Ulkoiset auditoinnit osana auditointijärjestelmää. ELT, ympäristöterveydenhuollon erikoiseläinlääkäri Outi Lepistö EnviroVet

Transkriptio

1 Ulkoiset auditoinnit osana auditointijärjestelmää ELT, ympäristöterveydenhuollon erikoiseläinlääkäri Outi Lepistö EnviroVet

2 Auditointihanke, taustaa Tarve kunnallisen elintarvikevalvonnan (ja koko ympäristöterveydenhuollon) auditoinneille, jotka ovat Käytännönläheisiä ja riittävän kevyitä auditoitaville Tuovat selkeää lisäarvoa ja mahdollisuuden peilata omaa toimintaa muihin yksiköihin (yhdenmukaisuus ja vertailtavuus) Sisältävät valvonta-asetuksen (882/2004) horisontaaliset vaatimukset ja noudattelevat komission auditointipäätöstä sekä ISO-standardeja

3 Auditointimalli 882/ ISO-standardien mukainen organisaation yleisauditointi, toiminnallisen kokonaisuuden ja suorituskyvyn riippumaton ulkopuolinen arviointi Auditoijina valvonnan ammattilaiset + ISO 9001 pääauditoijat -> tuotava selkeä lisäarvo Vrt komission auditointipäätös 677/ ISO-standardit Toimialan reunaehdot mallissa jo sisäänrakennettuina Pureudutaan pintaa syvemmälle lukujen ja lukumäärien taakse

4 Auditointikriteerit ja poikkeamat Yleisinä auditointikriteereinä toimivat seuraavat valvontaasetuksen vaatimukset: valvonnan puolueettomuus valvonnan tehokkuus valvonnan säännöllisyys valvonnan riskiperusteisuus dokumentoidut menetelmät yhtenäinen ja laadukas valvonta korjaavat toimenpiteet ja raportointi Lisäksi auditointikriteereinä toimivat toimialan yksityiskohtaisempi kansallinen ja EU-tason lainsäädäntö Poikkeamiksi luokitellaan lainsäädännön tai sen tavoitteiden sekä standardien vastaisuudet. Poikkeamat luokitellaan ISOstandardin mukaisesti vähäisiin ja merkittäviin poikkeamiin.

5 Auditointi käytännössä Laaja ennakkotyö ja alustava riskianalyysi Paikan päällä alle 1 työpäivä, toiminnan otokset 50 kpl:n indikaattoriarviointi Sekä kvantitatiiviset että kvalitatiiviset tulokset Tarkka sapluuna ja tulkinnat Valtakunnallinen keskitaso -> vertailtavuus

6 Painopisteet Johtaminen ja organisointi Asiakasnäkökulma Kunta, kuntalainen, yritys jne Läpinäkyvyys Kustannusten minimointi priorisoinnilla ja tavoitteellisuudella Henkilöresurssien optimaalinen hyödyntäminen Laatu, tehokkuus, taloudellisuus ja työhyvinvointi

7 Auditointien tuloksia Auditointeja tehty nyt 15 kpl Poikkeamia yht 31 kpl Vain 1 yksikkö ilman poikkeamia Yleensä 1-3/yksikkö Valtaosa lieviä poikkeamia (ISO 9001) Mikrobikriteeriasetus ei poikkeama vain 3 yksikössä Kehityskohteita paljon Vielä ei päästä auditoimaan laatustandardeja vastaan

8 Yleisimmät poikkeamat Valvontakohteiden näytteenottovaatimukset eivät noudata komission asetusta elintarvikkeiden mikrobiologisista vaatimuksista 12 kpl Yksikön toiminta ei perustu laatujärjestelmään tai muihin dokumentoituihin menettelytapoihin 9 kpl Tarkastustiheys ei perustu riskinarviointiin vaan pääosin olemassa oleviin resursseihin 7 kpl Ruokamyrkytystyöryhmä ei kokoonnu eikä kokoonpano ole selvillä, ruokamyrkytysepidemioita ei seurata kootusti eikä yksikön varautumissuunnitelma ole ajan tasalla 1 kpl Henkilöresurssit ovat alimitoitetut alueen valvontatarpeeseen nähden 1 kpl Eläimistä saatavien elintarvikkeita käsittelevien laitosten valvonta ei ole lainsäädännön edellyttämällä tasolla 1 kpl

9 Yleisimmät kehityskohteet ja suositukset Laatu: tavoitteet, mittarit, seuranta, omat ohjeet ja linjaukset Tähkäpää jne 2005: 24% laatujärjestelmä käytössä Hölttä 2010: 46% laadittu ja käytössä (vastaus% 48) Erikoistuminen, työnjako Toimipisteet Oiva-arvosanojen ja muun valvonnan yhdenmukaisuus Toimijoiden yhdenmukainen kohtelu Pakkokeinojen käyttö ja valvonnassa havaittuihin epäkohtiin puuttuminen, valvontakulttuuri Koulutussuunnitelmat

10

11 Alustavia huomioita Paikoin ongelmia julkisen vallankäytön perusperiaatteiden noudattamisessa sekä yleisessä toimintakulttuurissa Toiminnan organisoinnissa ja valvonnan tehokkuudessa merkittäviä eroja Valvojien osaamistasossa vaihtelua Oiva-arvosanoissa epäyhdenmukaisuutta (mm lainsäädännön vastaisuus - > A) Resurssit vaihtelevat huomattavasti: ei enempää valvottavaa vs kaoottinen tilanne, paljon valvomatta Paikoin suurta vaihtelua yksikön sisälläkin Asiakaskeskeisyyttä ei pystytä vielä arvioimaan systemaattisesti Eniten näyttäisivät vaikuttavan itse tehty, omat ohjeet ja linjaukset sisältävä ja aktiivisessa käytössä oleva laatujärjestelmä sekä valvonnan tiukat ja yhdenmukaiset linjaukset, tarvittaessa pakkokeinot Näiden taustalla ennen kaikkea johtamiskulttuuri ja johtajan oma osaaminen Johtajan merkitys erittäin tärkeä: aktiivinen, osaava, mukana toiminnassa vs toisen alan koulutus, pääpaino muualla etc

12 Seuranta Tässä vaiheessa vapaaehtoinen tutkimus- ja kehittämishanke -> ei velvoitteita tai seurantaa Ulkoisten auditointien tulokset huomioidaan muilla auditoinneilla (ja päinvastoin) Päällekkäisyyden poistaminen, keveys Tulevaisuudessa mahdollisesti hyödynnetään kattavammin Tavoitteena laajentaa sapluuna (mittarit) koskemaan koko ympäristöterveydenhuoltoa

13 Kiitos mielenkiinnosta! Kysymyksiä tai kommentteja?