Henkilökuntavaihtojen hyvät käytännöt ja kokemukset Ti klo

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Henkilökuntavaihtojen hyvät käytännöt ja kokemukset Ti 22.5.2012 klo 13.00-14.30"

Armas Järvenpää
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Henkilökuntavaihtojen hyvät käytännöt ja kokemukset Ti klo Metropolian henkilökuntavaihtoviikko Kv-toimiston näkökulma: Jenni Leinonen, Elina Värtö Strategiayksikön näkökulma: Jörgen Eriksson Seinäjoen AMK, lähtevä henkilökuntavaihto Kv-toimiston näkökulma: Maria Loukola Henkilökuntavaihdolle osallistuneen näkökulma: Arto Ojala 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 1

Strategiayksikön näkökulma: Jörgen Eriksson Seinäjoen AMK, lähtevä henkilökuntavaihto Kv-toimiston

2 STAFF WEEK METROPOLIASSA 2011 Jenni Leinonen, kv-assistentti Elina Värtö, kv-koordinaattori Metropolia Ammattikorkeakoulu 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 2

3 Staff Weekin taustaa

4 Miksi Staff Week? Vierailupyyntöjä paljon Metropoliassa useita koulutusohjelmia ja tukipalveluita vierailupyyntöjen hallinnointi Job shadowing usein käytännössä vaikeaa 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 4

5 Ensimmäinen Staff Week 2010 kv-hlökunnalle Kv-toimistojen työntekijöitä, 26 vierasta: Tottuneet engl. ympäristöön sekä monikulttuurisuuteen Järjestelyt voitiin hoitaa kokonaan kvtukipalveluissa 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 5

ympäristöön sekä monikulttuurisuuteen Järjestelyt voitiin

6 Ensimmäisen Staff Weekin ohjelma Workshopeja ja luentoja Päiväohjelman lisäksi iltaohjelmaa neljänä päivänä: illallinen, Suomenlinnavierailu, Helsinki-sightseeing, yhteinen illanvietto 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 6

illallinen, Suomenlinnavierailu, Helsinki-sightseeing,

7 Ensimmäisen Staff Weekin opetukset Konsepti toimii: palaute hyvää Toiveena vähemmän iltaohjelmaa 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 7

8 Staff Weekiin 2011 valmistautuminen

9 Staff Weekin 2011 valmistelu Muut tukipalvelut mukaan Useampi henkilökunnan edustaja hyötyy Kustannustehokkuus Koti-kv omalle henkilökunnalle Enemmän järjestäjiä Vaihtelu virkistää 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 9

Koti-kv omalle henkilökunnalle Enemmän järjestäjiä Vaihtelu

10 Tukipalvelut mukaan järjestelyihin Kv-päällikkö otti yhteyttä tukipalveluiden päällikköihin tammikuun lopussa Protokolla Päälliköt keskustelivat asiasta tiimeissään ja nimesivät yhteyshenkilön 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 10

Päälliköt keskustelivat asiasta tiimeissään ja nimesivät

11 Työnjako Alatyöryhmä tukipalveluiden yhteyshenkilöt kv-tiimin edustajat Muutama tapaaminen alatyöryhmän kesken keväällä 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 11

12 Ajankohdan valinta Päätös ajankohdasta syksyllä 2010 Ajankohdan valinta Hankala hakutoimistolle, hieman hankala opintotoimistolle Mutta syksy kiireinen Kesä kivointa aikaa Helsingissä 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 12

opintotoimistolle Mutta syksy kiireinen Kesä kivointa aikaa

13 Staff Weekin mainostaminen Ennakkoviesti partnereille joulukuussa Tarkemmat sähköpostikutsut helmikuussa Ilmoittautumiset maalis-huhtikuussa Kannattaa mainostaa aikaisin Kyselyjä tuli jo ajoissa Nykyisin paljon Staff Weekeja 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 13

maalis-huhtikuussa Kannattaa mainostaa aikaisin Kyselyjä tuli jo

14 Ilmoittautuminen Vieraiden ja tukipalveluiden yhdistäminen Suurin osa toivoi 2-3 tukipalveluun tutustumista sähköpostilla täsmennetyt valinnat ti+ke Vaihtuvuus ja jälki-ilmoittautumisista linjaaminen: keitä voidaan vielä ottaa, mikä tieto mennyt kenellekin 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 14

Vaihtuvuus ja jälki-ilmoittautumisista linjaaminen: keitä voidaan vielä ottaa,

15 Tukipalveluiden yhteyshenkilöiden valmistelut Oman ohjelman ja ennakkotehtävän laatiminen Vieraiden kontaktointi etukäteen Wiki tukipalveluiden yhteyshenkilöille toukokuussa 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 15

kontaktointi etukäteen Wiki tukipalveluiden

16 Staff Week 2011

17 Saapumisvaiheen valmistelut Welcome-kassit hotellille Nimilaput Lounaslipukkeet Opastekyltit 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 17

18 Staff Weekin vieraat 30, pääosin Euroopasta, myös Malesiasta ja Thaimaasta Joista 5 kv-toimistoista kuitenkin Muut: Assistentteja (esim. rehtorin) Tutkimuskoordinaattoreita IT-työntekijöitä Työelämäasiantuntija Kirjastonhoitajia Pedagogiikan asiantuntija Opintokoordinaattoreita Hallintopäällikkö Opintoasiainsihteerejä HR-päällikkö Talouskoordinaattori Muuta hallintohenkilökuntaa 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 18

rehtorin) Tutkimuskoordinaattoreita IT-työntekijöitä Työelämäasiantuntija Kirjastonhoitajia Pedagogiikan

19 Ohjelma Ma: kv-tukipalvelut Metropolian kv-toiminnan, -tiimin ja vaihtoviikon ohjelman esittely Intercultural encounters, Introduction to the Finnish language Iltapäivällä Helsinki Sightseeing, illalla Welcome Dinner Ti: urapalvelut, henkilöstöpalvelut, kirjasto, kiinteistöpalvelut, ITtukipalvelut, taloushallinto Ke: viestintä ja markkinointi, opintoasiaintoimistot, strategiayksikkö To: Metropolian henkilökunnan virkistäytymispäivä Mahdollisuus myös vierailla muissa suomalaisissa korkeakouluissa Pe: henkilökunnan hyvinvointi Best Practices what did you learn this week? 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 19

viestintä ja markkinointi, opintoasiaintoimistot, strategiayksikkö To: Metropolian henkilökunnan virkistäytymispäivä Mahdollisuus myös vierailla muissa

20 Staff Weekin jälkeen

21 Palaute vierailta Excellent! Very good! Nothing to improve! Kukaan ei kaivannut lisää iltaohjelmaa 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 21

22 Kehitettävää Too short a stay at departments. I would like to meet more Finns from Metropolia. Not enough time for discussions. I don t remember who s who. Improve on the weather! 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 22

23 Palaute tukipalveluilta Enemmän epämuodollista aikaa ajatusten vaihdolle. Oli hyödyllistä käyttää englannin kieltä töissä. Kielitaito oli vierailla vaihtelevan tasoista. Mukavaa tutustua myös muihin Metropolian tukipalveluiden ihmisiin. Enemmän vieraita, joilla olisi vastaavia työtehtäviä. 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 23

24 Miten tavoitteet täyttyivät Tukipalvelut hyvin mukana Tukipalvelujen edustajat ja vieraat tyytyväisiä Innosti työtekijöitämme lähtemään Staff Weekeille Työmäärä oli suhteessa aika vähäinen 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 24

25 Opittua: sisältö ja markkinointi Ensi kerralla projektimaisempi Selkeä, tavoitteellinen ohjelma ja ryhmätehtävä Ennakkotehtävät / keskustelun avaaminen Heti suunnittelun alusta Wiki ja nettisivut 50 yhteyshenkilöä mukana 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 25

26 Opittua: käytännön järjestelyt Varautuminen ilmoittautumisdeadlinesta joustamiseen ja osallistujien ja/tai vierailutoiveiden muutoksiin Enemmän vieraiden kanssa illalla Ei kuitenkaan virallista iltaohjelmaa 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 26

27 Dissemination Wiki osallistujille: esitelmien, yhteystietojen ja kuvien tallennus Juttu Metropolian henkilöstön lehteen Tämä ja muut esitykset 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 27

28 Muistilista ja yhteystiedot

29 Muistilistaa Ennakkoviesti ja kutsut partnereille E-lomake: ilmoittautumislomake vieraille Vierailijoiden ja tukipalveluiden yhdistäminen Tervetuloa-viesti + tarkemman ohjelman ja ennakkotehtävän lähettäminen Wiki-tiedotuskanava kuntoon ajoissa Ohjeiden koonti / nettisivut Ohjelma, kartta, reittiohjeet lentokentältä hotellille ja sieltä kampuksille jne Viisumikirjeiden lähettäminen Erasmus Work Planien koordinointi Tarvittaessa Erasmus-sopimusten päivittäminen koskemaan myös STT-vaihtoa Tilaukset Hotellikiintiöt (varauskoodi) Ravintolavaraukset, tarjoilutilaukset (huom. erityisruokavalioiden selvitys) Tilavaraukset Puhujien bookkaus Iltaohjelman järjestelyt Welcome-kassien kokoaminen ja toimitus hotelleille Opasteet, nimikyltit Hotellihakujen koordinointi Osallistumistodistukset Viikon materiaalien kokoaminen ja jako 18/5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 29

30 Yhteystiedot Jenni Leinonen, kv-assistentti Puh Elina Värtö, kv-koordinaattori Puh /5/12 Helsinki Metropolia University of Applied Sciences 30

31 Kiitos!

Samankaltaiset tiedostot

Hallintohenkilökunnan Staff Weekit - Työkaluja ja ideoita konseptin kehittämiseen

Hallintohenkilökunnan Staff Weekit - Työkaluja ja ideoita konseptin kehittämiseen Työpaja kv-kevätpäivillä 13.5.2014 Jenni Leinonen, Irja Pietilä, Pertti Vilpas Tervetuloa Staff Week -työpajaan! Työpajan