- Käyttösuunnitelmissa lautakunta voi osaltaan delegoida talousarviovuodenaikaiset käyttösuunnitelmamuutokset palvelun johtavalle viranhaltijalle

Transkriptio

1 Talousarvio VUODEN 2018 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE 1 KÄYTTÖSUUNNITELMA 1.1. Yleistä Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt Kalajoen kaupungin vuoden 2018 talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille Investointiohjelma käsittää vuodet Kalajoen kaupungin hallintosäännön 8 luvun 2 mukaisesti kaupunginhallitus hyväksyy talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. Määrärahojen sitovuus on määritetty talousarviossa kohdassa 8.3. Budjettirahoitteisen tehtävän käyttösuunnitelmalla tarkoitetaan tehtävän käyttötalousosan jakamista osatehtäville osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Käyttösuunnitelman hyväksyy toimielin, joka on tulosvastuussa tavoitteiden toteutumisesta ja joka on tilivelvollinen tehtävän taloudesta. 1.2 Käyttösuunnitelman laatiminen Hallintosäännön 8 luvun 2 :n mukaisesti kaupunginhallitus, lautakunnat ja johtokunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvan käyttösuunnitelmansa. Toimielin voi siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Käyttösuunnitelmassa tarkistetaan asianomaisen toimielimen talousarvioehdotukseen sisältynyt alustava käyttösuunnitelma valtuuston päätöstä vastaavaksi sekä päättävät omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja määrärahojen käytöstä. Käyttösuunnitelmalla toimielimet asettavat valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä jakavat määrärahat ja tuloarviot seuraavien tasojen yksiköille (käyttötalousosa) ja kohteille (investointiosa) osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Talousarvio on laadittu tili- ja kustannuspaikkatasolle, jolloin se muodostaa itsessään käyttösuunnitelman tehtävittäin. Käyttösuunnitelmassa lautakunnan on mahdollista: - jakaa osamäärärahoja tai osatuloarvioita. Käyttösuunnitelmalla voidaan sitoa määrärahoja aivan yksittäisiinkin toimintoihin toimielimen päättämällä tavalla, kunhan se ei ole ristiriidassa valtuuston tekemien päätösten kanssa. - siirtää määrärahoja tai tuloarvioita kustannuspaikan sisällä tai saman palvelualueen kustannuspaikkojen välillä - tehdä esitys kaupunginhallitukselle määrärahan tai tuloarvion siirtämisestä palvelualueiden välillä tai kaupunginvaltuustolle määrärahan tai tuloarvion siirtämisestä palveluiden välillä - tarkentaa ja jakaa valtuustoon nähden sitovia tavoitteita osatavoitteiksi tehtäville Lisäksi: - Käyttösuunnitelmissa ovat lautakuntakohtaiset hankintojen (sekä palvelun että tavaran) delegointimääräykset. - Käyttösuunnitelmissa lautakunta voi osaltaan delegoida talousarviovuodenaikaiset käyttösuunnitelmamuutokset palvelun johtavalle viranhaltijalle Käyttösuunnitelma käsitellään lautakunnassa tiliryhmäkohtaisesti. Muutokset alustavaan käyttösuunnitelmaan, tarkennetut osamäärärahat ja osatuloarviot sekä tarkennetut tavoitteet on todettava lautakunnan käsittelyssä ja saatettava kaupunginhallitukselle tiedoksi.

2 Talousarvio Aikataulu Investointien talonrakennuksessa vuodelle 2018 valtuusto on hyväksynyt erittelemätön ltk määrärahan peruskorjauskohteisiin euroa, mikä tarkoittaa niitä talonrakennuskohteita, joita ei ole erikseen mainittu vuodelle Määrärahaa käytetään hankkeisiin, jotka ovat suurempia kuin vuotuiset korjaukset (käyttötalousmäärärahoilla tehtävät) ja toisaalta pienempiä kuin hankesuunnittelua edellyttävät hankkeet. Tekninen lautakunta hyväksyy yksityiskohtaisen käyttösuunnitelman kuultuaan ao. palveluita. Vastaavasti kuntatekniikan alla on vuodelle euron määräraha muiden alueiden kadunrakentamiseen, jonka jaosta päättää tekninen lautakunta. Lautakunnat laativat käyttösuunnitelmat mennessä. Käyttösuunnitelmat (korostettuna tehdyt muutokset, painopisteet ja tarkennetut tavoitteet) saatetaan kaupunginhallitukselle tiedoksi keskitetysti siten, että ote lautakunnan päätöksestä liitteineen toimitetaan kaupunginsihteerille ja talousjohtajalle. Mahdolliset muutokset käyttösuunnitelmaluonnokseen syötetään hallintokunnissa Opiferuksen budjettiin Käyttösuunnitelma Talousohjaus auttaa tarvittaessa. 2. TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Taloudenhoidossa noudatetaan valtuuston hyväksymää talousarviota ja taloussuunnitelmaa vuosille , investointiohjelmaa , valtuuston hyväksymää hallintosääntöä (myös taloutta koskevat säännökset), kaupunginhallituksen hyväksymiä hankintaohjeita, kaupunginjohtajan antamaa hankintaohjeita täydentävää määräystä pienhankinnoista, kunnanhallituksen hyväksymiä sisäisen valvonnan ohjeita ja kaupunginhallituksen hyväksymää hankekäsikirjaa, kevään 2018 aikana päivitettyjä laskutus- ja perintäohjeita sekä muita toimielinten hyväksymiä ohjeita. Kaupungin prosessien ja järjestelmien kehittämistarve korostuu, kun palvelujen ja toimintojen tuottavuusvaatimus kasvaa. Kokonaistaloudellisuuden ja laadun vuoksi palvelujen on hankittava tietohallintopalvelujen lausunto ennen kaupungin organisaatiossa tehtäviä merkittäviä prosessien (toimintatapojen) ja tietojärjestelmien muutoksia/hankintoja. Kaupunginvaltuuston hyväksymissä suunnitelmapoistojen perusteissa on määritelty pienhankintarajaksi/aktivointirajaksi euroa. Tämä tarkoittaa sitä, että alle hankinnat tulevat tilikauden kuluksi käyttötalouteen. Yli euron hankinnat tulevat investointimenoiksi. Määrärahojen käytössä on noudatettava erityistä harkintaa ja ne on käytettävä vain palvelujen järjestämisen kannalta välttämättömiin menoihin. Sisäinen valvonta Tositteet/ostolaskut: - lautakunnat ja yhtiön hallitukset määräävät henkilöt, joilla on oikeus asiatarkastaa tai hyväksyä tulo- ja menotositteet. Asiatarkastajia ja hyväksyjiä koskeva päätös toimitetaan myös taloustoimeen, - tavaran ja palvelun vastaanottaja ei saa hyväksyä laskua, - hyväksyjä ei saa sekä asiatarkastaa että hyväksyä kokonaan laskua - ostolaskut käsitellään sähköisessä kierrätyksessä, - ostolaskut käsitellään viipymättä - kulu kirjataan luonteensa mukaiselle tilille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. - hyväksyjä vastaa tiliöinnistä ja arvonlisäverokannoista

3 Talousarvio Tilauksen /Oston edellytykset - sähköistä laskutusta on edellytettävä aina tarjouspyyntöä/hankintasopimusta/tilausta tehtäessä. Kaupunki ei vastaanota paperisia laskuja enää vuonna Kaupunki tarjoaa toimittajille Toimittajaportaalin käyttöä, jolla toimittaja voi tehdä laskunsa sähköiseksi veloituksetta. - Laskulla on oltava viite, josta käy ilmi riittävät tiedot laskun kohdentamiseksi vastaanottajalle. Sopivana viitteenä pidetään nelinumeroista kustannuspaikkanumeroa (esim. 1501) ja tilaajan nimeä. Viite on pyydettävä laskulle aina. o Laskun viite on osa reitityksen automatisointiprojektia. Viitteitä tullaan tarkastamaan vuoden 2018 aikana ja yksiköitä pyydetään huomioimaan viitteen pyytäminen, mikäli puutteita havaitaan. - tositteiden tulee olla yksilöityjä, joten niistä on käyttävä selville mm. tavaran tai palvelun määrä ja hinta, arvonlisäverotunniste, verokanta ja veron määrä - maksuehdon on oltava vähintään 14 päivää netto, mielellään 21 päivää netto tai enemmän Ostot internetistä/ostot ulkomailta Ostoja ulkomailta on aina harkittava. Hankinta on perusteltua tehdä Suomen ulkopuolelta silloin, kun vastaavaa tuotetta ei ole Suomesta saatavilla tai kustannushyöty sisältäen toimituskulut on merkittävä (yli 30 %:ia). Internetin verkkokaupoista, erityisesti ulkomaisista, tilaaminen on poikkeus. Kaupungin hankinnat perustuvat sopimuksiin ja vain yksittäiset perustellut hankinnat voidaan tehdä erillisistä verkkokaupoista. Lisäohjeita ulkomaan- tai verkkokauppahankintoihin kannattaa kysyä talousohjauksesta. EU- eli yhteisömaista ostettaessa tärkeää on, että myyjä on yritys, jolla on alv-numero. Yhteisöhankinnat ovat verottomia yritysten välillä eli saapuva lasku ei saa sisältää alvia. Ostoa tehdessä on ilmoitettava Kalajoen kaupungin alv-numero FI Ulkomaisista verkkokaupoista ostettaessa on tärkeää varmistaa, että saat sieltä verottoman laskun. Useat verkkokaupat on suunnattu yksityishenkilöille, ja näistä kaupoista ei yleensä verotonta laskua saa. Ostot muista maista eli maahantuonti on myös verotonta. Tarjoilut/Edustus Edustus- yms. tarjoilulaskuista on käytävä ilmi tarjoilun syy ja osallistuja(t), hotellilaskuissa yöpyjä ja matkan tarkoitus. Nämä tiedot vaikuttavat arvonlisäverotulkintaan. Muissakin tapauksissa kuittauksen yhteydessä on syytä tekstata nimi, kun tarjoillaan kaupungin puolesta tai ostetaan kaupungille tavaraa, jotta tiedot päätyvät laskulle/kuitille selkeästi. Tulotositteet - myös tulotositteissa tulee mainita arvonlisäverokanta. Miten toimia, jos ostat omalla kortilla ja laskutat kaupungilta - kuitti ostoksesta on aina säilytettävä ja oltava liitteenä maksuosoituksessa - kuitilta on käytävä ilmi tuote, määrä, hinta, arvonlisäverokanta ja veron määrä - laskutus kaupungilta tapahtuu toimittajaportaalin kautta o laskutuskutsupyyntö lähetetään sähköpostiosoitteeseen kalajoki.ostolaskut@kalajoki.fi o laskuttajan sähköpostiin tulee vastaus toimittajaportaalin linkistä ja käyttäjätunnuksesta ja salasanasta o laskun tekemisestä löytyy tarkempi ohje

4 Talousarvio laskutus matkalaskun yhteydessä o mikäli tavara on hankittu esim. koulutuspäivän yhteydessä ja tästä tehdään matkalasku, tällöin voi laskuttaa matkalaskun yhteydessä Myyntilaskutus Myyntilaskut on pyrittävä tekemään viipymättä. Myyntilaskun päiväyksen on oltava sillä kuukaudella, jolloin lasku on aiheutunut. Erääntyneisiin myyntilaskuihin on laskuttajalla ja kassanhallintatiimillä oikeus neuvotella enintään kuuden (6) kuukauden maksuaika maksusuunnitelmineen, kun laskun suuruus on enintään 500 euroa (yhdestä laskutuslajista laskuttaja voi myöntää yhdelle henkilölle maksuaikaa enintään 1500 eurolla laskujen summat yhteenlaskettuna). Myönnetyltä lisämaksuajalta peritään viivästyskorko. Tätä pidemmästä maksuajasta ja euromäärältään suurempiin laskuihin päättää talousjohtaja. Kassatoiminnat: Kassaan tulevilla varoilla ei saa ostaa tavaroita tai palveluksia lukuun ottamatta postiennakoiden lunastuksia. Investoinnit vuonna 2018 Kalajoen kaupungin investointiohjelma vuodelle 2018 on ennätyksellisen suuri. Yli miljoonan euron kokonaisuuksista on toimitettava maksupostien aikataulut talousjohtajalle kassan riittävyyden varmistamiseksi. Maksupostiaikataulu on toimitettava heti hankkeen käynnistyessä. Aikataululla tarkoitetaan arviota siitä kuukaudesta, jolloin erä tulee maksettavaksi, ei rakentamisen vaihetta. Sisäisen valvonnan osalta ohjeet ovat voimassa toistaiseksi. Osavuosikatsaukset Osavuosikatsaukset sekä toiminnasta että taloudesta tehdään per ja per tilanteista lautakunnille, kaupunginhallitukselle ja valtuustolle. Osavuosikatsauksissa käsitellään tavoitteiden sekä määrärahojen ja tuloarvioiden toteutumista. Osavuosikatsaukset ovat välitarkasteluja mahdollisia talousarvion muutostarpeita varten sekä valmistautumista tilinpäätökseen. Osavuosikatsauksia on syytä valmistella niin, että se on valmiina kauden päättymisestä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Osavuosikatsauksista annetaan erillinen ohjeistus. Osavuosikatsauksessa hyödynnetään yhä enemmän Opiferus-ohjelmaa ja siitä on tarkoitus tehdä tiivis visuaalinen katsaus. Henkilöstöä koskevat periaatteet Täyttölupamenettely Avoimeksi tulevat virat ja toimet ovat täyttölupamenettelyssä. Henkilöstön poissaolotilanteissa voidaan yksittäistapauksittain harkiten palkata sijainen, mikäli kyseessä on - vuorotyö tai vuorotyön luonteinen tehtävä - laissa, asetuksessa tai muussa velvoittavassa ohjeessa määritelty henkilöstön minimimitoitus - potilas- tai asiakasturvallisuuden, asiakaspalvelun, asian kiireellisyyden tai kaupungille koituvan taloudellisen seuraamusuhan vuoksi välttämätön tilanne. Näissä tilanteissa sijaisen ottaminen saatetaan tiedoksi hallitukselle. Kaikissa muissa tilanteissa tehtävän avauduttua palvelussa suoritetaan kriittinen arviointi palveluvelvoitteen täyttämisen vaihtoehdoista. Läpikäynnissä otetaan huomioon myös muissa palveluissa käytettävissä olevat resurssit. Sote-muutoksen lähestyessä henkilöstön eläköitymistä seurataan

5 Talousarvio Vuosilomat erityisen huolellisesti 2-3 vuotta eteenpäin ja esimiehiä kannustetaan ottamaan lähestyvä eläkeikä keskusteluun hyvissä ajoin. Vuosiloman kohdentamisessa hyödynnetään sopimuksen mukainen koko lomakausi (toukokuusyyskuu) mahdollisimman laajasti. Tällöin loma-aikojen palvelutuotantoa rasittava vaikutus voidaan jakaa tasaisesti ja minimoida haitat. Samalla vähennetään painetta sijaisten palkkaamiseen. Vuosilomien sijaistamisessa pyritään mahdollisuuksien mukaan hyödyntämään omaa henkilöstöä silloin kun se on mahdollista. Osa-aikaisen henkilöstön vuosilomakohtelu ei poikkea normaalitilanteesta. Palvelussuhteisiin liittyviä periaatteita Palvelussuhteita perustettaessa tulee tehtäväkuvaus määritellä riittävän laajasti. Työntekopaikaksi merkitään Kalajoen kaupunki sekä työpiste palvelussuhteen alkaessa. Nämä määrittelyt mahdollistavat henkilöstön joustavan sijoittamisen muuttuvissa tilanteissa. Määräaikaisen palvelussuhteen peruste on kirjattava työsopimukseen tai viranhoitomääräykseen. Perusteltuja syitä määräaikaiselle palvelussuhteelle ovat mm. sijaisuuden hoitaminen, harjoittelu, ulkopuolinen rahoitus, kausiluonteinen työ tai toiminnan uudelleen organisointi. Jokaisen määräaikaisen työsuhteen peruste on harkittava tapauskohtaisesti. Palkkauksesta vastaava taho vastaa siitä, että toistaiseksi voimassaolevia toimia ei synny ilman asianmukaista päätöksentekoa. Palkkaennakko Palkkaennakoita maksetaan vain perustellusta syystä, mikäli työn suorittaminen muutoin estyy, enintään 500 euroa / kuukausi / työntekijä. Esitys palkkaennakosta tehdään esimiehelle, joka esittää puollon tai eväyksen henkilöstöhallintoon. Palkkalaskelma Palkkalaskelma toimitetaan sähköisenä palkansaajan verkkopankkiin. Palkkalaskelma on mahdollista saada paperisena vain perustellusta syystä. Investointien tarveselvitykset Investointien tarve-esitykset vuosille on käsiteltävä lautakunnissa toukokuun loppuun mennessä ja toimitettava esitys talousjohtajalle, jotta ne ehtivät vuoden 2019 talousarvion valmisteluun mukaan. Konserniyhtiöt Konserniohjeen mukaisesti tytäryhtiöistä Kalajoen Hiekkasärkät Oy ja sen tytäryhtiö Kiinteistö Oy Kalajoen Kylpylähotelli sekä Kalajoen Lämpö Oy, Kiinteistö Oy Kalajoen Marin Park ja Kiinteistö Oy Kalajoen Vuokra-asunnot laativat vuosittain kolmivuotisen taloussuunnitelman ja investointiohjelman. Myös Kalajoen Satama Oy:n on laadittava vastaavat suunnitelmat. Suunnitelmat saatetaan tarpeellisilta osin tiivistelmänä kaupunginhallitukselle keskitetysti tiedoksi siten, että tiivistelmät toimitetaan kaupunginsihteerille ja talousjohtajalle. Konserniyhtiöiden tulee käsitellä hallituksen kokouksessa talousarviossa yhtiölle asetetut tavoitteet ja laatia tarvittaessa tarkennettuja osatavoitteita. Konserniyhtiöiden on toimitettava alustava pidemmän aikavälin investointisuunnitelma vuosille talousjohtajalle, mikäli investoinnit vaativat kaupungin antolainoitusta tai takausta. Muut asiat Kaupungin tilinpäätös vuodelta 2018 ja samalla konsernitilinpäätös 2018 on oltava valmiina mennessä. Vuoden 2018 tilinpäätökseen liittyvät aikataulut ovat seuraavat:

6 Talousarvio vuoden 2018 menoja kirjataan saakka, - vuoden 2018 tuloja kirjataan saakka, - sisäisiä siirtoja kirjataan saakka, - tase-erittelyt mennessä. Palveluissa käyttötalouden raportteja voidaan ottaa vuoden 2018 ulkoisista tuloista ja menoista jälkeen. Palveluissa tarkistetaan palvelun talousvastaavalta, että kaikki ulkoiset erät ovat mukana. KALAJOEN KAUPUNGINHALLITUS Kaupunginjohtaja JUKKA PUOSKARI Jukka Puoskari Talousjohtaja PIRJO MÄNNISTÖ Pirjo Männistö