ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI

Transkriptio

1 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 1 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI Toimivaltaperuste Sitovuus Eviran tehtävänä on elintarvikelain 30 :n nojalla ohjata elintarvikevalvontaa. Aluehallintovirasto arvioi elintarvikelain 31 :n nojalla kuntien elintarvikevalvonnan järjestämistä. Aluehallintovirastot ovat pyytäneet Eviralta ohjeistusta laissa säädetyn velvoitteen toimeenpanemiseksi, minkä vuoksi Evira antaa aluehallintovirastoille tämän ohjeen kunnan elintarvikevalvonnan järjestämisen arvioimiseksi. Eviralle ei ole säädetty norminantovaltaa tässä asiassa, minkä vuoksi ohje ei ole oikeudelliselta luonteeltaan sitova. Viime kädessä lainsäädännön soveltamista koskevat kysymykset ratkaisee tuomioistuin. Ohjeen sisältämät tulkinnat ovat Eviran näkemyksiä siitä, miten voimassaoleva lainsäädäntö tulisi ottaa huomioon kunnan elintarvikevalvonnan järjestämistä arvioitaessa. 1 Taustaa Auditoinnilla tarkoitetaan järjestelmällistä ja riippumatonta tarkastelua, jolla selvitetään, ovatko toiminta ja sen tulokset suunniteltujen järjestelyiden mukaisia, onko kyseiset järjestelyt toteutettu tehokkaasti ja ovatko ne sopivia tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Elintarvikevalvonnan auditoinnin tavoitteena on turvata valvonnan tasaisen korkea laatu, yhtenäisyys ja kehittäminen sekä edistää resurssien kohdentamista havaittujen riskien perusteella. Kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen on huolehdittava alueellaan elintarvikevalvonnasta elintarvikelain 32 :n mukaisesti. Alueelliselle elintarvikevalvontaviranomaiselle puolestaan on asetettu velvoite ohjata elintarvikevalvontaa alueellaan ja arvioida kuntien elintarvikevalvonnan järjestämistä. Tämä ohje liitteineen on tarkoitettu työvälineeksi tätä ohjaus- ja arviointivelvoitetta varten, ja siksi molemmat velvoitteet on huomioitu käytettävien työvälineiden tekemisessä. Tarkoitus on, että ohjeen avulla aluehallintovirastot voivat suunnitella ja toteuttaa kunnallisen elintarvikevalvonnan auditoinnit sekä pitää niistä kirjaa yhdenmukaisesti koko maassa. Ohjeen mukaiseen auditointiin sisältyy sekä haastatteluosuuksia että elintarvikevalvontakohteissa tehtävien tarkastusten seuraaminen. Ohje perustuu Euroopan Parlamentin ja Neuvoston rehu- ja elintarvikelainsäädännön sekä eläinten terveyttä ja hyvinvointia koskevien sääntöjen mukaisuuden varmistamiseksi suoritetusta virallisesta valvonnasta antaman asetuksen (EY) N:o 882/2004 (jäljempänä valvonta-asetus) periaatteisiin. Kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointia toteutetaan Eviran ja aluehallintovirastojen välisten tulossopimusten perusteella, ja auditoinnit tehdään Eviran ohjeen Auditoijan käsikirja (nro 10014) perusperiaatteiden mukaisesti. Auditointien vaatimuspohjana käytetään voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä valvontaohjeita ja ohjelmia. Tämä ohje korvaa Eviran ohjeet 10010/1 (Lääninhallitusten tekemä kuntien elintarvikevalvonnan auditointi), 10011/1 (Raporttipohja / Lääninhallitusten tekemä

2 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 2 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI kuntien elintarvikevalvonnan auditointi), sekä 11002/1 (Auditoijan muistilista / Lääninhallituksen tekemä kuntien elintarvikevalvonnan auditointi). Tämä ohje korvaa myös laitosvalvonnan auditointeja kehittävän työryhmän laatiman ohjeen Aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen laitosvalvonnan auditointi. Kyseinen ohje otettiin työryhmän esityksen mukaisesti käyttöön vuodeksi 2010, jonka jälkeen Evira sitoutui tekemään ohjeeseen tarvittavat muutokset aluehallintovirastoista saatujen kommenttien perusteella. Tässä ohjeessa tarkoitetaan: kunnan elintarvikevalvontaviranomaisella lautakuntaa tai muuta monijäsenistä toimielintä, joka huolehtii auditoitavan kunnan, kuntayhtymän, yhteistoiminta-alueen tms. elintarvikelain mukaisesta valvonnasta, ja valvontayksiköllä sitä kuntaa, kuntayhtymää tai muuta seudullista valvontayksikköä, joka hoitaa alueen elintarvikevalvontaa paikallisesti. 2 Yleistä kunnallisen elintarvikevalvonnan auditoinnista Aluehallintoviraston on laadittava auditointia varten suunnitelma, jonka perusteella auditoinnit tehdään. Tehdyistä auditoinneista on laadittava kohdan 5 mukaiset auditointiraportit, yhteenvedot ja toteutumaraportit sekä tarvittaessa poikkeamaraportit ja selvityspyynnöt. Eviran ja aluehallintovirastojen välisissä tulossopimusneuvotteluissa varmistetaan, että jokaisen valvontayksikön auditointi tehdään säännöllisesti ja riittävällä tiheydellä. Kunnallisen elintarvikevalvonnan auditoinnissa pyritään mahdollisuuksien mukaan siihen, että auditointikäynneillä on kaksi aluehallintoviraston edustajaa. Jos molemmat ovat saman aluehallintoviraston palveluksessa olevia henkilöitä, heistä toinen on pääauditoija, joka vastaa auditointikokonaisuuden hallinnasta. On tarkoituksenmukaista, että ainakin pääauditoijalla on kokemusta elintarvikevalvonnasta. Pienteurastamoiden valvonnan auditoinnilla pääauditoijan on tarkoituksenmukaista olla läänineläinlääkäri. Auditointien yhdenmukaisuuden varmistamisen kannalta eri aluehallintovirastojen edustajien olisi hyvä osallistua toistensa tekemille auditoinneille. Tällöin varsinainen auditoija on kyseisen alueen aluehallintoviraston palveluksessa oleva henkilö, ja toisen aluehallintoviraston edustaja on tarkkailija. Koska aluehallintovirastoilla ei ole toimivaltaa toisen aluehallintoviraston toimialueella, tarkkailijan osallistumiseen auditointikäynneille on saatava sekä auditoitavan valvontayksikön että auditoinnin yhteydessä tarkastettavien elintarvikevalvontakohteiden edustajien suostumus. Myös Eviran on tarkoitus osallistua tarkkailijana Elintarvikeketjun monivuotisen kansallisen valvontasuunnitelman aikana vähintään yhteen kunkin aluehallintoviraston alueella tehtyyn kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointiin. Eviralla voidaan katsoa olevan toimivalta osallistua kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointeihin elintarvikelain 30 :ssä annettuun elintarvikevalvonnan ohjausvelvoitteeseen perustuen, mutta myös Eviran osallistumisesta on hyvä tiedottaa etukäteen auditoitavalle valvontayksikölle.

3 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 3 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI Kuhunkin auditointiin suositellaan sisällytettävän sekä haastatteluosuus että elintarvikevalvontakohteiden tarkastusten seuraaminen. Yhden kunnan elintarvikevalvonnan auditointiin voi siten sisältyä useita auditointikäyntejä, ja yksi auditointikokonaisuus voi olla tiivis tai kestää useiden kuukausien ajan. On toivottavaa, että tarkastusten tekemistä seurataan mahdollisuuksien mukaan erilaisissa elintarvikehuoneisto- ja laitostyypeissä. Kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointiin sisältyy pysyviä asiakokonaisuuksia, jotka eivät muutu. Tämän lisäksi auditointiin sisältyy painopisteitä, jotka vaihtuvat vähintään Elintarvikeketjun monivuotisen kansallisen valvontasuunnitelman kanssa samassa syklissä, mutta joita tarkistetaan vuosittain. Painopisteiksi voidaan valita valvontajärjestelmälle asetettujen vaatimusten, kuten valvontasuunnitelman sisällön, valvontakirjanpidon tai viranomaisnäytteenoton ja tutkimusten asianmukaisuuden tarkastelu. Lisäksi painopisteiksi voidaan valita elintarvikehuoneistoille asetettujen vaatimusten noudattamisen valvonta. Tällöin pyritään erityisesti arvioimaan, kuinka valvonta toimii käytännössä ja voidaanko sen avulla varmistaa lainsäädännön noudattaminen elintarvikevalvontakohteissa. Evira kerää vuosittain aluehallintovirastojen ehdotukset ja esittää omat ehdotuksensa seuraavan vuoden painopisteiden muokkaamisesta, ja mahdollisista muutoksista sovitaan seuraavaa vuotta koskien syksyn neuvottelupäivillä. Evira tekee vuosittain tarvittavat työvälineet painopisteitä varten siten, että ne ovat käytettävissä aina seuraavan vuoden alussa. Kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointikäynneillä tehtävät erityiset havainnot luokitellaan hyviin käytäntöihin, kehittämiskohteisiin ja poikkeamiin, joilla tarkoitetaan seuraavaa: Hyvillä käytännöillä tarkoitetaan lainsäädännön vaatimusten täyttämistä tukevia toimintamalleja, jotka auttavat kehittämään elintarvikevalvontaa ja varmistamaan, että valvonta on tehokasta ja valvontatoimenpiteet oikein mitoitettuja. Esimerkiksi toimintatavat, joiden avulla elintarvikevalvonnan vaikuttavuutta pystytään parantamaan, voivat olla hyviä käytäntöjä. Kehittämiskohteilla tarkoitetaan poikkeamaa lievempää puutetta, jonka auditoija tunnistaa parantamismahdollisuudeksi valvontayksikön toiminnassa. Kehittämiskohde voi uudelleentarkastelussa muuttua poikkeamaksi, jos asian kehittämättä jättäminen vaarantaa toiminnan laadun niin, että poikkeaman kriteerit täyttyvät. Poikkeamalla tarkoitetaan lainsäädännön vaatimuksen noudattamatta jättämistä valvonnassa sekä valtakunnallisen elintarvikevalvontaohjelman huomiotta jättämistä valvontasuunnitelmassa. 3 Auditoinnin suunnitteleminen ja suunnitelman päivittäminen Koska Elintarvikeketjun monivuotinen kansallinen valvontasuunnitelma tehdään viideksi vuodeksi kerrallaan, noudatetaan samaa käytäntöä kunnallisen elintarvikevalvonnan auditoinnin suunnittelussa. Tavoitteena on, että jokainen valvontayksikkö auditoidaan kaksi kertaa kunkin Elintarvikeketjun monivuotisen kansallisen valvontasuunnitelman (5 vuotta) aikana. Valvontayksiköiden aiempien

4 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 4 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI auditointien tulokset voidaan kuitenkin huomioida auditointeja suunniteltaessa ja toimeenpantaessa siten, ettei tätä ohjetta tarvitse välttämättä soveltaa kaikilta osiltaan esimerkiksi jälkimmäisellä saman Elintarvikeketjun monivuotisen kansallisen valvontasuunnitelman aikana tehtävällä auditoinnilla. Tämän ohjeen mukainen kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi aloitetaan kesken elintarvikeketjun monivuotista kansallista valvontasuunnitelmaa, joten ainakin ensimmäinen suunnitelma (vuosi 2011) tehdään vain yhdeksi vuodeksi. Tämän jälkeen aluehallintovirasto voi tehdä useampaa vuotta koskevan suunnitelman. Suunnitelma liitetään muihin aluehallintoviraston valvontasuunnitelmiin. Koska valvonnan on oltava riskiperusteista, auditointikäyntien määrän suunnittelussa ja auditointien kohdentamisessa on huomioitava sekä elintarvikehuoneistojen toiminnan aiheuttamat riskit että paikallisen elintarvikevalvonnan taso. Siten aluehallintoviraston on mahdollisuuksien mukaan huomioitava kyseisen kunnan toiminta-alueella olevien elintarvikehuoneistojen määrä ja tarvittaessa tuotantomäärät, laitosten toiminnot, sekä aluehallintoviraston tiedossa oleva valvontakohteiden valvontahistoria. Suunnitelmaan kirjataan seuraavat asiat: kuinka monen valvontayksikön valvontaa auditoidaan minäkin vuonna (arvio lukumäärästä), kuinka monessa elintarvikehuoneistossa yhteensä on tavoitteena käydä auditointien yhteydessä (lukumäärä), kuinka monelle muun aluehallintoviraston tekemälle kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointikäynnille on tavoitteena osallistua minäkin vuonna (lukumäärä), auditointiin sisältyvät pysyvät asiakokonaisuudet ja mitä työvälineitä niiden auditoinnissa käytetään (esimerkiksi tämän ohjeen liitteenä 1 oleva kysymyslista), sekä mitä asetuksen (EY) N:o 882/ artiklan mukaisia valvontamenetelmiä auditoinnissa käytetään (seuranta, tarkkailu, toteaminen, toiminnan tarkastaminen, tarkastukset). Lisäksi vuosittain suunnitelmaa täydennetään seuraavin osin: luetellaan ne valvontayksiköt, joita kyseisenä vuonna tullaan auditoimaan, määritellään jokaista auditoitavaa valvontayksikköä koskien, kuinka monessa minkäkin tyyppisessä elintarvikehuoneistossa auditoinnin yhteydessä käydään (elintarvikehuoneistotyypit ja lukumäärät), nimetään auditoinnin suorittajat ja mahdollisesti mukana olevat henkilöt auditoinnista vastuussa olevasta aluehallintovirastosta ja kirjataan auditointiin käytettävissä olevat henkilötyöpäivät, luetellaan muut auditoinneille mahdollisesti osallistuvat viranomaistahot, arvioidaan kuinka monelle muiden aluehallintovirastojen tekemille kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointikäynneille osallistutaan (pitääkö aiemmin annettu tavoitelukumäärä paikkansa), sekä luetellaan auditoinnin painopisteet ja niiden arvioinnissa käytettävät työvälineet (esimerkiksi painopisteitä koskevat kysymyslistat).

5 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 5 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI 4 Auditoinnin toteuttaminen Auditoinnissa arvioidaan kunnallisen elintarvikevalvonnan suunnittelua ja toteuttamista sekä valvontakirjanpitoa. Tehdyn arvioinnin perusteella pyritään muodostamaan kokonaiskäsitys siitä, onko valvonta vaatimusten mukaista ja vaikuttavaa. Valvonnan riittävällä vaikuttavuudella tarkoitetaan, että valvontaa toteutetaan tehokkaasti, sen avulla voidaan todeta noudattavatko elintarvikealan toimijat lainsäädäntöä ja valvonnassa havaituista epäkohdista seuraavat valvontatoimenpiteet ovat oikein mitoitettuja ja riittäviä elintarvikkeiden turvallisuuden varmistamiseksi. Valvonnan vaikuttavuutta pyritään tarkastelemaan useamman vuoden aikajänteellä huomioiden kunnallisessa elintarvikevalvonnassa ja sen kohteissa tapahtunut kehitys. Kokonaisvaltaisen kuvan muodostamiseksi käynneillä osallistutaan elintarvikevalvontakohteita käytännössä valvovien viranhaltijoiden (jäljempänä paikallinen valvoja) tekemille tarkastuksille. Yhden valvontayksikön auditointiin voi olla tarpeen sisällyttää useiden tarkastusten seuraaminen, jolloin alueelle saatetaan tehdä useita samaan auditointikokonaisuuteen sisältyviä käyntejä. Pääauditoija sopii valvontayksikön edustajien kanssa siitä, minkä elintarvikehuoneistojen tarkastamista auditointikäynneillä seurataan. Pääauditoija voi myös pyytää käyntien kohdistamista joihinkin tiettyihin elintarvikehuoneistoihin esimerkiksi tiedossa olevaan valvontahistoriaan perustuen. Pääauditoija laatii valvontayksikön edustajien avustuksella auditointikäynneille ohjelmat aikatauluineen hyvissä ajoin ennen ensimmäistä auditointikäyntiä. Pääauditoija lähettää lopullisen ohjelman ja auditointikysymykset (kuten liite 1) viimeistään viikko ennen auditointia auditointikohteelle ja tarvittaessa toiselle auditoijalle tai auditointia seuraamaan tulevalle tarkkailijalle. Pääauditoija pyytää auditointikohdetta varmistamaan tarvittavien henkilöiden paikallaolon ja asiakirjojen saatavuuden. On toivottavaa, että elintarvikevalvontaviranomaista edustavat luottamushenkilöt osallistuisivat elintarvikevalvontaa tekevien viranhaltijoiden ja terveysvalvonnan johtajan tai vastaavan (jäljempänä terveysvalvonnan johtaja) lisäksi ainakin auditointikokonaisuuden alku- ja loppukokouksiin. 4.1 Ennakkomateriaalin hyödyntäminen Kunnallista elintarvikevalvontaa voidaan joiltakin osin arvioida jo ennen auditointikäyntejä etukäteen pyydettävän materiaalin avulla. Hyvissä ajoin ennen suunniteltuja auditointikäyntejä pyydetään toimittamaan 1) seuraavat valvontayksikön elintarvikevalvontaa koskevat asiakirjat: kuvaus valvontayksikön organisaatiosta, valvontaa koskevat mahdolliset delegointipäätökset, päätös maksutaksasta (ja aluehallintoviraston niin halutessa maksutaksa), kuvaus elintarvikehuoneistojen riskiluokittelusta ja käytettävästä menetelmästä, kuluvan vuoden elintarvikevalvontasuunnitelma tarvittaessa eriteltynä valvontakohdetyypeittäin (eri elintarvikehuoneistotyyppien tarkastustiheydet ja viranomaisnäytteenottosuunnitelmat), sekä

6 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 6 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI suunnitelman toteutumisen arviointiraportit (ELTU, VASU, toimielimen hyväksymä arviointiraportti) edellistä vuotta koskien. 2) seuraavat auditointikäynnillä tarkastettavien elintarvikehuoneistojen valvontaan liittyvät asiakirjat: tarkastuskäynnin kohteena olevien elintarvikehuoneistojen tarkastus- ja viranomaisnäytteenottosuunnitelmat, esimerkki jonkin tarkastuskäynnin kohteena olevan elintarvikehuoneiston riskiluokittelusta (tai aluehallintoviraston niin halutessa kaikkien auditoinnin yhteydessä tarkastettavien elintarvikehuoneistojen riskiluokittelut ja niiden perusteet), tarkastuskäynnin kohteena olevien elintarvikehuoneistojen ja niiden omavalvontasuunnitelmien hyväksymispäätökset ja tieto hyväksytyistä toiminnoista, tarkastuskäynnin kohteena olevia elintarvikehuoneistoja koskeva valvontakirjanpito (tarkastuskertomukset edelliseltä ja kuluvalta vuodelta, nk. ABCD- lomakkeet, mahdollisia hallinnollisia pakkokeinoja koskevat asiakirjat, ruokamyrkytysten selvitysraportit jne.), tarkastuskäynnin kohteena olevien elintarvikehuoneistojen omavalvontasuunnitelmat painopisteiden osalta, sekä tarkastuskäynnin kohteena olevien elintarvikehuoneistojen tarkastussuunnitelmien ja viranomaisnäytteenottosuunnitelmien toteutuma edellistä vuotta koskien. Valvontayksikön edustajia voidaan pyytää lähettämään etukäteen myös edellisillä auditointikäynneillä havaittujen poikkeamien korjaamiseen tai kehittämiskohteisiin liittyvää tai muuta tarpeelliseksi katsottua materiaalia. Lisäksi aluehallintovirasto voi käyttää ennakkomateriaalina myös aluehallintovirastossa jo olevia asiakirjoja, kuten kunnan elintarvikevalvonnan auditoinnissa aiemmin kerättyä materiaalia. 4.2 Auditointikäynnit Alkukokous Auditointikäynteihin sisällytetään seuraavat osiot: Auditointikäynnin aluksi pidetään aina alkukokous. Jos samaan auditointikokonaisuuteen sisältyy useita eri auditointikäyntejä, ensimmäisellä käynnillä pidettävään alkukokoukseen pyydetään osallistumaan elintarvikevalvontaviranomaista edustavia luottamushenkilöitä, sekä kaikkia niitä henkilöitä, jotka osallistuvat auditointiin (vähintään niitä paikallisia valvojia, joiden tarkastuksen tekemistä auditointikäynneillä tullaan seuraamaan, sekä heidän sijaisiaan ja terveysvalvonnan johtajaa). Läsnäolijoille selitetään kokouksessa lyhyesti auditoinnin tarkoitus, suunniteltu auditointikokonaisuus sekä kyseisen päivän ohjelma. Lisäksi läsnäolijoita informoidaan siitä, että auditointiraportti tullaan osoittamaan kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle, ja että raporttiin tullaan pyytämään luonnosvaiheessa kommentteja terveysvalvonnan johtajalta ja niiltä paikallisilta valvojilta, joiden tekemiä tarkastuksia on seurattu auditointikäynneillä. Kerrotaan myös, että kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle lähetetään

7 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 7 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI tarvittaessa poikkeamaraportti ja siihen liittyvä selvityspyyntö auditointiraportin yhteydessä. Samaan auditointikokonaisuuteen sisältyvillä muilla auditointikäynneillä alkukokouksessa käydään tarvittaessa läpi ainoastaan kyseisen auditointipäivän ohjelma. Kokoukseen pyydetään osallistumaan niitä paikallisia valvojia, joiden tekemää tarkastusta kyseisellä käynnillä tullaan seuraamaan. Auditoitavan valvontayksikön ja elintarvikevalvontaviranomaisen edustajien niin halutessa auditointeihin voi jatkossakin osallistua myös muita tarvittavia henkilöitä (esimerkiksi terveysvalvonnan johtaja, paikallisten valvojien sijaiset) Valvonta-asiakirjojen läpikäynti ja haastattelu Valvontayksikön edustajia haastatellaan tämän ohjeen liitteenä olevan kysymyslistan (liite 1) avulla. Ainakin koko alueen valvontaa koskevat kysymykset esitetään mahdollisuuksien mukaan aina ensimmäisellä auditointikäynnillä ja siten, että terveysvalvonnan johtaja on läsnä. Tarkastettavia elintarvikehuoneistoja koskevat asiakirjat käydään läpi paikallisten valvojien kanssa, ja niiden osalta haastattelemisessa käytetään apuna kysymyslistassa otsikolla kohdevalvonta olevia kysymyksiä. Kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen ja valvontayksikön edustajille annetaan palautetta asiakirjojen läpikäynnin ja haastattelujen perusteella kertomalla heille etukäteismateriaalin ja haastattelun perusteella tehdyistä tärkeimmistä havainnoista. Jos asiakirjoja tarkasteltaessa havaitaan poikkeamia, on auditoijan mahdollisesti tehtävä asiasta auditointikohteelle kohdan 5.1. mukainen poikkeamaraportti selvityspyyntöineen. Tulevasta poikkeamaraportista ja selvityspyynnöstä informoidaan läsnäolijoita palautteen antamisen yhteydessä. Samalla auditointikohteelta kysytään alustavaa korjaustapaa ja -aikataulua sekä korjauksesta vastuussa olevaa tahoa, ja kerrotaan, että jos korjaaminen ehditään tehdä jo auditointikokonaisuuden aikana, poikkeamaraporttia ei tulla laatimaan Tarkastuksen arviointi Elintarvikehuoneistojen paikalliset valvojat sopivat tarkastusten ajankohdat tarkastettavien elintarvikehuoneistojen kanssa. Elintarvikehuoneiston toiminnasta ja omavalvonnasta vastaavan henkilön tulee olla paikalla tarkastuksen aikana ja elintarvikehuoneistossa on mahdollisuuksien mukaan oltava toimintaa. Tarkastuksen tekevää paikallista valvojaa pyydetään ottamaan tarkastuksessa huomioon auditoinnin painopisteet tarkastussuunnitelman ja yleensä tekemiensä tarkastustoimien lisäksi. Tarkastuksen jälkeen auditoijat, paikallinen valvoja ja mahdollisesti läsnä olevat tarkkailijat käyvät läpi tarkastuksella tehdyt havainnot ilman elintarvikehuoneiston edustajaa. Jos elintarvikehuoneiston toiminnassa on havaittu epäkohtia, tilaisuudessa keskustellaan sopivista toimintatavoista niiden korjaamisen varmistamiseksi (onko esimerkiksi riittävää kirjata korjauskehotus määräaikoineen tarkastuskertomukseen vai olisiko ryhdyttävä hallinnollisiin pakkokeinoihin). Paikallinen valvoja antaa tämän jälkeen, kuitenkin jo tarkastuskäynnin yhteydessä,

8 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 8 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI Loppukokous elintarvikehuoneiston edustajalle suullista palautetta keskustelun mukaisesti ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin. Jos paikallisen valvojan toimenpiteet eivät käydystä neuvottelusta huolimatta ole auditoijien näkemysten mukaan riittävät, pääauditoijan on tarvittaessa tehtävä asiasta poikkeamaraportti selvityspyyntöineen kohdan 5.1 mukaisesti. Lisäksi, jos aluehallintovirasto on arvioinut kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen toimenpiteet asiassa riittämättömiksi terveysvaaran ehkäisemiseen, aluehallintoviraston tulee pyytää Eviraa kirjallisesti tässä yhteydessä harkitsemaan, pitääkö Eviran päättää asiassa hallinnollisten pakkokeinojen käytöstä elintarvikelain 64 :n nojalla. Tarkastuksen tehneille paikallisille valvojille annetaan tarkastuksen tekemisestä suullinen palaute auditointipäivän päätteeksi. Valvojille kerrotaan, vaikuttiko tarkastus olevan valvontayksikön suunnitelmia ja ohjeistusta vastaava. Samalla kerrotaan, mitä hyviä asioita tarkastuksen tekemisessä havaittiin ja mitä asioita raportissa otetaan esiin kehittämiskohteina. Jos elintarvikehuoneiston valvonnassa havaittiin poikkeamia, kerrotaan myös, että niiden korjaamisesta pyydetään tarvittaessa selvitystä kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselta kohdan 5.1 mukaisesti, ja että poikkeamien korjaamista edellytetään joka tapauksessa mahdollisimman nopealla aikataululla. Tarkastuksen tehneille paikallisille valvojille annetaan mahdollisuus esittää näkemyksensä auditoijien havainnoista, ja heitä pyydetään lähettämään tarkastuksesta laaditut tarkastuskertomukset pääauditoijalle tiettyyn päivämäärään mennessä. Auditointikokonaisuutta koskeva loppukokous järjestetään esimerkiksi vuoden viimeisen auditointikäynnin yhteydessä. Alkukokoukseen osallistuneiden henkilöiden olisi toivottavaa osallistua myös loppukokoukseen. Läsnäolijoille esitetään yhteenveto kyseisen auditointikokonaisuuden aikana tehdyistä havainnoista kertaamalla toiminnassa havaitut hyvät käytännöt, kehittämiskohteet, sekä poikkeamat ja niiden korjaamiseen liittyvät toimenpiteet aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen. Läsnäolijoille annetaan vielä loppukokouksessa mahdollisuus esittää näkemyksensä havainnoista Auditoinneilla havaittujen poikkeamien korjaamisen ja kehittämiskohteiden seuranta Kunnan elintarvikevalvontaviranomaisella on velvollisuus korjata auditoinneilla havaitut poikkeamat valvonta-asetuksen 4 artiklan kohdan 6 mukaisesti. Auditointikäynneillä havaitut poikkeamat on todettava korjatuiksi aluehallintoviraston toimesta valvonta-asetuksen 8 artiklan kohdan 3 mukaisesti. Siten auditointikäynneillä on tarvittaessa käytävä läpi myös edellisillä käynneillä havaittujen poikkeamien korjaustoimenpiteitä ja kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen toimialueelle on mahdollisesti tehtävä ylimääräisiä käyntejä. Poikkeamat voidaan tapauksesta riippuen todeta korjatuiksi myös esimerkiksi kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen lähettämän kirjallisen tiedon perusteella.

9 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 9 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI Kehittämiskohteiden seurantaa voidaan tehdä kiireettömämmällä aikataululla, kuten seuraavan kyseisen elintarvikevalvontaviranomaisen alueelle suuntautuvan auditointikokonaisuuden yhteydessä. 5 Auditoinnin raportointi 5.1 Kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle lähetettävä auditointiraportti ja siihen mahdollisesti liittyvä selvityspyyntö ja poikkeamaraportti Auditoijat laativat tehdystä elintarvikevalvonnan auditointikokonaisuudesta liitteen 2 mukaisen raporttiluonnoksen mahdollisimman nopeasti (pääsääntöisesti viimeistään neljän viikon kuluttua) viimeisen auditointikäynnin jälkeen. Auditointiraporttiin kirjataan auditointikäynneillä tehdyt havainnot, havaitut hyvät käytännöt, kehittämiskohteet ja kehitysehdotukset, sekä poikkeamat ja niiden korjaamiseen liittyvät asiat. Auditointikokonaisuuden aikana korjattuja poikkeamia koskevat tiedot kirjataan siten, että raportista ilmenee että ne on jo korjattu. Raportissa esitetään yhteenveto elintarvikevalvonnan kokonaistilanteesta alueella huomioiden erityisesti valvonnan vaatimustenmukaisuus ja vaikuttavuus. Raporttiluonnos lähetetään kommentteja ja teknisiä korjauksia varten tarkastuksia tehneille paikallisille valvojille ja terveysvalvonnan johtajalle. Kommentit ja tekniset korjaukset pyydetään toimittamaan yhtenä koosteena aluehallintovirastoon kahden viikon kuluessa luonnoksen vastaanottamisesta. Lopullinen auditointiraportti lähetetään mahdollisimman pian kommenttien saamisen jälkeen kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselle (pääsääntöisesti kahden kuukauden kuluessa viimeisestä auditointikäynnistä). Lopulliseen auditointiraporttiin kirjataan auditointikohteen edustajien esittämät eriävät mielipiteet auditointihavainnoista. Tarvittaessa auditointiraporttiin liitetään liitteen 3 mukainen selvityspyyntö ja liitteen 4 mukainen poikkeamaraportti. Selvityspyynnöllä pyydetään kunnan päätösvaltaiselta monijäseniseltä toimielimeltä kirjallista vastinetta, josta on ilmettävä poikkeaman korjaustapa ja sen korjaamisen aikataulu sekä korjaamisesta vastuussa oleva taho. Selvitys pyydetään lähettämään neljän viikon kuluessa selvityspyynnön saamisesta. Lisäksi selvityspyynnössä pyydetään toimittamaan aluehallintovirastolle välittömästi tieto siitä, kun selvityksessä mainitut korjaustoimenpiteet on tehty. Tarvittaessa poikkeamien korjaamisesta pyydetään lisäselvityksiä. Lopullisen auditointiraportin kopio lähetetään tiedoksi Eviran kirjaamoon, samoin mahdollisesti tehty selvityspyyntö ja poikkeamaraportti. Lisäksi Eviran kirjaamoon lähetetään tieto kunnan elintarvikeviranomaiselta saadusta selvityksestä, sekä tieto siitä, kun aluehallintovirasto on todennut korjaukset tehdyiksi. 5.2 Alueellinen yhteenveto ja auditointisuunnitelman toteutumaraportti Aluehallintovirasto laatii vuosittain tammikuun loppuun mennessä yhteenvedon koko alueensa kunnallisen elintarvikevalvonnan edellisen vuoden auditoinneista. Yhteenvedossa arvioidaan valvonnan vaatimustenmukaisuutta ja vaikuttavuutta alueella. Lisäksi aluehallintoviraston on arvioitava kunnallisen elintarvikevalvonnan

10 Esittelijät Tiina Läikkö Sivu/sivut 10 / 10 Hyväksyjä Maria Teirikko Ohje / versio 10018/1 Käyttöönotto Valvontaosasto ALUEHALLINTOVIRASTON TOTEUTTAMA KUNNALLISEN ELINTARVIKEVALVONNAN AUDITOINTI auditointisuunnitelman toteutumista vuosittain. Yhteenveto ja toteutumisen arviointi laaditaan liitteen 5 mukaiselle lomakkeelle ja toimitetaan Eviran kirjaamoon seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Vähintään yhteenveto julkaistaan aluehallintoviraston internet sivuilla. 5.3 Valtakunnallinen yhteenveto Evira tekee vuosittain valtakunnallisen yhteenvedon aluehallintovirastoista saatujen yhteenvetojen perusteella. Yhteenvedosta ilmenevät tiedot liitetään osaksi Euroopan komissiolle lähetettävää vuosittaista raporttia. Yhteenveto lähetetään lisäksi tiedoksi kaikille aluehallintovirastoille. 6 Tulosten julkistaminen Aluehallintovirastojen tekemän kunnallisen elintarvikevalvonnan auditoinnin tulokset julkistetaan vuosittain elintarvikeketjun auditointitulosten julkistamisen yhteydessä Eviran internet sivuilla. Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu Auditointiraporttipohja Selvityspyyntömalli Poikkeamaraporttipohja Yhteenveto ja toteutumaraporttipohja Helsingissä Osastonjohtaja Maria Teirikko Ylitarkastaja, hygieniayksikkö Tiina Läikkö

11 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 1 Kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen on huolehdittava alueellaan elintarvikelain mukaisesta valvonnasta elintarvikelain 32 :n mukaisesti. Alueelliselle elintarvikevalvontaviranomaiselle puolestaan on asetettu velvoite ohjata elintarvikevalvontaa alueellaan ja arvioida kuntien elintarvikevalvonnan järjestämistä. Tämä kysymyslista on tarkoitettu työvälineeksi aluehallintovirastolle asetettua ohjaus- ja arviointivelvoitetta varten. Tarkoitus on, että kysymyslistan avulla aluehallintovirastot voivat toteuttaa kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointia yhdenmukaisesti koko maassa. Kysymyslistan kysymykset koskevat koko kunnallisen elintarvikevalvontaviranomaisen toimialueen valvontaa ja ne on pyritty laatimaan valtakunnallisen elintarvikevalvontaohjelman (EVO) otsikoiden mukaisessa järjestyksessä. Kysymykset esitetään valvontayksikön edustajille esimerkiksi ensimmäisellä auditointiin sisältyvällä auditointikäynnillä. Otsikolla kohdevalvonta otsikoidut kysymykset esitetään auditoinnin yhteydessä tarkastettavien elintarvikehuoneistojen valvojille. Kysymykset, joihin on saatu riittävät vastaukset jo etukäteismateriaalin perusteella, jätetään kysymättä haastattelussa. Auditoijat voivat esittää tämän kysymyslistan kysymysten lisäksi muita tarpeellisia kysymyksiä ja pyytää auditointikohdetta kertomaan esimerkkejä ja kokemuksia elintarvikevalvonnasta. Haastattelun yhteydessä käydään läpi elintarvikevalvontaan liittyviä asiakirjoja. Arviointikriteerit (Seuraavat säädökset ja ohjeet on huomioitava muutoksineen. Suosituksia sisältävät ohjeet on kirjoitettu kursiivilla) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 882/2002 (valvonta-asetus) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 854/2004 (eläimistä saatavien elintarvikkeiden valvonta-asetus) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 853/2004 (eläimistä saatavien elintarvikkeiden hygienia-asetus) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 852/2004 (yleinen elintarvikehygienia-asetus) Komission asetus (EY) N:o 2073/2005 (mikrobikriteeriasetus) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 Hallintolaki 434/2003 Elintarvikelaki 23/2006 Valtioneuvoston asetus 321/2006 (elintarvikevalvonta-asetus) Valtioneuvoston asetus 665/2006 (valvontasuunnitelma-asetus) Valtioneuvoston asetus 1040/2007 (maksuasetus) Valtioneuvoston asetus 1174/2006 (laboratorioasetus) Maa- ja metsätalousministeriön asetus 3/EEO/2000 (näytteenottoasetus) Maa- ja metsätalousministeriön asetus 38/EEO/2006 (lihantarkastusasetus) Maa- ja metsätalousministeriön asetus 37/EEO/2006 (laitosasetus) Maa- ja metsätalousministeriön asetus 28/2009 (elintarvikehuoneistoasetus) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus 251/2007 (ruokamyrkytysten selvittämisasetus) Valtakunnallinen elintarvikevalvontaohjelma (EVO) (vuoden 2011 alusta alkaen EVO on osa valtakunnallista ympäristöterveydenhuollon yhteistä valvontaohjelmaa) Laitoksen valvontaohje (Eviran ohje 16003) Elintarvikehuoneistoasetuksen toimeenpano-ohje (Eviran ohje 16025) Ulkomyyntiohje (Eviran ohje 16022)

12 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 2 Havainnon luokitteleminen Kysymyslistaan on otsikoiden jälkeen kirjoitettu viitteitä lainsäädännön kohtiin ja EVOon tai Eviran ohjeisiin, jos asiasta on niissä tarkentavia ohjeita ja tietoja. Lainsäädännön vaatimusten noudattamatta jättäminen tulkitaan kunnallisen elintarvikevalvonnan auditoinnissa poikkeamaksi. Koska elintarvikelain 48 :n mukaan kunnan valvontasuunnitelmassa on otettava huomioon valtakunnallinen elintarvikevalvontaohjelma, myös tämän laiminlyöminen luokitellaan poikkeamaksi. EVOn noudattamatta jättäminen muilta osin kuin suunnitelmaa koskien sekä Eviran muiden ohjeiden noudattamatta jättäminen luokitellaan tarvittaessa kehittämiskohteeksi. Jatkotoimet On huomioitava, että kunnan elintarvikevalvontaviranomainen on velvollinen tekemään tarvittaessa korjaavia toimenpiteitä auditointihavaintojen perusteella (valvonta-asetus 4 artikla, kohta 6). Edellisestä johtuen aluehallintoviraston on pyydettävä kunnan elintarvikevalvontaviranomaiselta tarvittaessa selvitystä havaittujen poikkeamien korjaamisesta auditointikokonaisuuden lopuksi laadittavan auditointiraportin antamisen yhteydessä. Valvontayksikkö voi kuitenkin esittää aluehallintovirastolle korjaavia toimenpiteitä jo auditointikokonaisuuden aikana. Jos poikkeamat kyetään korjaamaan tänä aikana, erillistä poikkeamaraporttia selvityspyyntöineen ei laadita. Aluehallintovirasto on velvollinen toteamaan, että tarvittavat korjaavat toimenpiteet on tehty (valvonta-asetus 8 artikla, kohta 3). Poikkeamien korjaamisen toteamiseksi tehtävistä toimenpiteistä (esim. ylimääräisten auditointikäyntien tekeminen) sovitaan tarvittaessa aluehallintoviraston ja kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen välillä erikseen. Jos aluehallintovirasto arvioi kunnan elintarvikevalvontaviranomaisen toimenpiteet asiassa riittämättömiksi terveysvaaran ehkäisemiseen, aluehallintoviraston tulee pyytää Eviraa lisäksi harkitsemaan, pitääkö Eviran päättää asiassa hallinnollisten pakkokeinojen käytöstä elintarvikelain 64 :n nojalla. 1 Valvonnan työvälineet (valvonta-asetus 3, 4, 7 ja 8 artikla, elintarvikelaki 41, hallintolaki 10, julkisuuslaki, EVO) Minkälaiset tilat ja laitteet elintarvikevalvonnalla on käytössään? Mahdollistavatko ne virallisen valvonnan tehokkaan suorittamisen? Miten on varmistettu, että viranomaisella / viranhaltijoilla on oikeudellinen toimivalta harjoittaa virallista valvontaa? Miten valvonnan puolueettomuus, yhdenmukaisuus, laatu, sopivuus ja vaikuttavuus on varmistettu? Mitä työkaluja valvontayksiköllä on valvontatulosten, valvontatoimien ym. avoimuuden/julkisuuden varmistamiseksi? Miten salassa pidettävien tietojen salassapito on varmistettu? Miten valvontayksikössä on varmistettu siellä olevien eri toimivaltaisten tahojen välinen tehokas koordinointi ja yhteistyö virallisessa valvonnassa? Miten on varmistettu tehokas yhteistyö muiden viranomaisten kanssa? Minkälainen laatujärjestelmä (viranomaisen dokumentoidut menettelyt) on käytössä? Miten kattavasti se sisältää valvontaohjeita? Minkälaisia tarkempia menettelytapaohjeita on laadittu? Minkälaista ohjeistusta on tarkastuskertomusten laatimisesta, puheluiden kirjaamisesta, neuvottelumuistioista jne.? Minkälaisia malli- tai lomakepohjia on käytössä?

13 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 3 Miten sisäinen auditointi on järjestetty viranomaisessa? 2 Kunnan valvontasuunnitelma (valvonta-asetus 41 artikla, elintarvikelaki 35, 41 ja 48, valvontasuunnitelma-asetus 3-8, EVO) Miten valvontayksikkö osallistuu monivuotisen kansallisen valvontasuunnitelman laatimiseen? Minkälainen valvontasuunnitelma kunnallisella elintarvikevalvontaviranomaisella on ja miten on varmistettu, että siihen sisältyvät kaikki elintarvikevalvontakohteet? Miten valvontaviranomainen on tehnyt kirjallista valvontasuunnitelmaa koskevan päätöksen? Miten EVOn valvonta- ja seurantaohjelmat ja projektit on otettu huomioon suunnitelmassa? Miten suunnitelmassa / suunnitelmissa on huomioitu - tarkastusten sisällön määrittely, - tarkastusten määrä tai tiheys, - tarkastukseen käytettävä aika, - viranomaisnäytteenotto ja näytteen tutkiminen, - omavalvontasuunnitelmien hyväksyntä, - hyväksytyt laboratoriot joihin valvonta tukeutuu, - seurantaohjelmat, - hallinnolliset pakkokeinot ja rangaistusseuraamukset, - elintarvikkeisiin liittyvät terveysvaaratilanteet, - viestintä, - valvonnasta perittävät maksut, - voimavarat ja henkilöstön pätevyys, - suunnitelman seuranta ja toteutumisen arviointi? Mitkä ovat suunnitelman laadulliset tavoitteet? Miten suunnitelman painopisteet on valittu? Minkälaisia suunnitelmia laaditaan (eri laitoskategoriat, muut elintarvikehuoneistotyypit, yhteinen valvontasuunnitelma vai omat suunnitelmansa)? Mitä suunnitelmaan pitäisi lisätä, jotta se palvelisi tarkastustyötä? Miten on ratkaistu valvontasuunnitelman toteuttamisen edellyttämä henkilövoimavarojen riittävyys (voimavaratarve verrattuna käytettävissä oleviin voimavaroihin)? Kohdevalvonta (elintarvikelaki 35 ja 48, valvontasuunnitelma-asetus 3-8, EVO, Eviran ohje 16003) Kuinka hyvin elintarvikevalvontasuunnitelma on valvojien mielestä toteutettavissa siihen tarkoitukseen käytettävissä olevan työajan puitteissa? o Ennakkomateriaalina saatuja valvonta- ja tarkastussuunnitelmia käydään tarpeen mukaan läpi valvojien kanssa. Varmistetaan, onko suunnitelmissa määritelty tarkastusten sisältö, tarkastusten määrä tai tiheys ja niihin käytettävä aika. Varmistetaan, onko omavalvontaohjelmien ja -kirjanpidon tarkastaminen sisällytetty tarkastussuunnitelmiin.

14 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 4 3 Valvontakohdetiedot (valvonta-asetus 31 artikla, yleinen elintarvikehygienia-asetus 6 artikla, eläimistä saatavien elintarvikkeiden hygienia-asetuksen 4 artikla, eläimistä saatavien elintarvikkeiden valvontaasetus 3 artikla, elintarvikelaki 13,14,15,83 ja 84, EVO, Eviran ohje 16022) Millä tavalla varmistutaan siitä, että viranomaisella on ajan tasalla olevat tiedot valvontakohteista? Miten käytössä oleva tietojärjestelmä palvelee valvontakohdetietojen ylläpitoa? Kuinka varmistetaan, että kohdeluetteloa päivitetään tarvittaessa lainsäädännön muutosten mukaisesti? Miten valvojat pääsevät käyttämään edellä mainittuja järjestelmiä? Millainen käytäntö on elintarvikehuoneistojen toiminnan aloittamiseen, toiminnan olennaisiin muutoksiin, toiminnan keskeyttämiseen ja toiminnan peruuttamiseen liittyvien asiakirjojen hallinnoinnissa (hakemukset, hyväksymiset, ilmoitukset)? Kuinka varmistetaan, että lainsäädännön asettamaa määräaikaa asian vireilletulosta sen ratkaisemiseen noudatetaan elintarvikehuoneiston hyväksymisessä, ellei asian laajuudesta, hakemuksen puutteellisuudesta tai muusta erityisestä syystä muuta johdu? Kohdevalvonta (yleinen elintarvikehygienia-asetus 6 artikla, elintarvikelaki 14 ja 15, elintarvikevalvontaasetus 7, Eviran ohjeet ja 16025) Vastaavatko hyväksyttävien elintarvikehuoneistojen hyväksymisasiakirjat ja ilmoitusvelvollisten elintarvikehuoneistojen ilmoitukset ajantasaista tilannetta huoneistoissa? o Ennakkomateriaalina saatuja tarkastettavien huoneistojen hyväksymistä ja ilmoituksia koskevia asiakirjoja käydään tarpeen mukaan läpi valvojien kanssa. o Katsotaan, ilmenevätkö päätöksistä tarvittavat tiedot. 4 Elintarvikehuoneistojen omavalvonta (elintarvikelaki 21, laitosasetus 7, elintarvikehuoneistoasetus 5, EVO, Eviran ohjeet 16003, ja 16025) Millainen käytäntö on elintarvikehuoneistojen omavalvontasuunnitelmien ja niiden päivitysten hyväksymisessä/tason arvioinnissa? Miten omavalvonnan valvonnassa käytetyt työkalut ovat toimineet? Miten varmistutaan, että kaikissa valvontakohteissa on omavalvontasuunnitelma? Kohdevalvonta (elintarvikelaki 21 ja 32, laitosasetus 7, Eviran ohjeet 16003, ja 16025) Miten valvoja varmistuu siitä, että huoneiston omavalvontasuunnitelma on ajan tasalla? Ovatko ja kuinka valvojat edellyttäneet toimijoita päivittämään omavalvontasuunnitelmansa tarvittaessa? Miten valvojat hyväksyvät omavalvontasuunnitelman päivitykset? Minkälaisia merkintöjä hyväksymisestä on tehty? Miten laitosten valvojat varmistavat, että kaikki laitosten omavalvontajärjestelmän osaalueet tarkastetaan ja arvioidaan vuosittain? o Käyttääkö valvoja arvioinnissa ABCD-lomakkeita? Jos valvoja ei, käytä ABCDlomakkeita, miten hän varmistaa että kaikki omavalvontajärjestelmän osa-alueet

15 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 5 tarkastetaan vuosittain? o Ennakkomateriaalina mahdollisesti saatuja ABCD lomakkeita käydään tarpeen mukaan läpi valvojan kanssa. 5 Tarkastussuunnitelma ja riskitekijöiden arviointi (valvonta-asetus 3 artikla kohta 1, EVO) Minkälainen tarkastussuunnitelma on käytössä (kirjallinen, riskiperusteinen, yhteinen/kullakin oma, tarkastusten määrät, tarkastusten ajankohdat)? Mitä ohjeita tarkastusten tekoon on? Millainen riskitekijöiden arviointimenetelmä on käytössä (laitosten ja muiden elintarvikehuoneistojen riskiluokitus, tarkastustiheys, tarkastuksiin käytettävä aika)? Minkälainen on riskitekijöiden arvioinnin tulos millaisiin tarkastustiheyksiin ja aikoihin on päädytty verrattu EVOn mukaiseen tarkastustiheyteen ja tarkastukseen käytettävään aikaan? Miten mahdollista eroa on perusteltu/perustellaan? Miten riskitekijöiden arviointi palvelee tänä vuonna valvonnan kohdentamista? Kohdevalvonta (valvonta-asetus 3 artikla kohta 1, EVO) Mitkä ovat tarkastettavien elintarvikehuoneistojen riskiluokitukset ja tarkastustiheydet? Kuinka paljon tarkastuksiin käytetään aikaa? Onko huoneiston tarkastusmääriä ja aikoja verrattu EVOn suosituksiin (+/- 50%)? 6 Viranomaisvalvonnan näytteenotto- ja tutkimussuunnitelma (valvonta-asetus 4, 12 ja 54 artikla, eläimistä saatavien elintarvikkeiden valvonta-asetus liite I, I jakso, II luku, kohdat D ja F, liite I, II jakso, III luku kohta 5, liite I, IV jakso, IX luku, sekä liite III, II ja III luvut, elintarvikelaki 48, 50 ja 53 sekä 7 luku soveltuvin osin, valvontasuunnitelmaasetus 7, laboratorioasetus 5, näytteenottoasetuksen liitteen luku 2 kohdat 13, 15 ja 16 sekä luku 2, kohta 13 ja luku 6 kohta 57, lihantarkastusasetus 8, EVO, Eviran ohjeet ja 16003) Mihin viranomaisnäytteenotto- ja tutkimussuunnitelma perustuu? Miten se palvelee riskiperusteista valvontaa? Minkälaisia tutkimuksia tehdään ja mitä näytteitä otetaan? Miten varmistetaan laboratorion pätevyys tehdä ko. tutkimuksia? Miten tarvittava laboratoriokapasiteetti on varmistettu? Miten varmistetaan elintarvikenäytteiden ottamiselle ja tutkimiselle riittävät määrärahat (suunnitellut viranomaistutkimukset, varautuminen ruokamyrkytysten ja elintarvikkeista aiheutuvien terveysvaarojen tutkimiseen)? Miten hyödynnetään edellisten vuosien kokemuksia määrärahan riittävyyden arvioinnissa? Miten suunnitelmasta ilmenee, mihin toimenpiteisiin ryhdytään lainsäädännön asettamien raja-arvojen ylittyessä? Miten kuvattujen toimenpiteiden riittävyys on arvioitu? Miten näytteenotto todennetaan viranomaiskirjanpidossa (esim. analyysitodistusten säilyttäminen)? Minkälaisia yhteenvetoja tutkimustuloksista tehdään ja miten tuloksia hyödynnetään?

16 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 6 Annetaanko toimijalle aina näytteenottotodistuksen jäljennös? Kohdevalvonta (elintarvikelaki 35 ja 48, valvontasuunnitelma-asetus 3-8, näytteenottoasetuksen liite, luku 2, kohta 13, EVO, Eviran ohjeet ja 16003) Kuinka hyvin näytteenottosuunnitelma on valvojan mielestä toteutettavissa? Onko olemassa laitos- tai laitostyyppikohtaiset näytteenotto- ja tutkimussuunnitelmat, jotka huomioivat lakisääteisen näytteenoton? o Ennakkomateriaalina saatuja viranomaisnäytteenotto- ja tutkimussuunnitelmia käydään tarpeen mukaan läpi valvojien kanssa. Varmistetaan, onko laitoksia ja laitosmaisesti toimivia muita elintarvikehuoneistoja koskevissa suunnitelmissa määritelty kuinka monta näytettä vuosittain mistäkin tuoteryhmästä otetaan ja mitä niistä tutkitaan. Varmistetaan, onko muita elintarvikehuoneistoja koskevissa suunnitelmissa vähintään tiettyihin tuoteryhmiin kohdistuvia patogeenitutkimusprojekteja ja onko EVOn valvonta- ja seurantaohjelmat huomioitu. Varmistetaan, ovatko suunnitelmat lainsäädännön vaatimukset täyttäviä. 7 Valvonnan toteuttaminen (valvonta-asetus 3 artikla ja 4 artikla) Kuinka suuri osa tarkastuksista ja näytteenotosta tehdään ilman ennakkoilmoitusta? Millaisissa tapauksissa toimijalle ilmoitetaan käynnistä etukäteen? Kuinka paljon tehdään valvontasuunnitelman ulkopuolisia tarkastuksia ja otetaan valvontasuunnitelman ulkopuolisia näytteitä? Kuinka on varmistuttu siitä, että virallinen valvonta tehdään yhtä huolellisesti riippumatta siitä, onko kysymys vientiin, muihin EU:n jäsenmaihin vai kansallisille markkinoille tarkoitetuista elintarvikkeista? Kohdevalvonta (valvonta-asetus 4 artikla, elintarvikelaki 32, valvontasuunnitelma-asetus 8, Eviran ohje 16003) Onko valvoja noudattanut elintarvikehuoneistoa koskevaa tarkastussuunnitelmaa ja kuinka asia on todennettavissa? Miten valvoja seuraa suunnitelman toteutumista vuoden aikana? Onko valvoja noudattanut elintarvikehuoneistoa koskevaa näytteenottosuunnitelmaa ja kuinka asia on todennettavissa? Miten valvoja seuraa suunnitelman toteutumista vuoden aikana? Mikä on valvojan oma arviointi suunnitelman toteutumisesta; miksi ei toteutunut, oliko suunnitelma käytettävissä olevaan työaikaan verrattuna toteutettavissa, onko tarkastusten määrä ja niihin käytettävä aika oikeassa suhteessa tehtyyn riskitekijöiden arviointiin? Onko elintarvikehuoneistoon tehty tarkastuksia ulkopuolisten tahojen toimesta? Kuinka valvoja seuraa näillä tarkastuksilla havaittujen epäkohtien korjaamista?

17 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 7 8 Valvontakirjanpito (valvonta-asetus 9 ja 54 artikla, hallintolaki 39, elintarvikelaki 53 ja 7 luku soveltuvin osin, EVO, Eviran ohje 16003) Millainen käytäntö on tarkastuskertomusten laatimisen suhteen? Missä tilanteissa laaditaan kirjallinen tarkastuskertomus? Mikä on tarkastuskertomuksen jakelu (esim. tarkastetuille elintarvikehuoneistoille ja muille valvontaviranomaisille)? Mihin perustuu tarkastuskertomuksen sisältö (tarkastuskertomuksessa olevat kohdat)? Millainen käytäntö on tarkastuskertomusten, neuvottelujen ja neuvottelumuistioiden kirjaamisen, taltioinnin, arkistoinnin yms. suhteen? Ovatko ne kaikkien valvojien käytettävissä? Miten annettujen kehotusten ja muiden toimenpiteiden toteuttamista seurataan? Miten menetellään määräaikojen seurannan suhteen? Miten varmistetaan, että viranomaistoimenpiteet ovat riittäviä, kun säännöksiä ei noudateta? Kohdevalvonta (valvonta-asetus 3, 9 ja 54 artikla, hallintolaki 39, elintarvikelaki 53 ja 7 luku soveltuvin osin, Eviran ohje 16003) Laatiiko valvoja kaikista tarkastuksista kirjallisen tarkastuskertomuksen? o Varmistetaan, onko kaikista tarkastettavan elintarvikehuoneiston suunnitelluista tarkastuksista tehty tarkastuskertomukset. Ilmeneekö tarkastuskertomuksista tarkastuskäynnin tarkoitus ja tarkastetut asiat, käytetyt valvontamenetelmät, tehdyt havainnot ja edellytetyt korjaavat toimenpiteet määräaikoineen? Ilmeneekö tarkastuskertomuksesta, onko tarkastus tehty ennalta ilmoitettuna vai ilmoittamatta? o Ennakkomateriaalina saatua valvontakirjanpitoa käydään tarpeen mukaan läpi valvojan kanssa. Varmistetaan, ilmenevätkö kirjanpidosta tarkastetut asiat, tehdyt havainnot sekä edellytetyt ja sovitut korjaustoimenpiteet määräaikoineen. Varmistetaan, ovatko tehdyt valvontatoimenpiteet olleet riittäviä. o Laatiiko valvoja laitosten kanssa pidetyistä neuvotteluista neuvottelumuistioita? Pitääkö valvoja kirjaa epäkohtien korjaamisen seurannasta? o Varmistetaan, onko valvojan havaitsemien epäkohtien korjaamisen seurannasta pidetty kirjaa kyseistä elintarvikehuoneistoa koskien. Varmistetaan, onko muiden tahojen tekemillä tarkastuksilla havaittujen epäkohtien korjaamisen seurannasta pidetty kirjaa. Jos epäkohtia ei ole sovitusta huolimatta korjattu, onko valvoja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin? 9 Hallinnolliset pakkokeinot ja niiden delegoinnit, rangaistusseuraamukset (valvonta-asetus 54 artikla, elintarvikelaki 32 ja luku 7 soveltuvin osin) Miten pakkokeinojen delegoinnin lainmukaisuus on varmistettu? Perustele tehty delegointi? Miten on varmistettu, että valvojat osaavat käyttää pakkokeinoja? Miten varmistetaan se, että pakkokeinoja käytetään kun ne ovat aiheellisia? Miten pakkokeinojen noudattamista seurataan?

18 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 8 Kohdevalvonta Onko pakkokeinoja jouduttu käyttämään auditoinnin yhteydessä tarkastettavissa elintarvikehuoneistossa edellisen tai kuluvan vuoden aikana? o Ennakkomateriaalina mahdollisesti saatuja neuvottelumuistioita ja pakkokeinoihin liittyviä asiakirjoja käydään tarpeen mukaan läpi valvojan kanssa. 10 Suunnitelma erityistilanteisiin varautumisesta, terveysvaaratilanteet ja takaisinvedot (valvonta-asetus 4 ja13 artikla, elintarvikelaki 45, 46 ja 52, EVO) Miten valvontayksikkö on varautunut erityistilanteisiin? Minkälainen toimintaohje valvontayksiköllä on elintarvikkeisiin liittyvien terveysvaaratilanteiden varalta? Perustele tähän valvontayksikköön laadittu toimintamalli. Miten edellisten vaatimustenmukaisuus on varmistettu? Miten varmistetaan toimintaohjeen kattavuus (kaikki mahdolliset terveysvaarat)? Minkälaiset ohjeet ovat käytössä toimenpiteiden kirjaamisesta? Miten elintarvikealantoimijoiden yhteystiedot on saatavissa pikaisesti? Mihin perustuu kunnan ruokamyrkytysepidemioiden selvittämistyöryhmän kokoonpano? Millaisia ohjeita on ruokamyrkytyksien selvittämistä varten (huom. myös ohjeiden päivitys)? Miten suunnitelma erityistilanteisiin varautumisesta on toiminut käytännössä? Mitä kokemuksia on ruokamyrkytysepidemioiden selvitystyöryhmän toiminnasta (kokoontuminen, kokoonpanon tarkoituksenmukaisuus ja ajantasaisuus) tai takaisinvetojen valvonnassa tarvittavien toimenpiteiden onnistumisesta? Onko suunnitelmaa muutettu tarvittaessa? 11 Viestintä ja tiedotus (valvonta-asetus 13 artikla, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 20, elintarvikelaki 33 ja 57, EVO) Miten sisäinen ja ulkoinen viestintä on suunniteltu? Miten koko henkilöstö on otettu huomioon kun keskustellaan valvontasuunnitelmien laatimisesta ja valvonnan toteutumisesta tai ongelmatilanteista elintarvikehuoneistoissa (pidetäänkö esim. valvojien yhteisiä palavereita ja laaditaanko niistä muistiot jotka ovat kaikkien saatavilla)? Miten suunnitelman vaatimustenmukaisuus on varmistettu (mm. vastuuhenkilöt, asiakaspalvelu ja -palaute, tiedottaminen, erityistilanteet ja kriisit)? Millaisia viestintäkanavia käyttäen valvontaviranomainen viestii toimijoille? Miten tiedotetaan esimerkiksi lainsäädännön muutoksista, uusista ohjeista ja koulutuksesta? Miten viranomaisen internetsivuja käytetään apuna viestinnässä (onko sivuilla esim. tietoa viranomaisen toiminnasta ja siitä, mistä tietoa tarvittaessa saa, onko sivuilla toimijoille suunnattuja ohjeita ja lomakkeita)? Miten viestinnässä ja tiedotuksessa on otettu huomioon alueella sijaitsevien elintarvikealan toimijoiden koulutus? Millaisia kokemuksia on viestinnän toimimisesta käytännössä?

19 Liite 1: Valvontayksikön haastattelu ja asiakirjojen tarkastelu (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) 9 12 Valvonnasta perittävät maksut (valvonta-asetus 26, 27 ja 28 artikla ja liite IV kohta B, elintarvikelaki 71, maksuasetus 2-4 ) Miten kunnassa on otettu huomioon elintarvikevalvonnan maksullisuus? Miten perittävät maksut suhtautuvat maksujen vähimmäisvaatimuksiin? Miten perittävät maksut suhteutuvat kunnan hyväksymään maksutaksaan? Mitä kokemuksia on maksutaksan noudattamisesta (esimerkiksi pakkokeinoista johtuvan työn laskutus)? 13 Voimavarat ja henkilöstön osaamisen varmistaminen (valvonta-asetus 6 ja 42 artikla sekä liite II, I luku, elintarvikelaki 35, elintarvikevalvontaasetus 11, EVO) Paljonko henkilövoimavaroja on käytettävissä verrattuna tarvittaviin voimavaroihin (valvojien määrä, suunnitelmallinen/suunnittelematon valvonta, valvottavien elintarvikehuoneistojen määrä, asukasluku)? Miten valvojien pätevyys on arvioitu, mihin tuloksiin on tultu ja mihin jatkotoimenpiteisiin tulosten perusteella on tarvittaessa ryhdytty? Miten valvojien kokemuksen avulla saatua tietoa hyödynnetään ja siirretään muille? Miten varmistutaan siitä, että valvojilla on tarvittava lainsäädännön tuntemus? Mihin henkilöstön koulutussuunnitelma perustuu ja miten sen toteutumista seurataan? Miten varmistetaan, että kaikki elintarvikevalvontaa tekevät viranhaltijat käyvät tasapuolisesti koulutuksissa? Jos on havaittu että resursseja ei ole tarpeeseen nähden riittävästi, miten kunnan elintarvikevalvontaviranomainen (esim. lautakunta) on ottanut tilanteesta vastuuta? 14 Valvontasuunnitelman seuranta, toteutumisen arviointi ja raportointi (valvontasuunnitelma-asetus 8, EVO, Eviran ohje 16003) Miten valvontaviranomainen on raportoinut edellisen vuoden valvonnan toteutumasta (VASU, ELTU)? Mitä asioita raportti sisältää (tiedot edellisenä vuotena tehtyjen tarkastusten määrästä, tarkastusten kattavuudesta ja otettujen valvontanäytteiden määrästä elintarvikevalvontakohteissa)? Mikä on viranomaisen edustajien oma arviointi valvontasuunnitelman toteutumisesta: miksi ei toteutunut, työajan riittävyys, suunnitelman toteuttamismahdollisuudet käytettävissä olevaan henkilöstömäärään verrattuna, tarkastusten määrä ja aika suhteessa tehtyyn riskitekijöiden arviointiin? Miten valvontasuunnitelman toteutumista seurataan vuoden aikana? Jos henkilöstömäärän avulla ei pystytä toteuttamaan valvontaa vaatimusten mukaisesti, miten on toimittu? Mikä on toimintaraporttien jakelu ja mihin se perustuu? Mihin valvontaviranomaiselta (esim. lautakunta) saatu palaute ja kokemukset ovat johtaneet? Miten toiminta on muuttunut saadun palautteen ja kokemusten perusteella?

20 1 Liite 2, auditointiraporttipohja (aluehallintoviraston toteuttama kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi) Auditoitu viranomainen Osoite Auditoinnilla läsnä olleet auditoitavan viranomaisen edustajat Auditoiva aluehallintovirasto Auditoijat Auditointikäynnillä läsnä olleet muut viranomaisten edustajat Auditointipäivämäärät Dnro Kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi perustuu elintarvikelain 31 :ssä aluehallintoviranomaisille asetettuun kunnallisen elintarvikevalvonnan ohjaus- ja arviointivelvoitteeseen ja sitä toteutetaan Eviran ja aluehallintovirastojen välisten tulossopimusten mukaisesti. Auditoinnin tarkoituksena on varmistaa, että kunnallinen elintarvikevalvonta täyttää viralliselle valvonnalle asetetut vaatimukset ja ohjata kuntia. 1 Auditoinnin sisältö Kirjataan auditoinnissa arvioidut aihekokonaisuudet ja mainitaan erikseen painopisteet kyseisen vuoden osalta. Kirjataan mitä etukäteismateriaalia ja muita asiakirjoja on arvioitu sekä kuinka monessa eri tyyppisessä elintarvikehuoneistossa ja laitoksessa mistäkin laitoskategoriasta on käyty seuraamassa tarkastuksen tekemistä auditoinnin yhteydessä. 2 Haastattelun ja asiakirjojen tarkastelun yhteydessä tehdyt havainnot 2.1 Valvonnan työvälineet 2.2 Valmius- ja varosuunnitelmat