Resurssien hallinta organisaation menestystekijänä

Transkriptio

1 Resurssien hallinta organisaation menestystekijänä Risto Järvinen Dovre Group Plc

2 Organisaation toiminnan haasteet Mitä haluamme Mihin kykenemme Tarpeet Kyky Strategia Projektit ja salkut Resurssit ja Operatiivinen toiminta Mitä teemme 2

3 Organisaation menestymisen edellytykset Kuvatut ja käytössä olevat toimintatavat Osaava henkilöstö Toimintaa tukevat tietojärjestelmät Osaaminen Toimintatavat Välineet 3

4 Toimintaympäristön haasteet Haasteellisessa toimintaympäristössä organisaation muutosvalmius ja ketteryys ovat menestyksen avaimia. Muutoksessa keskeistä on projekteja toteuttavan organisaation kyvykkyys hallita muutosta omassa toiminnassaan ja toimintaympäristössään ja saavuttaa siten kilpailuetua. Toimintaa on jatkuvasti kehitettävä, jotta kilpailussa muiden toimijoiden kanssa pärjätään Panosten ja tuotosten suhteen optimointi Minimoidaan epäoleellinen Tuotetaan lisäarvoa 4

5 Strategia Toiminnan tavoitteet määrittää liiketoimintajohto, jonka on reagoitava ympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja ylläpidettävä tuottavuutta, tehokkuutta ja kannattavuutta Liiketoimintajohdon tehtävänä on määrittää toiminnan strategiset tavoitteet ja prioriteetit Liiketoimintajohdon asettaman tavoitetilan ollessa selvillä kaiken ohjauksen ja muutoksen lähtökohta on ajantasainen tieto nykytilanteesta. Strategian toteuttamisessa ja tilannekuvan hahmottamisessa auttavat Resurssien hallinnan keinot Projekti- ja salkunhallinnan keinot 5

6 Strategiaa tukeva osaamisen hallinta Resurssien hallinnan tulee tuottaa lisäarvoa ja palvella organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista Merkittävin rooli resurssien hallinnassa on resurssiomistajilla, joiden vastuulla on henkilöresurssien osaamisen ylläpito ja kehittäminen organisaation kulloisiakin tavoitteita silmälläpitäen, sekä liiketoimintajohdolla näiden tavoitteiden asettamisessa. Henkilöresursseihin liittyen tärkeää on tietää, minkälaista osaamista organisaatiossa on ja miten osaaminen on sidottu suunniteltuihin ja käynnissä oleviin projekteihin. 6

7 Strategiaa tukeva osaamisen hallinta Resurssien hallinta edellyttää organisaation tavoitteita palvelevan tila- ja rakennetiedon ylläpitoa henkilöresursseista Osaamisen erittely kokemus, tietotaito- ja motivaatiotekijöihin auttaa hahmottamaan organisaation todellista kyvykkyyttä Motivaatiotekijä = mihin haluat osaamistasi suunnata/mitä osaamistasi jää hyödyntämättä Osaaminen = (kokemus+tietotaito) * motivaatiotekijä Projekteja toteuttavassa organisaatiossa käyttöasteesta vastaa tyypillisesti resurssiomistajat (linjaorganisaatio), joiden tulee puuttua tilanteisiin, joissa projektit hyödyntävät puutteellisesti käyttöönsä saamiaan henkilöresursseja 7

8 Strategiaa tukeva osaamisen hallinta Resurssiomistajien vastuulle on myös henkilöresurssien osaamisen suunnitelmallinen kehittäminen projekteissa. Käytännön projektityö viimekädessä synnyttää projektista toiseen kantavaa tietotaitoa ja kokemusta sekä kehittää sosiaalisia taitoja ja luo pohjan hyvälle työmotivaatiolle. Osaamisen ja resurssien hallinta on tarkoituksenmukaista jakaa pitkälle, keskipitkälle ja lyhyelle aikajänteelle 8

9 Resurssien hallinta pitkä aikajänne Resurssien osaamisen hallinnan pitkä aikajänne tulee palvella organisaation kokonaisstrategiaa Tähtää muutoksen hallintaan yrityksen toimintaympäristössä Ennaltaehkäisee osaamisvajeiden syntyä Osaava henkilöstö nähdään kilpailuetuna ja pääomana Osaamisen kehittämisen on jatkuvaa, proaktiivista ja systemaattista Strategialähtöisen resurssien hallinnan merkitys korostuu henkilöstön ikääntyessä, kansainvälistymisen edetessä ja kilpailtaessa pätevistä työntekijöistä Strategialähtöiseen resurssien hallintaan kuuluvat oleellisesti myös yhteistyöverkostot, joilla kasvatetaan omia kyvykkyyksiä 9

10 Resurssien hallinta keskipitkä aikajänne Keskipitkän aikavälin suunnittelun tavoitteena on varmistaa tarvittava osaaminen alkavien ja käynnissä olevien projektien käyttöön. Lähtökohtana on projektille tehty resurssisuunnitelma, jossa kuvataan sovitun käytännön mukaan projektin resurssitarve (pääosaaminen/osaaminen/henkilö). Projektin ja resurssiomistajien yhdessä hyväksymä resurssisuunnitelma toimii sopimuksena, jonka mukaisesti projekti saa käyttöönsä tarvitsemansa osaamiset. Tässä vaiheessa arvioidaan myös ulkoisten resurssien käytön tarkoituksenmukaisuus ja kustannusvaikutus. 10

11 Resurssien hallinta lyhyt aikajänne Lyhyen tähtäyksen suunnittelun ensisijainen tavoite on varmistaa projektien tehtävien suorittamiseen oikeat henkilöresurssit ja että resurssit ovat motivoituneita ja käytettävissä oikeaan aikaan Lyhyellä tähtäyksellä varmistetaan resurssien sujuva siirtyminen päättyneistä projekteista aloituskelpoisiin projekteihin sekä ylläpidetään projektien resurssisuunnitelmat ajan tasalla. Resurssisuunnitelma on sopimus projektin ja resurssiomistajien välillä ja kaikki muutokset tulee sopia muutoshallinnan menettelyllä Resurssien käyttöasteen valvonta ja reagointi vajaakäyttöön. 11

12 Resurssien hallinta Toiminta tehostuu ja työkuormat ovat hallinnassa Estetään resurssien siiloutuminen, osaaminen laajasti käyttöön Tarkka tieto siitä kuka tekee, milloin ja mitä Kaikki työ esiin: piilotyö ja pienet projektit Henkilöstön sitoutuneisuus, tyytyväisyys ja motivaatio kasvaa Vahvistaa luottamusta ja luo varmuutta Osaamisvajeet ja koulutustarpeet nousevat esiin Projektien toimituskyky- ja varmuus kasvaa Projekteilla käytössään tarvittava osaaminen oikea-aikaiseksi Projektien aloitukset ja päättämiset hallitumpia Ennakoitavuus paranee, muutokset hallitumpia Vältetään ristiriitatilanteet 12

13 Strategiaa tukevat Projektit ja Projektisalkut Projektien ja salkun hallinnan tulee tuottaa lisäarvoa palvella organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista Projektisalkun hallinnalla tarkoitetaan keskitettyä yhden tai useamman salkun johtamista. Tämä pitää sisällään salkkujen sisältämien projektien ja hankkeiden identifioinnin, priorisoinnin, valinnan, hallinnan ja seurannan sekä muut tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan yrityksen strategisten tavoitteiden toteutuminen. Projektisalkku saavuttaa tavoitteensa, kun sen kaikki projektit onnistuvat. Projektisalkun hallinnalla varmistetaan, että keskitytään oikeisiin asioihin ja yrityksen resurssit käytetään viisaasti. 13

14 Strategiaa tukevat Projektit ja Projektisalkut Projektimuotoisesti toimivan organisaation toiminnasta tarkoituksenmukaiset projektien luokittelutiedot ja mittarit sekä toimiva salkunhallinta antavat keinot projektien objektiiviseen arviointiin, uusien prioriteettien määrittämiseen, seurausten analysointiin ja eri vaihtoehtojen simulointiin Tilannekuvan muodostamiseen käytettävät keinot eivät riipu käytettävistä projektien toimitusmalleista edellytyksenä on: yhdenmukaiset luokittelut ja mittarit projektien arvioinnin pohjana (prioriteetti, strategianmukaisuus ym.) Yhdenmukainen tapa miten organisaatiossa olevaa osaamista hallitaan ja näkyvyys siihen, miten osaaminen on sidottu ja eri elinkaarivaiheissa oleviin projekteihin ja salkkuihin ts. toimiva resurssienhallinta 14

15 Strategiaa tukevat Projektit ja Projektisalkut Tehdään oikeita asioita ja nopeammin Toimintatavat yhdenmukaistuvat Resurssien työkuormat tasoittuvat ja käyttöaste paranee Näkyvyys organisaation todelliseen tekemiseen kasvaa Projektien toimituskyky paranee Projektien määrä nousee, toteutuksen nopeus ja laatu paranevat Kustannukset, riskit ja todennäköisyys epäonnistua pienenevät Hallitaan projektien muodostamat kokonaisuudet ja nähdään näiden välisten riippuvuudet Ongelmien ratkaisu on tehokkaampaa, helpompaa ja luotettavaa Reagointinopeus muutostilanteissa paranee 15

16 Vuorovaikutus ja tilannekuva Käynnissä olevien ja tulevien projektien toteuttamiseen tarvittavan osaamisen ja projektityöhön käytettävissä olevan kapasiteetin kohtaaminen ovat keskeinen osa projektimuotoisesti toimivan organisaation resurssien hallintaa. Organisaatio tai toimintaympäristö muutoksessa? Oikea ja ajantasainen tieto lähtö- ja tavoitetiloista mahdollistaa nopean ja kustannustehokkaan toiminnan muutoksessa. Vuorovaikutus toiminnan eri tasojen välillä tulee varmistaa yhdessä sovituilla toimintamalleilla. Päätökset tehdään sillä toiminnan tasolla, jossa on oleellinen tieto päätöksenteon pohjaksi Strategiset tavoitteet ja keinot viestittävä päätöksenteon pohjaksi kaikille tasolle 16

17 Case: Muutos toimintaympäristössä ja Strategiassa Projektin, salkun- ja resurssihallinnan prosesseissa muodostunut yksityiskohtainen tieto palvelee organisaation strategian toteuttamista, luo ketteryyttä ja edellytykset hallitulle muutokselle. Tiedetään missä ollaan käynnissä olevissa ja alkavissa projekteissa Tiedetään käytettävissä olevat ja tarvittavat resurssit ja osaamiset Muutoksen aikaansaaminen edellyttää tietoa organisaation toiminnan ja kyvykkyyksien nykytilasta ja lähitulevaisuudesta sekä selkeästi kuvatun tavoitetilan Projektin- ja salkunhallinan keinot Resurssien hallinnan keinot Nykytilan ja tavoitetilan pohjalta arvioidaan, mitä osaamista organisaatiosta puuttuu muutoksen aikaansaamiseksi. 17

18 Case: Muutos toimintaympäristössä ja Strategiassa Hallitussa muutoksessa suunta käännetään kustannustehokkaimmin kohti uusia tavoitetta jo olemassa olevaa osaamista hyödyntämällä ja sitä kehittämällä. Kustannuksia syntyy aiheettomasta ulkopuolisen osaamisen käytöstä tai omien voimavarojen tehottomasta käytöstä tai niiden väärästä suuntaamisesta. Kaikki ei ole menetetty vaikka markkinoiden saneleman muutoksen aloittaa kilpailijoita myöhemmin. Oleellista on, että tavoite saavutetaan ennen kilpailijoita ja muutos viedään lävitse hallitusti ja tehokkaasti 18

19 Tietojärjestelmä Hyvin integroitu salkun-, projekti- ja resurssihallinnan tietojärjestelmä kokoaa resurssien hallintaan liittyvät keskeiset osa-alueet yhteen Tietojärjestelmässä ylläpidettyjen salkku-, projekti- ja resurssisuunnitelmatiedoista sekä henkilöresurssien osaamisista ja kapasiteettitiedoista muodostuu kokonaisuus, jonka suunnitelmallinen hyödyntäminen takaa koko projekteja toteuttavan organisaation menestymisen Raportointi ja tiedon analysointi perustuu tarkoituksenmukaisiin luokittelutietoihin ja mittareihin projekti, salkku ja resurssitasolla. 19

20 Tietojärjestelmä Tehtävät resurssihallinnan tukena Ylläpitää henkilöresursseihin, osaamisiin, resurssitarpeisiin ja kapasiteettiin liittyvää rakennetietoa. Dokumentoida resurssiomistajien ja projektin välinen yhteisymmärrys projektin käyttöön kulloinkin tarvittavista henkilöresursseista sekä toimia näin muutoshallinnan perustana. Tarjota ajantasaista tietoa resurssitarpeen ja -saatavuuden kohtaamisesta yksittäisessä projektissa ja projektirajojen ylitse. 20

21 Tietojärjestelmä Toiminnallisia vaatimuksia Vaatimuksena tietojen ajantasaisuus ja saavutettavuus Synnyttää lisäarvoa käyttäjillee Hyvä käyttäjäkokemus ja visuaalisuus Palveluratkaisut pilvestä: hajautetut tiimit, ryhmätyöpiirteet, tietoturva, saavutettavissa ajasta ja paikasta riippumatta Visuaalinen ja analyyttinen esitystapa helpottaa projektin sisäistä ja ulkoista viestintää ja nopeuttaa päätöksentekoa Paljastaa trendit, auttaa ennakoimaan ja paikallistaa poikkeamat aikaisessa vaiheessa Auttaa hahmottamaan kokonaisuudet ja riippuvuudet Antaa reaaliaikaisen kuvan tilanteesta 21

22 Tietojärjestelmä Tiedon visualisointi Oma kohdennettu ratkaisu kullekin tunnistetulle roolille: linjaesimies, projektipäällikkö, projektitiimin jäsen, salkunomistaja, liiketoimintajohto 22

23 Tietojärjestelmä Luokittelut ja mittarit Tarkoituksenmukaiset luokittelut ja mittarit tukevat päätöksentekoa ja analysointia 23

24 Tietojärjestelmä Luokittelut ja mittarit Luotettavin tieto tarkastelun eri tasoille kumpuaa projektien ja resurssienhallinnan omiin tarpeisiinsa synnyttämästä yksityiskohtaisesta tiedosta 24