Johtamisviestintä. Yliopistokirjaston sisäinen johtamisviestintä. Sirpa Länsivuori

Transkriptio

1 Johtamisviestintä Yliopistokirjaston sisäinen johtamisviestintä Sirpa Länsivuori

2 VIESTINTÄ 1 Sanomien ja informaation siirtona 2 Merkityksinä ja tulkintoina 3 Yhteisyytenä ja yhteisöllisyytenä Tavoitteiden saavuttaminen, tarpeiden tyydyttäminen Vuorovaikutus = kaksisuuntainen vaikutussuhde, sanallinen ja sanaton viestintä, teot Vaikuttaa: mahdollistaa, rajoittaa, estää, yhdistää, erottaa, innostaa, lannistaa

3 VIESTINTÄ Viestintätapahtuma: lähettäjä - viestintätapa ja sanoma - vastaanottaja (vastaanotto? tulkinta?) ja palaute + konteksti ja tilannetekijät Viestintään työpaikalla vaikuttavat: Ihmiset (asenteet, arvot, odotukset, oletukset, havainnot, kieli, tausta ) Organisatoriset tekijät (rakenteet, etäisyydet, hierarkia, aikapaineet, viestintäkanavat )

4 JOHTAMISVIESTINTÄ? Johtaminen - toimintaa - tavoitteellista - vaikuttamista - valintoja Viestintä - johdon (organisaation) näkökulma = Tukee organisaation perustehtävää, toimintaa ja tavoitteita = KAIKKI johdon harjoittama viestintä, jolla pyritään vaikuttamaan organisaation toimintaan (Salminen 2000)

5 JOHTAMISVIESTINTÄ Viestintätavat Sähköposti (tiedottaminen) Intranet (dokumentointi)/internet Kokoukset Kasvokkaisviestintä (yhteinen tulkinta, palaute) Epävirallinen viestintä (tauot, käytävät) Oheisviestintä (liikkeet, ilmeet, sitoutuminen, suhtautuminen) - Kaikilla viestintätavoilla on etuja ja haittoja, valinta - Viestinnän/foorumin tarkoitus, tehtävät, tavoite?

6 Johtamisviestintä Suora johtamisviestintä = Strateginen johtaminen, mitä on tehtävä (tavoitteet, toimenpiteet) Epäsuora johtamisviestintä = Organisaatiokulttuurin johtaminen, miten asiat tehdään (arvot, käytännöt) -> molemmat vaikuttavat tulokseen -> yhdenmukaisuus, johdonmukaisuus -> Puheet ja todellinen käytäntö kohtaavat

7 Johtamisviestinnän tasoja Barrett 2006: 1 Ydintaidot: kirjoitus- ja puhetaidot, viestintästrategia 2 Johtamisviestintä: ohjaus, kuuntelu, kokoukset, ryhmät, tunneäly 3 Organisaatiotaso: muutosviestintä, maine, media Åberg 2002: strateginen, taktinen ja operatiivinen taso - kaikilla tasoilla viestitään strategian suuntaisesti

8 Johtamisviestinnän suunnat Mekanistinen ja humanistinen organisaatiokulttuuri Faktat, byrokraattisuus, rationaalisuus, tekniikka Irrationaalisuus, innovatiivisuus, vuorovaikutus Ylhäältä alas alhaalta ylös Samalla tasolla (osastot, kollegat) Vuorovaikutteinen (keskusteleva, valmentava, osallistava, mahdollistava) johtaminen Hierarkkinen johtaminen (työntekijän asema ja rooli organisaatiossa?) Tietointensiiviset organisaatiot (Juholin 2007-)

9 Johtamisviestintä yliopistokirjastossa pro gradu Teemahaastattelut kirjastonjohtaja 5 esimiestä, 5 yksikköä 11 työntekijä (ikä, koulutus, työkokemus) - Kirjaston johdon ja henkilökunnan välillä - Johdon välillä - Sisällönanalyysi

10 1. Jv:N RAKENTEET JA KÄYTÄNNÖT Organisatoriset ja hierarkkiset rajakohdat alttiita viestinnän katkoksille (osastorajat; johtokuntajohtoryhmä-osastot; kirjastonjohtaja-esimies-työntekijä) Osallistaminen, vaikuttaminen, viestien monisuuntaisuus Johdon yhteistyö (toimiva vuorovaikutus ja tiedonkulku) Käytännöt Tiedottaminen + keskustelu molempia tarvitaan Riittävät ja monipuoliset viestintäfoorumit ja tavat sekä dokumentointi Mahdollistavat monisuuntaisen viestinnän

11 1 JV:n RAKENTEET JA KÄYTÄNNÖT Johdon viestintätehtävät Kirjastonjohtaja Strateginen taso Muutokset - miksi Kokonaisuuden esilletuominen Asiat (ja ihmiset) Kollektiivitaso Viestintäkulttuuri, viestintäjärjestelmät Ympäristö, sidosryhmät Esimies Tiedonkulku Kasvokkaisviestintä läsnäolo (missä em on?) Työn sujuminen Asiat ja ihmiset, ilmapiiri Välittäjän rooli (konkretia) Yksilö+kollektiivitaso Viestintäkäytännöt Soveltaminen

12 2. JOHTAMISVIESTINNÄN SISÄLLÖT Kyllä tää on sen verran korkeen tahon juttuja, etten mä osaa tätä konkreettisesti omaan työhön sitoo Missä (yhteisessä) kontekstissa asia esitetään Mitkä asiat liittyvät toisiinsa (strategia-tuloskortit) Kieli, käsitteet miten puhutaan (allianssi, tulosohjaus, auditointi ); johtamisen, talouden ja hallinnon diskurssit Abstraktit aiheet konkretiaan kytkeminen Selittäminen, tulkinta mitä ja miksi Asioilla on ihmisille erilaisia merkityksiä mikä on yhteinen merkitys, yhteinen kieli? Yksilötaso kollektiivitaso Vastaanottajalähtöisyys

13 2. JOHTAMISVIESTINNÄN SISÄLLÖT 2.1. STRATEGIAVIESTINTÄ Kyllä mä aina oon aatellu, että asiakkaat on tärkeimmät tässä hommassa. Etten mä sitä juuri osaa ajatella siitä strategiasta Sekä johtaja että esimiehet! Strategian merkitys; Mitkä toimenpiteet liittyvät s:aan? Osallistaminen strategiaprosessiin Strategian viestiminen vuoden aikana - tiedottaminen (painotukset, valinnat, tietoa) - strategian vaikutukset; mitkä asiat liittyvät mihinkin - visio ja arvot käyttöön - yhteinen konteksti, toisaalta rajaava kehys

14 2.2. MUUTOSVIESTINTÄ (myös uudet asiat ja kehittäminen) Asiat (tieto, tiedonkulku) JA ihmiset Päätösten perustelu Miksi? Vaikutukset? Päätöksistä kertominen (ylhäältä alas) vai mahdollisuus osallistua, vaikuttaa ja tehdä Muutos on yhteinen ja jokaista kiinnostaa oma kohta Keskustelu (kasvokkaisviestintä) Tunteet (epävarmuus, turvallisuus, pelot) turvallisuutta ja pysyvyyttä ilmaisevat viestit mukaan Mitä muutos tarkoittaa käytännössä

15 2.3. TIETO JA TIEDONKULKU Kyllä sitä tietoo (johdolta) tulee. Niin paljon, ettei kaikkeen jaksa edes perehtyäkään Informaatio tieto; Tieto tiedosta; Oletukset? Nopeus, avoimuus (periaatteet ja käytännöt) Tiedot, jotka vaikuttavat kirjastoon, yksikköön, työntekijään tai työhön mitä ja miksi A) Strateginen taso: isot asiat, muutokset B) Ajantasatieto (vaikuttavat itseen ja työntekoon) Johdon tiedot; halu ja kyky esittää asioita; Laatu Vaikeat asiat (tietoa, ratkaisuja) Tiedonhankinta tapahtuu omista lähtökohdista

16 2.4. PALAUTE Joskus oon rakentavasti, omasta mielestä hyvin nätisti, antanut palautetta ja esimies närkästy. En mä oo sen jälkeen sitten kauheen mielellään ehdotellu mitään Palautetta tarvitaan (oppiminen, kehittyminen) myönteinen ilmapiiri? Palautekäytännöt ja -kulttuuri Miten esimies/johtaja reagoi palautteeseen? reaktioita pelätään vrt. avoin vuorovaikutus ja hyväksyvä ilmapiiri Luottamus ja hyväksyvä ilmapiiri ilmaista mielipiteitä 1. reaktio (mukavuusraja ylittyy) palautuminen, käsittely - palauteprosessin loppuunsaattaminen

17 3. JOHTAMISVIESTINNÄN TOIMIVUUS Viestintätyytyväisyyteen vaikuttavia seikkoja Periaatteet ja järjestelmälliset käytännöt ohjaavat jv:ää Osallistuminen ja alhaalta ylöspäin viestiminen mahdollista Omakohtaisuus, kiinnostavuus (yksilölliset tekijät) Konkretisointi; Mitkä asiat liittyvät toisiinsa; Perustelu Ystävällisyys, myönteinen, avoin suhtautuminen ja asenne, hyvät viestintätavat, johdonmukaisuus, empatia Harkinta ja soveltaminen tapauskohtaisesti Luottamus, arvostus, erilaiset mielipiteet otetaan huomioon

18 3. JOHTAMISVIESTINNÄN TOIMIVUUS Viestintätyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä (Ajantasainen) tieto, hyvä tiedonkulku (nopeus, ketä kaikkia tieto koskeekaan) Uskottavuus (tiedot, auktoriteetti, luotettavuus) Välittäminen (me), tasa-arvoinen suhtautuminen (oikeudenmukainen) sisä/ulkoryhmä Avoimuus ja rohkeus (linjaukset, avaukset, johtaminen) Vastaaminen, reagointi Kuuntelu, mahdollisuus vaikuttaa itseä koskeviin asioihin Neuvottelu (win-win) Rajoja ylittävä yhteistyö

19 JOHTAMISVIESTINNÄN KATKOSKOHTIA Organisatoriset ja hierarkkiset rajat Kokousten toimivuus Tieto tiedosta, tiedon löytyvyys, tiedon puute Intranet, sposti, pöytäkirjat (+ kasvokkaisviestintä) Vaikeat asiat (työnjako, toimenkuvat, muutokset) Hlöstöasiat, virat, toimenkuvat, palkat (kiinnostavat!) Viestinnän, viestien määrä suuri kuormitus, karsinta Ei koske minua - en ymmärrä (kieli, yhteys omaan työhön, väärä foorumi), ei kiinnosta (yksilön tilanne), en voi vaikuttaa, ei kuunnella (käytäntö)

20 katkoskohtia Johdon käsitykset avoimuudesta, tiedonkulusta ja keskustelusta positiivisempia kuin työntekijöiden Epäjohdonmukaisuus (virallinen/epävirallinen/käytännöt) Viestintäkanavia ja -mahdollisuuksia ei toisaalta käytetä Palaute, erilaiset ja eriävät mielipiteet (suhtautuminen) Hierarkia, auktoriteetti, asema - eri tasot eivät kohtaa - pelko avoin vuorovaikutus (hyödyt) Tiedottaminen Viestintä (vastaanotto, tulkinta) Odotukset ja oletukset voivat olla erilaisia -> kysyminen, varmistaminen, ääneen sanominen, kehityskeskustelu

21 Johtamisviestinnän kehittäminen Periaatteet, johdonmukaisuus; rakenteet (käytännöt ja järjestelmät) kunnossa; Strategia Suunnittelu, sopiminen ja koordinointi delegointi ja vastuut (työntekijät, työryhmät) resurssit, aika Koulutukset (sekä johto että työntekijät), itsereflektio Palaute hyödynnetään (kehittämistavoitteet) Työnohjaus, kollegat, hyvät käytännöt Kehityskeskustelut hyödyllisiä, motivoivia ja tavoitteellisia yksilö/osastotasolla vai turhauttavia

22 ja mahdollisuudet Johdon viestinnän käsittely Aikaa ja tiloja myös vapaalle viestinnälle Rekrytointi, perehdyttäminen - Uusi johtaja, esimies Viestintäosaamisen lisääminen (Huotari, Hurme 2005) Myönteiset viestintäasenteet, halu viestiä Viestintään liittyvä tieto ja metakognitiiviset taidot Viestintäkäyttäytyminen ja taidot Eettisyys, periaatteet Luottamus ja kunnioitus vuorovaikutussuhteissa Tarkoituksenmukainen ja sopiva viestintäkäyttäytyminen sosiaalisena toimintana

23 YHTEENVETO 1/2 Johtamisviestintää voi suunnitella, ohjata ja kehittää Kaikkea tietoa ei lueta, omaksuta ja ymmärretä: painotukset ja tärkeät asiat johtajan ja esimiesten tulee kertoa kasvotusten Johtamisviestintä vaikuttaa (= työväline) ja sillä on vaikutuksia: vaikutukset voivat olla positiivisia ja negatiivisia, myös pitkäkestoisia ja (viestintä)ilmapiiriin vaikuttavia Johdon kasvokkaisviestintä ja näkyminen on tärkeää verkkoviestinnän lisäksi johtaminen tapahtuu viestimällä. Viestintätavan ja sisällön harkinta kannattaa Viestintävastuut ja -käytännöt (Myös: työryhmät, vastuuhenkilöt, yhteyshenkilöt johdon ja työntekijöiden välillä!)

24 YHTEENVETO 2/2 Virallinen JA epävirallinen johtamisviestintä merkityksellistä Pääsääntö: Viestintä ja keskustelu ei ole organisaatiossa itseistarkoitus, vaan tavoitteellista toimintaa ja hiljaakin on hyvä olla Johdon asenne, arvostukset, esimerkki, kannustus, motivaatio välittyvät viestinnässä Puhe ja toiminta yhdensuuntaisia? Johtamisviestintä edistää toimintaa, motivoi ja luo hyvää työilmapiiriä? Vastuu kysyä vastuu kertoa

25 Lähteitä Clampitt, P. G Communicating for managerial effectiveness: problems, strategies, solutions. 4. p. Sage. Juholin, E Viestinnän vallankumous. WSOY. Länsivuori, S Johtamisviestintä yliopistossa. Pro gradu tutkielma. Seeck, H Johtamisopit Suomessa: taylorismista innovaatioteorioihin. Gaudeamus. - management communication, managerial communication, leadership communication