Business Canvas-analyysi, viranomaisauditointijärjestelmä

Transkriptio

1

2 Business Canvas-analyysi, viranomaisauditointijärjestelmä AVAINPARTNERIT: KENEN SITOUTUMISTA TARVITAAN EVIRASSA? KENEN SITOUTUMISTA TARVITAAN VALVONTA- KETJUSSA? KETÄ MUUTOS ENITEN KOSKEE? YDINRESURSSIT: MITÄ RESURSSEJA TÄMÄN TOTEUTTAMISEEN TARVITAAN? TEKNINEN ALUSTA, HENKILÖT, OSAAMINEN, AIKA, RAHA KUSTANNUSRAKENNE: YDINTOIMINNAT: MITÄ OMINAISUUKSIA ON OLTAVA, JOTTA TÄSTÄ SYNTYY TODELLISTA LISÄARVOA? ASIAKASSUHTEET: MITEN SIDOSRYHMÄT SAADAAN MUKAAN? KUKA PITÄÄ VAKUUTTAA ENSIN? MITÄ TÄMÄN RAKENTAMINEN MAKSAA? KUINKA PALJON RESURSSEJA SE VIE? LISÄARVO: MITÄ HYÖTYÄ EVIRA MUUTOKSESTA SAA? MITÄ HYÖTYÄ VALVONTAKETJU TÄSTÄ MUUTOKSESTA SAA? MITÄ HYÖTYÄ MEIDÄN YHTEISTYÖKUMPPANIT TÄSTÄ MUUTOKSESTA SAAVAT? ANSAINTALOGIIKKA: ASIAKASSEGMENTIT: KENELLE TÄMÄ MUUTOS TEHDÄÄN? KUKA SAA ENITEN SANELLA EHTOJA? KUKA TAAS ON SE TAHO JONKA TULEE OLLA LÄHINNÄ KUUNTELIJAN ROOLISSA? JAKELUKANAVAT: MISSÄ TÄMÄN ON TOIMITTAVA, JOTTA SUURIN HYÖTY SAAVUTETAAN? JOS TÄMÄ TULEE KÄYTTÖÖN, KUINKA PALJON RESURSSEJA TAI RAHAA SE TUO (SÄÄSTÖINÄ)?

3 ESITYKSEN SISÄLTÖ: 1. AUDITOINNISTA YLEISESTI 1.1 Auditoinnin määritelmä 1.2 Auditointiorganisaatio 1.3 Auditointielin 1.4 Auditointiohjelma 1.5 Auditoijaksi 1.6 Pätevyys 1.7 Riippumattomuus 1.8 Auditointiryhmä 2. AUDITOINNIN TAVOITTEET 2.1 Auditoinnin tavoitteet (valvontasektori, auditoija, auditoitava, Evira/auditointiorganisaatio) näkökulmista 3. CASE: Eviran auditointiprosessi vuonna 2014, miten se toteutettiin? 3.1 Auditointien uudelleenorganisointi ja raportointi 3.2 Auditointiprosessi ja kuvaus auditoinnin kohteesta (vuokaaviona) 3.3 Auditoijat 3.4 Aikataulu (vuosi 2013 toimitaan edelleen entiseen tapaan) 4. YHTEENVETO

4 1.1 AUDITOINNIN MÄÄRITELMÄ: AUDITOINTI ON: Järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jolla hankitaan ja arvioidaan sitä objektiivisesti, jotta voidaan määrittää missä määrin auditointikriteerit täyttyvät (Lähde: ISO 19011, kohta 3.1) Toiminnan tarkastamisella tarkoitetaan järjestelmällistä ja riippumatonta tarkastelua, jolla selvitetään, ovatko toiminta ja sen tulokset suunnitelman mukaisia, onko kyseiset järjestelyt toteutettu tehokkaasti ja ovatko ne sopivia tavoitteiden saavuttamisen kannalta (Lähde: (2006/677/EY) kohta 2.2.) AUDITOINNIN TARKOITUS: Auditoinnit palvelevat ketjua Auditoinneilla saadaan parannuksia aikaan AUDITOINNIN TULOSTEN RAPORTOINTI: Oltava selkeää, jotta voidaan tehdä oikeita johtopäätöksiä (asian johtaminen) Oltava avointa, jotta muutkin voivat hyödyntää esim. best practises (muille jakaminen) Oltava helppoa ja yksinkertaista (auditoijan motivaation ylläpitäminen) AUDITOINTIIN LIITTYVIÄ VAATIMUKSIA: Lainsäädännön vaatimukset 882/2004, komission päätös (2006/677/EY) Kehittämistyön vaatimukset ISO std:n vaatimukset

5 1.2 AUDITOINTIORGANISAATIO: Riippumaton arviointielin Auditointielin Auditointiohjelma Auditointiryhmä A Auditointiryhmä B Pääauditoija Auditoija Tekninen asiantuntija

6 1.3 AUDITOINTIELIN: RIIPPUMATTOMUUS: Auditointielimen jäsenet ovat valvontasektorien jäseniä, mutta eivät auditoi asioita joihin heillä on riippuvuus TEKEE AUDITOINTISUUNNITELMAN: Suunnitelmassa keskitytään vain muutamaan tarkasti valittuun asiaan per vuosi, tarkastelu on koko valvontasektorin läpi Auditointisuunnitelma on riskiperusteinen 5-vuotissuunnitelmat KUVAA KONKREETTISESTI AUDITOINNIN KOHTEET: Tarkasti kuvattu auditoinnin kohde säästää resursseja auditoijalta, antaa auditoitavalle paremmat mahdollisuudet onnistua, korjaavat toimenpiteet voidaan kaikkien kesken kohdistaa tarkasti samaan asiaan VIESTII TULEVISTA AUDITOINNEISTA AUDITOITAVILLE: Filosofiana on auttaa onnistumaan, ei etsimään epäonnistujia

7 1.4 AUDITOINTIOHJELMA: OLTAVA TAVOITTEET: Tavoitteet tulevat johdolta ja niiden toteutumista on seurattava Tavoitteet tulee olla realistisia ja kohdistua oleelliseen VASTUUTETTAVA: Järjestelmästä on kannettava vastuu ja vastuunkantajan tulee olla siihen pätevä OLTAVA MAHDOLLISUUS ONNISTUA (RESURSSIT JA TUKI): Aika, henkilöstö, mentaalitila, muut resurssit AUDITOINTIEN LAAJUUS: Riskiperusteista, oleellinen Kuitenkin viiden vuoden syklissä kaikki pitäisi auditoida OLTAVA SELKEÄT KRITEERIT MITÄ VASTEN AUDITOIDAAN: 882/2004 antaa rungon, mutta ei vielä pelkästään välttämättä auta auditoitavaa tai auditoijaa, vaan tarvitaan konkreettisemmat kriteerit OLTAVA PROSESSIT LUOTTAMUKSELLISELLE TIEDOLLE, TIETOTURVALLISUUDELLE, RAPORTOINNILLE, TYÖTURVALLISUUDELLE JNE: Yhteisesti sovitut ja avoimet pelisäännöt joiden mukaan kaikki pelaavat

8 1.5 AUDITOIJAKSI: RIIPPUMATTOMUUS Objektiivisen arvion perusta ASENNE Avoin Motivoitunut Systemaattinen Päämäärätietoinen OSAAMINEN Auditointi-koulutus Substanssi-koulutus Viestintä-koulutus Pätevyyden jatkuva seuranta Pätevyyden jatkuva ylläpito ja kehittäminen (auditoija itse) KOKEMUS Auditointikokemus on eri asia kuin työkokemus Pääauditoijalla riittävä määrä auditointeja per vuosi

9 1.6 PÄTEVYYS Hallitsee auditoinnin periaatteet, menettelyt, menetelmät Hallitsee alaan ja laatuun liittyvät termit Hallitsee viiteasiakirjat ohjeet, ISO-std Sosiaaliset ominaisuudet: yhteistyökyky, ennakkoluulottumuus, Diplomaattisuus, eettinen, omatoiminen Perustiedot Auditoitavan kohteen toimialasta Hallitsee organisaation toimintatavat Hallitsee lainsäädännön ja muut vaatimukset

10 1.7 RIIPPUMATTOMUUS: AUDITOINNIN PERUSTA: Riippumattomuus on auditoinnin puolueettomuuden ja sen johtopäätösten objektiivisuuden perusta. OMAN TOIMINNAN/VASTUUALUEEN AUDITOINTI Omaa toimintaa tai vastuualuetta ei voi auditoida. Auditointi ei ole riippumatonta myöskään, jos auditoijalla on esimerkiksi omistussuhde tai muu tiivis suhde auditoitavaan organisaatioon. Esim. Pomo ei voi auditoida alaistaan, sillä ei pysty täysin avoimesti tarkastelemaan alaisensa toimintaa eikä varsinkaan sitä miten alaista on johdettu. SISÄISET AUDITOINNIT: Sisäisiä auditointeja tekevien auditoijien olisi oltava riippumattomia auditoitavan toiminnan operatiivisesta johdosta

11 Viestit pullonkauloista Saa jäsennettyä tietoa, ottaa vastuun toimintakokonaisuudesta Ketju toimii yhteen maaliin Kykenee vastaamaan komissiolle punastelematta, että meidän auditoinnit ovat riippumattomia ja niihin suhtaudutaan vakavasti 2.1 TAVOITTEET Saa kehitysajatuksia sekä auditoinnin kautta, että saa tietoa myös muiden auditointitietojen kautta Mahdollisuus laittaa oma prosessi kuntoon ennen auditointia TOIMINTA- KOKONAISUUS AUDITOITAVA Auditointien riippumattomuus! (täytetään lainsäädännön vaatimukset) Helpottaa FVO:n ja muiden auditointien läpivientiä Saadaan parhaat käytännöt kunnolla jakoon Luo osaltaan jatkuvan parantamisen kulttuuria Toiminta on tehokasta, yhdenmukaista ja riskiperusteista Auditointiorganisaatiota auditoidaan myös! EVIRA/ Auditointiorganisaatio AUDITOIJA JA AUDITOIJAN OMA ORGANISAATIO Saa mahdollisuuden oppia laajasti koko kentästä, rajapinnat kirkastuu Auditointi on mahdollisimman helppoa Kontaktiverkosto kasvaa Saa mahdollisuuden jakaa omaa osaamistaan muille Saa mahdollisuuden oppia uutta auditointikoulutuksen kautta Saa sparrausta oman toiminnan kehittämiselle

12 3.1 AUDITOINNIN ORGANISOINTI: NYKYISEN AUDITOINTIJÄRJESTELMÄN RESURSSIT JAKAMINEN SELKEÄSTI ERILLISIIN OSIIN VALVONNAN OHJAUS SISÄISET AUDITOINNIT KETJUN AUDITOINNIT KOSKEE: Evira, AVI, ELY, JNE KOSKEE: Evira, AVI, ELY, JNE KOSKEE: Evira, AVI, ELY, JNE TAVOITE: SUPERVISION, TEKEMISEN OHJAAMINEN, ASIAN JOHTAMINEN VASTUUSSA: VALVONTA TAVOITE: TARKASTELLA KETJUN OSIEN SISÄLLÄ MAHDOLLISIMMAN OBJ OMAA TEKEMISTÄ VASTUUSSA: AUDITOINNIN KOHTEENA OLEVA ORGANISAATIO ITSE TAVOITE: TARKASTELLA KETJUA KOKONAISUUTENA MAHDOLLISIMMAN OBJ VASTUUSSA: TOIMINTAKOKONAISUUDET

13 3.1 AUDITOINNIN ORGANISOINTI: Auditoinnit EVIRAN OMA TOIMINTA VALVONTASEKTORIT SISÄISET ULKOISET FVO/ VALVONTASEKTORIT EVIRAN ORGANISOIMAT/ VALVONTASEKTORIT HALO VALO TUTO KONSULTTITALOT, VTV ESIM ISO-SERTI- FIOINNIT, ISTA ELÄIN KASVI ELINTARVIKE

14 3.1 AUDITOINNIN ORGANISOINTI: TURVALLISET ELINTARVIKKEET TERVEET JA HYVINVOIVAT ELÄIMET TURVALLISET JA TERVEET KASVIT

15 KOMISSIO MMM EVIRA HALO EVIRA VALO EVIRA TUTO VALTUUTETUT ELYT AVIT KUNNAT EVIRAN HYVÄKSYMÄT LABORATORIOT VALVIRA TUKES TULLILAITOS PUOLUSTUSVOIMAT KKV MAVI METSÄKESKUKSET POLIISI FIMEA MTT 3.1 AUDITOINNIN ORGANISOINTI: TURVALLISET ELINTARVIKKEET TERVEET JA HYVINVOIVAT ELÄIMET TURVALLISET JA TERVEET KASVIT

16 3.2 AUDITOINTIPROSESSI: AUDITOINTIKOHTEIDEN VALINTA: Auditoinnin kohde/kohteet valitaan riskiperusteisesti Valitaan muutama kokonaisuus/vuosi/toimintakokonaisuus (HUOM!: samalla tulee auditoitua osa ns. horisontaalisista kysymyksistä) AUDITOINTIEN SUUNNITTELU: Kuvataan auditointikohteen toiminta mahdollisimman tarkasti etukäteen, jotta auditointi on tehokasta suorittaa ja kaikki auditoijat ymmärtävät sen samalla tavoin (tuloksena syntyy prosessivuokaavioita ohjeilla, kts kuva myöhemmmästä slidesta) Valitaan auditontiryhmät ja pääauditoijat (oltava riippumattomia) Sovitaan aikataulut auditointikohteiden kanssa AUDITOINTIEN RAPORTOINTI: Auditointitulokset raportoidaan samanmuotoisesti (huolimatta siitä kuuluuko se elintarvike-, eläin- vai kasvitoimintakokonaisuuteen) ja ne ovat tallennettavissa yhteiseen järjestelmään Raportoinnissa käytetään mahdollisimman paljon numeerisia asteikkoja (esim. vakava poikkeama 4, poikkeama 3, lievä poikkeama 2. kehityskohde 1, hyvä käytäntö X) Tulokset avoimesti esille ja kaikkien saataville, jotta voidaan oppia toisilta AUDITOINTIEN KORJAAVISTA TOIMENPITEISTÄ VASTAAMINEN/ASIOIDEN JOHTAMINEN KUNTOON Auditoinneista mahdollisesti esiin tulevien poikkeamien korjaamisesta vastaa luonnollisesti organisaatio itse. Vastuu kuitenkin yleisestä johtamisesta on toimintakokonaisuuksien johtajilla?

17 3.3 AUDITOIJAPOOLI: AUDITOIJAT VIRANOMAISKETJUSTA: RIIPPUMATTOMATTOMUUS: YHTENÄISET KÄYTÄNNÖT KAIKILLA VALVONTASEKTOREILLA: SITOUTUMINEN:

18 3.3 AUDITOIJA-AKATEMIA, PANOSTUSTA AUDITOIJIIN REKRYTOINTI Tavoitteena saada toimiva auditoijapooli Valvontasektorin viranomaisista Eviran oma osaaminen avainasemassa, onnistumiseen tarvitsemme sekä VALOn että HALOn asiantuntijoita AVIt ja ELYt avuksi muun sektorin rekrytoinneissa? EVIRALAISET PELAAVAT YHTEISEEN MAALIIN Samalla kun koulutamme sektorien auditoijat, voimme vastata sisäisten auditoijien kouluttamisesta Resurssien jako tasapuolisesti AUDITOINNISTA MAKSETTAVA KORVAUS?

19 3.3 AUDITOIJA-AKATEMIA, PANOSTUSTA AUDITOIJIIN RIIPPUMATTOMUUS Jotta kaikki voivat auditoida kaikkia kohteita (ja tehokkaasti), on prosessit oltava ennen auditointia kuvattuna ja saatavilla Vaatii sen, että auditointielin osaa kuvata prosessit oikein ASENNE Yhdessä tekeminen (koko ketju!) Syyllisiä ei etsitä, kaveria autetaan OSAAMINEN Auditointi-, viestintä- ja substanssikoulutuksen jälkeen valmis auditoijaksi. Eviran rooli on panostaa tähän KOKEMUS Pääauditoijalla riittävä määrä auditointeja per vuosi

20 3.3 MIKSI AUDITOIJIEN KOULUTUKSEEN KANNATTAA PANOSTAA? 1. Auditoijan osaaminen kasvaa, hyödyntäminen myös omissa tehtävissä 2. Auditoitava organisaatio kehittyy 3. Auditoija alkaa toimia muutosagenttina, jolloin myös oma organisaatio kehittyy

21 3.4 MUUTOSTEN LÄPIVIENNIN ALUSTAVA AIKATAULUTUS: VUOSI 2013 VARATTU SUUNNITTELUUN Vuonna 2013 toimitaan aikaisempien käytäntöjen pohjalta AUDITOIJIEN REKRYTOINTI JA KOULUTUS Vuoden 2013 aikana AUDITOINTISUUNNITELMA Käytetään pohjana aikaisempia tehtyjä auditointeja AUDITOINTIEN ALOITTAMINEN Vuoden 2014 puolivälissä

22 4. YHTEENVETO Business Canvasanalyysi, auditointijärjestelmä AVAINPARTNERIT: KENEN SITOUTUMISTA TARVITAAN EVIRASSA? KENEN SITOUTUMISTA TARVITAAN VALVONTA- KETJUSSA? KETÄ MUUTOS ENITEN KOSKEE? YDINRESURSSIT: MITÄ RESURSSEJA TÄMÄN TOTEUTTAMISEEN TARVITAAN? TEKNINEN ALUSTA, HENKILÖT, OSAAMINEN, AIKA, RAHA KUSTANNUSRAKENNE: YDINTOIMINNAT: MITÄ OMINAISUUKSIA ON OLTAVA, JOTTA TÄSTÄ SYNTYY TODELLISTA LISÄARVOA? MITÄ TÄMÄN RAKENTAMINEN MAKSAA? KUINKA PALJON RESURSSEJA SE VIE? LISÄARVO: ASIAKASSUHTEET: MITÄ HYÖTYÄ EVIRA MUUTOKSESTA SAA? MITÄ HYÖTYÄ VALVONTAKETJU TÄSTÄ MUUTOKSESTA SAA? MITÄ HYÖTYÄ MEIDÄN YHTEISTYÖKUMPPANIT TÄSTÄ MUUTOKSESTA SAAVAT? ASIAKASSEGMENTIT: KENELLE TÄMÄ MUUTOS TEHDÄÄN? KUKA SAA ENITEN SANELLA EHTOJA? KUKA TAAS ON SE TAHO JONKA TULEE OLLA LÄHINNÄ KUUNTELIJAN ROOLISSA? JAKELUKANAVAT: MITEN MISSÄ TÄMÄN ON SIDOSRYHMÄT TOIMITTAVA, SAADAAN MUKAAN? JOTTA SUURIN KUKA PITÄÄ HYÖTY VAKUUTTAA SAAVUTETAAN? ENSIN? ANSAINTALOGIIKKA: JOS TÄMÄ TULEE KÄYTTÖÖN, KUINKA PALJON RESURSSEJA TAI RAHAA SE TUO (SÄÄSTÖINÄ)?

23 4. YHTEENVETO SELKEÄ JAKO AUDITOINTIEN JA VALVONNAN OHJAUKSEN KESKEN Valvonnan ohjauksen tärkeys Auditointien riippumattomuus LESS IS MORE, LISÄÄ FOKUSTA AUDITOINTEIHIN Näkökulma koko ketjussa, ei ketjun sirpaleissa Keskitytään muutamaan asiaan kerrallaan (per vuosi/per toimintakokonaisuus), jolloin tehoa voidaan todellisesti mitata Koko prosessi käydään läpi alusta loppuun (voidaan piirtää toimintajärjestelmämuotoon), ketjun osaaminen toisistaan kasvaa YHTENÄISET AUDITOINTIKÄYTÄNNÖT toiminta selkeämpää (on vain yksi tapa toimia), vain yhdet ohjeet (dokementtien päivitys vähenee) ja yhtenäinen raportointikäytäntö (tietojen hyödyntäminen paranee) AITO PANOSTUS AUDITOIJIIN Arvostettu auditoija tuo arvostusta auditoinnille Osaava auditoija tuo koulutukseen panostetut rahat triplana takaisin, sillä oma tarkastusosaaminen, auditoitavan kohteen ja oman organisaation osaaminen kasvavat samalla TIEDON JAKAMISEN KEHITTÄMINEN Parhaiden käytäntöjen sekä korjaavien toimenpiteiden jakamisesta koko ketjulle tulee systemaattisempaa