Meri-Lapin Matkailu Oy Ostopalvelusopimus

Transkriptio

1 Meri-Lapin Matkailu Oy Ostopalvelusopimus Sopimusosapuolet Meri-Lapin Matkailu Oy (jäljempänä yhtiö) Kemin kaupunki (jäljempänä myös tilaaja) Sopimuksen tarkoitus Meri-Lapin Matkailu Oy on alueorganisaatio ja myyntiyhtiö, joka markkinoi ja myy Meri-Lappia yhtenäisenä matkailualueena ja mahdollistaa keskitetyn matkailuun liittyvän tiedon ja tarjonnan saamisen. Yhtiö koordinoi ympärivuotista tuotekehitystä ja konsultoi matkailualan yrityksiä liiketoimintaprosesseissa. Sopimuskauden aikana yhtiö rekisteröityy matkanjärjestäjäksi Suomessa ja asettaa toiminnastaan Kilpailu- ja Kuluttajaviraston (KKV) edellyttämät vakuudet. Yhtiö kokoaa nykyisistä ja uusista matkailupalveluista matkapaketteja, joiden myymisen ja ennakkoon veloitettavan myynnin yhtiö matkanjärjestäjänä mahdollistaa. Keskeisin tavoite on viipymän pidentäminen, matkailutuotteiden saatavuuden varmistaminen ja matkailutulon kotimaisen ja ulkomaisen viennin kasvu. Edunvalvonnalle sekä markkinoinnille ja myynnille tehdään vuosittain toimintasuunnitelmat, joiden tavoitteena on yritysmyynnin kasvattaminen liiketoimintasuunnitelman mukaisesti sopimuskauden aikana. Yhtiöllä on sopimuskauden aikana toimipiste Kemin kaupungintalolla, jossa voidaan järjestää yritystapaamisia ja neuvotteluja sidosryhmien kanssa. Alueorganisaatio ja edunvalvonta Yhtiö toimii Meri-Lapin matkailun alueorganisaationa ajaen alueen etuja ja tunnettavuutta. Yhtiö osallistuu alueellisiin edunvalvonta- ja kehitystyöryhmiin ja koordinoi sille asetettavia tehtäviä. Yhtiö tiedottaa toiminnasta osakkaille ja kunnille säännöllisesti. Yhtiö osallistuu tapahtumakohtaisesti koulutus-, yleisö- ja sidosryhmätilaisuuksiin Kemissä. Yhtiö on FinPro ry:ssä toimivan, Suomen matkailumarkkinoinnista vastaavan VisitFinland:n (jäljempänä VF) koordinoiman asiantuntijatyöryhmän jäsen. Ryhmä suunnittelee Suomen matkailun kansainvälisiä markkinointi- ja myyntitoimenpiteitä sekä yhteispohjoismaisia toimintalinjoja ja toimenpiteitä, joita VF toteuttaa yhdessä asiantuntijaryhmän kanssa. Näiden lisäksi yhtiö osallistuu Meri-Lapille soveltuvin osin Työ- ja Elinkeinoministeriön (TEM) rahoittamiin matkailuhankkeisiin, joita VF koordinoi ja toteuttaa. Yhtiö osallistuu yhteispohjoismaiseen Visit Arctic Europe (VAE) hankkeeseen ja siihen kiinteästi kuuluvaan Kohteena Lappi hankkeeseen, jonka digitaalisuus toteutetaan yhteistyössä Lapin liiton Digi Aurora hankkeen kanssa sekä valikoituihin alueen, matkailualueiden yhteisiin ja valtakuntien rajoja ylittäviin hankkeisiin.

2 Yhtiö toteuttaa ja koordinoi Meri-Lapin matkailun ja saavutettavuuden Älykkäät ratkaisut hankkeessa toteuttavien toimenpiteiden avulla markkinointia sosiaalisessa mediassa ja muissa uusissa ratkaisuissa hankkeen päättymisen jälkeen. Markkinointitoimenpiteillä ja hankkeilla saavutetaan kansainvälistä näkyvyyttä ja Meri-Lapin yritysten tuotteet saatetaan ostettaviksi. Kansainvälisten toimenpiteiden ohella ympärivuotisen yhteis - markkinoinnin ja myynnin painopistealueena on kesä ja lähimarkkina-alueet, Suomi, Ruotsi ja Norja. Yhtiö toimii alueellisten lehdistö- ja tutustumismatkojen koordinoijana ja järjestäjänä. Markkinoinnin ja myynnin tukimateriaali 1. Meri-Lappi -esitteet Yhtiö koordinoi asiakkaille toteutettavia tuote-esitteitä, jotka edellyttävät yritysrahoitusosuuden toteutumista kannattavasti. Ostopalvelusopimukseen sisältyy Kemin kaupungin hallinnassa olevien kohteiden kuten uimahallin, tennis- ja keilahallin sekä Kemin kaupunginteatterin näkyvyys Meri-Lappi alue-esitteissä. 2. Myynnin edistäminen Yhtiö vastaa myynninedistämisestä valituilla alan messuilla ja tapahtumissa, joissa alueen kunnat ja niiden palvelutarjonta sekä tapahtumat ovat esillä. Yhtiö osallistuu valikoiduille ulkomaisille messuille ja ryhmämyyntitilaisuuksiin, joiden tavoitteena on ylläpitää ja saavuttaa uusia kansainvälisiä matkanjärjestäjäkontakteja ja sitä kautta lisätä myyntiä. Yhtiö koordinoi markkinointitoimia ja on koonnut Meri-Lapin markkinointityöryhmän, joka suunnittelee vuosittaisen markkinointisuunnitelman. Yhtiö, kuntien edustajat ja yrittäjät esittäytyvät, luovat uusia ja ylläpitävät kontakteja valikoidusti tärkeimmillä messuilla, matkanjärjestäjätapaamisissa sekä myyntipäivillä. 3. VisitMeri-Lappi.fi ja VisitSeaLapland.com - aluesivustot Yhtiö ylläpitää ajantasaista, kiinnostavaa ja laadukasta alueellista matkailusivustoa, jolla esitellään kuntien ja kaupunkien käyntikohteita ja palveluja. Sivustolle lisätään alueellisesti teemoitettuja sivustoja kuntakohtaisten pääpainopistealueiden mukaisesti esim. ostosmatkailu ja kalastus. Asukkaille suunnattu sivusto koordinoidaan tarvittaessa yhdessä Meri-Lapin kuntien ja kehittämisyhtiöiden kanssa. Yhtiö tarjoaa kunnille ja matkailuyrityksille omien sivustojen hankkimista sekä ohjelma- ja muiden palvelujen tuottajien sivustojen tuottamista Meri-Lappi - alustaan edullisesti. Malli mahdollistaa yritysten ja palvelujen markkinoinnin yhdessä internet osoitteessa. Malli on otettu käyttöön ja sen käyttöä laajennetaan yrityksissä sitä mukaa kun yritykset tekevät päätöksiä. Kaupunkien ja kuntien järjestämille, kehittymässä oleville tapahtumille, kuten esimerkiksi Nahkiaismarkkinat (Simo), Peräpohjolan Markkinat (Tornio), SatamaRun (Kemi), Keminmaan laturetki (Keminmaa) ja Kivikautinen kylä (Tervola) tekee yhtiö tapahtumakohtaisen markkinointisivun tämän sopimuksen puitteissa.

3 4. Meri-Lapin Tapahtumakalenteri Yhtiö mahdollistaa alueen tapahtumien markkinoinnin yhteisessä kalenterissa sekä matkailijoille että asukkaille. Sopimuskauden aikana kalenterityökalu uudistetaan mm. siten, että kalenteriin voi myös ilmoittaa tapahtumia erillisellä lomakkeella. Kemin kaupungin tapahtumat tuotetaan Meri-Lappi kalenteriin RSS syötteenä veloituksetta. Kaupungit ja kunnat määrittelevät tahot, jotka vastaavat näkyvyydestä tapahtumakalenterissa. Tavoitteena on ylläpitokustannusten kattavuus, yritysten ja tapahtumien laaja näkyvyys markkinoinnissa sekä palveluiden myynti. Myynti- ja palvelutoiminta Matkanjärjestäjänä yhtiön pääasiallinen tehtävä on matkailutuotteiden paketointi ja myynti Suomen lainsäädännön- ja kirjanpitomääräysten mukaisesti. Sopimuskauden aikana yhtiö mahdollistaa myynnin alueen matkailuneuvonta- ja älypisteiden kautta siten, että myyntipisteissä on päätteet, joista tuotteita voi varata ja ostaa. Päätteiden kustannuksista vastaavat matkailutoimistot ja kunnat. Yhtiö paketoi alueen matkailupalveluita ja on asiantuntijana kehittämässä uusia matkailuun liittyviä palveluja. Matkanjärjestäjille, yrityksille ja yhteisöille sekä kuluttajille yhtiö tarjoaa sekä yksittäisiä että seudullisia paketteja ympärivuotisesti. Yhtiön ylläpitämä verkkokauppa toimii matkailun alueellisten nettisivujen yhteydessä, mahdollistaen tuotteiden varaamisen ja maksamisen sähköisesti. Yhtiö veloittaa toimijoilta palveluprovision. Yhtiö mahdollistaa varausjärjestelmän hyödyntämisen matkailuyrityksissä kustannustehokkaasti molemmille osapuolille. Yhtiön painopistealueena on kahden seuraavan vuoden aikana yhtiön verkkokaupan kautta tapahtuvan myynnin kasvattaminen, joka edellyttää yritysten tuotteiden online saatavuutta. Yhtiö tarjoaa yrityksille edullista verkkokaupan ja maksujärjestelmien yhdistelmää, joka mahdollistaa yrityksille myös oman verkkokaupan. Verkkokaupan kiinteät kulut ja kuntien vuosittain vähenevä korvausosuus pyritään tulouttamaan mm. verkkokaupasta saatavilla tuloilla, ryhmäkaupasta ja asiantuntijapalveluiden myynnistä. Tuotekehitys ja kuntakohtainen kehittäminen Yhtiö tarjoaa asiantuntijapalveluita matkailuliiketoiminnan kehittämiseen, tuotteistamiseen ja paketointiin matkailuyrityksille ja muille alaan kiinteästi liittyville toimijoille. Yhtiö keskittyy kuntakohtaisten painopistealueiden kehittämiseen siten, että niille asetetaan tavoitteet ja ne tarkistetaan vuosittain.

4 Kemin kaupungin painopistealue tuotekehitystoimenpiteissä on vuonna 2018, että yhtiön tavoitteena on saada 15 kpl kemiläisiä matkailutuotteita Meri-Lappi verkkokauppaan ja 5 kpl uusia kemiläisiä Meri- Lapin Matkailu Oy:n osakkaita. Kemin kaupungin hallinnassa olevien tahojen tuotekehitys sisältyy ostopalvelusopimukseen. Kemiläisten matkailuyritysten ja toimijoiden sekä tapahtumajärjestäjien tuotekehitys hoidetaan Yhtiön hinnoiteltujen asiantuntijapalveluiden avulla. Kemin kaupunki tilaajan ominaisuudessa seuraa yllä asetettujen tavoitteiden toteutumisen kehittymistä neljännes vuosittain sopimuskauden aikana. Tilaaja asettaa tuotekehitys ja kuntakohtaiset kehittämistavoitteet yhtiölle vuodelle 2019 vuoden 2018 viimeisen vuosi neljänneksen aikana. Tutkimukset ja tilastot Yhtiö ylläpitää Tutkimus- ja Analysointikeskus TAK Oy:n Lapin matkailualueille toimittamaa tilastotietoa Meri-Lapin kunnista. Kunta- ja kaupunkikohtaisesta tiedon kustannuksista vastaavat kunnat ja kaupungit erikseen. Yhtiö koordinoi Meri-Lapin matkailutuloselvityksen päivittämisen sopimuskauden aikana. Ostopalvelusopimuksen kuntaosuuden määrä ja suorittaminen Yhtiö sitoutuu tuottamaan edellä mainitut palvelut tilaajalle vuosien 2018 ja 2019 aikana. Kemin kaupunki suorittaa yhtiölle vuonna 2018 tämän sopimuksen mukaisista palveluista 38 % Meri- Lapin Matkailu Oy:n liiketoimintasuunnitelman mukaisesti kuitenkin enintään ,00 euroa lisättynä kulloinkin voimassa olevalla arvonverolisävero kannalla. Kemin kaupunki suorittaa yhtiölle vuonna 2019 tämän sopimuksen mukaisista palveluista 38 % Meri- Lapin Matkailu Oy:n liiketoimintasuunnitelman mukaisesti kuitenkin enintään kolmekymmentä tuhatta neljäsataa ,00 euroa lisättynä kulloinkin voimassa olevalla arvonverolisävero kannalla. Kemin kaupunki suorittaa kuntaosuudet vuosittain seuraavasti: 25% sopimuksen arvosta vuosittain 31.3 mennessä 25% sopimuksen arvosta vuosittain 30.6 mennessä 25% sopimuksen arvosta vuosittain 30.9 mennessä 25% sopimuksen arvosta vuosittain mennessä Mikäli yhtiön vuosittain toteutuneet kustannukset ovat pienemmät, kuin kyseisenä vuonna laskutetut kunta-/kaupunkiosuudet, käyttää yhtiö säästyneet varat yhtiön toiminnan ja palvelujen kehittämiseen. Säästyneet kuntaosuudet otetaan huomioon yhtiön seuraavan vuoden toiminnan rahoituksessa toimintasuunnitelman laatimisen yhteydessä ratkaistavalla tavalla.

5 Yhtiön toiminnan raportointi Yhtiö toimittaa Kemin kaupungin osoittamalle taholle talouden ja toiminnan toteutumaraportin neljännesvuosittain. Tilaaja suorittaa ostopalvelusopimuksessa määritellyn kulloisenkin maksuerän mukaisen määrän toimitettua raporttia vastaan. Raportissa tulee kuvata yhtiön talousarvion toteutuma, suunniteltujen toimenpiteiden toteutuma sekä selvitys saaduista toimeksiannoista ja asiakkuuksista. Paikka ja aika Allekirjoitukset Niina Pekkala MERI-LAPIN MATKAILU OY Tero Nissinen KEMIN KAUPUNKI