Hallintohenkilökunnan Staff Weekit - Työkaluja ja ideoita konseptin kehittämiseen

Transkriptio

1 Hallintohenkilökunnan Staff Weekit - Työkaluja ja ideoita konseptin kehittämiseen Työpaja kv-kevätpäivillä Jenni Leinonen, Irja Pietilä, Pertti Vilpas

2 Tervetuloa Staff Week -työpajaan! Työpajan tausta Aiheen rajaus Sessiokuvauksen pääpointit Ennakkotehtävä Tavoitteet 2

3 Puhujat / tausta: Metropolia Jenni Leinonen 4 Staff Weekiä, ~120 hallinnon vierasta Kv-palveluilla vetovastuu & budjetti -> Isot osallistujaryhmät, myös muita tukipalveluita mukana järjestämässä ohjelmaa Viikolle yleinen, vuosittain vaihtuva kattoteema Pertti Vilpas Lehtori (talousmatematiikka ja tilastotiede) International Project Week in Business Ethics (IPW), järjestelytoimikunnassa 10 vuotta 3

4 Puhujat / tausta: TAMK Irja Pietilä, FT Koulutuspäällikkö, International Business TAMKin Staff Week -opettajana 3 kertaa, Teemana Intercultural Communication WWB - World Wide Business KV-viikko Mänttä-Vilppulassa IWBAS2012 International Week for Business and Services Kv-viikko Tampereella IWBAS 2014 Kv-viikko Tampereella (tulossa) 4

5 Työpajan osallistujat / tausta 19 eri korkeakoulua 55+ Staff Weekia, 3 tulossa lähikuukausina Who s who: Kerro lyhyesti (max 30 sekuntia) kuka olet / mistä kuinka paljon kokemusta SW:en järjestämisestä + missä roolissa 5

6 Suunnittelun perusteet / reunaehdot

7 Suunnittelun perusteet / motivaatio Hyödyt Vierailijoiden kannalta Järjestävälle organisaatiolle -> viikon tavoitteet ja tarkempi viikon suunnittelu Osa kv-strategiaa? Rahoitusmittari 7

8 Suunnittelun perusteet / päätöksenteko Budjetti Järjestelytoimikunta Vetovastuu Muiden toimijoiden aktivointi Muiden sisällöntuottajien koordinointi, perehdyttäminen ja laadunhallinta Ajankohta 8

9 Suunnittelun perusteet: osallistujien valinta Kohderyhmä: ketä kutsutaan? Kv-toimistojen väkeä -> kaikki työpajan ennakkotehtävään vastanneet ottivat vastaan kv-hallinnon väkeä Muita hallinnon yksikköjä, mitä? -> lähes kaikilla myös muita osallistujia: useimmiten kirjaston, henkilöstöhallinnon, johdon sihteereiden, taloushallinnon, tietohallinnon, haku- ja opintotoimiston tai TKI:n väkeä Myös opettajia? -> Jamk + Laurea: kokemuksia? Oman talon väkeä mukaan osallistujina? -> Oamk + Kyamk: kokemuksia? 9

10 Suunnittelun perusteet: valintakriteerit Ilmoita jo kutsussa, huomioi hakulomakkeella Ennakkotehtävän vastanneista järjestäjistä puolet otti kaikki kiinnostuneet, puolet käytti seuraavia valintakriteerejä: Maksimiosallistujamäärä (vrt. budjetti, tilat, työskentelytavat) Osallistujia vain partnerikorkeakouluista Max 2 osallistujaa samalta partnerilta Työnkuvan sopivuus ohjelmaan/vierailuyksiköihin Motivaatio-osuus Osallistujien jako tasaisesti eri hallintojen yksiköihin 10

11 Suunnittelun perusta: ohjelma Mikä teema? Kohderyhmälle yksilöity, vai yleisemmin sopiva aihe? Käsiteltävät aiheet Lyöty lukkoon kutsussa, vai hakulomakkeelle toiveita? Ohjelmarunko balanssi Tiedottaminen/aktivoiminen ennakkoon Ennakkotehtävä, nettisivut, Wiki, Facebook, Yammer 11

12 Haasteita tavoitteellisen ohjelman toteuttamisessa Erilaiset taustat ja tietotaso Erilaiset odotukset ja tarpeet -> odotustenhallinta haastavaa Liian suuri ryhmä työskentelytapaa ajatellen Vaihteleva osallistumisen aste ja valmistautumismotivaatio Liian vaihteleva/puutteellinen kielitaito Muiden ohjelmaa järjestävien yksiköiden motivaatio, resurssit ja osaaminen sisällöltään tukevan päivän rakentamiseksi 12

13 Ryhmätyö - Ammatillinen kehittyminen Staff Weekillä Jakaudutaan pienryhmiin (5-6 henkilöä per ryhmä) Ryhmät tekevät muistiinpanoja keskustelusta Ryhmäkeskustelu 25 min ja yhteenveto 15 min

14 Ryhmätyön aiheet 1. Mitä tavoitteita SW:lle voidaan asettaa järjestävän korkeakoulun ja toisaalta osallistujan näkökulmasta? Mitä tavoitteita voisi asettaa osallistujien ammatilliseen kehittymiseen? 2. Mitä aktiviteetteja ja työtapoja SW:n aikana voitaisiin käyttää? Millä työskentelymenetelmillä SW:n fokusoituisi erityisesti ammatilliseen kehittymiseen? 14

15 SW:n tavoitteet (1) Yhteisiä tavoitteita (osallistuja, järjestävä korkeakoulu) Verkostoituminen, partnereiden tapaaminen, face to face -kontaktit Olemassa olevan yhteistyön virkistäminen, uusien yhteistyömahdollisuuksien kartoitus Tavoitteita osallistujan näkökulmasta 1. Kehittyä ammatillisesti Ydinosaamisen päivittäminen ja syventäminen, asiantuntijuuden laajentaminen Vuorovaikutus-, tiimi- ja viestintä- ja kielitaitojen kehittäminen Uusien ideoiden saaminen, hyvien käytäntöjen jakaminen 2. Tutustua muiden osallistujien korkeakouluihin/kulttuureihin, tutustua Suomeen ja sen koulutusjärjestelmään 3. Löytää lisää motivaatiota ja työniloa omaan tekemiseen (työhyvinvointi, jaksaminen) 15

16 SW:n tavoitteet (2) Tavoitteita järjestävän korkeakoulun näkökulmasta Oman korkeakoulun, organisaation esittely, markkinointi, imagon ja brändin vahvistaminen Oman korkeakoulun esittely vaihtokohteena (toiminta, palvelut jne.); kv-osallistujien helpompi ohjeistaa tulevia vaihto-opiskelijoita kotikorkeakouluissa Tilastointi/resurssit > 5 päivän mittaiset vaihdot vaikuttavat rahoitukseen Kustannustehokas tapa kerätä vaihtoon tulevat henkilöt samalle viikolle Kotikansainvälistyminen ja talon kv-toiminnan näkyväksi tekeminen 16

17 SW:n fokus ammatilliseen kehittymiseen, työtapoja (1) 1. SW:n ennakkotehtävä Osallistujien omien tavoitteiden kartoitus, työn sisällön, menetelmien itsearviointi (kehittämistarpeet) Mitkä ovat osallistujan ammatillisen kehittymisen painopisteet? Pyydetäänkö osallistujilta esityksiä, alustuksia SW:lle? 2. Tiedotus SW:n teema SW:n tavoitteet Ohjelma ja viikon kulku Miten tiedotetaan (sähköposti, web-sivut, sosiaalinen media)? 17

18 SW:n fokus ammatilliseen kehittymiseen, työtapoja (2) Työskentely ryhmänä, yhdessä tehden, sosiaalisena prosessina ja sosiaalisessa vuorovaikutuksessa (yhteistoiminnallinen oppiminen) Työpajatyöskentely (asiantuntijoiden alustukset, tiedon vaihtaminen ja jakaminen) Seminaari (osallistujien alustukset, keskustelu) Vertaisoppiminen (toisen yksikön vastaavanlaisesta toimintatavasta oppimista) Benchmarking (systemaattinen vertailukehittäminen, oman prosessin analysointi) Learning Cafe (eri näkökulmat, kirjuri, osallistujat siirtyvät pöydästä toiseen, keskustelun tulokset kirjataan fläppille) Posterisessio (näyttelykävely, posteriesittelyt, joita muut kommentoivat) Reflektointi (omien kokemusten, oppimisen analysointi ja arviointi, esim. oppimispäiväkirja) 18

19 SW:n fokus ammatilliseen kehittymiseen, työtapoja (3) Valmentaminen coaching (työ oppimistapahtumana, suunnitelmallisesti ja ohjatusti, valmennettuna) Kehittämishanke (nykytila > kehittämistoimenpiteet > seuranta) Lähteitä: Osaamista kehittämään, periaatteita ja menetelmiä osaamisen ylläpitoon ja lisäämiseen (Laura Kaartinen Oiva-Akatemia) Oppiminen ja oppimismenetelmät ja niiden hyödyntäminen ammatillisen kehittymisen tukena (HAMK) Asiantuntijaksi oppiminen, ammatillisen identiteetin, kehittyminen ja moniammatillinen työ (Kaija Collin) 19

20 Case TAMK Intercultural Communication at Work

21 Kulttuurienvälinen oppiminen Kulttuurienväliset kompetenssit Kulttuurienvälinen viestintä Kulttuurienvälinen sopeutuminen

22 Joka päivä, 2-4 tuntia Esittäjän/esityksen nimi 22

23 Ryhmissä oppiminen, jakaminen Esittäjän/esityksen nimi 23

24 Teemat jatkuivat päivällä ja Esittäjän/esityksen nimi 24

25 illalla yöllä Esittäjän/esityksen nimi 25

26 Havainnointi Story of the Day Esittäjän/esityksen nimi 26

27 Verkostoituminen Esittäjän/esityksen nimi 27

28 Hyvät käytänteet yksittäisiä esimerkkejä toimivista ratkaisuista

29 Best practices ohjelman suunnittelu Ajankohdan valinta jonkun tapahtuman yhteyteen (alan seminaari, talon tyhypäivä, kaupungin tapahtuma tms) Kattoteeman valinta oman korkeakoulun/yksikön intressien mukaan -> tiedotus käsiteltävistä aiheista jo kutsussa, jotta aiheesta kiinnostuneet/tietävät aktivoituvat Vieraiden aktivoiminen puhujiksi, caseja määritellystä aiheesta Ennakkotehtävät: aiheen rajaus, keskustelun aloitus 29

30 Best practices ohjelman suunnittelu Ohjelman järjestämisvastuun jakaminen eri hallintoyksiköiden kanssa, ns. moduli-/yksikköpäivät Opiskelijat mukaan, esim. restonomiopiskelijoilta illallistarjoilut Korkeakoulun johto mukaan, esim. tervetulopuhe rehtorilta Avustajan palkkaaminen järjestelyihin, esim. kv-harjoittelija Ekskursion tai yritysvierailujen järjestäminen, paikallisten työelämäyhteistyö- ja incubator-toimintojen esittely Konsultin/ulkopuolisen puhujan tilaaminen workshop/koulutus ryhmälle räätälöidystä aiheesta Osallistujien työnkuvan, aihetoiveiden ja odotusten kartoitus etukäteen +jos useampia ohjelmavaihtoehtoja, valinnat 30

31 Best practices viestintä Viikkojen konseptointi ja järjestelmällinen markkinointi mm. yhteisen visuaalisen ilmeen avulla Nettisivut pystyyn jo kutsuvaiheessa helpottaa markkinointia ja käytännöninfon jakamista Keskustelukanavan käyttöönotto esim. Facebook-ryhmä, Wiki- tai Yammer-sivusto -> materiaalien ja kuvien jakaminen Jälkimarkkinointi ja kv-toiminnan näkyväksi tekeminen talon sisällä + sidosryhmille 31

32 Best practices welcome-toimet Hotellikiintiöt: halvempi hinta ja tuki verkostoitumiselle myös vapaa-ajalla Welcome bag (hotellihuoneisiin valmiiksi), jossa infoa kaupungista ja korkeakoulusta Survival guide Who s who -valokuvakooste (vieraista ja isännistä) -> verkostoitumisen tuki Esittäytymisosio, ryhmäyttäminen 32

33 Best practices tarpeiden huomiointi Etukäteen suunniteltu kotikorkeakoulujen esittelymahdollisuus Esim. lehtinen/kirjallinen kooste, kv-messut/standit, show&tell-osuus Paljon aikaa ohjatulle sekä vapaalle keskustelulle Muistio keskustelujen pohjalta (nimetty kirjuri) Palautteen keruu paikanpäällä Disseminoinnin suunnittelu pienryhmissä viikon lopuksi: mitä opin, miten tätä sovellan omaan työhöni/ korkeakouluuni 33

34 Kysymyksiä, kommentteja, palautetta?

35 KIITOS AKTIIVISESTA OSALLISTUMISESTA! Jatketaan keskustelua!