja valitse pudotusvalikosta: Avaa: Avaa lähetetyn viestin ja voit tarkistaa tekstin. Tallenna nimellä: Tallentaa viestin ja/tai sen liitetiedostot levylle haluamaasi kansioon. Tulosta: Tulostaa viestin ja/tai sen liitetiedostot. Lähetä edelleen: Lähettää viestin edelleen siten, että alkuperäinen teksti jää osaksi uutta viestiä. Lähetä edelleen liitetiedostona: Lähettää viestin uudelle vastaanottajalle sisältäen alkuperäisen viestin liitteenä. Poista: Poistaa viestin lähettäjän Lähetetyt viestit -kansiosta ja/tai vastaanottajan Postilaatikosta. Lähetä uudelleen: Tee viestiin muutokset, lähetä viesti normaalisti ja peruuta alkuperäinen viesti. Ominaisuudet: Näyttää yksityiskohtaiset tiedot lähetetyn viestin tilasta (ajankohta, milloin vastaanotettu, avattu, poistettu jne.) Kiertävän viestin luominen 1. Napsauta hiirellä Luo uusi postisanoma tai Luo uusi Tehtävä painiketta. 2. Valitse Käsittele Kiertävä viesti. 3. Kirjoita nimet Reitti ruutuun viestin kiertojärjestyksessä erottaen nimet pilkulla tai Enter -painikkeella. HUOM! Muuttaaksesi vastaanottajien järjestystä, napsauta nimeä ja vedä se hiirellä uuteen kohtaan. 4. Täydennä viesti ja paina Lähetä -painiketta. 5. Kiertävän viestin liitetiedostoja voi muokata. Viesti toimitetaan eteenpäin Reitin osoittamassa järjestyksessä. Kun vastaanottaja merkitsee viestin valmiiksi, se siirtyy seuraavalle vastaanottajalle. Internet-osoitteeseen lähetetty kiertävä viesti merkitään valmiiksi automaattisesti. HUOM! Kiertävän viestin poistaminen ennen valmiiksi merkitsemistä katkaisee reitin eikä viesti siirry seuraavalle vastaanottajalle. Saapuneen viestin lukeminen 1. Napsauta hiirellä Postilaatikko -kansiota. 2. Kaksoisnapsauta viestiä hiirellä oikealle avautuvassa viestiluettelossa.

4 Liitetiedoston avaaminen 4 (12) 1. Avaa viesti, jossa on mukana liitetiedosto, kaksoisnapsauttamalla sitä hiirellä. 2. Liitetiedosto näkyy viesti-ikkunan ala-osassa. 3. Napsauta liitteen kuvaketta hiiren oikealla painikkeella ja valitse toiminto avautuvasta pikavalikosta: Näytä liite: Avaa liitteen GroupWisen Pikakatselu-ikkunaan. Open/Avaa: Avaa liitteen ko. sovelluksessa. Tallenna nimellä: Tallentaa liitteen levylle haluamaasi kansioon. Tulosta: Tulostaa liitetiedoston. TAI 1. Napsauta viestiä hiirellä kerran, jolloin saat liitetiedoston kuvakkeen näkyviin Liiteikkunaan napsauttamalla Liiteikkuna painiketta. 2. Napsauta liitteen kuvaketta hiirellä, jolloin se avautuu Pikakatselu-ikkunaan. 3. Napsauta kuvaketta vielä hiiren oikealla painikkeella ja valitse avautuvasta Pikavalikosta kuten yllä. Viestiin vastaaminen 1. Napsauta hiirellä Postilaatikko -kansiota tai sitä kansiota, jossa vastattava viesti on. 2. Kaksoisnapsauta ko. viestiä hiirellä. 3. Napsauta Vastaa painiketta. 4. Valitse Vastaa lähettäjälle vastataksesi vain henkilölle, joka lähetti viestin sinulle. 5. Valitse Vastaa kaikille vastataksesi lähettäjälle sekä kaikille muillekin, jotka ovat saaneet viestin. 6. Laadi vastausviesti. 7. Valitse Lähetä. Viestin lähettäminen edelleen 1. Napsauta hiirellä Postilaatikko -kansiota tai sitä kansiota, jossa edelleen lähetettävä viesti on. 2. Kaksoisnapsauta ko. viestiä hiirellä. 3. Napsauta Lähetä edelleen painiketta. 4. Kirjoita tai valitse osoitekirjasta niiden vastaanottajien nimet, joille viesti lähetetään edelleen. 5. Kirjoita viesti Sanoma ruutuun. 6. Napsauta Lähetä painiketta. 7. Viesti lähetetään edelleen joko viesti-muodossa tai liitetiedostona riippuen siitä kumpi on oletuksena. 9. Oletuksen voit tarkistaa ja vaihtaa napsauttamalla Lähetä edelleen painikkeen alla olevaa nuolta. Kansioiden luominen GroupWise:ssa voit luoda omia kansioita Kaappi -kansion alle viestien järjestelmällistä säilyttämistä varten, esim. luetut viesti kannattaa siirtää johonkin omaan kansioon, etteivät ne täytä Postilaatikkoa. HUOM! Ajoitetut viestit (ajanvaraus, tehtävä ja muistutus) poistuvat Postilaatikosta automaattisesti niiden Hyväksymisen / Hylkäämisen jälkeen, minkä jälkeen ne näkyvät vain Kalenterissa tai hylättäessä poistuvat kokonaan. 1. Napsauta valikkorivillä Tiedosto Uusi Kansio. 2. Määrittele kansiotyyppi, jonka haluat luoda ja valitse Next. Oma kansio: Tarkoitettu omia viestejä varten. Jaettu kansio: Voit määrittää myös muille oikeuksia lukea ja muokata sekä lisätä ja poistaa viestejä tästä kansiosta. Etsinnän tulokset kansio: Luo/valitse etsintäkriteeri tälle kansiolle. Joka kerta kun kansio avataan, suoritetaan etsintä ja tulos näkyy kansion viesteinä. 3. Anna kansiolle nimi ja kuvaus. 4. Siirrä kansio sinne, mihin haluat se sijoittuvan. Oletuksena omat kansiot sijoittuvat Kaappi-kansion alikansioiksi. Napsauta Next. 5. Määritä kansion asetukset. 6. Napsauta hiirellä Finish painiketta.

5 GroupWise -kalenteri 5 (12) 1. Avaa Kalenteri kansio napsauttamalla kansioluettelossa olevaa -kuvaketta. Napsauttamalla päivää viikko-kalenterissa saat esille päivän tapahtumat. Muuttaaksesi ajanvarausta napsauta tapaamista ja raahaa se uuden päivän ja/tai ajan kohdalle. Kaksoisnapsauttamalla mitä tahansa tapahtumaa saat esille sen tarkemmat tiedot. Napsauta ruutua hiirellä merkitäksesi Tehtävän valmiiksi. Kaksoisnapsauttamalla vapaata kohtaa kalenterista voit luoda Ajanvarauksen, Muistutuksen tai Tehtävän omaan kalenteriin. Napsauttamalla tapahtumaa hiiren oikealla painikkeella voit suorittaa pikavalikosta useita toimintoja kuten Hyväksy, Hylkää, Hälytys jne. Usea käyttäjä -välilehti 1. Avaa Kalenteri kansio napsauttamalla kansioluettelossa olevaa -kuvaketta. 2. Valitse Usea käyttäjä välilehti. 3. Avatessasi välilehden ensimmäistä kertaa sinun tulee valita henkilöt, joiden kalenterin haluat nähdä napsauttamalla -painiketta. (Katso Valtuudet, jossa kerrotaan mitä sinun tulee tehdä ennen kuin voit nähdä toisten kalenterin tai he voivat nähdä sinun kalenterisi, s. 11). Valitse viestityypin (Ajanvaraus, Muistutus, Tehtävä) mukainen välilehti. Napsauta siirtyäksesi takaisin tähän päivään. Napsauta nuolia tai päivää, kuukautta tai vuotta vaihtaaksesi päivämäärää. Napsauta lisätäksesi / vähentääksesi käyttäjiä Usea käyttäjä näkymästä. Napsauta + / -lisätäksesi ja vähentääksesi sarakkeiden lukumäärää.

6 Ryhmä-ajanvarauksen tekeminen 6 (12) 1. Napsauta Luo uusi ajanvaraus painiketta työkalurivillä. 2. Kirjoita henkilöiden nimet Jakelu: -ruutuun erottaen nimet pilkulla tai Enter -painikkeella. TAI 3. Napsauta Osoite painiketta Ajanvaraus-ikkunassa avataksesi Osoitekirjan ja valitse henkilöt ja mahd. resurssit sieltä. (Osoitekirjasta tarkemmin katso s. 8). 4. Paina TAB -näppäintä siirtyäksesi Paikka: -ruutuun ja kirjoita tapaamispaikka. HUOM! Mikäli varasit Paikka-resurssin jo Jakelu: -ruudussa Paikka: -ruutu täydentyy automaattisesti. 5. Kirjoita tapaamiselle Aloituspvm ja Aloitusaika tai määritä ne Aseta päivämäärä ja Kellonajan syöttäminen -painikkeita napsauttamalla. 6. Paina TAB-näppäintä siirtyäksesi Aihe: ruutuun ja kirjoita tapaamiselle sopiva aihe. 7. Kirjoita viesti Sanoma: ruutuun ja lisää tarvittavat liitetiedostot napsauttamalla Liite painiketta. 8. Lopuksi napsauta Lähetä painiketta. Ajanvarauksen ajan valitseminen 1. Määritettyäsi Jakelu: -kenttään henkilö- ja resurssivalinnat (yllä kohdat ) napsauta hiirellä Varattu? -painiketta nähdäksesi henkilöiden ja resurssien vapaat ja varatut ajat. Napsauta Kutsu kokoukseen lisätäksesi henkilöitä ja/tai resursseja tapaamiseen. Käytettävissä olevat ajat välilehti näyttää milloin kaikki valitut henkilöt ja resurssit ovat vapaana. Napsauta hiirellä ja vedä Päivän / Ajan valintaruutu sopivaan kohtaan. Mikäli sinulla on Lukuoikeudet henkilön ajanvarauksiin, saat esille tapaamisen yksityiskohdat tähän kenttään, kun napsautat varausta hiirellä. Napsauta hiirellä Autom. valinta - painiketta, jolloin ohjelma valitsee tapaamiselle automaattisesti kaikille sopivan ensimmäisen vapaan ajan. 2. Valittuasi tapaamiselle sopivan ajankohdan napsauta OK painiketta sulkeaksesi Ajanvarauksen ajan valitseminen ikkunan ja jatka ajanvarauksen tekemistä (kuten yllä kohdat 3-6).

7 Toistuvat ajanvaraukset, tehtävät ja muistutukset 7 (12) 1. Aloita uuden Ajanvarauksen tai Tehtävän laatiminen napsauttamalla hiirellä työkalurivin vastaavia painikkeita tai Muistutuksen valitsemalla valikkoriviltä Tiedosto Uusi Muistutus. 2. Napsauta hiirellä Aseta päivämäärä painiketta avataksesi Aseta päivämäärä -ikkunan. 3. Napsauta Päiväyskaava -painiketta avataksesi Päiväyskaava -ikkuna. 4. Luo toistuva viesti seuraavasti: Esimerkki -välilehdelle on tehty määritys, jossa tapaaminen on kuukauden 1., 3. ja viimeinen maanantai huhtikuusta syyskuuhun. Kaava -menetelmä vaatii kaavan luomista sopivien päivien valitsemiseksi. Päivämäärät -välilehdellä voit valita 1. päivät kalenterista hiirellä napsauttamalla. 5. Paina OK hyväksyäksesi päivät toistuvalle tapahtumalle. Ajanvarauksen, Tehtävän ja Muistutuksen hyväksyminen / hylkääminen Kun vastaanotat ajanvarauksen, tehtävän tai muistutuksen, voit joko hyväksyä tai hylätä sen. Näin ilmoitat lähettäjälle voitko toteuttaa pyynnön. Kaikki saapuneet ajanvaraukset, tehtävät ja muistutukset näkyvät sekä Postilaatikossa että Kalenterissa ko. päivän kohdalla. Hyväksymisen jälkeen ne näkyvät vain Kalenterissa. 1. Napsauta Postilaatikko tai Kalenteri kansiota. 2. Kaksoisnapsauta saapunutta Ajanvarausta, Tehtävää tai Muistutusta. 3. Napsauta hiirellä Hyväksy tai Hylkää -painiketta. 4. Hyväksyessäsi Ajanvarausta, valitse hyväksymisen jälkeen määritys Hyväksy asetuksin ikkunan Näytä tilana sarakkeesta: Vapaa: Haluat tapahtuman merkityksi kalenteriisi, mutta olet tarvittaessa käytettävissä myös muihin tehtäviin. Alustava: Luultavasti osallistut tapahtumaan, mutta jotkin muut tapahtumat voivat olla etusijalla. Varattu: Osallistut tähän tapahtumaan etkä ole käytettävissä muihin tapaamisiin. Ei toimistossa: Tähän tapahtumaan et pääse tulemaan. Nämä valinnat näkyvät eri väreinä Ajanvarauksen ajan valitseminen ikkunassa, kts. ed.sivu. 5. Kirjoita viesti Kommentti-ruutuun ja valitse OK. Lähettäjä voi lukea kommenttisi lähettämänsä viestin Ominaisuudet ikkunasta.

8 Kalenterin tulostaminen 8 (12) 1. Napsauta hiirellä Tulosta kalenteri -painiketta Pääikkunan työkalurivillä. 2. Valitse Lomake-välilehden Muoto-ryhmäruudusta kalenterinäkymä. 3. Valitse Käytettävät lomakkeet ruudusta kalenterin lomakemalli. Kalenterinäkymä määrittää käytettävissä olevat vaihtoehdot. 4. Valitse Lomakekoko. Käytettävissä olevat vaihtoehdot ovat riippuvaisia tulostimesta. 5. Valitse Lomakkeen suunta: pysty tai vaaka. Näet valittujen asetusten mukaisen luonnoksen Valittu lomake ruudussa. Voit myös napsauttaa Esikatsele-painiketta nähdäksesi lomakkeen teksteineen. 6. Määritä Sisältö-välilehden Aloituspäivä-ruudussa ensimmäinen tulostettava päivä sekä kalenterityypin mukaan päivien, viikkojen tai kuukausien määrä oikeanpuoleisessa ruudussa. 7. Määritä myös kalenterin Sisältö ja Fontti. Näyttö-ryhmäruudusta voit vielä määrittää kalenterin yksityiskohtia. 8. Kirjoita Määritykset -välilehden Otsikko-ruutuun nimi, jonka haluat näkyvän kalenterin otsikkona. 9. Valitse haluamasi kohdat Alatunniste-, Tulosta kohteet- ja Määritykset -ryhmäruuduista. 10. Lopuksi valitse Tulosta. Osoitekirja GroupWise -osoitekirjasta voit nopeasti valita viestien vastaanottajat (henkilöt, ryhmät, resurssit). Osoitekirjasta voi tarkistaa myös puhelinnumeroita, osoitteita ja muita olennaisia tietoja. Novell GroupWise osoitekirja sisältää kaikki organisaatiosi GWkäyttäjät. Vain järjestelmänvalvoja voi muuttaa näitä tietoja. Usein käytetyt osoitteet välilehdelle tallentuvat kaikki käyttämäsi osoitteet. Voit luoda, muokata ja tallentaa lukemattomia henkilökohtaisia osoitekirja-välilehtiä. Sinulla on niihin täydet oikeudet lisätä, muokata tai poistaa tietoja. Oikeanpuoleiseen ruutuun siirretyn nimen voit poistaa kaksoisnapsauttamalla nimeä hiirellä. Kaksoisnapsauta sen henkilön nimeä, jolle lähetät viestin. Nimi siirtyy oikeanpuoleiseen ruutuun. Tiedot -painiketta napsauttamalla saat esille henkilön tarkemmat tiedot. LDAP-osoitekirja sisältää hakemisto -palvelut kuten Bigfoot ja Switchboard, jotka auttavat sinua henkilöiden sähköposti-osoitteiden etsimisessä ympäri maailmaa. Mikäli lähetät säännöllisesti viestejä samoille vastaanottajille, kaksoisnapsauta henkilöiden nimiä ja napsauta Tallenna ryhmä painiketta.

9 Henkilön lisääminen osoitekirjaan 9 (12) 1. Valitse Osoitekirjasta Muokkaa Lisää tai napsauta Lisää painiketta. 2. Valitse avautuvasta Uusi nimi ikkunasta Henkilö ja napsauta OK. Resurssi ja organisaatio vaihtoehdot ovat osoitekirjaan lisättäviä kokoustila-, AV-väline - ja organisaatiotietoja varten. 3. Täytä avautuvaan Uuden nimen tiedot -lomakkeeseen haluamasi tiedot ja paina OK. Lisää -painike Jakelulistan luominen Sähköpostiryhmät eroavat henkilöistä siten, että niiden edessä on -kuvake. 1. Avaa osoitekirja napsauttamalla Osoitekirja -painiketta pääikkunan työkalurivillä. 2. Valitse se Osoitekirja-välilehti, jolta ryhmään tarvittavat nimet löytyvät. Voit valita nimiä samaan ryhmään myös useammalta Osoitekirja-välilehdeltä. 3. Valitse henkilöt kaksoisnapsauttamalla nimiä tai Ctrl näppäin alas painettuna valitse nimet napsauttamalla ja vedä ne hiirellä oikeanpuoleiseen ruutuun. 4. Napsauta Tallenna ryhmä painiketta. 5. Avautuu Tallenna ryhmänä ikkuna. Anna ryhmälle nimi ja valitse Osoitekirja-välilehti, jolle ryhmä tallennetaan. Napsauta OK. Tallenna ryhmä -painike

10 10 (12) Ryhmäviestin lähettäminen 1. Napsauta Osoite painiketta Viesti-ikkunassa avataksesi Osoitekirjan. 2. Napsauta Ryhmä kuvaketta kerran aktivoidaksesi ryhmän. 3. Napsauta hiiren oikeaa painiketta ja valitse avautuvasta pikavalikosta Muokkaa ryhmää 4. Ryhmän jäsenet tulevat näkyviin Osoitekirjan oikeanpuoleiseen ruutuun. 5. Pelkästään Ryhmän nimen saat valittua vastaanottajaksi kaksoisnapsauttamalla ryhmän nimeä. 6. Napsauta OK -painiketta siirtääksesi ryhmän jäsenten nimet / ryhmän nimen viestin Jakelu-ruutuun. Napsauttamalla OK siirtyvät ryhmän jäsenet viestin vastaanottajiksi. Voit poistaa nimen kaksoisnapsauttamalla nimeä hiirellä. Henkilökohtaisen osoitekirjan jakaminen 1. Luo henkilökohtainen osoitekirja Napsauta Osoitekirjasta Tiedosto Uusi kirja. Anna uudelle kirjalle nimi ja napsauta OK. 2. Lisää uudelle Osoitekirja-välilehdelle haluamasi nimet joko raahaamalla (=kopioimalla) ne toiselta välilehdeltä tai napsauttamalla Lisää-painiketta ja kirjoittamalla tiedot avautuvalle lomakkeelle. 3. Valitse Osoitekirja -välilehti, jonka haluat jakaa. Napsauta valikkoriviltä Tiedosto Jakaminen. Oletuksena (Ei jaettu) vain sinä voit lukea ja muokata henkilökohtaista Osoitekirja -välilehteäsi. Jakaaksesi valitun Osoitekirjavälilehden napsauta Jaettuvalintaympyrää hiirellä. Kirjoita henkilön nimi, jonka kanssa haluat sen jakaa ja paina Lisää käyttäjä painiketta tai valitse nimet Osoitekirjasta. Jaetun osoitekirjan vastaanottajat joko hyväksyvät tai hylkäävät tämän osoitekirja -välilehden. Tila-kohtaan tulee tieto heidän valinnastaan. 4. Lopuksi valitse Apply ja OK. Sinä voit määrittää valitsemiesi henkilöiden valtuuksia ko. osoitekirja-välilehdelle. Anna Kaikki oikeudet niille, joiden pitää päästä muokkaamaan tietoja.

11 Viestin lähettäminen jaettuun kansioon 11 (12) Luodaksesi uuden Keskustelu/Muistutuksen: 1. Luo tai avaa Jaettu kansio (Kansioiden luominen s. 4). 2. Valitse valikkoriviltä Tiedosto Uusi Keskustelu/Muistutus. 3. Kirjoita keskustelulle Aihe. 4. Siirry TAB-näppäimellä Sanoma: ruutuun ja kirjoita viesti. 5. Valitse Tallenna. Kaikki henkilöt, joilla on pääsy tähän jaettuun kansioon näkevät uuden viestin välittömästi. Viestien näyttäminen kansiossa keskusteluna 1. Avaa kansio niin, että sen viestit näkyvät viestiluettelossa. 2. Napsauta hiirellä Pääikkunan työkalurivillä Näytä keskustelujen kulku painiketta. TAI 3. Napsauta kansiota hiiren oikealla painikkeella. 4. Valitse pikavalikosta Ominaisuudet ja napsauta Näyttö-välilehteä. 5. Varmista, että Näytä -ruudussa lukee Keskustelun kulku. 6. Napsauta OK. Valtuudet Valtuuksien avulla voit antaa jollekulle toiselle oikeuden tarkastella Postisanomiasi, Tapaamisiasi, Muistutuksiasi, Tehtäviäsi sekä lähettää viestejä sinun nimissäsi. Valtuuksien antaminen toiselle: 1. Valitse Työkalut Määritykset. 2. Kaksoisnapsauta Suojaukset kuvaketta ja valitse Valtuuksien käyttäminen välilehti. 3. Valitse henkilöt kirjoittamalla nimet ja napsauttamalla Lisää käyttäjä painiketta tai valitse nimet Osoitekirjasta. 4. Napsauta henkilön nimeä hiirellä ja määritä hänelle valtuudet ikkunan alaosan valintaruuduista. 5. Valitse OK. Kun joku on antanut sinulle valtuudet Postilaatikkonsa käyttöön: 1. Napsauta Valtuudet kuvaketta Pääikkunan vasemmassa alakulmassa. 2. Valitse Valtuuksien käyttö. 3. Valitse käyttäjäluettelosta käyttäjä, jonka viestejä haluat tarkastella tai lisää käyttäjäluetteloon uusia käyttäjiä kirjoittamalla nimet tai valitsemalla ne osoitekirjasta. 4. Lopuksi napsauta OK. GroupWise ikkuna näyttää sinulle nyt ne ko. käyttäjän viestit, joiden katseluun sinulle on myönnetty valtuudet. Notify GroupWise:n Notify ohjelma ilmoittaa valinta-ikkunan avulla mm. saapuvista viesteistä sekä lähestyvistä tapaamisista. Kun saat viestin Notifyn ollessa käynnissä, ilmestyy kirjekuori Notify-ikonin päälle Windowsin Tehtäväpalkissa. Notifyn käynnistäminen Valitse Start valikosta Ohjelmat/Programs GroupWise GroupWise Notify.

12 Notifyn määritysten asettaminen 12 (12) 1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella Notify kuvaketta tehtäväpalkissa ja valitse Määritykset. 2. Valitse haluamasi välilehti ja tee tarvittavat muutokset. 3. Yleistä välilehdellä voit määrittää uusien viestin tarkistusten aikavälin ja mistä kansioista viestit tarkistetaan sekä miten kauan Notify ikkuna pysyy näytöllä. 4. Ilmoita välilehdellä voit määrittää, miten Notify ilmoittaa erityyppisten viestien saapumisesta Postilaatikkoosi. WebAccess WebAccessin avulla pääset Internetin kautta käsiksi GroupWise postilaatikkoosi kuten mihin tahansa webbisivulle. GroupWise WebAccess -käyttöliittymä eroaa ulkonäöltään hieman GroupWise -työasemaversiosta, mutta vastaa tätä toiminnoiltaan. WebAccessista löytyy oma ohje-toiminto. 1. Kirjautuaksesi GroupWiseen käynnistä Internet selainohjelmasi (IE, Netscape) ja kirjoita Webselaimessa osoite-ikkunaan järjestelmänvalvojalta saamaasi palvelimen nimi tai IP-numero. 2. Napsauta avautuvalta sivulta WebAccessin Go-painiketta. 3. Kirjautumissivulla anna GroupWisen Käyttäjänimi ja Salasana ja napsauta Kirjaudu-painiketta. 4. Jos postilaatikkosi aukeaa vain osittain, kokeile auttaako esim. Postilaatikko-kuvakkeen napsauttaminen. HUOM! Jos kirjaudut GroupWise:n Webaccess:iin julkisissa tiloissa esim. kirjastossa käytössä olevalta mikrolta muista: Tyhjentää selainohjelman välimuisti, jonne tallentuu tietoja viimeksi käydyiltä sivuilta. Internet Explorer 5.0 muistaa salasanat IE 5.0 selaimessa on autocomplete -toiminto, joka tallettaa käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kytke autocomplete-toiminto pois päältä selaimen asetuksista seuraavasti: Avaa Työkalut-valikko Valitse Internet asetukset Valitse Sisältöön liittyvät asetukset Valitse Automaattinen täydennys Poista ruksi kohdasta Lomakkeiden käyttäjätunnukset ja salasanat Valitse Tyhjennä salasanat