OSAT Opiskelijan sähköinen asiointi

Transkriptio

1 OSAT Opiskelijan sähköinen asiointi

2 OSAT Opiskelijan ohje 2 SISÄLLYSLUETTELO 1 OPISKELIJAN KIRJAUTUMINEN 3 2 OPISKELIJAN KÄYTTÖOIKEUS OSAT-JÄRJESTELMÄSSÄ 3 3 HAKEMUKSEN PROSESSI 3 4 NAVIGOINTI JÄRJESTELMÄSSÄ 3 5 OPISKELIJAN NÄYTÖT ETUSIVU HENKILÖ- JA OPISKELUTIEDOT OSAT-JÄRJESTELMÄSSÄ TEHTÄVÄT HAKEMUKSET AHOT-HAKEMUS LISÄAIKAHAKEMUS OPINTO-OIKEUDEN PALAUTUS TUTKINTOTODISTUSHAKEMUS OPISKELUTODISTUS LUOPUMINEN OPISKELUPAIKASTA LIITTEIDEN LISÄÄMINEN HAKEMUKSEN LÄHETTÄMINEN LISÄTIEDOT KÄSITTELYHISTORIA LISÄTIETOPYYNNÖT OMAT HAKEMUKSET LISTAUS 17 6 HAKEMUKSEN TILAT 18 7 YHTEENVETO HAKEMUKSESTA 19

3 OSAT Opiskelijan ohje 3 1 Opiskelijan kirjautuminen Opiskelija kirjautuu järjestelmään osoitteessa yliopiston käyttäjätunnuksilla. Käyttäjätunnus on muotoa ktunnus eikä esimerkiksi ktunnus@student.oulu.fi. Kirjautumisongelmissa ota yhteys OSATin neuvontaan (). Sellaiset opiskelijat, joilla ei ole voimassaolevia yliopiston käyttäjätunnuksia voivat kirjautua järjestelmään myös suomi.fi tunnistautumisella. 2 Opiskelijan käyttöoikeus OSAT-järjestelmässä Opiskelijalle hakemusten prosessi on tehty OSAT-järjestelmässä läpinäkyväksi ja viestintä tapahtuu pääasiallisesti järjestelmän sisällä. Opiskelijalla on oikeus järjestelmässä: Lisätä järjestelmään uusia hakemuksia ja liitteitä Lähettää hakemus käsittelyyn Vastata omia hakemuksia koskeviin lisätietopyyntöihin Tarkastella omien hakemusten käsittelyprosessia Tarkastella oman hakemuksen esitystä ja päätöstä Poistaa oma hakemuksensa o jos sitä ei vielä ole lähetetty käsittelyyn o jos hakemus odottaa lisätietoja opiskelijalta 3 Hakemuksen prosessi 1. Prosessi alkaa aina opiskelijan toimesta hänen tallentaessaan hakemuksen järjestelmään. Opiskelija voi täydentää ja muokata hakemustaan siihen saakka kunnes hän lähettää hakemuksen. Tämän jälkeen varsinaista hakemusta ei voi muuttaa, sitä voi ainoastaan täydentää lisätiedoilla ja liitteillä. Opiskelija voi myös poistaa hakemuksensa ennen sen lähettämistä. 2. Opiskelijan lähettämä hakemus siirtyy odottamaan käsittelyä. 3. Vastuukäsittelijä (tai tietyillä hakemustyypeillä ns. esittelijä) voi lisätä hakemukseen lisätietoja ja liitteitä. Hän voi myös pyytää lisätietoja opiskelijalta järjestelmässä, josta tulee myös tieto opiskelijan sähköpostiin. Käsittelyn (tai esityksen teon) jälkeen hakemus siirtyy odottamaan päätöskäsittelyä. 4. Kun päättäjä on tehnyt päätöksen, opiskelija saa tiedon myös sähköpostiinsa. 5. Päätöksen jälkeen opintosihteeri kuittaa hakemuksen kirjatuksi ja kirjaa päätöksen sen jälkeen Oodiin. 4 Navigointi järjestelmässä Navigointi järjestelmässä suoritetaan aina käyttäen sen omia painikkeita ja toimintoja, selaimen painikkeiden käyttö ei ole suositeltavaa, koska tämä saattaa aiheuttaa järjestelmän toimimattomuutta.

4 OSAT Opiskelijan ohje 4 Edelliselle näytölle päästään palaamaan järjestelmän `Palaa -kuvakkeella (kuva alla). 5 Opiskelijan näytöt 5.1 Etusivu Opiskelijan sisäänkirjautumisen jälkeen etusivu näyttää tältä (kuva alla): Päävalikon `Omat hakemukset kohdasta opiskelija näkee listattuna omat hakemukset, hakemuksen numeron, aikaleiman jolloin lähetetty käsittelyyn, hakemuksen tyypin, viimeisen muutoksen aikaleiman ja hakemuksen tilan. Seuraavaksi päävalikossa ovat allekkain painikkeet eri hakemustyypeille. Päävalikon `Omat tiedot kohdassa voit tarkastella järjestelmän antamia henkilö- ja sähköpostitietojasi. Nimi ja sähköpostiosoite ovat järjestelmään tuotuja tietoja, niitä ei voi muokata. Käyttäjä voi valita haluaako hän järjestelmän lähettävän sähköpostiviestejä itselleen. Opiskelijan olisi hyvä pitää viestien lähetys päällä, että hän saa tiedon myös sähköpostiin esimerkiksi hakemusten lisätietopyynnöistä ja päätöksistä. Opiskelijan tulee käydä päivittämässä ajantasainen tieto WebOodiin halutessaan päivittää järjestelmässä näkyviä yhteystietoja. Alimmassa kohdassa `Vaihda käsiteltävä opinto-oikeus opiskelija voi vaihtaa käsiteltävää opintooikeutta johon hän haluaa hakemuksensa kohdistaa, jos hänellä on useampia opinto-oikeuksia.

5 OSAT Opiskelijan ohje Henkilö- ja opiskelutiedot Henkilö- ja opiskelutiedot välilehdellä listataan kuhunkin hakemukseen liittyvät opiskelijan henkilöja opiskelutiedot. Tiedot tulevat automaattisesti Oodista, käyttäjä ei voi muokata niitä OSATissa (kuva alla). Opiskelijan tulee päivittää ajantasaiset tiedot WebOodiin, jos hän haluaa muokata henkilö- tai yhteystietoja. 5.3 OSAT-järjestelmässä tehtävät hakemukset OSAT-järjestelmällä opiskelija pystyy täydentämään AHOT-hakemuksen, lisäaikahakemuksen, opinto-oikeuden palautushakemuksen, tutkintotodistushakemuksen, pystyy tilaamaan opiskelutodistuksen ja lähettämään ilmoituksen opiskelupaikasta luopumisesta. Hakemustyyppi valitaan päävalikosta, jonka jälkeen jokainen hakemus sisältää neljä eri välilehteä (kuva alla). Seuraavassa on eritelty kunkin eri hakemustyypin keskeiset toiminnollisuudet, tarvittavat liitteet sekä hakemuksen lähettämisen prosessi AHOT-hakemus Aiemmin hankitun osaamisen tunnistamisella ja tunnustamisella (AHOT) kartoitetaan onko opiskelijalla aiemmin suoritettuja opintoja tai muualla hankittua osaamista (esim. työelämä), jotka voidaan hyväksilukea uuteen tutkintoon. Hakemus on näkyvissä vain jos opinto-oikeus on voimassa ja opiskelija on Oodissa statuksella `Läsnäoleva. Opiskelijan tulee kirjata hakemukseen aiemmin hankitun opintojen tai osaamisen tiedot mahdollisimman tarkasti ja muistaa lisätä vaadittavat liitteet. Jokaista hyväksiluettavaa opintojaksoa kohden tulee tehdä uusi hakemus, jollei ole kyse koko opintokokonaisuudesta. `Valitse aiempi hakemus painikkeesta (kuva alla) avautuu listaus, josta näkyy opiskelijan aiemmin tekemät AHOT-hakemukset.

6 OSAT Opiskelijan ohje 6 Tämä on tarpeellinen kohta, jos opiskelija hakee samalla todistuksella jotakin toista hyväksilukua. Valitsemalla aiemman AHOT-hakemuksen saadaan kopioitua kyseistä hakemusta koskevia kenttiä (oppilaitoksen / organisaation nimi, sijaintimaa, tutkinnon / opintojen / hankitun osaamisen taso, alkuperäisen suorituksen tiedot jne.) esitäytettyinä. Valitun AHOT-hakemuksen esitäytetyt tiedot voi myös poistaa täydennettävästä hakemuksesta. OSAT-järjestelmässä AHOT-hakemus on jaettu kolmeen eri osioon: 1) aikaisemman oppilaitoksen / organisaation tiedot, 2) alkuperäisen suorituksen tiedot, sekä 3) hyväksiluvun tiedot Aikaisemman oppilaitoksen / organisaation tiedot Tähän kohtaan tulee kirjata aikaisemman oppilaitoksen tai organisaation tiedot, jossa opiskelija on aiemmin hankkinut opintoja tai osaamista (kuva alla). Ohjeita: Vaihto-ohjelma: (täydennetään vain vaihdossa suoritetuista opinnoista) Tutkinnon / opintojen laajuus: (täydennetään vain suoritetusta koko tutkinnosta tai opintokokonaisuudesta) Tutkinto alkuperäiskielellä ja englanniksi: (täydennetään vain suoritetusta koko tutkinnosta) Tutkinnon suorituspäivämäärä: (täydennetään vain suoritetusta koko tutkinnosta)

7 OSAT Opiskelijan ohje Alkuperäisen suorituksen tiedot Tähän kohtaan kirjataan alkuperäisen suorituksen tiedot eli aikaisemmin hankitut opinnot tai osaaminen (kuva alla). Ohjeita: Alkuperäisen suorituksen koodi ja nimi: (koodi täydennetään vain suoritetuista opinnoista) Alkuperäisen suorituksen koodi ja nimi englanniksi: (koodi täydennetään vain suoritetuista opinnoista) Suorituksen laajuus / kesto: (käytä kokonaislukuja) Suorituksen laajuusyksikkö: (valitse yksikkö alasvetovalikosta: opintopiste, opintoviikko, tunti, viikko, kuukausi, vuosi. Jos tarpeellista, opiskelija voi selittää käytettyä yksikköä yksityiskohtaisemmin lisätietokohdassa) Arvosana: (täydennetään vain suoritetuista opinnoista) Suorituskieli: (täydennetään vain suoritetuista opinnoista) Hyväksiluvun tiedot Tähän kohtaan kirjataan hyväksiluvun tiedot eli opintojakso tai opintokokonaisuus, joka aiotaan hyväksilukea tutkintoon. Jos opiskelija on tehnyt sähköisen OodiHOPSin, yksittäisen opinnon voi valita suoraan `Valitse opinto HOPSilta painikkeella (kuva alla). Jos kyseessä on opintokokonaisuus, kirjoita kokonaisuuden nimi vapaaseen kenttään. Ohjeita: Hyväksiluettava opintojakso: (valitse opinto HOPSilta painikkeella) TAI Hyväksiluettava opintojakso / kokonaisuus: (kirjoita tähän hyväksiluettavan opintojakson / kokonaisuuden nimi) Hyväksiluvun perustelu: (voit perustella tähän hyväksilukua)

8 OSAT Opiskelijan ohje 8 `Valitse opinto HOPSilta painikkeella avautuu erillinen ikkuna (kuva alla), johon listataan opiskelijan viimeisimmän sähköisen HOPSin kaikki opinnot. Näistä voidaan valita opintojakso, jolle ei ole annettu arvosanaa (mustalla), joista opiskelija voi valita yhden. Harmaalla olevat opintojaksot ovat jo suoritettuja opintoja. Jokaista hyväksiluettavaa opintojaksoa kohden opiskelijan tulee tehdä uusi hakemus (jollei ole kyse koko opintokokonaisuudesta). (Huom. edellinen hakemus voidaan kopioida uuden pohjalle `Valitse aiempi hakemus painikkeella.) Opiskelija ei voi enää muokata hakemusta sen jälkeen kun hän on lähettänyt hakemuksen käsiteltäväksi, mutta häneltä voidaan myöhemmin pyytää lisätietoja, jolloin hänellä on myös oikeus lisätä liitteitä hakemukseen. AHOT-hakemuksen liitteiksi vaaditaan seuraavia (pdf): Hyväksytty HOPS (ellet pystynyt valita korvattavaa opintoa suoraan sähköisestä OodiHOPSista). Todistukset suoritetuista opinnoista (esim. opintorekisteriote: pdf-kopio alkuperäisestä). Opintojen / opintojaksojen nimet tulee toimittaa myös englanniksi. Opintojaksokuvaukset, joista näkyy mm. sisältö, opintojaksojen osaamistavoitteet ja laajuus (esim. opintopisteet). Jos kuvaus ei ole suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, niin kuvaus toimitettava myös englanniksi.

9 OSAT Opiskelijan ohje 9 Tutkinnon suorittaneet toimittavat tutkintotodistuksen (pdf-kopio alkuperäisestä) ja vähintään tutkinnon nimen englanniksi (nimi näkyy esim. Diploma Supplementista). Jos tutkintotodistus on muun kuin suomen, ruotsin tai englanninkielinen, on se toimitettava myös englanninkielisenä. Tai muut mahdolliset liitteet, joilla aiemmin hankittua osaamista todennetaan. Lue lisätietoja AHOT-hakemuksen kielteisen päätöksen muutoksenhausta Lisäaikahakemus Opiskelija voi hakea lisäaikaa opintojensa loppuun saattamiselle, mikäli tavoiteaika on päättymässä, eikä opiskelija ole suorittanut kaikkia tutkintoon vaadittuja opintoja. Lisäaikaa haetaan täydentämällä lisäaikahakemus (kuva alla). Opiskelijan tulee tarkistaa WebOodista tutkintoon kuuluvien opintojen suoritettu opintopistemäärä. Lisäaika myönnetään lukukausina ja se myönnetään kerrallaan vähintään yhdeksi ja enintään neljäksi lukukaudeksi. Päätöksen lisäajasta tekee koulutusrehtori, syksystä 2017 lähtien vaiheissa koulutusdekaanit. Opiskelijan tulee esittää päivitetty HOPS ja realistinen valmistumissuunnitelma. Lisäaika myönnetään, jos päätöksentekijä katsoo suunnitelman perusteella, että opiskelijalla on edellytykset suorittaa tutkintonsa loppuun kohtuullisessa ajassa,

10 OSAT Opiskelijan ohje 10 ottaen huomioon opiskelijan jo suorittamien ja jäljellä olevien opintojen määrä sekä laajuus. Opiskelijan tulee tarkistaa WebOodista tutkintoon kuuluvien opintojen määrä. Lisäaikahakemuksen syylistauksesta opiskelijan tulee valita vähintään yksi. Useamman syyn pystyy valita pitämällä <Ctrl>näppäimen pohjassa. Opiskelijan tulee kirjoittaa hakemukseensa selvitys viivästymiseen vaikuttaneista syistä ja liittää liitteiksi mahdolliset viivästymistä perustelevat liitteet. Lisäaikahakemuksen liitteiksi vaaditaan seuraavia (pdf): Opintosuoritusote (voit tilata virallisen sähköisen opintosuoritusotteen WebOodista) HOPS-ohjaajan tai pääaineen opintoneuvojan/omaopettajan hyväksymä suunnitelma suoritettavista opinnoista, joka on päivitetty ja aikataulutettu. Suunnitelmasta on käytävä ilmi suoritettavat opinnot ja niiden suorittamisajankohta lukukauden tarkkuudella. Viivästymistä perustelevat liitteet (esim. lääkärintodistus). Lue lisätietoja lisäajan hakemisen kielteisen päätöksen muutoksenhausta Opinto-oikeuden palautus Jokaisen eri opinto-oikeuden palauttamista haetaan erikseen. Jos opiskelijan opinto-oikeus palautetaan, hän saa oikeuden ilmoittautua yliopistoon ja ohjeet yliopistoon uudelleenkirjaamismaksun (35 euroa) maksamiseen. Opinto-oikeuden palautushakemuksen liitteiksi vaaditaan seuraavia (pdf): Kandidaatin- tai maisterintutkintoa suorittava opiskelija: HOPS-ohjaajan, pääaineen opintoneuvojan tai omaopettajan hyväksymä tavoitteellinen ja toteuttamiskelpoinen HOPS opintojen loppuun saattamisesta. Tohtoriopiskelija: tohtorikoulutustoimikunnan puheenjohtajan tai tohtorikoulutuksen pääaineen vastuuhenkilön vahvistama hyväksytty HOPS:n sekä tutkimussuunnitelma. Jos opiskelija ei ole vielä aloittanut opintoja Oulun yliopistossa, mutta on laiminlyönyt ilmoittautumisen, hänen ei tarvitse sisällyttää hakemukseen liitteitä. Opinto-oikeuden palauttamisen muutoksenhaku Opinto-oikeus on alkanut ennen : päätökseen ei voi hakea muutosta valittamalla, koska päätös ei tarkoita opinto-oikeuden menettämistä (Hallintolainkäyttölaki 5 ja 51 ).

11 OSAT Opiskelijan ohje 11 Opinto-oikeus on alkanut tai sen jälkeen: päätökseen voi hakea oikaisua kirjallisesti Oulun yliopiston tutkintolautakunnalta 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista (YOL 558/ ). Lue lisätietoja opinto-oikeuden palauttamisen muutoksenhausta Tutkintotodistushakemus Tutkintotodistushakemus on näkyvissä vain jos opinto-oikeus on voimassa ja opiskelija on Oodissa statuksella `Läsnäoleva. Opiskelijan tulee täydentää tutkintotodistushakemus valmistuakseen Oulun yliopistosta. Hänen tulee tarkistaa oman tiedekunnan nettisivuilta tarkempi ohjeistus mitä tarkennuksia tutkintotodistuksen eri kohtiin vaaditaan (kuva alla). `Tutkintotodistuksen toimittaminen -kohdassa (kuva alla) valitaan yksi kolmesta vaihtoehdosta, joko 1) noutaminen koulutuksen lähipalveluista, 2) toimittaminen kotiin tai 3) osallistuminen valmistumistilaisuuteen, jossa tutkintotodistus annetaan. Tiedekuntien valmistumispäivämäärät vaihtelevat, joten jos opiskelija osallistuu valmistumistilaisuuteen, tulee hänen tarkistaa valmistumispäivämäärät oman tiedekunnan nettisivuilta. Myös tilaisuuteen mukaan sallittavien avecien määrä vaihtelee (1-2 tiedekunnissa BMTK, TTK, TSTK, KaTK, HuTK, LuTK, ArkTK; 1-3 tiedekunnissa OyKKK, LTK, KTK).

12 OSAT Opiskelijan ohje 12 Kandidaatintutkintotodistushakemusta täydentävien tulisi käydä samalla vastaamassa valtakunnalliseen Kandipalaute-kyselyyn osoitteessa: Kyselyyn kirjaudutaan Oulun yliopiston käyttäjätunnuksilla Opiskelutodistus Opiskelija voi tilata OSATin kautta tarvittaessa opiskelutodistuksen (kuva alla). Hakemus on näkyvissä vain jos opinto-oikeus on voimassa ja opiskelija on Oodissa statuksella `Läsnäoleva. Opiskelutodistuksen tilaamiseen ei tarvita liitteitä Luopuminen opiskelupaikasta Opiskelija voi halutessaan luopua opinto-oikeudestaan. Opiskelija voi jättää yliopistolle luopumisilmoituksen täydentämällä hakemuksen (kuva alla) OSAT-järjestelmän kautta. Opiskelijan katsotaan luopuneen opinto-oikeudestaan luopumisilmoituksen jättöpäivästä alkaen. Luopuessaan opinto-oikeudestaan opiskelija menettää myös ylioppilaskunnan jäsenyyden ja opintososiaaliset etuudet. Luopuminen on sitova eikä opiskelija voi jatkaa opintojaan ilmoittamassaan koulutuksessa opinto-oikeudesta luopumisen jälkeen. Opinto-oikeuden voi saada takaisin ainoastaan normaalin opiskelijavalinnan kautta.

13 OSAT Opiskelijan ohje 13 Opinto-oikeudesta luopumishakemukseen ei tarvita liitteitä. 5.4 Liitteiden lisääminen `Lisää uusi liite -painikkeella päästään lisäämään uusi liite. Liitteitä voi lisätä kaikkiin hakemustyyppeihin tarvittaessa. Liitteiden on oltava PDF-muotoisia (tiedostontarkenne.pdf). `Lisää uusi liite -toiminnon koko on 2M tavua. Käytännössä pelkän liitetiedoston maksimikoko on noin 1953K tavua. Opiskelija voi lisätä liitteitä prosessin missä tahansa vaiheessa kunhan hakemus on hänellä käsittelyssä ko. hetkellä. Listassa näkyvät hakemukselle jo lisätyt liitteet. Liitteet ovat oletuksena järjestyksessä niiden lisäysajan perusteella nousevassa järjestyksessä. Rivin lopussa olevilla painikkeilla pääsee muokkaamaan ja poistamaan kyseisen liitteen (kuva alla). Liitteen muokkaus ja poisto eivät ole mahdollisia sen jälkeen, kun kyseinen hakemus on liitteen lisäämisen jälkeen toimitettu käsittelyyn. Liitteet tallentuvat osaksi hakemusta lisäyksen yhteydessä, hakemusta ei tarvitse erikseen tallentaa liitteiden lisäämisen jälkeen. `Tallenna hakemus painike ei ole käytettävissä sen jälkeen kun hakemus on kerran lähetetty käsittelyyn. `Poista hakemus painike on käytettävissä vain ennen

14 OSAT Opiskelijan ohje 14 hakemuksen lähettämistä käsittelyyn ja silloin kun hakemus odottaa lisätietoja opiskelijalta. Hakemusta poistettaessa kysytään käyttäjältä varmistus poistolle. Liitettävä tiedosto valitaan `Valitse tiedosto -painikkeella (kuva alla). Mahdolliset liitteen tyypit ovat kaikilla hakemuksilla: o Hyväksytty HOPS o Opintosuoritusote o Lääkärintodistus o Muu Liitteen lisäämisen jälkeen kontrolli jää lisäysikkunaan. Onnistuneesta lisäyksestä kerrotaan ilmoitustekstillä, joka sisältää myös lisättyjen liitteiden yhteismäärän (kuva alla). 5.5 Hakemuksen lähettäminen Opiskelijan ei tarvitse valita henkilöä kenelle hakemuksen kohdistaa, vaan painamalla `Tallenna ja lähetä -painiketta hakemus lähtee oman tiedekunnan käsittelijäryhmälle (kuva alla). `Lähettäminen -välilehti ei ole enää näkyvissä, kun hakemus on lähetetty käsittelyyn. 5.6 Lisätiedot `Lisätiedot -välilehti tulee näkyviin vasta kun hakemus on lähetetty käsittelyyn. Välilehdellä näkyvät sekä lisätietopyyntöihin annetut vastaukset että ilman erillistä pyyntöä annetut lisätiedot. Lisätiedot

15 OSAT Opiskelijan ohje 15 lajitellaan oletusarvoisesti lisäysajankohtansa mukaiseen järjestykseen. Lisätietopyynnön lisäysajankohta on se hetki, jolloin lisätietopyyntö on lähetetty. Opiskelija voi antaa lisätietoja jos hakemus odottaa lisätietoa opiskelijalta. Vastuukäsittelijä voi lisätä lisätietoja missä tahansa käsittelyn vaiheessa, jos hakemus on ko. käyttäjällä käsittelyssä. Omaa uutta lisätietoa voi muokata tai sen voi poistaa niin kauan kunnes lisätietopyyntöön on vastattu. Aiemmin lähetettyjä lisätietoja ei kuitenkaan voi muokata eikä poistaa. Jos hakemuksen lisätiedot eivät ole enää opiskelijalla muokattavissa, yksittäisen lisätiedon tarkempia tietoja pääsee katselemaan Käsittelyhistoria-välilehden kautta. `Tallenna hakemus -painike on aktiivinen vain ennen käsittelyyn lähettämistä. Hakemuksen voi poistaa jos sitä ei ole lähetetty käsittelyyn tai jos opiskelijalla on lisätietopyyntö odottamassa/vastaamatta. Poiston yhteydessä kysytään käyttäjältä varmistus. Lisätietoja lisättäessä avautuvassa näkymässä on tekstikenttä lisätietoa varten (kuva alla). Lisätiedon lisäyksen jälkeen jäädään lisäyssivulle. Onnistuneesta lisäyksestä ilmoitetaan ilmoitustekstillä jossa myös kerrotaan hakemukselle lisättyjen lisätietojen määrä (kuva alla).

16 OSAT Opiskelijan ohje Käsittelyhistoria `Käsittelyhistoria -välilehdellä näkyvät hakemukseen kohdistetut toimenpiteet (kuva alla). Tapahtumat on oletuksena lajiteltu niiden päiväyksen mukaan laskevaan järjestykseen. `Toiminto kenttää klikkaamalla pääsee katsomaan tarkemmin kyseiseen toimintoon liittyviä tietoja. `Tekijä/Lisääjä -kentässä näkyy käyttäjä, joka on tehnyt ko. toiminnon. `Vastaanottaja -kentässä näkyy käyttäjä, jolle toimenpide on kohdistettu; lisätietopyynnössä pyynnön kohde, lisätietopyyntöön vastauksessa pyynnön lähettäjä ja käsittelijän vaihdossa uusi vastuukäsittelijä. 5.8 Lisätietopyynnöt Jos opiskelija saa lisätietopyynnön, siitä lähtee opiskelijalle sähköposti. Silloin kun opiskelija avaa kyseisen hakemuksen, jossa on opiskelijalle osoitettuja lisätietopyyntöjä, siirtyy kontrolli automaattisesti `Lisätietopyynnöt -välilehdelle. Pyynnöt on oletusarvoisesti lajiteltu niiden lähetyspäivän mukaan laskevaan järjestykseen. Listauksessa näkyvät ne opiskelijalle kohdistetut lisätietopyynnöt, joihin ei ole vielä vastattu. Lisätietopyynnön näkee tarkemmin ja siihen pääsee vastaamaan klikkaamalla mitä tahansa kyseisen rivin kenttää (kuva alla). Jos hakemuksella on vain yksi lisätietopyyntö opiskelijalle, `Vastaa lisätietopyyntöön painikkeen painallus palauttaa hakemuksen tilaan, jossa opiskelija ei voi enää myöskään lisätä liitteitä eikä

17 OSAT Opiskelijan ohje 17 poistaa hakemusta (kuva alla). Jos hakemuksella on useita avoimia lisätietopyyntöjä, vasta viimeiseen pyyntöön vastaaminen lukitsee nämäkin toiminnot opiskelijalta. Vastuukäsittelijä joka on pyytänyt lisätietoja opiskelijalta, voi myös perua lisätietopyynnön tai palauttaa hakemuksen takaisin itselleen kesken lisätietopyynnön. 5.9 Omat hakemukset listaus Listauksessa näkyvät opiskelijan omistamat järjestelmässä olevat hakemukset. Listaus on oletuksena järjestetty hakemuksen ID:n perusteella laskevaan järjestykseen. Hakemusta pääsee tarkastelemaan tarkemmin klikkaamalla mitä tahansa kyseisen rivin kenttää. Punaisella merkityt rivit ovat hakemuksia, jotka odottavat reagointia opiskelijalta itseltään (aktiivinen lisätietopyyntö, kuva alla). Järjestelmä lähettää omista hakemuksista muistutusviestin sähköpostilla.

18 OSAT Opiskelijan ohje 18 6 Hakemuksen tilat Uusi o Opiskelija on tehnyt uuden hakemuksen, jota ei ole vielä lähetetty käsiteltäväksi. Odottaa käsittelyä o Opiskelija on lähettänyt uuden hakemuksen käsiteltäväksi tiedekunnan käsittelijäryhmälle. o Vastuukäsittelijä on palauttanut hakemuksen odottamaan käsittelyä. Käsittelyssä o Käyttäjä (sihteeri/käsittelijä/päättäjä) on itse ottanut hakemuksen omaan käsittelyynsä. o Käyttäjä on siirtänyt hakemuksen toiselle käsittelijälle. Odottaa päätöstä o Hakemukselle on tehty esitys ja se odottaa päätöstä. Jos käsittelijä on kohdentanut hakemuksen jollekin päättäjälle, on kyseinen päättäjä hakemuksen vastuukäsittelijä. o Päättäjä on palauttanut hakemuksen takaisin käsittelijälle, joka puolestaan on palauttanut sen odottamaan päätöstä joko ko. painikkeella tai tekemällä uuden esityksen. Päätöskäsittelyssä o Päättäjä on ottanut hakemuksen käsiteltäväkseen, jolle on tehty esitys. Käsitelty o Hakemukselle on tehty päätös. Opiskelija saa tiedon päätöksestä sähköpostilla. Kirjattu o Hakemus on merkitty kirjatuksi järjestelmään. Sihteeri on kirjannut päätöksen myös Oodiin.

19 OSAT Opiskelijan ohje 19 Odottaa lisätietoja o Vastuukäsittelijä on lähettänyt lisätietopyynnön/pyyntöjä hakemuksen omistavalle opiskelijalle ja/tai toisille käsittelijöille. o Hakemusta ei ole otettu uudelleen käsittelyyn lisätietopyyntöihin vastausten jälkeen. o Hakemuksen tietoja voi katsella, sille voi tehdä uusia lisätietopyyntöjä ja sen voi siirtää toiselle käyttäjälle. Esitystä ja päätöstä ei kuitenkaan voi tehdä. 7 Yhteenveto hakemuksesta Hakemuksen tiedot ovat tarpeen tullen tulostettavissa tai tallennettavissa pdf-tiedostoksi järjestelmässä `Yhteenveto hakemuksesta -toiminnolla. `Yhteenveto hakemuksesta -toiminto löytyy jokaisen yksittäisen hakemuksen yläreunasta (kuva alla). Yhteenvedon saa tulostettua pdftiedostoksi selaimesta riippuen, kun valitsee `Tulosta/Print ja vaihtaa tulostimeksi: `Tallenna pdfmuodossa/adobe PDF. Tämä toiminto on toteutettavissa ainakin Internet Explorer, Google Chrome ja Mozilla Firefox -selaimilla. Kun tulostimeksi valitaan tulostus pdf-muotoon, järjestelmä kysyy tiedoston tallennuspaikan ja nimen.