TUKKE Tuoteseuranta satamasidonnaisessa kuljetusketjussa

Transkriptio

1 Turun yliopisto Merenkulkualan koulutus- ja tutkimuskeskus 2008 TUKKE Tuoteseuranta satamasidonnaisessa kuljetusketjussa Väliraportti Hennariina Pulli Ulla Tapaninen

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimusmenetelmät LOGISTIIKKAPROSESSIT Toimitusketjut prosessinäkökulmasta Satamaprosessi Kuljetusyritys-case Toimitusketjun tehostaminen SATAMASSA LIIKKUVAT SANOMAT JA NIIDEN ATTRIBUUTIT Tullin vaatimat tiedot Terminaali-ilmoitus Manifesti/ennakkoilmoitus IMO-luettelo aluksen varastosta IMO-luettelo laivaväen omaisuudesta IMO-matkustajaluettelo IMO-miehistöluettelo Lasti-ilmoitus Lastausraportti Yleisilmoitus, purkauslupapyyntö, purkausraportti Lastauslupa Varastosta otto SAD-lomake TIR-carnet Tullin palvelujen sähköistyminen Rahtikirja Lastausohje Vaarallisen lastin satamaantuontilupa Aikataulu Pilkutusviite eli lastinhallintaviite PortNet SEURANTA Seuranta eri logistiikan toimialoilla Seuranta RFID:n avulla Kuljetusvälineen seuranta Tuotteen seuranta Mobiliteetti Haasteet ja vaatimukset seurannalle Seuranta Kymenlaakson satamayrityksillä YHTEENVETO...35 LÄHTEET...37 LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7

3 SANASTO EPC IMDG-koodi IMO IATA ISO GPRS GPS GSM RFID SAD-lomake SCM TIR WAP Electronic Product Code International Maritime Dangerous Goods Code International Maritime Organization The International Air Transport Association International Organization for Standardization General Packet Radio System Global Positioning System Global System for Mobile Communications Radio Frequency IDentification Single Administrative Document Supply Chain Management Transports Internationaux Routiers Wireless Application Protocol

4 1 1 JOHDANTO Eri satamatoiminnoilla on takanaan pitkät ja vahvat perinteet. Tämän toimitusketjujen solmukohdan juuret ovat kaukana menneisyydessä, joten näiden vakiintuneiden toimintatapojen muuttaminen on usein hyvin hidasta ja vaikeaa. Satamatoiminnot ovat olleet monella tapaa myös erityisasemassa ja muodostaneet oman melko suljetun kokonaisuuden. Tästä syystä on helppo ymmärtää, miksi tietyt käytännöt ovat säilyneet, vaikka olosuhteet ja toimintaympäristö ovatkin muuttuneet niin teknologisen kehityksen kuin kaupallisen suuntautumisen kautta. Satamatoiminnoissa onkin jäljellä monia erityispiirteitä, jotka eivät kovin hyvin istu tämän päivän toimitusketjun tehokkuusvaatimuksiin. (Liikenne- ja viestintäministeriön julkaisuja 65/2004) Satamat ovat sijaintikunnilleen tärkeitä tulonlähteitä. Niillä on suuri merkitys myös kansainvälisessä kaupankäynnissä ja kuljetuksissa. Satamapalvelujen tarjoamiseen on perinteisesti liittynyt paljon joko laissa määrättyjä tai käytännössä vallitsevia yksinoikeuksia. Lastinkäsittelypalveluissa kilpailu on lisääntynyt huomattavasti, mutta tilanne vaihtelee suuresti maittain. Suomessa ala on periaatteessa vapaa kilpailulle, eikä säädöksiin perustuvia esteitä esimerkiksi kilpailevan ahtausliikkeen tulolle satamaan ole. Suomen erityisongelma on useiden satamien tavaravirtojen pienuus. Monissa satamissa yhden ainoan ahtausliikkeen tilanne johtuu siitä, että käsiteltävää tavaraa ei yksinkertaisesti riitä useammalle toimijalle niin, että toiminta olisi liiketaloudellisesti kannattavaa. Palvelut on satamissa eriasteisesti ulkoistettu, mutta osan palveluista tuottavat satamat edelleen itse. Lastinkäsittelystä huolehtivat ahtausliikkeet ja muut satamassa toimivat yritykset. Satamien viranomaistehtäviä ovat tilastointi, vaarallisten aineiden käsittely sekä satamajärjestyksen ja yleisen turvallisuuden valvonta. Lisäksi valtion viranomaiset (esimerkiksi Merenkulkulaitos, Rajavartiolaitos ja Tulli) suorittavat viranomaistehtäviä satamissa. TUKKE-Tuoteseuranta satamasidonnaisessa kuljetusketjussa -hanke aloitettiin tammikuussa 2008 ja se päättyy kesällä Hanke saa rahoitusta Tekesin VAMOSohjelmasta sekä Merikotka-tutkimuskeskuksen yritysryhmältä. Hankkeen puitteissa tutkittiin satamien prosesseja, tutkittavina satamina olivat Haminan ja Kotkan satamat sekä niissä toimivat yritykset. Tässä ensimmäisessä raportissa oli tarkoituksena selvittää satamaan suuntautuvien kuljetuksien tapahtumaketju, sekä muodostaa prosessikuva eri toimenpiteistä satamassa näiden kuljetuksien aikana. Prosessien ohella haluttiin myös selvittää niissä kulkevan tiedon määrä. Lisäksi pyrkimyksenä oli selvitellä tuoteseurannan tilannetta nykypäivän satamaympäristössä ja pohtia sen tulevaisuutta. Tämän väliraportin on tehnyt DI Hennariina Pulli tukenaan professori Ulla Tapaninen. Hankkeen loppuraportti ilmestyy kesällä 2009.

5 2 1.1 Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimusmenetelmät Tutkimuksessa tarkasteltiin satamasidonnaista kuljetusketjua ja siinä liikkuvia tietoja. Kuva 1.1 esittelee tutkittavan toimitusketjun. Varsinaisia toimijoita satamassa ovat kuljetusyritys ja satamaoperaattori, huolitsijan huolehtiessa varsinkin tiedonvälityksestä. Prosessissa ovat mukana tietenkin myös varustamo, tulli sekä itse satama. Osapuolien tehtävistä kerrotaan enemmän luvussa 2.2. Satamalaitos Tulli Huolitsija Tavaran toimittaja Kuljetusyritys Satamaoperaattori Varasto Laiva Kuva 1.1 Hankkeessa tarkasteltu toimitusketju Hankkeen alussa määritellyt varsinaiset tutkimuskysymykset olivat seuraavat: Miten tänään seurataan erilaisia tuotevirtoja (kuljetusyksiköitä, tuotteita) satamasidonnaisessa kuljetusympäristössä? Mitä tietoja jaetaan ja mihin käytetään? Millaisia tarpeita on tuotteiden seurannalla tuotteen valmistajalle, kuljetus- ja varastointiyrityksille sekä tuotteen vastaanottajalle? Miten voitaisiin yhdistää olemassa olevia satamasidonnaisen kuljetusketjun ratkaisuja laajempiin useamman toimialan seurantaan? Miten kehitetty ratkaisu voidaan toteuttaa? Tämä raportti käsittelee edellä mainituista tutkimuskysymyksistä kahta ensimmäistä. Kaksi viimeistä, tarkemmin seurantaan paneutuvaa tutkimusongelmaa käsitellään hankkeen loppuraportissa, joka ilmestyy kesällä Tutkimusmenetelmänä TUKKEhankkeessa olivat lähinnä haastattelut, jotka kohdistettiin kuvassa 1.1 esitettyjen toimialojen edustajille. Haastatteluissa pyrittiin muodostamaan kattava käsitys satamaprosesseista sekä selvittämään mitä tietoa ja asiakirjoja satamakäynteihin liittyen tarvitaan, missä muodossa tieto kulkee sekä kuka lähettää minkäkin asiakirjan tai tiedon kenelle. Haastatteluissa oli lisäksi tavoitteena selvittää mikä on tilanne seurannan suhteen eli käyttävätkö satamasidonnaiset yritykset seurantaa jokapäiväisissä prosesseissaan. Haastattelut suoritettiin kesällä Haastatellut osapuolet on esitelty liitteessä 1. Kirjallisuusselvitystä tehtiin lähinnä yritysten prosessien ja seurantatekniikoiden selvittämiseksi. Luvussa 2 käydään lyhyesti läpi logistiikkaprosessien perusteita, kuvataan satamaprosessi sekä yhden kuljetusyrityksen kuljetusprosessi satamassa. Luku 3 käsittelee asiakirjoja ja muita tietoja, joita haastatellut henkilöt kertoivat satamakäynteihin liittyvän. Seurantaan paneudutaan luvussa 4, jossa käydään läpi motiiveja seurannalle, sekä tutustutaan Kymenlaakson satamasidonnaisten yritysten suorittamaan seurantaan. Lopuksi luvussa 5 käydään yhteenvedonomaisesti läpi tämän väliraportin tulokset ja pohditaan hiukan tutkimusaiheen tulevaisuutta.

6 3 2 LOGISTIIKKAPROSESSIT Logistiikka tarkoittaa materiaalivirtojen ja niihin liittyvien tietovirtojen sekä rahavirtojen kokonaisvaltaista hallintaa ja optimointia yli organisaatio- ja maantieteellisten rajojen. Logistiikkaprosesseissa pyritään informaatioteknologian avulla hallitsemaan ja tehostamaan koko toimitusverkon toimintaa ja ohjausta. Tehokkuutta lisää tiedonsiirron reaaliaikaisuus, jolloin voidaan nopeammin reagoida muutoksiin tai häiriöihin. Viimeaikainen langattomien tiedonsiirtojärjestelmien kehitys on mahdollistanut reaaliaikaisen tiedonkeruun ja tiedon hyväksikäyttämisen myös mobiilisovelluksissa. Fyysisen kuljetusvirran ja siihen liittyvän ajantasaisen tietovirran yhdistäminen on kuljetusjärjestelmien vaikeimpia tehtäviä. Nämä järjestelmät voidaan integroida olemassa oleviin järjestelmiin, kuten asiakas-, myynti-, tuotannonohjaus- tai ennustejärjestelmiin. Näin on mahdollista muodostaa katkeamaton logistiikkaketju, jota voidaan seurata ja tarpeen vaatiessa ohjata lähes reaaliaikaisesti (Kuusisto jne. 2004). Seurantaa käsitellään tarkemmin luvussa Toimitusketjut prosessinäkökulmasta Prosessi voidaan kuvata joukoksi toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavia resursseja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotteiksi. Kaikenlainen toiminta voidaan kuvata prosessina. Organisaatioiden kannalta kiinnostavia prosesseja ovat ne, jotka ovat kriittisiä organisaation menestymisen kannalta. Näitä prosesseja kutsutaan usein nimellä liiketoimintaprosessit, pääprosessit tai avainprosessit. Suoraan ulkoisille asiakkaille arvoa tuottavia prosesseja kutsutaan ydinprosesseiksi (esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden kehittäminen). Mikään organisaatio ei voi kuitenkaan toimia pelkästään ulkoisille asiakkaille arvoa tuottavien prosessien varassa, vaan tarvitaan myös edellytysten luontia. Näitä prosesseja kutsutaan tukiprosesseiksi (esimerkiksi tietojärjestelmien kehittäminen). (Laamanen & Tinnilä 2002) Asiakas - heräte ORGANISAATIO syötteet prosessi tuotos Asiakas - tyytyväisyys Jatkuva parantaminen Syöte = prosessin käynnistämiseen ja/tai ylläpitämiseen tarvittava tekijä, kuten esim. Systeemin toiminta koostuu raaka-aine tai energia prosesseista, joita ohjataan Prosessi = syötteet muunnetaan tuotoksiksi prosessi- ja tulosmittareiden avulla. Tuotos = prosessin seuraus, muuttunut asiaintila Kuva 2.1 Organisaatio ja prosessit (Laamanen & Tinnilä 2002)

7 4 Prosessijohtamisella tarkoitetaan menettelyjä, joilla tunnistetaan ja kehitetään organisaation menestykselle tärkeitä toimintojen ketjuja, prosesseja. Prosessijohtaminen kohdistuu ensisijaisesti toimintaan. Perusajatuksena on, että organisaation suorituskyky syntyy prosesseissa ja että toimintaa tulee muuttaa, jos halutaan parempi suorituskyky. Prosessiajattelun pohjalta on kehittynyt useita johtamisen malleja: toimintojohtaminen (ABM, ABC) keskittyy prosessin kustannusten selvittämiseen ja niihin vaikuttamiseen. Liiketoimintaprosessien uudistamisen (BPR) johtoajatuksena on perustavaa laatua oleva liiketoimintaprosessien uudelleen ajattelu ja radikaali uudelleen suunnittelu dramaattisten parannusten saavuttamiseksi kriittisissä, ajankohtaisissa tuottavuuden mittareissa, kuten kustannuksen, laatu, palvelu ja nopeus. Toimitusketjunhallinta (SCM) on logistiikkaa korostava lähestymistapa, jossa tavara- ja tietovirtoja koordinoidaan koko arvoketjussa raaka-ainelähteiltä lopulliselle asiakkaalle. Tavoitteena on virtaviivaistaa toimintoja koko ketjun tasolla poistamalla turhia välivaiheita ja toimintoja mahdollistamalla materiaalin liike ilman turhia välivarastoja. (Laamanen & Tinnilä 2002) Toimitusketjut muistuttavat nykyisin enemmänkin verkostoja kuin ketjuja. Verkostoitumisen käsite onkin tuttu toimitusketjujen maailmassa. Verkosto muodostuu toisiinsa luottavista organisaatioista ja henkilöistä ja niiden taloudellisesta ja sosiaalisesta vuorovaikutuksesta. Verkoston perusajatuksena on yritysten välisen työnjaon saattaminen syvemmälle tasolle. Syventynyt yhteistyö puolestaan mahdollistaa kustannusten minimoinnin ja uuden arvon luomisen verkoston asiakkaille. Verkostomaisella toiminnalla pyritään joustaviin, kustannustehokkaisiin prosesseihin ja nopeampaan läpimenoaikaan. Verkostomaiselle toiminnalle on tyypillistä, että yritys keskittyy tiettyyn ydinosaamiseen, jonka avulla tuotetaan arvoa asiakkaalle. (Laamanen & Tinnilä 2002) 2.2 Satamaprosessi Satamaprosessissa keskeisiä toimijoita ovat a) varustamo, joka hallinnoi kuljetusta sopimansa toimeksiannon pohjalta, b) satamaoperaattori, joka huolehtii tavaran käsittelystä, c) kuljetusyritys, d) satama, e) tulli, f) varastointiyritys ja g) huolintaliikkeet. Satamaan kohdistuvia kuljetuksia valvovat tulli ja sataman pitäjä: he pitävät huolen turvallisuudesta ja huolehtivat verottamiseen ja erilaisten maksujen keräämiseen kuuluvista viranomaistehtävistä siltä osin kuin ne liittyvät merirahtikuljetuksiin. Ennen kuin merikuljetus-prosessi lähtee liikkeelle, tulee asiasta sopia osapuolien kesken. Varustamon edustaja sopii kuljetuksesta laivaajan edustajan kanssa, joka voi olla esimerkiksi huolintaliike. Sopimuksen teon jälkeen varustamo varaa aluksen edustajalta ruumasta kuljetuskapasiteettia, jonka tarve voidaan tarkentaa myöhemmin. Varaus voi koskea esimerkiksi yksittäisen kontin toimitusta. Huolitsija hoitaa sopimusasiat kuntoon myös maapuolen kuljetusyrityksen kanssa sekä ilmoittaa aikataulutiedot kuljettajalle, ja näin myös kuljetusyritys osaa olla oikeaan aikaan hakemassa (tai viemässä) konttia satamassa. (Mäkinen jne. 2004) Huolitsija tai muu laivaajan edustaja käynnistää kuljetuksen lähettämällä tavaran yksilöivän kuljetuksen buukkauksen rahdinkuljettajalle, joka vahvistaa sen varmistettuaan tarvittavan rahtitilan saatavuuden aluksen edustajalta. Rahdinkuljettaja lähettää tiedon

8 5 buukkauksesta myös satamaoperaattorille, joka sen perusteella varautuu ottamaan tavaran vastaan ja tekemään sille merikuljetuksen edellyttämät toimet. Jos tavaratilassa on vaarallisia aineita, laivaajan edustajan tulee hakea satamalta lupa niiden tuomiseksi satama-alueelle sekä laatia vaadittavat vaarallisten aineiden ilmoitukset eri osapuolille. Rahdinkuljettaja sisällyttää tiedot aikanaan vaarallisten aineiden manifestiin. Laivaajan edustaja järjestää maakuljetuksen, tarvittaessa asettaa tavaran tullimenettelyyn, ja toimittaa sen vastaanottamisen edellyttämät tiedot satamaoperaattorille, joka raportoi tavaran saapumisen laivaajan edustajalle. Tavarat ja niiden tiedot esitetään tullille, joka antaa luvan lastata ne alukseen. Jos tavarat tulevat satamaan kuljetusyksikössä (kontissa, trailerissa), niiden esittämiseen käytetään terminaali-ilmoitusta tai vastaavia tietoja, joiden vaatimukset vaihtelevat sen mukaan, onko kysymys EU:n sisäisistä tai ulkopuolisista kuljetuksista. Tavarat voidaan pakata konttiin myös satamassa laivaajan edustajan antamien yksiköintiohjeiden mukaan. Kontteihin pakatusta tavarasta laaditaan tavaraluettelo laivaajan edustajalle. (Mäkinen jne. 2004) Tietoa satamaan kertyneestä, alukseen menossa olevasta lastista toimitetaan myös varustamolle, joka sen avulla hallinnoi buukkaustilannetta. Varustamo päättää siitä, mikä lasti lastataan alukseen, ja toimittaa tiedon satamaoperaattorille varustamon lastauslupana. Lupana voi toimia esimerkiksi olemassa oleva buukkaus tai kertyneestä lastista koostettu lastauslista. Aluksen edustaja on vastuussa aluksesta ja päättää siitä, miten lasti sijoitetaan ruumaan. Tiedot välitetään satamaoperaattorille lastausohjeena, joka voi olla esimerkiksi hahmopiirros lastatusta ruumasta tai sitä vastaava tiedonsiirtosanoma. Sijoittelussa otetaan huomioon aluksen vakauteen, vaarallisiin aineisiin ja ruumakapasiteetin optimointiin liittyvät seikat. Operaattori käyttää lastausohjetta omien toimiensa suunnitteluun ja lastaa aluksen ohjeiden mukaisesti. Toteutuneesta lastauksesta lähetetään rahdinkuljettajalle ja tullille lastausraportti, joka sisältää tiedot alukseen lastatusta tavarasta. Rahdinkuljettaja laatii siltä pohjalta manifestin ja toimittaa sen tullille valvontaa varten sekä sataman pitäjälle aluskäyntiin liittyvää laskutusta varten. Luonnollisesti myös aluksella on tieto lastista, jota se kuljettaa. (Mäkinen jne. 2004) Operaattori toimittaa aluksen edustajalle myös lastin sijoittelua kuvaavan Bayplanin tai Cargo Planin, jonka perusteella tämä ennen merelle lähtöä tarkastaa, että lastaus on toteutettu vakauslaskelmien mukaisesti. Tiedot lastin sijoittelusta lähetetään myös määräsataman operaattorille, joka saamiensa tietojen perusteella voi alkaa suunnitella aluksen purkamista. (Mäkinen jne. 2004) Ennen kuin alus saapuu satamaan, täytyy aluksen edustajan tehdä alusilmoitus tullille sekä sataman pitäjälle, joka osoittaa alukselle laituripaikan. Varustamo lähettää vaarallisista aineista erillistiedot, joiden perusteella sataman pitäjä antaa luvan purkaa ne satamaan, asettaa purkamiselle erillisehtoja tai kieltää sen kokonaan. Varustamo tekee tullille myös yleisilmoituksen (ks. kpl 3.1.9), jonka saatuaan tulli antaa luvan aloittaa aluksen purkaus. Aluksen edustajalta satamaoperaattori saa kuvauksen lastin sijoittelusta sekä purkamiseen ja ruuman järjestelyyn liittyviä erityisohjeita, joita kaikkia hyödynnetään purkaustoimien suunnittelussa ja ohjaamisessa.

9 6 Purkauksen jälkeen operaattori laatii varustamolle ja tullille purkausraportin, josta ilmenevät mahdolliset manifestissa ilmoitetun ja tulleeksi todetun lastin väliset eroavuudet. Laivausasiakirjat korjataan vastaamaan purkausraporttia. Operaattori hallinnoi tavaraa, kunnes saa toimeksi luovuttaa sen eteenpäin kuljetusketjun seuraavalle osapuolelle. Luovuttaminen edellyttää, että siihen tarvittavat velvoitteet on hoidettu niiden tahojen kanssa, joiden lukuun satamaoperaattori toimii (tulli, varustamo, sataman pitäjä). Tulli antaa luovutusluvan, kun tavara on asetettu tullimenettelyyn ja kun sille määrätyt tarkastukset on tehty. Varustamon luovutuslupa edellyttää, että rahdit on maksettu. Luovutuslupien tarkistusta voidaan kutsua myös pilkutukseksi. Kun luovutuksen edellytykset ovat kunnossa, laivaajan edustaja (huolitsija) järjestää kuljetuksen ja toimittaa operaattorille terminaali-ilmoituksen tai vastaavan. Tämän perusteella yksilöidään luovutettava lasti sekä varmistutaan siitä, että noutavalla ajoneuvolla on valtuus ottaa se kuljetettavakseen pois satamasta. (Mäkinen jne. 2004) Tässä hankkeessa keskityttiin tutkimaan Kotkan ja Haminan satamien toimintaa. Seuraava satamien toimintaa tarkasteleva kuva on muodostettu haastattelujen ja satamakäyntien perusteella.

10 7 VA-lasti-ilmoitus Operaattori lastin vastaanottajalle ja sataman alusliikennekeskukselle myöntää Satamaportti Operaattorin portti Valokuvaus kulkuluvan tarkistus Rekka Kuljetusasiakirjat (huolitsija) Kuittaus tullikäynnistä Terminaali-ilmoitus Varastostaotto/-pano Operaattori: kontin nosto Terminaali P-ruutu Lastauslupa Lastaus Laiva Tulli Laituri- Ennakkoilmoitus paikka (24h aikaisemmin) IMO-yleisselvitys IMO-luettelo aluksen varastosta IMO-luettelo laivaväen omaisuudesta IMO-miehistöluettelo IMO-matkustajaluettelo Satama Oy Lastausraportti, Yleisilmoitus Purkauslupapyyntö, Purkausraportti Saapumisilmoitus Lähtöilmoitus (1h aikaisemmin) Kuva 2.2 Sataman prosessi Kuljetusyritys-case TUKKE-hankkeen yhtenä olennaisena tavoitteena oli satamaprosessien selvitys. Tämä hoidettiin haastatteluilla, joissa pyrittiin hahmottamaan mitä satamassa tapahtuu eli miten ja mihin ajoneuvot liikkuvat satama-alueella. Haastateltavat on esitetty liitteessä 1. Yksi haastatteluista tapahtui kuljetusyrityksen rekan kyydissä ja tuloksena tästä esitetään prosessikaavio liitteessä 2. Satamakäyntiprosessi lähtee oikeastaan liikkeelle jo ennen satamaporttia, sillä ennen kuin auto saa luvan ajaa satamaan, tulee erinäiset pape-

11 8 riasiat olla hoidettu sitä ennen. Huolitsijan vastuuseen kuuluu, että niin kutsuttu pilkutus on hoidettu ja muutenkin kuljetusasiakirjat ovat kunnossa. Pilkutus tarkoittaa luovutusmerkintää väliaikaisen varaston kirjanpidossa. Ko. tapahtumasarjassa kontille annetaan luovutusviite ja verrataan, että luovutettavan lastin tavarat ja niiden määrät vas- tullausasiakirjojen taavat tavaramääriä. Liitteessä 2 kuvataan täyden kontin vientiä satamaan seikkaperäisesti yhden kuljetusyrityksen näkökulmasta. Koko prosessi alkaa sillä, että huolitsija on hoitanut kuljetusasiakirjat kuntoon ennen prosessin alkamista. Kuljettaja ilmoittautuu ensin satamarakennuksessa operaattorin tiskille, jossa hän saa leiman rahtikirjaan. Sen jälkeen kuljettaja toimittaa paperit huolitsijalle, jonka hoidettuaan hän on valmis ajamaan sataman portista sisään. Portilla auto kuvataan ja rekisterinumeroa verrataan sataman tietojärjestelmiin tallennettuihin kulkulupiin. Rekisterinumeron tunnistuksen ansiosta puomi nousee ja ajoneuvo voi siirtyä operaattorin portille. Jos rekisterinumeroa ei tunnisteta eli kulkulupaa ei löydy, joutuu kuljettaja palaamaan satamatoimistoon selvittelemään asiaa. Kulkulupa voi olla määritelty kertaluvaksi tai tietylle aikavälille. Tässä tapauksessa kuljetus- oli jatkuva kulkulupa yrityksellä satamaan. Operaattorin portilla ajoneuvo taas tunnistetaan, tällä kertaa kontin numeron perusteella (operaattorin porttityöntekijä näppäilee käsipäätteeseen kontin numeron). Tunnistuksen jälkeen ajoneuvon kuljettaja saa porttihenkilöltä aktiivisen RFID-kortin (Radio Frequency Identification). Aktiivinen RFID-tägi sisältää oman virtalähteensä: passiivinen tunniste puolestaan saa virtansa lukijan lähettämästä kentästä. Kortti mukanaan kuljettaja ajaa vapaaseen operaattorin alueen P-ruutuun (osa ruuduista on varattu ensisijaisesti venäläisrekoille). Kuljettaja nousee autosta ja väläyttää RFID-korttia P-paikan tolpassa olevaan lukijaan, jolloin tieto auton saapumisesta päivittyy operaattorin järjestelmiin. Tämän jälkeen kuljettaja avaa konttilukot ja jää odottamaan kontin noutoa. Luovutusajat voivat vaihdella viidestä minuutista 1,5 tuntiin. Tässä nimenomaisessa tapauksessa odotusaika oli 6 minuuttia. Lukki nostaa kontin auton kyydistä ja kuljettaja merkitsee rahtikirjaan kontin luovutusajan. Tämän jälkeen kuljettaja voi suunnata kulkunsa kohti sata- porttia ja poistua man satama-alueelta. Yllä kuvatun prosessin kuljetusyrityksellä on käytössään järjestelmä, jonka avulla ajoneuvon sijainti ja kuljetuksen eri vaiheet rekisteröidään. Työvälineenä kuljettajalla on kommunikaattori, jonka avulla hän ilmoittaa kulloisenkin statustiedon kuljetuksen eri vaiheissa, jolloin yrityksen ajojärjestelijä näkee missä auto sijaitsee. Kuljettaja päivittää kommunikaattorin avulla statustiedot siitä, kun hän saapuu operaattorin P-paikalle satamassa, kun kontti on nostettu pois kyydistä, kun poistutaan operaattorin alueelta jne. Statustiedot tuntuivat riittävän tässä tapauksessa eikä tarkkoja sijaintitietoja tarvittu. Laakson jne. (2001) julkaisussa tultiin samaan päätelmään, eli tarkka fyysinen sijainti ei useinkaan ole tärkeä tieto toimitusketjun yrityksille, vaan sijaintia tärkeämpi tieto on kuljetettavan tavaran tilanne, esimerkiksi onko tavara varastossa, kuormattavana, kulje- perillä vai tettavana, luovutettu. 2.3 Toimitusketjun tehostaminen

12 9 Toimintaympäristön vaatimukset ja odotukset yritystoimintaa kohtaan ovat kasvaneet: esimerkiksi kauppa ja teollisuus edellyttävät laatu- ja ympäristöjärjestelmiä jatkossa myös palvelualihankkijoiltaan, joihin myös kuljetusyritykset kuuluvat. Kuljetuspalveluiden ja -järjestelmien muita yleisiä kehityssuuntia ovat mm. (Suomen Kuljetusopas): kuljetuspalveluiden kysynnän kasvu ja kansainvälistyminen kansainvälisten kuljetusverkkojen keskittyminen lisäarvopalveluiden lisääntyminen osana kuljetusketjua integroitujen kuljetusketjujen kehittyminen kuljetuspalveluiden laatu- ja ympäristösertifiointi konttikuljetusten osuuden kasvaminen ja keskittyminen tiettyihin satamiin lähetyseräkoon pieneneminen tullauksen sähköistyminen ja nopeutuminen tosiaikaisten, koko kuljetusketjua ohjaavien tietojärjestelmien kehittyminen Yritysten tulisikin löytää erilaisia keinoja pärjätä yhä kovenevassa kilpailussa. Yhteistyön laajentaminen on yksi mahdollinen ratkaisu muuttuvaan tilanteeseen, esimerkiksi VALO- (esimerkiksi Granqvist jne. 2002) ja TARKKI-hankkeissa (Granqvist jne. 2003) on selvitelty tätä aihepiiriä. Tulokset näistä projekteista ovat kuitenkin melko laihoja. Toimivan yhteistyön aikaansaaminen on hankalaa; raaka kilpailu on tekijä, joka ohjaa yritysten toimintaa, investointeja ja tulevaisuuden suunnitelmia. Tästä syystä eri kuljetusmuotojen edustajat haluavat kehittää asioita, jolla he saavat kilpailuetua muihin toimijoihin nähden, eli jokainen pelaa vain omaan pussiin. Toimitusketjujen tehokkuuden kannalta tärkeää kuitenkin olisi, että kaikki ketjun toimijat tekisivät yhteistyötä; ainoastaan näin voi toimitusketju tehostua. Olennaisia asioita suomalaisen teollisuuden kilpailukyvyn parantamisessa kiristyvillä maailmanmarkkinoilla ovat erikoistuminen, tuotannon ketjuttaminen ja logistiikan sekä tuotannonohjauksen tehostaminen sujuvalla tiedonvälityksellä. Yritykset joutuvat tehostamaan omaa toimintaansa ja yhteyksiä kauppakumppaneihinsa, jotta asiakkaan todellinen tarve välittyisi entistä nopeammin ja tarkemmin. Samalla yritykset hakevat kilpailuetua ja kustannustehokkuutta tehostamalla omaa toimintaansa. Nopea tiedonvälitys nousee tällöin toiminnan ehdottomaksi edellytykseksi. Yritysten on pohdittava miten välittää tietoa tehokkaasti alihankkijoiden, raaka-ainetoimittajien, satamien, huolitsijoiden, tullin, kuljettajien ja omien asiakkaiden kesken kotimaassa sekä ulkomailla. Toimitusketjun tehostaminen merkitsee oikea-aikaisen tiedon merkityksen kasvua kauppakumppaneiden kesken. Toteutuakseen tehokas tiedonvälitys vaatii toimitusketjun kaikkien yritysten yhteistyötä. Tämän päivän logistiikkaketjun hallinta tapahtuu tiedon avulla ja nykyaikaisen logistiikkajärjestelmän toimivuuden kulmakivenä voidaankin pitää sujuvaa tiedonsiirtoa. Tarvittavan tiedon oikea-aikainen saatavuus ja käsiteltävyys varmistavat onnistuneen toimituksen. Toimitusketjun keskeisin tietovirta kulkee asiakkaalta toimittajalle, käsittäen varsinaiset tilaustiedot, palautteen koskien toimitusta sekä esimerkiksi ennustetiedot. Tietoa kulkee myös toiseen suuntaan ketjussa, eli toimittajalta asiakkaaseen päin: tuotetiedot, saatavuustiedot, tilausehdot, seurantatieto jne.

13 10 Kuljetus- ja huolintaliikkeet ovat tiedonvälityksen keskipisteessä. Kuljetusyritykset saavat tietoa asiakkailtaan: kuljetusvarauksia, kuljetustilauksia ja rahtikirjoja. Asiakkaalle päin kuljetusliikkeet puolestaan välittävät hintatietoja, tietoa kuljetuksen etenemisestä, raportoivat toimituksesta sekä laskuttavat. Kuljetusliikkeen kannalta sähköiset tiedonvälitystavat vähentävät merkittävästi päivittäisiä rutiineja, kuten rahtikirjojen tallentamiseen käytettävää aikaa. Kuva 2.3 esittelee kuljetusten järjestelemisessä liikkuvaa tietoa. Kuva kertoo kuinka paljon erilaisia lomakkeita ja tietoja yritysten välillä kulkee. Tilanteesta koituukin paljon haasteita tiedonvälittäjille, varsinkin kun pohditaan sähköisiin tiedonvälitysmenetelmiin siirtymistä. Myyjä Kuljetustilaus Kuljetustilauksen vahvistus Rahtikirja Rahtilasku Lähetyksen seurantatieto Poikkeamailmoitus Tarjouspyyntö Tarjous Ennuste Tilaus Tilausvahvistus Lähtöilmoitus Lähetysluettelo kauppalasku Ostaja Kuljetustilaus Kuljetustilauksen vahvistus Rahtikirja Rahtilasku Lähetyksen seurantatieto Poikkeamailmoitus Kuljetusliike/terminaali Kuljetusliike/terminaali Rahtikirja Lähetyksen seurantatieto Poikkeamailmoitus Rahtikirja Lähetyksen seurantatieto Poikkeamailmoitus Tilitystiedot Maksutiedot Rahtikirja Lähetyksen seurantatieto Poikkeamailmoitus Rahdinkuljettaja Kuva 2.3 Kuljetustilauksissa tarvittavat tiedot (Kortesmäki 2005) Yritysten toiminnan kehittämisessä on siirretty painopistettä enenevissä määrin koko ketjun hallintaan, yrityksen sisäisten prosessien kehittämisen sijaan. Mittareita ketjun toiminnan menestymiselle ovat mm. jakelukustannusten optimointi, markkinoilletuloaika, oikeiden tuotteiden saaminen oikeaan paikkaan oikeaan hintaan. Kun toimitusketjua halutaan tehostaa, tulee huomio kiinnittää juuri tiedon kulkuun ketjussa.

14 11

15 12 3 SATAMASSA LIIKKUVAT SANOMAT JA NIIDEN ATTRIBUUTIT Satamiin liittyvissä prosesseissa liikkuu suuri määrä tietoa erilaisissa muodoissa, lähinnä paperilla, faxilla sekä puhelimen välityksellä. Jotkin osapuolet ovat pyrkineet sähköistämään ja automatisoimaan toimintojaan melko pitkälle, kun taas osa satamassa toimivista yrityksistä luottaa vielä perinteisimpiin tiedonvälityksen keinoihin. Tässä luvussa esitellään satamassa välitettäviä asiakirjoja ja tietoja, jotka koottiin haastatteluiden avulla yhteen. 3.1 Tullin vaatimat tiedot Viranomaiset vaativat aluksen saapuessa satamaan tai lähtiessä satamasta asiakirjoja ja tietoja muun muassa itse aluksesta, sen varastoista, laivaväen omaisuudesta, miehistöstä ja matkustajista. Nämä vaatimukset ovat muodollisuuksia, jotka alusten on täytettävä käydessään satamissa. Viimeistään tunnin kuluttua aluksen satamaan saapumisesta on tullitoimipaikkaan toimitettava IMO-yleisselvitys, IMO-luettelo aluksen varastoista, IMO-luettelo laivaväen omaisuudesta, IMO-miehistöluettelo, IMO-matkustajaluettelo, merenkulkumaksuilmoitus ja lasti-ilmoitus tilastotarkkuudella. Jos alus saapuu virkaajan ulkopuolella, edellä luetellut tiedot tulee toimittaa tunnin kuluessa virka-ajan alettua. Ennen aluksen lähtöä tullialueella olevasta satamasta on tullille toimitettava lähtöä koskeva IMO-yleiselvitys, IMO-luettelo aluksen varastoista, IMO-matkustajaluettelo ja lasti-ilmoitus tilastotarkkuudella. IMO-miehistöluettelo on toimitettava, jos miehistön kokoonpanossa on tapahtunut muutoksia. Jos ilmoitettu lähtöaika muuttuu enemmän kuin tunnin ennakoidusta lähtöajasta, on tästä annettava tieto tullille. Seuraavat luvut esittelevät tullin vaatimia tietoja Terminaali-ilmoitus Terminaali-ilmoitus on yksikköliikenteessä satamaoperaattorin tärkein kuljetustietolähde. Siinä ilmoitettujen tietojen avulla operaattori ohjaa yksikön liikkeitä terminaalin portilta laivaan ja laivasta terminaalin portille. Terminaali-ilmoituksella annetaan myös tulliviranomaiselle tiedot vientivalvontaa varten. Terminaali-ilmoituksen allekirjoittaja on vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja ilmoituksessa mainittujen tulliasiakirjojen esittämisestä tullille. Kun kyseessä on edunalainen vientitavara, yhteislähetystavara tai tavara, jota seuraa T-5-valvontaasiakirja, tavaroita ei saa lastata alukseen ennen kuin tavarat ja niitä koskevat asiakirjat on esitetty satamassa tullille ja tulli on antanut luvan tavaroiden lastaamiseen. Terminaali-ilmoituslomaketta käytetään myös siirto 68 - lomakkeena.

16 13 Liitteessä 3. kuvataan terminaali-ilmoituksessa annettavia tietoja. Lomakkeessa ilmoitettavalla yksikön haltijalla tarkoitetaan yksikön (ei siihen kuormatun tavaran) omistajaa. Ko. kohtaan merkitään tyhjien kuorten omistajan nimi tai hänen operaattorin asiakasnumeronsa. Yksikön numeroksi ilmoitetaan kontin tai muun kuormankantajan tunnus. Semitrailereissa tunnus on yksikön rekisterinumero. Vaikka semitrailerissa olisi muita tunnusnumeroita, on tunnuksena aina käytettävä rekisterinumeroa. Tämä siksi, että vetomestarinkuljettaja löytää yksikön tunnuksen helposti. Koko tarkoittaa yksikön pituutta, joka konttien ja muiden kuormankantajien osalta ilmoitetaan jalkamittana. Yleisimpiä ovat 20 ja 40 yksiköt. Semitrailereiden osalta pituus ilmoitetaan metreinä viiden sentin tarkkuudella. Tässä on otettava huomioon käännettävän takapuskurin aiheuttama pituudenlisäys ja se, että semitrailereiden osalta myös yli trailerin varsinaisen pituuden ulottuva lasti lasketaan mukaan trailerin pituuteen. Tyyppi tarkoittaa yksikön tyyppilyhennettä. Tyypillisimpiä käytössä olevia lyhenteitä on esimerkiksi DC = normaali kontti RC = reeferkontti BC = bulkkikontti TC = tankkikontti HP = vaihtokori (hucke pack) FL = flätti ST = semitraileri LKW = kuorma/rekka-auto Manifesti/ennakkoilmoitus Manifesti-ilmoitus voidaan määritellä laivan lastiluetteloksi, jossa luetellaan laivan lastierät yhden lähtö- ja tulosataman välillä. Sataman tullialueelle saapuvasta aluksesta on annettava ennakkoilmoitus telekopiona 24 tuntia ennen aluksen saapumista. Ilmoitus annetaan standardoidulla IMO (International Maritime Organization)- yleisselvityslomakkeella. Alkuperäiset ilmoitukset tulee säilyttää aluksella tai aluksen edustajalla aluksen lähtöön asti. Lähtevän aluksen manifesti on toimitettava tulliviranomaiselle ennen aluksen lähtöä. Samalla IMO-yleisselvityslomakkeella alus ilmoittaa tulliin tietoja aluksesta ja lastista viimeistään tunnin kuluttua laivan saapumisesta. Yleisselvityslomakkeen (liite 4.) osana on myös merenkulkumaksuilmoitus, jonka tietosisältöä kuvataan liitteessä IMO-luettelo aluksen varastosta Aluksen tulee ilmoittaa tullille tunnin kuluttua saapumisesta satamaan myös seuraavat tiedot aluksen varastoista: tulo/lähtö aluksen nimi tulosatama/lähtösatama satama, josta alus saapuu/määräsatama aluksella olevien henkilöiden lukumäärä satamassaoloaika

17 14 varaston sijainti tavaralaji määrä päiväys, allekirjoitus IMO-luettelo laivaväen omaisuudesta Tullille tulee ilmoittaa seuraavat tiedot laivaväen omaisuudesta: aluksen nimi tullin, kieltojen tai rajoitusten alainen omaisuus aluksen kansallisuus nro sukunimi, etunimet arvo/pätevyys päiväys, allekirjoitus IMO-matkustajaluettelo Matkustajaluettelo-lomakkeella ilmoitetaan tullille tiedot aluksen matkustajista. Tiedot on toimitettava tullille viimeistään tunnin kuluttua laivan saapumisesta. aluksen nimi rasti: tulo/lähtö tulosatama/lähtösatama saapumispvm/lähtöpvm aluksen kansallisuus sukunimi, etunimet kansalaisuus syntymäaika ja -paikka laivaantulosatama laivasta poistumissatama päiväys, päällikön allekirjoitus IMO-miehistöluettelo Miehistöluettelolla selvitetään mm. miehistön pätevyys ja kansalaisuus. Tiedot on toimitettava tullille viimeistään tunnin kuluttua laivan saapumisesta. aluksen nimi tulo/lähtö tulosatama/lähtösatama saapumispvm/lähtöpvm aluksen kansallisuus satama, josta alus saapuu nimi, nro arvo tai pätevyys kansalaisuus

18 15 syntymäaika- ja paikka henkilöllisyystodistuksen laji ja nro päiväys, allekirjoitus Lasti-ilmoitus IMO-yleisselvityslomakkeen yhteydessä olevalla lasti-ilmoituksella on toimitettava tullille tiedot kuljetettavista matkustaja- ja tavaramääristä tilastotarkkuudella, jos alus kuljettaa mukanaan lastia tai matkustajia ulkomaille tai ulkomailta satamassa lastattavaksi tai purettavaksi. Lasti-ilmoitus tulee antaa tullille PortNetin kautta viimeistään tunnin kuluessa aluksen kiinnittymisestä. matkustajien lkm, joista matkustajamaksun maksavia X kpl henkilö-, paketti- ja linja-autojen lkm kuorma-autoja, paketti-autoja lastissa lkm perävaunut kontit junavaunut muut kuljetusvälineet mitä tavaraa kyydissä (t/kpl) onko kauttakuljetuksia Lastausraportti Toteutuneesta lastauksesta lähetetään rahdinkuljettajalle ja tullille lastausraportti, joka sisältää tiedot alukseen lastatusta tavarasta. Rahdinkuljettaja laatii siltä pohjalta manifestin ja toimittaa sen tullille valvontaa varten sekä sataman pitäjälle aluskäyntiin liittyvää laskutusta varten. Luonnollisesti myös aluksella on tieto lastista, jota se kuljettaa Yleisilmoitus, purkauslupapyyntö, purkausraportti Yleisilmoitus on asiakirja, jolla ilmoitetaan tullialueelle tuodut tavarat niiden tullille esittämisen jälkeen siinä tapauksessa, kun tavaroista ei tehdä heti tulli-ilmoitusta. Yleisilmoituksen on velvollinen tekemään joko se, joka on esittänyt tavarat tullille, tai se, jonka nimissä tavarat esittänyt henkilö on toiminut. Samalla asiakirjalla voi esittää tavarat tullille ja antaa yleisilmoituksen, jos asiakirja sisältää tullin vaatimat tiedot. Jotta laiva voidaan purkaa satamaan, tulee varustamon edustajan toimittaa purkauslupapyyntö tullille. Tulli vahvistaa pyynnön, jolloin laiva voidaan purkaa. Purkauslupapyyntö tehdään lomakkeelle, jota voidaan käyttää myös yleisilmoituksena sekä tavaroiden esittämiseen tullille. Otsikko-osaan tehdyllä merkinnällä ilmoitetaan onko kyse yleisilmoituksesta, tavaroiden esittämisilmoituksesta, purkauslupapyynnöstä tai näiden yhdistelmästä. Käytettäessä lomaketta tavaroita väliaikaiseen varastoon pantaessa, lomake tulee antaa tullille vähintään kolmena kappaleena, joista päällimmäinen kappale jää tullille ja muut kappaleet palautetaan ilmoituksen tekijälle. Tavaroiden tultua vastaanote-

19 16 tuksi väliaikaiseen varastoon, varaston pitäjä ilmoittaa purkausraportilla varastoonpanon ja toimittaa kaksi lomakkeen kappaletta tullille. Tulli vahvistaa vastaanottaneensa ilmoituksen. Yksi kappale yleisilmoituksia annetaan väliaikaisen varaston pitäjälle liitettäväksi kirjanpitoon. Purkausraportti on toimitettava tullille heti varastoonpanon tapahduttua. Liite 6 esittelee yleisilmoituksen, purkauslupapyynnön ja purkausraportin tietosisältöjä Lastauslupa Lastausluvan varustamo saa tullilta. Lastauslupa kulkee faxilla, eli varustamo lähettää lupapyynnön tullille. Tullin allekirjoitettua pyynnön toimitetaan lupa-anomus hyväksyttynä takaisin lähettäjälle Varastosta otto Varastonpitäjät ilmoittavat kalenteriviikon aikana tapahtuneet tullivarastostaotot sekä ositussuoritemaksut seuraavan viikon maanantaina koontilomakkeella tullivarastoa valvovalle tullille. Varastostaotto-lomakkeella ilmoitetaan maksajan nimi, rekisteriasiakkaan numero/tiliasiakkaan numero sekä tuotenumero SAD-lomake Yhtenäisasiakirja eli SAD-lomake (Single Administrative Document) on virallinen malli kirjalliselle tulli-ilmoitukselle, jota käytetään tavanomaisessa menettelyssä tavaroiden asettamiseksi tullimenettelyyn tai niiden jälleenviemiseksi. Yhtenäisasiakirjan mukaista tulli-ilmoitusta käytetään siten jälleenviennin ohella kaikissa tullimenettelyissä, joilla tarkoitetaan a) luovutusta vapaaseen liikkeeseen, b) passitusta, c) tullivarastointia, d) sisäistä jalostusta, tullivalvonnassa tapahtuvaa valmistusta, f) väliaikaista maahantuontia, g) ulkoista jalostusta ja h) vientiä. Lisäksi yhtenäisasiakirjaa käytetään Tullihallituksen erikseen määräämissä tapauksissa kuten: i) väliaikaisen tullin kantamisessa yhteisötavaroilta ja j) eräiden maataloustuotteiden tuonnin tarkkailussa yhteisötavaroilta. SADlomake on otettu käyttöön vuonna 1988 ja sillä korvattiin yli 100 EY:n jäsenvaltioiden aikasemmin käyttämää lomaketta. SAD-lomake kiertää matkansa varrella monessa eri paikassa. Huolitsija toimittaa paperisen SAD-lomakkeen tulliin, jossa lomake saa tullin leiman. Tavaran kuljettaja ajaa lomake mukanaan rajalle, ja rajalla lomakkeeseen saadaan uusi leima. Rajalta lomake palautuu takaisin lähettäjälle eli yleensä huolitsijalle. SAD-lomakkeessa on kahdeksan osaa: 1) lähtötoimipaikan kappale, 2) vienti-ilmoitus, 3) passituksesta vastaavan/lähettäjän/viejän kappale, 4) määrätoimipaikan kappale, 5) passituksen palautuskappale, 6) tuonti-ilmoitus, 7) tilastokappale määräjäsenvaltion käyttöön 8) vastaanottajan kappale.

20 TIR-carnet TIR (Transports Internationaux Routiers) -passitusjärjestelmää voidaan käyttää EY:n alueella ainoastaan sellaisessa passitustapahtumassa, joka alkaa ja/tai päättyy yhteisön ulkopuolelle sisältää tavaralähetyksiä, jotka on purettava yhteisön tullialueella ja kuljetetaan yhdessä kolmannessa maassa purettavien tavaroiden kanssa, tai tapahtuu kahden yhteisössä sijaitsevan paikan välillä kolmannen maan alueen kautta. TIR-menettelyssä annetaan TIR-carnet, jolla tavarat voidaan kuljettaa tulliviranomaisten sinetöimissä maantieajoneuvoissa tai konteissa yhden tai useamman maan kautta määränpäähänsä mahdollisimman vähin tullimuodollisuuksin. Kullakin TIR-carnet lla on oma viitenumeronsa ja siinä on 4, 6, 14 tai 20 lehteä, joiden määrä kertoo kauttakulkumaiden määrän (lähtö- ja kohdemaa mukaan luettuina). Kukin TIR-carnet on aina yhden TIR-menettelyn ajan voimassa, ja kun menettely päättyy, tavaroiden kohdemaan tullitoimipaikka palauttaa TIR-carnet n vahvistettuna kuljettajalle. Tämän jälkeen tavarat voidaan toimittaa lopulliseen määränpäähänsä. TIR-carnet-järjestelmän tuoma etu viranomaisten kannalta on se, että järjestelmän käyttö vähentää läpikulkumaiden viranomaisten tarkastustyön määrää sekä vähentää asiakirjavilppien määrää. Käyttäjän kannalta TIR-carnet vähentää tullimuodollisuuksia ja alentaa kuljetuskustannuksia, koska kuljetusajat vähenevät. ( Tullin palvelujen sähköistyminen Logistiikan parissa työskentelevät yritykset joutuvat muuttamaan toimintatapojaan tullin sähköistäessä palvelujaan vuonna Vientiyritykset ja huolintaliikkeet tekevät vientiselvityksen jokaisesta EU:n ulkopuolelle menevästä tavaratoimituksesta. Tulli-ilmoitus hoidetaan nykyään paperisella SAD-lomakkeella mutta tällä hetkellä on menossa tiedonvälityksen sähköistäminen ja automatisoiminen. Tullilla on ollut vuonna 2008 käynnissä pilottihanke, jossa vienti-ilmoituksia on siirretty yritysten ERP-järjestelmistä tullin ELEX-järjestelmään. Aluksi palvelujen käyttö on vapaaehtoista mutta heinäkuusta 2009 sähköinen ilmoittaminen muuttuu pakolliseksi. Tulli sähköistää myös passitussanomien välitystä. TIR NTCS-passitusjärjestelmä on ollut käytössä EU:n alueella jo muutaman vuoden ja tavoitteena on, että vuoden 2009 alusta myös TIR-carnet-asiakirjojen tietoja välitetään sähköisesti tässä järjestelmässä. Sähköistyksestä huolimatta dokumentit tarvitaan edelleen myös paperiversioina. Tullin palvelujen sähköistäminen merkitsee muutoksia vienti- ja tuontiyritysten ja huolinta- ja kuljetusliikkeiden toimintaan. Muuttuvien toimintatapojen vuoksi yritysten tulee kehittää tietojärjestelmiään mutta myös prosessejaan. Huomioitavaa on, että kaikki sähköiset ilmoitukset tulee tehdä etukäteen. Esimerkiksi kotitullausluvan haltija voi nykyään lähettää tavaraa liikenteeseen pelkällä kauppalaskulla, koska tulli-ilmoituksen voi tehdä jälkikäteen. ELEX-mallissa tulliasiointi tulee kuitenkin hoitaa etukäteen.