Kuntaliitoksen reaaliaikainen arviointi

Transkriptio

1 Kuntaliitoksen reaaliaikainen arviointi Kuntaliitosverkosto kehitysjohtaja Jarmo Asikainen, FCG Konsultointi Oy Page 1

2 Page 2

3

4 Reaaliaikainen arviointi 1. Johdanto 1.1 Arvioinnin lähtökohdat ja tavoitteet 1.2 Arvioinnin toteutustapa 1.3 Arvioinnin keskeiset tulokset 2. Arviointi liitostyypeittäin 3. Kuntarakennemuutoksen erilaiset arviointitavat 4 Reaaliaikainen arviointi muutoksen työkaluna 4.1 Arviointimenetelmät 5.2 Arviointiin osallistujat 5.3 Arviointiprosessi 6. Case Uuden Oulun reaaliaikainen arviointi 7. Yhteenveto ja johtopäätökset Lähteet Page 4

5 Miksi? Mitä? Milloin? Miten? Yhdistymisen valmistelun tukeminen Muutoksen valmistelu ja suunnittelu Ennakoiva Itsearviointi Yhdistymisen toimeenpanon tukeminen Muutoksen johtaminen ja hallinta Reaaliaikainen Ulkopuolinen arviointi Sopimuksen toteutumisen seuranta Yhdistymissopimus Jälkikäteinen Tavoitteiden ja vaikutusten seuranta Yhdistymisen tavoitteet ja toiminnan tulokset Page 5

6 Arvioinnin laajuus (aineistot, sidosryhmät, toistuvuus) Arviointien sisältö liitostyypeittäin Toimintaympäristö Liitoskuntien määrä Toimintakulttuuri Toteutustapa Kaupunkiseutu Suuri kuntaliitos (yli 4) Puuttuva yhteistyöperinne Kehittävä Kehysalue Keskisuuri kuntaliitos (3 4) Yksittäisen yhteistyön perinne Tehostava ja pelastava Maaseutualueet Pieni kuntaliitos (2) Syvän yhteistyön perinne Sopeuttava tai pakottava Page 6

7 Arviointiprosessi Yhdistymissopimus ja yhdistymisen tavoitteet ja toiminnan tulokset Muutoksen valmistelu ja suunnittelu valmistelun toimivuus Viestintä ja vuorovaikutus Arvioinnin tavoitteet ja toteutus Kilpailukyky maankäyttö asuminen liikenne palvelut talous henkilöstö Yhdistymisen Yhdistymisen tavoite a Yhdistymisen tavoite a tavoite A Yhdistymisen Yhdistymisen tavoite a Yhdistymisen tavoite a toteutuksen periaate A edistäneet tekijät hidastaneet tekijät luottamus ja yhteistyö jännitteet sidosryhmäyhteydet ulkoinen viestintä sisäinen viestintä Raportointi ja johtopäätökset johtaminen organisaatio demokratia vaikuttaminen Yhdistymisen Yhdistymisen tavoite a Yhdistymistavoite a sopimuksen toimenpide A valmisteluorganisaation toiminta Page 7

8 Kuntaliitoksen kriittiset kohdat ja arvioinnin tuki Muutosjohtamisen tukeminen Yhdistymisen ja muiden vaikutusten erottaminen Reaaliaikainen arviointi Viestinnän vajeet Ratkaisukyvyn heikkeneminen Päätösten tekemiseen rohkaiseminen Onnistumisten todentaminen Aikataulujen venyminen Ilmapiiriongelmat Uuden kunnan Uuden kunnan valmistelu Toimintakulttuurien yhdistämispaine Tavoitteiden ristiriidat Henkilöstön onnistunut sijoittaminen Kehittämiskohteiden täsmentyminen Kokonaisuuden hahmottaminen Kuulluksi tuleminen ja näkökulmien viestittäminen Resurssitarpeiden tunnistaminen

9 Esimerkki reaaliaikaisen arvioinnin menetelmästä Dokumentit Johdon työpaja Yhdistymissopimus (tavoitteet ja toimenpiteet) Kysely Raportointi ja kehittämistoimenpiteet Yksilö- ja ryhmähaastattelut

10 Page 10 Arviointiin osallistujat

11 ARVIOINNIN SUDENKUOPAT 1. OLOSUHTEIDEN JA TAUSTATEKIJÖIDEN TIEDOSTAMINEN 2. ERILAISTEN INTRESSIEN JA TULKINTOJEN TUNNISTAMINEN 3. RIITTÄVÄN KATTAVA AINEISTO- JA NÄKEMYSKANTA 3. OLENNAISTEN JA VAIKUTTAVIEN ASIOIDEN JA ILMIÖIDEN EROTTELU 4. ARVIOINTITULOSTEN KÄSITTELY JA HYÖDYNTÄMINEN KÄYTÄNNÖSSÄ 5. MONIÄÄNISYYDEN JA OBJEKTIIVISUUDEN VARMISTAMINEN Page 11

12 Uuden Oulun arviointi Page 12

13 Uuden Oulun reaaliaikainen arviointi Yhdistymissopimuksessa määritellyt yhdistymisen tavoitteet Toteutammeko strategista muutosta? Hyödynnämmekö mahdollisuudet? Mitkä ovat mahdolliset korjaavat toimenpiteet? Yhdistymissopimuksessa määritellyt yhdistymisen tavoitteiden toteutuminen Työpaja. Raportti ja kehittämissuositukset Jälkikäteisarviointi ja kehittämissuositukset Työpaja. Raportti ja kehittämissuositukset Työpaja. Raportti ja kehittämissuositukset Työpaja. Raportti ja kehittämissuositukset Muutos Puntari Asiakirja-analyysi Muutos Puntari Asiakirja-analyysi Muutos Puntari Asiakirja-analyysi Muutos Puntari Asiakirja-analyysi Optioina Muutos Puntari Teemahaastattelut Teemahaastattelut Teemahaastattelut Teemahaastattelut Asiakirja-analyysi *Luottamushenkilöja viranhaltijakysely (VILU-tutkimus) 2010 *Henkilöstökysely 2011: Otos n. 500 ** *Kuntalaiskysely 2011: Otos: 1750 ** Lapin yliopiston Kehittämiskokonaisuuden arviointi Teemahaastattelut Henkilöstökysely Otos *Vertailu muiden monikuntaliitoskuntien kanssa (Jyväskylä, Hämeenlinna ja Seinäjoki) ** Oulu + Haukipudas. (Mahdollinen kuntalaiskyselyn laajennus Kiiminki, Oulunsalo, Yli-Ii ; = yht. 900) Kuntalaiskysely N=

14 Kokemukset Oulun arviointityöstä Arviointi tarjosi kokonaisvaltaisemman näkemyksen tilanteessa, kun siinä on huomioitu useita eri näkökulmia. Arviointi lisäsi läpinäkyvyyttä ja tuki tiedolla johtamisen tapaa. Arviointiin sitouduttiin hyvin. Arviointi tarjoaa myös yhteisen keskustelufoorumin, jossa voi keskustella arvioinnin esiin nostamista ristiriitaisista asioista ja ongelmista. Se, että riskeistä on voitu keskustella, on osaltaan nähty lisäävän hyvää henkeä ja luottamusta. Uuden Oulun kaltainen reaaliaikaisen arviointityön malli tukee hyvin yhdistymisen valmistelua, mutta vaatii samalla ajallisesti panostusta eri toimijoilta Page 14

15

16 Uuden Oulun merkittävämmät riskit ja potentiaalisten riskien realisoitumisen estäminen (1) Talous ja työpaikat. Tarvitaan elinvoiman kehittämistä, jossa BO:lla tärkeä tehtävä. Myös jatkuva palveluiden kehittäminen keskeistä Henkilöstön muutosjohtaminen (erityisesti Hyvessä), viestintä ja mukaan ottaminen Kuntalaisten mukaan ottaminen ja viestintä Vuoropuhelun edistäminen kuntalaisten kanssa. Saada tunne, että kokevat voivansa vaikuttaa Kuntaliitos tehtiin vahvan peruskunnan lähtökohdista. Tarkoitus muuttuu soten takia. Tästä keskusteltava. Ison kuvan uusi hahmottaminen Mahdollisuus on luottamuksen säilyminen yhteisiin tavoitteisiin ja yhteinen tahtotila. On opeteltu uudenlaista kulttuuria Sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin, myynti kuntalaisille taloudellista tilanteesta johtuen Konsensus ja sen merkitys tärkeää

17 Uuden Oulun merkittävämmät riskit ja potentiaalisten riskien realisoitumisen estäminen (2) Osaammeko uudistaa johtamista uuden tilanteen mukaisesti? Toimintaympäristö muuttuu, sote muuttaa ja johtaminen pirstaloituu, konsernijohtaminen haasteellista, verkostojen johtaminen painottuu ja talous tiukkenee; 2020 luvulla nokka pinnalle? Poliittinen, ammattijohtaminen, erityisesti lähiesimiestyö, vanhat mallit eivät riitä Johtamisen ja asianvalmistelun selkeys, työnjako ja selkeät tavoitteet, rohkeus kokeilla ja toimeenpanoon liikkumavapautta; viestintä! Ymmärrys ja pelisäännöt, johtamiseen panostaminen ja johdon valmennukseen eri tasoilla -> tavoitteellinen parantaminen Ei riitä yläkerta, tarvitaan käytännön johtamista Miten jatkossa johdetaan, missä fokus tulevaisuudessa. Ollaanko tehty oikeita asioita? Kanta-Oulu ja maaseutu-oulun kahtiajako tähän riskiin voidaan vaikuttaa omilla toimillamme

18 Arviointihyödyt Uudelle Oululle Tietoa, vertailukelpoisuus ja kehitystrendit saatu esille Ongelmien nostaminen esille näiden keskustelu ja ratkaiseminen ollut hyödyllistä Ollut yhteinen keskustelufoorumi, missä ollaan menossa (poliittisen ja ammatillisen johtamisen välillä) Hyvä henki osaltaan vahvistunut, kun riskeistä on kyetty avoimesti keskustelemaan Ulkopuolisuus ja mahdollisuus pysähtyä keskustelemaan Tuonut ryhtiä, arviointi pitää rimaa yllä Sparrannut johtoa, pystytty kehittämään toimintaa Opittu, että on luottamus tuoda esille ristiriitaisiakin asioita Tiedolla johtamisen tapa meidän pitää arvioida panos-tuotos suhdetta Ei olla yksittäisen mielipiteen varassa kun on ulkopuolinen arviointi Yhdistymisprosessiin kuului arviointi. Läpinäkyvyys, nurkat paremmassa kunnossa

19 Arviointisuunnitelman esimerkki 1) Valmisteluprosessin arviointi - yhdistymisprosessin suunnittelu - yhdistymisen toteuttaminen 2) Luottamushenkilötyöskentelyn aviointi - yhdistymishallituksen/kaupunginhallituksen työskentely - lautakuntien työskentely 3) Viranhaltijavalmistelun arviointi - johtoryhmän toiminta - valmisteluryhmien toiminta 4) Arvioinnin tavoitteet - arviointi osana toteuttamis- ja johtamisprosessia - arvioinnin tuki päätöksenteolle - arviointieto suunnittelun ja toimeenpanon tukena 5) Kyselyt ja menetelmät: - yhdistymishallitus - yhdistymishallituksen valmisteluryhmä - yrittäjät - tiedotusvälineet - otos henkilökunnasta - kuntalaiset 6) Arviointikriteerit - yhdistymissopimuksen tavoitteiden onnistuminen eri ryhmien näkökulmasta - eri ohjelmakokonaisuuksien toteutuminen - vaikuttavuus/tuloksellisuus 7) Kehittämissuunnitelman rakenne/mahdolliset korjaustoimenpiteet Page 19

20 Arvioinnin toteutus Mitä osioita yhdistymishallitus/kaupunginhallitus arvioi? yhdistymissopimuksen asiat strategiset tavoitteiden toimenpiteet johtamisen ja organisaation kehittämisen eteneminen muu mikä Miten osioiden etenemistä arvioidaan? tehdyt/kesken olevat/aloittamattomat toimenpiteet vuorovaikutus ja ilmapiiri julkisuus ja näkyvyys Ketä pyydetään arvioimaan? valtuusto hallitus lautakunnat, viranhaltijajohto, esimiehet, henkilöstö kuntalaiset ja asiakkaat, elinkeinoelämä ja yritykset, järjestöt, media Mitä menetelmiä käytetään? dokumentit kyselyt haastattelut työkokoukset ja seminaarit Page 20

21 Alustavat kehittämisehdotukset Arvioinnin kuntaliitosavustuksen lisänä Arviointi kriisikuntaliitosten tueksi Arviointitavoitteet neuvotteluvaiheen ja sopimuksen osana Reaaliaikainen arviointi onnistuneen muutosjohtamisen edellytys Arviointi suurten rakennemuutosten tukena Suunnitelma jäsentämään ja tehostamaan arviointia Arviointi sovitettava erilaisiin olosuhteisiin