LÄÄKKEIDEN ANNOSJAKELUN PALVELUJEN HANKINTA 1 HANKINNAN KOHTEEN YLEISKUVAUS

Transkriptio

1 Lääkkeiden annosjakelu 1 (10) LÄÄKKEIDEN ANNOSJAKELUN PALVELUJEN HANKINTA 1 HANKINNAN KOHTEEN YLEISKUVAUS Hankinnan kohteena ovat Ylä-Savon SOTE ky:n ja Kuopion kaupungin lääkkeiden annosjakelun palvelut. Kyseinen palvelu on terveydenhuoltolaissa määriteltyä sairaanhoitopalvelua. Lääkkeiden annosjakelun palveluja hankitaan vanhusten avopalvelujen (kotihoito ja palvelutalot), hoiva-asumisen ja vammaispalvelujen asiakkaille. Palveluntuottajalla tulee olla valmius ottaa palvelun piiriin myös muita tilaajan osoittamia asiakkaita Kotihoidon ja palvelutalojen asiakkaista lääkkeiden koneellisen annosjakelun piirissä on vuoden 2014 aikana arviolta yhteensä Ylä-Savon SOTE ky:n osalta 961 asiakasta, joista 40 asiakkaalle lääkkeet annostellaan dosetteihin (Iisalmi 521 asiakasta, Kiuruvesi 212 asiakasta, Sonkajärvi 150 asiakasta ja Vieremä 78 asiakasta). Kuopiossa on lääkkeiden annosjakelun palvelun piirissä 561 asiakasta (Kuopion keskusta 143 asiakasta, Pohjoinen alue 136 asiakasta Männistö 84 asiakasta ja Puijonlaakso 52 asiakasta, Eteläinen alue 126 asiakasta Levänen Petonen Pyörö - Saaristokaupunki 81 asiakasta ja Karttula 45 asiakasta, Koillinen alue Nilsiä 75 asiakasta, Maaninka 62 asiakasta, Vehmersalmi 13 asiakasta, Riistavesi 6 asiakasta). Tilaaja määrittelee aina asiakkaat, jotka kuuluvat tämän hankinnan piiriin ja toimittaa tiedon yksittäisen asiakkaan annosjakelun käynnistämisestä siirto- ja tilauslomakkeella palveluntuottajalle. Palvelun piiriin kuuluvien asiakkaiden määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana. Mikäli annosjakelua tarvitsevien asiakkaiden määrä kasvaa sopimuskauden aikana, tulevat he kuulumaan tämän hankinnan piiriin. Annosjakelu on toimintaa, jossa apteekki toimittaa lääkkeet toimintayksiköihin erissä valmiiksi kerta-annoksiksi jaettuina erinä. Palveluun liittyy olennaisena osana asiakkaan kokonaislääkityksen kartoitus yhteistyössä hoitavan lääkärin kanssa sekä asiakkaalle säännöllisesti toimitettava, ajan tasalla pidettävä lääkekortti. Mikäli asiakkaan lääkityksessä on epäselvyyttä annosteluun tai lääkitykseen liittyen tai asiakkaan kokonaislääkityksessä on merkittäviä yhteisvaikutuksia, apteekki on näistä yhteydessä hoidosta vastaavaan yksikköön ennen annosjakelun toteutusta. Lääkkeiden koneellinen annosjakelu tulee kattaa kaikki asiakkaan lääkkeiden koneelliseen annosjakeluun soveltuvat lääkkeet. Annosjakeluun voidaan sisällyttää myös kuurilääkkeitä, mikäli ne soveltuvat/ajoittuvat säännölliseen tilausaikatauluun. Annosjakeluun voidaan ottaa myös puolitettuja lääkkeitä siinä tapauksessa, mikäli asiakkaan lääkitystä ei voida muulla annoskoolla kokonaisella tabletilla toteuttaa. Lääkkeiden koneellinen annosjakelu tulee ajankohtaiseksi yleensä silloin, kun jatkuva lääkehoito käsittää useita eri lääkkeitä tai lääkehoidon toteuttamisessa tarvitaan apua. Koneellisen annosjakelun tavoitteena on tukea turvallisen ja rationaalisen lääkehoidon toteutumista. Ennen annosjakelun käynnistämistä, tarkistetaan lääkkeiden yhteis- ja haittavaikutukset. Annosjakelulääkkeet valitaan edullisista vaihtokelpoisista lääkkeistä, jolloin kustannusvaikutukset tulevat asiakkaan eduksi. Palvelun tilaaja toimittaa apteekkiin asiakkaan ajan tasalla olevan lääkelistan ja ilmoittaa käytössä olevista itsehoitolääkkeistä ja luontaistuotteista sekä mahdollisista lääkeaineallergioista. Kaikista lääkärin määräämistä lääkkeistä tulee olla reseptit. Resepteissä tulee olla merkintä Annosjakelu ja lääkemääränä vuoden annos. Lääkkeen ottoajankohdan ja käyttötarkoituksen tulee myös käydä ilmi reseptistä/lääkelistasta. Lääkitysmuutoksista tulee aina olla lääkärin kirjallinen hyväksyntä.

2 Lääkkeiden annosjakelu 2 (10) Palveluntuottaja tarkistaa asiakkaan kokonaislääkityksen, huomioi ja keskustelee mahdollisista yhteisvaikutuksista, päällekkäisistä ja turhista lääkkeistä hoitavan lääkärin kanssa. Prosessi toteutetaan uusien asiakkaiden annosjakelua aloitettaessa ja lääkemuutosten yhteydessä. Mahdollisuuksien mukaan käytössä olevien lääkkeiden vahvuus ja kauppanimike muutetaan vastaamaan koneellisen annosjakelun vaateita. Mikäli annosjakelussa olevaa lääkitystä ei voida jakaa koneellisesti, se voidaan toissijaisesti jakaa annostelijaan. Koneellinen annosjakelu on aina ensisijainen vaihtoehto. Annostelijaan jakamisesta palveluntuottaja sopii asiakaskohtaisesti tilaajan kanssa. Palveluntuottaja toimittaa tilaajalle aina lääkkeiden toimituksen yhteydessä lääkelistan asiakkaan kokonaislääkityksestä. Palveluntuottaja tulostaa lääkeinfon tai ohjeen lääkkeen oikeasta käytöstä asiakkaalle tai palvelun tilaajalle. Palvelun tilaajalla on mahdollisuus saada lisätietoa lääkkeistä ja lääkehoidosta palvelun tuottajalta. Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeet kahden viikon välein automaattisesti, ellei hoitoyksikkö peru tilausta yksittäisen asiakkaan osalta tai ole sovittu muusta annosjakelujaksosta (esim. 1 vko). Annosjakelujakson pituuteen voi tulla muutos, esimerkiksi myös silloin, jos asiakas on poissa hoitoyksiköstä tai kotoa. Peruminen tapahtuu yhteisesti sovitulla toimintatavalla (esim. puhelimitse). Palvelun tilaaja toimittaa kirjallisen ilmoituksen yksittäisen asiakkaan annosjakelun päättymisestä palveluntuottajalle. Lääkemuutoksen yhteydessä palveluntuottajalle toimitetaan lääkärin allekirjoittama resepti ja uusi lääkelista. Palveluntuottaja toimittaa lääkemuutoksen mukaiset lääkkeet tilaajalle. Tilaajan hoitohenkilöstö voi poistaa muuttuneen lääkkeen annosjakelupussista/dosetista. Palveluntuottajalla tulee olla lääkkeiden tunnistamiseen liittyvä tukipalvelu, jota tilaajan henkilöstö voi käyttää esim. poistaessaan lääkkeitä annosjakelupussista /dosetista. Palveluntuottajalta tulee olla saatavissa tukipalvelua apteekin aukioloaikana. Palveluntuottajan tulee kuvata tukipalvelu. Uuden lääkkeen toimittamisesta kesken annosjakelujakson vastaa palveluntuottaja. Palveluntuottaja vastaa lääkemuutoksen toteuttamisesta ennen lääkkeiden toimitusta palvelun tilaajalle muutosilmoituksen avulla ja samalla varmistaa, että muutokselle on olemassa lääkärin vahvistus. Asiakkaalla on kerralla kotonaan enintään kahden viikon lääke-erä, mikäli ei erikseen muuta sovita. Näin voidaan vähentää esimerkiksi lääkitysmuutoksista aiheutuvaa lääkehävikkiä eikä potilaan kotiin kerry tarpeettomia lääkkeitä. Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle Ylä-Savon SOTE ky:n osalta kolmen (3) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta ja Kuopion kaupungin osalta kahden (2) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta, kun tilaus on tehty tilauspäivänä klo 12 mennessä. Tilaajan tulee olla mahdollista tehdä tilaukset arkipäivisin maanantai - perjantai virka-aikaan Kiireelliset lääketoimitukset on kuvattu kohdassa 3. Uusille annosjakelu asiakkaille palveluntuottaja toimittaa lääkkeiden toimituksen yhteydessä annosjakeluesitteen, jossa on pussin avausohjeet sekä erikseen sovittaessa maksullinen asiakkaan kustantama säilytyslaatikko. Palveluntuottajan tulee olla mukana kehittämässä uusia toimintatapoja lääkkeiden säilytysratkaisuihin sopimuskauden aikana.

3 Lääkkeiden annosjakelu 3 (10) 2 PALVELUN SISÄLTÖ 2.1 Palvelun suorittaminen Palveluntuottaja vastaa kokonaisuudessaan lääkkeiden koneellisesta annosjakelusta sekä annospussien tai muulla tavalla pakattujen lääke-erien toimittamisesta tilaajalle kohdassa 2.2. kuvatulla tavalla alueittain. Sopimuskauden alkaessa valittu palveluntuottaja vastaa olemassa olevien annosjakelureseptien siirrosta yhteistyössä nykyisten lääkkeiden annosjakelusta vastaavien apteekkien kanssa. Uusien asiakkaiden osalta asiakkaan käytössä olevat lääkkeet luovutetaan apteekkiin, joka jakaa ne asiakkaan dosetteihin, kunnes kaikki lääkkeet ovat annosjakelun piirissä. Apteekki noutaa lääkkeet ja dosetit toimintayksiköistä. Annospussien tai muulla tavalla pakattujen lääke-erien toimittaminen suoritetaan kahden viikon välein kaikkiin kohteisiin. Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeet tilaajan toimintayksikön sisätilaan sovittuun paikkaan (poislukien Kiuruveden alue, jossa toimii tilaajan lähetti). Annospussien tai muulla tavalla pakattujen lääke-erien jakelu tilaajalle tulee suorittaa arkisin klo välillä, mikäli ei erikseen toisin sovita. Tarkemmat jakelupäivät ja rytmitys sekä aikataulut suunnitellaan yhdessä tilaajan edustajan ja valituksi tulleen palveluntuottajan kanssa tarkoituksenmukaisella tavalla. 2.2 Annosjakelupussit tai muulla tavalla pakatut lääke-erät Lääkkeet tulee toimittaa toimintayksikköön (poislukien Kiuruveden alue, jossa toimii tilaajan lähetti) siten, että lääkkeet on jaoteltu pienempiin osasto palvelutalo tiimi - jne. kohtaisiin ryhmiin. Yhden toimintayksikön lääkkeet tulee olla yhdessä laatikossa. Annosjakelulääkkeiden kuljetus eri toimijoiden ja työpisteiden välillä tapahtuu sinetöidyssä kuljetuslaatikossa. Vastaanottaja tarkistaa sinetin aukaisemattomaksi ja kuittaa lääkkeet vastaanotetuksi. Annosjakelupussi tai muulla tavalla pakattu lääke-erä sisältää asiakkaan yhden ottokerran lääkkeet. Pussi tai vastaava on vähintään toiselta puolen läpinäkyvä. Annospussissa tai muulla tavalla pakatussa lääke-erässä tulee lukea potilaan nimi, syntymäaika, pussissa olevien lääkkeiden nimet ja määrät sekä lääkkeen ottoajankohta (päivämäärä, viikonpäivä ja vuorokauden aika, tarvittaessa kellon aika). Annosjakelupussit tai muulla tavalla pakatut lääke-erät tulee olla helppokäyttöisiä. Lääkkeiden annosjakelupussin tulee olla asiakkaan toimintakykyyn nähden helppokäyttöinen. Mikäli asiakas on aikaisemmin kyennyt ottamaan itsenäisesti lääkkeet annosjakelupussista eikä asiakkaan toimintakyky ole tästä muuttunut, valitun palveluntuottajan tulee tarjota sellainen lääkkeiden koneellisen annosjakelun vaihtoehto, joka takaa asiakkaan itsenäisen suoriutumisen myös jatkossa. Tilaajalla on oikeus auditoida tarjottu vaihtoehto ennen sopimuksen allekirjoittamista.

4 Lääkkeiden annosjakelu 4 (10) Ylä-Savon SOTE ky määrittää asiakaskohtaisen toimitustavan seuraavista: - Jakelu tilaajan seuraaviin toimintayksiköihin: - Iisalmi Ylä-Savon Sote ky / KOTIHOITO Kankaankatu 1A Iisalmi Palvelukeskus Kirkonsalmi Auringonkehrä Iisalmi Palvelukeskus Kangaslampi Lepokankaantie 8A Iisalmi Palvelukeskus Onnimanni Lepokankaantie 8C Iisalmi Hoitokoti Paloispirtti Taavetinkuja 3A Iisalmi - Sonkajärvi Sonkajärven kotihoito Rutakko Taivallahdentie 4A Sonkajärvi Sonkajärven kotihoito Onnela Lyseotie Sonkajärvi Sonkajärven kotihoito Sukeva Kallantie Sukeva Sonkajärven kotihoito Sonkajärvi / Koivula Koulutie SonkajärvI Palvelukeskus Tuulikannel Taivallahdentie 4B Sonkajärvi Seniorikeskus Mosaiikki Koulutie Sonkajärvi - Vieremä Vieremän kotihoito Ahdintie 4b Vieremä Palvelukeskus Sotkanhelmi Malilantie Vieremä

5 Lääkkeiden annosjakelu 5 (10) - Kiuruvesi tilaajan lähetti kuljettaa kunnan sisällä - kaikissa kunnissa kotiinkuljetus taajama-alueella hoito- ja palvelusuunnitelman mukaisesti - kaikissa kunnissa asiakas tai omainen voi hakea lääkkeet myös suoraan apteekista, jos näin on sovittu hoito- ja palvelusuunnitelmassa Kuopion kaupunki määrittää asiakaskohtaisen toimitustavan seuraavista: - Jakelu tilaajan seuraaviin toimintayksiköihin: - Eteläinen alue Leväsen kampus Eteläinen kotihoito Leväsentie 27 Hoitokodit 1-2 Leväsentie 27 Dementiayksikkö Leväsentie 27 Pyörön kampus Pyörö Pyörönkaari 28 Tervaniityn palvelutalo Tervaniitynkatu 3 Karttulan aluekampus Kotihoito Sairaalatie 10 Marinpiha Räätälintie 10 Jaakkola Sairaalatie 10 Ainola Vanhainkodintie 12 - Keskinen alue Alavan kampus Kirkko - Niiralatiimi Puijonkatu 22 Toritiimi Tulliportinkatu 17 G Haapaniemi Siikaniemenkatu 4-6 Alava Siikaniemenkatu 4-6 Keskustan kampus Minnatiimi Tulliportinkatu 17 G Satamatiimi Tulliportinkatu 17 G Suokatu Suokatu 6 - Pohjoinen alue Männistön kampus Mäntylä (Caritassäätiö) Untamonkatu 5 Männistö - Itkonniemi -tiimit (Caritassäätiö) Untamonkatu 5 Saarijärven tiimi Untamonkatu 5 Pienryhmäkoti Honkaranta Sandelsinkatu 14 Puijonlaakson kampus Puijotiimi Sammakkolammentie 12 Ryhmäkoti Iltarusko (sis. Puijotiimiin) Sammakkolammentie 12 Päiväranta Inkilätiimi Inkiläntie 2 - Koillinen alue Maaningan aluekampus

6 Lääkkeiden annosjakelu 6 (10) Kotihoidon tiimit Ollintie 11 Ainola Ollintie 11 Kotikulma Ollintie 11 Viljami Ollintie 15 Ollinkulma Ollintie 13 Nilsiän aluekampus Kotihoidon tiimit Syvärintie 22 Iltatuuli 2 Kalevantie 4 Lokottaja Syvärintie 22 Ollukka Syvärintie 22 Riistaveden aluekampus Riistaveden kotihoito Vaarutie 1 Riistaveden osasto Museotie 3 Riistaveden hoitokoti Museotie 3 Vehmersalmen aluekampus Vehmersalmen kotihoitokeskus Laivarannantie 1 - Kaikilla alueilla asiakas tai omainen voi hakea lääkkeet myös suoraan apteekista, jos erikseen on niin sovittu. 2.3 Lääkkeiden annosjakelun käyttöönoton aloituspalaveri Palvelun aloituspalaverissa apteekin annosjakeluvastaava/-t ja tilaajan yksiköiden edustajat sopivat annosjakelun käytännön järjestelyistä kuten käytännön toiminnasta, tiedonkulusta, laskutuksesta jne. ja siirtymävaiheen käytännöistä ja menetelmistä. Tarvittaessa palveluntuottaja perehdyttää toimintayksiköt käyttämään lääkkeiden koneellista annosjakelua ilman eri korvausta. Tilaajan yksiköistä luovutetaan annosjakeluun soveltuvien asiakkaiden ajan tasalla olevat lääkelistat apteekin annosjakeluvastaavalle lääkkeiden kokonaistarkastusta varten. 2.4 Lääkkeiden tarkastus Apteekissa tarkastetaan asiakkaiden kokonaislääkitykset lääkelistoista. Tarkistuksessa huomioidaan erityisesti mahdolliset yhteisvaikutukset ja päällekkäislääkkeet. Myös lääkelistan epäselvyydet esim. annostuksen osalta tulee selvittää. Lääkelistaan merkitään tarkastuksen tulokset ja mahdolliset lääkitysmuutosehdotukset vastaamaan annosjakelukoneen valikoimaa. Apteekin annosjakeluvastaava ja hoitava lääkäri (ja/tai mahdollisesti myös hoitaja) käyvät asiakkaan lääkityksen ja apteekin merkinnät läpi. Lääkäri arvioi asiakkaan lääkehoidon ja karsii mahdolliset tarpeettomat lääkkeet pois. 2.5 Reseptien kirjoitus ja uusiminen Lääkäri kirjoittaa vuoden reseptit koneellisen annostusjakelumerkinnöin.

7 Lääkkeiden annosjakelu 7 (10) Reseptit säilytetään apteekissa ja reseptien uusiminen on apteekin vastuulla. Apteekin tulee hoitaa reseptien uusiminen maksutta. Palveluntuottajalla tulee olla mahdollisuus e-reseptin käyttöön. Palveluntuottajaa edellytetään ottamaan e resepti viivytyksettä käyttöön, kun se on valtakunnallisesti mahdollista. 3 ANNOSJAKELUMUUTOKSET Lääkäri vahvistaa lääkemuutokset antamalla lääkemääräyksen apteekkiin joko kirjallisesti, sähköisesti tai puhelimitse. Tilaajan henkilöstö tilaa lääkkeet ja tekee lääkemuutokset lääkelistalle tai muulla erikseen sovitulla dokumentilla. Apteekissa annosjakelutilaus tehdään apteekin reseptinkäsittelyohjelman kautta, jolloin annosjakeluvastaava tarkistaa aina tilauksen ennen lähettämistä. Tilaus siirtyy annosjakeluyksikköön sähköisesti suojattua yhteyttä pitkin. Toimintayksiköstä tulevat tilaus- ja muutoslomakkeet säilytetään apteekissa kaksitoista (12) kuukautta saapumispäivästä lukien. Apteekki varmistaa, että annosjakelutoimitus vastaa tilausta. Lääkitysmuutokset käydään läpi vertaamalla muutosdokumenttia ja tilauksen mukana tullutta annostuskorttia. Tarkastus kuitataan apteekkiin jäävään annostuskorttiin. Tilaajan henkilöstö lähettää telefaksina tai muutoin suojattua yhteyttä käyttäen apteekkiin tilauslomakkeen määrättyyn ajankohtaan mennessä. Lomakkeessa on asiakkaiden nimet ja syntymäajat sekä selvitys siitä, mitä muutoksia asiakkaiden lääketilaukseen on tulossa. Lääkäri vahvistaa muutokset sovitulla tavalla (esim. Lääkäri hyväksyy muutoksen sähköisesti Pegasos potilastietojärjestelmästä asiakkaan lääkelistalle tehtyjen muutosten jälkeen. Lääkemuutoksen voi päivittää lääkelistalle myös hoitaja, mutta hyväksyminen on aina lääkärin vastuulla). Kiireettömät lääkemuutokset toteutetaan aina annosjakelujakson vaihtuessa. Kiireelliset muutokset, kuten esimerkiksi kesken annosjakelujakson aloitettavat lääkelisäykset tai tilaajasta johtuvat puutteelliset toimitukset, toimitetaan toimintayksikköön erillisissä lääkepakkauksissa ilman eri korvausta mahdollisimman pian huomioiden lääkehoidon tarve lääkärin ohjeen mukaan ja viimeistään seuraavan kuljetuksen yhteydessä, kuitenkin kahden (2) arkipäivän sisällä. Mikäli virheellinen toimitus johtuu palveluntuottajasta, palveluntuottajan tulee toimittaa virheetön lääke-erä viimeistään seuraavana päivänä. Tilaaja voi korvauksetta keskeyttää annosjakelun asiakkaan joutuessa sairaalaan tai päättää annosjakelun asiakkaan poistuessa palvelun piiristä. Jos asiakkaan lääkkeet ovat tilattu ja annospussit tai vastaavat jaettu ennen apteekin saamaa tietoa keskeytyksestä, veloitetaan lääke-erä asiakkaalta ja toimitusmaksu tilaajalta. Asiakas saa jokaisen lääke-erän yhteydessä ajan tasalla olevan annostuskortin. Apteekki huolehtii toimintayksikön hävitettävien lääkkeiden kuljettamisesta apteekkiin lääketoimitusten yhteydessä (poislukien Kiuruvesi, jossa hävitettävät lääkkeet apteekkiin kuljettaa kunnan alueella tilaajan lähetti). 4 TOIMIJOIDEN VÄLINEN YHTEYDENPITO Apteekissa tulee olla nimettynä annosjakeluvastaavat ja varahenkilöt, jotka hoitavat käytännön yhteydenpidon tilaajan henkilöstöön ja lääkäreihin. Nämä henkilöt vastaavat myös lääkeneuvonnasta ja muusta toimintayksikön farmaseuttisesta tuesta (esim. lääkevalmisteiden tunnistamisen tuesta tilaajan henkilöstölle, jos lääkkeitä

8 Lääkkeiden annosjakelu 8 (10) joudutaan poistamaan tai lisäämään tilaajan toimintayksiköissä). Palveluntuottaja sitoutuu kehittämään lääkkeiden annosjakeluprosessia yhdessä tilaajan kanssa. 5 PALVELUN LAADUNVALVONTA JA RAPORTOINTI 5.1 Palvelun laatupoikkeamien seuranta Palveluntuottaja seuraa ja dokumentoi laatupoikkeamia valmistusprosessista lähtien aina lääkevalmisteen asiakkaalle päätymiseen saakka. Laatupoikkeamat tiedotetaan välittömästi tilaajan yhdyshenkilölle tehtäväalueen mukaisin erittelyin. Mikäli laatupoikkeama ilmenee, ryhdytään tilanteen edellyttämiin toimenpiteisiin välittömästi. Ensisijaisesti varmistetaan, että asiakkaalle ei ole aiheutunut haittaa tai vaaraa. Mikäli lääke puuttuu, se korvataan ilman, että asiakkaalle tulee lääkehoitoon katkoksia. Jokainen laatupoikkeama kirjataan laatupoikkeamalomakkeelle, se arvioidaan, syy selvitetään ja ryhdytään ehkäiseviin toimenpiteisiin vastaavanlaisen poikkeaman välttämiseksi. Laatupoikkeamat kirjataan ja käsitellään prosessin jokaisessa vaiheessa myös tilaajan toimesta toimintayksikössä. Palveluntuottaja vastaa poikkeamista aiheutuneista lisäkustannuksista. Palveluntuottajalla tulee olla luotettava laadunvarmistusjärjestelmä. Myös Läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan ja arvioidaan. Apteekki ylläpitää seurantaa annosjakelun laadunvalvonnasta ja sujuvuudesta. 5.2 Lääketoimitusten jatkuvuus Lääketoimitusten tulee jatkua keskeytymättöminä. Ylitsepääsemättömän esteen ilmaantuessa koneellisesta annosjakelusta siirrytään väliaikaisesti manuaalijakamiseen. 5.3 Yhteistyöpalaverit Annosjakelun toteutumista seurataan yhteistyöpalavereissa, joita järjestetään vähintään yksi kaksi kertaa vuodessa sekä aina tarvittaessa. Yhteistyöpalaverissa on läsnä apteekista ja toimintayksiköstä vastuuhenkilöt ja tarvittaessa muuta henkilöstöä. Yhteistyöpalaverissä käydään läpi palvelun toimivuutta ja laatua sekä kartoitetaan mahdollisia kehityskohteita puolin ja toisin. Yhteistyöpalavereista kirjoitetaan pöytäkirja ja sovittujen kehittämistoimenpiteiden toteutumista seurataan. 5.4 Asiakastyytyväisyys Annosjakelun onnistumista seurataan asiakastyytyväisyyttä mittaavilla kyselyillä sovituin väliajoin. Asiakastyytyväisyyskyselyn järjestämisestä toimintayksiköille tulee sopia tilaajan kanssa yhteistyössä. Palveluntuottajalle voidaan antaa tehtäväksi laatia asiakaskyselyjen tulosten ja saadun palautteen perusteella kehittämissuunnitelmat, jotka voidaan käydä läpi ja joiden toteutumista voidaan seurata yhteistyöpalavereissa. Palveluntuottaja kerää säännöllisesti palautetta toiminnastaan ja tekee korjaavat toimenpiteet oma-aloitteisesti.

9 Lääkkeiden annosjakelu 9 (10) 5.5 Muut raportoitavat tiedot Palveluntuottajan tulee raportoida tilaajan yhteyshenkilölle/-henkilöille kaksi kertaa vuodessa (tammi- ja heinäkuussa) seuraavat tiedot säännöllisten annosjakelu asiakkaiden osalta: Toimituspisteiden lukumäärä Toimituskerrat Uusien ja poistuneiden asiakasmäärät Koneellisen annosjakelun piirissä olevien asiakkaiden lukumäärä yksiköittäin Dosettijaon piirissä olevien asiakkaiden lukumäärä yksiköittäin Laskutetut eurot Kustannustiedot yksiköittäin Laatupoikkeamat Palvelun tuottaja sitoutuu kehittämään raportointia yhdessä tilaajan kanssa sopimuskauden aikana. 6 ARKISTOINTI JA DOKUMENTOINTI Asiakkaan lääkitystiedot säilytetään 12 kuukauden ajan apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmässä. Lääketilaukset, lääkitysmuutostiedot ja annostuskorttien kopiot säilytetään 12 kuukautta. Näiden lisäksi annosjakeluyksiköstä tarvittaessa löytyy jokaisesta annospussista tai muulla tavalla pakatusta lääke-erästä kuva tai muu raportti mahdollisten poikkeamien tai muiden epäselvyyksien selvittämistä varten. Laskutusdokumentaatio säilytetään verottajan ohjeiden mukaisesti. 7 PALVELUN KEHITTÄMINEN Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun ostajan kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Palvelua tullaan tulevaisuudessa kehittämään erityisesti sähköisiä tietokantoja ja yhteyksiä käyttäen. Palveluntuottaja sitoutuu ottamaan käyttöön sähköisen lääkemääräyksen heti, kun se soveltuu apteekkien sopimusasiakkaille ja annosjakelun piirissä oleville. 8 VASTUUNJAKOTAULUKKO VASTUUALUE TOIMINTAYKSIKKÖ APTEEKKI LÄÄKÄRI ASIAKAS Lääkekustannukset Lääkehoidon tarkastus Reseptien uusinta Reseptien säilytys ja seuranta

10 Lääkkeiden annosjakelu 10 (10) Lääkemuutoksista ilmoittaminen apteekille Annosjakelun tilaus apteekista Apteekkiin saapuneen tilauksen lääke- ja annosmuutosten tarkistus ja käsittely Lääkkeiden tilaaminen annosjakeluyksiköstä Lääkkeiden hävittäminen Annospussien tai muulla tavalla pakattujen lääkeerien vastaanottaminen ja toimittaminen tilaajalle toimintayksikköön Kuljetuksen järjestäminen apteekin ja tilaavien toimintayksikköjen välillä Kuljetuksen vakuuttaminen Lääkkeiden säilytyslaatikko (dosetti tai muu annostelija)