LIITE 1b, Palvelukuvaus

Transkriptio

1 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 1(8) Sisällys 1. PALVELUN SISÄLTÖ PALVELUN SUORITTAMINEN ANNOSPUSSEIHIN PAKATUT LÄÄKE-ERÄT PALVELUN ALOITUSPALAVERI JA KOULUTUS LÄÄKKEIDEN TARKASTUS RESEPTIEN KIRJOITUS JA UUSIMINEN ÄKILLISET LÄÄKETARPEET MAKSUT ANNOSJAKELUMUUTOKSET HENKILÖSTÖ TOIMIJOIDEN VÄLINEN YHTEISTYÖ PALVELUN LAADUNVALVONTA JA RAPORTOINTI PALVELUN LAATUPOIKKEAMIEN SEURANTA LÄÄKETOIMITUSTEN JATKUVUUS YHTEISTYÖPALAVERIT ASIAKASTYYTYVÄISYYS RAPORTOINTI ARKISTOINTI JA DOKUMENTOINTI VASTUUJAKOTAULUKKO... 8

2 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 2(8) LÄÄKKEIDEN KONEELLISEN ANNOSJAKELUPALVELUN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET SEKÄ PALVELUKUVAUS Tässä dokumentissa on esitetty ostettavan Palvelun vähimmäisvaatimukset ja palvelukuvaus. Jotta tarjoaja voi jättää tarjouksen, kaikkien alla olevien vaatimusten tulee täyttyä tarjotussa Palvelussa. Tässä dokumentissa Tilaajalla tarkoitetaan Pirkkalan yhteistoiminta-aluetta. 1. PALVELUN SISÄLTÖ 1.1. PALVELUN SUORITTAMINEN Palveluntuottaja vastaa kokonaisuudessaan lääkkeiden koneellisesta annosjakelusta sekä annospusseihin pakattujen lääke-erien toimittamisesta Tilaajan toimipisteisiin. Sopimuskauden alkaessa valittu Palveluntuottaja vastaa olemassa olevien annosjakelun toteuttamisessa tarvittavien asiakastietojen siirrosta yhteistyössä nykyisen koneellisesta annosjakelusta vastaavan palveluntuottajan sekä palveluasumisen ja kotihoidon kanssa. Tilaajan tulee voida tehdä lääketilaukset arkisin (ma-pe) apteekin aukioloaikoina, siten että tilauksia voi tehdä virka-ajan puitteissa. Tilaaminen tapahtuu Palveluntuottajan sähköisellä tilausjärjestelmällä. Poikkeustilanteissa lääkkeet voi tilata paperilomakkeella (esim. sähköisen tilausjärjestelmän tilapäinen toimimattomuus) Lääke-erien toimitus toimipisteisiin suoritetaan arkisin klo välillä, mikäli ei Tilaajan kanssa erikseen toisin sovita. Tarkemmat jakelupäivät ja rytmitys sekä aikataulut, Tilaaja suunnittelee yhdessä valituksi tulleen Palveluntuottajan kanssa. Palveluntuottajan tulee toimittaa tilaukset viiden (5) arkipäivän kuluessa tilauksesta. Palveluntuottaja toimittaa myös samalla kertaa ilman erillistä toimitusmaksua muut sellaiset lääkkeet, jotka eivät sovellu koneelliseen annosjakeluun. Toimituserä on kahden (2) viikon lääke-erä, mikäli ei erikseen muuta sovita ANNOSPUSSEIHIN PAKATUT LÄÄKE-ERÄT Lääkkeet toimitetaan toimipisteittäin jaoteltuna.

3 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 3(8) Lääkkeiden annostelu sisältää asiakkaan viikon lääkkeet jaettuna kertaannoksiin. Annospussin on oltava vähintään toiselta puolen läpinäkyvä. Annospussissa tulee lukea vähintään asiakkaan koko nimi, syntymäaika, lääkkeiden ottopäivämäärä, viikonpäivä ja ottoajankohta. Annospussien mukana tulee toimittaa asiakkaan ajantasainen lääkityslista, josta ilmenee lääkkeiden nimet, vahvuus, määrät ja lääkkeiden ottoajankohta. Lisäksi annospussien toimituksesta tulee käydä selville, mihin toimipisteeseen se toimitetaan. Annospussijakelusta tulee pystyä irrottamaan tarvittaessa kerta-annos mukaan otettavaksi. Irrotetussa kerta-annoksessa tulee lukea päivämäärä, viikonpäivä, vuorokaudenaika ja kellonaika, jolle lääkkeet on jaettu sekä asiakkaan suku- ja etunimet. Annospussien säilytyskotelot sisältyvät koneellisen annosjakelupalvelun hintaan PALVELUN ALOITUSPALAVERI JA KOULUTUS Palvelun aloituspalaverissä Palveluntuottajan annosjakeluvastaava ja Tilaajan edustajat sopivat annosjakelun käytännön järjestelyistä kuten tiedonkulusta ja siirtymävaiheen käytännöistä ja menetelmistä. Tilaaja luovuttaa annosjakeluun soveltuvien asiakkaiden ajan tasalla olevat lääkityslistat Palveluntuottajan annosjakeluvastaavalle lääkkeiden kokonaistarkastusta varten. Palveluntuottaja perehdyttää Tilaajat Palvelun käyttämiseen ilman erillistä korvausta. Palveluntuottaja vastaa koulutuksen toteuttamisesta. Koulutuksessa tulee olla läsnä Palveluntuottajan henkilöstöä (mukaan lukien kuljetus). Koulutus toteutaan Tilaajan tiloissa. Palvelun toimintamallista sovittaessa noudatetaan Lääkkeiden potilaskohtaisen annosjakelun hyvät toimintatavat- ohjetta (Sosiaali- ja terveysministeriö, 2016). Ohje on tarjouspyynnön liitteenä LÄÄKKEIDEN TARKASTUS Palveluntuottaja tarkastaa asiakkaiden kokonaislääkitykset lääkityslistoista. Tarkistuksessa huomioidaan erityisesti mahdolliset yhteisvaikutukset ja päällekkäislääkkeet. Lääkityslistaan merkitään tarkastuksen tulokset ja mahdolliset lääkitysmuutosehdotukset vastaamaan annosjakelukoneen valikoimaa.

4 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 4(8) Ennen annosjakelussa olevien lääkkeiden luovutusta Palveluntuottajan tulee tarkistaa reseptikeskuksesta, onko annosjakeluun kuuluvia reseptejä korjattu tai mitätöity. Sähköisen reseptin voi apteekki uudistaa. Uudistamispyynnön mukana menevät tiedot lääkärille uusimista varten. Pyynnöt pitää käsitellä 8 vrk:n sisällä, muuten ne vanhenevat ja uusintaa ei voi tehdä. Palveluntuottajan annosjakeluvastaava ja hoitava lääkäri (ja/tai mahdollisesti myös hoitaja) käyvät asiakkaan lääkityksen ja Palveluntuottajan merkinnät läpi. Lääkäri arvioi asiakkaan lääkehoidon ja karsii mahdolliset tarpeettomat lääkkeet pois RESEPTIEN KIRJOITUS JA UUSIMINEN Lääkäri kirjoittaa kerralla vuoden sähköiset reseptit koneellisin annostusjakelumerkinnöin. Palveluntuottajan tulee hoitaa reseptien uusiminen ilman erillistä kustannusta. Palveluntuottajan tulee seurata annosjakelussa olevien sähköisten reseptien tilannetta ja muistuttaa niiden uusimistarpeesta lääkäriä ÄKILLISET LÄÄKETARPEET Tilaajalla on oikeus tehdä lääketilauksia tällä tarjouskilpailulla kilpailutettavan Sopimuksen ulkopuolelta, mikäli tilaus perustuu asiakkaan äkilliseen tarpeeseen MAKSUT Palveluntuottaja laskuttaa lääkkeet/annosjaellut valmisteet suoraan asiakkaalta ja tämän liitteen mukaisen lääkkeiden/valmisteiden koneellisen annosjakelupalvelun Tilaajalta. 2. ANNOSJAKELUMUUTOKSET Tilaaja tilaa lääkkeet ja ilmoittaa lääkemuutokset Palveluntuottajalle yhdessä sovittavalla menetelmällä. Annosjakelutilaus tehdään Palveluntuottajan reseptinkäsittelyohjelman kautta, jolloin Tilaajan annosjakeluvastaava tarkistaa aina tilauksen ennen lähettämistä Palveluntuottajalle. Tilaus siirtyy Palveluntuottajan annosjakeluyksikköön sähköisesti ja tietoturvallisesti suojattua yhteyttä pitkin.

5 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 5(8) Tilaajalta tulevat tilaus- ja muutostiedot säilytetään Palveluntuottajalla kahdentoista (12) kuukauden ajan saapumispäivästä lukien. Tilaajalta saapuva tilaus tarkistetaan Palveluntuottajan toimesta ja varmistetaan, että toimitus vastaa tilausta. Lääkitysmuutokset käydään läpi vertaamalla muutosdokumenttia ja tilauksen mukana tullutta lääkityslistaa. Tarkastus kuitataan Palveluntuottajalle jäävään lääkityslistaan. Tilaajan toimipisteen lääkevastaava lähettää Palveluntuottajalle tilaustiedot Tilaajan ja Palveluntuottajan yhdessä määrittelemään ajankohtaan mennessä. Tilaustiedoissa on asiakkaiden nimet ja henkilötunnukset sekä selvitys siitä, mitä muutoksia asiakkaiden lääketilaukseen on tulossa. Lääkäri vahvistaa muutokset sovitulla tavalla. Kiireettömät lääkemuutokset toteutetaan aina annosjakelujakson vaihtuessa. Kiireelliset muutokset, kuten esimerkiksi kesken annosjakelujakson aloitettavat lääkelisäykset tai Tilaajasta johtuvat puutteelliset toimitukset, tulee Palveluntoimittajan toimittaa Tilaajan muihin toimipisteisiin toimitettavien annospussien mukana tai olla noudettavissa Palveluntuottajan Tilaajaa lähimmästä toimipisteestä ilman eri korvausta niin pian kuin se on palvelun tuottamisen puitteissa mahdollista. Tarvittaessa Tilaajalla on oikeus toimia kohdassa 1.6. ilmoitetulla tavalla. Mikäli virheellinen toimitus johtuu Palveluntuottajasta, Palveluntuottajan tulee toimittaa virheetön lääke-erä tarpeeseen nähden mahdollisimman nopeasti kohdan 5.2. mukaisesti. Tilaaja voi korvauksetta keskeyttää annosjakelun asiakkaan joutuessa sairaalaan tai jos asiakkaan lääkitys ei enää sovellu annosjakeluun sekä päättää annosjakelu asiakkaan poistuessa Palvelun piiristä. Jos asiakkaan lääkkeet on tilattu ja annospussit jaeltu ennen annosjakelun keskeytystä, veloitetaan lääke-erä asiakkaalta ja Palvelumaksu Tilaajalta. Asiakas saa jokaisen lääke-erän yhteydessä ajan tasalla olevan lääkityslistan. Palveluntuottaja huolehtii Tilaajan toimipisteen hävitettävien lääkkeiden, myös annosjakelun ulkopuolella olevien, kuljettamisesta hävitettäväksi lääketoimitusten yhteydessä ilman erillistä veloitusta.

6 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 6(8) 3. HENKILÖSTÖ Tarjoajalla tulee olla Palvelun tuottamiseksi riittävä määrä henkilöstöä, jolla on palvelutehtävän edellyttämä koulutus. Palveluntutotaja vastaa siitä, että Palvelua tuottava henkilöstä toimii viranomaismäärysten mukaisesti. Henkilöstöllä tulee olla riittävä suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. Sopimuksen piirissä toimivien työntekijöiden (mukaan lukien kuljetus) tulee voida keskustella Tilaajan kanssa ymmärrettävästi suomen kielellä. 4. TOIMIJOIDEN VÄLINEN YHTEISTYÖ Tilaaja toimittaa Palveluntuottajalle Tilaajan toimipisteiden annosjakeluvastaavien ja heidän varahenkilöiden yhteystiedot. Annosjakeluvastaavat hoitavat käytännön yhteydenpidon Tilaajan henkilöstöön ja lääkäreihin sekä vastaavat myös lääkeneuvonnasta ja muusta Tilaajan toimipisteen farmaseuttisesta tuesta. Palveluntuottaja huolehtii, että Tilaajan toimipisteen hoitajilla ja lääkäreillä on käytettävissä lääkekuvaukset, jossa on ajan tasalla oleva annosjakeluyksikön lääkevalikoima sekä kuvat ja kuvaukset lääkkeistä. Lääkekuvaus auttaa lääkkeiden tunnistamisessa, säästää aikaa ja lisää lääkitysturvallisuutta. Palveluntuottaja sitoutuu kehittämään lääkkeiden annosjakeluprosessia yhdessä Tilaajan kanssa. 5. PALVELUN LAADUNVALVONTA JA RAPORTOINTI 5.1. PALVELUN LAATUPOIKKEAMIEN SEURANTA Palveluntuottaja seuraa laatupoikkeamia valmistusprosessista lähtien aina lääkkeiden asiakkaalle päätymiseen saakka. Mikäli laatupoikkeama ilmenee, ryhdytään tilanteen edellyttämiin toimenpiteisiin välittömästi. Jokainen laatupoikkeama kirjataan laatupoikkeamalomakkeelle, se arvioidaan, syy selvitetään ja ryhdytään ehkäiseviin toimenpiteisiin vastaavanlaisen poikkeaman välttämiseksi. Laatupoikkeamat kirjataan ja käsitellään prosessin jokaisessa vaiheessa myös Tilaajan toimesta. Palveluntuottajalla tulee olla luotettava laadunvarmistusjärjestelmä. Myös Läheltä piti -tilanteet dokumentoidaan ja arvioidaan. Palveluntuottaja ylläpitää seurantaa annosjakelun laadunvalvonnasta ja sujuvuudesta.

7 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 7(8) 5.2. LÄÄKETOIMITUSTEN JATKUVUUS 5.3. YHTEISTYÖPALAVERIT Lääketoimitusten tulee jatkua keskeytymättöminä. Ylitsepääsemättömän esteen ilmaantuessa koneelliseen annosjakeluun, Palveluntuottaja siirtyy väliaikaisesti esimerkiksi manuaalijakamiseen. Mikäli asiakkaan lääketoimitus havaitaan puutteelliseksi, on Palveluntuottaja velvollinen toimittamaan oikeat lääkkeet mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään seuraavan päivän aikana ilman erillistä korvausta. Palvelun toteutumista seurataan yhteistyöpalavereissa, joita järjestetään vähintään yhden (1) kerran vuodessa. Yhteistyöpalaverissa on läsnä Palveluntuottajan ja Tilaajan vastuuhenkilöt sekä tarvittaessa muuta henkilöstöä. Yhteistyöpalaverissä käydään läpi Palvelun toimivuutta ja laatua sekä kartoitetaan mahdollisia kehityskohteita puolin ja toisin. Yhteistyöpalavereista kirjataan pöytäkirja ja sovittujen kehittämistoimenpiteiden toteutumista seurataan ASIAKASTYYTYVÄISYYS Palvelun onnistumista seurataan asiakastyytyväisyyttä mittaavilla kyselyillä Tilaajan kanssa sovituin väliajoin. Tilaaja vastaa asiakastyytyväisyyskyselyn järjestämisestä. Palveluntuottajalle voidaan antaa tehtäväksi laatia asiakaskyselyjen tulosten ja saadun palautteen perusteella kehittämissuunnitelmat, jotka käydään läpi ja joiden toteutumista seurataan yhteistyöpalavereissa RAPORTOINTI Palveluntuottaja raportoi ilman erillistä kustannusta Tilaajalle vähintään seuraavat asiat (koskien koko yhteistoiminta-aluetta): asiakkaiden lukumäärä toimipisteittäin toimituskerrat laskutetut kustannukset Yhteenvetotiedot toimitetaan kunnan yhteyshenkilölle yhden (1) kerran vuodessa Tilaajan kanssa sovittuna ajankohtana.

8 Lääkkeiden koneellinen annosjakelupalvelu 8(8) 6. ARKISTOINTI JA DOKUMENTOINTI 7. VASTUUJAKOTAULUKKO Asiakkaan lääkitystiedot säilytetään 12 kuukauden ajan Palveluntuottajan reseptinkäsittelyjärjestelmässä. Lääketilaukset, lääkitysmuutostiedot ja asiakaskohtaisten lääkityslistojen kopiot säilytetään 12 kuukautta. Näiden lisäksi Tilaajan toimipisteistä tulee löytyä jokaisesta annospusseihin pakatusta lääke-erästä kuva tai muu raportti mahdollisten poikkeamien tai muiden epäselvyyksien selvittämistä varten. Kuvat voidaan korvata myös sähköisellä toimintatavalla (lääkkeiden tunnistus esim. QR -koodilla). Laskutusdokumentaatio säilytetään verottajan ohjeiden mukaisesti. VASTUUALUE TILAAJA (TOIMIPISTE) PALVELUN- TUOTTAJA (APTEEKKI) LÄÄKÄRI Lääkekustannukset Lääkehoidon tarkastus Reseptien uusinta Reseptien säilytys ja seuranta Lääkemuutoksista ilmoittaminen apteekille Annosjakelun tilaus Palveluntuottajalta (apteekista) Palveluntuottajalle (apteekkiin) saapuneen tilauksen lääke- ja annosmuutosten tarkistus ja käsittely Lääkkeiden tilaaminen annosjakeluyksiköstä Lääkkeiden hävittäminen Annospusseihin pakattujen lääke-erien vastaanottaminen ja toimittaminen Tilaajalle toimipisteeseen Kuljetuksen järjestäminen apteekin ja tilaavien toimipisteiden välillä Kuljetuksen vakuuttaminen ASIAKAS