Toimiston asiakirjastandardit opetuskäytössä Selvityksen tulokset

Transkriptio

1 Toimiston asiakirjastandardit opetuskäytössä Hanna Vuohelainen

2 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 2 (26) Sisältö 1 Taustaksi ja johdannoksi Asiakirjastandardit osana SFS ry:n standardisointityötä ja TIEKEn tutkintoja Kohteena toimiston asiakirjastandardit Kohderyhmänä oppilaitokset Kyselyn toteutus Vastaajien profiili Vastanneiden tehtävät Vastanneiden oppilaitokset Tulokset Asiakirjastandardien tunnettuus ja käyttö opetuksessa Standardien opettamisen tärkeys Kohderyhmät opetuksessa Asiakirjastandardien saatavuus Standardien opetuskäyttöä edistävät ja ehkäisevät tekijät Standardien saatavuus ja maksullisuus Yhteiset toimintatavat oppilaitoksessa Yleinen tietämys ja arvostus Tiedotusta, koulutusta ja materiaalia Verkkomateriaalia ja tietoiskuja Terveisiä tulevaisuuden asiakirjastandardisointityöhön... 21

3 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 3 (26) Selvitys toimiston asiakirjastandardien opetuskäytöstä 1 Taustaksi ja johdannoksi Suomalaisessa tietoyhteiskunnassa toimiston asiakirjastandardien tuntemus ja käyttö helpottaa jokaisen tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävän henkilön toimintaa niin työssä, opiskeluissa kuin vapaa-aikana. Tieto- ja viestintätekniikan käytön lisääntyminen ja arkipäiväistyminen ei ole vähentänyt asiakirjastandardien tarpeellisuutta, pikemmin päinvastoin. Kun vastaantulevan informaation ja sähköisesti liikkuvien asiakirjojen määrä kasvaa, on tärkeää, että vastaanottajan on helppo löytää sisällöstä oleelliset asiat. Kun dokumentit ovat selkeitä ja helppolukuisia, vastaanottaja pystyy paremmin perehtymään sisältöön. Vaikka sähköisen viestinnän murros ja sosiaalisen median käyttötavat ohjaavat osaltaan kohti lyhyttä ja epämuodollisempaa viestintää, asiakirjat eivät ole katoamassa minnekään. Nykyteknologia ja tekstinkäsittelyohjelmat tarjoavat valtavasti mahdollisuuksia erilaisten dokumenttien muokkaamiseen, ja ohjelmistoista löytyy visuaalisesti rikkaita malleja erilaisiin tarpeisiin. Kun asiakirjat luodaan yhteisesti sovittujen mallien mukaan, lukija löytää otsikot, tunnistetiedot ja muut tietoelementit helposti eikä visuaalisuus jätä varjoonsa varsinaista sisältöä. Kun dokumentista tarvitaan tulostettu versio, ei sitä tarvitse lähteä enää muokkaamaan, kun se alun perin on laadittu standardimuotoon. Asiakirjastandardien käyttöä pyritään edistämään monella tavalla ja monissa kanavissa. Oppilaitokset ja opettajat ovat keskeisiä toimijoita tiedon ja käytön lisäämisessä. Tutkimustietoa toimiston asiakirjastandardien käytöstä opetuksessa ei ole ollut saatavilla. Tämän tiedon saamiseksi TIEKE toteutti SFS ry:lle syksyllä 2011 selvityksen toimiston asiakirjastandardien käytöstä opetuksessa. Selvityksen tavoitteena on antaa oleellista tietoa asiakirjastandardien opetuskäytöstä, käytön esteistä, toiveista standardeihin liittyen sekä näkökulmaa tulevaan standardisointityöhön. Esteiden tiedostaminen antaa paremmat mahdollisuudet toimia siten, että niiden vaikutusta voidaan pienentää tai jopa poistaa. auttavat entistä paremmin vastaamaan oppilaitoskentän toiveisiin ja asiakirjastandardien opetuskäytön haasteisiin, ja tätä kautta edistämään tietoisuutta ja osaamista asiakirjastandardien käytössä. on koottu tähän raporttiin, jonka tavoitteena on tulosten tiedottamisen ohella levittää opettajien ja kouluttajien keskuudessa tietoa toimiston asiakirjastandardeista ja antaa SFS:lle ja Asiakirjaviestintäkomitean työlle lisätietoa opetuskäytön nykytilanteesta ja tulevaisuuden haasteista. 2 Asiakirjastandardit osana SFS ry:n standardisointityötä ja TIEKEn tutkintoja Suomen Standardisoimisliitto SFS ry on standardisoinnin keskusjärjestö Suomessa, joka huolehtii siitä, että Suomeen luodaan standardikokoelma, joka vastaa maan tarpeita ja sisältää kansainvälisten ja eurooppalaisten sopimusten edellyttämät kansalliset standardit. Toimiston asiakirjojen standardisoinnista vastaa Asiakirjaviestintäkomitea TK 106. Komiteassa on toistuvasti käyty keskustelua asiakirjastandardien käytön edistämisestä ja käytön esteistä. On myös todettava että tutkimustiedon puuttuessa toiminta perustuu pitkälti komitean jäsenten ja sidosryhmien näkemyksiin. Tulokset antavat SFS:n lisäksi myös komitealle uutta tietoa pohtia keinoja ja toimenpiteitä toimiston asiakirjastandardien käytön edistämiseksi. Lisäksi tuloksia voidaan hyödyntää SFSedu-oppilaitosportaalin sisältöjen kehittämisessä.

4 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 4 (26) Selvityksen toteutti, joka on tehnyt pitkään yhteistyötä Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n kanssa Asiakirjaviestintäkomitea TK 106:n jäsenenä sekä muissa toimialayhteisöissä ja ryhmissä. Osaamiseen, opiskeluun ja työelämään liittyvät tieto- ja viestintätekniikan vaatimukset ja edellytykset ovat olleet pitkään TIEKEn ydintoiminta-aluetta. Tietokoneen käyttäjän ajokorttitutkintoja TIEKE on ylläpitänyt ja kehittänyt yli 15 vuotta. Tutkinnon suorittajia on yli neljännes miljoona, ja tutkintojen sisältöjä hyödynnetään enenevässä määrin myös nuorisoasteella. TIEKEn tutkinnoissa on huomioitu standardin mukaisten asiakirjojen tuottaminen ja standardien käytön hyödyt. 3 Kohteena toimiston asiakirjastandardit Selvityksen toteutuksessa pyrittiin siihen, että jo kysely lisäisi kohderyhmän tietoisuutta myös sellaisista toimiston asiakirjoihin kuuluvista standardeista, jotka eivät ehkä aiemmin olleet tiedossa. Tunnetuimpia ja käytetyimpiä asiakirjastandardeja ovat perinteisesti olleet SFS 2486 Lomakkeen perusrakenne ja SFS 2487 Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot. Selvitykseen otettiin mukaan seuraavat Asiakirjaviestintäkomitean alaisuuteen kuuluvat standardit, jotka on lueteltu alla lyhyen sisältökuvauksen kera. SFS 2486 Lomakkeen perusrakenne Standardia sovelletaan lomakkeisiin ja asiakirjoihin. Perustuu standardeihin EN ISO 216:2002, ISO 8439: 1990 ja ISO 11180: 1993 SFS 2487 Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot Standardi sisältää ohjeet asiakirjan tunnistetiedoista ja tekstin vakioasettelusta. Standardin periaatteita sovelletaan sekä paperimuodossa että sähköisessä muodossa oleviin, pääasiassa A4-kokoisiin asiakirjoihin. Standardin tavoitteena on luoda ja ylläpitää yhtenäisiä käytäntöjä, joita noudattamalla asiakirjasta löytää nopeasti ja helposti vakioasettelun mukaiset oleelliset tiedot. Standardi koostuu varsinaisen tekstin ja tekstiä havainnollistavien kuvien lisäksi liitteestä 1 Pinnanjako ja liitteestä 2 Vakioasiakirjan asettelumalli. SFS 2488 Kirjekuoret ja kirjepussit Standardi määrittelee kirjekuorien ja kirjepussien koot sekä paperin ja materiaalien laadun. Se perustuu standardeihin ISO 269: 1985 ja ISO 415:1975. Standardin tarkoituksena on helpottaa ja nopeuttaa kirjekuorien ja kirjepussien käsittelyä niiden elinkaaren kaikissa eri vaiheissa. Standardi auttaa myös tuotekehittelijöitä, kuorien valmistajia, visuaalisia suunnittelijoita, kirjapainoja, laitevalmistajia sekä jokaista kuljetusketjuun osallistuvaa kehittämään omaa toimintaansa. SFS 3171 Toimiston asiakirjat. Ulkomaankauppa. Lomakkeiden perusrakenne Standardia käytetään ulkomaankaupan lomakkeiden suunnittelussa. Standardi määrittelee painettujen lomakkeiden yleiset suunnitteluperiaatteet sekä koodien sijoittamisen ulkomaankaupan asiakirjoissa. Standardin esikuvana on käytetty standardia ISO 6422:1985 Layout key for trade documents. SFS 3172 Toimiston asiakirjat. Kotimaankauppa. Lomakkeiden perusrakenne Standardia käytetään kotimaan kaupan lomakkeiden suunnittelussa. Standardi määrittelee painettujen lomakkeiden yleiset suunnitteluperiaatteet. SFS 4175 Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen Standardissa esitetään numeroiden sekä väli- ja erikoismerkkien kirjoitusohjeita suomenkielistä tekstiä varten. Tavoitteena on, että kirjoitetun tekstin numero- ja merkkiilmaukset ovat yhdenmukaiset, täsmälliset ja yksikäsitteiset ja että niiden lukeminen on vaivatonta ja kirjoittaminen johdonmukaista.

5 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 5 (26) 4 Kohderyhmänä oppilaitokset 4.1 Kyselyn toteutus Selvityksen tavoitteena oli saada tietoa toimiston asiakirjastandardien käytöstä ja käytön esteistä opetuksessa niin ammatillisissa opinnoissa, täydennyskoulutuksissa kuin kaupallisissa henkilöstökoulutuksissa. Kysely kohdistettiin oppilaitoksille ja opettajille sekä kouluttajille tai opetuksesta vastaaville henkilöille, jotka ovat opetustyössä avainasemassa edistämässä toimiston asiakirjastandardien käyttöä. Kohderyhmään päädyttiin ottamaan mukaan kaikki Suomen liiketalouden ja kaupan alan opintoja tarjoavat oppilaitokset sekä muutamia em. alojen koulutuksia tarjoavia koulutusyrityksiä. Kysely kohdennettiin seuraaville oppilaitosryhmille: ammatilliset oppilaitokset ja ammatilliset erityisoppilaitokset ammatilliset aikuiskoulutuskeskukset ammattikorkeakoulut loppukäyttäjiä kouluttavat yksityiset koulutusorganisaatiot. Eri lähteistä kerätyt oppilaitostiedot peilattiin Opetushallituksen Koulutusnetti.fi:n tietoihin. Koulutusnetti on tietokanta, joka sisältää ajantasaiset tiedot oppilaitoksista ja niiden tarjoamasta tutkintoihin tähtäävästä koulutuksesta. Tietokannan tietojen perustella mukaan otettiin kaikki ne ammatilliset oppilaitokset, ammatilliset erityisoppilaitokset, ammatilliset aikuiskoulutuskeskukset sekä ammattikorkeakoulut, joissa vuonna 2011 järjestetään pääluokituksessa yhteiskuntatieteiden, liikatalouden ja hallinnon päälukuun sisältyviä liiketalouden ja kaupan alan opintoja. Tiedot perustuvat tietokannassa elokuussa 2011 olleisiin tietoihin. Mikäli oppilaitoksella oli useita alan opintoja järjestäviä yksiköitä, kysely lähetettiin yhdelle edustajalle kustakin yksiköstä. Lisäksi mukaan kutsuttiin muutamia suuria ja pieniä yksityisiä tieto- ja viestintätekniikan koulutusta järjestäviä organisaatioita, joiden tarjontaan kuuluu toimistoohjelmistojen koulutusta työelämässä jo toimiville. Yhteensä kysely lähetettiin 212:lle eri organisaatiota tai organisaation yksikköä edustavalle henkilölle. Pääsääntöisesti kysely lähetettiin yksiköiden liiketalouden ja kaupan alan opintojen koulutuspäälliköille, joiden pyydettiin välittämään kysely eteenpäin alan opettajille / kouluttajille. TIEKEn tutkintoja järjestävissä organisaatioissa kysely lähetettiin tutkintojen vastuuhenkilöille. Selvitys toteutettiin sähköpostikyselynä. Ensimmäinen kutsu lähetettiin ja vastaukset pyydettiin viimeistään Muistutuskutsu lähetettiin ja vastausaikaa annettiin vain saakka. Ensimmäisen kutsun jälkeen vastauksia saatiin 134 kappaletta. Muistutuskutsun jälkeen lopulliseksi vastausmääräksi saatiin 154. Kysely pyrittiin pitämään kohtuullisen pituisena, minkä toivottiin osaltaan edistävän vastaamishalukuutta. Saateviestissä luvattiin, että kyselyyn vastaaminen vie ainoastaan muutaman minuutin. Lisäksi vastaajien kesken arvottiin 10 kpl SFS:n ekäsikirja muistitikkuja. Kysymykset laadittiin TIEKEssä ja hyväksytettiin SFS ry:llä. Ennen kyselyn varsinaista levittämistä, kysely lähetettiin testattavaksi ja kommentoitavaksi kolmelle kohderyhmään kuuluvalle sidosryhmän edustajalle.

6 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 6 (26) 4.2 Vastaajien profiili Kysely toteutettiin sähköisellä Surveypal-kyselytyökalulla. Kyselylomake (liite 1) oli sama kaikille vastaajille. Kysely oli jaettu kuudelle sivulle, joista sivut 2 5 olivat varsinaisia sisältökysymyksiä. Kysymykset jaettiin seuraaviin suurempiin kokonaisuuksiin: 1. Asiakirjastandardien tunnettuus ja käyttö opetuksessa 2. Asiakirjastandardien saatavuus 3. Standardien opetuskäyttöä edistävät ja ehkäisevät tekijät 4. Vastaajan tehtävä ja oppilaitostiedot Suhteessa lähetettyihin kutsuihin vastauksia saatiin lähes 73 %. Tässä yhteydessä on kuitenkin otettava huomioon, että kyselyn saatteessa vastaanottajaa kehotettiin välittämään viestiä eteenpäin oman yksikkönsä liiketalouden ja kaupan alan opetuksen parissa työskenteleville opettajille ja kouluttajille. Käytännössä tämä tarkoittaa, että joistakin oppilaitoksista kyselyyn on voinut vastata useampi henkilö Vastanneiden tehtävät Vastaajan pääasiallisten työtehtävien osalta oli annettu valmiiksi neljä vaihtoehtoa sen perusteella, mille ryhmille kysely oli alun perin lähetetty ja toisaalta kyselyn saatteessa pyydetty välttämään eteenpäin. Kysymykseen vastaaminen oli kaikille pakollista. Vastausvaihtoehdot olivat: kouluttaja tai opettaja suunnittelija koulutuspäällikkö muu tehtävä Valtaosa eli 141 vastaajaa 154:stä toimi kouluttajan tai opettajan tehtävissä. Tämä kertonee siitä, että alun perin viestin saaneet koulutuspäälliköt ovat välittäneet osallistumispyynnön eteenpäin kouluttajille, jotka työskentelevät alueen opetuksen parissa. Vain 8 % vastaajista toimi muissa kuin kouluttajan tai opettajan tehtävissä. Tuloksissa kuuluu siis nimenomaan opetustyötä tekevien ääni. Vastaajien tehtävät, N=154 2 % 3 % 3 % 92 % kouluttaja / opettaja suunnittelija koulutuspäällikkö muu tehtävä Kuva 1: Kyselyyn vastanneiden tehtävät

7 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 7 (26) Vastanneiden oppilaitokset Kysely lähetettiin yhteensä 212 eri koulutusyksikköön. Tässä luvussa ovat mukana saman organisaation eri liiketalouden ja kaupan alan opintoja järjestävät toimipisteet. Eri organisaatioita kohderyhmässä oli yhteensä 133. Kyselylomakkeella vastaajan oppilaitostyypin valinta oli kaikille pakollinen kysymys. Vastausvaihtoehtoja olivat ammatillinen oppilaitos ammatillinen erityisoppilaitos ammatillinen aikuiskoulutuskeskus ammattikorkeakoulu yksityinen koulutusorganisaatio. Vastausmäärät oppilaitostyypeittäin näkyvät kuvassa 2. Sekä lähetetyistä kyselyistä että saaduista vastauksista suurimman ryhmän muodostavat ammatillisten oppilaitosten ja erityisoppilaitosten edustajat. Lähetetyistä kyselyistä 52 % lähti ammatillisiin ja ammatillisiin erityisoppilaitoksiin. Vastausten osuus em. ryhmässä oli 47%. Suhteessa lähetettyjen kyselyjen ja siis koulutusyksiköiden määrään, ammatillisten aikuiskoulutuskeskusten vastausaktiivisuus oli suurin. 34 % vastaajista ilmoitti oppilaitoksekseen ammatillisen aikuiskoulutuskeskuksen. Sitä vastoin ammattikorkeakouluista ja yksityisistä koulutusorganisaatioista vastauksia saatiin vähemmän kuin mitä lähetettyjen kyselyiden osuus alun perin oli Vastaukset oppilaitostyypeittäin AMK ammatillinen aikuiskoulutuskeskus ammatillinen oppilaitos ja erityisoppilaitos yksityinen % lähetetyistä % vastaajista Kuva 2: Lähetettyjen kyselyiden ja saatujen vastausten osuudet oppilaitostyypeittäin Kyselyn saaneet oppilaitokset oli myös listattu oppilaitoksen nimen mukaisesti aakkosiin. Vastaajia pyydettiin valitsemaan oma oppilaitoksensa. Vastaaminen tähän kysymykseen ei kuitenkaan ollut pakollista. Kysymykseen vastanneiden tietojen perusteella voidaan kuitenkin otaksua, että samasta organisaatiosta ei ole tullut niin runsaasti vastauksia, että ne vinouttaisivat tulosten tulkintaa. Organisaatiot, joista vastauksia näytti tulleen useita, ovat niitä, joissa on useampia yksiköitä ja vastauksia odotettiinkin samasta organisaatiosta useampia.

8 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 8 (26) 5 Tulokset Selvityksen tuottama kuva vastaa ennakkokäsityksiä siitä, että eri asiakirjastandardien tunnettuudessa ja opetuskäytössä on standardien välillä suuriakin eroja. Tiettyjä standardeja käytetään opetuksessa ja niiden tärkeys opiskelijoille koetaan merkittävimpänä. Näitä asiakirjastandardeja ovat tekstin asetteluun, lomakkeen perusrakenteeseen sekä numeroiden ja merkkien kirjoittamiseen liittyvät standardit. Opiskelijat saavat tietonsa etupäässä opettajien valmistamasta tai muusta oppimateriaalista. Opettajien käytössä olevien standardien muodossa on enemmän vaihtelua. Eniten käytössä on yksittäisiä standardeja joko henkilökohtaisessa tai yhteiskäytössä. Jonkin verran käytössä on myös Toimiston asiakirjat -käsikirjaa. Kyselyyn vastanneiden keskuudessa on hyvin tietoa standardeista ja niiden saatavuudesta, mutta silti kaivattaisiin mm. verkkomateriaalia ja ajankohtaista tietoa opetuksen tueksi. Oppilaitosportaali SFSedu sekä asiakirjastandardit ja asiakirjamalleja sisältävä ekäsikirja eivät selvästikään ole vielä yleisesti opettajien tiedossa ja käytössä. Yleisesti ottaen voidaan todeta, että kyselyyn vastannet ovat täyttäneet lomakkeen huolellisesti. Keskimäärin kysymyksiin vastasi 151 vastaajaa kaikkiaan 154 vastaajasta. Yhteen kysymykseen saatiin 147 vastausta, kahteen 148 ja kaikkiin muihin vastausta. Tulokset on esitelty niin, että aluksi on kuvattu kunkin osa-alueen tulokset kaikkien oppilaitosmuotojen kaikkien vastanneiden osalta. Mikäli eri oppilaitosmuotojen välillä esiintyi selkeitä eroja, nämä on tuotu esille yleisen osan jälkeen. 5.1 Asiakirjastandardien tunnettuus ja käyttö opetuksessa Yleiskuva standardien tunnettuudesta vastasi ennakko-odotuksia: Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot oli selvästi tunnetuin ja opetuksessa käytetyin kyselyn sisältämistä vaihtoehdoista. 88 % vastaajista tunsi ko. standardin ja käytti sitä opetuksessa. Lomakkeen perusrakenne sekä numeroiden ja merkkien kirjoittaminen olivat opetuksessa käytetyimpien joukossa. Hieman yli 60 % vastaajista tunsi ne ja käytti niitä opetuksessa. Lomakkeen perusrakenteen tunsi lisäksi 20 % vastaajista, vaikka ei sitä opetuksessa käyttänytkään. Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen oli vähemmän tunnettu, 26 % ilmoitti, että ei tunne ko. standardia. Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely sekä Kirjekuoret ja kirjepussit olivat tuntemattomia standardeja yli 30 %:lle vastaajista. Aakkostamisen standardin tunsi ja käytti opetuksessa 42 % vastaajista, kun kirjekuorten osalta osuus oli 27%. Ulkomaankaupan lomakkeiden perusrakenne oli opetuksessa vähiten käytetty ja myös vähiten tunnettu.

9 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 9 (26) Asiakirjastandardien tunnettuus ja käyttö opetuksessa, % vastanneista 8 Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen Lomakkeen perusrakenne Tunnen ja käytän opetuksessa Tunnen, mutta en käytä opetuksessa En tunne Kuva 3: Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa. Tekstin asettelu ja tunnistetiedot, Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen, Lomakkeen perusrakenne. Asiakirjastandardien tunnettuus ja käyttö opetuksessa, % vastanneista Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Kirjekuoret ja kirjepussit Tunnen ja käytän opetuksessa Tunnen, mutta en käytä opetuksessa En tunne Kuva 4: Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa. Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely. Kirjekuoret ja kirjepussit.

10 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 10 (26) Asiakirjastandardien tunnettuus ja käyttö opetuksessa, % vastanneista Toimiston asiakirjat. Kotimaan kauppa. Lomakkeiden perusrakenne Toimiston asiakirjat. Ulkomaankauppa. Lomakkeiden perusrakenne. Tunnen ja käytän opetuksessa Tunnen, mutta en käytä opetuksessa En tunne Kuva 5: Asiakirjastandardienkäyttö opetuksessa. Toimiston asiakirjat. Kotimaankauppa. ja Toimiston asiakirjat. Ulkomaankauppa. Oppilaitosryhmittäin tarkasteltuna kaikkia selvityksessä mukana olleita standardeja opetettiin ahkerimmin ammatillisissa oppilaitoksissa. Kaikissa oppilaitosryhmissä asiakirjan tekstin asettelun standardi oli opetuksessa käytetyin. Ammatillisissa oppilaitoksissa ja erityisoppilaitoksissa 96 % vastaajista ilmoitti standardia käytettävän opetuksessa, aikuiskoulutuskeskuksissa vastaava osuus oli 77 %, ammattikorkeakouluissa 81 % ja yksityisissä koulutusorganisaatioissa 88 %. Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Kuva 6: Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot standardin käyttö opetuksessa oppilaitosryhmittäin

11 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 11 (26) Lomakkeen perusrakenteen osalta löytyi jonkin verran eroja oppilaitosryhmien välillä. Lomakkeen perusrakennetta opetuksessa käytettiin eniten ammatillisissa oppilaitoksissa: 72 % vastaajista ilmoitti standardia käytettävän opetuksessa. Vähiten standardia opetettiin ammattikorkeakouluissa, 33 % vastaajista ilmoitti lomakkeen perusrakennetta käytettävän opetuksessa 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Lomakkeen perusrakenteen käyttö opetuksessa oppilaitosryhmittäin Kuva 7: Lomakkeen perusrakenne standardin käyttö opetuksessa oppilaitosryhmittäin Ulkomaankaupan lomakkeiden perusrakenne oli kaiken kaikkikaan vähiten tunnettu. Ammatillisissa oppilaitoksissa 13 % ja ammattikorkeakouluissa 5 % vastaajista ilmoitti standardia käytettävän opetuksessa. Ammatillisessa aikuiskoulutuksessa ja yksityisten koulutusorganisaatioiden koulutuksissa ulkomaankaupan lomakkeiden perusrakennetta ei oikeastaan käytetty lainkaan. Kotimaan kaupan lomakkeiden perusrakenne oli tunnetumpi: ammatillisissa oppilaitoksissa 47 %, ammatillisissa aikuiskoulutuskeskuksissa 23 %, ammattikorkeakouluissa 10 % ja yksityisissä koulutusorganisaatioissa 25 % vastaajista ilmoitti standardia käytettävän opetuksessa. Kirjekuorien ja kirjepussien standardia opetettiin lähinnä ammatillisissa oppilaitoksissa. Niissä 42 % vastaajista ilmoitti standardia käytettävän opetuksessa, kun muissa oppilaitosryhmissä noin kymmenesosassa standardi oli mukana opetuksessa. Numeroiden ja merkkien kirjoittamisen standardia opetettiin keskimäärin 62 %:ssa oppilaitoksista. Ammatillisissa oppilaitoksissa standardia käytettiin opetuksessa 76 %:ssa ja ammatillisissa aikuiskoulutuskeskuksissa 49 %:ssa. Aakkostamisen standardia käytettiin opetuksessa jonkin verran vähemmän.

12 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 12 (26) 100 % Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen - käyttö opetuksessa oppilaitosryhmittäin 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Kuva 8: Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen standardin käyttö opetuksessa oppilaitosryhmittäin 100 % Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Kuva 9: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely standardin käyttö opetuksessa oppilaitosryhmittäin

13 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 13 (26) 5.2 Standardien opettamisen tärkeys Vastaajia pyydettiin arvioimaan, miten tärkeänä he pitävät mainittujen asiakirjastandardien sisältöä opiskelijoiden kannalta asteikolla: erittäin tärkeää, jossain määrin tarpeellista, ei tärkeää tai en osaa sanoa. Luonnollista on, että samat standardit olivat listan kärkipäässä sekä opettamisen tärkeyden että opetuksessa käytön osalta. Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot standardin sisältöä opiskelijoiden kannalta erittäin tärkeänä piti jopa 91 % vastaajista. Kyseinen standardi koettiin tärkeimmäksi kaikissa oppilaitosryhmissä. Numeroiden ja merkkien asettelua piti erittäin tärkeänä 66 % vastaajista ja lomakkeen perusrakennetta 61 %. Jonkin verran enemmän vastausten hajontaa esiintyi standardin Toimiston asiakirjat. Ulkomaankauppa. Lomakkeiden perusrakenne kohdalla. Ammatillisissa oppilaitoksissa ko. standardin opettamista erittäin tärkeänä piti 19 % vastaajista kun ammattikorkeakouluissa vastaava osuus oli 29 %. Ammatillisissa oppilaitoksissa standardia kuitenkin käytettiin opetuksessa enemmän. Standardien opettamisen tärkeys, % vastaajista Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen Toimiston asiakirjat. Kotimaan kauppa. Lomakkeiden perusrakenne. Toimiston asiakirjat. Ulkomaankauppa. Lomakkeiden perusrakenne. Kirjekuoret ja kirjepussit Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot Lomakkeen perusrakenne 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % En osaa sanoa Ei tärkeää Jossain määrin tarpeellista Erittäin tärkeää Kuva 10: Vastaajien arvio standardien tärkeydestä opiskelijoiden kannalta

14 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 14 (26) Standardien opettamisen tärkeys oppilaitosryhmittäin Aakkostaminen ja siihen liittyvä Numeroiden ja merkkien kirjoittaminen Toimiston asiakirjat. Kotimaan kauppa. Toimiston asiakirjat. Ulkomaankauppa. Kirjekuoret ja kirjepussit Asiakirjan tekstin asettelu ja Lomakkeen perusrakenne 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Yksityiset oppilaitokset AMK:t Aikuiskoulutuskeskukset Ammatilliset oppilaitokset Kaikki yhteensä Kuva 11: Vastaajien osuus, jotka pitivät standardin opettamista erittäin tärkeänä opiskelijoiden kannalta oppilaitosryhmittäin Kohderyhmät opetuksessa Liiketalouden ja kaupan alan opintoja järjestetään oppilaitoksissa monenlaisille kohderyhmille, ja oppilaitoksilla voi olla hyvinkin erilaisia profiileja niin keskenään kuin oppilaitosten sisällä. Yleiskuvan saamiseksi asiakirjastandardien opetuskäytöstä yleensä vastaajia pyydettiin arvioimaan, opetetaanko standardeja kenellekään, kaikille opiskelijoille vaiko tietyille opiskelijaryhmille. Kysymyksessä ei eritelty yksittäisiä standardeja vaan mainittiin ainoastaan asiakirjastandardit yleensä. Tulosten valossa vaikuttaa siltä, että asiakirjastandardeja opetetaan monin paikoin kaikille opiskelijoille. Vastaajista 3 % ilmoitti, että standardeja ei opeteta laisinkaan ja 65 % vastaajista ilmoitti standardeja opetettavan kaikille opiskelijoille.

15 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 15 (26) Asiakirjastandardit opetuksessa yleensä, % vastanneista tietyille opiskelijaryhmille 32 % ei opeteta lainkaan 3 % kaikillle opiskelijoille 65 % Kuva 12: Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa yleensä Ammattikorkeakoulujen vastaajista 81 % ilmoitti, että asiakirjastandardeja opetetaan kaikille opiskelijoille. Ammatillisissa oppilaitoksissa ja erityisoppilaitoksissa vastaava osuus oli 76 % ja ammatillisissa aikuiskoulutuskeskuksissa 45 %. Aikuiskoulutuskeskuksissa standardien opetusta suunnataan eniten (47 %) tietyille opiskelijaryhmille. Yksityisissä koulutusorganisaatioissa noin puolet opettavat standardeja kaikille, puolet tietyille kohderyhmille. Tässä näkynee organisaation kohderyhmän vaihtelu. Kuva 13: Asiakirjastandardien opetuksen kohderyhmiä ammatillisissa oppilaitoksissa Niiltä osin, kun asiakirjastandardeja ei opetettu kaikille opiskelijoille, ammatillisissa oppilaitoksissa ammatillisten perustutkintojen rooli näkyi luonnollisesti vastauksissa. Merkonomi- ja datanomiopiskelijat mainittiin useaan kertaan. Kuvassa 13 suuremmalla pistekoolla näkyvät ne maininnat, jotka toistuivat vastauksissa useammin.

16 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 16 (26) Ammatilliset aikuiskoulutuskeskukset järjestävät aikuisille mm. ammatillista lisä- ja peruskoulutusta, työvoimapoliittista koulutusta sekä lyhyempikestoisia täydennyskoulutuskursseja. Aikuiskoulutuskeskusten osalta näkyykin, että kohderyhmissä oli muita oppilaitosmuotoja enemmän kirjoa myös asiakirjastandardien opetuksen kohderyhmissä. Kuvassa 14 on kooste vastaajien mainitsemista kohderyhmistä. Suuremmassa pistekoossa näkyvät ne maininnat, jotka toistuivat vastauksissa useammin. Kuva 14: Asiakirjastandardien opetuksen kohderyhmiä ammatillisissa aikuiskoulutuskeskuksissa 5.3 Asiakirjastandardien saatavuus Asiakirjastandardeja on saatavilla eri muodoissa. Saatavilla on standardien yksittäiskappaleita, Toimiston asiakirjat on myös koottu yksiin kansiin SFS:n käsikirjaan 76: Toimiston asiakirjat. Standardit Käsikirja sisältää myös muita kuin tämän selvityksen kohteena olleita asiakirjastandardeja. Käsikirjasta on saatavilla myös sähköinen versio ekäsikirja, jossa on standardien lisäksi valmiita asiakirjamalleja. ekäsikirjaa on saatavissa muistitikkuna ja CDlevynä. Kaikkia standardeja voi tilata Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:ltä. Selvityksessä haluttiin saada tietoa myös siitä, missä muodoissa opettajat ja opiskelijat nykytilanteessa asiakirjastandardeja käyttävät. Osoittautui, että noin puolella opettajista on käytössään standardien yksittäiskappaleita. Standardeja on sekä henkilökohtaisessa että yhteiskäytössä arvioilta noin puolella opettajista. Toimiston asiakirjat -käsikirja oli opettajien käytössä 27 %:lla. ekäsikirjan ilmoitti olevan opettajien käytössä vain 9 % vastaajista. Oppilaitosryhmien välillä ei esiintynyt suuria eroja. ekäsikirjaa käytettiin hieman enemmän ammattikorkeakouluissa, joissa taas yksittäisten standardien käyttö oli hieman muita oppilaitoksia vähäisempää. Tulokset tulee tältä osin tulkita kuitenkin vain suuntaa-antaviksi, sillä en osaa sanoa -vaihtoehdon valinneiden osuus oli suuri ja vaihteli kysymyksittäin %:n välillä.

17 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 17 (26) Opettajilla käytössä yksittäinen standardi / yksittäisiä standardeja SFS:n käsikirja Toimiston asiakirjat ekäsikirja / muistikku henkilökohtaisia kappaleita standardeja yhteiskäytössä %:lla opettajista Kuva 15: Asiakirjastandardien saatavuus opettajien keskuudessa Sama koskee arvioita opiskelijoiden saatavilla olevista standardeista; en osaa sanoa -vaihtoehdon valinneita oli joidenkin kysymysten kohdalla jopa puolet. Opiskelijoiden osalta tilanne käytettävissä olevien asiakirjastandardien kohdalla näyttäytyi hyvin toisenlaisena kuin opettajien. Opiskelijat selvästi saivat tiedon oppimateriaalin muodossa. Opettajien valmistamaa materiaalia arvioitiin olevan käytössä 80 %:lla ja muuta oppimateriaalia 76 %:lla. Yksittäisiä standardeja tai käsikirjoja oli käytössä huomattavasti vähemmän. Yksittäisiä standardeja käytti arviolta noin viidesosa opiskelijoista ja käytössä oli enemmän yhteiskappaleita kuin henkilökohtaisessa käytössä olevia standardeja. Opettajan valmistamaa materiaalia käytettiin runsaasti kaikissa oppilaitosmuodoissa. Ammatillisissa oppilaitoksissa ja ammatillisissa aikuiskoulutuskeskuksissa käytettiin lähes yhtä paljon muuta oppimateriaalia. Ammattikorkeakouluissa muun oppimateriaalin osuus oli jonkin verran keskimääräistä pienempi ja siellä ekäsikirja oli taas jonkin verran paremmin opiskelijoiden saatavilla arvioilta 14 %:lla.

18 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 18 (26) Opiskelijoilla käytössä muuta oppimateriaalia opettajien valmistamaa materiaalia yksittäinen standardi / yksittäisiä standardeja SFS:n käsikirja Toimiston asiakirjat ekäsikirja / muistikku henkilökohtaisia kappaleita yhteisiä kappaleita standardeista %:lla opiskelijoista Kuva 16: Asiakirjastandardien saatavuus opiskelijoiden keskuudessa 5.4 Standardien opetuskäyttöä edistävät ja ehkäisevät tekijät Asiakirjastandardien opetuskäyttöä edistäviä ja ehkäiseviä tekijöitä pyrittiin kyselyssä saaman esille kahdeksan monivalintakysymyksen sekä yhden avoimen kysymyksen kautta. Monivalintakysymyksiin olivat vastanneet lähes kaikki ja avovastauksiakin kertyi yli 70 vastaajalta. Tulosten valossa näyttää siltä, että opettajat tuntevat asiakirjastandardit yleisesti ottaen hyvin ja voivat sisällyttää niitä opetukseensa. Valtaosa opettajista koki tärkeäksi sen, että opiskelijat tuntevat asiakirjastandardit. Opettajat kuitenkin kokivat tarvitsevansa koulutusta standardien sisällöistä: 34 % oli täysin samaa tai samaa mieltä väittämän Tarvitsen koulutusta standardien sisällöistä kanssa. Koulutusta jonkin verran enemmän vastaajat kaipasivat tukimateriaalia standardien käyttöön. Tähän heijastunee se työ, jota opettajat tekevät oppimateriaalien eteen. Kuten edellä todettiin, opiskelijoilla oli voittopuolisesti käytössään opettajan valmistamaa oppimateriaalia. Vastausten jakautuminen viisiportaisella asteikolla väittämittäin näkyy kuvassa 17. Vastaajat tiesivät varsin hyvin, mistä tietoa standardeista löytää sekä mistä standardeja voi hankkia. Sitä vastoin oppilaitoskäyttöön kohdennettu SFSedu-oppilaitosportaali oli valtaosalle tuntematon tai jokseenkin tuntematon. Selvityksen perusteella voidaan sanoa, että standardien saatavuus vaikuttaa jonkin verran niiden käyttöön opetuksessa. Lähes 60 % vastaajista oli täysin tai lähes täysin eri mieltä väittämän Standardeja on hankala saada käyttöön, joten en käytä niitä opetuksessa kanssa. Täysin samaa mieltä väittämän kanssa oli kuitenkin 15 % vastaajista ja lähes viidesosa valitsi keskimmäisen vaihtoehdon viisiportaisella asteikolla.

19 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 19 (26) Opetuskäyttöön vaikuttavia tekijöitä, % vastaajista Tunnen standardit riittävän hyvin, että voin sisällyttää niitä opetukseen. On tärkeää, että opiskelijat tuntevat asiakirjastandardit. Standardeja on hankala saada käyttöön, joten en käytä niitä opetuksessa. Tiedän, mistä löydän tietoa standardeista. Tiedän, mistä standardeja voi hankkia. Kaipaan lisää tukimateriaalia standardien opetuskäyttöön. Tarvitsen koulutusta standardien sisällöistä. SFS:n oppilaitosportaali SFSedu on minulle tuttu Täysin samaa mieltä Täysin eri mieltä En osaa sanoa Kuva 17: Standardien opetuskäyttöä edistävät ja ehkäisevät tekijät Standardien käyttöä edistävistä näkemyksistä haluttiin saada tietoa myös avoimen kysymyksen kautta. Vastaajilta tiedusteltiin Mitkä tekijät edistäisivät mielestäsi asiakirjastandardien käyttöä opetuksessa?. Vastauksista nousi selvästi esille muutamia kokonaisuuksia, joiden katsottiin vaikuttavan standardien opetuskäyttöön Standardien saatavuus ja maksullisuus Materiaalin saatavuus ja maksullisuus mainittiin useissa vastauksissa. Materiaalin saatavuutta voitaisiin vastaajien mielestä parantaa ja erityisesti toivottiin sähköistä materiaalia. Standardien pitäisi olla oppilaitoksissa helposti saatavilla kaikkien niiden käyttöön, jotka niitä haluavat hyödyntää. Tässä myös oppilaitoksilla itsellään on selvästi roolinsa. Vastaajat toivoivat oppilaitoskäyttöön edullista tai jopa maksutonta materiaalia - sekä opettajille että opiskelijoille. Sähköiset materiaalit saivat kannatusta. Katsottiin, että verkosta vapaasti saatavilla olevat mallit edistäisivät standardien käyttöä Yhteiset toimintatavat oppilaitoksessa Peräti parissakymmenessä vastauksessa kiinnitettiin huomiota yhteisten käytäntöjen merkitykseen. Oppilaitoksen yhteiset toimintatavat koettiin tärkeiksi: että koko koulussa tehtäisiin lomakepohjat ja muu materiaali standardien mukaisiksi. Koko henkilöstö sitoutuisi

20 Asiakirjastandardien käyttö opetuksessa 20 (26) standardien käyttöön. Olisi tärkeää, että kaikki opettajat ymmärtäisivät paremmin standardien merkityksen. Kaikkien opettajien olisi hyvä laatia omat tehtävänantonsa ja kokeensa standardien mukaisesti, mitä luonnollisesti helpottaisi edellä mainittu yhteisten lomakkeiden olemassaolo. Kaikkien opettajien tulisi myös odottaa opiskelijoiden noudattavan standardiasetteluja koe- ja tehtäväpalautuksissaan. Yhteistyö opettajien kesken voisi myös edistää standardien käyttöä. Yhteistyö ammattiviestinnässä kuten opettajien kesken (esim. tekstinkäsittely + äidinkieli + tietotekniikka) - jokainen opettaja edellyttää opiskelijoilta standardien mukaista kirjoittamista. Yhteisten toimintatapojen kehittäminen ja standardien käyttäminen oppilaitoksissa nivoutui monissa vastauksissa standardien merkityksen ymmärtämiseen ja opetushenkilöstön osaamisesta huolehtimiseen Yleinen tietämys ja arvostus Vastauksissa korostettiin myös yleisen standarditietämyksen ja arvostuksen merkitystä. Yleisen tietämyksen ja käytön arveltiin motivoivan myös opiskelijoita standardien opetteluun. Yleinen arvostus standardien käytössä pitäisi saada uudelleen kunniaan. Yleisen tietämyksen lisääminen koskee myös opettajia. Asiakirjastandardien osalta opiskelijoiden motivoinnin haasteena on uusien välineiden yleistynyt käyttö. Sähköpostin, tekstiviestien ja varsinkin sosiaalisen median sovellukset lyhyine viesteineen kannustavat pikemminkin huolettomampaan viestintään, jossa ei tarvitse välittää pilkuista, pisteistä tai isoista alkukirjaimista. Etujen esiintuominen ja tunteminen helpottaisi. ammattilukija haluaa lukea asiat aina samoista paikoista Standardipohjien käytön nopeus ja virheettömyys: esim. opiskelutehtävien palauttaminen Oppimateriaaleissa voisi tuoda paremmin esille hyötynäkökulmaa. Haasteena koettiin, että yleisen tietämyksen puute näkyy yritysten käytännöissä ja opiskelijoiden työssäoppimisjaksoilla. Työssaoppimispaikoilla opiskelijat ikävä kyllä törmäävät ajatteluun, joka on ristiriidassa opettajan tuoman ajatuksen kanssa. Yrityselämässä standardien tuntemus ja käyttö on edelleen pienissä yrityksissä vähäistä Tiedotusta, koulutusta ja materiaalia Tiedotuksen ja koulutuksen roolia varsinkin opettajille korostettiin. Sähköisen tiedotuksen kautta tietoa voitaisiin levittää opettajille. Kun asiakirjastandardien käyttö ei ole läheskään kaikkien opettajien hallinnassa, asiaa voisi edistää yleisellä perehdytyksellä oppilaitoksen opettajille ja valmiiden pohjien helpolla saatavuudella. Organisaation omien pohjien saatavuuden lisäksi nähtiin, että havainnollinen oppimateriaali, mallipohjien saatavuus ja helposti saatavilla olevat käytännön esimerkit ja harjoitukset edistäisivät standardien käyttöä opetuksessa. Opetuksen ja sen suunnittelun näkökulmasta standardien opetuskäyttöä voitaisiin ihannetapauksessa edistää sisällyttämällä standardit opetussuunnitelmaan ja lisäämällä tekstinkäsittelyn oppitunteja, mikä tukisi ylipäätään toimisto-ohjelmiston monipuolisten ominaisuuksien hyödyntämistä.